Procedura przetargowa ESA

Procedura przetargowa ESA
Celem procedury przetargowej Europejskiej Agencji Kosmicznej jest zapewnienie oferentom
uczciwego procesu oceny propozycji i tym samym upewnienie ich, że szanse na podpisanie
kontraktu zależą wyłącznie od jakości przedstawionej oferty. Prowadzeniem procesów przetargowych zajmują się wyselekcjonowani przez ESA specjaliści w dziedzinie technologicznej, której
będzie dotyczył przetarg oraz Departament ds. Kontraktowania (Contracts Department, CD).
Celem tego ostatniego jest dbanie o przestrzeganie wszystkich zasad i regulaminów uchwalonych
przez ESA. Procedura przetargowa składa się z 8 etapów. Pierwsze trzy fazy są realizowane wewnątrz Agencji
i nie dotyczą bezpośrednio oferentów. W pięć kolejnych etapów angażowani są już zarówno przedstawiciele ESA, jak i oferentów.
Pierwsze trzy etapy są realizowane wewnątrz Agencji i nie dotyczą bezpośrednio oferentów. W pięciu
kolejnych etapach angażowani są już zarówno przedstawiciele ESA, jak i Oferentów.
1. Okres planowania i przygotowań do przetargu
Proces ten rozpoczyna się od nominacji osoby, która będzie dalej odpowiedzialna za dysponowanie
budżetem oraz kooperację z wybranymi w ramach przetargu firmami. Zazwyczaj nominację taką
otrzymuje dyrektor lub szef wybranej jednostki administracyjnej Agencji. Jest on w swojej pracy
wspierany przez inne organy Agencji, w szczególności przez Departament ds. Kontraktowania.
Pierwszym krokiem koordynatora jest upewnienie się, że dana inicjatywa może być sfinansowana
z budżetu jednego z programów ESA. Następnie, koordynator wraz z Departamentem ds. Koordynowania, przygotowuje ofertę publiczną. Gdy projekt jest już
gotowy, musi zostać zaakceptowany przez odpowiednie komórki organizacyjne ESA.
■■ Procedura przetargowa ESA
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
1. Planowanie i przygotowania do przetargu
2. Faza zainicjowania projektu
3. Przygotowanie zapotrzebowania na oferty lub prośby o wycenę
4. Ogłoszenie i dystrybucja ITT/RFQ
5. Przygotowanie i składanie ofert w przetargu
6. Przyjmowanie i ocena ofert
7. Podpisywanie kontraktu z ESA
8. Informacja zwrotna dla pozostałych uczestników przetargu
2. „The Initiation Phase”
Faza zainicjowania projektu rozpoczyna się w momencie, gdy do Departamentu ds. Kontraktowania
wpływa podpisany w ESA wniosek - tzw. „Request for Contracts Action - Cor-1”. Na jego podstawie,
pracownicy departamentu przygotowują dokument opisujący zapotrzebowanie na oferty (tzw.
Invitation to Tender lub Request for Quotation). Zazwyczaj ITT jest wykorzystywany w przetargach
nieograniczonych, natomiast RFQ - gdy Agencja zwraca się do jednego, konkretnego przedsiębiorstwa,
z którym ma długą historię współpracy i które zdaniem ekspertów ESA posiada
niezbędne know-how oraz zasoby produkcyjne do wykonania danego zadania.
3. Przygotowanie “Invitation to Tender” lub “Request for
Quotation” (ITT / RFQ)
Oficer kontraktowy przygotowuje we współpracy z koordynatorem całą dokumentację przetargu. Musi ona składać się m.in.
listu przewodniego (Cover Letter), niezbędnych warunków,
które muszą spełnić oferenci (Special Conditions of Tender, SCT)
oraz szkicu kontraktu (Draft Contract). List przewodni zawiera
podstawowe informacje na temat procedury, w tym nazwę
i rodzaj programu finansującego kontrakt, dane kontaktowe
koordynatora, wymogi odnoszące się do oferentów oraz warunki formalne uczestnictwa (w szczególności termin i formę
składania ofert).
Zakres prawny i instytucjonalny, w jakich mogą działać kontraktorzy oraz wymagania, jakie można im stawiać, opisuje
dokument „General Conditions of Tender for ESA contract”
- GCT. Znajomość tej uchwały jest niezbędna dla wszystkich
przedsiębiorstw zainteresowanych współpracą z Agencją. Oferta
ESA zawiera także zazwyczaj “Special Conditions of Tender”, które
stanowią uzupełnienie dla informacji zawartych w GCT. Złożenie
oferty w przetargu oznacza akceptację przedstawionych w
szkicu kontraktu warunków przez dane przedsiębiorstwo. Oferenci mają jednak prawo dokonywać komentarzy odnośnie do
szkicu w ramach określonych przez GCT i SCT. Takie podejście
Agencji ma na celu zminimalizowanie czasu i środków potrzebnych na negocjacje z wybranymi ostatecznie oferentami. Od
tego momentu nadzór nad procesem obejmuje Komisja ds. Oceny Ofert (Tender Evaluation Board, TEB). Komisja jest formowana
spośród osób z różnych działów, których wiedza jest konieczna
do oceny propozycji przedstawionych Agencji.
GLOSARIUSZ
AWARDS – system księgowy ESA,
do którego firma jest wpisywana po
podpisaniu kontraktu
CD - Departament ds. Kontraktowania (Contracts Department)
GCT – (General Conditions of Tender for ESA contract; Warunki do
spełnienia dla ofert) dokument
opisujący ramy prawne i instytucjonalne, w jakich mogą działać kontraktorzy oraz wymagania, jakie
można im stawiać
ITT – ogłoszenie zapotrzebowania
na oferty (Invitation to Tender),
stosowane w przetargach nieograniczonych
RFQ – ogłoszenie zapotrzebowania
na oferty (konkursu ofert; Request
for Quotation),
stosowane w
przetargach niekonkurencyjnych,
ograniczonych.
SYSTRI - Komitet ds. Polityki
Przemysłowej ESA
TEB – komisja ds. Oceny Ofert (Tender Evaluation Board), sprawująca
nadzór nad procesem przetargowym od momentu złożenia ofert
przez oferentów.
Mimo, że ocena Komisji nie jest ostateczna i najwyższe organy ESA mogą wybrać inne firmy
niż te rekomendowane, to wskazania tego organu są zawsze brane pod uwagę w procesie wyboru ofert. Decyzje inne niż te rekomendowane przez Komisję są podejmowane
niezwykle rzadko i muszą być dobrze umotywowane
Podstawowe parametry oceny oferty to:
- doświadczenie firmy i jej pracowników
w zakresie merytorycznym danego przetargu,
- zrozumienie wymogów technologicznych
oferty (adekwatność oferty do zapytania),
- jakość techniczna przedstawionej propozycji,
- zgodność procesów zarządczych stosowanych przez oferenta z wymogami projektu,
- dopasowanie się do wymogów oferty
przetargowej w zakresie kosztów i planowania
oraz akceptacja warunków przedstawionych
w szkicu kontraktu
TEB ustala wagi poszczególnych czynników
przy podejmowaniu ostatecznej decyzji.
Odbywa się to najpóźniej 48 godzin przed
ogłoszeniem przetargu, aby zagwarantować
uczciwą konkurencję.
4. Ogłoszenie i dystrybucja ITT/RFQ
Kompletna i zaakceptowana dokumentacja ITT/RFQ jest udostępniana online wszystkim
zarejestrowanym użytkownikom systemu EMITS. Dokumenty te są także wysyłane do Delegacji
Krajowych ESA, których celem jest pomoc Agencji w odnajdowaniu firm, które są w stanie spełnić
wymagania danej oferty, ale nie korzystają jeszcze z systemu EMITS.
5. Przygotowanie i składanie oferty w przetargu
Standardowo, firmy mają 6 tygodni na przygotowanie i złożenie swoich propozycji do ESA. Tam, gdzie
jest to możliwe, Agencja wydłuża ten okres do przynajmniej 8 tygodni, dając tym samym szansę na
uczestnictwo w przetargu większej ilości podmiotów. Wyjątkiem są przetargi ograniczone (zwane
niekonkurencyjnymi) – w ich przypadku Agencja przyjmuje znacznie krótszy czas oczekiwania
na odpowiedź. Firmy składają swoje oferty poprzez system EMITS. Agencja zaleca aplikowanie
o członkostwo w EMITS wcześniej, a nie dopiero po otrzymaniu informacji o interesującym z punktu
widzenia danego przedsiębiorstwa przetargu, gdyż na dostęp do portalu czeka się nawet kilka dni.
Uwaga: osobisty kontakt z jakimikolwiek przedstawicielami ESA w trakcie procedury przetargowej
jest zabroniony i grozi dyskwalifikacją podmiotu. Wszystkie pytania i wątpliwości dotyczące procedur
powinny być kierowane bezpośrednio do oficera kontraktowego. Otrzymane przez Agencję pytania
i odpowiedzi są publikowane w systemie EMITS i tym samym są udostępnione wszystkim potencjalnie
zainteresowanym udziałem w konkursie. Szczegółowe informacje na temat poruszania się po systemie
EMITS oraz dobrych praktykach tworzenia oferty opisaliśmy już w artykule 1.krok do współpracy z ESA.
6. Przyjmowanie i ocena ofert
Pierwszym krokiem Komisji ds. Oceny Ofert (TEB) jest otwarcie ofert złożonych w ramach przetargu
po upłynięciu terminu ich składania i sprawdzenie, czy spełniają one wszystkie wymogi formalne. Jeśli
w konkurencyjnym (nieograniczonym) przetargu zostanie złożona tylko jedna oferta lub tylko jedna
spełni podstawowe wymagania, TEB wraz z CD (Departament ds. Kontraktowania) musi podjąć decyzję,
czy poddać ją ocenie, czy unieważnić przetarg i przeprowadzić go ponownie. W przypadku, gdy
poprawnych ofert jest więcej, Komisja przystępuje do ewaluacji propozycji. Proces ten trwa od
kilku dni do nawet kilku miesięcy, zależy od złożoności projektu oraz typu procedury przetargowej.
Pierwsza runda ewaluacji polega na analizie ofert przez panele ekspertów, a następnie kierowania do
oferentów próśb o doprecyzowanie elementów, które zostały uznane za niejasne. Proces ten nadzoruje
TEB. Koordynacją zapytaniami oraz odpowiedziami zajmuje się CD.
Uwaga: Zasady przetargów ESA zakazują bezpośrednich kontaktów między wymienionymi
podmiotami a oferentami.
Negocjacje TEB z kilkoma firmami jednocześnie są dopuszczalne jedynie w dwóch ściśle zdefiniowanych przypadkach:
- jeśli w wyniku procedury ewaluacji uznano, że żadna z ofert nie spełnia wszystkich warunków,
ale jedna lub kilka spośród uczestniczących w procesie firm może tego dokonać po wprowadzeniu
niewielkich poprawek do swojej oferty;
- dwie lub kilka ofert okazują się być równie dobre i spełniają wszystkie wymagania ESA, a TEB nie jest
w stanie przedstawić rekomendacji rozpoczęcia wyłącznych negocjacji odnośnie do jednego z tych
podmiotów.
W drugiej fazie ewaluacji TEB poddaje do dyskusji i ewentualnych poprawek wszystkie raporty
stworzone przez panele ekspertów, tworzy oceny poszczególnych ofert, wprowadza opisane wcześniej
wagi dla poszczególnych kryteriów i formułuje rekomendację odnośnie do tego, z którą firmą ESA
powinna rozpocząć ostateczne negocjacje. Rekomendacja zawiera precyzyjne wyjaśnienia dotyczące
dopasowania danej oferty do wymogów ESA w kwestiach zarządczych, technologicznych, kontraktowych i cenowych.
7. Podpisywanie kontraktu z ESA
W wyniku ewaluacji ofert, TEB rekomenduje zwycięzcę postępowania. Ostateczna decyzja jest podejmowana przez dyrektora departamentu związanego z daną technologią, projektem lub przez komitet,
złożony z wybranych specjalistów ESA. Decyzja ta nie podlega procedurze odwoławczej.
W większości przypadków, po zakończeniu procedury przetargowej, ESA doprecyzowuje część mniej
istotnych szczegółów kontraktu ze zwycięską firmą. Ostateczne negocjacje i podpisanie kontraktu
odbywają się najczęściej w trakcie jednego, inaugurującego projekt spotkania. Po podpisaniu kontraktu, oferent zostaje umieszczony w systemie księgowym Agencji (AWARDS) oraz systemie księgowym
Komitetu ds. Polityki Przemysłowej (SYSTRI).
8. Informacja zwrotna dla pozostałych uczestników przetargu
Agencja dba o rozwój swoich oferentów i dlatego każde przedsiębiorstwo uczestniczące w przetargach
ESA może liczyć na informację zwrotną do swojej oferty. Agencja zazwyczaj informuje uczestników
przetargu o swojej decyzji niezwłocznie po jej podjęciu.
W wyjątkowych sytuacjach, gdy przedstawiciele Agencji nie są pewni wyniku ostatniej rundy negocjacyjnej z wybranym oferentem, czas oczekiwania zostaje przedłużony.
Informacja zwrotna dla niewybranych oferentów jest przekazywana drogą telefoniczną lub w trakcie
bezpośredniego spotkania, o ile przedsiębiorstwo o nie zawnioskuje. Prośby o spotkanie powinny być
kierowane bezpośrednio do oficera kontraktowego. Jego obowiązkiem jest organizacja spotkania
przedstawicieli firmy z odpowiednim oficerem technicznym, który przedstawi szczegóły ewaluacji ich
propozycji. Agencja nie udostępnia pisemnych uzasadnień werdyktów, aby uniknąć długich analiz i
dyskusji po zakończeniu procedury przetargowej.
Źródła:
http://www.congrex.nl/09M35
http://esamultimedia.esa.int/docs/industry/How%20to%20do%20Business%20with%20ESA%20-%20
THE%20PROCUREMENT%20PROCESS.pdf