Regulamin - Kompania Wolontariuszy

Obowiązuje od 28.01.2016 r.
Regulamin programu Wolontariatu Pracowniczego
Kompanii Piwowarskiej S.A.
KOMPANIA WOLONTARIUSZY
§ 1 Program
1.
Organizatorem programu wolontariatu pracowniczego o nazwie „Kompania Wolontariuszy”,
zwanego dalej „Programem”, jest Kompania Piwowarska S.A. z siedzibą przy ulicy Szwajcarskiej
11, 61-285 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego
w Sądzie Rejonowym Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000086269, o kapitale zakładowym
31.365.217,50 zł i kapitale wpłaconym 31.365.217,50 zł, NIP 646-03-25-155, REGON
270546630, zwana dalej „KP”.
2.
Zasady przeprowadzenia Programu określa niniejszy Regulamin, który jest dostępny na stronach:
http://kompaniawolontariuszy.pl oraz http://kp.pl/kompaniawolontariuszy oraz w wewnętrznych
stronach KP: Infonet i Yammer.
3.
Program organizowany jest i dotyczy działań na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
§ 2 Wolontariat pracowniczy i Organizacje
1.
Wolontariat pracowniczy to działania polegające na podejmowaniu i wspieraniu przez KP
dobroczynnej działalności jej pracowników na rzecz organizacji pozarządowych i instytucji,
o których mowa w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie oraz instytucji (np. bibliotek, klubów sportowych, domów kultury działających na
rzecz lokalnych społeczności, zwanych dalej łącznie „Organizacjami”.
2.
Pracownicy-wolontariusze to osoby, które z potrzeby serca angażują się w działalność społeczną.
Wolontariusze pracują charytatywnie na rzecz Organizacji, dzieląc się swoim czasem i
umiejętnościami oraz wiedzą, natomiast KP umożliwia im udział w tych działaniach, także w
godzinach pracy, jak również wspiera je finansowo i organizacyjnie.
3.
Wyklucza się udział w Programie Organizacji reprezentowanych przez osoby, które zostały
skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo składania fałszywych zeznań,
przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami
wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, przestępstawa karnoskarbowe lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych oraz podmiotów, w stosunku
do których prowadzone jest postępowanie egzekucyjne, upadłościowe, a także zalegających ze
składkami na rzecz ZUS i posiadającymi zaległości podatkowe.
4.
Organizacja może otrzymać pomoc finansową wyłącznie raz w danym roku budżetowym KP,
który trwa od początku kwietnia danego roku do końca marca kolejnego roku.
5.
Organizacja, aby uzyskać dofinansowanie, zobowiązana jest posiadać numer NIP oraz rachunek
bankowy.
§ 3 Cel Programu
Cele Programu są następujące:
-
wsparcie Organizacji w realizacji ich działalności statutowej, z naciskiem na długofalowość
działań i efektów.
-
zainspirowanie pracowników-wolontariuszy KP do zgłaszania na rzecz Organizacji projektów
przez Platformę Wolontariatu,
-
zachęcanie wszystkich pracowników KP do dołączania do projektów – w roli lidera projektu lub do
wsparcia projektów, które będą realizowane - w roli wolontariuszy.
-
tworzenie płaszczyzny do współpracy między Organizacjami
a pracownikami KP w ramach wolontariatu pracowniczego.
zgłaszającymi
projekty
§ 4 Projekty „Kompanii Wolontariuszy”
1.
Projekty mogą być zgłaszane zarówno przez pracowników KP na rzecz Organizacji, jak i przez
same Organizacje, które chcą zaprosić KP do współpracy.
2.
O wsparcie w ramach Programu mogą ubiegać się wyłącznie projekty skierowane do osób
pełnoletnich, dotyczące jednego z 5 strategicznych obszarów, tzw. źródeł wzrostu (Rozwój
biznesu i społeczności, Odpowiedzialne Spożycie, Oszczędzanie wody, Czyste środowisko,
Wydajne i przyjazne uprawy).
3.
Projekty zgłasza się za pośrednictwem Platformy Wolontariatu, o której mowa w § 5, na
zamieszczonym tam formularzu.
4.
Projekty można zgłaszać przez cały rok, jednakże jedna Organizacja może otrzymać wsparcie
finansowe tylko 1 raz w roku, zgodnie z § 2 ust. 4 Regulaminu.
§ 5 Platforma Wolontariatu
1.
Projekty zgłasza się za pośrednictwem Platformy Wolontariatu zamieszczonej na stronie
internetowej pod adresem: http://kompaniawolontariuszy.pl (dalej: „Platforma”) przy użyciu
zamieszczonego tam formularza.
2.
Wszystkie prawidłowo zgłoszone projekty rejestrowane są w bazie ofert online Platformy, do
której mają dostęp tylko pracownicy KP. Projekty te będą widoczne dla wszystkich pracowników
KP w całej Polsce - każdy będzie mógł poszukać projektu ze swojej okolicy i dołączyć do
wolontaryjnych działań.
3.
Platforma służy do obsługi technicznej Programu. Jest to narzędzie integrujące w jednym miejscu
wszystkie dane dotyczące wolontariatu, od momentu zaistnienia pomysłu, zgłoszenia projektu,
włączania ludzi do współpracy, poprzez informacje o przyznanych środkach finansowych do
rozliczenia projektu w formie raportu. Platforma jest pomostem pomiędzy Organizacjami a
wolontariuszami.
§ 6 Etapy zgłaszania projektu
1.
Zgłaszanie projektów odbywa się przy pomocy formularza zgłoszeniowego, który jest dostępny
na stronie http://kp.pl oraz na Platformie. Formularz należy pobrać na komputer, wypełnić
i następnie wgrać na Platformę. Szczegółowa instrukcja dotycząca poszczególnych kroków
wypełniania formularza znajduje się w zakładce „Jak zgłosić projekt” na wyżej wymienionych
stronach.
2.
Pracownik, aby zgłosić projekt, musi się uprzednio zalogować do Platformy.
3.
Zgłoszenie projektu nie jest równoznaczne z jego realizacją i przyznaniem dofinansowania lub
wsparcia przez KP.
4.
W przypadku zgłaszania projektu przez pracownika KP, pracownik ten zostaje automatycznie
liderem zgłaszanego projektu. Prawdłowo wypełnione zgłoszenie projektu zostaje zweryfikowane
przez koordynatora wolontariatu i czeka na ocenę merytoryczną Rady Programowej.
5.
W przypadku zgłoszenia projektu przez Organizację, aby przeszedł on do kolejnego etapu, czyli
oceny Rady Programowej, musi on zostać wybrany przez jednego z pracowników KP, który
stanie się jego liderem.
6.
W kolejnym etapie projekt czeka na ocenę merytoryczną Rady Programowej.
7.
Projekty niespełniające wymogów formalnych nie są rozpatrywane przez Radę Programową.
8.
Rada Programowa podejmuje decyzję w zakresie akceptacji projektu oraz formy jego wsparcia,
zaś informacja o decyzji Rady Programowej zostaje umieszczona na Platformie.
9.
Rada Programowa dokona merytorycznej oceny projektów, biorąc pod uwagę następujące
kryteria:
a) przewidywana efektywność projektu (korzyści z projektu; liczba osób, które skorzystają z
pomocy);
b) udział pracowników – wolontariuszy - czas, wkład własny i zaangażowanie;
c) innowacyjność i pomysłowość - niestandardowe rozwiązania o wysokim stopniu skuteczności;
d) wiarygodność Organizacji;
e) racjonalność budżetu i wnioskowanej kwoty w stosunku do planowanych działań.
10. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji Rady Programowej, KP poinformuje Organizację
o szczegółowych warunkach przyznania wsparcia. Organizacja, która uzyskała dofinasowanie do
realizacji projektu jest zobowiązana do przesłania w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji
o dofinansowaniu, pisma z prośbą o darowiznę (wzór pisma prześle koordynator wolontariatu,
drogą mailową).
11. Warunkiem przyznania dofinansowania lub innego rodzaju wsparcia materialnego jest zawarcie
przez Organizację i KP umowy darowizny.
12. Czas realizacji projektu wynosi maksymalnie 2 miesiące od daty przekazania wsparcia przez KP.
W uzasadnionych przypadkach KP może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu realizacji
projektu.
13. Od momentu zgłaszania projektu działa system powiadomień mailowych na linii – osoba
zgłaszająca projekt / lider, wolontariusze, Organizacja, koordynator wolontariatu - co pozwala na
sprawną komunikację i aktualizowanie informacji na jakim etapie jest projekt.
§ 7 Wysokość przyznawanej pomocy
1.
Maksymalna wysokość dofinansowania projektu to 10 000 zł. Szacowany budżet Projektu (w
kwocie brutto) należy wpisać w zgłoszeniu projektu.
2.
Decyzje o przydziale pomocy i liczbie finałowych projektów Rada Programowa podejmuje
bezwzględną większością głosów w drodze głosowania, w obecności co najmniej połowy składu
Rady Programowej. Decyzje mogą być podejmowane przez członków Rady Programowej przy
wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
3.
Decyzje Rady Programowej, o których mowa w punkcie 2 są ostateczne
§ 8 Raport końcowy
1.
Lider projektu jest zobowiązany do złożenia KP raportu końcowego – otrzymanego uprzednio od
Organizacji – nie później niż w terminie 1 miesiąca od zakończenia realizacji projektu objętego
wsparciem KP. Raport elektroniczny znajduje się na Platformie i może go złożyć jedynie
pracownik KP. Raport musi zawierać:
a)
podsumowanie projektu (korzyści z projektu i współpracy z wolontariuszami),
b)
rozliczenie i skany faktur/rachunków z projektu,
c)
co najmniej 2 zdjęcia – wolontariuszy z KP (zbiorowe/w trakcie działania), oraz zgody
wolontariuszy na wykorzystanie przez KP ich wizerunków (na cele promocji społecznego
zaangażowania KP).
2.
W przypadku niewykonania obowiązków, o których mowa w ust. 1, Organizacja będzie
zobowiązana do zwrotu KP otrzymanych środków bądź równowartości otrzymanego wsparcia.
3.
Środki niewykorzystane lub wykorzystane niezgodnie z przedstawionym budżetem projektu
podlegają zwrotowi na konto KP.
§ 9 Rada Programowa i Koordynator wolontariatu
1.
Rada Programowa (dalej „Rada”) składa się z pracowników KP z różnych lokalizacji KP w Polsce,
zajmujących różne stanowiska i reprezentujących poszczególne działy KP – powoływanych przez
Kierownika ds. zrównoważonego rozwoju KP.
2.
Członkowie Rady za pełnienie swojej roli nie otrzymują wynagrodzenia. Ich praca jest
wolontariatem.
3.
Kadencja Rady trwa rok budżetowy w KP, tj. od 1.04. do 31.03. kolejnego roku.
4.
Jeśli członek Rady z określonego powodu nie może pełnić swojej roli, niezwłocznie informuje o
tym koordynatora wolontariatu w KP.
5.
Skład Rady jest publikowany na wewnętrznych stronach KP.
6.
Rada spotyka się raz na pół roku, bądź częściej na obradach i wówczas poddaje analizie i ocenie
merytorycznej zgłoszone projekty, które przeszły do etapu oceny Rady.
7.
Obrady Rady odbywają się poprzez osobiste uczestnictwo lub / i przy wykorzystaniu środków
bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
8.
Zadaniem Rady jest analiza zgłoszonych projektów w ramach Programu, ich merytoryczna
ocena, wybór finałowych projektów i przyznanie dofinansowania w ramach określonego budżetu.
9.
10. Członkowie Rady wpisują swoje oceny w specjalnej aplikacji do głosowania.
11. Pracę Rady wspiera koordynator wolontariatu w KP, powoływany przez Kierownika ds.
zrównoważonego rozwoju KP .
12. Koordynator wolontariatu:
a)
czuwa nad prawidłowym przebiegiem realizacji Programu,
b)
pozostaje w stałym kontakcie z wolontariuszami oraz przedstawicielami Organizacji.
c)
przyjmuje na adres [email protected]
propozycje zmian i uwagi.
wszystkie
pytania,
§ 10 Ochrona danych osobowych
1.
2.
3.
4.
5.
Administratorem danych osobowych jest Kompania Piwowarska S.A. z siedzibą przy ulicy
Szwajcarskiej 11, 61-285 Poznań. Dane osobowe będą przetwarzane przez KP w celu realizacji
Programu Kompania Wolontariuszy. Każda osoba, której dane będą przetwarzane przez KP ma
prawo dostępu do nich i ich poprawiania. Podanie danych osobowych jest dobrowolne aczkolwiek
konieczne aby móc brać udział w Programie.
Dane osobowe, w zakresie imienia i nazwiska, przynależność do danej Organizacji, miasto, osób
zaangażowanych w dany Projekt, będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt
6) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz.
1182 ze zm.) osobom odwiedzjącym Portal: http://kompaniawolotariuszy.pl.
W przypadku podania danych osobowych osób trzecich biorących udział w Programie, osoba
podająca dane osoby trzeciej oświadcza, że:
a. uzyskała zgodę na udostępnienie KP danych tej osoby, której dane są zgłaszane w
ramach niniejszego Programu,
b. poinformowała osobę trzecią o treści niniejszego Regulaminu, a w szczególności o:
i. adresie, pełnej nazwie administratora danych tj. KP,
ii. celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach danych
iii. źródle danych
iv. prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
v. uprawnieniach wynikających z art. 32 ust. 1 pkt 7 i 8 Ustawy (prawa
sprzeciwu).
KP oświadcza, że będzie przetwarzać dane osobowe uczestników Programu zgodnie z wyżej
wymienioną Ustawą w poszanowaniu prawa do prywatności każdej osoby.
W przypadku przetwarzania szerszego zakresu danych osobowych przez KP niż jest to
niezbędne do uczestniczenia w niniejszym Programie, np. wizerunku osoby, przetwarzanie takie
będzie odbywało się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody tej osoby, której dane dotyczą.