Skuteczne strategie na trudne czasy

Skuteczne strategie… Patrick Forsyth, Frances Kay, Wolters Kluwer Polska, 2010
Skuteczne strategie na trudne czasy
Patrick Forsyth, Frances Kay
Skuteczne podejmowanie decyzji, umiejętność planowania finansowego oraz
motywowanie pracowników to elementy efektywnej strategii we współczesnym zmiennym
środowisku biznesowym. Skuteczność zakłada jednak, między innymi, zdolność
do wytyczania celów, konsekwencję w postępowaniu oraz kreatywną pomysłowość.
Strategie na „trudne” czasy oznaczają także elastyczność oraz otwartość na zmiany.
Wersja oryginalna
Oryginalna, anglojęzyczna wersja książki została wydana przez Kogan Page w roku 2009 pod tytułem „Tough Tactics
for Tough Times: How to Maintain Business Success in Difficult Economic Conditions”
Spis treści
Pobierz spis treści
Ciekawostki
Informacje na temat książki i autorów dostępne są w Internecie pod tym adresem...
O Autorach
Patrick Forsyth to uznany ekspert w dziedzinie marketingu, autor wielu książek o tej tematyce, takich jak: "Marketing
Professional Services", "Running an Effective Sales Office", "Making Marketing Work". Po 20 latach pracy
w przemyśle Patrick Forsyth kieruje agencją konsultingową szkolącą kadry.
Frances Kay jest specjalistką w zakresie profesjonalnego rozwoju i budowania relacji. Jej doświadczenie zawodowe
obejmuje doradztwo w takich dziedzinach, jak polityka, prawo, dyplomacja. Jest autorką wielu artykułów o tematyce
biznesowej.
1
Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com
Skuteczne strategie… Patrick Forsyth, Frances Kay, Wolters Kluwer Polska, 2010
- 1. Skuteczne podejmowanie decyzji –
Skuteczne podejmowanie decyzji wymaga spełnienia kilku warunków. Jednym z pierwszych jest zdolność
odrzucenia emocji, analizy sytuacji oraz – w razie potrzeby – konsultacji z innymi czy też poszukiwania rozwiązań
dzięki różnym dostępnym środkom (konsultanci, książki, Internet).
Elementem, który najczęściej wpływa na jakość i efektywność podejmowania decyzji jest presja czasu. Szybkość
działania bywa konieczna w dzisiejszym otoczeniu biznesowym, ale trzeba pamiętać, że decyzja podjęta bez
wystarczającej ilości informacji często okazuje się decyzją błędną. Warto więc czasem zaryzykować i poświęcić na nią
nieco więcej czasu (choć terminy naglą) niż naprawiać skutki później. Systematyczność i refleksję można w sobie
wykształcić, ale trzeba postępować według przyjętego wcześniej planu – warto, by taki plan każdorazowo zawierał:
● Definicję i analizę celów – trzeba sprecyzować wymierny, mierzalny i możliwy do osiągnięcia cel takiej
decyzji oraz sprawdzić, czy współgra on z interesami i dążeniami firmy;
● Zgromadzenie i analizę informacji – trzeba zebrać aktualne i wiarygodne dane oraz poddać analizie ich rolę
w podjęciu decyzji, a także sprawdzić (metodą dedukcyjną), przyczyny takiej a nie innej ich wysokości;
● Analizę możliwości i wybór opcji – trzeba na drodze kreatywnego myślenia przetestować, czy nie znajdzie
się inny, odkrywczy pomysł – a następnie dzięki kompromisowi i obiektywnym porównaniom wybrać
optymalne rozwiązanie;
● Jawność decyzji i plan postępowania – trzeba zakomunikować decyzję i przedstawić powody jej podjęcia
oraz przewidywane korzyści, a także zaplanować związane z nią poszczególne działania z podziałem prac;
● Działania oraz ocenę ich efektywności – trzeba zgodnie z planem wykonać działania oraz na bieżąco
monitorować, czy ich efekty spełniają oczekiwania – a także wyciągać wnioski i w zależności od nich
modyfikować postępowanie.
Podejmowanie decyzji w firmie może wiązać się z sytuacjami konfliktowymi (przykładowo różnice poglądów)
i emocjonalnie trudnymi (przykładowo redukcja zatrudnienia w przedsiębiorstwie). Kluczem do efektywności
i zachowania wiarygodności w takich
sytuacjach jest konsekwencja w postępowaniu, otwartość w wyrażaniu poglądów (z uzasadnieniem) oraz oparcie na
logicznym myśleniu. Bywa, że menedżerowie odsuwają moment podjęcia trudnej decyzji z pobudek emocjonalnych,
ale to przynosi negatywne skutki. Warto przy okazji tego rodzaju problemów postępować według kilkuetapowego
planu. Po pierwsze, sprecyzować te sfery działania, które sprawiają największą trudność. Po drugie, upewnić się, czy
działanie jest możliwe i czy istnieją dostępne środki (kompetencje), za pomocą których można je przeprowadzić –
może się okazać, że trzeba najpierw uzupełnić wiedzę i zbudować niezbędne know-how. Po trzecie, opracować plan
kolejnych kroków (zadań) i włączyć je do systematycznego postępowania oraz śledzić efekty. Samozaparcie,
wytrwałość i konsekwencja pozwolą sytuacje „trudne” zacząć traktować jako szanse, a nie jako zagrożenie.
2
Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com
Skuteczne strategie… Patrick Forsyth, Frances Kay, Wolters Kluwer Polska, 2010
- 2. Skuteczne planowanie finansowe –
Planowanie finansowe i podejmowanie decyzji związanych z przepływem środków stanowi wyzwanie dla wielu
menedżerów. Z jednej strony oznacza monitoring kosztów, z drugiej stałą i systematyczną pracę nad wzrostem
efektywności finansowej przedsiębiorstwa. Jednak w obu tych obszarach za wskaźnikami finansowymi kryją się ludzie.
Presja związana z rozliczaniem za osiągnięcia finansowe firmy czasem paraliżuje menedżerów. Warto rozważyć
planowanie kolejnych kroków na gruncie modyfikacji (lub szerszej zmiany) dotychczasowej postawy – widać
to na przykładzie postępowania w takich obszarach, jak ściąganie należności, opracowywanie planu zniżek i rabatów
czy też przemyślanej redukcji codziennych wydatków. Problem dłużników dotyka większość firm, część z nich radzi
sobie jednak z nim za pomocą konsekwentnego planu. Taki plan powinien uwzględniać:
● Eliminację niewypłacalnych klientów – przed dokonaniem transakcji warto sprawdzić zdolność kredytową
potencjalnego klienta;
● Analizę i kontrolę funkcjonowania zasad płatności w firmie – warto systematycznie testować, czy polityka
firmy zachęca na przykład do dokonywania płatności z góry lub czy płatności stanowią wystarczający procent
w całości sprzedaży;
● Sprawny aparat ściągania należności – warto ułożyć i wdrożyć procedury, które śledzić będą terminy
płatności, reagować w wyznaczonym czasie oraz definiować limit upomnień.
Źródłem kosztów (ale i przychodów) może stać się system udzielanych zniżek i rabatów. Trzeba jednak pamiętać, że
z jednej strony zniżka powinna być na tyle znacząca, by zauważył ją i odczuł klient, ale z drugiej – trzeba zachować
jak największy zysk. Dlatego decyzje o redukcji cen trzeba podejmować po rzetelnych obliczeniach (istnieją
przeznaczone do tego programy).
Skuteczne planowanie finansowe powinno uwzględniać także możliwą redukcję wydatków. W tym przypadku również
postępowanie powinno być zaplanowane, oparte na rzetelnych przesłankach i zrozumiałe dla pracowników. Istnieje
kilka zasad, dzięki którym oszczędzanie można wprowadzić stosunkowo bezboleśnie, a także włączyć
do preferowanych w firmie zachowań – można wśród nich wymienić:
● Metodę małych kroków – można założyć pewien comiesięczny limit finansowy, do którego trzeba będzie
zredukować koszty;
● Analizę umów z dostawcami usług – można poddać analizie koszty związane z korzystaniem z telefonów
czy zakupem materiałów biurowych, na rynku pojawiają się bowiem nowi dostawcy i nowe oferty;
● Redefinicję potrzeb – można prześledzić, ile z dotychczas stosowanych rozwiązań rzeczywiście mieści się
w potrzebach firmy i przynosi zwrot w postaci wiedzy czy przepływów gotówkowych.
3
Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com
Skuteczne strategie… Patrick Forsyth, Frances Kay, Wolters Kluwer Polska, 2010
Kontrola wydatków nie musi oznaczać drastycznych cięć - zdarza się, że firmy siłą rozpędu korzystają z wcześniej
wprowadzonych rozwiązań (zakup prasy, pakiet usług rozrywkowych, subskrypcje czy telekomunikacja) i nie
interesują się nowymi, być może tańszymi, ofertami. Gruntowna analiza takich przyzwyczajeń powinna podsunąć
pomysły na ograniczenie wydatków.
- 3. Skuteczne motywowanie –
Motywacja pracowników w obliczu kryzysu stanowi wyzwanie dla kadry zarządzającej, ale jednocześnie może
się stać źródłem przewagi firmy na rynku. Warto pamiętać, że kluczem do motywacji innych jest własna motywacja,
ta zaś pojawi się w wyniku przemyślanego podejścia i emocjonalnego zaangażowania. Trzeba nauczyć się najpierw
zarządzać sobą, a następnie współpracownikami.
Zmotywowany i kompetentny lider potrafi zarazić swym entuzjazmem innych, ale musi on działać w sposób jawny,
zrozumiały i konsekwentny. We współczesnym biznesie przywódca powinien umieć przekonać współpracowników
do konieczności zmian, być elastyczny i wciąż się uczyć, jasno komunikować oczekiwania i wskazywać na własnym
przykładzie wzorce postępowania.
Konieczna
elastyczność
działania
na
dzisiejszych
rynkach
wymaga
otwartości,
czujności,
umiejętności
wykorzystywania szans i dostosowywania się do zewnętrznych okoliczności. To z kolei oznacza, że w firmie pojawia
się konieczność zmian – zadaniem lidera jest przekonać o ich słuszności innych. Pomocna może się tu okazać
znajomość czterech etapów, przez które ludzie przechodzą, zanim zaakceptują zmiany:
● Etap pierwszy to postawa typu „struś” – charakteryzuje ją podkreślanie wcześniejszych niepowodzeń bądź
wynajdywanie argumentów, które świadczą przeciwko zmianie;
● Etap drugi to aktywny opór – oznacza on jawne i głośne przeciwstawienie się propozycji zmian, szukanie
popleczników i podkreślanie zalet wcześniejszego systemu;
● Etap trzeci to refleksja i namysł – cichną wówczas głosy protestu i zaczynają się pierwsze próby dzielenia
się przemyśleniami, odkrywania możliwych zalet sugerowanej zmiany;
● Etap czwarty to akceptacja – tu pojawiają się działania na rzecz zmiany, które prowadzą w efekcie
do przyzwyczajenia i powtarzalności nowych nawyków.
Lider powinien na każdym z tych etapów stosować inne czynniki motywacyjne i w sposób konsekwentny dążyć
do akceptacji i wdrożenia zmiany.
Umiejętność motywowania innych wymaga samomotywacji – zmotywowany lider powinien więc zadbać o to, by jego
własne podejście współgrało z polityką firmy, własnymi potrzebami i oczekiwaniami innych. To oznacza, między
innymi, dwie kluczowe umiejętności: radzenia sobie ze stresem oraz zarządzania czasem. Radzenie sobie ze stresem
4
Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com
Skuteczne strategie… Patrick Forsyth, Frances Kay, Wolters Kluwer Polska, 2010
polega na zdolności do formułowania krótkookresowych, realistycznych celów (tu pojawia się magiczne słowo
„deadline”), zaś zarządzanie czasem oznacza, krótko mówiąc, delegowanie obowiązków, wewnętrzną dyscyplinę oraz
koncentrację na zadaniu do wykonania. Istnieje wiele metod i technik, za pomocą których można zaplanować pracę
efektywnie – nie przyniosą one jednak efektu bez wytrwałości i konsekwencji.
Jedną z umiejętności lidera, które przynieść mogą efekty w postaci zmotywowanej kadry, jest zdolność radzenia sobie
z sytuacjami konfliktowymi w firmie. Sytuacje konfliktowe nie muszą tu oznaczać otwartej wojny między działami czy
pracownikami; trudność taką może bowiem stanowić zmiana postawy pracownika, różnorodność oczekiwań,
nagromadzenie błędów w wykonywanej pracy. Warto wówczas pamiętać o trzech podstawowych wskazówkach:
● Błędy i opóźnienia zdarzają się każdemu – lider nie powinien reagować ostro na każde potknięcie
pracownika ani nie powinien dyscyplinować go w obecności innych. Szczera rozmowa na osobności
i wsparcie rozwiążą problem;
● Nagminne lekceważenie obowiązków stanowi jednak zagrożenie dla zespołu – po pierwsze, opóźnia pracę,
po drugie: wpływa źle na morale. Wtedy więc potrzebna jest zdecydowana reakcja lidera;
● Dyskryminacja i mobbing to zjawiska, którym lider powinien zdecydowanie przeciwdziałać – musi zadbać
o to od strony formalnej (procedury postępowania) i nieformalnej (umiejętność wyczuwania atmosfery
w zespole).
Postępowanie lidera w trudnych sytuacjach stanowi test jego umiejętności przywódczych. Jeśli ustanowi jasne zasady
i sam będzie ich przestrzegał, zyska szacunek i zaufanie podwładnych, co w konsekwencji przełoży się na ich
zaangażowanie w pracę.
5
Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com