System telefoniczny skrojony na miarę i niższe koszty komunikacji

System telefoniczny skrojony na miarę i niższe koszty komunikacji

System telefoniczny skrojony na
miarę i niższe koszty komunikacji
dla biura podróży New Poland
w skrócie
Klient
„„
„„
„„
„„
Biuro podróży dla klientów
indywidualnych i firm
15 pracowników
20h połączeń miesięcznie,
25% międzynarodowych
Łączność telefoniczna z
kilkudziesięcioma krajami
Cele klienta
„„
„„
„„
Obniżenie kosztu połączeń
Łatwiejsza obsługa systemu
Integracja systemu z siecią
komputerową firmy
Rozwiązanie
„„
„„
„„
„„
Centrala Slican IPM-032
8 kanałów VoIP (Promtel)
1 linia analogowa (Orange)
16 linii wewnętrznych
Korzyści dla klienta
„„
„„
„„
„„
Redukcja faktury o 50%
Elastyczność rozwiązania
Niezawodność
Bezpieczeństwo
Efektywna
komunikacja
kluczem do sukcesu dla biura podróży z globalną
siecią kontrahentów
Założone
w
1989
roku,
warszawskie biuro podróży
New Poland jest jednym z
najstarszych tour operatorów
w Polsce. New Poland oferuje
luksusowe podróże szyte na
miarę - zarówno wyjazdy dla
klientów indywidualnych jak
i programy typu incentive dla
firm.
W
przygotowanie
oferty
zaangażowanych jest dziesięciu
specjalistów
biura.
New
Poland obsługuje kilkadziesiąt
kierunków na całym świecie.
Specjaliści posiadają dogłębną
wiedzę o każdym z nich,
współpracując
jednocześnie
z wieloma kontrahentami w
każdym z krajów docelowych:
lokalnymi biurami podróży,
hotelami,
organizatorami
wycieczek i atrakcji, itp.
Krytyczne
znaczenie
łączności telefonicznej
Telefon odgrywa zasadniczą
rolę w pracy biura. «Mimo,
że komunikacja związana z
organizacją wyjazdu opiera
się przede wszystkim na
wymianie poczty elektronicznej
z kontrahentami, bezpośrednie
rozmowy telefoniczne pozostają
niezastąpione»
podkreśla
Krzysztof Makowiecki, prezes
biura podróży New Poland.
« Łączność telefoniczna pozwala
na
szybkie
dopracowanie
szczegółów
i
sprawne
rozwiązywanie problemów, co
znacznie skraca przygotowanie
programu dla klienta».
New Poland modernizuje
infrastrukturę telefoniczną
Od rozpoczęcia działalności
w 1989 roku firma New
Poland korzystała z usług
tradycyjnego operatora telefonii
stacjonarnej (Telekomunikacja
Polska S.A.). Pojawienie się na
rynku nowych ofert zachęciło
Przygotowanie
programu New Poland do ewaluacji
wyjazdowego związane jest rozwiązań
alternatywnych.
z intensywną komunikacją, «Postanowiliśmy
sprawdzić,
zarówno z kontrahentami jak i z w jakim stopniu moglibysmy
klientem.
zmniejszyć wysokość faktury
1
telefonicznej. Redukcja kosztów
jest szczegónie ważne dla
małej firmy, takiej, jak nasza»
podkreśla Krzysztof Makowiecki.
Porównanie wysokości faktury telefonicznej biura podróży New
Poland, przed i po wprowadzeniu nowego systemu telefonii
Używana od ponad 20 lat
analogowa centrala telefoniczna
pracowała
bezusterkowo.
Niemniej
każda
zmiana
konfiguracji - na przykład
podłączenie nowego telefonu wymagała interwencji serwisu
zewnętrznego.
«Ewentualna
modernizacja
infrastruktury
miała
również
uprościć
obsługę systemu i pozwolić na
jego integrację z naszą siecią
komputerową» dodaje prezes
New Poland.
•
Kryteria wyboru oferty
Po dokładnym rozpatrzeniu
bieżących i przyszłych potrzeb,
biuro podróży postanowiło
zastosować następujące kryteria
wyboru
nowego
systemu
telefonii:
• niezawodność działania i
odporność na awarie
• prostota obsługi
• integracja
z
siecią
komputerową i przyszła
integracja z aplikacją CRM
• niski
całkowity
koszt
wdrożenia i eksploatacji
• jak
najniższy
rachunek
telefoniczny dla firmy
« Większa konkurencja na rynku
telekomunikacyjnym oznacza,
że poszukując nowego dostawcy
mogliśmy oczekiwać wysokiej
jakości rozwiązania i usług w
rozsądnej cenie », podsumowuje
Krzysztof Makowiecki.
Jeśli chodzi o wybór dostawcy
systemu, przyjęto następujące
kryteria:
• Doświadczenie w realizacji
podobnych projektów
• Personalizowane wsparcie
Składnik kosztu faktury
Średnia miesięczna
PRZED
Abonament plan Bez Limitu
Abonament linie miejskie analogowe
Połączenia lokalne i międzystrefowe
Połączenia międzynarodowe
Połączenia z sieciami komórkowymi
Suma:
1
9 linii x 49PLN
2
1 linia x 49PLN
3
79 PLN
441 PLN1
32 PLN
285 PLN
170 PLN
1 007 PLN
PO
49 PLN2
315 PLN
79 PLN3
443 PLN
plan Orange Bez Limitu
na
wszystkich
etapach firmy
Promtel
przedstawił
realizacji projektu
osobie odpowiedzialnej za
Gwarancja ciągłości usługi
infrastrukturę teleinformatyczną
biura pełen zakres dostępnych
Przeprowadzona przez biuro opcji technicznych i aspekty
podróży analiza rynku objęła ekonomiczne każdej z nich.
oferty oparte na kilku różnych Po wspólnej analizie wybrano
technologiach:
tradycyjnej platformę sprzętową (centrala
telefonii analogowej (oferty telefoniczna, aparaty abonenckie)
firm Netia i Orange), przenośnej i ustalono ogólne parametry
telefonii stacjonarnej (oferta systemu (liczba linii miejskich
NOMADIC firmy Sferia) oraz i linii wewnętrznych, rodzaje
telefonii internetowej VoIP połączeń).
(oferty EasyCall, Netia i Promtel).
W natępnym etapie Promtel
Po uważnym porównaniu ofert, przesłał
biuru
podróży
przy użyciu ustalonych wcześniej szczegółowy
formularz
kryteriów, New Poland wybrał konfiguracyjny
dotyczący
propozycję firmy Promtel.
użytkowników i ich organizacji,
rodzajów połączeń i funkcji
«Rozwiązanie zaproponowane dostępnych
dla
każdego
przez
Promtel
doskonale z
użytkowników
i
grup
odpowiada naszym potrzebom», użytkowników, planu numerów
ocenia Krzysztof Makowiecki. wewnętrznych, itp.
«Bardzo ważne było również
zaangażowanie zespołu Promtel Płynna migracja do nowego
i wsparcie, jakiego nam udzielił systemu
na każdym etapie projektu, Na podstawie zebranych w
od koncepcji po
wdrożenie ten sposób informacji Promtel
systemu» podkreśla prezes New przygotował i skonfigurował
centralę
telefoniczną
dla
Poland.
New Poland. Całość systemu
Starannie
zaplanowane (centrala, telefony abonenckie,
rozwiązanie
dokumentacja)
została
Podczas wstępnej rozmowy, dostarczona do biura przesyłką
po
określeniu
potrzeb kurierską, w uzgodnionym z
New
Poland,
konsultant New Poland terminie.
2
Instalacja centrali w szafie
komputerowej i podłączenie
centrali do sieci lokalnej biura,
linii miejskich i abonenckich
zajęła, wraz z testami, niecałe
dwie
godziny.
«Wszystko
funkcjonowało od pierwszej
chwili, zgodnie ze wcześniej
ustaloną
konfiguracją»
mówi Krzysztof Makowiecki.
«Po
krótkim
przeszkoleniu
wszyscy
pracownicy
biura
przeszli w sposób płynny do
użytkowania nowego systemu. które zainstalowało 8 kanałów
Migracja wymagała niecałego VoIP do obsługi kilkunastu
pracowników, przepustowość
dnia».
istniejącego łącza internetowgo
Telefonia internetowa
(pakiet UPC Biznes Internet
Kluczowym elementem nowego 80/10)
jest
całkowicie
systemu telefonii New Poland wystarczająca i gwarantuje
jest technologia VoIP (voice równoległe połączenia VoIP
over IP), umożliwiająca łączność wysokiej jakości. «Uruchomienie
telefoniczną przez Internet. połączeń VoIP nie wpłynęło
Dzięki konkurencyjności rynku na wysokość naszej faktury za
usług VoIP ceny połączeń - Internet» podkreśla Krzysztof
zwłaszcza międzynarodowych - Makowiecki.
«Wykupienie
wykorzystujących tę technologię stałego łącza internetowego,
są znacznie niższe od cen znacznie bardziej kosztownego,
połączeń w telefonii analogowej. nie było konieczne».
W przeciwieństwie do telefonii
analogowej, zwiększenie liczby
równoczesnych
połączeń
VoIP nie wymaga instalacji
dodatkowych linii miejskich i
zależy tylko od przepustowości
łącza
internetowego.
W przypadku New Poland,
Rozwiązanie skrojone na
miarę
Rozwiązanie wdrożone przez
Promtel dla New Poland łączy
technologię VoIP z technologią
analogową.
Biuro
podróży
postanowiło zachować jedną
analogową linię miejską. Linia ta
służy trzem celom: gwarantuje
łączność
telefoniczną
na
wypadek utraty dostępu do
Intrnetu, zapewnia komunikację
faksową i obsługuje wszystkie
połączenia wychodzące do sieci
komórkowych.
Połączenia z sieciami GSM są
szczególnie ważnym aspektem
ruchu telefonicznego w New
Poland. Droższe od lokalnych
połączeń
stacjonarnych,
stanowią one jednocześnie
ponad 50% całkowitego czasu
komunikacji. Biuro podróży
postanowiło
skorzystać
z
pakietu dla firm Orange
Bez
Limitu,
oferującego
nieograniczone
połączenia
z sieciami komórkowymi w
przystępnej cenie. Alternatywą
dla tego rozwiązania, w chwili
obecnej
niewykorzystaną,
pozostaje instalacja modułu
bramki GSM w centrali, na
który ta ostatnia przekierowuje
połączenia wychodzące do sieci
GSM.
Centrala Slican w sercu
systemu
Fig. 2: Intuicyjny interfejs aplikacji zarządzającej centralą Slican
W
sercu
rozwiązania
stworzonego
dla
New
Poland znajduje się centrala
telefoniczna
IPM-032
produkcji polskiej firmy Slican.
Urządzenie
to
obsługuje
połączenia
zarówno
typu
VoIP jak i analogowe, a jego
modularna
architektura
« Uruchomienie i test systemu dostarczonego
przez Promtel zajęło nam niecałe dwie godziny.
Obniżyliśmy fakturę telefoniczną o ponad połowę,
a inwestycja zwróciła się w ciągu sześciu miesięcy»
Krzysztof Makowiecki, prezes biura podróży New Poland
pozwala
na
dostosowanie
konfiguracji
do
potrzeb
uzytkownika. Wykorzystano to w
przypadku New Poland: moduły
zainstalowane przez Promtel
dla biura podróży obsługują 8
kanałów VoIP i 1 linię analogowe,
a także 16 linii wewnętrznych.
W tej konfiguracji centrala
wykorzystuje
jedynie 4 z
dostępnych 8 gniazd (slotów)
, co pozostawia szerokie
możliwości ewolucji systemu
poprzez instalację dodatkowych
modułów.
wdraża aktualnie aplikację typu
CRM (Customer Relationship
Management - zarządzanie
relacjami z klientami). Połączenie
centrali telefonicznej z serwerem
CRM poprzez sieć LAN pozwoli
na
integrację
komunikacji
telefonicznej z tą aplikacją.
«Dzięki temu nasi pracownicy
będą mieli pełną infomację
o kliencie już w momencie
połączenia
telefonicznego»
podkreśla Krzysztof Makowiecki.
«
Możliwość
integracji
telefonii z CRM jest jedną z
największych zalet rozwiązania
przez
siecią zaproponowanego
Promtel».
Integracja
z
komputerową New Poland
Centrala
telefoniczna
jest
podłączona
do
lokalnej
sieci
komputerowej
(LAN)
biura
podróży.
Pozwala
to na dostęp do łącza
internetowego, współdzielonego
z komputerami pracowników
i
wykorzystywanego
przez
centralę do utrzymania kanałów
komunikacji VoIP.
Integracja z siecią LAN pozwala
rónież na zarządzanie centralą
z dowolnego komputera w
sieci, na którym zainstalowano
aplikację ConfigMAN. Aplikacja
ta, dostarczana standardowo
z centralami firmy Slican,
oferuje intuicyjny interfejs,
dzięki któremu można łatwo
monitorowanie pracę centrali,
zmieniać jej konfigurację, itp.
Biuro
podróży
© Promtel 2014
New
Poland
Zabezpieczenie
działania
ciągłości
Obecność
analogowej
linii
miejskiej jako uzupełnienia
kanałów
VoIP
gwarantuje
ciągłość działania systemu
telefonii na wypadek awarii
Internetu. Z szerszego punktu
widzenia - relacji biznesowej z
dostawcą usług telefonicznych biuro podróży New Poland czuje
się w pełni bezpieczne. «Promtel
istnieje od wielu lat i zatrudnia
doświadczonych specjalistów.
Jesteśmy bardzo zadowoleni
ze wsparcia ze strony firmy,
zarówno
przy
planowaniu
i wdrażaniu systemu, jak i
w czasie jego eksploatacji»
stwierdza Krzysztof Makowiecki.
«Przewidujemy
długofalową
współpracę z firmą Promtel.
Jednocześnie rozwiązanie, które
stworzył dla nas Promtel, nie
uzależnia nas od konkretnego
dostawcy. Czujemy sie w pełni
bezpiecznie» dodaje prezes New
Poland.
Wymierne korzyści
Nowy
system
telefoniczny
zastąpił 8 spośród istniejących
analogowych linii miejskich
kanałami VoIP. W przeszłości
każda
z
linii
miejskich
kosztowała firmę New Poland 49
złotych opłaty abonamemtowej
miesięcznie. W systemie VoIP,
po opłaceniu jednorazowej
licencji (150 złotych za kanał)
New Poland nie ponosi żadnych
kosztów
abonamentowych.
«Płacimy tylko za wykonane
połączenia» podkreśla Krzysztof
Makowiecki.
Co
więcej,
nawet po odjęciu kosztów
abonamentowych, połączenia
analogowe kosztowały New
Poland więcej, niż biuro podróży
płaci obecnie.
«Wdrożyliśmy bezpieczny i
gotowy na rozwój system,
który obniżył nasz rachunek
telefoniczny o ponad połowę,
jednocześnie dając nam nowe
możliwości. Całość inwestycji
zwróciła się w sześć miesięcy.
Wybór firmy Promtel był trafną
decyzją» podsumowuje prezes
biura podróży New Poland.