Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych

Polityka bezpieczeństwa ochrony
danych osobowych
Głogowskie Centrum Edukacji Zawodowej
w Głogowie
Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz. U. z 1997, Nr 133, poz. 883 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie
Ministra
Spraw
Wewnętrznych
i
Administracji
z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia
i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004, Nr
100,poz. 1024).
§1
Tworzy się Politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych celem zabezpieczania
w sposób fizyczny dostępu do informacji będących w posiadaniu pracowników
Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie oraz polegających na zwiększeniu
świadomości pracowników o wartości posiadanych i przetwarzanych danych osobowych.
§2
Wykaz pomieszczeń w Głogowskim Centrum Edukacji
w Głogowie, w których przetwarza się dane osobowe
Zawodowej
W budynku Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie mieszczącego się przy
ul. Piaskowa 1 67-200 Głogów znajdują się następujące pomieszczenia w których przetwarza
się dane osobowe pracowników oraz uczniów:
1. Pokój – „Księgowość” znajdujący się na parterze budynku,
2. „Pokój nauczycielski” znajdujący się na parterze budynku,
3. Pokój „Biblioteka” znajdujący się na parterze budynku,
4. Pokój – „Wicedyrektor Wojciech Nowak” i „Wicedyrektor Adam Bogusz” znajdujący
się na pierwszym piętrze budynku,
5. Pokój – „ Dział kadr” znajdujący się na pierwszym piętrze budynku,
6. Pokój – Sekretariat” znajdujący się na pierwszym piętrze budynku,
7. Pokój – „Dyrektor Adam Stępniak” znajdujący się na pierwszym piętrze.
§3
Wykaz zbiorów danych osobowych oraz programów komputerowych
stosowanych do przetwarzania tych danych w Głogowskim Centrum
Edukacji Zawodowej w Głogowie oraz opis struktury zbioru i zawartości
W Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie znajdują się następujące zbiory
danych przetwarzane przez pracowników administracji oraz nauczycieli:
Zbiór nr 1 – Księga druków ścisłego zarachowania.
Zbiór nr 2 – Akta osobowe pracowników.
Zbiór nr 3 – Ewidencja zwolnień lekarskich pracowników.
Zbiór nr 4 – Księga zastępstw nauczycieli.
Zbiór nr 5 - Protokoły Rady Pedagogicznej.
Zbiór nr 6 – Ewidencja urlopów pracowników niepedagogicznych.
Zbiór nr 7 - Ewidencja osób korzystających z księgozbioru bibliotecznego.
Zbiór nr 8 – Ewidencja legitymacji pracowniczych.
Zbiór nr 9 – Ewidencja legitymacji ubezpieczeniowych
Zbiór nr 10 – Ewidencja wydawanej pracownikom odzieży ochronnej.
Zbiór nr 11 - Rejestr delegacji służbowych.
Zbiór nr 12 – Ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych.
Zbiór nr 13 - Ewidencja osób korzystających ze świadczeń Funduszu Socjalnego.
Zbiór nr 14 - Listy płac pracowników.
Zbiór nr 15 - Księga ewidencji uczniów.
Zbiór nr 16 - Dzienniki lekcyjne i pozalekcyjne.
Zbiór nr 17 – Rejestr pedagoga szkolnego.
Zbiór nr 18 - Arkusze ocen wszystkich uczniów.
Zbiór nr 19 - Protokoły egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych.
Zbiór nr 20 - Ewidencja wydanych legitymacji szkolnych.
Zbiór nr 21 – Ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły.
Zbiór nr 22 - Ewidencja duplikatów świadectw ukończenia szkoły.
Zbiór nr 23 – Ewidencja uczniów i nauczycieli – zbiór elektroniczny.
Zbiór nr 24 – Rejestr wypadków uczniów.
Zbiór nr 25 - Zbiór upoważnień.
Zbiór nr 26 - Archiwum ( akta osobowe pracowników, listy płac, księgi arkuszy ocen,
dzienniki lekcyjne).
Zbiór nr 27 - Arkusz organizacji roku szkolnego.
Zbiór nr 28 - Akta osobowe pracowników – rejestr elektroniczny.
Zbiór nr 29 - Ewidencja umów z kontrahentami.
Poszczególne stanowiska pracowników administracyjnych są wyposażone w programy
komputerowe służące do przetwarzania danych osobowych firmy Vulcan
1) Stanowisko Kadr Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie
przetwarza dane osobowe wykorzystując program „Vulcan- Kadry”. Program ten
zawiera wszystkie dane osobowe pracowników Głogowskiego Centrum Edukacji
Zawodowej w Głogowie. Stanowią one odzwierciedlenie pracowniczych akt
osobowych prowadzone w formie elektronicznej. Zawierają one:
- Wszystkie dane personalne pracowników
- Wszelkie dane kadrowe wynikające ze stosunku pracy
Ponadto na stanowisku tym wykorzystuje się pragramy:
 Program E-PFRON który zawiera informacje o osobach niepełnosprawnych
pracujących w Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie.
 Program SIO, który zawiera informacje dotyczące nauczycieli, ich kwalifikacji
oraz wynagrodzeń.
2)
Stanowisko Płac Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie
wyposażone jest w następujące programy:
 „Vulcan-Płace”, w którym przetwarza się wszelkie dane dotyczące wynagrodzeń
za płacę pracowników oraz wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych,
 Płatnik, w którym dokonuje się przetwarzania danych dotyczących składek
pracowniczych przekazywanych do ZUS,
3)
Stanowisko Głównego Księgowego wyposażone jest w program:

„Vulcan-Finanse”, który zawiera następujące bazy danych:
 Główną bazę danych, która zawiera definicje struktury kont, wykaz kont
przeciwstawnych, wykaz placówek, parametry pracy programu, definicję
kont sprzedaży i zakupów, definicję automatów księgowych.
 Baza danych kontrahentów
 Baza danych pracowników
 Baza rejestrów księgowych
4)
Stanowiska pracowników w Księgowości wyposażone są w programy:
 „Vulcan- Intendentura”, który przetwarza wszelkie dane dotyczące magazynu
placówki,
 „Vulcan- Inwentarz”, który przetwarza dane dotyczące majątku placówki.
5)
Stanowisko wicedyrektora wyposażone jest w program „Vulcan- Organizacja”, który
przetwarza wszystkie dane dotyczące organizacji pracy placówki,
6)
Stanowisko pracownika biblioteki wyposażone jest w program
„Biblioteka”
stanowiący część programu „Inwentarz”, w którym umieszczane i przetwarzane są
dane uczniów oraz pracowników szkoły niezbędne do udostępniania księgozbioru
stanowiącego własność Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie.
§4
Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami
1)
2)
W Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie we wszystkich programach
komputerowych przepływ informacji pomiędzy zbiorem danych a systemem
informatycznym jest dwukierunkowy (do odczytu i do zapisu).
Następuje przesyłanie danych za pomocą teletransmisji przy wykorzystaniu funkcji
eksport/import danych w obrębie następujących programów:
 Vulcan → Płatnik
Głogowskie Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie posiada połączenie sieciowe
pomiędzy komputerami znajdującymi się w Księgowości oraz w Kadrach.
Wszelkie informacje, jakie są pozyskiwane bądź tworzone przez poszczególnych
pracowników administracji są udostępniane w sposób pisemny bądź w sposób ustny
na wyraźne polecenie dyrektora szkoły danych, bądź na prośbę osób zainteresowanych
za wyraźną zgodą dyrektora szkoły zgodnie z zasadami uregulowanymi Ustawą o ochronie
danych osobowych Dz. U. 1997, Nr 133 poz. 883 tekst jednolity).
§5
Środki techniczne i organizacyjne niezbędnych dla zapewnienia
poufności,
bezpieczeństwa,
integralności
i
rozliczalności
przetwarzanych danych
Wszystkie komputery zawierające zbiory danych w Głogowskim Centrum Edukacji
Zawodowej w Głogowie zaopatrzone są w indywidualne licencjonowane programy do
przetwarzania danych oraz programy antywirusowe, które gwarantują bezpieczeństwo
danych znajdujące się na dyskach twardych komputerów przed dostępem do nich osób
nieupoważnionych.
Ponadto centralny komputer chroniony jest dodatkowo przed swobodnym przepływem
informacji z zewnątrz (poprzez internet). Celem takiego działania jest zabezpieczenie baz
danych przed zniszczeniem, skopiowaniem i przekazem ich do wiadomości osób
nieupoważnionych.
Bazy danych znajdujące się w pokoju „Dział Kadr” tj: dane personalne znajdujące się w
teczkach osobowych pracowników umieszczone są w szafie zamykanej na klucz, który
znajduje się w posiadaniu Specjalisty ds. kadr i administracji. Zapasowy klucz
zdeponowany jest w Sekretariacie.
Bazy dotyczące spraw księgowych i płacowych znajdują się w specjalnie opisanych
segregatorach umieszczonych w szafach zamykanych na klucz, które zdeponowane
są w Dziale Księgowości.
Dostęp do danych „na papierze” ma dyrektor szkoły oraz pracownicy:
 Główny Księgowy
 Specjalista ds. płac
 Specjalista ds. kadr i administracji
 Specjalista ds. administracyjno- finansowych
 Wicedyrektor
 Nauczyciele.
Pracownicy ci w sposób pisemny obowiązani są do zachowania tajemnicy i ochrony danych
osobowych.
W Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie jest opracowany wewnętrzny
system kontroli danych. Każdorazowe przekazywanie danych personalnych i ich
przetwarzanie podlega kontroli przez Głównego Księgowego głogowskiego Centrum
Edukacji Zawodowej w Głogowie w ten sposób dane zastrzeżone czy dane poufne nie mogą
trafić do odbiorcy nieupoważnionego.
.............................................
podpis dyrektora szkoły