Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 8/2007 r. z 13 lutego

Komentarze

Transkrypt

Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 8/2007 r. z 13 lutego
Zarządzenie
Rektora Politechniki Gdańskiej
nr 8/2007 r.
z 13 lutego 2007 r.
w sprawie: zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróŜami słuŜbowymi
pracowników.
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŜszym z dnia 27 lipca 2005 r.
(Dz.U.164 poz.365 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju oraz w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej poza granicami (Dz.
U. nr 236 poz.1990 i 1991 z późniejszymi zmianami) zarządza się co następuje:
§1
Wprowadza się instrukcję ustalającą zasady delegowania i rozliczania kosztów podróŜy
słuŜbowych pracowników Politechniki Gdańskiej na terenie kraju i poza granicami kraju.
Instrukcja stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2
Traci waŜność pismo okólne Rektora Politechniki Gdańskiej nr 3/2003 z 24 lutego 2003 r.
§3
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia.
Rektor
prof. dr hab. inŜ. Janusz Rachoń
otrzymują:
jednostki organizacyjne
wg rozdzielnika
Instrukcja
w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróŜami słuŜbowymi
pracowników oraz osób niebędących pracownikami.
Krajowe podróŜe słuŜbowe
Zgodnie z definicja zawartą w kodeksie pracy Art. 775. § 1. pracownikowi wykonującemu na
polecenie pracodawcy zadanie słuŜbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba
pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują naleŜności na pokrycie kosztów
związanych z podróŜą słuŜbową. Warunki oraz wysokość naleŜności z tytułu podróŜy słuŜbowej
określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19. 12 2002 r. (Dz. U. z 2002
r. nr 236, poz.1990 wraz z późniejszymi zmianami).
§1
1. Pracownicy mogą odbywać podróŜe słuŜbowe na polecenie kierownika danej jednostki
organizacyjnej. Polecenie wyjazdu, winno być sporządzone dla celów dowodowych na druku
polecenie wyjazdu słuŜbowego. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy oraz środek
lokomocji właściwy do odbycia podróŜy (autobus, samochód, samolot, pociąg pośpieszny, klasa,
wagon sypialny, rodzaj biletu, normalny, ulgowy, bezpłatny itp.) oraz cel podróŜy w poleceniu
wyjazdu słuŜbowego określają odpowiednio rektor, prorektorzy, dziekani, kierownicy jednostek
uczelnianych, kanclerz dla kierowników działów administracji centralnej, kierownicy działów
dla podległych pracowników.
2. Na pisemny wniosek pracownika moŜe zostać udzielona zgoda na przejazd w podróŜy
samochodem osobowym nie będącym własnością uczelni.
3. Pracownikom odbywającym podróŜe słuŜbowe na terenie kraju przysługują świadczenia
ustalone w rozporządzeniu Ministra Pracy Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy
słuŜbowej na obszarze kraju (Dz.U.236 poz.1990 wraz z późniejszymi zmianami). Na podstawie
§3 pkt. 4 wyŜej wymienionego rozporządzenia za uzasadnione uznaje się wydatki merytoryczne
związane z celem podróŜy tj. bilet wstępu na targi, wystawy, itp.
4. Na wniosek pracownika na niezbędne koszty podróŜy przyznaje się zaliczkę.
PodróŜe słuŜbowe pracowników poza granicami kraju
§2
Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych zlecający pracownikom zadania
do wykonania poza granicami kraju, są zobowiązani do zwracania szczególnej uwagi
na celowość tych wyjazdów jak równieŜ wysokość wydatków przeznaczanych na ten cel.
1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy oraz środek lokomocji właściwy
do odbycia podróŜy (autobus, samochód, samolot, pociąg, klasa, wagon sypialny, rodzaj biletu
normalny, ulgowy, bezpłatny itp.) oraz cel podróŜy na druku polecenie wyjazdu słuŜbowego
określają odpowiednio rektor, prorektorzy, dziekani, kierownicy jednostek uczelnianych,
kanclerz dla kierowników i pracowników działów administracji centralnej.
2. Na pisemny wniosek pracownika moŜe zostać udzielona zgoda na przejazd w podróŜy
samochodem osobowym niebędącym własnością uczelni.
3.Wszystkie formalności związane z wyjazdami za granicę załatwiają odpowiednio:
a) wydziały dla własnych pracowników, doktorantów i studentów,
b) Dział Współpracy z Zagranicą wyjazdy kierownictwa uczelni, pracowników pozostałych
jednostek organizacyjnych oraz wyjazdy studentów i doktorantów w celach naukowych,
dydaktycznych i szkoleniowych.
§3
Pracownicy wyjeŜdŜający w podróŜ słuŜbową za granicę otrzymują zaliczkę w walucie obcej na
niezbędne koszty podróŜy i pobytu na podstawie dokumentu wniosku wyjazd słuŜbowy za
granicę kraju. Wnioski na wyjazd za granicę naleŜy składać bezpośrednio
w Kwesturze co najmniej na 5 dni przed datą wyjazdu.
Kwota wnioskowanej zaliczki w walutach obcych nie powinna przekraczać wysokości
wynikającej z limitu diet, limitu hotelowego lub ryczałtu oraz dodatkowej jednej diety
na dojazdy. Zaliczkę ustala się w pełnych kwotach. Za zgodą pracownika zaliczka moŜe być
wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej
pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Zaliczkę wypłaca Kwestura w godzinach od 9 - 3 tej
(poniedziałek – piątek) lub przekazuje na rachunek bankowy wskazany przez osobę
wyjeŜdŜającą.
§4
Pracownikom odbywającym podróŜ słuŜbową poza granicami kraju przysługują świadczenia
przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w
sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy
słuŜbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 wraz z późniejszymi zmianami).
Na podstawie § 2 pkt. 2c wyŜej wymienionego rozporządzenia za uzasadnione wydatki
podlegające zwrotowi uznaje się wydatki merytorycznie związane z celem podróŜy takie jak:
bilety wstępu na wystawy, targi, pokazy, itp.
Dokumentowanie kosztów krajowych podróŜy słuŜbowych i poza granicami kraju
§5
1. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów podróŜy :
a) rachunek kosztów podróŜy – rozliczenie kosztów podróŜy na terenie kraju,
b) rachunek kosztów podróŜy słuŜbowej poza granicami kraju – rozliczenia wydatków
z pobranej zaliczki w walucie obcej (rozliczenie następuje w walucie otrzymanej zaliczki),
c) wniosek pracownika o wyjazd samochodem nie stanowiącym własności uczelni zawierający
zgodę kierownika jednostki na korzystanie z tego środka transportu,
d) rachunki na wydatki merytorycznie związane z celem podróŜy wymienione w § 1 ust. 3 oraz
§ 4,
e) bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe lub faktury wystawione na adres Politechniki
Gdańskiej.
Dokumentowania nie wymagają naleŜności ustalane w formie ryczałtów.
2. Rachunki wymienione ust.1a i 1b sporządzone przez osobę delegowaną winny być
sprawdzone pod względem merytorycznym i podpisane przez osobę zlecającą wyjazd
na okoliczność wykonania zadania oraz sprawdzone pod względem formalnym
i rachunkowym. Rachunki wraz z dokumentami potwierdzającymi poszczególne wydatki naleŜy
składać do rozliczenia w Kwesturze najpóźniej w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróŜy.
Koszty podróŜy dla osób nie będących pracownikami
§6
1.
Studenci i doktoranci realizujący zadania związane z procesem kształcenia - praktyki,
seminaria, zawody, konkursy itp. poza siedzibą naszej uczelni mogą otrzymać zwrot
kosztów podróŜy na zasadach przewidzianych dla pracowników pod warunkiem zawarcia
umowy zlecającej wyjazd. Wzór umowy stanowi Druk 3 – załącznik do umowy.
2. Osoby niebędące pracownikami uczelni, a wykonujące zadania na podstawie umowy zlecenia
lub o dzieło mogą otrzymać zwrot kosztów podróŜy i noclegów na terenie kraju
na zasadach przewidzianych dla pracowników pod warunkiem, Ŝe umowa ta zawiera
postanowienie o zwrocie kosztów podróŜy.
Koszty i formalności związane z pobytem gości zagranicznych
§7
1. Goście zagraniczni przybywający do uczelni w celu wykonania zadań wynikających
z umów zawartych z podmiotami zagranicznymi, mogą otrzymać świadczenia związane
z kosztami pobytu w wysokościach przewidzianych w tych umowach.
2. Koszty pobytu gości zagranicznych przybywających na zaproszenie naszej uczelni
w celach związanych z działalnością dydaktyczną lub badawczą w zaleŜności od ustaleń
odpowiednio rektora, prorektorów, dziekanów i kanclerza mogą obejmować koszty podróŜy
i noclegów.
3. Formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych załatwiają we własnym zakresie
wydziały. Formalności związane z przyjęciem gości kierownictwa uczelni oraz pozostałych
jednostek organizacyjnych uczelni załatwia Dział Współpracy z Zagranicą.
4. Dla celów sprawozdawczych wydziały są zobowiązane bieŜąco przekazywać do Działu
Współpracy z Zagranicą informacje o okresie i celu pobytu gości z zagranicy.
§8
Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów pobytu gości zagranicznych:
1) Koszty podróŜy – faktura lub kopia dokumentu biletu potwierdzonego za zgodność przez
opiekuna
gościa
(w
przypadku
ewentualnych
trudności
związanych
z udokumentowaniem biletu, moŜna wyprzedzająco dokonywać jego zakupu lub poprosić gościa
o odesłanie biletu, a naleŜność za bilet przekazać na wskazany rachunek bankowy).
2) Koszty noclegów – rachunek lub faktura wystawione na adres Politechniki Gdańskiej.
Ustalenia końcowe
§9
1. Ze względu na wymogi szczególnego dokumentowania wydatków w wielu umowach,
zwłaszcza gdy koszty podróŜy są finansowane ze środków funduszy strukturalnych, programów
i umów międzynarodowych wskazane jest potwierdzenie w miejscu pobytu osoby delegowanej,
mimo Ŝe obowiązujące w kraju przepisy prawne takiego obowiązku nie nakładają. Cel podróŜy
określany w poleceniach wyjazdu winien jednoznacznie wskazywać zadanie do wykonania.
Stosowanie skrótów bądź lakonicznych określeń jest kwestionowane przez organy kontrolujące.
Rachunki kosztów podróŜy winny być wypełniane w sposób staranny i czytelny. Osoby
składające rachunki kosztów podróŜy winny podawać nr rachunków bankowych dla celów
bezgotówkowego rozliczania naleŜności.
2. Pracownicy, studenci i doktoranci naszej uczelni, którzy wykonują zadania na rzecz innych
uczelni, ministerstw, stowarzyszeń itp. rachunki kosztów podróŜy winni składać
do rozliczenia bezpośrednio w tych jednostkach. Koszty podróŜy w tych przypadkach nie mają
związku z kosztami Politechniki Gdańskiej, a rozliczanie ich za pośrednictwem naszej uczelni
powoduje komplikacje pod względem podatkowym (VAT), oraz wiąŜe się
z dodatkowymi czynnościami, wystawiania i wysyłania faktur lub not, rejestrowania
i dochodzenia naleŜności od danej jednostki.
§ 10
Wzory:
- polecenia wyjazdu słuŜbowego – Druk nr 1,
- rachunek kosztów podróŜy na terenie kraju – Druk nr 1a
- polecenia wyjazdu słuŜbowego poza granice kraju – Druk nr 2,
- rachunek kosztów podróŜy słuŜbowej poza granice kraju do polecenia wyjazdu
słuŜbowego – Druk nr 2a
- umowa – Druk nr 3
stanowią załączniki do niniejszej instrukcji.
Druk nr 1
.................................................
nazwa jednostki organizacyjnej
Polecenie wyjazdu słuŜbowego nr
kod jednostki
nr kolejny
rok
dla ...............................................................................................................................
imię i nazwisko
nr ewidencyjny pracownika
.....................................................................................................................................
stanowisko słuŜbowe
do ....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
nazwa instytucji, adres
na czas od
.
dzień
do
.
m-c
.
rok
dzień
.
m-c
rok
w celu
..............................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
środek lokomocji ............................................................................................................................................
rodzaj, klasa, bilet (bezpłatny, ulgowy, normalny)
.....................................................
........................................................................
pieczątka i podpis sporządzającego
data, pieczątka i podpis zatwierdzającego wyjazd
Potwierdzenie pobytu
Druk 1a
RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓśY
NA TERENIE KRAJU
Wyjazd
miejscowość
data
...........................................................................................
nazwisko i imię
Przyjazd
miejscowość
data
godz.
godz.
Koszty przejazdu samochodem nie będącym własnością uczelni *)
Stan licznika
Ilość km
przed wyjazdem
po przyjeździe
Sprawdzono pod względem merytorycznym
.
dzień
m-c
rok
Stawka za 1 km
Ryczałt za dojazdy
Diety
Noclegi wg rachunków / ryczałt
Inne wydatki wg załączników
RAZEM KOSZTY
........................................
.
podpis osoby zlecającej wyjazd
Rachunek sprawdzono pod względem
formalno-rachunkowym
Pobrano zaliczkę
Do wypłaty **)
Zwrot do kasy
Kwituję odbiór
.
dzień
Koszty
zł
gr
Środek
lokomocji
,
zł
.......................................
.
m-c
podpis
rok
Zatwierdzono do wypłaty
na
,
słownie ...........................................................................
.........................................................................................
zł
.
dzień
słownie ...................................................................
**)
..........................................
.
m-c
rok
podpis osoby delegowanej
naleŜność proszę przelać na rachunek bankowy nr:
.................................................................................
.
dzień
.
m-c
rok
........................................
..............................................................................
podpisy osób zatwierdzających
.
dzień
.
m-c
rok
podpis osoby delegowanej
*) naleŜy dołączyć wniosek pracownika na odbycie podróŜy samochodem nie będącym własnością uczelni
Dekret księgowy
rodzaj działalności
kod. jedn.
nr zadania
rodzaj kosztu
..............................................................
podpis dysponenta środków finansowych
Druk nr 2
.................................................
nazwa jednostki organizacyjnej
Polecenie wyjazdu słuŜbowego poza granicę kraju nr
kod jednostki
nr kolejny
rok
1. Zlecenie wypłaty zaliczki
.....................
(rodzaj waluty)
dla ........................................................................................
nazwisko i imię
Diety ............. x ...........
Noclegi ......... x ...........
nr ewidencyjny pracownika
Ryczałt na dojazdy
..............................................................................................
stanowisko słuŜbowe
Dieta dojazdowa
Inne
do .........................................................................................
........................
Razem
..............................................................................................
.............................................................................................. 2. Kwota zaliczki w złotych
(wypełnia Kwestura)
na czas
od
.
.
do
.
.
kurs
złotych
3. Źródła finansowania wyjazdu
w celu ..................................................................................
........................................................................
............................................................................................
środek lokomocji .................................................................
.............................................................................................
działalność
nr zadania
rodzaj, klasa, bilet (bezpłatny, ulgowy, normalny)
Strona zagraniczna zapewnia ..............................................
.............................................................................................
..................
.........................................
data
pieczątka i podpis
zatwierdzającego wyjazd
Zatwierdzono do wypłaty
....................
........................................
data
pieczątka i podpis
sporządzającego
na
,
zł
słownie ..........................................................
........................................................................
.
dzień
.
m-c
rok
........................................................................
podpisy osób zatwierdzających
Zaliczkę w walucie ...........................................................................................
(słownie)
.....................
............................................................................................................................
otrzymałem. W przypadku nie rozliczenia się z zaliczki w terminie 14 dni
od daty powrotu z zagranicy upowaŜniam Politechnikę Gdańską do jej
potrącenia z najbliŜszej wypłaty wynagrodzenia.
Data i podpis
kasjera
.......................
data
..........................................
podpis delegowanego
Pokwitowanie wypłaty
zaliczki
Wypłacono
KW nr
Druk nr 2a
Rachunek kosztów podróŜy słuŜbowej poza granicą kraju
do polecenia wyjazdu słuŜbowego nr
kod jednostki
nr kolejny
rok
Imię i nazwisko:
nr ewidencyjny pracownika
Stanowisko słuŜbowe:
Czas podróŜy:
wyjazd
przyjazd
miejscowość
data
godzina
Przekroczenie granicy
miejscowość
data
godzina
Czas podróŜy
krajowej
Czas podróŜy
zagranicznej
Niniejszym oświadczam, Ŝe w czasie pobytu słuŜbowego za granicą zapewniono/ nie
zapewniono mi częściowego wyŜywienia, korzystałem/ nie korzystałem/łam z bezpłatnych
noclegów (nie potrzebne skreślić)
Koszty podróŜy
Liczba
Kwota
Razem
kwota waluty obcej
1. Diety
2. Noclegów (rachunek hotelowy, ryczałt)
3. Ryczałt na dojazdy
4. Dieta dojazdowa
5.
6.
Ogółem koszty
7. Pobrana zaliczka
8. Kwota zwrotu waluty do kasy / do wypłaty
................................................
data i podpis osoby delegowanej
9. Kwota do wypłaty w złotych
kwota waluty
Rachunek sprawdzono pod względem:
merytorycznym
rachunkowym
.........................................................
kurs
kwota w złotych
formalnym i
................................................................
data i podpis osoby zlecającej wyjazd
data i podpis
Kwota waluty
Kurs
Pobrana zaliczka
Koszt delegacji
RóŜnice kursowe
Kwota w złotych
Dekret księgowy
Zatwierdzono do wypłaty
na
rodzaj
działalności
kod.
jedn.
nr zadania
,
zł
rodzaj kosztu
słownie
....................................................................
.................................................................................
.
dzień
.....................................................................
podpis dysponenta środków finansowych
.
m-c
rok
........................................................................
podpisy osób zatwierdzających
Druk 3
.....................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Umowa nr
pomiędzy Politechniką Gdańską zwaną dalej Zleceniodawcą
reprezentowaną przez
...........................................................................................................................................................
działającego z upowaŜnienia Rektora,
a Panem/ Panią ...........................................................................................................zamieszkałym
w.........................................................................................................................................................
zwanym dalej Wykonawcą została zawarta umowa następującej treści:
§1
Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego wykonania następującego zadania:
...........................................................................................................................................................
.
zadanie, miejscowość
...........................................................................................................................................................
.
w dniach od
.
do
.
.
.
..........................................................................................................................................................
środek lokomocji (wymienić rodzaj klasę, rodzaj biletu –bezpłatny, ulgowy, normalny)
Za wykonanie zadania Wykonawcy przysługują:
naleŜności przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002 r.
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy
słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz.1990 z późniejszymi zmianami).
§2
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
....................................................................
data i podpis Zleceniodawcy
.............................................................
podpis Wykonawcy