regionalna izba obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

regionalna izba obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2012 - 09 - 17
RIO.I.092.60.2012
Pan
Ryszard Stanisław Kowalczuk
Wójt Gminy Brody
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U.
z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 24.04.2012 r. do 20.07.2012 r.
kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Brody za 2011 r.
Wyniki kontroli zawarte w protokole omówiono oraz protokół podpisano w dniu 20.07.2012 r.
Celem kontroli była ocena realizacji budżetu gminy, zgodności wewnętrznych regulacji
prawnych z obowiązującymi przepisami prawa, przestrzegania tych regulacji, prawidłowości
realizacji dochodów i wydatków budżetowych, prowadzenia rachunkowości, gospodarowania
mieniem gminy, przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych oraz rozliczeń
z jednostkami organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Uregulowania organizacyjno – prawne zawarte zostały w Statucie Gminy oraz Regulaminie
Organizacyjnym Urzędu Gminy w Brodach.
Uchwałą Nr XXXIX/271/10 z dnia 27 kwietnia 2010 r. Rada Gminy Brody wyraziła zgodę na
przystąpienie Gminy do spółki pn. Zakład Zagospodarowania Odpadów Sp. z o. o. w Żarach
i objęcie przez Gminę Brody udziałów w spółce. Jednakże Rada Gminy nie określiła zasad
wnoszenia, cofania i zbywania udziałów i akcji przez Wójta, o których stanowi art. 18 ust. 2
pkt 9 lit. g ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r.
Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy przygotowywanie
projektów uchwał rady gminy należy do zadań Wójta, który wyjaśnił, że nieprawidłowość była
wynikiem błędnej interpretacji przepisów.
W trakcie trwania kontroli Rada Gminy Brody podjęła w dniu 28 czerwca 2012 r. uchwałę
Nr XVII/126/12 w sprawie zasad wnoszenia, cofania i zbywania udziałów i akcji w spółkach prawa
handlowego przez Wójta Gminy Brody.
Obowiązująca w Urzędzie Gminy w Brodach dokumentacja opisująca przyjęte zasady
rachunkowości spełnia wymagania określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Prowadzone są
wszystkie wymagane księgi rachunkowe, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
a ewidencja operacji gospodarczych następuje na kontach przewidzianych w zakładowym planie
kont. Na koniec każdego miesiąca sporządzone zostały zestawienia obrotów i sald kont księgi
głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Wójt Gminy Brody sporządził na dzień 31.12.2011 r.
bilans z wykonania budżetu.
Poddane kontroli dowody księgowe za okres od 01.01.2011 r. do 31.12.2011 r. dotyczące
dochodów w rozdziale 70005 § 0770 na kwotę 149.021,34 zł, wydatków w rozdziale 75022 § 3030
w wysokości 41.055,95 zł oraz wszystkie dowody księgowe za okres od 01.04.2011 r. do
29.04.2011 r. były prawidłowo ujmowane w ewidencji księgowej i spełniały wymagania określone
w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe w zakresie zbadanej próby dowodów
księgowych prowadzone są rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, w myśl art. 24 ustawy
o rachunkowości.
Sprawozdania, o których mowa w § 4 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) za okres
od początku roku do dnia 31.12.2011 r. zostały sporządzone w sposób czytelny, trwały
i w terminach określonych w ww. rozporządzeniu. W próbie przyjętej do badania kwoty wykazane
w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisu
§ 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Kontrola wykazała, że stan gotówki w kasie Urzędu Gminy był zgodny ze sporządzonym
raportem kasowym, a stan druków ścisłego zarachowania był zgodny z ewidencją. Raporty kasowe
2
sporządzane były za właściwe okresy, a ich salda początkowe były zgodne z poprzednimi, przy
zachowaniu kolejności numeracji. Operacje kasowe ujęte zostały w raportach w dniu ich realizacji,
stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Bankową obsługę budżetu Gminy Brody w 2011 r. prowadził Bank Zachodni WBK S.A.
z siedzibą we Wrocławiu, na podstawie umowy zawartej w dniu 12.02.2007 r. Koszt obsługi
bankowej nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
W zakresie przeprowadzenia, udokumentowania wyników i rozliczenia inwentaryzacji nie
wniesiono zastrzeżeń.
Uchwalony w dniu 14 lutego 2011 r. budżet Gminy Brody na 2011 r. określał dochody
w kwocie 9.658.454,00 zł oraz wydatki w wysokości 11.901.777,00 zł. Ostatecznie Gmina Brody
wygenerowała dochody w wysokości 10.568.417,86 zł, wydatki zaś zamknęły się kwotą
10.058.799,75 zł. Nadwyżka budżetowa wyniosła 509.618,11 zł.
Dochody otrzymane i wykonane przez Gminę z tytułu subwencji zostały prawidłowo ujęte
w ewidencji księgowej i wykazane w sprawozdaniu budżetowym, jednakże dane dotyczące
naliczania subwencji na lata 2011 - 2013 zostały wykazane nieprawidłowo w sprawozdaniu
z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S odpowiednio za lata 2009 - 2011,
a w konsekwencji błędnie wykazano ww. dane w sprawozdaniach z wykonania dochodów
podatkowych Rb-PDP, odpowiednio za lata 2009 - 2011. Nieprawidłowość powstała wskutek
zaniechania wykazania w ww. sprawozdaniach skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku od
nieruchomości od osób fizycznych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej
oraz podatku od środków transportowych od osób prawnych i jednostek organizacyjnych
niemających osobowości prawnej. Nieprawidłowości przedstawiają się następująco:
- w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S za rok 2009,
a w konsekwencji w będącym podstawą naliczania subwencji na 2011 r. sprawozdaniu
z wykonania dochodów podatkowych Rb-PDP za rok 2009 - nie zostały wykazane skutki
udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości na łączną kwotę 325.264 zł oraz
w podatku od środków transportowych na łączną kwotę 2.081 zł;
- w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za rok 2010, a w konsekwencji w będącym podstawą
naliczania subwencji na 2012 r. sprawozdaniu Rb-PDP za rok 2010 - nie zostały wykazane
skutki udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości na łączną kwotę 352.404 zł
oraz w podatku od środków transportowych na łączną kwotę 2.153 zł;
- w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za rok 2011, a w konsekwencji w będącym podstawą
3
naliczania subwencji na 2013 r. sprawozdaniu Rb-PDP za rok 2011 - nie zostały wykazane
skutki udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości na łączną kwotę 352.634 zł
oraz w podatku od środków transportowych na łączną kwotę 2.209 zł.
Łączna wysokość skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości oraz podatku
od środków transportowych za lata 2009 - 2011, która nie znalazła odzwierciedlenia
w sprawozdaniach, wyraża się kwotą 1.036.745,00 zł. Przy sporządzaniu powyższych sprawozdań
naruszony został przepis § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
zobowiązujący kierownika jednostki do rzetelnego, prawidłowego pod względem merytorycznym
i formalno-rachunkowym sporządzania sprawozdań budżetowych. Skarbnik Gminy wyjaśniła,
że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów oraz niedopatrzeniem
podczas weryfikacji sprawozdań.
W terminie 5 dni od powzięcia informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach, zostały
sporządzone oraz przekazane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze korekty
sprawozdań zawierające faktyczne kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień.
W ramach kontroli dochodów z tytułu podatków: od nieruchomości, rolnego, leśnego i od
środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, zweryfikowano terminowość składania
deklaracji podatkowych, wpłaty podatków oraz podejmowanie czynności egzekucyjnych.
W toku kontroli stwierdzono, że kierownicy 5 jednostek organizacyjnych Gminy Brody, tj.:
Urzędu Gminy w Brodach, Zespołu Szkół w Brodach, Przedszkola Samorządowego w Brodach,
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Brodach oraz Gminnej Biblioteki Publicznej w Brodach,
nie dopełnili w 2011 r. obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości, niezgodnie
z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn.
Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.), a organ podatkowy nie skorzystał z możliwości
wynikającej z art. 274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U.
z 2012 r., poz. 749) i nie wezwał podatników do złożenia deklaracji. Z wyjaśnień osoby
odpowiedzialnej E. M. - referent w referacie finansowym wynika, że przyczyną nieprawidłowości
była błędna interpretacja przepisów.
W zakresie realizacji wpływów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych
stwierdzono, że w przypadku 1 podatnika, którego zaległość za lata 2005 - 2006 objęta była
w całości tytułami wykonawczymi, organ podatkowy nie korzystał z możliwość uzyskania
informacji w organie egzekucyjnym o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego, o czym
stanowi § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137,
poz. 1541 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna - referent E. M. wyjaśniła, że Naczelnik Urzędu
4
Skarbowego w Żarach umorzył postępowanie egzekucyjne i zwrócił tytuły wykonawcze.
Wobec zaległości za lata 2008 - 2009 organ podatkowy skierował do ww. podatnika upomnienie,
obejmujące zaległość za 2008 r. oraz I półrocze 2009 r. Po bezskutecznym upływie terminu
określonego w upomnieniu, organ podatkowy nie wystawił tytułu wykonawczego, co stanowi
naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Osoba odpowiedzialna - referent E. M. wyjaśniła,
że podatnik jest w likwidacji i wobec braku egzekucji z lat poprzednich, zaniechano wystawienia
tytułów wykonawczych.
Złożone wyjaśnienia nie tłumaczą przyczyny nieskorzystania z uprawnienia zawartego w § 8 ww.
rozporządzenia.
Ponadto wobec zaległości tego podatnika za II półrocze 2009 r. organ podatkowy nie podjął
czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, do czego obliguje art. 6 § 1
ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U.
z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). Przepis ten stanowi, że w razie uchylania się
zobowiązanego od wykonania obowiązku wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do
zastosowania środków egzekucyjnych. Zgodnie z § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie
wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, jeżeli
należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu
prawa, wierzyciel, z zastrzeżeniem ust. 2, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem
wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Referent E. M.
wyjaśniła, że podatnik jest w likwidacji i jest z nim utrudniony kontakt, a upomnienia nie są
odbierane.
Złożone wyjaśnienie nie zwalnia wierzyciela z obowiązku podjęcia czynności zmierzających do
zastosowania środków egzekucyjnych, w sposób określony powyżej.
W zakresie realizacji wpływów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono,
że wszyscy podatnicy złożyli deklaracje na podatek rolny na 2011 r. w terminie i na formularzu
ustalonym przez Radę Gminy oraz wpłacili należny podatek. Jeden podatnik posiada zaległość
w podatku rolnym za 2009 r. w kwocie 3.118,00 zł, z której I i II rata objęta jest tytułem
wykonawczym, natomiast na pozostałe raty, po bezskutecznym upływie terminu określonego
w upomnieniu, organ podatkowy nie wystawił tytułu wykonawczego, co stanowi naruszenie
§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji. Osoba odpowiedzialna - referent E. M. wyjaśniła, że pod podanym
adresem podatnik zaprzestał prowadzenia działalności i korespondencja nie jest odbierana.
W zakresie realizacji wpływów z tytułu podatku od środków transportowych od osób
5
fizycznych stwierdzono, że wobec zaległości 4 podatników organ podatkowy w 2011 r. nie podjął
czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, do czego obliguje art. 6 § 1
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Osoba odpowiedzialna - referent E. M.
wyjaśniła, że przyczyną powstałej nieprawidłowości jest przeoczenie spowodowane dużym
zakresem obowiązków.
Kontrola wpływów z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego
od osób fizycznych oraz podatku leśnego i od środków transportowych od osób prawnych
wykazała, że w przypadkach dokonywania przez podatników wpłat podatku po terminie, organ
podatkowy prawidłowo zaliczył każdorazowo wpłaty proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości
podatkowej oraz kwoty odsetek, w przypadkach gdy wartość odsetek przekroczyła kwoty
wynikające z art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy na zaległości kierował
upomnienia, a wobec ich bezskuteczności zabezpieczał swoje należności tytułami wykonawczymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą rozliczeń z inkasentami nie wniesiono zastrzeżeń.
Kontrola realizacji dochodów z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych wykazała, że pisemne oświadczenia o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów
napojów alkoholowych w punkcie sprzedaży w roku 2010 nie zostały oznaczone datą wpływu do
Urzędu, co uniemożliwiło weryfikację ich złożenia w terminie określonym w art. 111 ust. 4 ustawy
z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi
(tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.), tj. do dnia 31 stycznia 2011 r. Działania te
były niezgodne z § 40 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna –
inspektor M. D. wyjaśniła, że przyjmowała oświadczenia bezpośrednio, pomijając biuro podawcze,
celem skrócenia czasu wyliczenia opłaty.
Złożone wyjaśnienie nie zwalnia z obowiązku postępowania z dokumentami wpływającymi do
Urzędu w sposób określony w rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych.
Ponadto stwierdzono 1 przypadek uiszczenia opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż
napojów alkoholowych w wysokości wyższej o kwotę 2.124.49 zł niż wynika z prawidłowego
obliczenia, co było niezgodne z art. 111 ust. 5 pkt 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f ustawy z dnia
6
13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (tekst. jedn. Dz. U. z 2010 r.
Nr 80, poz. 526 z późn. zm.). Wskazując przyczynę powstania nieprawidłowości osoba
odpowiedzialna – inspektor M. D. wyjaśniła, że pomyłkowo wyliczyła opłatę, zaś różnica w kwocie
2.124.49 zł została zwrócona przedsiębiorcy w trakcie trwania kontroli.
Kontrola realizacji wydatków bieżących, w tym wypłat wynagrodzeń, naliczania oraz
odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, wydatków
na podróże służbowe oraz diety radnych, nie wykazała nieprawidłowości.
W zakresie określonym w art. 30a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela
(tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), nie wniesiono zastrzeżeń.
Na przestrzeni 2011 r. Wójt Gminy Brody udzielił 3 zamówień publicznych, tj. 2 na dostawy
i usługi oraz 1 na roboty budowlane. W wyniku postępowania prowadzonego w trybie przetargu
nieograniczonego na roboty budowlane, udzielone zostało zamówienie publiczne o wartości
1.097.776,80 zł na realizację zadania pn.: „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami
Janiszowice, Zasieki, Brożek oraz Stacja Uzdatniania Wody w miejscowości Zasieki – etap I –
Stacja Uzdatniania Wody w Zasiekach”. Z treści pkt V SIWZ wynikało, że w celu potwierdzenia
spełnienia warunku dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia, wykonawca musi wykazać, że dysponuje osobami posiadającymi uprawnienia
budowane do kierowania robotami budowlanymi o specjalności instalacyjnej w zakresie sieci,
instalacji wodociągowych i kanalizacyjnych, konstrukcyjno-budowlanej oraz instalacyjnej
w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych. Zamawiający zażądał
by wraz z oświadczeniem, iż osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia,
posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
– by wykonawca przedłożył dokumenty tych osób potwierdzające uprawnienie do kierowania
robotami w specjalnościach, o których mowa powyżej. Żądanie przez zamawiającego tych
dokumentów na potwierdzenie spełnienia przez wykonawców ubiegających się o udzielenie
przedmiotowego zamówienia, warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia prowadziło do naruszenia art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w zw.
z § 1 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie
rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich
te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817). Na etapie postępowania
o zamówienie publiczne, tj. przed podpisaniem umowy, dokumentem wystarczającym w celu
potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu w ww. zakresie jest oświadczenie,
że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia,
jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Wójt Gminy Brody wyjaśnił,
7
że nieprawidłowość wystąpiła wskutek błędnej interpretacji przepisów.
W zakresie postępowania na dostawy i usługi pn. „Świadczenie regularnych usług
przewozowych dzieci i młodzieży do placówek oświatowych na terenie Gminy Brody w 2012 r.”,
w celu potwierdzenia spełnienia warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy
i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do
wykonywania zamówienia, zamawiający w pkt VI ppkt C3 SIWZ zażądał złożenia dokumentów
stwierdzających, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają
wymagane uprawnienia. Żądanie przez zamawiającego dokumentu potwierdzającego posiadanie
uprawnień prowadziło do naruszenia art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w zw.
z § 1 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający
od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Powyższe dokumenty nie
były bowiem niezbędne do przeprowadzenia postępowania oraz nie zostały wymienione w cyt.
powyżej rozporządzeniu. Na etapie postępowania o zamówienie publiczne, tj. przed podpisaniem
umowy, dokumentem wystarczającym w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału
w postępowaniu jest oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia,
posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
Ponadto zamawiający zażądał przedstawienia kserokopii dowodów rejestracyjnych pojazdu oraz
dokumentów świadczących o spełnieniu norm silnika, co stanowi naruszenie art. 25 ust. 1 ustawy
Prawo zamówień publicznych. Wójt wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała wskutek bazowania
na SIWZ z poprzednich zamówień o podobnym charakterze, niedostosowanej do obowiązujących
przepisów.
W obu wskazanych powyżej postępowaniach o udzielenie zamówień na dostawy i usługi,
ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowane zostały w Biuletynie Zamówień Publicznych
odpowiednio 35 i 28 dni po zawarciu umowy, co stanowi naruszenie art. 95 ust. 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych. Wójt wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała wskutek przeoczenia,
spowodowanego natłokiem obowiązków.
W zakresie udzielenia i rozliczania zamówień publicznych w Gminie Brody w 2011 r.
nieprawidłowości nie stwierdzono.
W toku kontroli oceny realizacji zadań zleconych dokonanej na podstawie prawidłowości
wykorzystania dotacji celowej w rozdziale 01095 „Pozostała działalność” na kwotę 257.229,09 zł
z tytułu zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do
produkcji rolnej, nie wniesiono zastrzeżeń.
Inspektor kontroli jednak stwierdził, że pracownik Urzędu Gminy w Brodach odpowiedzialny
za przyjmowanie wniosków o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego
8
wykorzystywanego do produkcji rolnej, potwierdził za zgodność z oryginałem kopie 175 faktur za
olej napędowy będących podstawą zwrotu podatku akcyzowego i nie pobrał z tego tytułu opłaty
skarbowej w łącznej wysokości 725 zł, niezgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia
16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635 z późn. zm.), który stanowi,
że opłacie skarbowej podlega w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej
wydanie zaświadczenia na wniosek. Zgodnie z przepisami części II pkt 4 załącznika do ustawy
o opłacie skarbowej, jako zaświadczenie traktuje się m. in. poświadczenie zgodności kopii,
dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej. Stawka opłaty skarbowej
za poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, dokonane przez organy
administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, od każdej pełnej lub zaczętej
stronicy wynosi 5 zł. Powyższe zaniechanie stanowi naruszenie art. 254 pkt 1 ustawy o finansach
publicznych w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 2 lit a ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.
Osoba odpowiedzialna - referent E. M. wyjaśniła, że przyczyną nieprawidłowości jest błędna
interpretacja przepisów.
W 2011 r. Gmina Brody przekazała w formie dotacji celowych środki na realizację
porozumień trzem jednostkom sektora finansów publicznych: Gminie Jasień, Powiatowi Żarskiemu
oraz Województwu Lubuskiemu w łącznej kwocie 21.497,39 zł w związku z realizacją zadań pn.:
„Międzygminne Zawody Sportowo-Pożarnicze”, „Szczepienia przeciw wirusowi HPV” oraz
„Lubuski e-Urząd”. W zakresie udzielenia, udokumentowania i rozliczeń dotacji nieprawidłowości
nie stwierdzono.
Spośród dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych kontroli
poddano prawidłowość udzielenia i rozliczenia dotacji w kwocie 12.760,36 zł na zadanie z zakresu
przeciwdziałania alkoholizmowi w zakresie organizacji wypoczynku letniego dla dzieci i młodzieży
zamieszkałej w Gminie Brody, nie wnosząc zastrzeżeń.
Zadłużenie ogółem w Gminie Brody, wg stanu na dzień 31.12.2011 r. wyniosło
1.866.520,40 zł, w całości z tytułu zaciągniętych w bankach długoterminowych kredytów
i pożyczek. Spłata zobowiązań na przestrzeni 2011 r. następowała w wysokościach i terminach
określonych w umowach.
Kontrolą w zakresie dochodów z majątku objęto wpływy ze sprzedaży nieruchomości,
opłaty za użytkowanie wieczyste, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo
własności, dochody uzyskane z dzierżawy oraz opłaty z tytułu trwałego zarządu.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu użytkowania wieczystego oraz dzierżawy stwierdzono,
że w 10 przypadkach wierzyciel nie korzystał z możliwości żądania odsetek od nieterminowych
wpłat, gdzie opóźnienia wynosiły od 21 do 169 dni, o której mowa w art. 481 § 1 ustawy z dnia
9
23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Z wyjaśnień osoby
odpowiedzialnej - referent E. M. wynika, że zaniechała pobrania odsetek ze względu na niskie
kwoty.
Ponadto stwierdzono, że wobec ww. użytkowników wieczystych dokonujących zapłaty po terminie,
wierzyciel nie wezwał dłużników do zapłaty zaległości, niezgodnie z art. 476 ustawy Kodeks
cywilny. Osoba odpowiedzialna E. M. wyjaśniła, że wzywała użytkowników ustnie.
Od 11 lutego 2012 r. w powyższym zakresie obowiązuje art. 42 ust. 5 ustawy o finansach
publicznych, który nakłada na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek ustalania
przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz
terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania
zobowiązania.
W zakresie realizacji wpływów ze sprzedaży nieruchomości, przekształcenia prawa
użytkowania wieczystego w prawo własności oraz opłat z tytułu trwałego zarządu, nie stwierdzono
nieprawidłowości.
Badając gospodarkę nieruchomościami kontrolujący ustalił, że Gmina Brody nie posiada
planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, w skład którego powinny wchodzić
nieruchomości stanowiące przedmiot własności gminy i nieoddane w użytkowanie wieczyste oraz
nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego gminy, czym naruszono art. 25 ust. 2
w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Z wyjaśnień Wójta Gminy Brody
wynika, że nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia.
Kontrola w zakresie prawnych form władania nieruchomościami wykazała, że Zakład
Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Brodach, Gminna Biblioteka Publiczna w Brodach
oraz Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodach nie zostały wyposażone w mienie niezbędne
do ich działalności, na zasadach określonych w art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce
nieruchomościami. Wójt wyjaśnił, że Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Brodach
nie złożył wniosku o ustanowienie trwałego zarządu, zaś w przypadku pozostałych jednostek
organizacyjnych nie ma fizycznej możliwości podziału budynku i gruntu.
Złożone wyjaśnienie nie zwalnia Wójta Gminy Brody z obowiązku wyposażenia jednostek
organizacyjnych Gminy Brody w mienie niezbędne do ich działalności, na zasadach określonych
w ustawie o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 11a ust. 3
ustawy o samorządzie gminnym do zadań Wójta należy w szczególności gospodarowanie mieniem
komunalnym.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej
10
przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze. W wystąpieniu
pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Brody w dniu 13.03.2009 r. Prezes RIO wniósł
o uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami zajmowanymi przez jednostki
organizacyjne Gminy Brody, na zasadach określonych w art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy
o gospodarce nieruchomościami. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne Wójt Gminy Brody
zobowiązał się w terminie do dnia 30 czerwca 2009 r. wykonać niniejszy wniosek. Wskazując
przyczyny niewykonania wniosku pokontrolnego w tym zakresie Wójt wyjaśnił, że podjęte zostały
działania w tej sprawie, jednakże nie zostały sfinalizowane.
W trakcie kontroli w zakresie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych,
wartości niematerialnych i prawnych oraz materiałów, nie wniesiono zastrzeżeń.
Badając rozliczenia Gminy Brody z jej jednostkami budżetowymi nie stwierdzono
nieprawidłowości.
Z treści sprawozdania rocznego Rb-30S z wykonania planów finansowych zakładów
budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r. zatwierdzonego przez Skarbnika
Gminy wynika, że w części B sprawozdania, kod pozycji „P”, paragraf 120 wykazana została
wpłata do budżetu nadwyżki środków obrotowych w kwocie 0,00 zł. Natomiast zgodnie z zasadą
liczenia faktycznego stanu środków obrotowych samorządowego zakładu budżetowego na koniec
roku, przedstawioną § 43 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r.
w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych
zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), wpłata nadwyżki środków obrotowych winna
wyrażać się kwotą 57.624,39 zł. Kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania
rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, o czym stanowi
§ 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, natomiast jednostki
otrzymujące sprawozdania są uprawnione do kontrolowania merytorycznej prawidłowości
złożonych sprawozdań, o czym stanowi § 9 ust. 4 ww. rozporządzenia. Skarbnik Gminy, do którego
zadań należy nadzór i kontrola działalności finansowej jednostek organizacyjnych wyjaśniła,
że rozliczenie ZGKiM z budżetem za 2011 r. zostało przeanalizowane, jednak przez błędną
interpretację przepisów nieprawidłowo została wyliczona nadwyżka środków obrotowych.
Rada Gminy Brody nie skorzystała z możliwości wynikającej z art. 15 ust. 7 ustawy
o finansach publicznych i nie zwolniła Samorządowego Zakładu Gospodarki Komunalnej
i Mieszkaniowej w Brodach z obowiązku wpłaty nadwyżki środków obrotowych ustalonej
na koniec okresu sprawozdawczego. Ponadto Rada Gminy tworząc samorządowy zakład
budżetowy nie określiła terminów i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków
obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz
11
sposobu i terminów rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu, co stanowi naruszenie
art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Brak określonych zasad i terminów, o których
mowa powyżej uniemożliwiało dokonanie rozliczenia z Samorządowym Zakładem Gospodarki
Komunalnej i Mieszkaniowej w Brodach. Do zadań Wójta należy w szczególności
przygotowywanie projektów uchwał rady gminy, o czym stanowi art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy
o samorządzie gminnym. Z wyjaśnień Wójta wynika, że przyczyną nieprawidłowości jest
nieznajomość przepisów w tym zakresie. Wójt nadmienił, że jeśli komisje nie zaakceptują
zwolnienia zakładu z obowiązku wpłaty nadwyżki środków obrotowych, przedstawiony zostanie
projekt uchwały określającej terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków
obrotowych.
W zakresie gospodarki finansowej instytucji kultury w Gminie Brody stwierdzono,
że działalność Gminnej Biblioteki Publicznej w Brodach finansowana jest bezpośrednio z budżetu
gminy, niezgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r.
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123
z późn. zm.). Wójt wyjaśnił, że prowadzenie Biblioteki we właściwej formie generuje
niewspółmierne koszty.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej
przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze. W wystąpieniu
pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Brody w dniu 13.03.2009 r. Prezes RIO wniósł
o prowadzenie gospodarki finansowej instytucji kultury na zasadach określonych w ustawie
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Wyjaśniając przyczynę niewykonania
wniosku pokontrolnego w tym zakresie Wójt Gminy Brody wskazał zbyt duże koszty.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych wnoszę o:
1.
Sporządzanie
sprawozdań
budżetowych
rzetelnie
i
prawidłowo
pod
względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym, stosownie do § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20,
poz. 103).
2.
Korzystanie z możliwości wynikającej z art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), poprzez żądanie składania
wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwanie do jej złożenia, jeżeli
deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
3.
Przestrzeganie oraz egzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych gminy
obowiązku składania deklaracji podatkowych w terminie wskazanym w art. 6 ust. 9 pkt 1
12
ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U.
z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.).
4.
Wysyłanie do podmiotów zobowiązanych upomnień, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po
upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia, jeżeli należność nie zostanie zapłacona
w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, stosownie do
§ 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
5.
Wystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego
w upomnieniu, stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
6.
Korzystanie z określonego w § 8 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji uprawnienia wierzyciela
do uzyskania informacji o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego.
7.
Postępowanie z dokumentami wpływającymi do Urzędu Gminy zgodnie z rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
8.
Pobieranie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
w wysokości określonej w art. 111 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473
z późn. zm.).
9.
Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych
niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy
ramowej, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
10. Żądanie od wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia wyłącznie oświadczeń
lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, o których mowa
w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów
dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich
te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817), stosownie do art. 25 ust. 1
ustawy Prawo zamówień publicznych.
13
11. Pobieranie opłaty skarbowej w przypadkach określonych w art. 1 ustawy z dnia
16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225 poz. 1635, z późn. zm.).
12. Ustalanie, pobieranie i odprowadzanie oraz egzekwowanie należności pieniężnych w tym
mających
charakter
cywilnoprawny
na
zasadach
i
w
terminach
wynikających
z obowiązujących przepisów, zgodnie z art. 42 ust. 5 oraz art. 254 pkt 1 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
13. Sporządzanie przez Wójta planów wykorzystania nieruchomości wchodzących w skład
gminnego zasobu, zgodnie z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102,
poz. 651 z późn. zm.).
14. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne:
Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Brodach, Gminną Bibliotekę Publiczną
w Brodach oraz Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodach, zgodnie z art. 51 ust. 1 i 2
w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
15. Prowadzenie gospodarki finansowej instytucji kultury w sposób i na zasadach określonych
w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.).
16. Przedstawienie Radzie Gminy Brody projektu uchwały w sprawie określenia terminów
i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych
przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposobu i terminów
rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu, stosownie do art. 16 ust. 2 pkt 5
ustawy o finansach publicznych w zw. z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
17. Wykonywanie wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniach pokontrolnych,
kierowanych przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Do wiadomości:
1. Rada Gminy Brody,
2. a/a.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
15