Załącznik do PP 18.05.11 - Polski Związek Jeździecki

Szanowni Państwo,
Uzupełniając, załączoną prezentację PP, którą mieliśmy okazję Państwu przedstawić, przesyłam
fragmenty ostatnio sporządzonych opinii nt. prac nad systemem informatycznym PZJ.
Podobne analizy i stanowiska są od początku prac związanych z informatyzacją Ŝycia
środowiska jeździeckiego przedmiotem dyskusji i podstawą podejmowanych w tym zakresie
przez kierownictwo Związku decyzji.
Analizując zakres zadań, za które był odpowiedzialny zespół zewnętrznych informatyków oraz
zestawienie faktur wystawionych Związkowi naleŜy przytoczyć następujące dane:
1. W okresie od 01/2010 do 12/2010 zespół odpowiedzialny był za m.in:
− administrowanie środowiskiem informatycznym składającym się z 10 komputerów (PC i
laptopy) w biurze Związku, 16 laptopów pozostających w dyspozycji WZJ-ów, 2 serwerów,
szafy krosowej 6U, urządzenia skanująco – drukującego;
− prace rozwojowe aplikacji wewnętrznej SD.exe w tym:
− szkolenie i współpracę z osobami administrującymi ewidencją WZJ-tów;
− prace projektowe dotyczące związkowej aplikacji do prowadzenia zawodów jeździeckich;
− współpracę z dostawcą zewnętrznym usług hostingowych – Home pl. Sp. z. o.o.;
− prace montersko-instalacyjne w siedzibie Związku.
2. W analizowany okresie zafakturowano ponad 2 500 godzin:
Daje to średnio wartość ok. 1,3 etatu na miesiąc.
3. Koszty związane z w/w pracami wyniosły w 2010 : 230.775,53 zł.
4. Oceniając zasadność poniesionych kosztów naleŜy rozpatrzyć zasadność ilości czasu
poświęconego na informatykę w odniesieniu do zakresu zadań wynikających z charakteru
organizacji oraz planów:
Średni HC (headcount) wyniósł w roku 2010 1,3. Wynikałoby z tego, iŜ na rzecz PZJ
pracowało w roku 2010 0,3 etatu administratora sieci i zasobów inf. oraz 1 etat
programisty z doświadczeniem w prowadzeniu projektów informatycznych. Przeliczenie
takie moŜna zastosować jedynie dla zobrazowania ilościowego.
Jednak oceniając zakres prac wykonanych na rzecz Związku w 2010 r., naleŜy stwierdzić, Ŝe
pojedyncza osoba (czy teŜ dwie osoby zatrudnione na 1,3 etatu) nie miałaby
szans wykonać tego zakresu prac w tej ilości godzin, ze względu na róŜnorodność
tematyki zadań projektowych, konieczność szkolenia się w zakresie oczekiwanych rozwiązań
zarówno technicznych jak i branŜowych, odmienność prac typu projektowanie, zarządzanie
relacjami z dostawcą zewnętrznym, programowanie, itp. Ponadto osoby te musiałyby
pracować w sposób ciągły w idealnych warunkach typu brak urlopu, brak chorób
pracownika i jego ciągłej 100% efektywności oraz poświęceniu wykonywanemu
zadaniu
Rozwiązanie typu zewnętrzna firma jest rozwiązaniem bardziej efektywnym, gdyŜ tego typu
firmy pracując dla wielu klientów jednocześnie rozkładają swoje koszty administracyjne,
szkoleniowe, zdobywanie wiedzy, konsultacje rozwiązań, na wszystkich swoich
kontrahentów.
Podsumowując - czas dedykowany Związkowi przez firmę zewnętrzną jest adekwatny
do zadań, jakie Związek zlecił tej firmie i jednocześnie niewystarczający, aby taki
zakres zadań mógł być wykonany przez zasoby własne.
Obsługa środowiska jeździeckiego wymaga coraz większych nakładów. Współczesny świat nie
jest w stanie funkcjonować bez udziału technologii informatycznych. Organizacje mają do
wyboru róŜne rozwiązania; od najprostszego począwszy, które jest oparte na minimalnym
zaangaŜowaniu w rozwój informatyki w firmie i polega wyłącznie na korzystaniu z
uniwersalnych narzędzi oraz tych wymagalnych przez urzędy zewnętrzne poprzez postawę
zaangaŜowaną, opartą na tworzeniu aplikacji dedykowanych do obsługi zdarzeń z Ŝycia
organizacji; skończywszy na angaŜowaniu olbrzymich nakładów finansowych i oczekiwanie jak
największego zwrotu z zainwestowanych nakładów.
Polski Związek Jeździecki wybrał właściwe podejście do wymogów współczesnego
świata, a mianowicie inwestowanie w miarę moŜliwości środków własnych w
dedykowane aplikacje.
Skromny budŜet wymaga powiązania wysokości nakładów na IT z oczekiwanych efektami zmian
w systemie. Mniejsze tempo rozwoju aplikacji własnej wpływa na zmniejszenie efektywności
pracowników Związku, którzy muszą nadal wiele prac wykonywać „ręcznie”. TakŜe oczekiwania
środowiska jeździeckiego w kwestii sprawności obsługi zdarzeń związkowych rosną, gdyŜ
członkami naszego związku są nierzadko osoby korzystające z daleko bardziej zaawansowanych
rozwiązań komputerowych. Tak szerokie grono beneficjentów środowiska informatycznego PZJ
w powiązaniu z wykazanym w części pierwszej zakresem prac wykonanych w roku 2010
uzasadnia przyjęte rozwiązanie i dedykowanie powyŜszych środków.
Przez ostatnie lata zespół IT wykonał szereg prac informatycznych, od zbudowania środowiska
informatycznego, przez stworzenie i rozwój aplikacji do obsługi zdarzeń z Ŝycia związku oraz
własnej strony internetowej. Nakłady poniesione na te zadania w roku 2010 mieszczą się w
bardzo rozsądnych granicach dla tego typu organizacji, tego typu zmian i korzyści, osadzonych
w warunkach warszawskich.
Zmiany i nowości w aplikacjach PZJ idą w kierunku kompleksowego zarządzania danymi
analityczno-finansowymi. Część środków wydatkowanych w roku 2010 została zainwestowana w
projekt aplikacji związkowej do ewidencji danych z zawodów odnośnie startów zawodników i
koni. Nie moŜna zapominać, Ŝe beneficjentami tych zmian są i będą wszyscy członkowie naszej
organizacji.
Rozwój technologii informatycznych pozwala na osiąganie bezpośrednich korzyści finansowych
wynikających z ich zastosowania w codziennym funkcjonowaniu związku sportowego.
Zarządzanie informacją dotyczącą finansów Związku, kwestiami związanymi z podstawowymi
zdarzeniami w Ŝyciu związku jakimi są zawody sportowe przynosi wymierne profity. Niestety
rozwój aplikacji dedykowanych do obsługi pracy związków sportowych nie idzie takim samym
tempem jak rozwój technologiczny. Według starej i sprawdzonej zasady, aby móc osiągać zyski
naleŜy najpierw zainwestować. Sztuką jest zainwestować środki na miarę posiadanych
moŜliwości i wyciągnąć z nich jak największe korzyści.
UŜywana obecnie przez PZJ aplikacja do zarządzania i rejestracji wszystkich interesariuszy
Związku nie ma szans przy obecnym nakładzie środków pełnić roli uniwersalnego narzędzia do
obsługi zdarzeń sportowych. TakŜe funkcjonująca na rynku ogólnodostępna aplikacja
„Hubertus”, czy aplikacje napisane dla jednego uŜytkownika (zespół A. Głoskowskiej, W. Helak i
inni) pomimo, Ŝe są oprogramowaniami dedykowanymi do prowadzenia zawodów, nie spełniają
podstawowych załoŜeń projektu. Aplikacje te:
- nie obsługują jeździeckich dyscyplin olimpijskich oprócz skoków;
- nie posiadają modułu współpracy z centralną aplikacją związkową w celu przesyłania
kompletnych danych o przebiegu zawodów;
- nie oferują organizatorowi modułu do obsługi finansowej zawodów;
- nie posiadają elementów usprawniających pracę komisji sędziowskiej typu suma nagród w
konkursie, moŜliwość uzyskania dowolnego układu sortowania list uczestników, prowadzenie
rankingów dowolnego typu, itd.;
Wszelkie te niedogodności moŜna usunąć w dłuŜszej perspektywie czasowej, jednak wymaga to
sporych nakładów pracy i pieniędzy, a takŜe kilku sezonów testowania, aby oprogramowanie to
mogło pełnić rolę aplikacji uŜywanej oraz oferowanej organizatorom przez Związek. Wymogiem
jest teŜ moŜliwość współpracy z centralnym modułem posiadanego oprogramowania
związkowego.
Oznacza to, Ŝe chcąc mieć do dyspozycji oprogramowanie uŜyteczne dla szerokiego grona
uŜytkowników naleŜy adaptować rozwiązanie zewnętrzne, co teŜ Zarząd PZJ uczynił kierując się
w stronę produktu uŜywanego przez największą federację w Europie, czyli w stronę aplikacji
TORIS Niemieckiej Federacji Jeździeckiej.
Jakie elementy zawaŜyły na tym wyborze:
- brak wad wymienionych powyŜej, jakimi obarczone są oprogramowania krajowe;
- 14 lat testów na bazie ponad 400 000 koni sportowych i kilkuset zawodów rocznie;
- moŜliwość zaoszczędzenia czasu niezbędnego na doprowadzenie aplikacji krajowych do
załoŜonego poziomu funkcjonalności;
- połoŜenie geograficzne producenta, pozwalające na optymalizację ewentualnych kosztów
podróŜy w trakcie przejmowania aplikacji;
- przekazanie PZJ praw autorskich do polskojęzycznej wersji oprogramowania.
Zgodnie z tym co napisaliśmy w wystosowanym do Państwa zaproszeniu w ramach przybliŜania
związkowych problemów środowisku jeździeckiemu i sympatykom jeździectwa, staraliśmy się
zaprezentować Państwu historię powstawania PZJ-owskiego systemu informatycznego oraz jego
aktualny stanu i plany rozwojowe, w połączeniu z analizą nakładów finansowych na
informatykę.
Mamy nadzieję, Ŝe spotkanie to stanie się początkiem dobrej tradycji.
Dziękujemy za ciekawą dyskusję w czasie tych trzech wspólnie spędzonych godzin.