Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowania nagrań

projekt, wersja: 2008-05-05
Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowania dokumentów fonicznych w
archiwach państwowych
I. Założenia ogólne
1. Wskazówki określają zasady opracowania dokumentów fonicznych (nagrań
dźwiękowych)w archiwach państwowych, mają zastosowanie do:
1) zespołów archiwalnych złożonych wyłącznie z nagrań dźwiękowych,
2) zbiorów (kolekcji) złożonych wyłącznie z nagrań dźwiękowych o różnej proweniencji,
gromadzonych przez instytucje, osoby prywatne lub archiwum,
3) nagrań dźwiękowych wchodzących w skład zespołów (zbiorów) archiwalnych (aktowych).
2. Pod pojęciem dokumenty fonicznego rozumieć należy wszelkie zapisy (utrwalenia)
dźwięku na dowolnym nośniku w inny sposób niż w formie utrwalenia włączonego do utworu
kinematograficznego lub audiowizualnego.
3. Definicje podstawowych pojęć znajdują się w załączniku do niniejszych wskazówek.
4. Egzemplarzem archiwalnym dokumentu fonicznego jest:
1) dla zapisu trwale związanego z nośnikiem– nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu, w
jego skończonej postaci (właściwej dla danego gatunku)/ nadanej przez twórcę.
2) dla materiałów archiwalnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego - dokument
elektroniczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006r Nr 12 poz.
65 i Nr 73, poz.501) – w jego skończonej postaci nadanej przez twórcę.
3) W wyjątkowych przypadkach egzemplarzem archiwalnym mogą być również materiały
robocze, jeżeli zawierają ważne treści niezawarte w skończonej postaci dokumentu.
5.1. Jeżeli nie zachował się nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu fonicznego lub
niezmieniony w stosunku do pierwotnego zapisu dokument elektroniczny, wówczas
egzemplarzem archiwalnym jest wskazana kopia, uznana zastępczo za wzorcową
(równoważnik oryginału).
5.2. Równoważnik oryginału powinien być wykonany w sposób umożliwiający uzyskanie
zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu pierwotnego.
5.3. Równoważnik oryginału wykonuje się, jeżeli istnieje niebezpieczeństwo utraty zapisu ze
względu na degradację nośnika lub niemożność odtworzenia zapisu na skutek starzenia się
nośników danych lub technologii służącej do ich odczytu.
6. Przedmiotem opracowania jest każdy dokument foniczny wchodzące w skład archiwalnego
zasobu nagrań dźwiękowych.
II. Opracowanie zespołu (zbioru) dokumentów fonicznych
7. Jeżeli archiwum państwowe przejęło zespół (zbiór) całkowicie uporządkowany wraz z
pomocami ewidencyjnymi, pozostawia się go w dotychczasowym układzie, o ile nie budzi on
zastrzeżeń. W przypadku, gdy nie zachodzi potrzeba dokonania zmian, przeprowadza się
jedynie skontrum zespołu (zbioru) i prowadza się do ewidencji archiwum, sporządzając
pomoce ewidencyjne wymagane przez obowiązujące przepisy archiwalne.
1
projekt, wersja: 2008-05-05
8. Jeżeli archiwum państwowe przejęło częściowo uporządkowany zespół (zbiór), to
zachowuje się dawny lub nadaje nowy układ dla całości, w zależności od stopnia i jakości
pierwotnego uporządkowania.
9. Jeżeli archiwum państwowe przejęło nagrania dźwiękowe nieuporządkowane (tzw. rozsyp)
lub tworzy samodzielny zbiór materiałów różnego pochodzenia, to postępuje zgodnie z
zasadami określonymi w niniejszych wskazówkach dla opracowania zespołu (zbioru)
dokumentów fonicznych.
10. Opracowanie zespołu (zbioru) dokumentów fonicznych obejmuje następujące czynności:
1) rozpoznanie przynależności zespołowej,
2) porządkowanie wstępne,
3) przesłuchanie nagrań i wytypowanie pozycji do opracowania i do selekcji
4) inwentaryzację,
5) indeksowanie.
11. Przynależność zespołową ustala się w oparciu o analizę wszelkich oznaczeń
pochodzących od twórcy zespołu (zbioru), np. odcisków pieczęci na opakowaniach, wgranych
zapowiedziach, w dokumentach towarzyszących zapisom itp. W razie wątpliwości należy
posiłkować się informacjami ustalonymi na podstawie innych źródeł.
12. Porządkowanie wstępne obejmuje:
1) rozpoznanie zawartości i stanu uporządkowania zespołu (zbioru),
2) w przypadku istnienia jakichkolwiek pomocy ewidencyjnych – sprawdzenie stanu
zachowania zespołu (zbioru),
3) rozpoznanie stanu fizycznego zapisów, wyłączenie egzemplarzy zakażonych biologicznie
(na okres konserwacji),
4) kompletowanie nośników, na których zapisany jest dokument,
5) klasyfikację nośników (taśmy, kasety, płyty, inne nośniki),
6)opatrzenie opakowań znakiem własnościowym archiwum państwowego, sporządzenie
stosownych nalepek na opakowania, sporządzenie brakujących metryczek/kart nagrania,
7) przeprowadzenie kwerendy mającej na celu zebranie informacji przydatnych w dalszym
opracowaniu zespołu (zbioru).
13. Rozpoznanym w trakcie kompletowania nośników dokumentom fonicznym o tej
samej treści nadaje się jednolity identyfikator niezależny od ilości i rodzajów nośników,
na których treść ta jest zapisana.
14. W trakcie przesłuchiwania nagrań przeprowadza się z dużą ostrożnością selekcję. Selekcji
mogą podlegać dokumenty foniczne, które:
1) z uwagi na przedstawiany temat nie posiadają wartości dokumentalnej,
2) są kopiami z ogólnodostępnych zbiorów i ich przechowywanie w archiwum uzna się za
niecelowe.
Wykaz wybrakowanych z zespołu (zbioru) zapisów należy w formie spisu przedstawić do
zatwierdzenia komisji właściwej do archiwalnej oceny dokumentacji.
15. Na podstawie ekspertyzy konserwatorskiej brakowaniu mogą podlegać także dokumenty
foniczne, które stały się nieczytelne wskutek zniszczenia w stopniu uniemożliwiającym ich
rekonstrukcję.
.
2
projekt, wersja: 2008-05-05
16. Ewidencję dokumentów fonicznych prowadzi się w systemie informatycznym. System
informatyczny do zarządzania zasobem powinien zapewniać możliwości zapisu i
przeszukiwania według elementów wymienionych w ust. 19, a także przyporządkowanie
każdego nagrania do nazwy archiwum państwowego oraz nazwy zespołu (zbioru)
archiwalnego.
17. Ewidencji podlega zarówno zapis, jak i nośnik. Numery ewidencyjne w postaci:
1) sygnatury – nadaje się nośnikom,
2) identyfikatora – nadaje się zapisowi dokumentu fonicznego.
18. Jednostkami podlegającymi opracowaniu są dokumenty foniczne o nadanym
identyfikatorze (pkt 17.2) takie jak:
1) pojedyncze samodzielne nagranie, które stanowi utrwalony na nośniku dźwięku zapis
informacji odnoszących się do określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby np. relacja,
audycja, ,
2) zbiory samodzielnych materiałów stanowiących odrębną całość znaczeniową, zestawione
według określonych kryteriów i opatrzonych wspólnym tytułem, stanowiących wraz z
komentarzem np. kronikę, magazyn,
3) ) jednolite dzieło filmowe, objęte jednym tytułem nadanym przez twórcę (np. poszczególne
utwory na płycie).
W przypadku opisanym w ust 18.2) możliwe jest również opracowanie osobno każdego
tematu wchodzącego w skład kroniki, magazynu, dziennika.
19. Opis dokumentu fonicznego opracowuje się na podstawie przesłuchania oraz informacji
ustalonej na podstawie innych źródeł. Powinien on zawierać następujące dane:
1) przyporządkowane do jednolitego identyfikatora:
a) tytuł oryginalny lub w razie jego braku tytuł nadany przez archiwistę,
b) jednolity identyfikator,
c) gatunek
d)ogólny lub sekwencyjny opis treści,
d) miejsce/miejsca wydarzenia będącego treścią nagrania,
e) data/daty skrajne wydarzenia,
f) nazwiska i imiona twórców wraz z podaniem funkcji i innych istotnych danych,
g) nazwiska i imiona osób występujących wraz z podaniem funkcji i innych istotnych danych,
h)język wykonania,
i) informacje o producencie/koproducencie,
j)dane dotyczące praw
k) czas nagrania
l) hasła indeksu,
ł)dane o dokumentacji towarzyszącej,
m) sygnatura/sygnatury nośników wg ust 19 pkt 2 (jeżeli na nośniku zapisane jest kilka
jednostek opracowania podaje się kolejność danej pozycji na nośniku lub kod czasowy),
n) sygnatury nośników kontynuacji (jeżeli dokument zapisany jest na kilku nośnikach) –
o) uwagi,
p) autor i data sporządzenia opisu i jego kolejnych modyfikacji.
2) przyporządkowane do nośników:
a) sygnatura nośnika zapisu,
3
projekt, wersja: 2008-05-05
b) statusu nośnika (oryginał, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa, równoważnik
oryginału),
c) informacje o rodzaju nośnika, formacie zapisu, wielkości pliku komputerowego,
d) dane techniczne dotyczące zapisu na nośniku, a w tym
• sposobu zapisu dźwięku (mono, stereo….)
• czasu trwania nagrania na danym nośniku,
• wielkości pliku komputerowego (w przypadku gdy dokument jest plikiem),
• inne informacje mające znaczenia dla odtworzenia nagrania
e) data nagrania na danym nośniku,
f) data wpływu nośnika do archiwum
g) informacje o stanie technicznym i dokonywanych przeglądach technicznych
e) uwagi,
f) autor i data sporządzenia opisu i jego kolejnych modyfikacji.
20. W trakcie inwentaryzacji poszczególnym nośnikom nadaje się sygnaturę. Sygnatura
składa się z oznaczenia PL, numeru archiwum państwowego, numeru zespołu i numeru
nośnika w obrębie zespołu (zbioru).
Jeżeli archiwum pogrupowało nośniki osobno według typów nośników (płyty, taśmy) – w
sygnaturze po numerze zespołu wprowadza się oznaczenie przyjęte dla danego typu nośnika i
dalej numeruje się kolejne nośniki w każdym ciągu sygnaturowym.
Sygnaturę umieszcza się:
1) na opakowaniu nagrania,
2) w zależności od rodzaju nośnika: na nalepce na kasecie, płycie lub rylcem na płycie
gramofonowej, w doklejonej do nagrania na taśmie magnetofonowej zapowiedzi nagrania,
3) w odpowiednim polu inwentarza.
21. Indeksowanie polega na nadaniu wyodrębnionemu do opracowania dokumentowi
fonicznemu hasła (haseł), mającego na celu ułatwienie użytkownikom wyszukania wybranego
dokumentu. Rekomenduje się korzystanie ze słownika (słowników) haseł.
22. Techniczne opracowanie nagrań.
Po opracowaniu nagrania zakwalifikowanego do trwałego przechowywania, w zależności od
rodzaju nośnika dokonuje się szereg zabiegów technicznych, do których należy m.in.
dogranie zapowiedzi na początku i na końcu do każdego krążka taśmy magnetycznej (nazwa
archiwum, nazwa zespołu, tytuł nagrania – na początku taśmy, „koniec nagrania sygnatura…
.” - na końcu taśmy lub gdy na nagranie składa się kilka taśm podajemy w zapowiedziach
numer części nagrania np. „koniec części pierwszej nagrania sygnatura…”; „część druga
nagrania sygnatura…”), doklejenie na początku i końcu niemagnetycznego odcinka taśmy.
Podobne zabiegi dokonuje się przy sporządzaniu kopii użytkowych i równoważników
oryginałów – wgrywając stosowne informacje na początku i końcu nagrania (kopia z taśmy,
płyty…wykonana dnia….).
23. Podczas sporządzania przez archiwum równoważnika oryginału wgrywa się na nośnik lub
do pliku informację o dokonanym nowym zapisie oraz wprowadza się stosowne wpisy do
inwentarza - sygnaturę nowego zapisu, jego status (równoważnik oryginału, przegranie z
nośnika sygnatura nr… wykonane dnia…), a przy sygnaturze zlikwidowanego nośnika
wprowadza się informację dotyczącą podstawy brakowania i numeru zezwolenia.
4
projekt, wersja: 2008-05-05
III. Opracowanie dokumentów fonicznych w zespole (zbiorze) archiwalnym (aktowym)
24. Nośniki z zapisami dokumentów fonicznych stanowiące część zespołu (zbioru)
archiwalnego (aktowego) wyłącza się z jednostek inwentarzowych zespołów/zbiorów, do
których przynależą, sporządzając odpowiednie odsyłacze w inwentarzu, a w miejsce
wyłączonego nośnika wkłada się zastawnik.
25. Wyłączanie nośników z zapisami dokumentów fonicznych z zespołów/zbiorów i
przechowywanie poza zespołem /zbiorem, do którego przynależą, np. w wyspecjalizowanych
oddziałach gromadzących zbiory specjalne – wskazane jest ze względu na wymagane warunki
środowiskowe, jak również pozostawienie nośników w zespole archiwalnym (aktowym)
mogłoby spowodować uszkodzenie, zniszczenie, przyspieszenie procesu destrukcji lub ich
zagubienie. Zbiór wyłączonych nośników nie stanowi odrębnego zbioru archiwalnego, a
wyłączone nośniki otrzymują sygnatury zespołu (zbioru), z którego zostały wyłączone.
26. Dla każdego dokumentu fonicznego, poza zapisami w inwentarzu zespołu (zbioru)
archiwalnego (aktowego), prowadzi się dodatkową ewidencję w systemie informatycznym,
powiązaną z bazą danych, w której prowadzona jest ewidencja zespołu (zbioru) aktowego sporządzając opis zgodnie z ust. 19 wskazówek.
28. Dla dokumentów fonicznych występujących w zespole (zbiorze) archiwalnym (aktowym)
mają zastosowanie zasady opisu przyjęte przy opracowywaniu zespołu (zbioru) nagrań
dźwiękowych.
29. Nośniki zawierające zapisy nagrań, występujące w zespole (zbiorze) aktowym otrzymują
własne, samodzielne sygnatury w ramach opracowywanego zespołu (zbioru).
Słownik (propozycje)
Fonogram (fono- + gr. grámma ‘litera, pismo’) tech. zapis dźwięku na nośniku.
Nagranie - j.w.
Utrwalenie - zapis dźwięków lub ich reprezentacji, z którego mogą być postrzegane,
kopiowane i przekazywane za pomocą odpowiednich urządzeń;
Producent fonogramu - osoba fizyczna lub osoba prawna, która podejmuje inicjatywę i
ponosi odpowiedzialność za pierwsze utrwalenie dźwięków wykonania lub innych dźwięków,
a także ich reprezentacji.
Nośnik nagrania – materiał, w którym zostają utrwalone drgania dźwiękowe -tu ewentualnie
do rozpisania najczęściej występujące nośniki
Pierwotny zapis dźwięku – zapis nagrania w ostatecznej formie właściwej dla danego
gatunku nagrania, nadanej przez twórcę lub będący pierwotną rejestracją wydarzenia.
Identyfikator - unikatowe, stałe oznaczenie (ciąg znaków alfanumerycznych) nadane
dokumentowi dźwiękowemu, niezależnie od ilości i rodzaju nośników, na których zapisany
jest dokument. Identyfikator służy do jednoznacznej identyfikacji dokumentu dźwiękowego,
5
projekt, wersja: 2008-05-05
oraz (w postaci rozbudowanej) oznaczania jego wersji, zarządzania prawami, wymiany
informacji pomiędzy instytucjami przechowującymi zbiory audiowizualne.
6