71-wsze spotkanie Rady w Darmstadt Index
Transkrypt
71-wsze spotkanie Rady w Darmstadt Index
71-wsze spotkanie Rady w Darmstadt 5 listopada 2011 Index-nr 68/11 Program nr C-71_6 W celach informacyjnych 02.11.2011 Raport Sekretarza Generalnego Obecne Prezydium zostało wybrane w Dublinie w czasie spotkania Rady, które odbyło się w dniach 23 i 24 maja 2011 r. Niezbędne było powiązanie działań Sekretariatu i dokonanie analizy obecnej sytuacji Instytutu, w celu skorygowania jego aktualnych potrzeb. 1. Biuro. Nasze biuro przy Bayerstrasse 83 w Monachium ma znakomite warunki pracy. Pewna dodatkowa przestrzeń została ostatnio wynajęta na dolnym poziomie i jest używana jako powierzchnia magazynowa. 2. IT. Nasz system IT wymaga aktualizacji w celu uzyskania ułatwienia w komunikacji pomiędzy członkami Instytutu. Jakkolwiek, uaktualnienie bazy danych jest skomplikowaną operacją, ponieważ bazy danych epi i EPO nie są całkowicie kompatybilne. Z tych przyczyn, mamy nadzieję, że spotkanie z EPO, które odbędzie się wkrótce może znacząco pomóc w obecnej sytuacji. Badamy możliwość wynajęcia prywatnej firmy, aby sprawnie rozwiązać obecne problemy software i hardware sekretariatu. Firma, która wykonuje obecnie te usługi nie jest, naszym zdaniem, w stanie zaoferować usług na właściwym poziomie. Możliwym rozwiązaniem byłoby wynajęcie kogoś, kto połączyłby tę funkcję z funkcją Webmastera. Pan Michael Bloch zakończy współpracę z nami z końcem tego roku i zdecydował, że przeniesie się do Kolonii, i obecnie analizujemy sytuację. Strona internetowa zostanie zmieniona w taki sposób, aby była ona bardziej interaktywna. Uważamy, ze nasza strona internetowa powinna być głównym narzędziem promocji epi wśród naszych członków i w związku z tym staramy się poprawić kontakty online. W ciągu miesiąca listopada, spotkamy się z Komisją Wydawniczą w celu przejrzenia zawartości naszej strony internetowej. 3. Elektroniczny system zgłoszeń. Rozpoczynamy badanie możliwości wprowadzenia elektronicznego systemu zgłoszeń dla korespondencji epi. Obecnie są dostępne przyjazne dla użytkowników systemy, które mogą być łatwo zaimplementowane i przez to umożliwiające łatwy dostęp do dokumentów Takie systemy ułatwiają gromadzenie i przechowywanie dokumentów oszczędzające czas i miejsce. 4. Personel. Mamy dobry personel obecnie pracujemy nad zbudowaniem zespołu. W sekretariacie pojawiało się klika nowych osób i naturalnie przechodzimy przez okres adaptacji i zdefiniowania obowiązków. 5. DoE [Dyrektor ds. Szkoleń]. Została podpisana umowa z Dyrektorem ds. Szkoleń, p. Karlem Rackette, który w praktyce objął swoje obowiązki od 1 lipca 2011 r. 6. DoCC [Dyrektor – Koordynator Prawny]. Najbardziej odpowiedni tytuł dla tego stanowiska stanowi, w naszej opinii, Koordynator Prawny lub Doradca Prawny. Kandydaci, którzy zostali nam wskazani nie spełniali oczekiwanych przez nas warunków. Niemniej jednak wierzymy, że w czasie pierwszego kwartału 2012 r. wyszukamy naszego Koordynatora Prawnego. 7. Przynależność do epi. Według stanu na dzień 2 listopada 2011 r. , lista profesjonalnych pełnomocników zawiera ogółem 10391 członków. 8. Następne spotkania planowane dla Zarządu [Board] i Rady [Council]: Po dokonaniu dogłębnej analizy wcześniejszych spotkań Zarządu i Rady, chcielibyśmy zaproponować następujący kalendarz (wciąż oczekujemy potwierdzenia w kilku przypadkach): Zarząd: 87-te 88-me 89-te – Istambuł, Turcja – październik 2012 – oczekujemy potwierdzenia – Sztokholm, Szwecja – marzec – 2013 – oczekujemy potwierdzenia – Ryga, Łotwa – wrzesień 2013 Rada: 72-gie 73-cie 74-te 75-te – Bukareszt, Rumunia – 21 kwietnia 2012 – Drezno, Niemcy – październik/listopad 2012 – Wiedeń, Austria – kwiecień 2013 – oczekujemy potwierdzenia – Stuttgart, Niemcy – październik/listopad 2013 Słowa przeprosin musimy przekazać do naszych greckich kolegów, z uwagi na ich propozycję zorganizowania w 2012 roku wiosennego spotkania Rady. Jednakże, z uwagi na okres niepewności, który trwa obecnie w Grecji, podjęliśmy wspólnie decyzję, że nie byłoby wskazane organizowanie w 2012 r. spotkania Rady w Atenach. Spotkanie zostało odwołane bez ponoszenia kosztów i obiecaliśmy powrót do Aten, mamy nadzieję, tak szybko, jak tylko sytuacja w Europie będzie rozwiązana. Spotkanie zostanie prawdopodobnie zaplanowane w roku 2014/2015 r. Nasze podziękowania są także należne naszym rumuńskim kolegom, którzy uprzejmie wyszli naprzeciw naszej prośbie. Joao Pereira de Cruz