Harmonogramy księgowań

Obszar Księga Główna
Harmonogramy księgowań
Instrukcja użytkownika
Spis treści
SPIS TREŚCI .................................................................................................................................................................................... 2
NAWIGACJA PO SYSTEMIE ........................................................................................................................................................ 3
1.
Podstawowa nawigacja po systemie ..................................................................................................................................... 3
OPERACJE ....................................................................................................................................................................................... 6
2.
2.
Harmonogramy Księgowań .................................................................................................................................................. 6
Utworzenie Harmonogramu Księgowań ............................................................................................................................... 8
Nawigacja po systemie
1. Podstawowa nawigacja po systemie
W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą:
• myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy
na wybranym polu,
• poleceń podręcznego menu rozwijalnego,
• przycisków paska narzędzi,
• klawiatury.
W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu
i sposoby ich wykonania:
Nazwa operacji
Klawisz
Przycisk
narzędzi
Polecenie menu
podręcznego
Przejście do następnego pola
[Tab], [Enter]
-
Pole>Następne
Przejście do poprzedniego pola
[Schift+Tab]
-
Pole>Poprzednie
Przejście do następnego bloku
[Ctrl+Page Down]
Blok>Następny
Przejście do poprzedniego bloku
[Ctrl+Page Up]
Blok>Poprzedni
Poruszanie się wewnątrz pola
Klawisze
kierunkowe
-
-
Poruszanie się w liście wyboru
Klawisze
kierunkowe
↑↓
-
-
-
-
Przejście na
zapisu w polu
początek/koniec [Home]/[End]
Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie
polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza.
Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie
objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również
przy pomocy skrótów klawiszowych.
Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi:
3
Zachowaj [F10]
Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza.
Wstaw rekord [F6]
Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi.
Usuń rekord [Shift+F6]
Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić
polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim
inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy.
Wyczyść
[Shift+F4]
rekord Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych
z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie
automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami.
Kopiuj rekord [F4]
Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku.
Kopiuj pole [F3]
Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie
danego bloku.
Wprowadź zapytanie
[F7]
Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić
warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie
wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne:
% - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak.
Wykonaj zapytanie
[F8]
Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje
je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu.
Zlicz rekordy zapytania Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę
[Shift+F2]
w pasku komunikatów.
4
Poprzedni blok
[Ctrl+Page Up]
Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku.
Następny blok
[Ctrl+Page Down]
Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce.
Pierwszy rekord
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich
odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.
Poprzedni rekord []
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich
odczytanych przez zapytanie do bazy.
Następny rekord []
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich
odczytanych przez zapytanie do bazy.
Ostatni rekord
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich
odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.
Edytor tekstu
Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu.
Informacje dodatkowe
Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku,
który te operacje wykonał.
Pola definiowalne
Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na
formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku.
Filtr
Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS.
Sortowanie
Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS.
Raporty użytkownika
Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu,
jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia.
Pomoc [F1]
Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól.
Wyjście [Ctrl+q]
Zakończenie pracy w aktywnym formularzu.
Lista wartości [F9]
Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja
o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor
znajduje się w polu z listą.
5
Operacje
2.
Harmonogramy Księgowań
Użytkownik ma możliwość tworzenia dowolnych harmonogramów księgowań, które służą do
przeksięgowywania Rozliczeń Międzyokresowych Kosztów. Bardzo korzystnym jest fakt, iż harmonogramy
mogą być tworzone automatycznie z modułu Należności Zobowiązania. Harmonogram składa się z
następujących elementów:
•
numeru dokumentu
•
daty dokumentu - domyślnie datą tą jest data systemowa;
•
kwoty - jest to całkowita kwota harmonogramu przewidziana do rozharmonogramowania na
poszczególne raty (w przypadku tworzenia harmonogramu z poziomu NZ proponowaną kwotą
jest kwota brutto dokumentu pomniejszona o odliczony VAT);
•
liczby rat;
•
opis raty – czego dotyczy dana rata;
•
akcji – jest to skrót opisujący rodzaj operacji, jaka ma być automatycznie wykonana przez
harmonogram. Dostępne są następujące akcje:
6
PTK
–
Pytaj, twórz, księguj,
PTW
–
Pytaj, twórz, weryfikuj,
PT
–
Pytaj, twórz,
TK
–
Twórz, księguj,
TW
–
Twórz, weryfikuj.
Akcja P (Pytaj) -
oznacza, iż
z nadejściem
planowanego terminu wykonania
operacji
przewidzianej w harmonogramie w momencie uruchomienia Księgi Głównej użytkownik zostanie
poinformowany o planowanej akcji harmonogramu i zapytany, czy ma ona zostać wykonana. W przypadku
braku zgody na wykonanie akcji, podczas powtórnego uruchamiania KG system będzie ponawiał zapytanie,
aż do momentu wykonania akcji.
Akcja T (Twórz)
- oznacza, że system tylko utworzy dowód księgowy o numerze wg
poniższego wzorca: symbol_rejestru / nr_harmonogramu / liczba_porządkowa_raty
Akcja K (Księguj)
- oznacza, że po utworzeniu dowodu zostanie on zaksięgowany
Akcja W (Weryfikuj) - oznacza, że po utworzeniu dowodu zostanie on poddany weryfikacji.
użytkownik uprawniony – nazwa użytkownika któremu podczas uruchamiania KG zostanie
wyświetlony komunikat o ewentualnej planowanej akcji harmonogramu.
Podczas automatycznej generacji terminów harmonogramu kwota raty obliczana jest poprzez
podzielenie całkowitej kwoty harmonogramu przez liczbę rat, przy czym pierwsza rata jest ratą
dopełniającą.
7
2. Utworzenie Harmonogramu Księgowań
Lista Czynności:
Użytkownik po zalogowaniu się do systemu, przechodzi do modułu NZ
Dokumenty
Zobowiązania
Następnie odnajduje dokument dla, którego chcemy wygenerować harmonogram księgowań (wybrałam
jeden przykładowy dokument na bazie testowej). Przechodzimy na zakładkę [Dekrety], następnie
ustawiając się kursorem na dowolnym koncie księgowym, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy
operację „Uruchom harmonogramy”
8
Wywołanie operacji przeniesie użytkownika do nowego bloku, gdzie należy uzupełnić pola do
wygenerowania harmonogramu.
Użytkownik musi uzupełnić następujące pola:
- liczba rat – wpisujemy ręcznie liczbę rat np. 24
- rodzaj dokumentu – wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9,
najczęściej będzie wybierany dokument PK
- akcję - wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9
- Konto WN - wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9
- Konto MA - wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9
- można również wskazać uprawnionego użytkownika, którego wybieramy z dostępnej listy po dwukliku lub
poprzez wywołanie listy klawiszem F9. Uprawnionemu użytkownikowi zostanie wyświetlony komunikat o
ewentualnej planowanej akcji harmonogramu
9
Po uzupełnieniu w/w pól naciskamy [Generuj terminy]. Pojawi się komunikat z zapytaniem czy chcemy
utworzyć harmonogramy, co potwierdzimy naciskając [TAK]
W tabeli „Terminy harmonogramu” użytkownik zobaczy wszystkie utworzone terminy zgodnie z ilością rat
wskazywaną w polu „Liczba rat”
W ostatnim kroku użytkownik musi nacisnąć przycisk [Wykonaj akcję], który stworzy odpowiednią akcję
dla wygenerowanego harmonogramu księgowań.
10
Wykonanie akcji potwierdzamy wyborem [TAK] dla komunikatu „Czy rzeczywiście wykonać akcję PT”.
Pojawia się komunikat informujący użytkownika, że dowód został pomyślnie utworzony.
Użytkownik w momencie uruchomienia Księgi Głównej zostanie poinformowany o planowanej akcji
harmonogramu i zapytany, czy ma ona zostać wykonana. W przypadku braku zgody na wykonanie akcji,
podczas powtórnego uruchamiania KG system będzie ponawiał zapytanie, aż do momentu wykonania akcji
(do momentu gdy użytkownik nie naciśnie przycisku TAK dla pojawiającego się komunikatu).
Utworzony dokument będzie można zobaczyć z poziomu KG
Księguj
Księgowanie.
Jeśli nie zapamiętało się całego numeru, można próbować wyszukać np. podając w polu „Nazwa dok.” sam
początek numeru czyli PK/ZD%
11
Ponieważ dla przykładowego harmonogramu została wybrana akcja twórz i pytaj, to dokument został tylko
utworzony, nie będzie on zatwierdzony.
Harmonogramy będą tworzone automatycznie dla każdego miesiąca zgodnie z ilością podanych rat.
Również automatycznie będą generowane komunikaty pytające o dokument harmonogramu zgodnie z
wybraną akcją (czyli będzie pytał o jego utworzenie, weryfikację czy zaksięgowanie).
12