Wodzisław Śl. 23.09.2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE o

Wodzisław Śl. 23.09.2015 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartość kwoty 30 000 euro zgodnie z art. 4
pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
1. Zamawiający
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji „CENTRUM”
ul. Bogumińska 8
44-300 Wodzisław Śląski
Tel. 32 4551519
Email : [email protected]
NIP : 647 22 08 194
2. Postanowienia ogólne
 Zgodnie z przepisem art.4 pkt. 8 ustawy z dnia 20 stycznia 2004 „Prawo
zamówień publicznych” do postępowania nie stosuje się przepisów niniejszej
ustawy. Wartość zamówienia nie przekracza kwoty 30 000 euro.
 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania
bez podania przyczyny.
3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi
Klienta dla zadania inwestycyjnego „Przebudowa basenu MOSiR w dzielnicy Wilchwy w
Wodzisławiu
Śląskim
–
infrastruktura
aktywnych
form
turystyki”.
Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejska z Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Śląskiego na lata 2007 – 2013.
Oczekiwania zamawiającego:
Dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta zgodnego z
wymaganiami stawianymi w Załączniku nr 2 niniejszego Zapytania Ofertowego.
Gwarancja – minimum 36 miesięcy.
4. Termin wykonania zamówienia.
10 października 2015 r.
5. Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy sporządzić na formularzu oferty załączonym do niniejszego zapytania.
6. Miejsce oraz termin składania ofert
 Oferta powinna być przesłana na druku załączonego formularza za
pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: [email protected] llub
dostarczona osobiście do MOSiR „CENTRUM” w Wodzisławiu Śląskim, ul.
Bogumińska 8, 44-300 Wodzisław Śl. do dnia 28.09.2015 r., do godz. 12.00
 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
 Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją
ofertę.
 W toku sprawdzania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów
wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
7. Ocena ofert
 Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, który spełni wszystkie wymogi
zawarte w zapytaniu ofertowym oraz którego oferta zostanie uznana za
najkorzystniejszą (najniższa cena ofertowa)
8.
Płatność :
30 dni od daty otrzymania Faktury VAT
Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu 32 4551519 oraz adresem
email: [email protected]
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTY
dot. Dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta zgodnego z wymaganiami
stawianymi w Załączniku nr 2 Zapytania Ofertowego.
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 22.09.2015 r. składam ofertę na :
dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta dla zadania inwestycyjnego
„Przebudowa basenu MOSiR w dzielnicy Wilchwy w Wodzisławiu Śląskim –
infrastruktura aktywnych form turystyki”.Projekt współfinansowany jest przez Unię
Europejska z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007 – 2013.
1. Nazwa: …………………………………………………………………………………………
Adres :………………………………………………….………………………………………..
Telefon do kontaktu w sprawie oferty: …………………………………………………………
Adres e-mail do kontaktu w sprawie oferty:……………………………………………………
Całkowite wynagrodzenie brutto
Gwarancja ……………………………………………..
…………..…….…PLN
1. Oświadczam, iż zapoznałem się z warunkami zamówienia i przyjmuję je bez zastrzeżeń,
a przedmiot oferty jest zgodny z przedmiotem zamówienia.
………………………………………………………………..………….
(czytelny podpis Wykonawcy/Wykonawców)
Załącznik nr 2.
Wymagania funkcjonalno-techniczne wobec oprogramowania ESOK
1.
Zastosowana technologia informatyczna i Interfejsu Użytkownika – GUI +
WIMP
Program powinien wykorzystywać Graficzny Interfejs Użytkownika (GUI) wykonany
zgodnie z technologią WIMP (z ang. WIMP (Windows Icons Mice Pull-down menus - okna,
ikony, myszy i rozwijalne menu) technika prezentacji poleceń lub plików za pomocą okien,
piktogramów i rozwijalnych menu, z wykorzystaniem myszy).
Wszystkie funkcje programu powinny być dostępne dla użytkownika przez wybór
odpowiadających ikon lub elementów graficznych. Wybór tych elementów powinien
następować zarówno myszką jak i w technologii touch, czyli za pomocą ekranu dotykowego
– elementy graficzne i ikony powinny mieć odpowiednią wielkość i usytuowanie na ekranie,
aby umożliwić ich pewne uruchomienie przez dotyk palca.
Oprogramowanie nie powinno wymagać używania jakichkolwiek skrótów klawiaturowych.
Rozwiązanie GUI+WIMP umożliwia znaczne przyśpieszenie obsługi klienta, gdyż
współdziałanie z takim interfejsem aplikacyjnym jest naturalne dla człowieka; rozwiązanie
eliminuje liczbę pomyłek z powodu wybrania błędnego skrótu klawiaturowego, odciąża
użytkownika i zmniejsza jego zmęczenie podczas pracy.
System powinien funkcjonować z wykorzystaniem komputerów PC i urządzeń peryferyjnych
(monitory, drukarki) dostępnych w bieżącej sprzedaży w ogólnie dostępnych sklepach
komputerowych.
System powinien obsługiwać drukarki fiskalne min 2 producentów.
System powinien obsługiwać do wydruku faktur i innych dokumentów dowolne, dostępne na
rynku drukarki laserowe i atramentowe.
2.
Technologia obsługi klienta
W celu przyśpieszenia obsługi klienta program powinien automatyzować czynności związane
z bieżącą obsługą – procesu rozpoczęcia sprzedaży, wyboru typu biletu, wyboru cenników,
zakończenia i rozliczenia sprzedaży.
Program powinien automatycznie otwierać okno transakcji, po przyłożeniu do czytnika
transponderów paska transponderowego lub karty klienta:
- w zależności od tego czy transponder jest „wolny”, czy jest do niego przypisany klient,
program otwiera automatycznie okno transakcji „wejście” lub „wyjście”
- przyłożenie do czytnika karty klienta, który posiada aktualne rezerwacje usług otwiera okno
transakcji obsługującej wejście na zajęcia rezerwowane
- wybór rodzaju biletu dla klientów obsługiwanych w jednej transakcji wejściowej (np.
rodziny) powinien być konieczny jeden raz dla całej transakcji, bez konieczności wyboru
rodzaju biletu przy dodawaniu nowego paska do takiej transakcji, chyba, że spowodowane
jest to koniecznością zastosowania innej taryfy.
Program powinien automatycznie dobierać do danego typu biletu jego cenę, na podstawie
cennika obowiązującego na moment transakcji, bez konieczności wyboru cenny przez
użytkownika
Oprogramowanie powinno być obsługiwać urządzenia samoobsługowego wejścia/wyjścia
klienta, takie jak: kasy samoobsługowe, automaty wydające opaski transponderowe, automaty
sprzedające towary, automaty bezobsługowego wyjścia z obiektu
3.
Typy biletów, cenniki, kalendarze cen i harmonogramy cenników
Program powinien umożliwiać samodzielne definiowanie przez użytkownika rodzajów
biletów, cenników, kalendarzy i harmonogramów.
Dla każdego z rodzaju biletów powinna być możliwość niezależnego definiowania czasu, za
jaki pobierana jest cena – np. bilety półgodzinne, 2 godzinne, 6-cio godzinne itp.
Dla każdego rodzaju biletu powinna być możliwość niezależnego definiowania czasu
bezpłatnego – wykorzystywanego na przebranie się oraz czynności obsługi klienta.
Dla każdego rodzaju biletu powinna być możliwość definiowania harmonogramu zmiany
ceny w układzie trójwymiarowym, „przedział dat-dzień tygodnia-godzina”, z możliwością
przypisania min 5 cen, zmieniających się w układzie dzień-godzina. Ilość harmonogramów
dla dengo rodzaju biletów powinna być nieograniczona. Np.
- bilet normalny w okresie 1 06 do 30 09, od pon. do pt., godz. 6:00 do 9:00 cena A – 8 zł
- bilet normalny w okresie 1 06 do 30 09 , od pon. do pt., godz. 9:00 do 22:00 cena B – 12 zł
- bilet normalny w okresie 1 10 do 31 12 , od pon. do pt., godz. 9:00 do 22:00 cena B – 10 zł
Definiowanie harmonogramów zmiany cen powinna odbywać się w formie graficznej
Dla każdego rodzaju biletów powinna być możliwość definiowania uprawnień klienta, w tym
zakres dostępu do stref obiektu (np. basen+SPA, tylko basen, tylko SPA), możliwość
korzystania z sprzedaży bezgotówkowej (Bar, automaty samoobsługowe do napojów, usługi
dodatkowe np. masaż), dopuszczalna kwota zakupów w barze, zakupów usług dodatkowych
Ilość możliwych do zdefiniowania rodzajów biletów powinna być nieograniczona
Program powinien umożliwiać wybór różnych rodzajów płatności za usługi w tym: gotówka,
karta prepaidowa, karta rabatowa, voucher, karta bankowa, przelew, płatność on-line (przez
Internet), gratis.
4.
System rabatów, promocji, voucherów, punktów lojalnościowych, gratisów
Program powinien umożliwiać definiowanie automatycznie przydzielanych rabatów.
Rabaty powinny być przydzielane przez system po spełnieniu przez transakcję lub klienta
zdefiniowanych w systemie warunków, co najmniej takich jak: przekroczenie ilości
zakupionych usług w jednej transakcji, przekroczenie kwoty jednej transakcji, przekroczenie
łącznych kwot transakcji w zadanym czasie, zgromadzenie przez klienta danej liczny
punktów lojalnościowych.
Program powinien obsługiwać system voucherów – bonów, wykorzystywanych do opłaty za
usługi.
Użycie vouchera do opłaty za transakcję powinno być możliwe po pozytywnym
potwierdzeniu, że kod vouchera znajduje się w bazie kodów voucherów
Program powinien prowadzić system lojalnościowy, polegający na przydzielaniu klientom
punktów lojalnościowych w zależności od kwot transakcji.
System lojalnościowy powinien umożliwiać definiowanie progów ilości punktów, których
przekroczenie wiąże się z wykonaniem przez system określonych czynności np.
powiadomieniem użytkownika o takim fakcie, przydzieleniem rabatu procentowego na
usługi, doładowaniem karty klienta określoną kwotą pieniężną, przyznaniem gratisu.
5. Klienci – konta, komunikacja z klientem
Program powinien umożliwiać zakładanie kont klientom, gromadzących dane klienta,
informacje o jego transakcjach, punktach lojalnościowych, aktywnościach na obiekcie.
W przypadku gdy gromadzone dane tworzą zbiór danych osobowych, program powinien
zapewniać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Program powinien zapewniać możliwość grupowania klientów w grupy targetowe
Programy powinien dostarczać funkcjonalności komunikacji z klientem poprzez możliwość
wysyłania z oprogramowania ESOK do klienta wiadomości e-mail np. w tym także maili
zbiorowych np. z ofertami promocyjnymi
Program powinien umożliwiać przekazywanie pomiędzy użytkownikami wewnętrznych
wiadomości. Wiadomości powinny mieć możliwość przypisywania do danego klienta, tak by
pojawiały się na ekranie w momencie obsługi oznaczonego klienta.
6. Karty rabatowe, karty VIP, karty rezerwacji, karty ilościowe.
Program powinien zapewniać obsługę kart transponderowych o różnorakich funkcjach
niezbędnych w procesie obsługi sprzedaży i wspomagania lojalności klienta, w tym co
najmniej:
- karta prepaidowa – umożliwiająca klientowi wpłatę określonej kwoty na konto karty i
możliwość bezgotówkowego opłacania nią usług do wysokości salda na koncie, z
możliwością udzielenia bonifikaty w zależności od wysokości kwoty oraz z możliwością
debetu do ustalonej wysokości. Jednym z rodzajów powinna być tzw karta VIP umożliwiająca
w okresie obowiązywania zapłatę za usługi bez limitu wysokości
- karta rabatowa – umożliwia klientowi uzyskanie rabatu przy zakupie usług. Karta powinna
mieć możliwość określenia stref obiektu, usług, których rabat dotyczy, wysokości rabatu i
okresu obowiązywania karty
- karta rezerwacji – umożliwiająca identyfikację klienta w procesie sprzedaży i
wykorzystywania zajęć na które obowiązują rezerwacje
- karta ilościowa – identyfikująca klienta w procesie sprzedaży i wykorzystania usług
rozliczanych za ilość wejść, np. 10 wejść do sauny
Program powinien umożliwiać integracji wszystkich w/w usług na jednej karcie (fizycznej)
Program powinien zapewniać że wszelkie czynności związane z definiowaniem kart i
określaniem ich parametrów są wykonywane samodzielnie przez użytkownika bez
konieczności działania ze strony producenta/serwisanta oprogramowania.
W przypadku wieoobiektowości wszystkie karty powinny funkcjon0wać na każdym z
zarządzanych obiektów (dane o kartach składowane są wyłącznie na centralnym serwerze
systemu)
7. Powiązania z obiektem
Dla zapewnienia możliwości przyszłej rozbudowy system powinien współpracować z
systemem elektronicznych zamków szafkowych, w tym także bateryjnych.
System powinien zapewniać co najmniej: system zamków pracujący w trybie wolnego
wyboru (klient wybiera sobie sam dowolną, wolną szafkę), prezentacji na ekranie aplikacji
ESOK informacji o przypisaniu transpondera do konkretnej szafki (wyświetlany numer szafki
do jakiej był/jest przypisany transponder po jego odczytaniu na czytniku), informacji czy
dana szafka jest w stanie zamkniętym, czy otwartym. W przypadku zamków bateryjnych
także o stanie baterii.
8. Obsługa sprzedaży towarów i usług
Oprogramowanie powinno umożliwiać sprzedaż towarów i usług dodatkowych
Oprogramowanie powinno zapewniać gospodarkę magazynową co najmniej w zakresie
prowadzenia magazynu głównego z aktualizacją jego stanu po transakcjach sprzedaży,
rozliczaniem dostaw i zmianą cen.
11. Administracja systemem
Wszystkie czynności związane z bieżącym działaniem obiektu, w tym dodawania nowych
użytkowników, nadawanie im uprawnień powinny być dostępne dla użytkownika o
odpowiednich uprawnieniach, bez konieczności czynności wykonywanych przez serwis
producenta/dostawcy
System powinien zapewniać funkcjonalność wieloobiektowości – możliwość obsługi w
zakresie administracji i sprzedaży usług wielu obiektów z jednego miejsca – jednej aplikacji,
bez konieczności dokonywania czynności przełączających źródło danych.
System powinien posiadać funkcjonalność rejestracji zdarzeń systemowych i aktywności
użytkowników, obejmującą wszystkie istotnych czynności wykonywane przez użytkownika w
systemie.
System powinien zapewniać funkcjonalność zdalnego dostępu serwisowego, z możliwością
przejęcia pulpitu komputera użytkownika przez serwis i możliwością dialogi (chat)
Połączenie serwisowe powinno być realizowane przez kanały całkowicie szyfrowane.
12. Statystyki, raporty graficzne i informacje na obiektowej stronie www
Oprogramowanie powinno zapewniać dostęp do danych statystycznych gromadzonych przez
system zarówno w formie tabelarycznej, jak i wykresów graficznych.
Wydajność bazy danych powinna zapewniać dostęp do danych z czasu co najmniej 24
miesięcy wstecz.
System powinien zapewniać przekazywanie danych ilościowych do systemów zewnętrznych
np. informacje o aktualnych frekwencjach w poszczególnych strefach obiektu, dla
umieszczenia jej na stronie www obiektu, oraz informacje o fiskalnych raportach dobowych
dla kontroli kasowej.
13. Otwartość systemu
Dla zapewnienia możliwości przyszłej rozbudowy dostawca systemu powinien
udostępnić użytkownikowi protokoły wymiany danych pomiędzy częścią centralną
systemu a sterownikami wejść/wyjść, tak aby możliwa była bezproblemowa integracja w
systemie urządzeń przez innych dostawców (późniejszy zakup bramek, czytników
transponderów itp.).
PROJEKT UMOWY :
Umowa Nr …………………
zawarta dnia ………………….. r w Wodzisławiu Śląskim, pomiędzy:
Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji Centrum w Wodzisławiu Śląskim, ul.
Bogumińska 8, 44-300 Wodzisław Śląski,
reprezentowanym przez:
Dyrektora - Bogdana Bojko
zwanym dalej „Zamawiającym”
a ……………………………………………………………………………….....
reprezentowanym przez :
……………………………………………………………………………………
NIP
zwanym dalej „Wykonawcą”
§1
1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi określonej w
zapytaniu ofertowym.
2.Wykonawca oświadcza, że usługa o której mowa w § 1 obejmuje:
- Licencje oprogramowania ( do 10 użytkowników )
- Czytnik nabiurkowy do transponderów
- Szuflada kasowa
- Zasilacz awaryjny
- Drukarka laserowa
- Komputer z ekranem dotykowym
- Drukarka fiskalna
- Pasek transponderowy z miejscem na montaż kluczyka – 100 szt.
- Instalacja oprogramowania
- Szkolenie pracowników
§2
Termin wykonania usługi: do dnia 10 października 2015 r.
§3
1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy z należytą starannością i
zgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu ofertowym .
2. Na wdrożony system wykonawca udzieli zamawiającemu min.3 letniej gwarancji.
3. Do kontaktów i przekazywania wzajemnych uwag wynikających z realizacji niniejszej
umowy ze strony:
a. Zamawiającego - wyznaczony został: Mariusz Blazy , tel. 032 4551519
b. Wykonawcy - wyznaczony został: …………………………………………,
§4
Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia kwotę
……………brutto (słownie: …………………………………………………………………
).
1. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie faktury wystawionej
po jego wykonaniu i odebraniu robót przez Zamawiającego bez usterek.
2. Termin płatności faktury ustala się na 14 dzień od daty jej otrzymania. Płatność nastąpi
przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze. Za termin zapłaty ustala się dzień
obciążenia rachunku Zamawiającego.
3. W przypadku opóźnienia w zapłacie należności, Zamawiający zapłaci odsetki ustawowe
za każdy dzień zwłoki.
4. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towaru i usług VAT:
Wykonawca NIP
Zamawiający NIP:
647-22-08-194
Zamawiający REGON: 270505386
5. Zamawiający upoważnienia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez podpisu
Zamawiającego.
§5
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn nie
zależnych od Zamawiającego w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto.
§6
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu
Cywilnego.
§7
Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonywane pod rygorem nieważności jedynie
w formie pisemnej, z podpisami upoważnionych przedstawicieli obu stron.
§8
Sprawy sporne mogące wyniknąć na tle wykonania niniejszej umowy będą rozstrzygane
przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§9
Umowa zostaje spisana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze
stron.
Zamawiający:
Wykonawca: