Sodexo Polska - Platforma zakupowa

Ogólne Warunki Zakupu Towarów Żywnościowych.
Niniejsze Ogólne Warunki Zakupu Usług („OWZ”) mają zastosowanie do wszystkich
zamawianych przez Sodexo towarów, chyba że Strony pisemnie postanowią inaczej.
Niniejsze OWZ stosuje się do każdego złożonego przez Sodexo
zamówienia/umowy/specyfikacji, etc. („Umowa”). W przypadku jakichkolwiek
rozbieżności pomiędzy postanowieniami OWZ a postanowieniami Umowy
postanowienia Umowy będą miały pierwszeństwo.
Przez „Sodexo” rozumie się spółkę Sodexo Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st.
Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
pod nr KRS 0000084091, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości 6 764 300 00
PLN, numer NIP: 118-00-38-498.
1.
Zasady Ogólne.
1.1.
Zawarcie umowy na dostawę towarów, odbywa się wyłącznie na
podstawie odrębnej Umowy.
1.2.
Dostawca oświadcza, że zapoznał się z oczekiwaniami,
okolicznościami i zakresem zapotrzebowania Sodexo na dostawę towarów, posiada
odpowiednie doświadczenie, środki, potencjał techniczny i kadrowy oraz jest
przygotowany organizacyjnie do dostawy Towarów, a jako profesjonalny
przedsiębiorca zobowiązuje się wykonać umowę z zachowaniem zawodowego
charakteru prowadzonej działalności i z najwyższą starannością.
1.3.
Dostawca oświadcza, że wszystkie osoby wyznaczone przez niego do
realizacji Zamówienia będą posiadały odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie,
przeszkolenia, w tym w szczególności w zakresie BHP, jak również uprawnienia
wymagane przepisami prawa i wymagane badania lekarskie oraz zobowiązuje się
udostępnić na wniosek Sodexo stosowne dokumenty do wglądu.
1.4.
Dostawca zapewnia dostawę towarów najwyższej jakości oraz zgodnie
z zapotrzebowaniem Sodexo przez cały okres trwania współpracy oraz zobowiązuje
się podejmować na własny koszt wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia
powyższego.
1.5.
Jeżeli wystąpi ryzyko, że Dostawca nie będzie mógł dostarczyć
towarów na warunkach i w terminach określonych w Umowie, Dostawca
niezwłocznie poinformuje o tym Sodexo i w każdym czasie zobowiązuje się
podejmować wszelkie odpowiednie kroki zmierzające do dostawy towarów zgodnie z
Umową.
1.6.
Sodexo zamawia towary jedynie określone w załączniku do Umowy.
Jakiekolwiek zmiany w zakresie towarów określonych w załączniku wymagają zgody
Sodexo lub osób wyznaczonych przez Sodexo do wykonywania Umowy. Dostawca
nie będzie sprzedawał oraz dostarczał towarów innych niż określone w załączniku do
Umowy lub każdorazowo uzgodnione z Sodexo.
1.7.
Przedstawicielami Sodexo w zakresie współpracy (tj. zamawiania i
odbioru towarów)
pomiędzy Sodexo a Dostawcami będą menadżerowie
poszczególnych Restauracji lub szefowie kuchni w każdej z tych Restauracji (dalej:
„Przedstawiciele Sodexo”). Przy czym Przedstawiciele Sodexo nie są upoważnieni do
zamawiania na rzecz Sodexo jakichkolwiek innych towarów, niż określone w
załącznikach do Umowy. Przedstawiciele Sodexo nie są uprawnieni do zmiany
asortymentu towarów określonego w Umowie. Jakiekolwiek odmienne oświadczenia
w powyższym zakresie uważa się za nieważne.
2. Gwarancja należytej Jakości Towarów.
2.1
Dostawca oświadcza, że dostarczane towary stanowią jego własność i
nie są obciążone prawami osób trzecich oraz, że posiadają wszelkie atesty, certyfikaty
jakości i zezwolenia, określone w Załączniku do Umowy, o ile są one wymagane
zgodnie z przepisami prawa.
2.2
W braku posiadania powyższych dokumentów lub zaniedbania
obowiązku ich aktualizacji Sodexo będzie uprawniony do żądania zapłaty przez
Dostawcę kary umownej zgodnie z treścią Umowy.
3. Zobowiązania Dostawcy.
3.1.
W szczególności, w celu realizacji Umowy, Dostawca zobowiązuje się:
a) przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących warunków
higienicznych oraz sanitarnych w zakresie sposobu i zasad przygotowywania,
pakowania, przechowywania i transportu towarów dostarczanych na podstawie
Umowy;
b) zapewnić, że towary dostarczone przez Dostawcę będą spełniały wszystkie
warunki określone obowiązującymi przepisami prawa i odpowiednimi normami;
c) zapewnić, że pojazdy używane do transportu towarów dostarczanych zgodnie z
Umową, będą sprawne technicznie oraz będą spełniały wszelkie odpowiednie
normy higieniczne i sanitarne, w tym Dostawca zapewnia podczas transportu
wymaganą przepisami prawa temperaturę w odniesieniu do każdego
dostarczonego towaru, a w szczególności produktów świeżych i mrożonych;
d) zagwarantować w odniesieniu do dostarczanych towarów liczbę dni przydatności
do spożycia, możliwą do przyjęcia wg charakterystyk danego towaru - towary o
ograniczonym okresie przydatności do spożycia dostarczone będą niezwłocznie po
wyprodukowaniu, a w każdym razie nie później niż przed upływem 20% okresu
przydatności do spożycia;
e) oznakować dostarczane towary w sposób wymagany obowiązującymi przepisami
prawa, w tym na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i
Rozwoju Wsi w sprawie znakowania środków spożywczych z dnia 10 lipca 2007r.
(Dz. U. z 2007 r. Nr 137, poz. 966, z późn. zm.);
f) udokumentować pochodzenie surowców zwierzęcych i roślinnych oraz wszelkich
substancji dodatkowych użytych do produkcji dostarczanych towarów oraz na
żądanie Sodexo niezwłocznie udostępnić dokumenty w powyższym zakresie;
g) zapewnić maksymalne ograniczenie wykorzystania surowców i produktów
roślinnych zawierających pozostałości środków ochrony roślin, produktów
pochodzenia zwierzęcego zawierających niedopuszczalne pozostałości hormonów
i/lub antybiotyków, jak również substancji chemicznych wykorzystanych do
konserwowania podczas transportu oraz magazynowania dostarczanych towarów;
h) zapobiegać obecności ciał obcych w dostarczanych towarach - za ciało obce
Strony uważają każdy element, który znalazł się przypadkowo lub celowo w
towarze i który nie jest elementem tego towaru;
i) na każde wezwanie Sodexo, umożliwić upoważnionym przez Sodexo osobom, raz
w roku sprawdzenie warunków w jakich odbywa się produkcja, przechowywanie
oraz transport dostarczanych towarów, sposobu opakowania towarów, a także
przedstawić dokumenty w powyższym zakresie oraz na żądanie Sodexo złożyć
odpowiednie wyjaśnienia na piśmie. Ponadto Dostawca zobowiązuje się do
umożliwienia Sodexo lub podmiotom do tego upoważnionym przez Sodexo do
dokonania raz w roku u Dostawcy audytu w zakresie produkcji, magazynowania,
transportu towarów; audyt taki będzie przeprowadzany przez niezależne
laboratorium wskazane przez Sodexo, posiadające odpowiednie uprawnienia, raz
w roku na koszt Dostawcy;
j) Dostawca zobowiązuje się do przedstawienia 2 razu w roku na wniosek Sodexo
aktualnych wyników badań mikrobiologicznych i fizykochemicznych produktów
dostarczanych do Sodexo , z zastrzeżeniem pkt 3.2. poniżej. Ponadto dla mięsa
surowego i wędlin Dostawca zobowiązuje się przedstawić wyniki badań na
obecność pozostałości antybiotyków i hormonów.
3.1.1.
Sodexo będzie uprawnione do żądania przeprowadzenia na koszt
Dostawcy dodatkowych badań przez niezależne laboratorium posiadające
odpowiednie uprawnienia, o których mowa w pkt 3.1. lit. i) i oraz audytów, o których
mowa w pkt 3.1. lit. j) powyżej, w ilości większej niż dwa razy w roku, w
wyjątkowych sytuacjach (np. zatrucie osób spożywających posiłki przygotowane z
produktów dostarczonych przez Dostawcę) lub w przypadku nie przedłożenia przez
Dostawcę wyników badań/dokumentów zgodnie z pkt 3.1. lit. i) lub j).
3.2.
Koszty badań mikrobiologicznych i fizykochemicznych, o których
mowa w pkt 3.1. j) oraz w pkt 3.2. Umowy ponosi Dostawca, chyba że Strony
postanowią inaczej.
4. Dostawa i terminy.
4.1.1.
Jeżeli Sodexo nie sporządzi planu dostaw (Harmonogram dostaw),
Dostawca zobowiązany jest na warunkach określonych w Umowie dostarczać Sodexo
ilość towarów zgodnie z zapotrzebowaniem Sodexo.
4.2.
W przypadku gdy Dostawca dostarczy towary w ilości większej lub/i
terminie wcześniejszym niż zostało to uzgodnione, Sodexo nie ma obowiązku
przyjęcia dostawy ani zapłaty za dostarczone towary, magazynowania ani
utrzymywania takich towarów, chyba że Strony postanowią inaczej. Sodexo może
zwrócić takie towary Dostawcy i obciążyć go kosztami poniesionymi w związku ze
zwrotem, w innym wypadku Dostawca zobowiązany jest pokryć wszelkie koszty
poniesione przez Sodexo w związku z magazynowaniem i utrzymaniem takich
Towarów.
4.3.
W przypadku opóźnienia w dostawie, które nie zostało zawinione przez
Sodexo, Sodexo ma prawo (i) wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w
całości lub w części w zakresie zakupu danych towarów oraz innych towarów, które
Sodexo nie uznaje już za przydatne ze względu na opóźnienie w dostawie oraz (ii)
dokonać u innych dostawców zakupów towarów o zbliżonych parametrach i
właściwościach. Dostawca odpowiedzialny jest wobec Sodexo za wszelką szkodę
poniesioną w następstwie lub w związku z opóźnieniem w dostawie, w tym w
szczególności Dostawca zobowiązany jest zwrócić Sodexo kwotę różnicy pomiędzy
ceną towarów u Dostawcy a ceną towarów nabytych przez Sodexo u innych
dostawców.
4.4.
Uznaje się, że dostawa nie nastąpiła, zanim towary nie zostaną
dostarczone w całości, zgodnie z Umową lub innymi ustaleniami, wraz ze wszelkimi
specyfikacjami, certyfikatami i dokumentacją wymaganą na podstawie Umowy lub
przepisów prawa.
4.5.
Sodexo nie ma obowiązku przyjęcia dostawy towarów, których
opakowanie wskazuje na możliwość uszkodzenia lub braki ilościowe.
4.6.
Dostawę uważa się za zrealizowaną zgodnie z postanowieniami OWZ i
Umowy wyłącznie w przypadku odbioru zamówionego towaru, bez zastrzeżeń przez
osoby uprawnione zgodnie z postanowieniami Umowy.
5. Ubezpieczenie.
5.1.
Dostawca potwierdza, że posiada i w okresie współpracy zobowiązuje
się utrzymywać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej
działalności gospodarczej. Kopia aktualnej polisy stanowi załącznik do Umowy.
5.2.
Dostawca przedstawi Sodexo aktualną polisę ubezpieczeniową nie
później niż 3 dni po wygaśnięciu poprzedniej. W przypadku nie otrzymanie przez
Sodexo powyższego, Dostawca zapłaci Sodexo karę umowną w wysokości 500 zł
netto, na zasadach określonych w pkt 7 OWZ.
6. Odpowiedzialność dostawcy i podwykonawcy.
6.1.
Dostawca ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub
nienależytego wykonania Umowy na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego.
6.2.
Dostawca może powierzyć wykonanie umowy osobom trzecim
(podwykonawcom) wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Sodexo.
6.3.
Dostawca odpowiada bez ograniczeń za działania lub zaniechania osób
wykonujących Umowę i podwykonawców, tak jak za swoje działania lub zaniechania,
jak również za wszelką szkodę poniesioną przez Sodexo w związku z niewykonaniem
lub nienależytą dostawą towarów.
6.4.
W przypadku nienależytego dostarczenia towarów, zachowując
roszczenia wynikające z przepisów prawa, Sodexo może według własnego uznania, w
ramach Gwarancji Należytej Jakości towarów wezwać do należytego wykonania
umowy wyznaczając termin i określając sposób jej wykonania. Dostawca zobowiązuje
się niezwłocznie przystąpić do dostawy towarów zgodnie z wezwaniem. W przypadku
odmowy lub nieprzystąpienia do wykonania wezwania Sodexo może powierzyć
Dostawę towarów dostawcy zastępczemu na koszt Dostawcy.
6.5.
Akceptacja, w tym odbiór, przez Sodexo towarów lub poszczególnych
jej etapów nie zwalnia Dostawcy z odpowiedzialności wobec Sodexo, w tym
odpowiedzialności z tytułu Gwarancji Należytej Jakości towarów.
6.6.
Strony uzgadniają, że Dostawca nie ma prawa dostarczania Sodexo
towarów, o których mowa w niniejszej Umowie, lub innych znajdujących się w
asortymencie Dostawcy, ani też jakichkolwiek próbek tych towarów bezpłatnie, w
szczególności w ramach prowadzonej przez Dostawcę akcji promocyjnej, chyba, że
osoba uprawniona do reprezentacji Sodexo wyrazi na to uprzednio pisemną zgodę.
6.7.
Dystrybucja przez Dostawcę bezpłatnych próbek towarów w
restauracjach prowadzonych przez Sodexo, a także w innych miejscach, w których
Sodexo świadczy usługi na rzecz swoich klientów, może nastąpić jedynie ma
podstawie pisemnej zgody osoby uprawnionej do reprezentacji Sodexo. Dostawca
obowiązany jest nie podejmować jakichkolwiek czynności polegających na
oferowaniu jakichkolwiek korzyści majątkowych pracownikom zatrudnionym w
którejkolwiek z restauracji prowadzonych przez Sodexo.
7. Kary umowne.
7.1.
W przypadku naruszenia przez Dostawcę jego obowiązków
wynikających z OWZ Dostawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Sodexo kary
umownej w wysokości wskazanej w Umowie w terminie 7 dni od dnia doręczenia
wezwania do zapłaty. W razie wątpliwości uznaje się, że poprzez doręczenie rozumie
się również niepodjęcie przez Dostawcę listu poleconego pomimo dwukrotnej
awizacji pocztowej.
7.2.
Zapłata przez Dostawcę kar umownych określonych w niniejszych
OWZ lub w Umowie nie pozbawia Sodexo prawa do dochodzenia odszkodowania
przewyższającego karę umowną na zasadach ogólnych.
8. Poufność.
8.1.
Jakiekolwiek informacje uzyskane przez Sodexo lub Dostawcę w
ramach prowadzonej współpracy będą utrzymywane w tajemnicy i nie będą
przekazywane przez którąkolwiek ze Stron osobom trzecim. Zobowiązanie to nie
będzie miało zastosowania do informacji, które:
a) są publicznie znane;
b) podlegają ujawnieniu w wykonaniu orzeczenia sądu lub organu administracji
publicznej;
c) podlegają ujawnieniu podmiotom upoważnionym do badania sprawozdań
finansowych Sodexo oraz Dostawcy.
8.2.
Niezależnie od odpowiedzialności na zasadach ogólnych zgodnych z
obowiązującymi przepisami prawa, Sodexo zastrzega sobie prawo rozwiązania
umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku nieuprawnionego
ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę w myśl niniejszego artykułu lub w
przypadku, gdyby Dostawca nie dawał rękojmi zachowania w tajemnicy tych
informacji, zgodnie z postanowieniami tego artykułu.
8.3.
W przypadku naruszenia przez Dostawcę jego obowiązków
wynikających z pkt 8.2. Umowy Dostawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz
Sodexo kary umownej w wysokości 10 % rocznego obrotu netto z Umowy za każdy
taki przypadek naruszenia OWZ.
8.4.
Zapłata przez Dostawcę kary umownej, o której mowa powyżej nie
pozbawia Sodexo prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego
zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych.
9. Siła Wyższa.
9.1.
Wojna, powstanie, strajki powszechne, ogień, katastrofy naturalne oraz
inne podobne zdarzenia będą uważane za zdarzenia Siły Wyższej po warunkiem, iż
takie zdarzenia będą zdarzeniami zewnętrznymi i nieprzewidywalnymi, pozostającymi
poza kontrolą Stron.
9.2.
W przypadku, gdyby wykonanie zobowiązań którejkolwiek ze Stron
wynikających z Umowy stało się niemożliwe lub utrudnione wskutek zajścia
zdarzenia Siły Wyższej, ta Strona niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o
zdarzeniach Siły Wyższej oraz o zobowiązaniach, których wypełnianie jest
uniemożliwione lub utrudnione przez te zdarzenia.
9.3.
W razie zajścia zdarzenia Siły Wyższej i zawiadomienia o nim,
wykonywanie zobowiązań Stron zostanie zawieszone i każda Strona poniesie we
własnym zakresie własne koszty związane z zajściem zdarzenia Siły Wyższej.
10. Faktury i płatności.
10.1.
Płatności są dokonywane przelewem bankowym w terminie 90 dni od
dnia doręczenia Sodexo prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty
Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Sodexo. Płatności są
dokonywane zgodnie ze wszystkimi innymi warunkami uzgodnionymi na piśmie
przez Strony.
10.2.
Jeżeli faktura nie spełnia wymagań ustawowych lub przewidzianych
przepisami prawa, w szczególności gdy konieczne jest wystawienie faktury lub noty
korygującej ze względu na nienależycie wykonaną usługę, Sodexo nie ma obowiązku
zapłaty za nieprawidłowo wystawioną fakturę, a termin płatności biegnie od daty
doręczenia prawidłowo wystawionej faktury korygującej.
10.3.
Płatności dokonane przez Sodexo nie stanowią akceptacji wykonanych
Usług ani nie maja wpływu na roszczenia, które się pojawiły lub które mogą się
pojawić, ani też nie zwalniają Usługodawcy z żadnych zobowiązań wynikających z
Umowy.
10.4.
Usługodawca wyraża zgodę na dokonywanie przez Sodexo potrąceń,
zgodnie z wymogami określonymi przepisami prawa.
10.5.
Wyklucza się dokonywanie potrąceń przez Usługodawcę z
nienależności Sodexo bez uprzedniej zgody Sodexo wyrażonej na piśmie.
11. Regulaminy.
11.1.
Dostawca gwarantuje, oświadcza i zobowiązuje się przed Sodexo, że
posiada wszelkie wymagane zgody, pozwolenia, licencje i uprawnienia
(„Uprawnienia”) w celu należytej dostawy towarów. Dostawca powinien niezwłocznie
dostarczyć Sodexo kopie takich zezwoleń na żądanie Sodexo.
11.2.
Usługodawca zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wszelkich
obowiązujących przepisów, w szczególności dotyczących prawa pracy, BHP,
ochrony środowiska, i do przestrzegania procedur zakupowych i wszelkich instrukcji
bezpieczeństwa, zgodnie z informacjami przekazywaniami przez Sodexo.
11.3.
Dostawca zobowiązuję się do stosowania Kodeksu Postępowania
Dostawcy Sodexo, dostępnego na stronie www.sodexo.com.
11.4.
Dostawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Sodexo
reklamować, publikować lub ogłaszać (lub pozwalać na reklamę lub publikację lub
ogłoszenie), że towary będą lub zostały dostarczone z zgodzie z postanowieniami
OWZ lub że Usługodawca utrzymuje jakiekolwiek handlowe relacje z Sodexo.
11.5.
W przypadku naruszenia przez Dostawcę jego obowiązków
wynikających z pkt 11.4. Umowy Dostawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz
Sodexo kary umownej w wysokości 2.000,00 zł netto, za każdy taki przypadek
naruszenia OWZ.
11.6.
Zapłata przez Dostawcę kary umownej, o której mowa powyżej nie
pozbawia Sodexo prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego
zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych.
12.
Ochrona danych osobowych
12.1.
Sodexo niniejszym potwierdza, że jest administratorem danych
osobowych, które zostaną przekazane Dostawcy w związku z współpraca prowadzoną
na podstawie Umowy, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) i jest
należycie upoważnione do przekazania tych danych Dostawcy.
12.2.
Sodexo niniejszym upoważnia Dostawcę do przetwarzanie danych
osobowych, które zostaną mu przekazane na podstawie Umowy w celu realizacji
postanowień Umowy oraz innych celów, wynikających z powszechnie
obowiązujących przepisów prawa.
12.3.
Dostawca zobowiązuje się, iż nie przekaże przedmiotowych danych
osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Sodexo i nie będzie ich
wykorzystywał w innym celu niż do realizacji Umowy.
13.
Wypowiedzenie Umowy
13.1.
Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z możliwością jej
rozwiązania przez każdą ze Stron za miesięcznym terminem wypowiedzenia, ze
skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, chyba że Umowa stanowi inaczej. Z
zastrzeżeniem pkt 13.2. poniżej.
13.2.
Jeżeli Umowa przewiduje dostawę towarów w obiekcie lub obiektach
klientów Sodexo, Umowa ulega rozwiązaniu w całości lub w części, w zależności od
zakresu Umowy, w dniu rozwiązania umowy na świadczenie usług w obiekcie
zawartej pomiędzy Sodexo a klientem. O fakcie i terminie oraz zakresie rozwiązania
Umowy Sodexo poinformuje Usługodawcę niezwłocznie.
14.
Postanowienia końcowe.
14.1.
Wszelkie zmiany OWZ wymagają zachowania formy pisemnej, pod
rygorem nieważności, chyba, ze co innego wynika z treści Umowy.
14.2.
Strony umawiają się, że sądem właściwym dla rozpatrywania sporów
mogących wyniknąć w związku z realizacją OWZ, będzie sąd właściwy ze względu na
siedzibę Sodexo.
14.3.
Strony nie będą uprawnione do cesji i/lub przeniesienia jakichkolwiek
swoich praw lub/i obowiązków wynikających z Umowy na rzecz jakiegokolwiek
podmiotu trzeciego, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.
14.4.
W sprawach nieuregulowanych w OWZ mają zastosowanie
odpowiednie powszechnie obowiązującego przepisy prawa, w szczególności Kodeksu
cywilnego.