koszty zarządzania w projektach PO KL

Koszty zarządzania w projektach PO KL
Z wieloletnich doświadczeń we wdrażaniu programów finansowanych z EFS, potwierdzonych zleconą
przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego analizą, wynika, iż udział kosztów związanych
z zarządzaniem projektem w budżetach projektów PO KL jest niewspółmiernie wysoki w stosunku
do zakresu merytorycznego projektów.
Badanie wykazało że średni stosunek kosztów zarządzania projektem w SPO RZL do kosztów
kwalifikowanych ogółem w badanej próbie wyniósł około 33%. Oznacza to, że trzecia część wydatków
została przeznaczona na zadania związane z szeroko rozumianym zarządzaniem projektem.
Mając na uwadze powyższe, Instytucja Zarządzająca PO KL planowała wprowadzenie do Wytycznych
w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL z dniem 1 stycznia 2010 r. limitów kosztów
zarządzania. Wprowadzenie limitów zostało wstrzymane do mementu ostatecznego uzgodnienia
metodologii kosztów pośrednich z Komisją Europejską.
Niezależnie od powyższego, Instytucja Pośrednicząca pragnie przypomnieć, iż realizacja celów PO KL,
jakimi są m.in. aktywizacja zawodowa, rozwijanie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich
pracowników, podnoszenie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszanie obszarów
wykluczenia społecznego oraz wsparcie mechanizmów efektywnego zarządzania w administracji
publicznej, powinna następować poprzez ukierunkowanie wsparcia w ramach projektu przede
wszystkim na jego uczestników. Należy tym samym podkreślić, iż zarządzanie projektem jest jedynie
narzędziem służącym realizacji celów merytorycznych, a nie głównym celem projektu. Dlatego też
środki przeznaczone na zadania związane z zarządzaniem projektem, powinny być kalkulowane
w wysokości niezbędnego minimum pozwalającego na sprawną realizację zaplanowanych działań .
Instytucja Zarządzająca PO KL wymaga od instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO KL
szczegółowej weryfikacji zasadności i racjonalności kosztów zarządzania projektem, wskazanych we
wnioskach o dofinansowanie projektów. W szczególności dotyczy to liczby i charakteru zadań
wykonywanych przez personel zarządzający projektem, racjonalności i adekwatności podziału
obowiązków, które powinny być odpowiednio uzasadnione. Instytucja Zarządzająca PO KL zwraca
również uwagę na wysokość wydatków na działania promocyjno-informacyjne, które powinny być
dostosowane do potrzeb projektu i grupy docelowej, uwzględniać specyfikę projektu i być niezbędne
dla osiągnięcia merytorycznych celów projektu.
Instytucja Zarządzająca podkreśla także, że wydatki związane z wynagrodzeniem osób, które pełnią
kilka funkcji w projekcie lub są zatrudnione w więcej niż jednym projekcie mogą być uznane za
kwalifikowane, o ile obciążenie związane z realizowanymi zadaniami nie uniemożliwia prawidłowego
i efektywnego ich wykonania. Beneficjent może zostać zobowiązany przez podmiot będący stroną
umowy o dofinansowanie projektów do przedstawienia odpowiednich informacji dotyczących
personelu projektu. W związku z wątpliwościami dotyczącymi prawidłowej i efektywnej realizacji
powierzonych zadań oraz podwójnego finansowania, nie jest zasadne powierzanie członkom
zespołu zarządzającego wykonywania zadań merytorycznych na podstawie odrębnych umów. Należy
również zwrócić uwagę na niezasadne zatrudnianie osób odpowiedzialnych za zadania okresowe (np.
rekrutacja) lub cykliczne (np. przygotowanie wniosków o płatność) na okres dłuższy niż bezpośrednio
wynikający z powierzonych zadań.
Należy również pamiętać, iż zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
PO KL i Zasadami PO KL Instytucja Pośrednicząca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia, na etapie
realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji wniosku o płatność lub kontroli na miejscu,
może odmówić kwalifikowania całości lub części wydatków. Przykładowo, za niekwalifikowane – w
całości lub w części - mogą zostać uznane wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem, jeżeli
zadania im powierzone nie są realizowane właściwie (np. beneficjent uporczywie nie uwzględnia
uwag zgłaszanych do wniosku o płatność, notorycznie składa wadliwe wnioski o płatność i / lub ze
znacznym opóźnieniem lub gdy postęp rzeczowy projektu odbiega od założeń wniosku o
dofinansowanie projektu).