Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania

Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego
ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie i grup roboczych na terenie miasta Poznania
z dnia 26 lipca 2012r.
§1
Postanowienia ogólne
1. Ilekroć
w
regulaminie
jest
mowa
o
Zespole
należy
przez
to
rozumieć
Zespół
Interdyscyplinarny ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, który składa się z zespołu
podstawowego i sześciu sekcji.
2. Przez procedurę należy rozumieć postępowanie w myśl Rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 13 września 2011r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy
„Niebieska Karta”.
3. Zespół podstawowy może podejmować wiążące decyzje w imieniu całego zespołu
interdyscyplinarnego, bez konieczności udziału w posiedzeniach członków poszczególnych
sekcji. Na jego czele stoi przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego.
4. Sekcje działają w ramach danego obszaru filii MOPR. Na czele sekcji stoją liderzy. Sekcje
podejmują wiążące decyzje w zakresie, który obejmuje wyznaczone im zadania. O podjętych
decyzjach informują przewodniczącego. Liderzy sekcji decyzje te mogą konsultować
z przewodniczącym.
5. Liderzy sekcji są pełnomocnikami przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego w zakresie
realizacji procedury „Niebieskie Karty”.
6. Uczestnictwo w posiedzeniach Zespołu jest obowiązkowe. Dla ważności posiedzenia zespołu
konieczne jest kworum, które stanowi ½ jego składu.
7. W trakcie spotkań Zespołu osoby wchodzące w jego skład współpracują ze sobą na
poszczególnych szczeblach. Obieg informacji odbywa się drogą pisemną, mailową lub
telefoniczną za pośrednictwem przewodniczącego, sekretarza, liderów i koordynatorów grup
roboczych.
8. Do udziału w posiedzeniach Zespołu mogą być zapraszani w roli ekspertów specjaliści
i reprezentanci innych grup zawodowych, społecznych, organizacji pozarządowych, zajmujący
się problematyką przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Osoby te uczestniczą w posiedzeniu
bez prawa do głosowania.
9. Spotkania Zespołu mogą odbywać się na terenie instytucji lub organizacji zaangażowanych
w rozwiązywanie problemu przemocy w rodzinie.
10. Posiedzenia Zespołu są organizowane w godzinach pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy
Rodzinie.
11. Zespół realizuje działania określone w „Miejskim Programie Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie na terenie miasta Poznania w latach 2011-2020”, który został przyjęty uchwałą nr
XVII/210/VI/2011 Rady Miasta Poznania z dnia 30 sierpnia 2011r.
1
12. Sprawozdanie z prac Zespołu przewodniczący zespołu interdyscyplinarnego przedkłada
Prezydentowi Miasta Poznania do końca I kwartału roku następnego za pośrednictwem
Dyrektora Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych UMP.
13. Przewodniczący reprezentuje Zespół w stosunku do innych organów i instytucji, w tym
mediów.
§2
Zespół podstawowy
1. Do zespołu podstawowego należy w szczególności:
-
podejmowanie działań informacyjnych i profilaktycznych w zakresie przeciwdziałania
przemocy w rodzinie,
-
opracowanie instrukcji, strategii i procedur postępowania w przypadku rozpoznania
i zgłoszenia przemocy w rodzinie,
-
podnoszenie kwalifikacji kadry realizującej działania w zakresie przeciwdziałania
przemocy w rodzinie,
-
monitorowanie i ocena pracy sekcji i grup roboczych zgodnie z przyjętymi założeniami,
-
wdrażanie działań usprawniających prace sekcji i grup roboczych,
-
zapewnienie komunikacji i obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi sekcjami.
2. Przewodniczący lub wyznaczona przez niego osoba zwołuje posiedzenie zespołu nie później
niż 3 dni przed zaplanowanym terminem spotkania. Ustala on miejsce i termin posiedzenia
oraz szacowany czas jego trwania, a następnie powiadamia członków zespołu podstawowego
pisemnie lub przesyła informację drogą elektroniczną. W nagłych sytuacjach informacja ta
przekazywana jest telefonicznie. W razie potrzeb na spotkanie zespołu zapraszani są także
pozostali lub wybrani członkowie sekcji.
3. Wszelkie decyzje zespół podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania.
W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos przewodniczącego zespołu.
4. Przewodniczący przewodniczy posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace we współpracy
z sekretarzem i pozostałymi członkami zespołu podstawowego.
5. W razie nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz lub inna wyznaczona przez
niego osoba.
6. Przewodniczący
prowadzi
nadzór
nad
pracą
merytoryczną
zespołu
podstawowego
w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom zespołu zadań.
7. Przewodniczący podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac zespołu
podstawowego.
8. Sekretarz uczestniczy w organizowaniu posiedzeń zespołu oraz przygotowuje materiały na
posiedzenia zespołu.
9. W celu udokumentowania pracy Zespołu sekretarz protokołuje przebieg posiedzenia zespołu
i kompletuje protokoły oraz listy obecności, a także wszelką korespondencję z członkami tego
2
zespołu. Protokoły przekazuje członkom zespołu podstawowego oraz liderom sekcji drogą
pocztową (za potwierdzeniem odbioru) lub elektroniczną.
10. Sekretarz monitoruje i usprawnia system przepływu informacji w zespole oraz reaguje na
potrzeby zgłaszane przez członków zespołu.
11. Sekretarz gromadzi i dba o terminowe dostarczanie dokumentów i materiałów dla członków
zespołu.
12. Sekretarz przygotowuje dokumentację związaną z pracami zespołu podstawowego oraz
wszelkie materiały dla mediów.
13. W ramach prac zespół gromadzi w szczególności następującą dokumentację:
-
Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami
wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie (wzór załącznika nr 1).
-
Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu
Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2).
-
Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac
Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór
załącznika nr 3).
§3
Sekcje
1. Do zadań sekcji należy w szczególności:
-
wdrożenie wypracowanych przez zespół podstawowy metod i sposobów pracy
interdyscyplinarnej,
-
rozstrzyganie kwestii problemowych dotyczących realizowania procedury „Niebieskiej
Karty”,
-
monitorowanie działań koordynatorów grup roboczych w zakresie organizowania grup
roboczych,
-
ocena realizowanych przez grupy robocze zadań w oparciu o sporządzane podczas
spotkań grup roboczych plany oraz monitoring działań,
-
wsparcie merytoryczne grup roboczych poprzez konsultowanie napotykanych trudności
i poszukiwanie nowych rozwiązań,
-
wdrażanie (w razie potrzeby) niezbędnych zmian w ramach realizowanych przez grupy
robocze zadań,
-
ocena efektów pracy grup roboczych,
-
analizowanie spraw w przypadkach wątpliwych, co do zasadności zakończenia procedury.
2. Lider sekcji samodzielnie lub na prośbę członka sekcji zwołuje posiedzenie sekcji. Ustala on
miejsce i termin spotkania oraz powiadamia pisemnie lub drogą elektroniczną pozostałych
uczestników sekcji. W nagłych sytuacjach informację tę lider przekazuje telefonicznie.
3. Lider sekcji prowadzi i organizuje działania w ramach posiedzenia sekcji.
3
4. Lider sekcji prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną sekcji w odniesieniu do przydzielonych
poszczególnym członkom sekcji zadań.
5. W przypadku nieobecności lidera sekcji zastępuje go inna wyznaczona przez niego osoba.
6. Wszelkie decyzje sekcja podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania.
W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos lidera sekcji.
7. Lider
prowadzi
ewidencję
pisemnych
(jednorazowo
sporządzonych)
oświadczeń
o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi
przez poszczególnych członków grup roboczych.
8. Lider sporządza protokół z każdego posiedzenia sekcji, kopię protokołu przedkłada w ciągu 7
dni roboczych przewodniczącemu. Integralną częścią protokołu jest lista obecności.
9. Lider gromadzi, podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac sekcji.
10. Lider na bieżąco zgłasza przewodniczącemu problemy lub potrzeby sygnalizowane przez
koordynatorów grup roboczych.
11. W celach statystycznych i ewaluacyjnych lider sekcji gromadzi dane ilościowe i jakościowe
obrazujące działania podejmowane przez grupy robocze i sekcje, m.in. dotyczące:
-
ilości spraw skierowanych do grupy roboczej (w tym dotyczących dzieci),
-
liczby powoływanych grup roboczych i zwołanych posiedzeń sekcji,
-
składu grup roboczych,
-
efektów pracy grup roboczych i sekcji (w tym ilości spraw, gdzie zakończono procedurę
wraz z uzasadnieniem zakończenia sprawy).
Dane te lider przedkłada przewodniczącemu do 15 lutego każdego roku.
12. W razie potrzeby lider proponuje koordynatorom grup roboczych dokonanie niezbędnych
zmian dotyczących postępowania organizacyjnego i metodycznego oraz przekazuje instrukcje
zaproponowane przez członków sekcji.
13. Lider gromadzi i uaktualnia „lokalną” bazę danych o instytucjach pomocowych działających
w obszarze funkcjonowania sekcji.
14. Lider sekcji wyznacza koordynatora grupy roboczej.
15. Lider w razie potrzeby w zakresie organizacji spotkań interdyscyplinarnych udziela wsparcia
merytorycznego koordynatorom grup roboczych.
16. W ramach prac sekcje gromadzą następującą dokumentację:
-
Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami
wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie (wzór załącznika nr 1).
-
Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu
Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2).
-
Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac
Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór
załącznika nr 3).
4
§4
Grupy robocze
1. Do zadań grup roboczych należy w szczególności:
-
ocena sytuacji problemowej rodziny, względem której istnieje podejrzenie o występowaniu
przemocy w rodzinie,
-
opracowanie wspólne z rodziną strategii rozwiązania problemów rodziny,
-
udzielanie pomocy w zależności od potrzeb wszystkim członkom rodziny - poradnictwa
socjalnego, a także pomocy interdyscyplinarnej,
-
informowanie
o
możliwościach
otrzymania
pomocy
w
szczególności
prawnej
i psychologicznej,
-
udzielanie pomocy dzieciom krzywdzonym i będących świadkami przemocy w rodzinie,
-
podejmowanie działań w stosunku do osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują
przemoc w rodzinie,
-
dokumentowanie podejmowanych działań, jak również ich efektów.
2. Koordynator grupy roboczej podejmuje stosowne działania polegające na utworzeniu grupy
roboczej na podstawie otrzymanego formularza „Niebieska Karta - A”.
3. Koordynator grupy roboczej gromadzi pisemne oświadczenia o zachowaniu poufności
wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach grupy roboczej
od osób, które po raz pierwszy przystępują do pracy w grupie roboczej. Przekazuje on
podpisane oświadczenia liderowi sekcji w ciągu trzech dni od przeprowadzenia spotkania.
4. Koordynator grupy roboczej prowadzi posiedzenie i jest odpowiedzialny za organizację jej
pracy. W razie potrzeby zwraca się do lidera sekcji o wsparcie merytoryczne w zakresie
organizowania i prowadzenia posiedzeń grup roboczych.
5. Członkowie grupy roboczej przeprowadzają analizę sytuacji rodziny. Związane jest to
z wymianą informacji i weryfikacją dotychczasowo podjętych działań wobec rodziny. Analiza ta
pozwala określić wstępną diagnozę problemów występujących w rodzinie i przygotować
wstępne założenia dotyczące indywidualnego planu pomocy. W zależności od sytuacji
czynności te mogą być dokonywane w ramach jednego lub kilku spotkań. Wszystkie ustalenia
zostają zawarte w Protokole ze spotkania grupy roboczej w ramach prac Zespołu
Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (załącznik nr 4).
6. Członkowie grupy roboczej przystępując do opracowania (z osobą doświadczającą przemocy)
indywidualnego planu pomocy uzgadniają cele pracy.
7. Członkowie grupy roboczej w obecności osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest
dotknięta przemocą w rodzinie ustalają indywidualny plan pomocy wypełniając formularz
„Niebieskiej Karty - C”. W planie tym zawarty podział zadań powinien uwzględniać: ich
częstotliwość, okres ich oddziaływania i terminy ich wykonania oraz możliwości osoby
doświadczającej przemocy w rodzinie, (które umożliwiają jego realizację). Koordynator grupy
roboczej proponuje osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych części planu.
Członkowie grupy roboczej dokonują również ustaleń w zakresie monitoringu zaplanowanych
działań.
5
8. Członkowie grupy roboczej w obecności osoby, co do której istnieje podejrzenie, że stosuje
przemoc w rodzinie wypełniają formularz „Niebieskiej Karty - D” ustalając zobowiązania
podjęte przez członków grupy względem ww. osoby. W planie tym uwzględnić należy również
działania, jakie podejmie osoba wobec, której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc
w rodzinie.
9. Członkowie grupy roboczej w przypadku, gdy osoba, co do której istnieje podejrzenie, że
doświadcza przemocy w rodzinie lub osoba, co do której istnieje podejrzenie, że stosuje
przemoc w rodzinie nie stawiła się na wyznaczone posiedzenie grupy roboczej ustalenia
zawarte podczas posiedzenia opisują w protokole, o którym mowa w pkt. 5.
10. O wyniku posiedzenia i określonych zobowiązaniach ze strony członków grupy roboczej
informuje się niezwłocznie osobę doświadczającą przemocy. Informacja ta jest przekazywana
ustnie
i
wymaga
sporządzenia
notatki
służbowej
z
podjętego
działania.
W przypadku braku możliwości bezpośredniego poinformowania ww. osoby odpowiednie
pismo sporządza koordynator grupy roboczej.
11. Koordynator grupy roboczej monitoruje działania członków grupy roboczej. W trakcie jej pracy
systematycznie kontaktuje się z członkami grupy i zbiera informacje, które pozwolą mu
określić, czy praca grupy roboczej przebiega zgodnie z planem i czy udaje się poszczególnym
członkom osiągnąć zaplanowane działania (odwołuje się do indywidualnego planu pomocy).
Na bieżąco informuje poszczególnych członków grupy o osiągniętych postępach i istotnych
zmianach w sytuacji rodziny.
12. Członkowie grupy roboczej w trakcie posiedzenia przeprowadzają weryfikację realizacji
zaplanowanych działań. Przedstawiają zrealizowane przez nich zadania i przebieg ich
wykonania, omawiają trudności, które pojawiły się w trakcie ich realizacji i sposób, w jaki
zostały rozwiązane. W przypadku zadań, które nie zostały wykonane rozważają przyczyny,
które uniemożliwiły ich osiągnięcie i opiniują dalszą potrzebę ich realizacji. Weryfikacja
uwzględnia również opis działań podjętych przez osobę, co do której istnieje podejrzenie, że
doświadcza przemocy w rodzinie, jak również przez osobę, wobec której istnieje podejrzenie,
że stosuje przemoc w rodzinie.
13. W przypadku dokonania zmian w diagnozie i rozeznania nowych potrzeb osoby
doświadczającej przemocy w rodzinie i jej rodziny, grupa robocza określa w indywidualnym
planie pomocy następne (konieczne do wprowadzenia) działania. W oparciu o dokonaną
ocenę sytuacji osoby/rodziny pod katem wciąż występującego problemu przemocy w rodzinie
ustalany jest kolejny termin posiedzenia grupy roboczej.
14. W sprawach wymagających szczególnych ustaleń podejmowane czynności są konsultowane
z liderem lub członkami sekcji.
15. Wyznaczona przez koordynatora grupy roboczej osoba sporządza w ciągu 7 dni roboczych
protokół
ze
spotkania
grupy
roboczej.
Koordynator
przekazuje
niniejszy
protokół
poszczególnym uczestnikom grupy roboczej oraz liderowi sekcji drogą pisemną (za
potwierdzeniem) lub mailową. Integralną częścią protokołu jest lista obecności.
6
16. Zaprzestanie działań związanych z realizacją procedury następuje w wyniku decyzji podjętej
przez większość członków grupy roboczej. W przypadku nieobecności któregokolwiek
członka, osoba ta jest pisemnie informowana o podjętej decyzji.
17. Zakończenie pracy grupy roboczej następuje w oparciu o sporządzenie pisemnej Informacji
grupy roboczej o zakończeniu działań (stanowiącej załącznik nr 6 do regulaminu). Członkowie
grupy roboczej podpisują sporządzoną informacje, po czym jest ona przekazywana wszystkim
jej członkom i następnie zostaje ona przekazana liderowi wraz z pełną dokumentacją sprawy
w ciągu trzech dni od ostatniego posiedzenia grupy roboczej.
18. Informacja o zakończeniu procedury jest niezwłocznie przekazywana ustnie lub pisemnie
osobie doświadczającej przemocy w rodzinie przez członka grupy roboczej.
19. Koordynator grupy roboczej jest odpowiedzialny za prowadzenie niezbędnej dokumentacji
rozpatrywanej sprawy. Nadzór nad opracowaną dokumentacją pracy grupy roboczej
(protokoły, notatki służbowe) prowadzi lider. Dokumentacja pracy grupy roboczej jest
gromadzona w siedzibie MOPR właściwej ze względu na miejsce zamieszkania osoby, co do
której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie.
20. Dokumentację pracy grupy roboczej stanowią:
-
Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami
wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie (wzór załącznika nr 1).
-
Dokumentacja danej sprawy (w szczególności Formularz „Niebieska Karta A, C i D”).
-
Protokół ze spotkania grupy roboczej w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds.
Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 4).
-
Lista obecności uczestników posiedzenia grupy roboczej w ramach prac Zespołu
Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 5).
-
Informacja o zakończeniu działań grupy roboczej w sprawie konkretnej rodziny (wzór
załącznika nr 6).
§5
Postanowienia końcowe
Traci moc „Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie
i grup roboczych na terenie miasta Poznania z dnia 22 listopada 2011r.”
7