Instrukcja finansowa Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej

załącznik
do Uchwały nr 27/VI/2012 z dnia 09.01.2012r.w sprawie Instrukcji finansowej Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Związek Harcerstwa Polskiego
Chorągiew Łódzka
Instrukcja finansowa
Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Łódź, 9 stycznia 2012 roku
„Instrukcja finansowa
Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej”
przyjęta
uchwałą nr 27/VI/2012 Komendy Chorągwi Łódzkiej ZHP
z dnia 9 stycznia 2012r.
Spis treści
Spis treści .................................................................................................3
Rozdział I - Podstawa prawna .................................................................... 5
Rozdział II - Postanowienia ogólne .............................................................. 5
2.1. Informacje wstępne ...............................................................................5
2.2. Zasady zatwierdzania formy wypoczynku ......................................................5
2.3. Planowanie formy wypoczynku...................................................................5
2.4. Opracowanie planu finansowego formy wypoczynku .........................................6
Rozdział III - Przychody Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej .............................. 8
3.1. Przychody HALiZ: ..................................................................................8
3.2. Finansowanie formy wypoczynku ................................................................9
3.3. Książeczka oszczędnościowa ................................................................... 10
Rozdział IV - Koszty Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej .................................. 10
4.1. Koszty organizacji formy wypoczynku ........................................................ 10
4.2. Wydatki na sprzęt ................................................................................ 10
4.3. Koszty według klasyfikacji analitycznej wyszczególnione w planie
i sprawozdaniu finansowym formy wypoczynku ................................................... 11
Rozdział V - Kadra formy wypoczynku ........................................................ 13
5.1. Informacje ogólne ............................................................................... 13
5.2. Zasady zatrudniania pracowników ZHP oraz pozostałych osób ............................ 13
5.3. Inne świadczenia ................................................................................. 14
Rozdział VI - Gospodarowanie sprzętem podczas formy wypoczynku................... 14
6.1. Ewidencja sprzętu ............................................................................... 14
6.2. Przekazywanie sprzętu pomiędzy turnusami ................................................. 14
6.3. Odpowiedzialność za sprzęt .................................................................... 14
6.4. Przedmioty zużyte, zniszczone, zagubione lub skradzione ................................ 15
Rozdział VII - Dokumentacja księgowa ........................................................ 15
7.1. Rodzaje dokumentacji księgowej formy wypoczynku: ..................................... 15
7.1.1. Książka kasowa ................................................................................. 15
7.1.2. Rejestr zakupów i zapłat budżetowych płatnych przelewem/gotówką
z hufca/chorągwi ...................................................................................... 16
7.1.3. Kartoteka dla artykułów spożywczych ...................................................... 17
7.1.4. Zapotrzebowanie żywnościowe .............................................................. 17
7.1.5. Lista uczestników .............................................................................. 17
7.2. Wymogi dla dokumentacji źródłowej ......................................................... 17
3
7.3. Opisywanie dokumentacji źródłowej .......................................................... 18
7.4. Zamówienia publiczne........................................................................... 18
Rozdział VIII - Rozliczenie finansowe formy wypoczynku ................................. 19
8.1. Dokumentacja konieczna do rozliczenia formy wypoczynku .............................. 19
8.2. Rozliczenie formy wypoczynku zagranicznego............................................... 20
8.3. Protokół przyjęcia rozliczenia finansowego formy wypoczynku .......................... 20
8.4. Przechowywanie dokumentacji ................................................................ 21
Rozdział IX - Sprawy szczegółowe .............................................................. 21
9.1. Wymiana baz i miejsc obozowych między jednostkami harcerskimi ..................... 21
9.2. Niepełna rekrutacja ............................................................................. 21
9.3. Grupa kwatermistrzowska ...................................................................... 21
9.4. Rodzina podczas formy wypoczynku .......................................................... 22
9.5. Rezygnacja uczestnika formy wypoczynku ................................................... 22
9.6. Wychowanie gospodarcze podczas formy wypoczynku ..................................... 22
9.7. Środki transportu podczas formy wypoczynku ............................................... 22
Rozdział X - Rozliczenia ze Skarbem Państwa ............................................... 23
10.1. Podatki ........................................................................................... 23
10.2. Ubezpieczenia społeczne ...................................................................... 24
10.2.1. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym ........................................ 24
10.2.2. Ubezpieczenia zdrowotne ................................................................... 26
Rozdział XI – Umowy cywilnoprawne........................................................... 27
11.1. Umowa zlecenie ................................................................................ 27
11.2. Umowa o dzieło ................................................................................. 27
Rozdział XII - Postanowienia końcowe ......................................................... 28
Wzory dokumentów ............................................................................... 29
4
Rozdział I - Podstawa prawna
(stan prawny na dzień wydania niniejszej Instrukcji)
1. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity: Dz. U. z 2009r.
Nr 152 poz.1223 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst
jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54 poz. 654 ze zm.).
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst
jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 ze zm.).
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535
ze zm.).
5. Ustawa z dnia 13 października 1998r. w sprawie systemu ubezpieczeń społecznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2007r. Nr 11 poz. 74 ze zm.).
6. Ustawa z dnia 23 stycznia 2003r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym
Funduszu Zdrowia (Dz. U. Nr 43 z późn. zm.).
7. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 153 poz. 1227 ze zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością
pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271).
9. Ustawa z dnia 27.08.2009r o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240).
10. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity:
Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 ze zm.).
11. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (Dz. U. z 2003r. Nr 96 poz. 873 ze zm.).
Rozdział II - Postanowienia ogólne
2.1. Informacje wstępne
Formy organizacyjne Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej, zadania harcerskich komend oraz
inne sprawy organizacyjne określa „Instrukcja organizacyjna Harcerskiej Akcji Letniej
i Zimowej”.
Jeżeli w niniejszej instrukcji mówi się o „formie wypoczynku”, oznacza to równocześnie
wszelkie formy organizacyjne wypoczynku przeprowadzane w ramach harcerskiej akcji
letniej i zimowej, np. obóz, kolonię zuchową, zimowisko, stanicę NAL.
Instrukcja obowiązuje wszystkich organizatorów form wypoczynku w Chorągwi Łódzkiej
ZHP.
2.2. Zasady zatwierdzania formy wypoczynku
Plany finansowe form wypoczynku zatwierdza komendant chorągwi lub osoba przez niego
upoważniona.
2.3. Planowanie formy wypoczynku
Planowanie formy wypoczynku odbywa się we wszystkich jednostkach organizacyjnych
ZHP. Przy planowaniu ogólnej kwoty wydatków, należy uwzględnić wszystkie koszty
ponoszone przez organizatorów, a w szczególności:
– koszty przygotowania formy wypoczynku,
– koszty obsługi formy wypoczynku, w tym obsługi księgowej,
– koszty bezpośrednie planowanej formy wypoczynku,
5
–
–
koszty likwidacji formy wypoczynku,
koszty utrzymania i konserwacji baz obozowych i sprzętu w czasie trwania formy
wypoczynku, wydatki osobowe oraz koszt zakupu sprzętu i wyposażenia w celu
wymiany zniszczonego.
Harcerskie komendy w ramach posiadanych pełnomocnictw mogą składać właściwym
jednostkom oświatowym, samorządowym i innym, ofertę organizacji wypoczynku dzieci
i młodzieży oraz wniosek o dotację na ten cel w terminach umożliwiających ich
rozpatrzenie.
Wnioski powinny zawierać informacje wymagane przez organ udzielający dotacji.
Jeżeli członkowie drużyny lub szczepu będą uczestnikami obozów organizowanych przez
komendę hufca, to planowaniem tych obozów zajmuje się komenda hufca. Drużyna lub
szczep zgłasza liczbę uczestników poszczególnych obozów i realizuje zadania ustalone
przez komendę hufca.
Jeżeli drużyna /szczep organizuje samodzielną formę wypoczynku, to wykonuje takie same
czynności związane z planowanym obozem jak komenda hufca, a także dokonuje rekrutacji
uczestników, zapewnia kadrę i sprzęt, stara się o środki finansowe.
Wniosek drużyny /szczepu o dotację należy złożyć do komendy hufca w terminie i formie
ustalonej przez komendę hufca.
2.4. Opracowanie planu finansowego formy wypoczynku
Plan finansowy obozu sporządza komendant/kierownik formy wypoczynku (według wzoru
nr 1). Do opracowania planu finansowego formy wypoczynku przystępuje się po ustaleniu
następujących danych:
– liczby uczestników,
– liczby kadry oraz warunków jej zatrudnienia na obozie,
– czasu trwania formy wypoczynku(liczby dni),
– liczby osobodni wynikającej z przemnożenia liczby osób przez liczbę dni trwania
ogółem, w tym oddzielnie dla uczestników i oddzielnie dla kadry,
– miejsca zakwaterowania/noclegu,
– programu wynikającego z charakteru formy wypoczynku (szkoleniowa, zdrowotna,
obóz stały, wędrowny itp.).
Wszelkie koszty formy wypoczynku planuje się w kwotach brutto (zawierających stawkę
podatku VAT określoną w aktualnie obowiązujących przepisach).
Po ustaleniu źródeł finansowania planuje się koszty formy wypoczynku obliczając kwoty
szczegółowe według rodzajów podanych niżej oraz we wzorze nr 1:
Lp.
Rodzaje kosztów
Konta
kosztowe
1 Materiały biurowe
401-1-520
2 Wyżywienie
401-10-520
3 Środki czystości
401-3-520
4 Paliwo
401-4-520
5 Materiały remontowe
401-5-520
6 Materiały pozostałe
401-6-520
7 Materiały niskocenne
401-7-520
8 Nagrody
401-8-520
9 Materiały programowe
401-9-520
10 Energia elektryczna
402-1-520
6
11 Energia cieplna
402-2-520
12 Woda
402-3-520
13 Gaz i inne materiały opałowe
402-4-520
14 Transport obcy
403-1-520
15 Opłaty komunalne
403-2-520
16 Remonty i konserwacje
403-3-520
17 Usługi pocztowo – telekomunikacyjne
403-4-520
18 Pozostałe usługi
403-5-520
19 Pobyt w obcych ośrodkach
403-6-520
20 Umowy o dzieło
405-1-520
21 Umowy zlecenia
405-2-520
22 ZUS
406-1-520
23 Delegacje
407-1-520
24 Ubezpieczenia majątkowe
410-1-520
25 Ubezpieczenia osobowe
410-5-520
26 Inne
410-4-520
27 Koszty pośrednie
Szczegółowe omówienie kosztów podano w Rozdziale IV – „Koszty Harcerskiej Akcji Letniej
i Zimowej”
Ustalona suma kosztów podzielona przez liczbę uczestników, stanowi koszt pobytu
w trakcie formy wypoczynku jednego uczestnika.
Obowiązkiem organizatora formy wypoczynku jest stosowanie takich rozwiązań
organizacyjno-programowych, które:
– zapewniają wykonanie postanowień w zawartych umowach wsparcia finansowego
otrzymanego ze środków publicznych,
– zapewniają uczestnikom możliwie najlepsze warunki,
– stanowią przykład oszczędnego i racjonalnego gospodarowania,
– gwarantują bezpieczeństwo uczestników,
– są zgodne z obowiązującymi przepisami powszechnymi.
Przychody formy wypoczynku planuje się w wysokości ogólnej sumy kosztów.
Plan przychodów sporządza się w układzie podanym we wzorze nr 1 planu finansowego.
Dopuszcza się ustalanie kosztów zakwaterowania i wyżywienia w wariancie kalkulacyjnym.
1. Sposób kalkulacji kosztów zakwaterowania:
– opłaty komunalne – woda, energia, gaz, ścieki, wywóz nieczystości,
– personel techniczny- sprzątaczki, magazynier, kwatermistrz, pielęgniarka,
– środki czystości,
– olej opałowy, węgiel itp.,
– ubezpieczenie,
– koszty grupy kwatermistrzowskiej (odpowiedzialnej za postawienie namiotów,
uruchomienie kuchni i toalet itp. oraz zakończenie formy wypoczynku),
– wynajem kontenerów i innych,
– inne.
2. Sposób kalkulacji kosztów wyżywienia:
– koszty produktów (stawka),
– koszty personelu,
7
– opłaty komunalne – woda, energia, gaz, ścieki,
– środki czystości,
– inne koszty transportu, zaopatrzenia.
Komendant/kierownik formy wypoczynku jest osobiście odpowiedzialny za zgromadzenie
wszystkich środków finansowych przed rozpoczęciem formy wypoczynku.
Do planu finansowego formy wypoczynku należy załączyć następujące dokumenty
potrzebne do jego zatwierdzenia:
imienny wykaz kadry przewidzianej do zatrudnienia podczas formy wypoczynku
z podaniem stanowisk, formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia oraz kadry
pełniącej funkcje na podstawie umowy wolontariatu, przewidzianej do zwolnienia
z odpłatności za wyżywienie (wzór nr 24).
pisemne zobowiązanie komendanta/kierownika formy wypoczynku (wzór nr 2)
z tytułu odpowiedzialności materialnej za powierzony majątek ZHP w gotówce
i sprzęcie obozowym, niezależnie od odpowiedzialności innych członków kadry
formy wypoczynku.
Plan finansowy zatwierdza komendant chorągwi lub osoby przez niego upoważnione.
Za terminowe rozliczenie formy wypoczynku odpowiedzialny jest komendant/kierownik
formy wypoczynku, a z tytułu nadzoru organizator formy wypoczynku.
Rozdział III - Przychody Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
3.1. Przychody HALiZ:
1) odpłatność uczestników,
2) środki publiczne (z administracji rządowej i samorządowej),
3) wpłaty pracodawców rodziców lub opiekunów,
4) fundusze własne jednostek harcerskich,
5) darowizny,
6) inne wpływy.
1) Odpłatność uczestników
Wysokość odpłatności ustala organizator formy wypoczynku w zależności od kosztów formy
wypoczynku, zgromadzonych środków własnych i sytuacji materialnej rodziców.
W przypadkach szczególnych organizator formy wypoczynku może częściowo lub w całości
zwolnić uczestnika formy wypoczynku z wnoszenia odpłatności zapewniając środki
finansowe na jego pobyt z innych źródeł. Decyzję w tej sprawie należy dołączyć do
rozliczenia formy wypoczynku.
Odpłatność ustaloną przez organizatora za pobyt dziecka podczas formy wypoczynku
rodzice lub opiekunowie zobowiązani są wpłacić na rachunek bankowy organizatora przed
rozpoczęciem formy wypoczynku.
2) Środki publiczne
Organizator formy wypoczynku, w ramach otrzymanej dotacji i kryteriów określonych
przez dotującego, dokonuje stosownego przypisania otrzymanych środków do planowanych
wydatków, zgodnie z zasadami wskazanymi przez dotującego.
3) Wpłaty pracodawców rodziców lub opiekunów
Pracodawca powinien dokonać przelewu pieniędzy ze środków Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych na podstawie pisma organizatora informującego o zakwalifikowaniu
8
dziecka pracownika tego pracodawcy na konkretną formę wypoczynku wraz z podaniem
pełnego kosztu uczestnictwa i możliwości ewentualnych potrąceń w przypadku rezygnacji
dziecka z pobytu na tej formie wypoczynku (wzór nr 5).
4) Fundusze własne organizatora
Organizatorzy uprawnieni są do gromadzenia w ciągu roku środków finansowych na
pokrycie kosztów pobytu swoich członków na formach wypoczynku. Tymi środkami mogą
być dobrowolne składki rodziców, darowizny, wpłaty rad rodziców lub kół przyjaciół
harcerstwa.
5) Darowizny
Darowizny pieniężne
Darowizny pieniężne mogą być przyjmowane w formie przelewów na rachunki bankowe lub
do kasy hufca/chorągwi. Organizator formy wypoczynku na prośbę darczyńcy zobowiązany
jest do pisemnego potwierdzenia przyjęcia darowizny (wzór nr 21).
Darowizny rzeczowe
Dary żywnościowe wycenione, traktuje się tak samo jak zakupioną żywność.
Wartość żywności otrzymanej na podstawie protokołu wpisuje się na stan magazynowy jako
przychód a następnie jako koszty wyżywienia w rozchodach.
Dary nie wycenione powinny być wycenione przez komisję, powołaną przez
komendanta/kierownika formy wypoczynku i traktowane jak wyżej.
Dary rzeczowe w postaci wyposażenia, po dokonaniu wyceny jak wyżej, należy
zaewidencjonować w książce inwentarzowej pomocniczej i przekazać po zakończeniu
formy wypoczynku organizatorowi, wraz z protokołami lub innymi dokumentami
potwierdzającymi fakt otrzymania darowizny, celem ujęcia w ewidencji księgowej
chorągwi.
Materiały, środki czystości, wydawnictwa, dary rzeczowe (np. na nagrody) należy przyjąć
komisyjnie i rozliczyć ich wykorzystanie.
6) Inne wpływy
Inne wpływy to np. odpłatność kadry za wyżywienie, wpływy z prowadzenia działalności
odpłatnej przy formach wypoczynku (np. hoteliki, gastronomia, parkingi) dla osób nie
będących uczestnikami formy wypoczynku, oraz dobrowolne składki na realizację celów
formy wypoczynku.
3.2. Finansowanie formy wypoczynku
Po zatwierdzeniu planu finansowego organizator wypłaca komendantowi/kierownikowi
formy wypoczynku zaliczkę do wysokości wydatków płatnych gotówką. Organizator może
posiadać rachunek bankowy otwarty na czas trwania danej formy wypoczynku. Otwarcie
rachunku bankowego wymaga zgody komendanta chorągwi i skarbnika lub osób przez nich
upoważnionych.
Przy posiadaniu rachunku bankowego rachunki płatne przelewem powinny być opłacone
z tego rachunku bankowego.
Na wzorach podpisów wymagane jest upoważnienie co najmniej dwóch osób do
dysponowania środkami finansowymi formy wypoczynku.
Komendant/kierownik formy wypoczynku dysponuje środkami finansowymi oraz ponosi
pełną odpowiedzialność za ich prawidłowe wydatkowanie.
Jeżeli kadra formy wypoczynku składa się jedynie z komendanta i kwatermistrza, to do
obowiązków komendanta należy również prowadzenie książki kasowej formy wypoczynku
i rejestru zakupu i zapłat podatków i składek ZUS płatnych przelewem (wzór nr 17)
9
wraz z dokumentacją źródłową; natomiast przy zwiększonym stanie kadry formy
wypoczynku czynności te może wykonać inna upoważniona osoba.
3.3. Książeczka oszczędnościowa
Zgodnie z prawem bankowym jednostki ZHP mogą korzystać z posiadanych książeczek PKO.
Książeczkę oszczędnościową, która z różnych względów nie może być dłużej
wykorzystywana, należy złożyć w banku w celu likwidacji, podając równocześnie numer
konta, na które bank przekaże naliczone kwoty odsetek.
Fakt kradzieży książeczki należy natychmiast zgłosić wystawcy.
Rozdział IV - Koszty Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
4.1. Koszty organizacji formy wypoczynku
Obejmują wydatki na: przygotowanie materiałów programowych i druków, niezbędnych do
prowadzenia formy wypoczynku, wyjazdy grupy kwatermistrzowskiej przed rozpoczęciem
i po zakończeniu formy wypoczynku, magazynowanie i konserwację sprzętu obozowego
oraz koszty całorocznego ubezpieczenia i dozoru sprzętu. Koszty organizacji mogą także
obejmować koszt szkolenia kadry. Koszty rozlicza się w czasie ich ponoszenia w jednostce
organizacyjnej, w której powstały.
4.2. Wydatki na sprzęt
Obejmują koszty zakupu wszelkiego sprzętu, niezbędnego do prowadzenia formy
wypoczynku oraz konserwację sprzętu już posiadanego, np. namiotów, sprzętu
noclegowego, kuchennego, świetlicowego, sportowego.
Zakupiony sprzęt przed wydaniem do użytkowania należy trwale oznakować.
Środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł, powinny być wpisane do książki inwentarzowej
jednostki sporządzającej bilans, na podstawie przedłożonej kserokopii faktury ich zakupu,
a także wpisane na odwrotnej stronie protokołu (wzór nr 7) u organizatora formy
wypoczynku. Oryginał faktury pozostaje przy dowodzie zapłaty.
Wpisaniu do ww. protokołu podlega także sprzęt zakupiony podczas formy wypoczynku
o wartości jednostkowej od 300zł do 3500 zł zaliczony w ciężar kosztów obozu (wzór nr 7)
u organizatora formy wypoczynku. Zamiast wpisu do protokołu organizator może prowadzić
pomocniczą księgę inwentarzową przekazywaną do chorągwi po zakończeniu formy
wypoczynku.
Obieg dokumentów dotyczących środków trwałych powinien przebiegać następująco:
kopię faktury zakupu wraz z dokumentem MT należy przekazać kwatermistrzowi
hufca,
kwatermistrz hufca tworzy dokument OT, wpisuje środek trwały do księgi
inwentarzowej,
kwatermistrz nanosi na oryginale dokumentu zakupu środka trwałego numer księgi
inwentarzowej,
dokument OT jest przekazywany wraz z dokumentacją hufca do Chorągwi gdzie jest
wykazywany w głównej księdze inwentarzowej.
W przypadku zakupu niskowartościowych składników majątku nie jest tworzony dokument
OT.
Niskowartościowe składniki majątku o wartości od 300 zł do 3500 zł, wpisuje się do
odrębnej książki inwentarzowej, prowadzonej w hufcach jako ewidencja analityczna do
zapisów księgowych ewidencji pozabilansowej konta 090. Zapisów tych dokonuje się na
podstawie dokumentacji z rozliczenia formy wypoczynku.
10
4.3. Koszty według klasyfikacji analitycznej wyszczególnione w planie i sprawozdaniu
finansowym formy wypoczynku
Klasyfikacja kosztów: wynagrodzenia bezosobowe
wynagrodzenia z tytułu umów zleceń - kwoty brutto zawartych umów zleceń,
wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło – kwoty brutto zawartych umów o dzieło,
obciążenia ZUS – wysokość składek na ubezpieczenie społeczne, fundusz pracy
i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych od umów zleceń, które hufiec
zobowiązany jest pokryć jako zleceniobiorca (koszt ponad kwotę brutto umowy).
Klasyfikacja kosztów: zużycie materiałów
materiały biurowe – materiały papiernicze, pieczątki, długopisy itp. służące do
prowadzenia dokumentacji formy wypoczynku;
wyżywienie – artykuły żywnościowe przeznaczone na wyżywienie kadry
i uczestników. Na wszystkich formach wypoczynku, wydatki na wyżywienie
realizowane są na podstawie dokumentów zakupu (faktur VAT, faktur VAT RR,
rachunków);
środki czystości i materiały do sprzątania – artykuły chemiczne służące do
utrzymania czystości na terenie bazy (płyny do mycia naczyń, środki odkażające,
proszki) a także materiały służące do sprzątania jak: ścierki, zmywaki do kuchni,
worki na śmieci, rękawiczki lateksowe (jeśli służyły do sprzątania), mopy, szczotki,
miotły, szufelki itp.;
paliwo do samochodów - gaz, benzyna, olej napędowy wykorzystywany do
samochodów osobowych i ciągników;
paliwo pozostałe - benzyna, olej napędowy wykorzystywany do silników łodzi,
motorówek, kosiarek, pił spalinowych, agregatów prądotwórczych;
materiały remontowe – materiały służące do naprawy i konserwacji sprzętu,
budynków, baz, maszyn (nie dotyczy części do samochodów i ciągników) np.:
gwoździe, farby, pędzle;
materiały programowe – materiały plastyczne, papiernicze, sportowe, pomoce
dydaktyczne wykorzystywane do realizacji programu formy wypoczynku np.: bibuły,
kleje, kartony, wełna, farby, papier kolorowy itp.;
nagrody – materiały i przedmioty wręczane uczestnikom podczas organizowanych
konkursów, zawodów sportowych itp. Pod każdą fakturę na zakup nagród musi być
załączony protokół z rozdania nagród wraz z podpisami rady obozu/kolonii.
W przypadku posiadania środków możliwe jest przyznanie kadrze formy wypoczynku
(wolontariuszom) nagrody rzeczowej do wysokości 300 zł. Nagroda podlega
opodatkowaniu. Nagrody niepieniężne do wysokości 200 zł mające na celu
zachęcenie jednostki do pracy, wypromowanie Związku są zwolnione z podatku
dochodowego;
części do samochodów - materiały służące do naprawy i konserwacji samochodów
i ciągników;
11
materiały niskocenne - materiały będące niskocennymi składnikami majątku
(od 300 zł do 3500 zł). Wszystkie pozycje wykazane w tej kolumnie muszą zostać
później wypisane na dokumencie MT (wzór nr 7). W przypadku gdy na bazie jest
zakupiony sprzęt o wartości powyżej 3500 zł również należy go umieścić w tej
kolumnie, ale do tej pozycji mają zastosowanie zasady zakupu i ewidencji środków
trwałych (patrz str.10);
materiały pozostałe – wszelkie inne materiały nie uwzględnione powyżej, np.
czasopisma, książki, leki, środki opatrunkowe, rękawiczki jednorazowe do
ambulatorium.
Klasyfikacja kosztów: energia-media
gaz i inne materiały – gaz, olej opałowy, węgiel drzewny, brykiet itp. służące
wytworzeniu energii cieplnej;
energia cieplna – opłaty za dostawę i zużycie energii cieplnej;
energia elektryczna – opłaty za dostawę i zużycie energii elektrycznej;
woda – opłaty za dostawę i zużycie wody.
Klasyfikacja kosztów: usługi obce
usługi transportowe – wydatki na przewóz uczestników, sprzętu obozowego
i żywności (także transport na wycieczki);
usługi pocztowe – wydatki na usługi świadczone przez Pocztę Polską, zakup
znaczków pocztowych;
usługi telekomunikacyjne – wydatki na telefony, karty telefoniczne;
remonty i konserwacje – wydatki na świadczone usługi naprawy i konserwacji
sprzętu, baz obozowych (bez naprawy samochodów);
naprawy pojazdów – wydatki na świadczone usługi naprawy samochodów
i ciągników;
pobyt w obcych ośrodkach – zakwaterowanie w obcych bazach, ośrodkach,
motelach, pensjonatach;
usługi komunalne – wydatki na wywóz nieczystości;
pozostałe usługi – wydatki na usługi poligraficzne, pralnicze, tłumaczy,
przewodników, bilety wstępu.
Klasyfikacja kosztów: podróże służbowe
koszt delegacji służbowych, kosztów podróży, diety wydatkowane na podstawie
polecenia wyjazdu służbowego lub rachunku kosztów podróży,
Klasyfikacja kosztów: pozostałe wydatki
ubezpieczenia majątkowe – koszt polisy ubezpieczeniowej ubezpieczającej majątek
bazy, obozu;
ubezpieczenie osobowe – koszt polis ubezpieczeniowych uczestników od następstw
nieszczęśliwych wypadków, kadry od odpowiedzialności cywilnej;
pozostałe koszty - koszty, które nie zostały ujęte powyżej, m.in. opłata za obsługę
formy wypoczynku przez chorągiew;
koszty pośrednie – wszelkie wydatki na utrzymanie bazy obozowej, zorganizowanie
akcji letniej, na odtworzenie sprzętu.
12
Rozdział V - Kadra formy wypoczynku
5.1. Informacje ogólne
Przed rozpoczęciem formy wypoczynku organizator zobowiązany jest do przeprowadzenia
szkolenia osób, mających stanowić kadrę formy wypoczynku. Komendant/kierownik formy
wypoczynku i osoby odpowiedzialne za sprawy ekonomiczno-finansowe są zobowiązane do
wykazania się wiedzą o finansowaniu, gospodarce i rozliczaniu formy wypoczynku oraz
znajomością niniejszej instrukcji.
Osobom, które uprzednio nie wywiązały się w terminie z przyjętych wobec ZHP
obowiązków, nie należy powierzać żadnych funkcji ani zatrudniać przez okres 3 lat.
5.2. Zasady zatrudniania pracowników ZHP oraz pozostałych osób
ZHP jest stowarzyszeniem i wobec tego wszelkie formy wypoczynku powinny być
prowadzone przez kadrę pracującą społecznie, w oparciu o umowę wolontariatu.
Uwzględniając jednak warunki organizacyjne, potrzeby zapewnienia specjalistów oraz
bezpieczeństwa uczestników, można zatrudnić kadrę (w osobach pielęgniarki, ratownika
i innych) pod warunkiem posiadania na ten cel środków finansowych.
Praca i świadczenie usług podczas formy wypoczynku mogą być wykonywane na podstawie
umowy zlecenia. W uzasadnionych przypadkach może być zawarta umowa o dzieło (zasady
zawierania tych umów zostały omówione w rozdziale XI instrukcji).
Umowy zlecenia i umowy o dzieło zawiera komendant chorągwi i skarbnik lub inne
upoważnione przez nich osoby, jeżeli zatwierdzony preliminarz uwzględnia środki na te
wynagrodzenia.
Osoby wykonujące pracę społecznie, na podstawie umowy wolontariatu (wzór nr 14)
przyjmują zakres obowiązków oraz podpisują zobowiązanie o odpowiedzialności
materialnej, jeżeli pełnią funkcję związaną z taką odpowiedzialnością oraz deklarację
w sprawie bezpieczeństwa zdrowia i życia dzieci i młodzieży na formach wypoczynku
HALiZ. Osoby pełniące funkcję komendanta, kwatermistrza, księgowego, magazyniera
i zaopatrzeniowca składają na piśmie zobowiązanie-upoważnienie z tytułu
odpowiedzialności materialnej (wzór nr 2). Funkcje te muszą pełnić osoby pełnoletnie.
Komendant obozu, na podstawie podpisanego zobowiązania–upoważnienia, w razie
zaistnienia braków w gotówce lub sprzęcie, jest zobowiązany do żądania od osoby
odpowiedzialnej materialnie, pisemnego zobowiązania do spłaty ustalonej do zwrotu
kwoty, z podaniem sposobu i terminu spłaty.
W przypadku nieuregulowania należności w ustalonym terminie organizator zobowiązany
jest do przekazania sprawy komendzie chorągwi, celem wystąpienia na drogę
postępowania sądowego.
Wypłata wynagrodzenia komendantowi, magazynierowi oraz księgowemu, w razie
zatrudnienia ich na podstawie umowy zlecenia, może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu
rozliczenia formy wypoczynku, co należy zastrzec w zawieranych umowach, w pozycji
„Inne ustalenia”.
Wypłata wynagrodzenia pozostałym zatrudnionym osobom następuje z środków formy
wypoczynku po jej zakończeniu, na podstawie rachunków do umów zlecenia, podpisanych
przez komendanta i skarbnika hufca/chorągwi i potwierdzających wykonanie zleconych
czynności.
Przy regulowaniu należności za wykonane usługi i prace przez osoby fizyczne, dokonujący
wypłaty potrąca zaliczkę na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek oraz należne
składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na warunkach określonych w Rozdziale X.
13
5.3. Inne świadczenia
Kadrze zatrudnionej podczas formy wypoczynku, bez względu na rodzaj zawartej umowy
oraz kadrze wolontariackiej przysługuje bezpłatne zakwaterowanie.
Osoby wykonujące obowiązki na podstawie umowy zlecenia, zobowiązane są uiścić
odpłatność za wyżywienie w wysokości 100% stawki dziennej.
Uczestnicy i kadra obozu ubezpieczeni są od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Członkowie, instruktorzy i pracownicy ZHP objęci są ubezpieczeniem od odpowiedzialności
cywilnej na podstawie umowy zawartej przez Główna Kwaterę ZHP. Organizator może
dodatkowo ubezpieczyć całą kadrę formy wypoczynku od odpowiedzialności cywilnej.
W razie zaistnienia szkody należy natychmiast powiadomić Komendę Chorągwi Łódzkiej,
celem zgłoszenia do właściwego zakładu ubezpieczeń.
Rozdział VI - Gospodarowanie sprzętem podczas formy wypoczynku
6.1. Ewidencja sprzętu
Podstawę ewidencji sprzętu użytkowanego podczas formy wypoczynku stanowi protokół
jego wydania lub wypożyczenia. Protokół sporządza się na sprzęt pobrany z magazynów
chorągwi, hufca lub innych jednostek organizacyjnych, w celu użytkowania podczas formy
wypoczynku (wzór nr 7). Na odwrocie protokołu należy wyszczególnić sprzęt zakupiony
w czasie trwania formy wypoczynku, podać datę jego zakupu, numer dowodu zakupu,
rodzaj oraz cenę zakupu.
W przypadku większej ilości zakupów można je wpisać w pomocniczą książkę
inwentarzową.
6.2. Przekazywanie sprzętu pomiędzy turnusami
Ze sprzętu użytkowanego podczas form wypoczynku, organizowanych na tym samym
terenie organizator każdej formy wypoczynku rozlicza się osobno, chyba że funkcję
odpowiedzialną za sprzęt na wszystkich turnusach pełni ta sama osoba. Wtedy rozliczenia
sprzętu dokonuje się po ostatniej formie wypoczynku, z uwzględnieniem zakupów
dokonanych podczas każdej formy wypoczynku, wyszczególnionych w załącznikach do
protokołu (wzór nr 7) lub w pomocniczej książce inwentarzowej.
Protokolarnego przekazania sprzętu między turnusami dokonuje osoba odpowiedzialna za
sprzęt, po sprawdzeniu stanu faktycznego sprzętu pobranego z magazynów hufca, chorągwi
lub innej jednostki oraz dowodów zakupu sprzętu w czasie trwania formy wypoczynku.
Protokół przekazania sprzętu sporządza się według (wzoru nr 8).
6.3. Odpowiedzialność za sprzęt
Osoba bezpośrednio odpowiedzialna za sprzęt (kwatermistrz) oraz osoby, którym
powierzono przedmioty do bezpośredniego użytkowania, są odpowiedzialni za sprzęt
użytkowany podczas formy wypoczynku.
Kwatermistrz zobowiązany jest do złożenia deklaracji o odpowiedzialności materialnej
(wzór nr 2), a osoby stale użytkujące podczas formy wypoczynku pojedyncze przedmioty
kwitują na piśmie ich odbiór do użytkowania. Przed zakończeniem formy wypoczynku
kwatermistrz ma obowiązek odebrać sprzęt wydany uczestnikom. Po zakończeniu formy
wypoczynku sprzęt podczas niej użytkowany należy protokolarnie zwrócić do właściwego
magazynu, zgodnie z zapisami książek inwentarzowych i ewidencji księgowej.
14
6.4. Przedmioty zużyte, zniszczone, zagubione lub skradzione
Na sprzęt, który podczas formy wypoczynku uległ zużyciu, zniszczeniu wskutek działania
siły wyższej lub z innych powodów niezawinionych i zawinionych, sporządza się protokół
zniszczenia (wzór nr 9).
Dokument ten stanowi podstawę do rozliczenia sprzętu z jego właścicielem.
W uzasadnionych przypadkach protokół ten stanowi podstawę do wystąpienia
o odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia lub obciążenia i dochodzenia należności lub
odszkodowania od osoby odpowiedzialnej za szkodę.
Sprzęt zniszczony należy zwrócić do jednostki, której własność stanowi, łącznie ze
sporządzonym protokółem.
Zabrania się dokonywać kasacji sprzętu podczas trwania formy wypoczynku. Jeżeli
zaistniało umyślne zniszczenie sprzętu przez użytkownika, jest on zobowiązany do pokrycia
kosztów jego naprawy lub zakupu nowego sprzętu.
W przypadku zagubienia przedmiotów w czasie trwania formy wypoczynku, osoba będąca
ich użytkownikiem lub też za nie odpowiedzialna, zobowiązana jest do złożenia
oświadczenia na piśmie, w jakich okolicznościach i dlaczego fakt taki zaistniał,
z powołaniem się na ewentualnych świadków oraz pokryć straty wynikłe z tego tytułu
(wg aktualnych cen rynkowych z uwzględnieniem stopnia zużycia).
W razie kradzieży mienia należy sporządzić protokół (wzór nr 10) i niezwłocznie
zawiadomić o tym fakcie najbliższy posterunek Policji, celem wszczęcia dochodzenia oraz
uzyskania zaświadczenia o zgłoszeniu kradzieży do przedstawienia zakładowi ubezpieczeń,
a także właściwą komendę harcerską (hufca lub chorągwi).
Wszystkie wymienione protokoły sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach.
Rozdział VII - Dokumentacja księgowa
7.1. Rodzaje dokumentacji księgowej formy wypoczynku:
7.1.1. Książka kasowa
Książka kasowa (wzór nr 6) służy do ewidencji operacji finansowych, dokonywanych
podczas trwania formy wypoczynku, na podstawie rachunków, faktur VAT, wynagrodzeń
netto z rachunku do umowy cywilnej, delegacji służbowych oraz innych dowodów zakupu.
W książce kasowej należy ująć wyłącznie operacje dotyczące płatności gotówkowych
(pokrytych z zaliczki komendanta), a dokumenty do niej wprowadzać na bieżąco,
chronologicznie, tj. według daty ich powstania.
Pozycje wpisu do książki kasowej należy oznaczać na dowodach źródłowych kolorowym
kółkiem w prawym górnym rogu.
Zapisy w książce kasowej powinny być dokonywane w następujący sposób:
wszystkie zwiększenia czyli przychody do kasy lub wydatki z kasy na zapłacenie
rachunków - zapisem czarnym,
wszystkie zmniejszenia z tytułu korekty przychodów i rozchodów z kasy – zapisem
czerwonym lub czarnym z oznaczeniem znaku minus w formie prostokąta.
Takie zapisy spełniają wymogi księgowe raportu kasowego i formę dziennika rejestrowego.
Zestawienie i podsumowanie dowodów w książce kasowej (wzór nr 6) przy jednoczesnym
dołączeniu dokumentacji źródłowej, oznaczonej w prawym górnym rogu pozycją wpisu do
książki, pozwoli na ich wprowadzenie do ewidencji księgowej chorągwi jako dowodu
księgowego zbiorczego.
Zbiorczym dowodem jednorodnym wpisanym do książki kasowej może być lista
wypłaconych umów zleceń/dzieło (wzór nr 22).
15
Lista wypłaconych umów zleceń/dzieło zawiera wyliczenie podatku, składek ZUS, składki
zdrowotnej, płatnej przez zleceniodawcę na podstawie załącznika do umowy zlecenia oraz
składek na Fundusz Pracy z podaniem nazwisk i imion osób, których wyliczenie dotyczy.
Zestawienie zbiorcze należy załączyć do książki kasowej a oryginały umów wraz z kopią
zastawienia zbiorczego umieścić w części ogólnej rozliczenia formy wypoczynku.
Umowy zlecenia mogą być wprowadzane pojedynczo do książki kasowej (nie na podstawie
dokumentu zbiorczego). Wówczas należy załączyć kopię umowy i rachunku do książki
kasowej a oryginał zestawienia wraz z oryginałami umów w części ogólnej rozliczenia
formy.
Do dnia 5 miesiąca następującego po miesiącu, w którym wypłacono na formie wypoczynku
umowy komendant/kierownik formy wypoczynku ma obowiązek przekazać informację
o wypłaconych umowach zlecenia/dzieło do organizatora wypoczynku (hufiec/chorągiew).
Komendant/kierownik formy wypoczynku obowiązany jest pobrać z Chorągwi bloczki
dowodów KP (kasa przyjmie), które powinny być ostemplowane w lewym górnym rogu
pieczęcią firmową hufca jako druki ścisłego zarachowania oraz okrągłą pieczęcią Chorągwi
Łódzkiej ZHP. Po zakończeniu formy wypoczynku następuje rozliczenie tych druków przez
organizatora formy wypoczynku.
Kontrola druków ścisłego zarachowania polega na sprawdzeniu czy w książce kasowej
wpisano chronologicznie wystawione dowody KP dla przychodów, czy oryginały znajdują się
w dokumentacji, a kopie tych dowodów w bloczkach.
Wypłacenie zaliczki dla komendanta/kierownika formy wypoczynku należy dokumentować
drukiem zaliczki. Wypisuje się go w jednym egzemplarzu, który pozostaje w dokumentacji
hufca/chorągwi. Otrzymany z hufca/chorągwi dokument KW stanowi podstawę zapisu
w książce kasowej (nie wystawia się do niego druku KP).
Nie wolno przyjmować na obozie wpłat od uczestników obozów/kolonii oraz wpłat
dokumentujących wewnętrzne transakcje pomiędzy hufcami Chorągwi Łódzkiej ZHP.
Wpłaty od innych osób powinny przejść przez konto bankowe lub kasę hufca. W sytuacjach
wyjątkowych dopuszcza się przyjmowanie gotówki na obozie.
W przypadku przyjmowania wpłat od osób innych na obozie obowiązuje Instrukcja
nr 01/07/2008 z dnia 1 lipca 2008r. w sprawie rozliczania wpłat gotówkowych
przyjmowanych w bazach HAL i HAZ .
7.1.2. Rejestr zakupów i zapłat budżetowych płatnych przelewem/gotówką
z hufca/chorągwi
Komendant/kierownik formy wypoczynku sporządza zestawienie kosztów i rozliczeń
budżetowych płatnych za pośrednictwem banku z konta chorągwi/hufca lub kasy
chorągwi/hufca w formie rejestru (wzór nr 17).
Rejestr ten łącznie z dokumentacją źródłową formy wypoczynku stanowi podstawę do
sporządzenia sprawozdania finansowego przez komendanta/kierownika formy wypoczynku.
Wpłaty, które wpłynęły na rachunek bankowy lub do kasy chorągwi/hufca, a dotyczyły
formy wypoczynku, organizator formy wypoczynku przekazuje komendantowi/kierownikowi
formy wypoczynku w formie zaliczki, wykazywanej w książce kasowej.
Podsumowana lista odpłatności za uczestnictwo w formie wypoczynku (wzór nr 3) stanowi
podstawę zapisu w książce zapłat hufca/chorągwi (kolumna „odpłatność uczestników”).
Zgodnie z ustaleniami instrukcji, odpłatność za uczestnictwo w formie wypoczynku
powinna być dokonana przed jego rozpoczęciem, dlatego wpis do książki zakupów i zapłat
budżetowych powinien być wprowadzony na podstawie zbiorczej listy wpłat.
16
Rejestr (wzór nr 17), należy prowadzić analogicznie jak książkę kasową tj. wszystkie
dowody zapłaty wpisywać na czarno, a ewentualną korektę czyli zmniejszenie wpisywać na
czerwono.
Do rejestru (wzór nr 17) należy wpisywać chronologicznie wszystkie dowody płatne
przelewem lub z kasy chorągwi/hufca, bez względu na termin zapłaty.
Suma zbiorcza z rubryk, pozwoli na sporządzenie sprawozdania finansowego.
Podsumowany rejestr zakupów (wzór nr 17), po sprawdzeniu z załączonymi dowodami
można uznać jako dowód księgowy zbiorczy dla prowadzonej ewidencji księgowej
w chorągwi. Zapis ten może być dokonany pod warunkiem sprawdzenia istnienia
wprowadzonych dokumentów źródłowych, ich zgodności oraz załączenia do rejestru całej
dokumentacji źródłowej chronologicznie wpisanej do rejestru.
7.1.3. Kartoteka dla artykułów spożywczych
Podczas formy wypoczynku, trwającej dłużej niż 5 dni, w której bierze udział powyżej 30
uczestników organizator formy wypoczynku zobowiązany jest prowadzić kartoteki
magazynowe (wzór nr 13) ilościowo–wartościowe jako dokument pomocniczy względem
dokumentów źródłowych obrotu zakupionych produktów spożywczych (wzór nr 13a).
Przychody do kartoteki należy wpisywać na podstawie dowodów zakupu podając ich symbol
i numer. Rozchód z magazynu następuje na podstawie dowodu pobrania do kuchni
(wzór nr 13).
Kartoteki magazynowe po zakończeniu formy wypoczynku powinny wykazywać stany
zerowe magazynu żywności.
7.1.4. Zapotrzebowanie żywnościowe
Wymaga się prowadzenia dziennych zapotrzebowań żywnościowych z jadłospisami i ilością
osób żywionych podczas form wypoczynku, trwających dłużej niż 5 dni, w których bierze
udział powyżej 30 uczestników. Osoby nie będące uczestnikami lub stałą kadrą, należy
wypisać imiennie i wykaz dołączyć do zapotrzebowania żywnościowego.
7.1.5. Lista uczestników
Na formie letniego lub zimowego wypoczynku musi znajdować się lista odpłatności
uczestników z zaznaczeniem kwoty odpłatności i numeru przyjęcia lub wpływu wpłaty –
według wzoru nr 3.
7.2. Wymogi dla dokumentacji źródłowej
Dokumentację źródłową wydatków stanowią rachunki, faktury VAT, faktury VAT RR,
rachunki do umów zleceń lub o dzieło, delegacje służbowe, rachunki kosztów podróży,
polisa ubezpieczeniowa NNW.
W przypadku braku oznaczenia odbioru gotówki na ww. dokumentach należy na odwrocie
dokumentu źródłowego otrzymać potwierdzenie odbioru gotówki wraz z czytelnym
podpisem i datą.
Wszystkie dokumenty rozchodu gotówki winny być opatrzone klauzulą: „sprawdzono pod
względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”, podpisaną przez osobę
bezpośrednio odpowiedzialną za sprawy finansowe formy wypoczynku (skarbnika,
kwatermistrza, księgowego) oraz „akceptuję do wypłaty kwotę: …” z podpisem
komendanta/kierownika formy wypoczynku.
Rachunek powinien zawierać potwierdzenie odbioru gotówki.
Kopie rachunków nie stanowią dowodów księgowych.
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych, tj. fakturach VAT obcych i własnych, mogą
być poprawione jedynie przez faktury korygujące lub noty korygujące. Błędy w innych
rachunkach mogą być korygowane notami księgowymi. Natomiast ewentualne błędy
17
w dowodach wewnętrznych, np. kartotece magazynowej, wpisie do książki finansowej,
wpisie do rejestru zakupu, mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty,
z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty
poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać
pojedynczych liter lub cyfr (art. 22 pkt. 3 Ustawy o rachunkowości z dnia 29. 09. 1994r.).
Na wystawionych fakturach VAT konieczne jest umieszczenie numerów identyfikacji
podatkowej sprzedawcy i nabywcy (nie dotyczy faktur sprzedaży dla osób fizycznych nie
prowadzących działalności gospodarczej).
Faktury dokumentujące sprzedaż paliw wlewanych do baku samochodu, muszą zawierać
numer rejestracyjny tego samochodu.
W przypadku rozliczeń z obcym organizatorem, faktury VAT i rachunki powinny
uwzględniać rozbicie na wyżywienie, zakwaterowanie i inne koszty.
7.3. Opisywanie dokumentacji źródłowej
Rachunki za zakupione materiały do jednorazowego użytku, jak: środki czystości, opał,
gwoździe itp., muszą być opisane, do jakich celów i przez kogo zostały zużyte.
Natomiast przy dokonywaniu zakupów innych materiałów, nie zużytych do końca formy
wypoczynku należy, po jej zakończeniu sporządzić komisyjny protokół, w którym powinno
być określone dalsze ich przeznaczenie i przekazanie na podstawie wzoru nr 7 lub 8,
w zależności od tego, komu zostaną te materiały przekazane. Wzór dokumentu należy
zmodyfikować do potrzeb przekazania, dalszego przejęcia.
Przy zakupach nagród rzeczowych (np. dla uczestników konkursu) na odwrocie rachunku
należy opisać na jaki konkurs została zakupiona ta nagroda, wpisać nazwiska osób, które ją
otrzymały oraz komisyjnie potwierdzić ich wręczenie (dopuszcza się sporządzenie
odrębnego protokołu zawierającego w/w dane). Na rachunku za prace zlecone powinno
być stwierdzenie przyjęcia wykonanych prac lub czynności.
Przy rozliczaniu kosztów podróży indywidualnych (delegacja) i zbiorczych (lista zwrotu
kosztów podróży) należy stosować poniższe zasady:
zwrot kosztów przejazdu powinien obejmować faktycznie poniesione opłaty za
przejazdy i dojazdy środkami lokomocji w celach służbowych,
przy rozliczeniu kosztów podróży należy uwzględnić indywidualne zniżki za przejazd
przysługujące danej osobie bez względu na to z jakiego tytułu zniżka ta
przysługuje.
Dodatkowe wymagania dotyczące opisywania dokumentacji źródłowej mogą zostać
nałożone przez podmioty dotujące wypoczynek, ustalone w drodze umowy. Należy
wówczas, z zachowaniem zasad powyżej opisanych przestrzegać postanowień wynikających
z zawartych umów.
7.4. Zamówienia publiczne
Przy zakupach towarów i usług oraz dostaw, dokonywanych podczas formy wypoczynku ze
środków publicznych, przez które należy rozumieć środki pochodzące z:
budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
państwowych i samorządowych funduszy celowych,
celowych funduszy międzynarodowych,
przekazywanych przez uprawnione podmioty w drodze umowy, należy stosować
postanowienia ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wówczas,
gdy umowa z dotującym wyraźnie wskazuje na taki obowiązek.
Związek Harcerstwa Polskiego nie jest podmiotem zobowiązanym do stosowania
postanowień ww. ustawy z jej mocy.
Kwoty uzyskane z odpłatności uczestników nie stanowią środków publicznych.
18
Rozdział VIII - Rozliczenie finansowe formy wypoczynku
Rozliczenie finansowe formy wypoczynku powinno być dokonane w terminie uzgodnionym
przy zatwierdzaniu planu finansowego formy wypoczynku, najpóźniej w ciągu 21 dni po jej
zakończeniu.
8.1. Dokumentacja konieczna do rozliczenia formy wypoczynku
Podstawą do rozliczenia formy wypoczynku jest dokumentacja księgowa opisana
w rozdziale VII niniejszej Instrukcji.
Na podstawie ww. dokumentów komendant/kierownik formy wypoczynku sporządza:
1) Sprawozdanie finansowe, wpływy cz. I (wzór nr 19),
2) Sprawozdanie finansowe, wydatki cz. II (wzór nr 19).
Ad 1) Sprawozdanie finansowe cz. I wpływy
W sprawozdaniu z wpływów należy wykazać wszelkie wpływy.
Wpłaty uczestników oraz zakładów pracy powinny być zgodne z listą odpłatności.
Wpłaty przyjęte na obozie wprowadzane są na podstawie książki kasowej kolumna
„przychody”.
Dotacje należy wykazywać w kwocie jaka została przeznaczona na daną formę wypoczynku
z określeniem nazwy donatora oraz numeru umowy.
Darowizny od osób fizycznych/prawnych to przekazane darowizny artykułów
żywnościowych bądź rzeczowych do wysokości ceny jednostkowej 3.500 zł /trzy tysiące
pięćset/. Rubrykę tę należy wypełnić na podstawie dowodów przekazania darowizny.
W przypadkach otrzymania darowizny rzeczowej o wartości jednostkowej powyżej 3.500 zł
/trzy tysiące pięćset/ należy dowód przekazania/przyjęcia przekazać do chorągwi (zgodnie
z pkt 4.2 niniejszej instrukcji).
Książka kasowa po podsumowaniu może wykazywać saldo stanu kasy różne od zera.
Wartość wpłaconego salda do hufca/chorągwi należy wykazać w sprawozdaniu z wpływów
wraz z podaniem daty i numeru dowodu KP.
Ad 2) Sprawozdanie finansowe cz. II wydatki
Na podstawie książki kasowej, rejestru zakupów, zapłat podatków, składek ZUS oraz
zestawień dotacji sporządza się sprawozdanie z wydatków.
W sprawozdaniu z wydatków w części dotacje należy wykazać tylko te kwoty pokryte
z dotacji, które zostały wykazane w książce kasowej.
Niezależnie od sprawozdania finansowego z pełną dokumentacją źródłową, do rozliczenia
formy wypoczynku należy załączyć:
– listę odpłatności uczestników (wzór nr 3),
– wykaz umów kadry wypoczynku (wzór nr 24),
– listę wypłaconych umów zleceń/dzieło (wzór nr 22),
– dowód wpłaty gotówki do hufca/chorągwi wykazanej w książce kasowej jako saldo
na koniec formy wypoczynku,
– oświadczenie – zobowiązanie do zapłaty (wzór nr 12),
– karty kwalifikacyjne uczestników z potwierdzeniem pobytu podczas formy
wypoczynku,
– ewentualne kartoteki magazynowe (również w formie elektronicznej) (wzory nr 13
i 13a),
– ewentualne zapotrzebowania żywnościowe,
– ewentualne rozliczenie zakupionego sprzętu (wzór nr 8),
19
oraz inne dokumenty wymagane przez dotującego lub komendę chorągwi
obowiązujące w danym roku.
Kartoteki magazynowe w zasadzie powinny wykazywać salda zerowe. W wyjątkowych
przypadkach pozostałe, nie wykorzystane artykuły żywnościowe lub inne, można przekazać
nieodpłatnie na realizację innych form wypoczynku lub jednostkom organizacyjnym ZHP za
zgodą komendanta hufca/chorągwi.
Komendant/kierownik formy wypoczynku w ciągu 14 dni od zakończenia formy wypoczynku
musi rozliczyć się w kasie organizatora z pobranych zaliczek.
Komendant/kierownik formy wypoczynku zobowiązany jest do rozliczenia w chorągwi
w ustalonym terminie, nie później niż w ciągu 21 dni, dokumentacji formy wypoczynku
sporządzonej według zasad opisanych w Instrukcji.
Komendant i skarbnik hufca są zobowiązani do sprawdzenia dokumentacji rozliczenia
formy wypoczynku przed przekazaniem jej do komendy chorągwi i ujęciu w ewidencji
księgowej.
–
8.2. Rozliczenie formy wypoczynku zagranicznego
Zagraniczne formy wypoczynku rozlicza się tak jak krajowe formy wypoczynku.
W przypadku trudności z uzyskaniem rachunku można rozliczyć wydatki na podstawie
paragonu zawierającego wszystkie elementy rachunku tj. wyszczególnienie, kwota, data
zakupu. Noclegi w hotelach muszą być udokumentowane rachunkami.
Przy zakupie dewiz należy stosować się do przepisów prawa dewizowego (Dz. U. Nr 141
poz. 1178 z 2002r. ze zm.).
Transakcja sprzedaży nie wydatkowanych podczas formy wypoczynku dewiz za
pośrednictwem banków lub kantorów musi być formalnie udokumentowana.
Wszelkich przeliczeń należy dokonywać według udokumentowanego kursu zakupu waluty
(wyciągu bankowego, paragonu, potwierdzenia z kantora wymiany walut) albo według
kursu średniego NBP obowiązującego na przeddzień dokonania transakcji.
8.3. Protokół przyjęcia rozliczenia finansowego formy wypoczynku
Złożenie i przyjęcie rozliczenia formy wypoczynku powinno być potwierdzone protokołem
sporządzonym przez osobę rozliczającą akcję. Do sprawozdania finansowego powinny być
załączone wszystkie dokumenty obowiązujące przy rozliczeniu formy wypoczynku (rozdział
VIII Instrukcji).
Weryfikacja rozliczenia formy wypoczynku obejmuje:
sprawdzenie istniejącej i prawidłowej likwidacji wszystkich dokumentów
źródłowych załączonych do książki finansowej i rejestru zakupów. Likwidacja
polega na zamieszczeniu na odwrocie rachunku kontrolnych potwierdzeń
„sprawdzono
pod
względem
merytorycznym,
formalno-rachunkowym
i zatwierdzono do wypłaty”,
sprawdzenie rozliczenia środków - wpływy wg wzoru zamieszczonego
w sprawozdaniu (wzór nr 19 cz. I).
rozliczenie protokołu (wzór nr 7) wydania, wypożyczenia i zwrotu sprzętu,
przejęcie i sprawdzenie dokumentów darowizny artykułów spożywczych
i składników rzeczowych. W przypadku darowizny środka trwałego należy ten
dokument wyszczególnić w protokole i przekazać do wprowadzenia go do książki
inwentarzowej środków trwałych prowadzonej w chorągwi.
W protokole należy wpisać wszystkie uwagi a ewentualną niezgodność - do terminowego
uzupełnienia.
Rozliczenie sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
jeden egzemplarz ze wszystkimi załącznikami i dokumentacją źródłową dla
księgowości komendy chorągwi,
20
drugi egzemplarz bez dokumentacji źródłowej, który powinien zawierać
pokwitowanie, pozostaje w aktach organizatora formy wypoczynku.
Termin sporządzenia protokołu nie może przekroczyć 21 dni od dnia zdania formy do
chorągwi. Natomiast termin poprawy protokołu nie może być dłuższy niż 14 dni od dnia
przekazania informacji o jego sporządzeniu.
8.4. Przechowywanie dokumentacji
Dokumentacja finansowa formy wypoczynku przechowywana jest w komendzie chorągwi
przez 5 lat zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości oraz ustawy
o ochronie danych osobowych.
Rozdział IX - Sprawy szczegółowe
9.1. Wymiana baz i miejsc obozowych między jednostkami harcerskimi
Wymiana taka może nastąpić pomiędzy jednostkami harcerskimi, posiadającymi własne
bazy obozowe, na podstawie porozumienia (w wypadku wymiany baz pomiędzy
jednostkami tej samej chorągwi) lub umowy zawartej przez zainteresowanych (wzory nr 15
i 16).
W porozumieniu należy m. in. dokładnie ustalić:
czas trwania formy wypoczynku,
wzajemne świadczenia umawiających się jednostek harcerskich,
wysokość obowiązującej stawki żywnościowej i innych stawek (ryczałtów) itp.,
sposób i termin rozliczenia finansowego,
nazwiska komendantów/kierowników formy wypoczynku i innych osób
materialnie odpowiedzialnych.
9.2. Niepełna rekrutacja
Formy wypoczynku, na których liczba uczestników jest mniejsza od zaplanowanej
w budżecie, rozliczane są według stanu faktycznego. W takim przypadku nadwyżka
środków finansowych winna być zwrócona do jednostki sporządzającej budżet. Liczba
kadry powinna być dostosowana do liczby uczestników podczas formy wypoczynku, zgodnie
z przepisami o organizacji wypoczynku letniego i zimowego dla dzieci i młodzieży.
9.3. Grupa kwatermistrzowska
Zadaniem grupy kwatermistrzowskiej jest przygotowanie terenu na przeprowadzenie formy
wypoczynku, sprzętu do użytkowania podczas formy wypoczynku i zaopatrzenie w artykuły
żywnościowe na pierwszy okres formy wypoczynku, a w późniejszym terminie wykonanie
prac związanych z likwidacją formy wypoczynku.
Liczbę osób grupy kwatermistrzowskiej i czas wykonania pracy ustala organizator formy
wypoczynku, w zależności od potrzeb.
Osoby z grupy kwatermistrzowskiej na czas pobytu przed rozpoczęciem i po zakończeniu
formy wypoczynku otrzymują delegacje służbowe, stanowiące podstawę do wypłacenia
diety w wysokości i na zasadach aktualnie obowiązujących przepisów przy odbywaniu
podróży służbowej, w przypadku gdy nie ma zorganizowanego wyżywienia.
Grupie kwatermistrzowskiej nie przysługuje zwrot kosztów noclegów i przejazdu inny niż
publicznymi środkami komunikacji. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się przejazd
prywatnym samochodem. Warunkiem bezwzględnym jest posiadanie na ten cel środków
finansowych. Wydatki grupy kwatermistrzowskiej rozliczane są w kosztach formy
wypoczynku.
21
9.4. Rodzina podczas formy wypoczynku
W skład kadry mogą wchodzić osoby spokrewnione lub spowinowacone z tym, że tylko
jedna z nich może pełnić funkcję związaną z odpowiedzialnością materialną, np.
członkowie rodziny komendanta/kierownika formy wypoczynku lub komendanta
hufca/chorągwi mogą pełnić tylko funkcje wychowawcze.
Za prawidłową organizację pracy odpowiada komendant/kierownik formy wypoczynku.
Członkowie rodziny kadry – współmałżonek i dzieci nie zatrudnieni podczas formy
wypoczynku i nie będący jej uczestnikami, mogą przebywać podczas formy wypoczynku po
wniesieniu pełnej odpłatności za wyżywienie, tj. dorośli- w wysokości stawki żywieniowej
a dzieci w wieku przedszkolnym 50% tej stawki.
9.5. Rezygnacja uczestnika formy wypoczynku
Uczestnik, który z ważnych przyczyn nie może wziąć udziału w formie wypoczynku, jest
uprawniony do wystąpienia do organizatora formy wypoczynku o zwrot wniesionej
odpłatności. Z tej odpłatności organizator formy wypoczynku potrąca poniesione koszty,
np. wykupione koszty przejazdu uczestnika, ubezpieczenia itp.
Uczestnik może otrzymać zwrot tylko do wysokości kwoty, wpłaconej przez siebie do kasy
lub na rachunek bankowy organizatora po uprzednim potrąceniu poniesionych ww.
kosztów.
Jeśli odpłatność za uczestnika lub jej część została przekazana przez pracodawcę rodzica
uczestnika to pieniądze te należy przekazać na rachunek bankowy tego pracodawcy, po
ewentualnym potrąceniu kosztów poniesionych przez organizatora jeżeli były określone
w deklaracji.
9.6. Wychowanie gospodarcze podczas formy wypoczynku
Gospodarność, oszczędność i poszanowanie wspólnego mienia to nawyki, które powinny
być szczególnie propagowane. Harcerska akcja letnia i zimowa stanowi doskonałą okazję
do praktycznego działania w tym zakresie.
W planie formy wypoczynku należy uwzględnić, by:
zbiórki były wykorzystane do przydzielenia każdemu uczestnikowi zadania
z rejestru prac koniecznych do wykonania przed wyjazdem,
w programie formy wypoczynku znalazły się zajęcia z zakresu wychowania
gospodarczego, w tym zajęcia praktyczne dotyczące konserwacji
przechowywania sprzętu,
wprowadzone zostały różne formy zachęcające uczestników formy wypoczynku
do zdobywania sprawności związanych z gospodarnością.
9.7. Środki transportu podczas formy wypoczynku
Transport podczas formy wypoczynku może być zorganizowany w postaci:
wynajęcia samochodu od osoby fizycznej (wzór nr 4),
skorzystania z umowy użyczenia (wzór nr 4a),
wykorzystania samochodu stanowiącego własność ZHP.
Wysokość stawki za 1 km przejazdu samochodem osobowym w celach związanych
z realizacją formy wypoczynku określa Komenda Chorągwi Łódzkiej ZHP. Ryczałt
kilometrowy określa się z uwzględnieniem kosztów faktycznie ponoszonych oraz możliwości
finansowych jednostek, z zastrzeżeniem, że nie może przekraczać kwoty ryczałtu
określonego w rozporządzeniu ministra właściwego dla polityki społecznej i rodzinnej. Przy
najmie samochodu od osoby fizycznej bądź prawnej za koszty uzyskania przychodu uznaje
się ewidencję wg przebiegu pojazdu (wzór nr 18).
22
Rozdział X - Rozliczenia ze Skarbem Państwa
10.1. Podatki
1) Podatek dochodowy od osób prawnych
Zgodnie z Ustawą z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U.
z 2000r. Nr 54 poz. 654, tekst jednolity z późn. zm.) podatnikiem jest Chorągiew Łódzka
ZHP. Z tego wydatku Chorągiew Łódzka ZHP rozlicza się na podstawie przekazanych przez
hufiec dokumentów finansowych miesięcznych oraz dokumentacji form wypoczynku.
2) Podatek dochodowy od osób fizycznych
Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło podlega opodatkowaniu na
podstawie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991r. (tekst
jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm.).
Przy umowie zlecenia dla osoby nie zatrudnionej w innym zakładzie pracy podstawą do
obliczenia kosztów uzyskania przychodu jest przychód brutto pomniejszony
o potrącane przez płatnika, a pokrywane przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia
społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe) od tak uzyskanego przychodu potrąca się
20% kosztów uzyskania, a od otrzymanej kwoty netto obliczamy 18% podatku
dochodowego, który po potrąceniu 7,75% składki na ubezpieczenia zdrowotne jest
przekazywany jako zaliczka na podatek wraz ze sporządzonymi deklaracjami PIT-11
(w trzech egzemplarzach) do właściwej komendy chorągwi, która jest płatnikiem
powyższych zaliczek.
Składka zdrowotna wynosi 9%, z tego potrącona z podatku 7,75%.
Różnicę składki zdrowotnej w wysokości 1,25% od wynagrodzenia brutto pokrywa
zleceniobiorca.
3) Podatek od gruntów i nieruchomości
Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt. 5 Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych z dnia
12.01.1991r. (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 95 poz. 613 z późn. zm.) zwolnione od
podatku od nieruchomości są nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby prowadzenia
przez stowarzyszenie statutowej działalności wśród dzieci i młodzieży w zakresie oświaty,
wychowania, nauki i techniki, kultury fizycznej i sportu, z wyjątkiem wykorzystywanych do
prowadzenia działalności gospodarczej.
4) Podatek VAT
Zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług od dnia 1 stycznia
2011r. nie obowiązuje załącznik nr 4 do ustawy o VAT, który zawierał katalog usług
zwolnionych z tego podatku i skonstruowany był na zasadzie odesłań do Polskiej
Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Obecnie na potrzeby określania usług zwolnionych
klasyfikacja statystyczna w ogóle nie ma zastosowania. Zamiast tego obowiązują opisowe
definicje usług, które objęte są preferencją podatkową. Odpowiednie regulacje
określające zakres stosowanych zwolnień umieszczone zostały bezpośrednio w art. 43
ustawy o VAT.
Pozostała działalność handlowa i usługowa, prowadzona przez jednostki ZHP jeśli z mocy
ww. ustawy podlega podatkowi VAT jest rozliczana przez komendy chorągwi, zgodnie
z przepisami.
5) Zwolnienia od podatku z tytułu darowizn
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992r. oraz ustawa
o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991r. Rozdział 1 stwarza
23
możliwość odliczenia od dochodu darowizn przeznaczonych na cele działalności pożytku
publicznego realizowane przez Związek Harcerstwa Polskiego takie jak:
– prowadzenie wśród członków stowarzyszenia całorocznej działalności
oświatowej – wychowawczej formami pracy charakterystycznymi dla ZHP,
– organizowanie przedsięwzięć związanych z ochroną środowiska naturalnego,
rozwojem zainteresowań i specjalności,
– organizowanie przedsięwzięć związanych z działalnością w zakresie kultury
fizycznej i sportu,
– upowszechnianie tradycji i dziedzictwa narodowego, kształtowanie postaw
patriotycznych,
– działalność na rzecz obrony narodowej i bezpieczeństwa powszechnego,
– organizowanie przedsięwzięć związanych z działalnością w zakresie kultury,
– inicjowanie
programów
profilaktycznych,
antyalkoholowych
i przeciwdziałających uzależnieniu dzieci i młodzieży,
– podejmowanie zadań w zakresie pomocy społecznej, w tym poprzez
prowadzenie działalności charytatywnej,
– prowadzenie rehabilitacji i rewalidacji dzieci niepełnosprawnych, a także
resocjalizacji dzieci nieprzystosowanych,
– kształcenie kadry instruktorskiej stowarzyszenia,
– promowanie zdrowego trybu życia,
– organizowanie letniego i zimowego wypoczynku w formach wyjazdowych,
w miejscu zamieszkania tak dla członków stowarzyszenia jak i dla
niezrzeszonych.
Łączna kwota odliczeń od podatku dochodowego z powyższych tytułów nie może
przekroczyć w roku podatkowym:
– maksymalnie do 6% dochodu uzyskanego przez podatnika - osobę fizyczną,
– 10% dochodu osiągniętego przez osobę prawną, w przypadku darowizn
dokonywanych przez osoby prawne na wszystkie cele, w tym także kultu
religijnego.
Osoby fizyczne rozliczające się według podatku liniowego nie mogą wliczyć sobie
przekazanej darowizny do kosztów uzyskania przychodów.
10.2. Ubezpieczenia społeczne
Ubezpieczenia społeczne obejmują:
1) ubezpieczenia emerytalne,
2) ubezpieczenia rentowe,
3) ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa, zwane „ubezpieczeniem
chorobowym”,
4) ubezpieczenia z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, zwane
„ubezpieczeniem wypadkowym”.
10.2.1. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym
Obowiązki zleceniodawcy, związane ze zgłoszeniem do ubezpieczenia emerytalnego
i rentowego zleceniobiorców, wynikają z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
z dnia 13 października 1998r.
za pracownika w rozumieniu ustawy o ubezpieczeniu społecznym uważa się osobę
pozostającą w stosunku pracy (zatrudnioną na podstawie umowy o pracę), a także
osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub
innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje
się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką osoba ta
24
zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach
takiej umowy (zlecenia, o dzieło) wykonuje pracę na rzecz własnego pracodawcy.
Umowa o dzieło, zlecenia, agencyjna oraz świadczenie usług, do której stosuje
się przepisy kodeksu cywilnego zawarta z własnym pracownikiem – zatrudnionym na
podstawie umowy o pracę powoduje po stronie pracodawcy obowiązek
ubezpieczenia pracownika ze wszystkich tytułów – bez względu na czas trwania
umów cywilnoprawnych. W rezultacie wynagrodzenie ze stosunku pracy i z tytułu
wyżej wymienionych umów cywilnoprawnych traktuje się łącznie i od całości opłaca
składkę na ubezpieczenie społeczne.
Umowy zlecenia, agencyjne, o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy
kodeksu cywilnego o zleceniu, generalnie bez względu na czas ich trwania, są
objęte obowiązkiem ubezpieczenia społecznego.
Jeżeli jednak są łączone z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę u innego
pracodawcy, to zawsze obowiązkowe jest ubezpieczenie ze stosunku pracy,
natomiast umowy zlecenia lub świadczenie usług, do których stosuje się przepisy
kodeksu cywilnego o zleceniu (art. 734-750 k.c.) powodują dobrowolność
ubezpieczenia, jednakże pod warunkiem, że wynagrodzenie ze stosunku pracy
wynosi co najmniej tyle ile minimalne wynagrodzenie, które od dnia 1 stycznia
2012r. wynosi 1500 zł.
Osoby utrzymujące się tylko z umów zleceń, bez względu na czas ich trwania,
podlegają obowiązkowi ubezpieczenia społecznego z jednej umowy, tej
najwcześniejszej. Natomiast z tytułu pozostałych mogą się ubezpieczyć
dobrowolnie.
Osoby te mogą też w trakcie trwania tych umów zmienić tytuł ubezpieczenia.
Emeryt lub rencista wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy
agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się k.c.
dotyczące zlecenia – czyli zleceniobiorca, jeżeli jest zatrudniony na podstawie
umowy o pracę i otrzymuje przynajmniej minimalne wynagrodzenie za tę pracę
u innego pracodawcy niż ten, z którym zawarł umowę zlecenia – nie podlega
obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.
Jeżeli natomiast zawarł umowę zlecenia lub agencyjną z pracodawcą, z którym
równocześnie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy
wykonuje pracę na rzecz swego pracodawcy – to wówczas podlega obowiązkowi
ubezpieczenia emerytalnego i rentowego.
Emeryt lub rencista, zatrudniony na podstawie umowy o pracę, tak jak dotychczas
podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.
Nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu osoby wykonujące pracę na
podstawie umowy zlecenia, albo innej o świadczenie usług, objętej przepisami
kodeksu cywilnego dotyczącym zlecenia, jeżeli są uczniami szkół ponad
podstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat.
Jednakże studenci oraz uczestnicy dziennych studiów doktoranckich mogą się
ubezpieczyć dobrowolnie, jeżeli nie podlegają ubezpieczeniom emerytalnym
i rentowym z innych tytułów.
Ubezpieczeni łączący stosunek pracy z zatrudnieniem na podstawie umowy zlecenia
u innego pracodawcy i dodatkowo np. z działalnością gospodarczą, z tego
ostatniego tytułu ubezpieczają się już tylko dobrowolnie, pod warunkiem, że
wynagrodzenie z tytułu pracy jest nie niższe od minimalnego wynagrodzenia.
Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe m.in. pracowników
i zleceniobiorców, finansują z własnych środków, zarówno ubezpieczeni jak
płatnicy składek.
25
Obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu podlegają pracownicy, zatrudnieni na
podstawie umowy o pracę. Dobrowolnie temu ubezpieczeniu podlegają osoby
wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia.
Obowiązkowo
ubezpieczeniu
wypadkowemu
podlegają
osoby
objęte
ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym, jak również wykonujące pracę na
podstawie umowy zlecenia.
Stopy procentowe składek na ubezpieczenia społeczne w 2012r. wynoszą:
Rodzaj funduszu
fundusz emerytalny
fundusz rentowy
fundusz chorobowy
fundusz wypadkowy
zleceniobiorca
9,76 %
1,5%
2,45 %
zleceniodawca
9,76 %
4,5% (od 01.02.2012 - 6,5%)
wg wskaźnika ZUS
Ponadto zleceniodawca nalicza składki na Fundusz Pracy w wysokości 2,45% podstawy
wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu
przepisów podatkowych.
Wszelkie rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych prowadzi komenda chorągwi.
Składki ZUS odprowadza się do dnia 15-go następnego miesiąca.
Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych dokonuje komenda chorągwi na drukach ZUS – ZUA
w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy.
10.2.2. Ubezpieczenia zdrowotne
Obowiązki zleceniodawcy związane z ubezpieczeniem zdrowotnym zostały określone
w ustawie z dnia 6 lutego 1997r., o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, która weszła
w życie z dniem 1 stycznia 1999r. (Dz. U. z 1997r. Nr 28 poz. 153 z późn. zm.).
Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają:
osoby objęte ubezpieczeniem społecznym, wykonujące pracę na podstawie
umowy agencyjnej, umowy zlecenia,
osoby objęte ubezpieczeniem społecznym, pobierające emeryturę lub rentę,
dzieci, uczniowie oraz słuchacze zakładów kształcenia nauczycieli w rozumieniu
przepisów o systemie oświaty, niepodlegające obowiązkowi ubezpieczenia
zdrowotnego z innego tytułu,
studenci i słuchacze studiów doktoranckich, niepodlegające obowiązkowi
ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu,
bezrobotni, niepodlegający obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z innego
tytułu,
osoby pobierające zasiłek przedemerytalny lub świadczenie przedemerytalne.
Ubezpieczeniu zdrowotnemu nie podlegają uczniowie, studenci i słuchacze studiów
doktoranckich pozostający na wyłącznym utrzymaniu osoby podlegającej ubezpieczeniu.
Składka na ubezpieczenia zdrowotne wynosi 9% przychodu brutto, pomniejszonego o kwotę
składek na ubezpieczenia społeczne, poniesioną przez zleceniobiorcę.
Składka ta w wysokości 7,75% potrącana jest z zaliczki na podatek dochodowy od osób
fizycznych i jest odprowadzana przez komendę chorągwi do ZUS wraz z deklaracją
miesięczną, a zatem składki zdrowotne naliczone na formach letniego i zimowego
wypoczynku muszą być przekazane w danym miesiącu do właściwej komendy chorągwi
z informacją kogo dotyczą, kserokopią dokumentów stanowiących podstawę ich wyliczenia.
26
Przykład wyliczenia składki zdrowotnej:
odliczonej z podatku w wysokości
z wynagrodzenia podatnika w wysokości
razem
7,75%
1,25%
9,00%
Zgłoszeń do ubezpieczeń zdrowotnych dokonuje komenda chorągwi na drukach ZUS - ZZA
w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy.
Rozdział XI – Umowy cywilnoprawne
W celu jednolitego stosowania przepisów uzupełniająco podaje się zasady stosowania
przepisów przy zawieraniu umów.
11.1. Umowa zlecenie
Umowa zlecenia jest umową, której przedmiotem jest dokonanie określonej czynności
prawnej (art. 734 k.c.) lub czynności faktycznej, czyli świadczenie usług (art. 750 k.c.),
jeżeli nie są one uregulowane odrębnymi przepisami (np. umową o pracę lub umową
o dzieło).
Czynnościami faktycznymi objętymi umową zlecenia może być np. prowadzenie wykładu,
szkolenia, wycieczki w charakterze przewodnika, sklepiku, zajęć sportowo rekreacyjnych,
jak również dowóz wody, rąbanie drewna oraz różne inne prace zlecone do wykonania.
Przyjmujący zlecenie obowiązany jest wykonać je sumiennie i z należytą starannością,
jakiej wymaga rodzaj zleconej czynności.
Umowa, której cechami jest zależność i stosunek podporządkowania oraz świadczenie
pracy w oznaczonym miejscu i czasie za wynagrodzenie, nie jest umową zlecenia, lecz
umową o pracę – bez względu na przyjętą nazwę.
W przypadku zawarcia na formie letniego i zimowego wypoczynku umowy, która podlega
ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, należy niezwłocznie powiadomić i przekazać
dane zleceniobiorcy do komendy chorągwi (która ma obowiązek zgłoszenia do ZUS w ciągu
7 dni od daty zawarcia umowy) na drukach ZUS – ZUA w przypadku ubezpieczeń
społecznych i ZZA – w przypadku ubezpieczeń zdrowotnych.
11.2. Umowa o dzieło
Regulowana w art. 627–646 Kodeksu cywilnego jest umową rezultatu. Rezultat lub dzieło
pozostają do dyspozycji zamawiającego.
Rezultatem może być naprawa rzeczy lub urządzenia, ogrodzenie terenu, uszycie namiotu,
wykonanie fotografii, sporządzenie planu technicznego, poligrafia, grafika komputerowa,
koncert, występ, przedstawienie itp. Umową o dzieło jest też przewóz odpłatny, wykonany
przez osobę nie będącą przewoźnikiem.
Umowy o dzieło nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym z wyjątkiem
umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem.
Koszty uzyskania przychodów z tytułu umów o dzieło i umów zlecenia wynoszą 20%
przychodów.
Istnieje jednak możliwość przyjęcia faktycznie poniesionych kosztów przez podatnika pod
warunkiem, że udokumentuje, iż poniósł koszty wyższe niż zastosowana norma 20%.
Istnieje również możliwość zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodu z tytułu
korzystania przez twórcę z praw autorskich i praw pokrewnych.
27
Rozdział XII - Postanowienia końcowe
Instrukcja finansowa Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej wchodzi w życie z dniem
9 stycznia 2012r.
W sprawach nie uregulowanych niniejszą Instrukcją lub sprawach spornych mają
zastosowanie przepisy obowiązującego prawa oraz przepisy wewnętrzne ZHP.
Wszelkie zmiany druków/wzorów nie wymagają zmiany Instrukcji. Decyzją komendanta
i skarbnika chorągwi są wprowadzane do aktualnego zastosowania.
Wszelkie zmiany stawek podawane są każdorazowo przez Chorągiew Łódzką ZHP w formie
komunikatu.
28
Wzory dokumentów
UWAGA! Wzór nr 6 stanowi jednocześnie wzór nr 17 i nr 19.
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
Nr
1 – Plan finansowy formy wypoczynku
2 – Zobowiązanie – upoważnienie
3 – Lista odpłatności uczestników za formę wypoczynku
4 – Umowa najmu pojazdu
4a – Umowa użyczenia pojazdu
5 – Pismo o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w formie wypoczynku
6 – Książka finansowa formy wypoczynku
7 – Protokół wydania – wypożyczenia – zwrotu sprzętu obozowo – turystycznego
8 – Protokół zdawczo- odbiorczy przekazania sprzętu między turnusami
9 – Protokół zniszczenia
10 – Protokół kradzieży
11 – Zestawienie zbiorcze wydatków na wyżywienie
12 – Oświadczenie – zobowiązanie komendanta
13 – Kartoteka magazynowa
13a – Pobranie żywności
14 – Umowa wolontariacka
15 – Porozumienie w sprawie organizacji formy wypoczynku
16 – Porozumienie w sprawie wynajmu bazy
17 – Rejestr zakupów i zapłat budżetowych płatnych przelewem
18 – Ewidencja przebiegu pojazdu
19 – Sprawozdanie finansowe formy wypoczynku cz. I i II
20 – Faktura VAT RR
21 – Akt potwierdzenia darowizny
22 – Zestawienie wypłaconych umów zleceń/dzieło
23 – Oświadczenie o rozliczeniu druków KP
24 – Wykaz kadry wypoczynku
29