Najlepsze rozwiązania, najczęstsze błędy

Najlepsze rozwiązania, najczęstsze błędy czyli jak skutecznie ubiegać się o dofinansowanie
projektów innowacyjnych?
All rights reserved
KROK 1: IDENTYFIKACJA POTRZEB FIRMY
2
Dokonanie wielowymiarowej analizy potrzeb firmy, mającej na celu zdefiniowanie
potencjalnych projektów inwestycyjnych i badawczo-rozwojowych oraz określenie
horyzontu ich realizacji.
Najlepsze rozwiązania:
•
przeprowadzenie przeglądu strategicznego w firmie
•
opracowanie strategii innowacji
•
określenie celów rozwojowych
•
określenie bazy potencjalnych partnerów biznesowych
•
analiza kroków bezpośrednich konkurentów rynkowych
•
udział w konsultacjach społecznych programów
Najczęstsze błędy:
•
podejmowanie decyzji o realizacji projektów ad hoc
All rights reserved
KROK 2: IDENTYFIKACJA ŹRÓDEŁ WSPARCIA
3
Skonfrontowanie potrzeb inwestycyjnych oraz celów rozwojowych z możliwościami
wsparcia, oferowanymi w ramach dostępnych źródeł pomocowych.
Najlepsze rozwiązania:
•
prowadzenie bieżącej analizy dostępnych instrumentów
wsparcia
•
utworzenie dedykowanego
współpracy z firmą doradczą
•
uczestnictwo w wydarzeniach
instytucje udzielające wsparcia
zespołu
/
nawiązanie
organizowanych
przez
Najczęstsze błędy:
•
dostosowanie projektu do wymagań konkursu
•
pomijanie
kryteriów
dostępu
do
konkursu
(limity kwotowe, wymagania dotyczące partnerstwa,
sektory wyłączone, itp.)
•
kryteria dostępu a kryteria punktowe
All rights reserved
KROK 3: DOKUMENTACJA PROGRAMU I ZASADY
POMOCY PUBLICZNEJ
4
Zapoznanie się z dokumentacją programu i wszystkimi zasadami określającymi tryb
i warunki ubiegania się o wsparcie.
Najlepsze rozwiązania:
•
dokładne przestudiowanie dokumentacji konkursu:
•
regulamin,
lista
wymaganych
uszczegółowienie programu operacyjnego
•
kryteria oceny
•
wniosek / biznes plan / instrukcje
•
wzór umowy o dofinansowanie
•
wytyczne, akty prawne
załączników,
•
analiza bazy odpowiedzi na pytania (FAQ)
•
kierowanie pytań bezpośrednio do instytucji udzielającej
wsparcia
Najczęstsze błędy:
•
pobieżne zapoznanie się z dokumentacją
•
bazowanie na doświadczeniach z poprzednich konkursów
All rights reserved
KLUCZOWE ZAGADNIENIA
5
Zasady
Efekt zachęty –
rozpoczęcie projektu
Ograniczone z budżety
programów krajowych
dla wnioskodawców z
woj. mazowieckiego
Procedury przetargowe
•
aby możliwe było wykazanie spełniania efektu zachęty
projekt nie może zostać rozpoczęty wcześniej niż po
złożeniu wniosku o dofinansowanie
•
środki w ramach programów krajowych zostały
podzielone na dwie tzw. koperty: dla regionów lepiej
rozwiniętych (województwo mazowieckie) i słabiej
rozwiniętych (pozostałe województwa)
•
suma środków dla województwa mazowieckiego jest w
ramach POIR 10x niższa niż dla pozostałych województw
•
konieczność wyłaniania dostawców usług i urządzeń w
procedurze konkurencyjnej (>20 tyś PLN netto)
konieczność upublicznienia zapytania ofertowego na
stronie https://www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl/
•
All rights reserved
KLUCZOWE ZAGADNIENIA
6
Istotne zagadnienia
Sytuacja finansowa Wnioskodawcy
Lokalizacja projektu
Źródła finansowania projektu
Własność intelektualna
Zasoby własne (kadra B+R, kadra zarządzająca)
Podwykonawcy
Okres realizacji projektu
Dokumenty administracyjne
All rights reserved
ZAKRES DOKUMENTACJI
7
Pytania
Zagadnienia technologiczne
Charakterystyka rynku docelowego
Opis prac B+R
Opis wdrożenia
Budżet
All rights reserved
KROK 4: DOKUMENTACJA PROJEKTU
8
Przygotowanie, zgodnie z wymogami konkursowymi, dokumentacji aplikacyjnej,
obejmującej co do zasady wniosek o dofinansowanie wraz z kompletem załączników.
Najlepsze rozwiązania:
•
zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu, umożliwiającej
przygotowanie dokumentacji projektu
•
oddelegowanie odpowiedniego zespołu do przygotowania
dokumentacji projektowej lub skorzystanie z zewnętrznego
wsparcia / doradztwa
•
aspekty techniczno-organizacyjne dokumentacji (generator
wniosków, wersja papierowa /elektroniczna)
Najczęstsze błędy:
•
rozpoczęcie projektu
dofinansowanie
•
używanie zbyt specjalistycznego lub zbyt ogólnego języka w
opisie projektu
•
braki / błędy w dokumentacji i załącznikach (zwłaszcza w
dokumentacji środowiskowej)
•
błędna kwalifikacja kosztów
przed
złożeniem
wniosku
o
All rights reserved
SYSTEM WYBORU PROJEKTÓW
•
9
Wnioski o dofinansowanie oceniane są na podstawie kryteriów wyboru projektów, publikowanych
najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu.
Kryteria
formalne
Kryteria
merytoryczne
odnoszą się przede wszystkim
do parametrów dokumentacji
aplikacyjnej – poprawności
wypełnienia formularzy oraz
kompletności dokumentacji.
odnoszące się do parametrów i
wartości dodanej projektu.
Co do zasady kryteria
formalne są zero-jedynkowe,
a więc brak spełnienia już
jednego kryterium powoduje
odrzucenie wniosku.
 Wniosek wypełniono w
języku polskim
Przykład:
 Realizacja projektu
mieści się w ramach
czasowych działania
programu
Kryteria merytoryczne dzielą
się na „zero-jedynkowe”
(obowiązkowe) i punktowe
(fakultatywne).
 Projekt przewiduje
przyrost netto liczby
pracowników
Panel
ekspertów
niezależne grono ekspertów
mające za zadanie techniczną i
merytoryczną ocenę projektów.
Podczas panelu ekspertów
wyjaśniane są wszelkie
wątpliwości i doprecyzowywane
informacje przedstawione we
wniosku.
 W projekcie
wykorzystano
wiarygodne źródła
danych w celu
określenia wielkości
rynku potencjalnych
odbiorców nowego
produktu
All rights reserved
PROCEDURA OCENY WNIOSKÓW
10
Procedura oceny wniosku o dofinansowanie – w zależności od konkursu – trwa od ok. 3 do 6 miesięcy.
Panel
ekspertów
Ocena
formalna
Ocena
merytoryczna
(obligatoryjna
+ punktowa)
Procedura odwoławcza
Opublikowanie
wyników
(lista
rankingowa)
KROK 5: REALIZACJA PROJEKTU
11
Proces realizacji projektu wiąże się z obowiązkami nałożonymi na Beneficjenta, których
wypełnianie jest warunkiem utrzymania wsparcia.
Najlepsze rozwiązania:
•
oddelegowanie pracownika
koordynowania projektu
•
skorzystanie z usług firm zewnętrznych
/
grupy
pracowników
do
Najczęstsze błędy:
•
realizacja projektu niezgodnie z deklaracjami zawartymi we
wniosku o dofinansowanie
•
brak stałego kontaktu z opiekunem projektu
•
zmiana warunków realizacji projektu bez zgody instytucji
•
nieprzestrzeganie zasad wyboru dostawców
•
nieprzestrzeganie zapisów umownych (np. dotyczących
informacji i promocji, utrzymania inwestycji w okresie
trwałości itp.)
•
błędne rozliczanie kosztów, skutkujące
efektywnej wysokości otrzymanej pomocy
zmniejszeniem
All rights reserved
ZAKRES DOKUMENTACJI
12
Checklista
Procedury wyboru wykonawców
Gromadzenie dokumentacji rozliczeniowej (faktury, listy płac, umowy z
podwykonawcami itp.)
Wyodrębniona ewidencja księgowa
Terminowe składanie wniosków o płatność
Informacja o zmianach w projekcie
Informacja i promocja projektu
Bieżące monitorowanie wskaźników
All rights reserved
Michał Gwizda
Partner
[email protected]
Adres biura
ul. Grzybowska 5A
(Grzybowska Park)
00-132 Warszawa
Anna Zaleska
Manager
[email protected]
All rights reserved