Opis Funkcji i Procedur obowiązujących w Instytucji Zarządzającej

Transkrypt

Załącznik Nr 2
do uchwały Nr LXXXI/1683/2016
Zarządu Województwa Lubelskiego
z dnia 2 lutego 2016 r.
Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego
Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym
Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020
Opis Funkcji i Procedur
obowiązujących w Instytucji
Zarządzającej, pełniącej
również funkcję Instytucji
Certyfikującej
UWAGI
Lublin, 2 lutego 2016 r
Opis Funkcji i Procedur RPO WL 2014-2020
Opracował
(pracownik OSR w DZ RPO)
Podpis
Podpis
Akceptował
(Kierownik OSR w DZ RPO)
Podpis
Podpis
Akceptował
(Z-ca Dyrektora DZ RPO)
Podpis
Podpis
Podpis
Podpis
Akceptował
(Dyrektor DZ RPO)
Załącznik Nr 2 do uchwały Nr LXXXI/1683/2016 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 2 lutego 2016 r.
Strona 2 z 161
Spis treści
INFORMACJE OGÓLNE........................................................................................................ 14
1.
1.1INFORMACJE PRZEDŁOŻONE PRZEZ .............................................................................. 14
1.2PRZEDSTAWIONE INFORMACJE OPISUJĄ STAN NA DZIEŃ: ..................................... 14
1.3STRUKTURA SYSTEMU ...................................................................................................... 14
1.3.1
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA ......................................................................................... 15
1.3.2
INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA – DCP w UMWL ........................................................... 16
1.3.3
INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE ......................................................................................... 17
1.4WYTYCZNE DLA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ, W TYM CERTYFIKUJĄCEJ,
POŚREDNICZĄCYCH, MAJĄCE NA CELU ZAPEWNIENIE NALEŻYTEGO
ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI. .............................. 17
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA ......................................................................................... 22
2
2.1INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE ............................................ 22
2.1.1
DATA I FORMA OFICJALNEGO POWOŁANIA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ,
UPOWAŻNIAJĄCEGO JĄ DO REALIZACJI POWIERZONYCH ZADAŃ. ...................... 22
2.1.2
WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH BEZPOŚREDNIO
PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ ............................................................................. 22
2.1.3
FUNKCJE FORMALNIE POWIERZONE INSTYTUCJOM POŚREDNICZĄCYM ........... 27
2.1.4
SYSTEM ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH W RAMACH REGIONALNEGO
PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO NA LATA 2014 –
2020. ......................................................................................................................................... 32
2.2ORGANIZACJA I PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ.................................. 33
2.2.1
SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ REALIZOWANYCH PRZEZ
POSZCZEGÓLNE JEDNOSTKI W RAMACH INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ RPO WL
.................................................................................................................................................. 33
2.2.2
PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE RYZYKIEM, W
SZCZEGÓLNOŚCI W PRZYPADKU POWAŻNYCH ZMIAN SYSTEMU
ZARZĄDZANIA I KONTROLI. ............................................................................................. 61
2.2.3
PROCEDURY PISEMNE OPRACOWANE NA POTRZEBY PRACOWNIKÓW
INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ I INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH ........................ 64
2.3ŚCIEŻKA AUDYTU ............................................................................................................... 93
Strona 3 z 161
2.3.1
PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEZKĘ AUDYTU (WYNIKAJĄCĄ Z
Art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014) I SYSTEM
ARCHIWIZACJI, W TYM W ODNIESIENIU DO BEZPIECZEŃSTWA DANYCH .......... 93
2.3.2
INSTRUKCJE DOTYCZĄCE ZAPEWNIENIA PRZEZ BENEFICJENTÓW/ INSTYTUCJE
POŚREDNICZĄCE/INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW
POTWIERDZAJĄCYCH, W TYM INSTRUKCJE PRZECHOWYWANIA
DOKUMENTÓW (OKRES I FORMAT PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW) ........ 103
2.4NIEPRAWIDŁOWOŚCI I KWOTY ODZYSKANE ............................................................ 105
2.4.1
PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ INSTYTUCJI
POŚREDNICZĄCYCH W ZAKRESIE POWIADAMIANIA O
NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH I ICH KORYGOWANIA ORAZ DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
................................................................................................................................................ 105
2.4.2
OPIS PROCEDUR MAJĄCYCH NA CELU SPEŁNIENIE OBOWIĄZKU
POWIADOMIENIA KE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ZGODNIE Z Art. 122 ust. 2
Rozporządzenia (UE) 1303/2013. (wraz ze schematem przedstawiającym struktury
raportowania).......................................................................................................................... 109
3
INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA ...................................................................................... 111
3.1INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE I ICH GŁÓWNE FUNKCJE ........................................ 111
WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH BEZPOŚREDNIO
PRZEZ IP ............................................................................................................................... 112
3.1.1
3.2ORGANIZACJA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH ..................................................... 116
3.2.1
SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK
INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH .................................................................................. 116
3.2.2
PISEMNE PROCEDURY PRZYGOTOWANE DLA PRACOWNIKÓW IP ...................... 133
3.2.3
OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW ................................. 133
3.2.4
WERYFIKACJA OPERACJI ................................................................................................ 146
3.2.5
POSTĘPOWANIE Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ ............................................................ 146
4
INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA....................................................................................... 146
4.1INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE. ........................................ 147
DATA I FORMA OFICJALNEGO WYZNACZENIA ZADAŃ DLA INSTYTUCJI
CERTYFIKUJĄCEJ............................................................................................................... 147
4.1.1
4.2ORGANIZACJA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ. ......................................................... 148
4.2.1
WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI REALIZOWANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ
CERTYFIKUJĄCĄ ................................................................................................................ 148
Strona 4 z 161
OPIS PROCEDUR INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ ....................................................... 149
4.2.2
4.3KWOTY ODZYSKANE. ....................................................................................................... 152
4.3.1
OPIS SYSTEMU ZAPEWNIAJĄCEGO SZYBKIE ODZYSKIWANIE POMOCY
PUBLICZNEJ, W TYM POMOCY UNII. ............................................................................ 152
4.3.2
PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEŻKĘ AUDYTU PRZEZ
PROWADZENIE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ ZAPISÓW KSIĘGOWYCH
DOTYCZACYCH KAŻDEJ OPERACYJI, W TYM KWOT ODZYSKANYCH, KWOT
PODLEGAJĄCYCH ODZYSKANIU, KWOT WYCOFANYCH Z WNIOSKU O
PŁATNOŚĆ, NALEŻNOŚCI NIEŚCIĄGALNYCH I KWOT ODNOSZĄCYCH SIĘ DO
OPERACJI ZAWIESZONYCH W WYNIKU POSTĘPOWANIA PRAWNEGO LUB
ODWOŁANIA ADMINISTRACYJNEGO O SKUTKU ZAWIESZAJĄCYM, W TYM
KWOT ODZYSKANYCH PRZEZ ZASTOSOWANIE ART. 71 ROZPORZADZENIA (UE)
NR 1303/2013 DOTYCZĄCEGO TRWAŁOŚCI OPERACJI. ............................................. 152
4.3.3
UZGODNIENIA DOTYCZĄCE POTRĄCANIA KWOT ODZYSKANYCH LUB KWOT,
KTÓRE MAJĄ ZOSTAĆ WYCOFANE, Z WYDATKÓW PODLEGAJACYCH
DEKLARACJI DO KE. ......................................................................................................... 153
5
SYSTEM INFORMATYCZNY ............................................................................................. 154
5.1OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W ODNIESIENIU DO: .................................... 154
Strona 5 z 161
Schemat 1 Instytucje i organy uczestniczące w systemie zarządzania i kontroli oraz wdrażania RPO . 14
Schemat 2 Instytucja Zarządzająca RPO WL w strukturze UMWL ........................................................ 33
Schemat 3 Struktura organizacyjna DZ RPO .......................................................................................... 39
Schemat 4 Struktura docelowego zatrudnienia w DZ RPO w ramach realizacji RPO WL ..................... 40
Schemat 5 Struktura organizacyjna DW EFRR ....................................................................................... 46
Schemat 6 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFRR w ramach realizacji RPO WL ................... 47
Schemat 7 Struktura organizacyjna DW EFS ......................................................................................... 53
Schemat 8 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFS ................................................................... 54
Schemat 9 Struktura organizacyjna DF ................................................................................................. 56
Schemat 10 Struktura docelowego zatrudnienia w DF ......................................................................... 56
Schemat 11 Struktura organizacyjna DCP ............................................................................................ 59
Schemat 12 Struktura docelowego zatrudnienia .................................................................................. 60
Schemat 13 Organy zaangażowane w proces rozpatrywania wniosków o refundację ........................ 85
Schemat 14 Struktury raportowania o nieprawidłowościach ............................................................. 109
Schemat 15 Struktura organizacyjna LAWP ........................................................................................ 116
Schemat 16 Struktura organizacyjna WUP.......................................................................................... 125
Schemat 17 Struktura docelowego zatrudnienia w WUP ................................................................... 126
Schemat 18 Struktura organizacyjna i stan zatrudnienia w Biurze ZIT ............................................... 132
Strona 6 z 161
WYKAZ SKRÓTÓW:
BGK
BZIT w UML
BP
DBR
Bank Gospodarstwa Krajowego
Biuro Zintegrowanej Inwestycji Terytorialnej
w Urzędzie Miasta Lublin
Budżet Państwa
Departament Budżetu Rozwoju w MR
DCD
Departament Certyfikacji i Desygnacji w MR
DCP
Departament Certyfikacji i Płatności w
UMWL
Departament Finansów w UMWL
DF
DKiAW
Departament Kontroli i Audytu
Wewnętrznego w UMWL
DOP
Departament Organizacyjno – Prawny w
UMWL
Departament Zarządzania Regionalnym
Programem Operacyjnym w UMWL
DZ RPO
DW EFRR
DW EFS
DPR
EFSI
GIKS
IA
IC
IK PC
IK UP
IK RPO
Departament Wdrażania Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w
UMWL
Departament Wdrażania Europejskiego
Funduszu Społecznego w UMWL
Departament Polityki Regionalnej w UMWL
Europejskie Fundusze Strukturalne i
Inwestycyjne
Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej
Instytucja Audytowa (Departament Ochrony
Interesów Finansowych Unii Europejskiej w
MF)
Instytucja Certyfikująca
Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji
(Departament Koordynacji Wdrażania
Funduszy Unii Europejskiej)
Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa
(Departament Koordynacji Wdrażania
Funduszy Unii Europejskiej w MR)
Instytucja Koordynująca Regionalne
Programy Operacyjne (Departament
Strona 7 z 161
IMS
IOK
IW IZ
IZ RPO
KM RPO
LOF
SL2014
LAWP
Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju w
MR)
Irregularity Managment System - system
uruchomiony przez Komisję Europejską w
celu umożliwienia państwom członkowskim
wywiązywanie się z obowiązku
informowania o nieprawidłowościach
Instytucja Organizująca Konkurs
Instrukcja Wykonawcza Instytucji
Zarządzającej Regionalnym Programem
Operacyjnym Województwa Lubelskiego na
lata 2014-2020
Instytucja Zarządzająca Regionalnym
Programem Operacyjnym Województwa
Lubelskiego na lata 2014-2020RPO
Komitet Monitorujący Regionalny Program
Operacyjny
Lubelski Obszar Funkcjonalny
Aplikacja główna centralnego systemu
teleinformatycznego
Lubelska Agencja Wspierania
Przedsiębiorczości w Lublinie
MIiR
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie
Lokalny System Informatyczny
Lubelski Urząd Wojewódzki
Ministerstwo Finansów
jednostka właściwa w zakresie informowania
KE o nieprawidłowościach
w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i
Funduszu Spójności - Departament Ochrony
Interesów Finansowych Unii Europejskiej w
MF
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
MR
NIK
Ministerstwo Rozwoju
Najwyższa Izba Kontroli
OC
Oddział Certyfikacji w Departamencie
Certyfikacji i Płatności UMWL
OK
Oddział Księgowości w Departamencie
Certyfikacji i Płatności UMWL
OPT
Oddział Pomocy Technicznej w
Departamencie Finansów UMWL
Europejskie Biuro do Spraw
WUP
LSI2014
LUW
MF
MF-R
OLAF
Strona 8 z 161
OOP w DW EFRR
OOP w DW EFS
OOP w LAWP
OPW
OFiP
PION
PO
PO RYBY
PO KL
PT RPO
RPD PT
RIO
RP
RPK
RPO WL
SFC2014
Sieć PIFE
Przeciwdziałania Oszustwom
Oddział Oceny Projektów w Departamencie
Wdrażania Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego UMWL
Oddział Oceny Projektów w Departamencie
Wdrażania Europejskiego Funduszu
Społecznego UMWL
Oddział Oceny Projektów w Lubelskiej
Agencji Wspierania Przedsiębiorczości
Oddział Płatności i Windykacji w
Departamencie Certyfikacji i Płatności
UMWL
Opis Funkcji i Procedur obowiązujących w
Instytucji Zarządzającej, pełniącej również
funkcję Instytucji Certyfikującej
Procedura informowania Komisji
Europejskiej o nieprawidłowościach
w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i
Funduszu Spójności w latach 2007-2013
Program Operacyjny
Program Operacyjny „Rybactwo i Morze” na
lata 2014-2020
Program Operacyjny Kapitał Ludzki
Pomoc Techniczna Regionalnego Programu
Operacyjnego
Roczny Plan Działań dla Pomocy
Technicznej
Regionalna Izba Obrachunkowa
Rzeczpospolita Polska
Roczny Plan Kontroli Programu
Regionalny Program Operacyjny
Województwa Lubelskiego na lata 2014 –
2020
System elektronicznej wymiany danych
(ang. SHARED FUND MANAGEMENT
COMMON SYSTEM 2014-2020)
Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy
Europejskich na lata 2014 – 2020, tj. punkty
informacyjne współfinansowane przez
Rozwoju ze środków Programu
Operacyjnego Pomoc Techniczna,
obejmujące Główny Punkt Informacyjny FE
(umiejscowiony w Lublinie)
i Lokalne Punkty Informacyjne
(umiejscowione w Chełmie, Zamościu
Strona 9 z 161
SZOOP
UE
UKS
UMWL
WSA
i Białej Podlaskiej)
Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych
Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Lubelskiego na lata 20142020
Unia Europejska
Urząd Kontroli Skarbowej
Urząd Marszałkowski Województwa
Lubelskiego w Lublinie
Wojewódzki Sąd Administracyjny
NSA
ZDO
Wykaz Zidentyfikowanych Projektów
Pozakonkursowych
Naczelny Sąd Administracyjny
Zespół do spraw odwołań, tj. Zespół ds.
odwołań w DW EFRR oraz Oddział
Monitoringu wraz z Zespołem doradczym ds.
procedury odwoławczej w DW EFS
ZIT
Zintegrowane Inwestycje Terytorialne
ZO
Zespół Oceniający
ZS
Zespół Strategiczny
ZWL
Zarząd Województwa Lubelskiego
WZPP
Strona 10 z 161
Strona 11 z 161
WYKAZ SKRÓTÓW W NAZEWNICTWIE AKTÓW PRAWNYCH:
Rozporządzenie
PE i Rady (UE)
nr 1301/2013
ROZPORZĄDZENIE
PARLAMENTU
EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1301/2013
z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów
szczególnych dotyczących celu „Inwestycje
na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie
uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006
Rozporządzenie
ogólne 1303/2013
ROZPORZĄDZENIE
PARLAMENTU
z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne
przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego
Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów
Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego
i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego
Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające
rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006
Rozporządzenie
Komisji (UE)
Nr 1011/2014
ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI
(UE) NR 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r.
ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze
do rozporządzenia Parlamentu europejskiego i Rady
(UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów
służących do przekazywania Komisji określonych
informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące
wymiany informacji między beneficjentami
a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi,
audytowymi i pośredniczącymi.
Rozporządzenie
PE i Rady(UE)
Nr 1304/2013
ROZPORZĄDZENIE
PARLAMENTU
z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego
Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie
Strona 12 z 161
Rady (WE) nr 1081/2006
Rozporządzenie
finansowe 966/2012
Rozporządzenie delegowane
(UE) Nr 480/2014
ROZPORZĄDZENIE
PARLAMENTU
z dnia 25 października 2012 roku w sprawie zasad
finansowych mających zastosowanie do budżetu
ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady
(WE, Euratom) nr 1605/2002
KE
Rozporządzenie delegowane KE uzupełniające
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE) nr 1303/2013
Umowa Partnerstwa
Umowa Partnerstwa z dnia 21 maja 2014 roku
Ustawa wdrożeniowa
Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji
programów w zakresie polityki spójności
finansowanych w perspektywie finansowej 20142020 (Dz. U. z 2014 r. poz. 1146 z późn. zm.)
Ustawa o finansach publicznych
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.)
Kontrakt terytorialny
Kontrakt
terytorialny
dla
Lubelskiego na lata 2014-2020
Województwa
Strona 13 z 161
1. INFORMACJE OGÓLNE
1.1
INFORMACJE PRZEDŁOŻONE PRZEZ
Państwo członkowskie:
Rzeczpospolita Polska
Nazwa programu i numer CCI:
Regionalny
Program
Operacyjny
Województwa Lubelskiego na lata 2014–2020
2016PL16M2OP003
Punkt kontaktowy wraz z adresem e-mail i nr faksu:
Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym,
ul. Stefczyka 3b
20-151 Lublin,
tel. (+48 81) 44 16 738,
fax. (+48 81) 44 16 740,
e-mail: [email protected]
1.2
PRZEDSTAWIONE INFORMACJE OPISUJĄ STAN NA DZIEŃ:
2 lutego 2016 r.
1.3
STRUKTURA SYSTEMU
Zgodnie z art. 123 ust. 1 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.
ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego
Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu
Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności
i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady
(WE) nr 1083/2006 (zwanego dalej rozporządzeniem ogólnym 1303/2013) powołano
Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym (IZ RPO), której rolę pełni
Zarząd Województwa Lubelskiego (ZWL). Zgodnie z art. 9 ust. 2 pkt. 6 ustawy
wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca pełni dodatkowo funkcję Instytucji Certyfikującej.
Ponadto, w ramach ustanowionego systemu wdrażania RPO WL ZWL powołał Instytucje
Pośredniczące do wykonywania części zadań Instytucji Zarządzającej.
Schemat 1 Instytucje i organy uczestniczące w systemie zarządzania i kontroli oraz wdrażania RPO
Strona 14 z 161
1.3.1 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA
Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt.2 ustawy wdrożeniowej Zarząd Województwa Lubelskiego
wykonuje zadania Instytucji Zarządzającej przy pomocy Departamentu Zarządzania
Regionalnym Programem Operacyjnym (DZ RPO), Departamentu Wdrażania Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego (DW EFRR) Departamentu Wdrażania Europejskiego
Funduszu Społecznego (DW EFS) Departamentu Finansów (DF) oraz Departamentu
Certyfikacji i Płatności (DCP) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego
(UMWL). DZ RPO wykonuje zadania IZ RPO o charakterze zarządczym, natomiast DW
EFRR, DW EFS, DF oraz DCP zadania o charakterze wdrożeniowym. Koordynację
wszystkich działań związanych z wdrażaniem i realizacją RPO WL, w tym działań DW
EFRR oraz DW EFS zapewnia DZ RPO. Departament Organizacyjno – Prawny pełni funkcję
pomocniczą. Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013
wyznaczono Instytucję Zarządzającą do pełnienia dodatkowo funkcji Instytucji
Certyfikującej, której zadania wykonuje Oddział Certyfikacji w Departamencie Certyfikacji i
Płatności UMWL.
Strona 15 z 161
Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym,
ul. Stefczyka 3b
20-151 Lublin,
tel. (+48 81) 44 16 738,
fax. (+48 81) 44 16 740,
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
ul. Stefczyka 3b
20-151 Lublin,
tel. (+48 81) 44 16 575,
fax. (+48 81) 44 16 576,
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego
ul. Czechowska 19
20-072 Lublin
tel. (+48 81) 44 16 850
fax. (+48 81) 44 16 853
Departament Finansów
ul. Artura Grottgera 4
20-029 Lublin
tel. (+48 81) 44 16 632
fax. (+48 81) 44 16 633
Departament Certyfikacji I Płatności
20-029 Lublin
tel. (+48 81) 44 16 582
fax. (+48 81) 44 16 633
1.3.2 INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA – DCP w UMWL
Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 wyznaczono Instytucję
Zarządzającą do pełnienia dodatkowo funkcji Instytucji Certyfikującej. Zadania Instytucji
Certyfikującej wykonuje Departament Certyfikacji i Płatności UMWL za pomocą Oddziału
Certyfikacji.
Departament Certyfikacji i Płatności
20-092 Lublin
tel. (+48 81) 44 16 582
fax. (+48 81) 44 16 579
Strona 16 z 161
1.3.3 INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE
Instytucja Zarządzająca część swoich zadań związanych z realizacją wybranych Działań RPO
WL przekazuje Instytucjom Pośredniczącym (IP). W tym jednak zakresie kontroluje ona
sposób i skuteczność realizacji przekazanych zadań w ramach kontroli systemowych.
Delegowanie zadań odbywa się w drodze pisemnych porozumień zawartych pomiędzy
Zarządem Województwa Lubelskiego a jednostkami pełniącymi rolę Instytucji
Pośredniczących. Funkcję IP pełnią następujące jednostki:
Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie
ul. Wojciechowska 9a
20-704 Lublin
tel. (+48 81) 46 23 800,
fax. (+48 81) 46 23 840,
ul. Obywatelska 4
20-092 Lublin
tel. (+48 81) 46 353 00
fax. (+48 81) 46 353 05
Gmina Lublin (Miasto Lublin)
Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
Urząd Miasta Lublin
ul. Leszczyńskiego 14,
20-069 Lublin
tel. (+48 81) 466 1625
1.4
WYTYCZNE DLA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ, W TYM
CERTYFIKUJĄCEJ, POŚREDNICZĄCYCH, MAJĄCE NA CELU
ZAPEWNIENIE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO
FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI.
W celu prawidłowego zarządzania finansowego funduszami europejskimi IZ RPO
ma obowiązek stosować postanowienia aktów prawnych unijnych i krajowych, w
szczególności:

wspólnotowe: (rozporządzenia)

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR
1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz
wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006;

1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Strona 17 z 161






Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz
Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego
oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności
i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie
Rady (WE) nr 1083/2006 dalej zwane dalej Rozporządzeniem ogólnym 1303/2013;
ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 1011/2014 z dnia
22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze
do rozporządzenia Parlamentu europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu
do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz
szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami
a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi,
zwane dalej Rozporządzeniem wykonawczym 1011/2014;
1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego
i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006;
966/2012 z dnia 25 października 2012 roku w sprawie zasad finansowych mających
zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE,
Euratom) nr 1605/2002, dalej zwane Rozporządzeniem finansowym 966/2012;
Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r.
uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013
ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności,
Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz
Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego;
krajowe (ustawy, rozporządzenia RM)
ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki
spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (Dz. U. z 2014 r.,
poz. 1146 z późn. zm. );
ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz.
1392.);
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885
z późn. zm.);
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach
publicznych (Dz. U. 2009 r., Nr 157, poz. 1241);
ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2015 poz. 613 z
późn.zm.);
ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U.
z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.)
ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
(Dz. U. z 2015 r. poz. 149 z późn. zm.)
ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235, z późn. zm.)
ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2013 r., poz.
1232 z późn. zm.);
ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r.,
Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.);
Strona 18 z 161

ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (: Dz. U. z 2014 r.
poz. 1182, z późn. zm);
ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
publicznej (Dz. U. z 2007 r., Nr 59, poz. 404 z późn. zm.);
ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r.,
poz. 2164 );
ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r.
poz. 782
ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego
ochronie, udziale społeczeństwa oraz o ocenach oddziaływania na środowisko
(Dz. U. z 2013 r.,poz. 1235 z późn. zm.);
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru
podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na
realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz.U. z 2010
r., Nr 125, poz. 846);
rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany
informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 526);
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru
podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na
realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U.
Nr 125 poz. 846);
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności
w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz
przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2012 r. poz. 1539);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów
ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r.,
Nr 12, poz. 69);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 lutego 2013 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień
Publicznych (Dz.U poz. 279);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu
usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym w dziedzinach obronności
i bezpieczeństwa (poz. 1361);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie
regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz. U. 2010 r., Nr 48,
poz. 280);
obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2014 r. w sprawie
ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie
regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz. U. z 2014 poz. 964);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań
(Dz.U. z 2013 r.poz. 232);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości
oraz sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu
odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. z 2010 r., Nr 41, poz. 238);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r.. w sprawie
protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 Nr 223
poz. 1458);
Strona 19 z 161


-

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie
średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania
wartości zamówień publicznych (Dz.U. 2015 poz. 2254);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów
dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich
te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r.poz. 231);
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie kwot
wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek
przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. 2015 nr 0 poz.
2263;
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu
robót budowlanych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1372);
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż
cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów
zamówień publicznych (Dz. U. z 2011 Nr 96, poz. 559);
inne dokumenty, w tym m.in. dokumenty programowe, umowy:
Kontrakt Terytorialny dla Województwa Lubelskiego;
Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020;
Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WL na lata 2014-2020;
Porozumienie instytucjonalne, zawarte pomiędzy IZ RPO a IP;
Plan Ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego
na lata 2014—2020;
Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020;
Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Lubelskiego na lata 2014-2020;
Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020
w zakresie informacji i promocji;
Ponadto, do dnia zatwierdzenia OFiP IZ RPO otrzymała od Ministra Infrastruktury
i Rozwoju następujące wytyczne:
Wytyczne w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie szczegółowego opisu osi priorytetowych krajowych
i regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności w okresie programowania 2014-2020;
Wytyczne w zakresie komitetów monitorujących na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci
elektronicznej na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków
o płatność do Komisji Europejskiej w programach operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów
inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych
na lata 2014-2020.
Wytyczne w zakresie realizacji zasady partnerstwa na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie zasad realizacji przedsięwzięć z udziałem środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorstw
i pracowników do zmian na lata 2014-2020;
Strona 20 z 161

Wytyczne w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy
w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu
Społecznego w perspektywie 2014-2020;
Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów
operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki
spójności na lata 2014-2020.
Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn oraz
równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób
z niepełnosprawnościami na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego
i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu
Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów
inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych
na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w
wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie
programowania 2014-2020
Na tej podstawie IZ RPO opracowuje następujące dokumenty:

Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;

Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie
Europejskiego Funduszu Społecznego;

Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki
zwalczania nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
na lata 2014-2020;
Strona 21 z 161
2
2.1
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE
2.1.1 DATA I FORMA OFICJALNEGO POWOŁANIA INSTYTUCJI
ZARZĄDZAJĄCEJ, UPOWAŻNIAJĄCEGO JĄ DO REALIZACJI
POWIERZONYCH ZADAŃ.
Podstawą prawną do wykonywania funkcji przez IZ RPO jest ustawa z dnia 11 lipca
2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych
w perspektywie finansowej 2014 – 2020.
Ramy prawne systemu zarządzania i kontroli funduszy strukturalnych stanowi Umowa
Partnerstwa, zatwierdzona przez Komisję Europejską w dniu 23 maja 2014 r., która określa
cele i kierunki wykorzystania środków pochodzących z budżetu UE.
W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie
ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję Instytucji Zarządzającej
w imieniu Zarządu Województwa pełnią: Departament Zarządzania RPO, Departament
Wdrażania EFRR, Departament Wdrażania EFS, Departament Finansów oraz Departament
Certyfikacji i Płatności. Departamenty te wykonują swoje zadania na mocy Uchwały Nr
CCLXXV/5628/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 7 października 2014 r. w
sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Lubelskiego w Lublinie oraz Uchwały Nr LXIX/1452/2015 Zarządu Województwa
Lubelskiego z dnia 1 grudnia 2015 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie
2.1.2 WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH
BEZPOŚREDNIO PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ
Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 125 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013, jest
odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego
zarządzania finansami.
Zgodnie z art. 123 ust. 2 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz w związku z art. 9
ust.2 pkt. 6 ustawy wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca pełni funkcję Instytucji
Certyfikującej.
W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie ze
statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję Instytucji Certyfikującej pełni
Departament Certyfikacji i Płatności. Pierwotnie Instytucja Certyfikująca została powołana
w Departamencie Finansów UMWL jako Oddział Certyfikacji (OC). Jednakże Uchwałą Nr
LXIX/1452/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 1 grudnia 2015 r. w sprawie
zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego
w Lublinie utworzony został Departament Certyfikacji i Płatności do którego włączony został
Oddział Certyfikacji. Zakres zadań Oddziału określa Regulamin Organizacyjny UMWL. DCP
Strona 22 z 161
wykonując zadania Instytucji Certyfikującej jest komórką organizacyjną, niezależną od
pozostałych komórek w UMWL, zaangażowanych w proces zarządzania oraz wdrażania RPO
WL.
Podstawowy zakres zadań o charakterze zarządczym i wdrożeniowym IZ RPO obejmuje w
szczególności:
Zarządzanie systemem realizacji Programu:
 opracowanie programu operacyjnego oraz szczegółowego opisu osi priorytetowych,
 dokonywanie zmian w programie, w tym dotyczących tabel finansowych, na wniosek
KM lub z własnej inicjatywy, po otrzymaniu opinii KM oraz po poinformowaniu
o planowanych zmianach Komisji Europejskiej,
 przygotowywanie i zatwierdzanie procedur i wytycznych programowych IZ RPO,
w tym dokumentów dotyczących systemu zarządzania i kontroli RPO WL,
 przygotowanie wytycznych dotyczących procedur dla IP oraz weryfikacja
i zatwierdzanie opracowanych przez IP dokumentów oraz przygotowanie wytycznych dla
IP w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych,
 przygotowanie wytycznych programowych, o których mowa w art. 2 pkt. 32 ustawy
wdrożeniowej,
 nadzór nad wdrażaniem priorytetów inwestycyjnych powierzonych instytucjom
pośredniczącym,
 sporządzanie rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z przeprowadzonych
audytów i kontroli oraz deklaracji zarządczej,
Nabór i ocena wniosków oraz zatwierdzanie projektów do dofinansowania
 przygotowanie kryteriów wyboru projektów i przedłożenie ich do akceptacji KM RPO,
 prowadzenie procedur wyboru projektów w trybie konkursowym dla RPO WL służących
wyłonieniu projektów uzyskujących wsparcie oraz zapewnienie, że ocena projektów jest
prowadzona zgodnie z przyjętymi kryteriami w sposób bezstronny i rzetelny,
 prowadzenie procedur wyboru projektów w trybie pozakonkursowym dla RPO WL
służących wyłonieniu projektów do Wykazu Zidentyfikowanych Projektów
Pozakonkursowych (WZPP) oraz zapewnienie, że ocena tych projektów jest prowadzona
zgodnie z przyjętymi kryteriami w sposób bezstronny i rzetelny. Projekty
pozakonkursowe współfinansowane z EFS zostaną ujęte w Ramowym Planie Działań,
 podejmowanie decyzji o dofinansowaniu wybranych do realizacji projektów oraz
podpisywanie umów z beneficjentami w ramach RPO WL,
 obsługa procedury odwoławczej od decyzji dotyczącej wyboru projektów
do dofinansowania w trybie konkursowym w ramach RPO WL,
 opracowanie regulaminów konkursów,
Monitoring, sprawozdawczość i ewaluacja
¬
-
monitorowanie przebiegu wdrażania Programu we współpracy z KM RPO, w tym
przygotowanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych oraz sprawozdania
końcowego z realizacji RPO WL i przekazywanie ich do wiadomości IK UP,
przedkładanie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego
z realizacji Programu, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez KM RPO,
dokonywanie oceny postępów realizacji Programu (ewaluacji) oraz zapewnienie, że
ocena ta jest prowadzona zgodnie z art. 54-57 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013
Strona 23 z 161
-
(w ramach funkcjonowania Jednostki Ewaluacyjnej w DZ RPO oraz współpracy DW
EFRR oraz DW EFS),
wdrożenie i obsługa elektronicznego systemu monitorowania Programu,
w szczególności udział we wdrożeniu, operowaniu i administrowaniu centralnym
systemem teleinformatycznym oraz utworzenie, operowanie i rozwój systemu lokalnego,
nadzorowanie operowania systemem lokalnym przez IP w celu zapewnienia
prawidłowego zasilania danymi cst.
Kontrola projektów
- zapewnienie prowadzenia kontroli Programu, w tym w szczególności:
 przygotowanie rocznego planu kontroli Programu,
 prowadzenie kontroli systemowych planowych oraz doraźnych w przypadku
występowania istotnych uchybień w działaniu IP,
 prowadzenie kontroli w miejscu realizacji projektów lub w siedzibie beneficjenta,
kontroli krzyżowych oraz kontroli trwałości projektu w ramach wdrażanych przez IZ
RPO Działań, zgodnie z planem kontroli oraz kontroli doraźnych w przypadku
zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub przesłanek
świadczących o podejrzeniu popełnienia innych poważnych nieprawidłowości,
 zatwierdzanie planów kontroli projektów opracowanych przez IP,
- analizowanie skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór
nad wdrażaniem zaleceń pokontrolnych,
- prowadzenie kontroli wydatków obejmujących formalno-merytoryczno-finansową
weryfikację wniosków beneficjentów o płatność w ramach wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych oraz weryfikację dokumentów poświadczających poniesienie wydatków.
Zarządzanie finansowe
- koordynacja finansowej realizacji Programu,
- zarządzanie budżetem RPO WL, w tym planowanie i prognozowanie wydatków,
- analizowanie rocznych zestawień wydatków przedstawianych Komisji w celu uzyskania
zwrotu kosztów,
- przygotowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków na poziomie Programu,
- prowadzenie monitoringu finansowego realizacji zasady n+3 w zakresie kwot
wnioskowanych do Komisji,
- zarządzanie środkami przeznaczonymi na współfinansowanie Programu pochodzącymi
ze środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa, w tym opracowanie
rocznych i wieloletnich prognoz wydatków w ramach RPO WL,
- rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami poprzez min.
przekazywanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów Działań RPO, wdrażanych
bezpośrednio przez IZ RPO do Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) w ramach
środków europejskich,
- dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów Działań, wdrażanych bezpośrednio przez
IZ RPO w ramach dotacji celowej budżetu państwa na współfinansowanie krajowe,
- rozliczanie i dokonywanie płatności w ramach projektów pomocy technicznej,
- zatwierdzanie Deklaracji wydatków od IP do IZ oraz przygotowanie Deklaracji
wydatków od IZ do IZ/IC,
- przekazywanie do DCP (Oddział Certyfikacji) wszystkich niezbędnych informacji
o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb
certyfikacji,
- zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów
księgowych dla każdego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego oraz
Strona 24 z 161
zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego,
monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone,
- zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące
w realizacji projektów, odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu
księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla
krajowych zasad księgowych.
Nieprawidłowości i odzyskiwanie kwot
- wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji, zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, w szczególności poprzez prowadzenie
postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji, o których mowa w art. 207
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885,
z późn. zm.) w przedmiocie zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów
finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzenie postępowań
administracyjnych oraz wydawania decyzji w przedmiocie umarzania, odraczania
terminów lub rozkładania na raty spłat należności, o jakich mowa w art. 60 pkt 6
w zw. z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych,
- odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w tym prowadzenie postępowań
administracyjnych zmierzających do odzyskania kwot podlegających zwrotowi,
Informacja i promocja
 zapewnienie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych
w art. 115-117 oraz załączniku XII rozporządzania ogólnego, przestrzegania zapisów
Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki
spójności na lata 2014-2020;
 zapewnienie realizacji zadań związanych z informacją i komunikacją przez daną IP
poprzez umieszczenie odpowiednich postanowień w porozumieniach zawieranych
pomiędzy IZ a daną IP ;
 opracowanie i aktualizacja Strategii komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 oraz Rocznych planów działań
informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Lubelskiego na lata 2014-2020;
 realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych zgodnie ze Strategią
komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata
2014-2020 oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020;
 koordynacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych prowadzonych przez
instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu m.in. w zakresie funkcjonowania
punktu kontaktowego i organizacji szkoleń dla potencjalnych beneficjentów
i beneficjentów;
 realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych Punktów
Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), zgodnie z zapisami Umowy
nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia 23.07.2014 r. w sprawie funkcjonowania na terenie
województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich.
Pomoc Techniczna
- koordynacja działań PT w ramach RPO WL,
- planowanie i zarządzanie budżetem PT RPO
- planowanie i realizacja działań z POPT 2014-2020 w ramach Sieci PIFE
Przechowywanie dokumentów i archiwizacja
- ustanowienie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków
i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane
Strona 25 z 161
zgodnie z wymogami art. 140 rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz art. 23 ust. 3
ustawy wdrożeniowej.
Strona 26 z 161
2.1.3 FUNKCJE FORMALNIE POWIERZONE INSTYTUCJOM
POŚREDNICZĄCYM
Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości
Na podstawie art. 123 ust. 6 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 IZ RPO oddelegowała
do Instytucji Pośredniczącej – Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości
w Lublinie (LAWP) część zadań, związanych z wdrażaniem wybranych Priorytetów
Inwestycyjny (PI) w następujących Działaniach tj.:
- Działanie 1.2 – Badania celowe;
- Działanie 1.3- Infrastruktura badawczo-rozwojowa w przedsiębiorstwach;
- Działanie 1.4- Transfer technologii i komercjalizacji badań;
- Działanie 1.5- Bon na patent;
- Działanie 3.2- Instrumenty kapitałowe;
- Działanie 3.3- Przedsiębiorstwa odpryskowe;
- Działanie 3.4- Dostosowanie oferty IOB do potrzeb rynku;
- Działanie 3.5-Bon na doradztwo;
- Działanie 3.7- Wzrost konkurencyjności MŚP
- Działanie 4.2- Produkcja energii z OZE w przedsiębiorstwach;
- Działanie 5.1 – Poprawa efektywności energetycznej przedsiębiorstw;
Delegacja zadań nastąpiła w formie Porozumienia w sprawie powierzenia zadań związanych z
realizacją RPO WL, zawartego pomiędzy IZ RPO a LAWP w dniu 8 czerwca 2015 r.
Porozumienie określa w szczególności:
zadania i obowiązki poszczególnych stron,
odpowiedzialność każdej ze stron porozumienia,
terminy wykonania zadań,
dokumenty, które będą stanowiły rezultat wykonania zadań,
sankcje lub inne środki, które mogą być zastosowane w przypadku niewykonania zadań.
Zadania oddelegowane do Instytucji Pośredniczącej obejmują wybór projektów
do dofinansowania oraz zarządzanie finansowe i kontrolę w zakresie ww. priorytetów
inwestycyjnych Działań, w tym m.in.
 przygotowanie szczegółowych procedur realizacji powierzonych zadań w postaci
Instrukcji Wykonawczej i przekazanie jej do zatwierdzenia przez IZ,
 przygotowanie Opisu Funkcji i Procedur w części dotyczącej IP,
 opracowanie regulaminów konkursów i przeprowadzenie konkursów, dokonywanie
oceny zgłoszonych projektów w ramach powierzonych Działań RPO WL,
 zapewnienie, że wybór projektów do dofinansowania następuje zgodnie z kryteriami
stosowanymi dla RPO WL oraz, że projekty te, przez cały okres ich realizacji, są zgodne
z odpowiednimi zasadami unijnymi i krajowymi,
 obsługę procedury odwoławczej od decyzji dotyczącej wyboru projektów realizowanych
w ramach powierzonych Działań,
 podejmowanie decyzji o współfinansowaniu projektów w ramach powierzonych Działań
RPO WL oraz podpisywanie umów o dofinansowanie projektów z beneficjentami,
Strona 27 z 161
















weryfikację dostarczenia współfinansowanych produktów i usług oraz tego, że wydatki
zadeklarowane przez beneficjentów zostały faktycznie poniesione i są zgodne
z odpowiednimi zasadami unijnymi i krajowymi (weryfikacja wniosków beneficjentów o
płatność i kontrole projektów w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta,
w tym również kontrole krzyżowe),
przekazywanie do BGK zleceń płatności na rzecz beneficjentów powierzonych Działań
RPO WL w części odpowiadającej środkom europejskim,
zapewnienie stosowania przez beneficjentów odrębnych systemów księgowych lub
odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych związanych
z projektem,
prowadzenie systemu rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej
szczegółowych rejestrów księgowych dla każdego projektu w ramach powierzonych
priorytetów inwestycyjnych oraz gromadzenia danych niezbędnych dla zarządzania
finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny,
prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji powierzonych
priorytetów inwestycyjnych w ramach RPO WL,
przekazywanie do IZ RPO wszystkich niezbędnych informacji o procedurach
i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji,
przygotowywanie i przekazywanie do IZ RPO Deklaracji wydatków od IP do IZ,
opracowywanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach powierzonych
Działań i przekazywanie jej do IZ RPO,
przygotowanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych oraz sprawozdania
końcowego z realizacji powierzonych priorytetów inwestycyjnych i przekazanie ich
do IZ RPO,
wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach zgodnie z procedurą informowania
o nieprawidłowościach oraz odzyskiwanie kwot, do zwrotu których zobowiązany jest
beneficjent, wypłaconych w ramach powierzonych Działań RPO WL, w szczególności
poprzez prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji, o których
mowa w art. 207 ustawy o finansach publicznych w przedmiocie zwrotu środków
przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków
europejskich, prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawania decyzji
w przedmiocie umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności,
o jakich mowa w art. 60 pkt 6 w związku z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy
o finansach publicznych,
zapewnienie zgodności realizacji Działań z wymogami informowania i promocji
w ramach RPO WL, w tym prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych
i edukacyjnych w ramach realizowanych Działań RPO WL,
monitorowanie i raportowanie realizacji zadań dotyczących Pomocy Technicznej,
przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją RPO WL zgodnie
z art. 140 i art. 125 ust. 2 pkt. d Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 w związku
z art. 6-11 Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 r. oraz art. 23 ust.
3 ustawy wdrożeniowej,
prowadzenie kontroli krzyżowych mających na celu wykrywanie i eliminowanie
podwójnego finansowania wydatków.
zapewnienie zgodności realizacji Działań z wymogami informowania i promocji
w ramach RPO WL, w tym prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych
i edukacyjnych w ramach realizowanych Działań RPO WL.
badanie skarg wnoszonych do Komisji Europejskiej w związku z art. 74 ust. 3
rozporządzenia ogólnego 1303/2013.
Strona 28 z 161
Na podstawie art. 123 ust. 6 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 IZ RPO oddelegowała
do Instytucji Pośredniczącej - Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie (WUP) część zadań,
związanych z wdrażaniem Priorytetów Inwestycyjnych (PI) współfinansowanych z EFS
w następujących Działaniach tj.:
-
Działanie 9.1- Aktywizacja zawodowa;
-
Działanie 9.2- Aktywizacja zawodowa - projekty PUP;
-
Działanie 11.1- Aktywne włączenie;
Delegacja zadań nastąpiła w formie Porozumienia w sprawie powierzenia zadań
związanych z realizacją RPO WL, zawartego pomiędzy IZ RPO a WUP w dniu 8 czerwca
2015 r. Porozumienie określa w szczególności:
Zadania oddelegowane do Instytucji Pośredniczącej obejmują wybór projektów
do dofinansowania oraz zarządzanie finansowe i kontrolę w zakresie ww. Działań, w tym
m.in.:

przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych Działań,
spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego,
prowadzenie naboru i oceny wniosków o dofinansowanie, w tym obsługę procedury
odwoławczej oraz wyboru projektów do dofinansowania,
zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub wydawanie decyzji
o dofinansowaniu projektu, zgodnie z wzorem zatwierdzonym przez Instytucję
Zarządzającą, przyjmowanie zabezpieczeń realizacji umowy, aneksowanie oraz
rozwiązywanie umów,
rozliczanie projektów oraz zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych, na rzecz beneficjentów, z wyłączeniem beneficjentów będących
państwowymi jednostkami budżetowymi oraz dokonywanie wypłat dotacji celowej na
rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi krajowemu ze środków budżetu
państwa,
zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji
wdrażanych Działań,
prowadzenie kontroli projektów, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków
ponoszonych przez beneficjentów,
weryfikacja i poświadczanie wydatków w ramach Działań, w tym przygotowywanie
deklaracji wydatków i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej,
przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji
o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z rozliczaniem wydatków,
w szczególności dla potrzeb certyfikacji,
nakładanie korekt finansowych,
Strona 29 z 161

odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych
z nałożeniem korekt finansowych, na zasadach określonych w ustawie o finansach
publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, albo w decyzji o dofinansowaniu
projektu, w tym:
 wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację projektów lub
zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9
i art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych,
 wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo
rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków
przeznaczonych na realizację projektów lub zadań, o których mowa w art. 61 ustawy
 prowadzenie postępowań egzekucyjnych związanych z odzyskiwaniem kwot
podlegających zwrotowi,
zgłaszanie, na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, do ministra
właściwego ds. finansów publicznych, podmiotów podlegających wykluczeniu celem
wpisu do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków
europejskich, zgłaszanie zmian w zakresie informacji zawartych w ww. rejestrze oraz
występowanie z wnioskami o udostępnienie informacji z tego rejestru,
wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach,
wprowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć
finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka,
prowadzenie sprawozdawczości oraz monitorowanie postępów w realizacji wdrażanych
Działań, w tym realizacja i monitorowanie celów pośrednich oraz końcowych
ustanowionych dla Osi Priorytetowej w zakresie wdrażanych Działań,
zapewnianie informacji o wdrażanych Działaniach i ich promocja zgodnie ze Strategią
komunikacji Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych,
współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym
udostępnianie informacji na potrzeby badań ewaluacyjnych,
przekazywanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez Instytucję Zarządzającą
rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia ogólnego
1303/2013 oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art.
59 ust. 5 lit. a i b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr
966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających
zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE,
Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE 2012, seria L, Nr 298, s. 1, z późn. zm.),
przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących projektów, wydatków, kontroli i
audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
Gmina Lublin (Miasto Lublin)
Na podstawie
do Instytucji
z wdrażaniem
tj.:
Działanie 2.2
Działanie 3.8
art. 123 ust. 6 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 IZ RPO oddelegowała
Pośredniczącej–Gminy Lublin (Miasta Lublin) część zadań, związanych
wybranych Priorytetów Inwestycyjnych (PI) w ramach następujących Działań
Cyfryzacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach Zintegrowanych
Inwestycji Terytorialnych
Tereny inwestycyjne w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego
Strona 30 z 161
Działanie 5.6
Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna dla Zintegrowanych
Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego
Działanie 7.4 Ochrona bioróżnorodności dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
Działanie 8.4 Transport w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego
Obszaru Funkcjonalnego
Działanie 13.8 Rewitalizacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach
Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
Delegacja zadań nastąpiła w formie Porozumienia w sprawie powierzenia zadań związanych
z realizacją RPO WL, zawartego pomiędzy IZ RPO a Gminą (Miastem) Lublin w dniu 30
czerwca 2015 r. Porozumienie określa w szczególności:
Zadania oddelegowane do Instytucji Pośredniczącej obejmują, m.in.:
przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów pozakonkursowych w ramach
oceny strategicznej zgodności ze Strategią ZIT LOF w zakresie wdrażanych Działań
współfinasowanych z EFRR RPO WL w ramach ZIT LOF, spełniających warunki
określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego wyboru projektów
do dofinansowania w formule ZIT (ocena zgodności ze Strategią ZIT LOF),
monitorowania i sprawozdawania z realizacji ZIT w ramach RPO WL, w tym
monitorowania i sprawozdawania stanu przygotowania projektów pozakonkursowych;
zapewniania informacji o wdrażanych Działaniach zgodnie ze Strategią komunikacji
Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych PO PT,
współpracy z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym
udostępniania informacji na potrzeby badań ewaluacyjnych,
przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektów, kontroli i audytów
wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu,
ochrony i przetwarzania danych osobowych z zapewnieniem bezpieczeństwa i poufności
danych oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, w zależności od zakresu
zadań.
IP ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację ww. Działań, a za powstałe
nieprawidłowości odpowiada przed IZ RPO.

Strona 31 z 161
2.1.4 SYSTEM ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH W RAMACH
REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA
LUBELSKIEGO NA LATA 2014 – 2020.
Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 124 ust.4 lit.c Rozporządzenia ogólnego
1303/2013 ma obowiązek wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków
zwalczania nadużyć finansowych. Ponadto art. 72 lit. h powyższego Rozporządzenia stanowi,
że zadaniem systemów zarządzania i kontroli jest zapobieganie nieprawidłowościom, w tym
nadużyciom finansowym oraz ich wykrywanie i korygowanie, jak również odzyskiwanie
kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie.
Jednocześnie Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli
realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 zobowiązują Instytucję Zarządzającą
do opracowania dokumentu w zakresie zapobiegania i sposobu postępowania w sytuacjach
wystąpienia korupcji i nadużyć finansowych w ramach Programu, który po opracowaniu oraz
jego każdorazowej aktualizacji, przekazywany będzie w wersji elektronicznej do wiadomości
Grupy roboczej do spraw przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki
spójności, umiejscowionej w Departamencie Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii
Europejskiej w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju.
Dodatkowo, zgodnie z zaleceniami Wytycznych Komisji Europejskiej dla państw
członkowskich i organów zarządzających programami w sprawie oceny ryzyka nadużyć
finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych
z 16 czerwca 2014 r. (EGESIF_14021-00-16/06/2014) Instytucja Zarządzająca dokonuje
odpowiedniej oceny ryzyka nadużyć finansowych, uwzględniając przy tym stopień narażenia
na korupcję czy inne nadużycie finansowe, wprowadzając rzetelne systemy kontroli w celu
zmniejszenia ryzyka oszustw finansowych, oraz w razie konieczności, wprowadzając
dodatkowe procedury wykrywania oszustw finansowych i podejmowania stosownych działań
w przypadku ich podejrzenia.
Zgodnie z powyższymi uregulowaniami IZ RPO opracowała dokument pn.
„Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki
zwalczania nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego na lata
2014-2020”, określający:
a) szczegółowe zasady zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych (procesy cechujące
się największym narażeniem na ryzyko, zdefiniowanie rodzajów ryzyka,
podejmowanie działań ograniczających ryzyko);
b) środki stosowane przez IZ RPO i IP w zakresie zwalczania nadużyć finansowych;
c) zasady prowadzenia samooceny ryzyka nadużyć finansowych, w tym narzędzia
do dokonywania samooceny.
Zakres dokumentu obejmuje min.:
a) wykrywanie i identyfikację nadużyć finansowych;
b) procedury antykorupcyjne stosowane w instytucji, gwarantujące przejrzystość jej
działań , w tym przypadki konfliktu interesów;
c) opis zasad postępowania z informacją o możliwych nadużyciach finansowych,
pozyskaną ze źródeł zewnętrznych;
d) mechanizmy implementowane w Programie w celu zapobiegania korupcji
w zamówieniach publicznych;
e) działania o charakterze informacyjnym w zakresie zapobiegania nadużyciom
i korupcji na poziomie IZ/IP/Beneficjent.
Strona 32 z 161
2.2
ORGANIZACJA I PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ
2.2.1 SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ REALIZOWANYCH
PRZEZ POSZCZEGÓLNE JEDNOSTKI W RAMACH INSTYTUCJI
ZARZĄDZAJĄCEJ RPO WL
Schemat 2 Instytucja Zarządzająca RPO WL w strukturze UMWL
Strona 33 z 161
UMWL działa na podstawie:
1. Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142,
poz. 1590 z późn. zm.),
2. Statutu Województwa Lubelskiego (Dz. Urz. Woj. Lub. z 2005r. Nr 226 , poz. 3596),
3. Statutu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, przyjętego
Uchwałą Sejmiku Województwa Lubelskiego Nr XLVIII/755/06 w dniu 10 lipca 2006 r.
4. Regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego
(UMWL) przyjętego uchwałą Nr CLXII/1916/08 Zarządu Województwa Lubelskiego
z dnia 16 września 2008 r. (z późniejszymi zmianami).
W skład struktur Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego wchodzą
następujące departamenty i komórki organizacyjne:
1. Departament Organizacyjno - Prawny,
2. Departament Finansów,
3. Departament Certyfikacji i Płatności,
4. Departament Cyfryzacji,
5. Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego,
6. Departament Polityki Transportowej i Drogownictwa,
7. Departament Mienia i Inwestycji,
8. Departament Rolnictwa i Środowiska,
9. Departament Kultury, Edukacji i Sportu,
10. Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym,
11. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
12. Departament Polityki Regionalnej,
13. Departament Gospodarki i Współpracy Zagranicznej,
14. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego,
15. Departament Zdrowia i Polityki Społecznej,
16. Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich,
17. Departament Promocji i Turystyki,
18. Biuro Geodezji,
19. Kancelaria Marszałka,
20. Kancelaria Sejmiku,
21. Biuro pełnomocnika Marszałka ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
22. Regionalne Biuro Projektu „Pilotażowy system gospodarowania odpadami
azbestowymi na terenie Województwa Lubelskiego wzmocniony sprawnym
monitoringiem ilości oraz kontroli ich usuwania i unieszkodliwiania”.
Struktura organizacyjna komórek organizacyjnych zaangażowanych w realizację RPO WL:
Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym
Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 2 zastępców. W Departamencie
utworzono Sekretariat DZ RPO oraz oddziały, którymi kierują kierownicy. W oddziałach
są jedno i wieloosobowe stanowiska pracy.
W DZRPO utworzono 7 oddziałów. Są to:
1. Oddział Zarządzania Finansowego
2. Oddział Monitoringu i Ewaluacji
3. Oddział Systemu Realizacji
4. Oddział Programowania
Strona 34 z 161
5. Oddział Wsparcia Wdrażania RPO
6. Oddział Komunikacji RPO
7. Oddział Funduszy Europejskich
W ww. oddziałach wyodrębniono następujące stanowiska pracy:
1. Oddział Zarządzania Finansowego
a) kierownik oddziału,
b) ds. zarządzania finansowego,
c) ds. poświadczania wydatków,
2.
a)
b)
c)
d)
e)
Oddział Monitoringu i Ewaluacji
kierownik oddziału,
ds. monitoringu i ewaluacji,
koordynator ds. LSI 2014-2020,
ds. administrowania systemami informatycznymi,
ds. projektowania i wdrażania systemów informatycznych,
3.
a)
b)
c)
Oddział Systemu Realizacji
ds. zarządzania systemem realizacji RPO,
ds. odwołań,
4. Oddział Programowania
a) kierownik oddziału
b) ds. programowania
5.
a)
b)
c)
Oddział Wsparcia Wdrażania RPO
ds. budżetu Pomocy Technicznej i sprawozdawczości,
ds. obsługi i wdrażania Pomocy Technicznej,
6.
a)
b)
c)
Oddział Komunikacji RPO
ds. komunikacji RPO,
ds. komunikacji i relacji z mediami,
7. Oddział Funduszy Europejskich
b) ds. informacji o Funduszach Europejskich
c) ds. rozliczeń
W DZ RPO wyodrębniono również stanowisko ds. obsługi sekretariatu
Struktura zatrudnienia w DZRPO w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy
do osiągnięcia do końca 2020 r.):
1. Dyrektor – 1 etat,
2. Z-ca Dyrektora – 2 etaty,
3. Oddział Zarządzania Finansowego– 8 etatów
4. Oddział Monitoringu i Ewaluacji – 13 etatów,
5. Oddział Systemu Realizacji – 10 etatów,
6. Oddział Programowania – 7 etatów
7. Oddział Wsparcia Wdrażania RPO – 10 etatów,
Strona 35 z 161
8. Oddział Komunikacji RPO – 8 etatów,
9. Oddział Funduszy Europejskich – 18 etatów
9. ds. obsługi sekretariatu – 2 etaty,
Razem 79 etatów zaangażowanych w realizację RPO WL 2014-2020.
Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów oraz stanowisk pracy
w DZ RPO w ramach realizacji RPO WL:
Oddział Zarządzania Finansowego:
1) koordynacja finansowej realizacji Programu,
2) zarządzanie budżetem RPO, w tym planowanie i prognozowanie wydatków
w zakresie środków z UE, środków z budżetu państwa i budżetu województwa,
wnioskowanie o środki z UE i BP, opracowanie prognoz planowanych wniosków
o płatność,
3) analiza rocznych zestawień wydatków przedstawianych Komisji w celu uzyskania zwrotu
kosztów za dany rok referencyjny,
4) przygotowywanie deklaracji wydatków na poziomie Programu,
5) prowadzenie monitoringu finansowego realizacji zasady n+3 w zakresie kwot
wnioskowanych do KE,
6) koordynacja prac związanych z kontraktem terytorialnym w zakresie finansów RPO,
7) sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem zadań departamentów wdrażających
w zakresie finansowej realizacji Programu,
8) monitoring dostępności środków w ramach poszczególnych priorytetów inwestycyjnych
i osi RPO WL,
9) gromadzenie i analiza informacji w zakresie nieprawidłowości finansowych
we wdrażaniu RPO,
10) weryfikacja wniosków o płatność dotyczących PT (z IP oraz Oddziału Wsparcia
Wdrażania RPO i Oddziału Komunikacji RPO w DZ RPO) i sporządzanie zleceń
płatności do DCP,
11) koordynacja zadań związanych z zastosowaniem instrumentów finansowych w ramach
RPO WL 2014-2020,
12) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur
IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie
kompetencji oddziału.
Oddział Monitoringu i Ewaluacji:
1) sporządzanie dokumentów sprawozdawczych z realizacji RPO na podstawie sprawozdań
z DW EFS oraz DW EFRR,
2) zarządzanie systemem monitorowania oraz analizowanie postępu rzeczowego
i finansowego RPO,
3) koordynacja w zakresie realizacji wskaźników RPO, w tym w szczególności osiąganie
„kamieni milowych”,
4) wykonywanie zadań Jednostki Ewaluacyjnej, funkcjonującej w ramach Oddziału,
5) zlecanie i realizacja ekspertyz i badań ewaluacyjnych RPO w ramach funkcjonowania
Jednostki Ewaluacyjnej,
6) stworzenie oraz wdrożenie lokalnego systemu informatycznego dla RPO WL,
7) administracja systemów informatycznych obsługujących RPO (na poziomie krajowym
i lokalnym),
8) prowadzenie audytu jakości danych obsługiwanych systemów informatycznych,
9) przygotowywanie analiz i sprawozdań dla potrzeb KM RPO,
Strona 36 z 161
Oddział Systemu Realizacji
1) koordynacja przygotowania IZ RPO do audytu desygnacji,
2) koordynacja opracowania i aktualizacji oraz zatwierdzanie procedur i wytycznych
programowych IZ RPO, w tym dokumentów dotyczących systemu zarządzania i kontroli
RPO,
3) konsultowanie z DW EFRR i DW EFS procedur i wytycznych IP oraz regulaminów
konkursów organizowanych przez IP,
4) akceptacja, przygotowanych przez DW EFRR i DW EFS, Porozumień z IP w sprawie
systemu realizacji RPO WL oraz monitoring ich realizacji,
5) prowadzenie kontroli wewnętrznych w DW EFRR i DW EFS oraz udział w kontrolach
systemowych prowadzonych w IP przez DW EFRR i DW EFS,
6) prowadzenie kontroli krzyżowych Programu,
7) przygotowywanie Rocznego Planu Kontroli dla Programu,
8) monitorowanie wykonania rocznych planów kontroli w DW EFRR, DW EFS oraz w IP,
9) współpraca z zewnętrznymi i wewnętrznymi organami kontroli i audytu,
10) sporządzanie rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z przeprowadzonych
audytów i kontroli oraz deklaracji zarządczej
11) opiniowanie regulaminów konkursów opracowanych przez DW EFRR i DW EFS,
12) akceptacja propozycji kryteriów wyboru projektów przedstawianych przez DW EFRR,
DW EFS oraz IP i przekazywanie ich do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący RPO
WL,
13) prowadzenie postępowań administracyjnych odwoławczych dotyczących kwot
podlegających zwrotowi w zakresie EFRR oraz EFS (II instancja),
14) koordynacja prac Komitetu Monitorującego RPO.
Oddział Programowania:
1) koordynacja opracowania i aktualizacji dokumentów programowych,
2) analiza danych monitoringowych rzeczowych i finansowych wpływających
na osiągnięcie „kamieni milowych” pod kątem ewentualnych zmian w RPO,
3) nadzór nad instrumentami rozwoju terytorialnego (ZIT, SIT), w tym koordynacja
realizacji porozumienia ZIT,
4) zapewnienie komplementarności w ramach RPO WL oraz z innymi PO, w tym
zatwierdzanie harmonogramów konkursów,
5) analiza i zarządzanie demarkacją dla RPO WL,
6) monitorowanie polityk regionalnych, krajowych, wspólnotowych, w tym polityk
horyzontalnych UE,
7) opracowanie zasad związanych z procedurą negocjacyjno-uzgodnieniową dla projektów
strategicznych,
8) udział w projektach międzynarodowych (np. inicjatywa URBACT oraz Jaspers),
9) współpraca z DPR w zakresie przygotowania i merytorycznej realizacji kontraktu
terytorialnego,
10) udział w pracach grup roboczych ds. kwestii horyzontalnych,
IZ RPO, jak również innych dokumentów operacyjnych w zakresie kompetencji
oddziału.
Strona 37 z 161
Oddział Wsparcia Wdrażania RPO:
1) koordynacja działań PT w ramach RPO WL, w tym współpraca z MR w zakresie PT,
2) przygotowanie RPD PT dla IZ RPO oraz zatwierdzanie RPD PT dla IP,
3) planowanie i zarządzanie budżetem PT RPO, w tym monitoring wdrażania PT RPO.
4) sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z zakresu PT,
5) zarządzanie procesem opracowania planu zamówień publicznych oraz techniczna
realizacja określonych zamówień dla IZ RPO (w tym project pipeline),
6) przygotowywanie wniosków o płatność dotyczących PT dla IZ RPO,
7) koordynacja opracowania planu szkoleń dla pracowników IZ RPO,
8) organizacja szkoleń dla pracowników DZ RPO,
9) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych
i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału,
10) przygotowanie rocznego planu zatrudnienia kadr przewidzianych do realizacji zadań
związanych z zarządzaniem i wdrażaniem RPO.
Oddział Komunikacji RPO:
1) prowadzenie działań komunikacyjnych dotyczących RPO, w tym kampanii informacyjnopromocyjnych,
2) współpraca z MR w zakresie realizacji Strategii komunikacji Polityki Spójności, obsługi
Bazy Wiedzy o Funduszach Europejskich oraz innych kwestii dotyczących informacji
i promocji,
3) koordynacja i nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi realizowanymi
w ramach RPO, w tym nadzór nad działaniami punktów kontaktowych funkcjonujących
w ramach RPO,
4) współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE),
powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia 23.07.2014 r. w sprawie
funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach
europejskich,
5) opracowanie i aktualizacja Strategii komunikacji RPO WL oraz Rocznego Planu Działań
w zakresie informacji i promocji we współpracy z departamentami wdrażającymi oraz IP,
6) koordynacja kontaktów z mediami (zgodnie z zapisami współpracy z mediami dla
komórek odpowiedzialnych za zarządzania i wdrażanie Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020,
7) zapewnienie współpracy działań informacyjno-promocyjnych w regionie dotyczących
wszystkich funduszy UE zawartych w Umowie Partnerstwa,
8) stworzenie, administrowanie, utrzymanie oraz w razie potrzeb modyfikacja strony
internetowej RPO WL na lata 2014 - 2020, a także zapewnienie aktualności danych
w Wyszukiwarce Dotacji,
9) sporządzanie wniosków o płatność dotyczących informacji i promocji w ramach PT,
10) sprawozdawczość z działań informacyjno – promocyjnych w zakresie kompetencji
oddziału,
11) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych
i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału.
Oddział Funduszy Europejskich
1) zapewnienie mieszkańcom województwa wiedzy na temat dostępnych form działań
finansowanych z Funduszy Europejskich, ze szczególnym uwzględnieniem programów
operacyjnych realizowanych w ramach Umowy Partnerstwa na lata 2014-2020,
Strona 38 z 161
2) dostarczenie opinii publicznej informacji o stanie i efektach wdrażania poszczególnych
Funduszy Europejskich w układzie krajowym i regionalnym, w tym informacji o realizacji
konkretnych projektów w ramach tzw. dobrych praktyk,
3) wypracowanie efektywnych mechanizmów współpracy w zakresie wymiany informacji
i podejmowania wspólnych działań na terenie województwa w ramach tzw. Systemu
Informacji o Funduszach Europejskich, na który składają się regionalne krajowe instytucje
informujące o Funduszach Europejskich.
ds. obsługi sekretariatu DZRPO:
1) przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu
Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym oraz przekazywanie jej pracownikom
zgodnie z dekretacją,
2) ewidencja czasu pracy pracowników DZRPO,
3) sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji Departamentu Zarządzania
Regionalnym Programem Operacyjnym,
4) nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DZRPO,
5) obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie
rozmów telefonicznych)
Schemat 3 Struktura organizacyjna DZ RPO
Strona 39 z 161
Schemat 4 Struktura docelowego zatrudnienia w DZ RPO w ramach realizacji RPO WL
Strona 40 z 161
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
utworzono Sekretariat DW EFRR oraz oddziały, którymi kierują kierownicy. W oddziałach
W DW EFRR utworzono 6 oddziałów, zaangażowanych we wdrażanie RPO WL
w perspektywie finansowej na lata 2014-2020 .
1.
a)
b)
c)
Oddział Obsługi Finansowej EFRR
ds. obsługi finansowej,
ds. poświadczania wydatków.
2.
a)
b)
c)
d)
Oddział Kontroli
z-ca kierownika oddziału,
ds. kontroli,
ds. sprawozdawczości i raportowania o nieprawidłowościach.
3.
a)
b)
c)
d)
Oddział Realizacji Projektów
z-ca kierownika,
ds. weryfikacji wniosków o płatność,
ds. monitorowania i sprawozdawczości.
4.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Oddział Oceny Projektów
z-ca kierownika,
ds. oceny i wyboru projektów,
ds. koordynacji zawierania umów z beneficjentami,
ds. projektów strategicznych,
menedżer ds. środowiska,
ds. środowiska.
5.
a)
b)
c)
d)
e)
Oddział Koordynacji Wdrażania EFRR
ds. monitorowania i sprawozdawczości,
ds. koordynacji wdrażania EFRR,
ds. komunikacji i pomocy technicznej,
administrator merytoryczny IZ SL2014 i administrator lokalny LSI 2014.
6. Oddział Wsparcia Przedsiębiorczości
a) kierownik oddziału,
b) ds. wsparcia przedsiębiorczości.
Strona 41 z 161
W DW EFRR wyodrębniono również inne komórki organizacyjne i stanowiska
zaangażowane w realizację RPO WL tj.:
Zespół ds. odwołań
a) koordynator zespołu,
b) ds. odwołań.
2. ds. obsługi sekretariatu
3. archiwista
1.
Struktura zatrudnienia w DW EFRR w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy
1. Dyrektor - 1 etat
2. Zastępca Dyrektora - 2 etaty
3. Oddział Obsługi Finansowej EFRR – 6 etatów
4. Oddział Kontroli - 30 etatów
5. Oddział Realizacji Projektów - 32 etaty
6. Oddział Oceny Projektów - 30 etatów
7. Oddział Koordynacji Wdrażania EFRR – 9 etatów
8. Oddział Wsparcia Przedsiębiorczości - 7 etatów
9. Zespół ds. odwołań - 5 etatów
10. ds. obsługi sekretariatu-2 etaty
11. archiwista-1 etat
Razem 125 etatów zaangażowanych w realizację RPO WL 2014-2020
Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów, zespołów oraz stanowisk
pracy w DW EFRR w ramach realizacji RPO WL:
Oddział Obsługi Finansowej EFRR:
1) Współpraca oraz przekazywanie do DZ RPO informacji i dokumentów niezbędnych
do zarządzania budżetem RPO WL w zakresie EFRR, dotyczących:
a) planowania wydatków w zakresie budżetu środków europejskich, środków budżetu
państwa i budżetu województwa (z uwzględnieniem danych z IP),
b) opracowania rocznych i wieloletnich prognoz wydatków,
c) wnioskowania o środki UE i budżetu państwa w ramach Programu zgodnie z przyjętym
systemem,
d) sprawozdawczości i rozliczania środków dotacji celowej budżetu państwa w części
dotyczącej EFRR,
e) tabel zawierających limity kontraktacji środków budżetu środków europejskich
i środków budżetu państwa,
f) poświadczania wydatków na poziomie EFRR na podstawie m.in. zweryfikowanych
deklaracji wydatków z IP,
g) prognoz planowanych wniosków o płatność do KE na bieżący i kolejny rok budżetowy
oraz przekazywanie tych informacji do DZ RPO,
2) nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu do celów
poświadczania wydatków do Komisji Europejskiej,
3) monitoring finansowy zasady n+3 kwot wnioskowanych do KE w zakresie EFRR,
4) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych,
5) monitoring dostępności środków w ramach poszczególnych priorytetów inwestycyjnych
i osi priorytetowych współfinansowanych z EFRR,
Strona 42 z 161
6) weryfikacja wniosków o płatność IP w ramach Pomocy Technicznej,
7) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ
RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie
Oddział Kontroli:
1) opracowywanie Rocznych Planów Kontroli projektów i sprawozdawanie z ich realizacji
do DZ RPO,
2) udział w prowadzeniu szkoleń dla beneficjentów w zakresie kompetencji oddziału.
3) Współpraca z Oddziałem Wsparcia Przedsiębiorczości w zakresie weryfikacji
oraz zatwierdzania Rocznych Planów Kontroli IP,
4) prowadzenie kontroli projektów, w tym kontroli trwałości w ramach osi wdrażanych
przez DW EFRR,
5) wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach w zakresie EFRR do KE
oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do DZ RPO,
6) monitorowanie wskaźników w okresie trwałości
Oddział Realizacji Projektów:
1) weryfikacja wniosków o płatność w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych,
2) udział w prowadzeniu szkoleń dla beneficjentów w zakresie kompetencji oddziału oraz
udzielanie informacji beneficjentom,
3) sporządzanie i przekazywanie do Oddziału Obsługi Finansowej DW EFRR informacji
niezbędnych do przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków w zakresie
kompetencji DW EFRR,
4) sporządzanie aneksów do umów o dofinansowanie w ramach wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych,
5) odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi,
6) sprawozdawczość na poziomie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych,
RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie
Oddział Oceny Projektów:
1) utworzenie i zarządzanie bazą ekspertów powołanych do oceny projektów (w tym
akredytacja),
2) nadzór nad przygotowaniem projektów strategicznych do realizacji,
3) prowadzenie naboru projektów konkursowych w ramach wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych,
4) ocena wniosków o dofinansowanie w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych,
5) przygotowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów,
6) podpisywanie umów o dofinansowanie,
7) udział w prowadzeniu szkoleń dla beneficjentów w zakresie kompetencji oddziału
oraz udzielanie informacji beneficjentom,
8) koordynacja działań dotyczących project pipeline,
9) koordynacja działań dotyczących zagadnień w zakresie ochrony środowiska,
10) przygotowywanie propozycji harmonogramów konkursów w zakresie wdrażanych
priorytetów inwestycyjnych EFRR,
Strona 43 z 161
11) opracowanie regulaminów konkursów w zakresie wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych EFRR,
Oddział Koordynacji Wdrażania EFRR:
1) monitoring RPO w zakresie EFRR oraz sporządzanie sprawozdań z wdrażania RPO
w zakresie EFRR na podstawie informacji przekazanych przez oddziały DW EFRR
oraz IP,
2) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych
Planów Działań Pomocy Technicznej w zakresie kompetencji DW EFRR, w tym
organizowanie i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry
wdrażającej,
3) opracowywanie i przekazywanie do DZ RPO dokumentów potrzebnych
do przygotowania wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPO WL, w tym
dotyczących informacji i promocji,
4) realizacja określonych zamówień dla DW EFRR oraz współpraca z DZ RPO
w zakresie przygotowywania zbiorczych zamówień dla IZ RPO,
5) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowania, aktualizacji i realizacji Strategii
komunikacji RPO WL oraz Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych
w zakresie kompetencji DW EFRR oraz stosowanie w tym obszarze wszelkich zaleceń
i rekomendacji DZ RPO,
6) koordynacja działań informacyjno-promocyjnych, realizowanych przez IP, w tym
fakultatywne opiniowanie wkładów do Rocznych planów działań informacyjnych i
promocyjnych,
powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia 23.07.2014 r.
w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji
o funduszach europejskich,
8) analiza potrzeb szkoleniowych potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO
oraz organizacja szkoleń dla powyższych grup odbiorców (w tym prowadzenie szkoleń
w zakresie kompetencji oddziału),
9) prowadzenie punktu kontaktowego oraz realizacja innych działań komunikacyjnych
w zakresie kompetencji oddziału,
10) publikowanie i zapewnianie aktualności treści na odpowiednich podstronach serwisu
RPO, w tym informacji dotyczących naboru wniosków, uzupełnianie danych
do Wyszukiwarki Dotacji,
11) koordynacja opracowania i aktualizacji wytycznych programowych i procedur IZ RPO,
jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji
DW EFRR,
12) gromadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych: NIK, IPOC, wyników
audytu operacji, a także analiza pozyskanych informacji i inicjowanie działań
następczych,
13) nadzór nad analizą, zasadami i trybem zarządzania ryzykiem w DW EFRR w ramach
RPO WL 2014-2020,
14) administracja krajowym i lokalnym systemem informatycznym obsługującym RPO
w ramach zadań DW EFRR.
Strona 44 z 161
Oddział Wsparcia Przedsiębiorczości:
1) koordynacja spójności i jednolitości zasad wsparcia przedsiębiorczości w ramach RPO,
2) określenie zadań do powierzenia IP i przygotowanie Porozumienia z IP (do akceptacji
przez DZ RPO) oraz nadzór nad jego realizacją,
3) zatwierdzanie regulaminów konkursów IP,
4) współpraca z Oddziałem Kontroli w zakresie weryfikacji i zatwierdzania Rocznych
Planów Kontroli IP;
5) opiniowanie harmonogramów konkursów IP zatwierdzanych przez DZ RPO,
6) interpretacje kwalifikowalności wydatków dotyczących priorytetów inwestycyjnych
wdrażanych przez IP,
7) rozpatrywanie skarg i zażaleń na działania IP,
8) zatwierdzanie wytycznych oraz procedur IP,
9) opiniowanie propozycji kryteriów wyboru projektów przedstawianych przez IP,
10) prowadzenie kontroli systemowych w IP we współpracy z pozostałymi komórkami
organizacyjnymi DW EFRR oraz DZ RPO.
Zespół ds. odwołań:
1) prowadzanie postępowań administracyjnych dotyczących kwot podlegających zwrotowi
w zakresie zadań realizowanych przez DW EFRR (I instancja) oraz IP
(II instancja),
2) prowadzenie procedur odwoławczych w zakresie zadań realizowanych przez DW EFRR,
RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie swoich
kompetencji.
Zespół ds. obsługi sekretariatu DW EFRR:
1) przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu
Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz przekazywanie jej
pracownikom zgodnie z dekretacją,
2) ewidencja czasu pracy pracowników DWEFRR,
3) sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji Departamentu WEFRR,
4) nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DWEFRR,
5) obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie
rozmów telefonicznych).
Strona 45 z 161
Schemat 5 Struktura organizacyjna DW EFRR
Strona 46 z 161
Schemat 6 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFRR w ramach realizacji RPO WL
Strona 47 z 161
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego
utworzono Sekretariat DW EFS oraz oddziały, którymi kierują kierownicy. W oddziałach
W DW EFS utworzono 7 oddziałów, zaangażowanych we wdrażanie RPO WL
w perspektywie finansowej na lata 2014-2020. W ww. oddziałach wyodrębniono następujące
stanowiska pracy:
1.
a)
b)
c)
d)
e)
Oddział Obsługi Finansowej EFS,
ds. finansów i prognoz,
ds. obsługi finansowej,
ds. nieprawidłowości i odzyskiwania kwot,
ds. poświadczenia wydatków.
2.
a)
b)
c)
Oddział Kontroli,
ds. kontroli systemowych,
ds. kontroli projektów.
3.
a)
b)
c)
d)
Oddział Realizacji Projektów I,
ds. monitorowania,
ds. obsługi projektów.
4.
a)
b)
c)
d)
Oddział Realizacji Projektów II,
ds. monitorowania,
ds. obsługi projektów.
5.
a)
b)
c)
d)
e)
Oddział Oceny Projektów,
ds. programowania,
ds. oceny,
ds. finansowych,
ds. pomocy publicznej,
6.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Oddział Koordynacji Wdrażania EFS,
koordynator ds. programowania,
ds. programowania i koordynacji,
ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr,
ds. zamówień publicznych,
ds. informacji i promocji,
Strona 48 z 161
7.
a)
b)
c)
d)
e)
Oddział Monitoringu,
ds. monitorowania,
ds. systemów informatycznych,
ds. procedury odwoławczej,
ds. pomocy publicznej.
W DW EFS wyodrębniono również inne komórki organizacyjne i stanowiska zaangażowane
w realizację RPO WL tj.:
8. sekretarka.
9. archiwista.
Struktura zatrudnienia w DW EFS w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy
1. Dyrektor - 1 etat
2. Zastępca Dyrektora – 2 etaty
3. Oddział Obsługi Finansowej EFS- 8 etatów
4. Oddział Kontroli – 23 etaty
5. Oddział Realizacji Projektów I – 24 etaty
6. Oddział Realizacji Projektów II – 32 etaty
7. Oddział Oceny Projektów – 28 etatów
8. Oddział Koordynacji Wdrażania EFS – 12 etatów
9. Oddział Monitoringu– 15 etatów
10. sekretarka – 3 etaty
11. archiwista – 2 etaty
Razem 150 etatów
Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów, zespołów oraz stanowisk pracy
w DW EFS w ramach realizacji RPO WL:
Oddział Obsługi Finansowej EFS:
1) Współpraca oraz przekazywanie do DZ RPO informacji i dokumentów niezbędnych
do zarządzania budżetem RPO WL w zakresie EFS, dotyczących:
a) planowania wydatków w zakresie budżetu środków europejskich, środków
budżetu
państwa
i
budżetu
województwa
dotyczących
Działań
współfinansowanych z EFS,
b) sprawozdawczości finansowej i rozliczania środków dotacji celowej budżetu
państwa w części dotyczącej Działań współfinansowanych z EFS,
c) rocznych i wieloletnich prognoz wydatków w ramach EFS,
d) wnioskowania o środki UE i budżetu państwa w ramach EFS,
e) tabel zawierających limity kontraktacji środków budżetu środków europejskich
i środków budżetu państwa,
f) poświadczania wydatków na poziomie EFS na podstawie m.in. zatwierdzonych
deklaracji z IP,
g) prognoz planowanych wniosków o płatność do KE na bieżący i kolejny rok
budżetowy,
Strona 49 z 161
2) nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu do celów
poświadczania wydatków do Komisji Europejskiej,
3) monitoring finansowy zasady n+3 kwot wnioskowanych do KE w zakresie Działań
4) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych,
5) monitoring dostępności środków w ramach poszczególnych Działań współfinansowanych
z EFS,
6) weryfikacja zleceń płatności dyspozycji przelewów,
7) raportowanie o nieprawidłowościach w zakresie EFS do KE oraz przekazywanie
informacji o nieprawidłowościach do DZ RPO,
8) odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi, prowadzenie postępowań
administracyjnych dotyczących kwot podlegających zwrotowi w zakresie zadań
realizowanych przez DW EFS (I instancja) oraz IP (II instancja),
Oddział Kontroli:
1) przygotowanie planów kontroli i przekazywanie sprawozdań z ich realizacji do DZ RPO,
2) weryfikacja oraz zatwierdzanie planów Kontroli IP i sprawozdań z ich realizacji,
3) przeprowadzanie kontroli systemowych w IP,
4) przeprowadzanie kontroli, w tym kontroli doraźnych projektów realizowanych przez
beneficjentów oraz kontroli trwałości w zakresie wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych,
5) udział w zadaniach związanych z przeprowadzaniem kontroli krzyżowych,
6) analiza skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór nad
wdrażaniem zaleceń pokontrolnych,
7) współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli
w ramach EFS.
Oddział Realizacji Projektów I:
1) monitorowanie postępów realizacji umów o dofinansowanie projektów,
2) rozliczanie umów o dofinansowanie projektów,
3) monitorowanie realizacji oraz sporządzanie sprawozdań z wdrażanych Działań,
4) sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie,
Oddział Realizacji Projektów II:
1) monitorowanie postępów realizacji umów o dofinansowanie projektów,
2) monitorowanie realizacji oraz sporządzanie sprawozdań z wdrażanych Działań,
3) sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie,
4) rozliczanie umów o dofinansowanie projektów,
Strona 50 z 161
1) prowadzenie procedury naboru i oceny projektów, w tym prowadzenie negocjacji
projektów w zakresie wdrażanych Działań,
2) opiniowanie wniosków o dofinansowanie projektów objętych regułami pomocy
publicznej/pomocy de minimis
3) utworzenie i zarządzanie bazą ekspertów w zakresie dziedzin i specjalności
4) przygotowywanie i podpisywanie umów o dofinansowanie,
5) nadzór i monitorowanie kontraktacji środków finansowanych w ramach kompetencji
oddziału,
6) obsługa systemów informatycznych,
7) opracowanie regulaminów konkursów w zakresie wdrażanych Działań,
8) opracowanie harmonogramów konkursów w zakresie wdrażanych Działań,
Oddział Koordynacji Wdrażania EFS:
1) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych
Planów Działań Pomocy Technicznej w zakresie kompetencji DW EFS, w tym
wdrażającej,
2) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Strategii
komunikacji RPO WL oraz Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych
w zakresie kompetencji DW EFS oraz stosowanie w tym obszarze wszelkich zaleceń
i rekomendacji DZ RPO
3) bezpośrednia koordynacja i nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi
realizowanymi przez IP, w tym opiniowanie wkładów Rocznych planów działań
informacyjnych i promocyjnych dla IP,
powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia 23.07.2014 r.
w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji
o funduszach europejskich
5) publikowanie i zapewnianie aktualności treści na odpowiednich podstronach serwisu
RPO, w tym informacji dotyczących naboru wniosków, uzupełnianie danych
do Wyszukiwarki Dotacji,
6) analiza potrzeb szkoleniowych potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO oraz
organizacja szkoleń dla powyższych grup odbiorców (w tym prowadzenie szkoleń
w zakresie kompetencji oddziału),
7) prowadzenie punktu kontaktowego oraz realizacja innych działań komunikacyjnych
8) opracowywanie i przekazywanie do DZ RPO dokumentów potrzebnych
do przygotowywania wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPO WL,
w tym dotyczących informacji i promocji,
9) realizacja określonych zamówień dla DW EFS oraz współpraca z DZ RPO w zakresie
przygotowywania zbiorczych zamówień dla IZ RPO,
10) obsługa audytów i kontroli zewnętrznych oraz realizacja zadań związanych z kontrolą
zarządczą,
Strona 51 z 161
11) zapewnienie zgodności działań z politykami krajowymi i unijnymi w zakresie EFS,
12) koordynacja wdrażania Działań współfinansowanych z EFS i zapewnienie spójności
procesów, w tym opiniowanie harmonogramów konkursów oraz propozycji kryteriów
oceny i wyboru projektów opracowanych przez IP,
13) przygotowanie porozumienia międzyinstytucjonalnego z IP oraz monitoring jego
realizacji,
14) przygotowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów w zakresie Działań
wdrażanych przez DW EFS,
15) koordynacja prac nad przygotowaniem wytycznych programowych i procedur IZ RPO,
jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji
DW EFS,
16) weryfikacja i zatwierdzanie wytycznych i procedur IP.
Oddział Monitoringu :
1)
monitoring oraz sporządzanie sprawozdań z Osi Priorytetowych RPO w zakresie EFS,
2)
weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań z Działań, sporządzanych przez Oddziały
Realizacji Projektów DW EFS oraz IP,
3)
koordynacja i monitorowanie udzielonej pomocy publicznej,
4)
prowadzenie procedur odwoławczych w zakresie zadań realizowanych przez
DW EFS,
5)
administrowanie systemami informatycznymi,
6)
nadzór nad IP w zakresie powierzonych zadań, w tym koordynacja prac IP oraz
rozpatrywanie skarg i wniosków na działania IP,
7)
weryfikacja i zatwierdzanie regulaminów konkursów IP w konsultacji z DZ RPO,
8)
prowadzenie dokumentacji dotyczącej zbiorów danych osobowych przetwarzanych
oraz koordynacja zadań związanych z przetwarzaniem danych osobowych
w DW EFS,
9)
udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz udział w opracowaniu
procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych
Sekretarka:
1)
przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu
Wdrażania
Europejskiego
Funduszu
Społecznego
oraz
przekazywanie
jej pracownikom zgodnie z dekretacją,
2)
ewidencja czasu pracy pracowników DWEFS,
3)
sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji DW EFS
4)
nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DW EFS,
5)
obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie
Strona 52 z 161
Schemat 7 Struktura organizacyjna DW EFS
Strona 53 z 161
Schemat 8 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFS
Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 3 zastępców, w tym jeden pełniący
funkcję Głównego Księgowego Urzędu. W DF wyodrębniono 4 Oddziały, z czego jeden jest
zaangażowany w realizację zadań w ramach RPO WL 2014-2020 tj. Oddział Pomocy
Technicznej.
Oddział Pomocy Technicznej:
Strona 54 z 161
weryfikacja zgodności wydatków z planem finansowym,
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
prowadzenie obsługi finansowo-księgowej,
sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych,
udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych
i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału,
6) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy
Technicznej oraz współpraca z DZ RPO, w tym przygotowywanie i przekazywanie
do DZ RPO kopii dokumentów finansowych (faktur, rachunków itp.) oraz wydruków,
zestawień i innych dokumentów potrzebnych do sporządzania wniosków o płatność
dotyczących środków Pomocy Technicznej
1)
2)
3)
4)
5)
Struktura zatrudnienia w Oddziale Pomocy Technicznej w DF w ramach realizacji
RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.):
1) Kierownik Oddziału – 1 etat
2) Ds. księgowości – 3 etaty
3) Ds. płatności – 3 etaty
Razem 7 etatów
Strona 55 z 161
Schemat 9 Struktura organizacyjna DF
Zarząd Województwa Lubelskiego
Marszałek Województwa Lubelskiego
Skarbnik Województwa Lubelskiego
Dyrektor Departamentu Finansów
Sekretariat
Z-ca Dyrektora DF
Oddział Planowania i
Realizacji Budżetu
Oddział Księgowości i
Sprawozdawczości
Budżetu Województwa
Pomoc
administracyjna
Z-ca Dyrektora DF Główny
Księgowy
Oddział Księgowości
Urzędu
Oddział Pomocy
Technicznej
Schemat 10 Struktura docelowego zatrudnienia w DF
Strona 56 z 161
Oddział Pomocy Technicznej
Sekretariat
Kierownik Oddziału (os. 1)
Pomoc administracyjna
Ds. księgowości (os.3)
Oddział Planowania i Realizacji
Budżetu
Ds. płatności (os. 3)
Oddział Księgowości Urzędu
Oddział Księgowości i
Sprawozdawczości Budżetu
Województwa
Departament Certyfikacji i Płatności
Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 1 Zastępcy. W DCP wyodrębniono 3
Oddziały, które są zaangażowane w realizację zadań w ramach RPO WL perspektywy 20142020 tj.: Oddział Certyfikacji, Oddział Płatności i Windykacji oraz Oddział Księgowości.
W DCP utworzono 3 oddziały. Są to:
1.
Oddział Certyfikacji
2.
Oddział Płaności i Windykacji
3.
1.
Oddział Certyfikacji:
a)
b)
ds. certyfikacji.
2.
a)
b)
Oddział Płatności i Windykacji
ds. płatności i windykacji,
3.
a)
c)
ds. księgowości.
Strona 57 z 161
W DCP wyodrębniono również stanowisko sekretarki.
Struktura zatrudnienia w DCP w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do
końca 2020 r.):
1.
Dyrektor – 1 etat,
2.
Z-ca Dyrektora – 1 etat,
3.
Oddział Certyfikacji – 7 etatów
4.
Oddział Płatności i Windykacji – 7 etatów
5.
Oddział Księgowości – 5 etatów
6.
Sekretarka – 1 etat,
Razem 22 etaty zaangażowane w realizację RPO WL 2014-2020.
Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów oraz stanowisk pracy
w DCP w ramach realizacji RPO WL:
1)
sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i
poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte
na weryfikowalnych dokumentach,
2)
sporządzanie zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej zgodnie z właściwymi
przepisami,
3)
poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz
poświadczenie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami
prawa oraz zostały poniesione w związku z RPO WL na lata 2014 - 2020,
4)
wprowadzanie danych z zakresu realizowanych zadań do systemu informatycznego,
5)
zapewnienie prowadzenia w formie elektronicznej ewidencji dokumentacji księgowej,
w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po
anulowaniu całości lub części wkładu RPO WL na lata 2014 – 2020,
6)
uwzględnienie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników
audytów prowadzonych przez Instytucję Audytową oraz inne instytucje kontrolne i audytowe,
7)
zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, otrzymywania
od instytucji zarządzającej odpowiednich informacji na temat procedur,
8)
prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot
wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu oraz zapewnienie, iż kwoty odzyskane i
wycofane po anulowaniu całości lub części wkładu finansowego zostały zwrócone przed
zamknięciem programu,
9)
udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów
programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału,
10)
realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy
Technicznej w ramach działań związanych z certyfikacją.
Oddział Płatności i Windykacji:
1)
weryfikacja wniosków o dotację celową z budżetu państwa oraz o przekazanie
środków
z budżetu środków europejskich,
2)
weryfikacja zleceń płatności w ramach programów finansowanych z udziałem
środków europejskich,
5)
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
Strona 58 z 161
7)
wykonywanie czynności związanych z windykacją należności w zakresie działania
oddziału,
8)
sporządzanie i przekazywanie informacji dotyczących płatności w ramach programów
finansowanych z udziałem środków europejskich,
9)
Technicznej oraz współpraca z DZ RPO,
10)
programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału.
Oddział Księgowości:
1)
prowadzenie obsługi księgowej dla środków z dotacji celowej oraz dla środków
z budżetu środków europejskich,
2)
ewidencjonowanie należności dla środków z dotacji celowej oraz dla środków z
budżetu środków europejskich,
6)
sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych
9)
Technicznej oraz współpraca z DZ RPO,
10)
programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału.
Stanowisko sekretarki DCP:
1)
przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcy Dyrektora Departamentu
Certyfikacji i Płatności oraz przekazywanie jej pracownikom zgodnie z dekretacją,
2)
ewidencja czasu pracy pracowników DCP,
3)
sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji Departamentu
Certyfikacji i Płatności,
4)
nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DCP,
5)
obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie
Schemat 11 Struktura organizacyjna DCP
Strona 59 z 161
Schemat 12 Struktura docelowego zatrudnienia
Departament Organizacyjno-Prawny
Strona 60 z 161
Organizacyjno-Prawnym wyodrębniono 12 oddziałów i 1 samodzielne stanowisko.
W Oddziale zamówień publicznych wyodrębniono stanowisko pracy zaangażowane
w realizację RPO WL tj.:
- ds. zamówień publicznych dla departamentów wykonujących zadania IZ RPO.
W Oddziale zamówień publicznych w Departamencie Organizacyjno-Prawnym
w chwili obecnej zatrudniona jest jedna osoba do realizacji zamówień publicznych
na potrzeby wdrażania RPO w zakresie kompetencji tego oddziału.
Departament Cyfryzacji
Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 1 zastępcy. W Departamencie
utworzono 3 oddziały i 2 samodzielne stanowiska.
W Oddziale Informatyki na stanowiskach ds. sprzętu komputerowego
dla departamentów wykonujących zadania IZ RPO oraz pomoc administracyjna dla
departamentów wykonujących zadania IZ RPO zatrudnione są dwie osoby do realizacji zadań
związanych z wdrażaniem RPO WL w zakresie kompetencji tego oddziału.
2.2.2 PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE RYZYKIEM,
W SZCZEGÓLNOŚCI W PRZYPADKU POWAŻNYCH ZMIAN SYSTEMU
ZARZĄDZANIA I KONTROLI.
Zarządzanie ryzykiem stanowi podstawę utworzenia właściwego ładu organizacyjnego
będącego kombinacją procesów oraz struktur wprowadzonych przez kierownictwo
dla uzyskania przepływu informacji, zarządzania, kierowania oraz monitorowania działań
w IZ RPO w procesie realizacji RPO WL. W tym celu IZ RPO zapewnia odpowiednie
zarządzanie ryzykiem związanym z wykonywaniem zadań w ramach poszczególnych
procesów w ramach wdrażania Programu.
Na potrzeby prawidłowego i skutecznego procesu zarządzania i kontroli RPO WL
ryzyko określa się jako możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało negatywny
wpływ na realizację założonych celów i zadań składających się na proces realizacji Programu.
Podstawowymi celami zarządzania ryzykiem w procesie realizacji RPO WL są:


usprawnienie procesu zarządzania i wdrażania RPO WL,
zwiększenie prawdopodobieństwa prawidłowej realizacji zadań i osiągania
zamierzonych celów,

zapewnienie skutecznych mechanizmów kontrolnych,

zapewnienie wczesnego wykrywania zjawisk kwalifikujących się jako ryzykowne
i podejmowania w tym kierunku odpowiednich działań.
Podstawowymi zasadami determinującymi zarzadzanie ryzykiem są:




integracja z procesem zarządzania,
powiązania z celami i zadaniami IZ RPO,
przypisanie odpowiedzialności,
proporcjonalność działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności.
W ramach procesu zarządzania ryzykiem w IZ RPO wyróżnia się następujące etapy:
I.
Planowanie.
W ramach procesu planowania IZ RPO jasno wyznacza cele i zadania służące prawidłowej
realizacji RPO WL. Zgodnie z zasadami kontroli zarządczej w Urzędzie Marszałkowskim
Strona 61 z 161
Województwa Lubelskiego w Lublinie cele i zadania określane są precyzyjnie i w co najmniej
rocznej perspektywie, a ich wykonanie monitorowane za pomocą odpowiednich mierników.
II.
Analiza ryzyka.
Identyfikacja ryzyka jest procesem systematycznym, zintegrowanym z procesem planowania,
której dokonują kierownicy poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR, DW EFS,DF i
DCP zaangażowanych we wdrażanie RPO WL. Analiza ryzyka polega na ustaleniu wszelkich
ryzyk, zagrażających poszczególnym celom i zadaniom w procesie realizacji RPO WL.
Identyfikacji ryzyka dokonują właściwy kierownicy przede wszystkim poprzez analizę celów
i zadań poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR, DW EFS,DF i DCP oraz zagrożeń
związanych z osiąganiem tych celów i realizowaniem zadań, z uwzględnieniem ich
wewnętrznych i zewnętrznych czynników.
Ponadto, w ramach procesu analizy ryzyka dokonuje się jego kategoryzacji, zgodnie
z przyjętymi w IZ RPO kryteriami:


ryzyko strategiczne (dotyczy zadań i celów długoterminowych),
ryzyko operacyjne (napotykane podczas codziennych obowiązków kierowniczych
i pracowniczych).
III.
Ocena ryzyka i odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka.
Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka,
a następnie ustaleniu jego istotności.
Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie miało
dla realizacji zadania lub osiągnięcia celu w ramach procesu wdrażania RPO WL wystąpienie
zdarzenia objętego ryzykiem.
Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia ryzyka polega na określeniu przewidywanej
częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku.
Podczas określania wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka stosowane
są określone zasady, wyrażone jakościowo przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni,
niski.
W oparciu o dokonaną ocenę ustalany jest poziom istotności ryzyka jako tzw.:

ryzyko poważne o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim
prawdopodobieństwie;

ryzyko umiarkowane o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie, a także
ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie;

ryzyko nieznaczne o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie.
W procesie zarządzania ryzykiem w ramach wdrażania RPO WL, IZ RPO za akceptowalne
uznaje ryzyko nieznaczne, natomiast ryzyko umiarkowane i poważne przekracza
akceptowany poziom ryzyka oraz wymaga ustalenia i podjęcia odpowiednich działań
ze strony Instytucji.
IV.
Przeciwdziałanie ryzyku.
W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku w IZ RPO analizie poddane zostają
przyczyny wystąpienia ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń, istniejące
mechanizmy kontroli oraz ich skuteczność.
Metodami przeciwdziałania ryzyku są:



kontrolowanie ryzyka poprzez stosowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej,
przeniesienie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu,
akceptacja ryzyka – w przypadku, gdy ryzyko ma małą istotność (niskie
prawdopodobieństwo i konsekwencje).
Strona 62 z 161
Na podstawie dokonanej analizy ryzyka i określeniu metody przeciwdziałania ryzyku
kierownicy poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR, DW EFS,DF i DCP wypełniają
Kartę identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku wraz z podaniem planowanej metody
ograniczenia go do akceptowanego poziomu. Sporządzona Karta weryfikowana jest przez
właściwego Z-cę Dyrektora, a następnie podpisywana przez właściwego Dyrektora.
V.
Monitoring ryzyka (w tym informowanie i komunikacja wewnątrz IZ RPO).
W ramach monitoringu ryzyka w IZ RPO, zidentyfikowane ryzyko oraz przyjęta metoda jego
ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco monitorowane przez kierowników
właściwych oddziałów, którzy oceniają poziom ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod
jego ograniczania. Monitoring ryzyka przeprowadzany jest również w ramach bieżącego
zarządzania, w trakcie narad z kierownikami oddziałów przez Dyrektora DZ RPO/DW
EFRR/DW EFS.
Strona 63 z 161
2.2.3 PROCEDURY PISEMNE OPRACOWANE NA POTRZEBY PRACOWNIKÓW
INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ I INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH
Na potrzeby rozpoczęcia realizacji RPO WL, Instytucja Zarządzająca RPO WL
opracowała dokument pn. Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej RPO WL, który
przedstawia ogólne zasady realizacji Programu wraz z zestawem szczegółowych procedur
realizacji poszczególnych procesów przez IZ RPO w ramach RPO WL. Instrukcja
Wykonawcza IZ RPO zawiera również informacje m. in. nt. podziału obowiązków pomiędzy
pracownikami IZ RPO, przypisania ich do poszczególnych stanowisk pracy oraz czynności
wykonywanych na danym stanowisku. Zadania realizowane przez konkretnych pracowników
zostały doprecyzowane w opisach stanowisk pracy.
Instrukcja Wykonawcza IZ RPO (IW IZ) składa się z pięciu części, zawierających opis
procedur ogólnych oraz opisy procedur Departamentu Zarządzania RPO, Departamentu
Wdrażania EFRR, Departamentu Wdrażania EFS. Departamentu Finansów oraz
Departamentu Certyfikacji i Płatności, w tym procedury związane z wykonywaniem zadań
Instytucji Certyfikującej.
IW IZ zostaje zatwierdzona przez Zarząd Województwa Lubelskiego.
W celu wprowadzania ewentualnych usprawnień procesów związanych z realizacją
Programu oraz w celu dostosowania procedur do obowiązujących przepisów prawnych
i wytycznych Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, IZ RPO dokonuje cyklicznego
przeglądu i aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Zgodnie z procedurami zawartymi
w powyższym dokumencie, IZ RPO dokonuje przeglądu procedur nie rzadziej niż raz na
kwartał. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian do procedur wewnętrznych
dokonuje się ich na bieżąco, tak aby zapewniona została poprawność i aktualność zapisów
Instrukcji Wykonawczej IZ RPO.
Każda z Instytucji Pośredniczących opracowała projekt Instrukcji Wykonawczej IP
w zakresie wdrażania RPO WL, z dokładnym wyszczególnieniem sposobu realizowanych
przez nią procesów. Zadania realizowane przez poszczególnych pracowników IP zostały
doprecyzowane w opisach stanowisk.
Instrukcje Wykonawcze IP zostają zatwierdzane przez IZ RPO. Mając na uwadze
usprawnienie procesów wdrażania powierzonych IP Działań, IP dokonują aktualizacji
Instrukcji Wykonawczej IP, które są weryfikowane i zatwierdzane przez IZ RPO.
Każdy pracownik uczestniczący w procesach dotyczących realizacji RPO WL zobowiązany
jest do zapoznania się z obowiązującymi procedurami i ich stosowania podczas wykonywania
czynności w ramach swoich obowiązków. Każdy z pracowników podpisuje oświadczenie,
że zapoznał się z obowiązującymi procedurami i zobowiązuje się do ich stosowania.
2.2.3.1 PROCEDURY WSPIERAJACE PRACE KOMITETU MONITORUJĄCEGO
Komitet Monitorujący (KM), którego funkcjonowanie zapewnia IZ RPO, czuwa nad
efektywnością i jakością zarządzania i realizacji Programu. W przypadku regionalnych
programów operacyjnych KM powoływany jest w drodze uchwały właściwego zarządu
Strona 64 z 161
województwa. W świetle art. 49 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 główne zadania KM
obejmują:
systematyczny przegląd wdrażania programu w kontekście realizacji celów pośrednich
i końcowych,
analizowanie wszelkich kwestii mających wpływ na wykonanie programu,
konsultowanie i analizowanie zmian programu proponowanych przez IZ,
prezentowanie uwag dotyczących wdrażania i ewaluacji RPO WL, jak również
monitorowanie działań podjętych w ich następstwie,
W dniu 22 grudnia 2014 r. Zarząd Województwa Lubelskiego Uchwałą
nr VII/101/2014, uwzględniając zasadę partnerstwa, ustalił udział przedstawicieli strony
samorządowej, rządowej oraz partnerów spoza administracji w składzie Komitetu
Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 20142020 (KM RPO). Na mocy tej samej uchwały określone zostały również kryteria wyboru
przedstawicieli w KM RPO.
KM RPO został utworzony w dniu 5 maja 2015 r., na mocy uchwały nr
XXXII/565/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego w sprawie powołania i określenia
zadań Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego
na lata 2014-2020.
Podstawowym dokumentem regulującym zasady trybu funkcjonowania KM RPO jest
Regulamin Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa
Lubelskiego na lata 2014-2020.
Poniżej zostały przedstawione zapisy ww. Regulaminu mające na celu wsparcie
członków Komitetu i ich stałych zastępców oraz w niektórych przypadkach obserwatorów
i przedstawicieli Komisji Europejskiej w ich pracy w niniejszym gremium.
Posiedzenia Komitetu / przekazywanie dokumentacji.
1. Przewodniczący Komitetu, do dnia 31 października danego roku kalendarzowego ustala
i informuje członków Komitetu o indykatywnym planie posiedzeń Komitetu na kolejny rok
kalendarzowy (§ 9 pkt 1 Regulaminu KM RPO).
2. Przewodniczący ma obowiązek zwołać posiedzenie Komitetu na pisemny wniosek co
najmniej jednej trzeciej członków Komitetu, nie później niż w terminie miesiąca od złożenia
tego wniosku (§ 9 pkt 2 Regulaminu KM RPO).
3. Minimalny czas przekazania informacji członkom Komitetu, ich zastępcom, obserwatorom
i przedstawicielom Komisji Europejskiej na temat daty i miejsca planowanego spotkania
wynosi 15 dni roboczych przed terminem posiedzenia. W uzasadnionych przypadkach termin
ten może zostać skrócony, jednak nie może być on krótszy niż 10 dni roboczych (§ 9 pkt 4
Regulaminu KM RPO).
4. Minimalny termin przekazania członkom Komitetu, ich zastępcom, obserwatorom
i przedstawicielom Komisji Europejskiej dokumentów, będących przedmiotem obrad, wraz
z projektem porządku obrad, rozsyłanych przez Sekretariat Komitetu, wynosi 10 dni
roboczych przed terminem posiedzenia. Informacje te są przekazywane drogą elektroniczną
(§ 9 pkt 5 Regulaminu KM RPO).
5. Członkowie Komitetu, ich zastępcy, obserwatorzy i przedstawiciele Komisji Europejskiej
mają możliwość zgłaszania dodatkowych punktów do zamieszczenia w porządku obrad, za
wyjątkiem kryteriów wyboru projektów oraz zmian Programu, najpóźniej na 5 dni roboczych
przed dniem posiedzenia. Sprawy te mogą być rozpatrywane na posiedzeniu Komitetu za
uprzednią zgodą Przewodniczącego oraz po zatwierdzeniu przez Komitet. W terminie,
o którym mowa w zdaniu 1 członkowie Komitetu, ich zastępcy, obserwatorzy
Strona 65 z 161
i przedstawiciele Komisji Europejskiej mają prawo do zgłaszania uwag lub poprawek do
projektów uchwał i dokumentów będących przedmiotem posiedzenia. Osoba, która prowadzi
posiedzenie, może najpóźniej przed przystąpieniem do głosowania, zgłosić poprawki do
projektów uchwał i innych dokumentów, objętych porządkiem obrad (§ 9 pkt 6 Regulaminu
KM RPO).
6. Członkowie Komitetu mogą zgłaszać swoje propozycje tematów do porządku obrad na
kolejne posiedzenie Komitetu (§ 9 pkt 8 Regulaminu KM RPO).
7. IZ RPO zapewnia możliwość udziału w posiedzeniach Komitetu osobom
z niepełnosprawnościami różnego typu, przy wsparciu środkami pomocy technicznej
w ramach funkcjonowania Komitetu (§ 11 pkt 5 Regulaminu KM RPO).
8. IZ RPO gwarantuje usługi asystenckie i równy dostęp do informacji dla członków
Komitetu, zastępców członków Komitetu, obserwatorów oraz przedstawicieli Komisji
Europejskiej w Komitecie z niepełnosprawnościami różnego typu (§ 11 pkt 6 Regulaminu
KM RPO).
Grupy robocze / konsultowanie dokumentacji
1. W ramach funkcjonowania Komitetu zagwarantowano możliwość powołania Grup
roboczych w celu dodatkowej, pogłębionej analizy nad wybranymi zagadnieniami
dotyczącymi wdrażania Programu (§ 7 Regulaminu KM RPO).
2. IZ RPO refunduje członkom grupy roboczej (z wyłączeniem przedstawicieli podmiotów
dysponujących środkami pomocy technicznej RPO WL lub podmiotów mających do
wykorzystania na ten cel środki PO Pomoc Techniczna w ramach reprezentowanej instytucji)
koszty przejazdu na spotkania Grupy (§ 11 pkt 8 Regulaminu KM RPO).
3. Członkowie, ich zastępcy, obserwatorzy i przedstawiciele Komisji Europejskiej są
uprawnieni do konsultowania dokumentów będących przedmiotem obrad ze środowiskiem,
które reprezentują.(§ 9 pkt 10 Regulaminu KM RPO).
Szkolenia / tłumaczenia / ekspertyzy
1. IZ RPO finansuje koszty szkoleń członków Komitetu oraz ich stałych zastępców (§ 13
Regulaminu KM RPO).
2. IZ RPO finansuje koszty zleconych ekspertyz bądź tłumaczeń realizowanych na potrzeby
Komitetu (§ 12 Regulaminu KM RPO).
Refundacja kosztów dojazdu na posiedzenie / kosztów noclegu
1. IZ RPO refunduje członkom Komitetu i ich stałym zastępcom (z wyłączeniem
przedstawicieli podmiotów dysponujących środkami pomocy technicznej RPO WL lub
podmiotów mających do wykorzystania na ten cel środki PO Pomoc Techniczna w ramach
reprezentowanej instytucji) koszty przejazdu na posiedzenie Komitetu oraz, w określonych
przypadkach, koszty noclegu (§ 11 pkt 8 - 20 Regulaminu KM RPO).
2.2.3.2 PROCEDURY GROMADZENIA, REJESTROWANIA I
PRZECHOWYWANIA DANYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ DLA
KAŻDEGO PROJEKTU, NIEZBĘDNE DO MONITOROWANIA,
Strona 66 z 161
EWALUACJI, ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO, WERYFIKACJI I
AUDYTU.
W celu zapewnienia gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych w formie
elektronicznej dla każdego projektu, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji,
zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu są one rejestrowane w systemach
informatycznych – lokalnym systemie informatycznym LSI2014 i aplikacji głównej
centralnego systemu teleinformatycznego SL2014.
SL2014 posiada funkcjonalność pozwalającą na dwukierunkową wymianę danych z lokalnym
systemem informatycznym. Zakres danych podlegających wymianie pomiędzy systemami
informatycznymi obejmuje:
a. dane słownikowe SL2014;
b. dane na temat naborów;
c. dane na temat wniosków o dofinansowanie;
d. dane na temat umów o dofinansowanie;
e. dane na temat wniosków o płatność na potrzeby certyfikacji (w tym korekty
wniosków o płatność);
f. dane na temat uczestników projektów;
g. dane na temat kontroli projektów;
h. dane na temat personelu projektu;
i. dane na temat instrumentów finansowych.
Wszelkie procesy dotyczące gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych w formie
elektronicznej opisane są w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WL
i zgodne są z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych
w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, jak również z instrukcjami użytkownika systemu
LSI2014 i SL2014.
Strona 67 z 161
2.2.3.3 PROCEDURY NADZOROWANIA FUNKCJI OFICJALNIE
ODDELEGOWANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ ZGODNIE
Z ART. 123 ust. 6 i 7 Rozporządzenia (UE) 1303/2013.
IZ RPO prowadzi nadzór nad IP w zakresie zadań delegowanych na mocy
porozumienia międzyinstytucjonalnego z IP.
Departament Wdrażania EFRR prowadzi bieżący monitoring realizacji porozumienia
zawartego z Lubelską Agencją Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie (LAWP).
Do zadań realizowanych przez DW EFRR w tym zakresie należy w szczególności:

koordynacja prac IP w zakresie wdrażania powierzonych Działań,

weryfikacja i zatwierdzanie procedur IP, w tym Instrukcji Wykonawczych IP,
opiniowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów opracowanych przez IP,

opiniowanie harmonogramów konkursów ogłaszanych przez IP,

weryfikacja i zatwierdzanie regulaminów konkursów IP,
nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu,
w tym do celów poświadczania wydatków do KE,

weryfikacja oraz zatwierdzanie planów kontroli IP i sprawozdań z ich realizacji,

przeprowadzanie kontroli systemowych w IP,

prowadzenie ewaluacji Działań wdrażanych przez IP,

weryfikacja i zatwierdzanie informacji i sprawozdań IP z wdrażanych Działań,
koordynacja działań informacyjno-promocyjnych realizowanych przez IP,
w tym opiniowanie wkładów do Rocznych planów działań informacyjnych
i promocyjnych dla IP,

rozpatrywanie skarg i wniosków na działania IP.
Departament Wdrażania EFS prowadzi bieżący monitoring realizacji porozumienia
zawartego z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie (WUP).
Do zadań realizowanych przez DW EFS w tym zakresie należy w szczególności:

koordynacja prac IP w zakresie wdrażania powierzonych
Działań



opiniowanie harmonogramów konkursów ogłaszanych przez IP,

weryfikacja i zatwierdzanie regulaminów konkursów IP,

nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu,
w tym do celów poświadczania wydatków do KE,

weryfikacja oraz zatwierdzanie planów kontroli IP i sprawozdań z ich realizacji,

przeprowadzanie kontroli systemowych w IP,




nadzór nad realizacją zadań IP w ramach Pomocy Technicznej RPO WL,
Strona 68 z 161
Departament Zarządzania RPO prowadzi bieżący monitoring realizacji porozumienia
zawartego z Gminą Lublin (Miastem Lublin).
Do zadań realizowanych przez DZ RPO w tym zakresie należy w szczególności:

koordynacja prac IP w zakresie wdrażania powierzonych działań,

prowadzenie ewaluacji Działań wdrażanych przez IP,

Procedury nadzorowania funkcji oddelegowanych do IP zostały określone w Instrukcji
Wykonawczej IZ RPO.
2.2.3.4 OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW ORAZ
PROCEDURY ZAPEWNIANIAJĄCE ICH ZGODNOŚĆ PRZEZ CAŁY
OKRES WDRAŻANIA ZE STOSOWNYMI ZASADAMI UNIJNYMI I
KRAJOWYMI.
Procedury wyboru i zatwierdzania projektów w ramach RPO WL na lata 2014-2020
opracowane są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów
w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.
Instytucja Zarządzająca RPO WL (IZ RPO) określa kryteria wyboru projektów
zgodnie z art. 125 ust 3 lit a. Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2023, które zatwierdza
Komitet Monitorujący RPO WL (KM RPO).
Projekt podlega ocenie pod względem spełnienia kryteriów wyboru projektu,
zatwierdzonych przez KM RPO.
Wybór projektów do dofinansowania w ramach RPO WL zgodnie z art. 38 ust.
1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych
w perspektywie finansowej 2014-2020, następuje w trybie:
1)
konkursowym,
2)
pozakonkursowym.
Tryb konkursowy jest postępowaniem służącym wybraniu do dofinansowaniu
projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy o zasadach realizacji programów
Procedury wyboru projektów konkursowych w ramach RPO WL realizowane są przez IZ
RPO na postawie następujących dokumentów:

spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020,

wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie trybów wyboru projektów
na lata 2014-2020,

wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego – Tom I,
Strona 69 z 161

Funduszu Społecznego
Procedurę wyboru i zatwierdzania projektów, do dofinansowania, w ramach IZ RPO
prowadzi DW EFRR i DW EFS.
Proces wyboru projektów w trybie konkursowym składa się z następujących etapów:

ogłoszenie konkursu,

nabór wniosków,

weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie i ocena
projektów,

rozstrzygnięcie konkursu, wybór projektów do dofinansowania,
Ogłoszenie konkursu odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:
1.
IZ RPO, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym,
planuje ogłaszanie konkursów na kolejny rok kalendarzowy w formie harmonogramu
naboru wniosków o dofinansowanie projektu i zamieszcza go na stronie internetowej
www.rpo.lubelskie.pl
(zwana
dalej
stroną
internetową)
i
portalu
www.funduszeeuropejskie.gov.pl (zwanego dalej portalem) do dnia 30 listopada
każdego roku.
2.
Harmonogram może ulegać zmianom i być aktualizowany, z zastrzeżeniem,
że aktualizacja harmonogramu nie może dotyczyć konkursu, w ramach którego nabór
wniosków został zaplanowany w okresie krótszym niż 3 miesiące licząc od daty
aktualizacji.
3.
Na podstawie harmonogramu IZ RPO prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie
projektów.
Nabór wniosków odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:
1.
IZ RPO, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym,
ogłasza konkurs na swojej stronie internetowej i portalu na co najmniej 30 dni przed
planowanym rozpoczęciem naboru wniosków o dofinasowanie.
2.
Nabór wniosków prowadzony jest w formie:
a) konkursu zamkniętego, co oznacza, że termin składania wniosków
o dofinansowanie ograniczony jest datą otwarcia oraz datą zamknięcia naboru
wniosków i nie może być krótszy niż 7 dni licząc od dnia rozpoczęcia naboru
wniosków, lub
b) konkursu otwartego, co oznacza, że nabór wniosków i ich ocena prowadzone
są w sposób ciągły do zamknięcia lub zawieszenia konkursu uzasadnionego
odpowiednią decyzją IZ RPO (np. z powodu wyczerpania określonego limitu
środków).
Zgodnie z art. 42 ustawy wdrożeniowej termin składania wniosków o dofinansowanie
projektu nie może być krótszy niż 7 dni, licząc od dnia rozpoczęcia naboru wniosków
o dofinansowanie projektu.Wybór formy konkursu należy do IZ RPO.
3.
IZ RPO przeprowadza konkurs na podstawie określonego przez IZ RPO Regulaminu
konkursu.
4.
Regulamin konkursu nie może podlegać zmianom skutkującym nierównym
traktowaniem wnioskodawców, chyba że konieczność zmiany wynika
z odrębnych przepisów.
Weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie:
Strona 70 z 161
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Przed przystąpieniem do oceny projektów w oparciu o kryteria wyboru projektów
dokonywana jest weryfikacja wymogów formalnych w odniesieniu do wniosków
o dofinansowanie, dokonywana przez Komisję Oceny Projektów (KOP).
IZ RPO powołuje KOP i określa jej regulamin pracy.
Weryfikacja wymogów formalnych jakie musi spełnić wniosek o dofinansowanie
dotyczy zagadnień związanych z poprawnością jego wypełnienia, kompletnością
wniosku i załączników.
Weryfikacja wymogów formalnych umożliwia uzupełnienie stwierdzonych we wniosku
braków formalnych lub oczywistych omyłek, która następuje w wyznaczonym przez IZ
RPO terminie, nie krótszym jednak niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez
rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia projektu do oceny.
Uzupełnienie wniosku o dofinansowanie projektu lub poprawienie w nim oczywistej
omyłki nie może prowadzić do jego istotnej modyfikacji
Definicję istotnej modyfikacji, o której mowa powyżej określa IZ RPO.
Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych IZ RPO informuje pisemnie tych
wnioskodawców, których wnioski nie spełniły wymogów formalnych i zostały
pozostawione bez rozpatrzenia.
Ocena projektów w oparciu o kryteria wyboru, rozstrzygnięcie i wybór projektów w drodze
konkursu przebiega zgodnie z następującymi zasadami:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ocena projektów składa się z dwóch etapów: oceny formalnej i oceny merytorycznej.
Ocena projektów przeprowadzana jest przez Komisję Oceny Projektów (KOP), której
zadaniem jest ocena spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych
i merytorycznych).
KOP działa zgodnie z regulaminem, o którym mowa powyżej.
W ramach oceny formalnej projekty oceniane są w oparciu o kryteria formalne
określone w SZOOP i zatwierdzone przez KM RPO.
Po zakończeniu oceny formalnej IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej
listę projektów spełniających kryteria formalne, które zostały zakwalifikowane
do oceny merytorycznej oraz listę projektów, które nie spełniły kryteriów formalnych
i zostały negatywnie ocenione.
Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej.
Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria merytoryczne, określone
w SZOOP i zatwierdzone przez KM RPO.
Po zakończeniu oceny merytorycznej projektów, KOP sporządza protokół z prac KOP
do którego załącznikiem jest m. in. lista wszystkich ocenionych projektów (tj. lista
rankingowa) zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów, które:
a) spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo
b)
spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku
gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza
na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, o którym mowa w lit. a).
ZWL rozstrzyga konkurs zatwierdzając listę, o której mowa powyżej co jest
równoznaczne z uznaniem wyników dokonanej oceny i podjęciem decyzji
w zakresie wyboru do dofinansowania. ZWL podejmując decyzje o wyborze projektów
do dofinansowania bierze pod uwagę jedynie te projekty, które spełniły kryteria
i uzyskały wymaganą liczbę punktów. Ponadto ZWL dokonuje wyboru zgodnie
z kolejnością wynikającą z liczby uzyskanych punktów, biorąc pod uwagę kwotę
środków przeznaczoną na dofinansowanie projektów w konkursie.
Strona 71 z 161
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia rozstrzygnięcia konkursu
IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu Listę projektów które
spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów
wybranych do dofinansowania.
Po opublikowaniu listy, o której mowa w pkt 10 (do momentu zakończenia procedur
odwoławczych w konkursie lub do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w
Działaniu, jeżeli procedury odwoławcze w konkursie zostały zakończone lub nie były
prowadzone) ZWL może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone
na tej liście, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na
dofinansowanie w konkursie nie zostały wybrane do dofinansowania w wyniku
rozstrzygnięcia konkursu.
Przesłanką dokonania wyboru projektu do dofinansowania, o którym mowa w pkt. 11,
może być:
a) dostępność alokacji przeznaczonej na konkurs spowodowana w szczególności:
 odmową podpisania umowy o dofinansowanie przez wnioskodawcę, którego
projekt został wybrany do dofinansowania w ramach danego konkursu,
 odmową IZ RPO podpisania umowy o dofinansowanie projektu wybranego
do dofinansowania w ramach danego konkursu,
 powstaniem
oszczędności
przy
realizacji
projektów
wybranych
 rozwiązaniem umowy o dofinansowanie dla projektu wybranego
do dofinansowania w ramach danego konkursu.
b) zwiększenie alokacji na konkurs, co może w szczególności poprzedzać:
 wcześniejsza realokacja środków w ramach działań RPO WL,
 powstanie oszczędności przy realizacji projektów w ramach innych konkursów
tego samego działania,
 rozwiązanie umowy o dofinansowanie dla projektu w ramach innych konkursów
tego samego działania.
Informacja o wyborze projektów z danego konkursu, o którym mowa w pkt. 11,
upubliczniana jest na stronie IZ RPO i na portalu poprzez zmianę listy, o której mowa
w pkt. 10 w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty dokonania zmian na liście.
Na liście tej IZ RPO zamieszcza dodatkowe informacje dotyczące podstawy przyznania
dofinansowania, innej niż w wyniku rozstrzygnięcia konkursu.
IZ RPO po rozstrzygnięciu konkursu, równolegle z publikacją listy, o której mowa
w pkt. 10 zamieszcza na stronie internetowej informację o składzie KOP.
IZ RPO po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno
pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu
w rozumieniu art. 53 ust. 2 ustawy wdrożeniowej i nie wybranie do dofinansowania),
przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu i jej
wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych przez
projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru projektów.
Po wyborze projektów do dofinansowania, a przed podpisaniem umowy o
dofinansowanie projektu (w przypadkach, o których mowa w pkt. 9 i 11),
wnioskodawcy
wybrani do dofinansowania zobowiązani są do dostarczenia
dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinasowanie projektu (jeśli
dotyczy).
IZ RPO/IP dokonuje weryfikacji dokumentów, o których mowa w pkt. 16 pod kątem
spełniania kryteriów, na podstawie których projekty zostały wybrane do
dofinansowania. Po pozytywnej weryfikacji IZ RPO/IP podpisuje umowy o
Strona 72 z 161
dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu (w
przypadku projektów własnych).
Procedura odwoławcza
Wnioskodawcy, którego projekt uzyskał negatywną ocenę, o której mowa w art. 53 ust.2
ustawy wdrożeniowej przysługuje prawo wniesienia protestu. Procedura odwoławcza nie
wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do
dofinansowania.
2. W ramach IZ RPO, protest rozpatrywany jest przez odpowiednie komórki DW EFRR
i DW EFS, zwane dalej ZDO. Protest rozpoznany jest w terminie nie dłuższym niż 30 dni
licząc od dnia jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia
protestu może być przedłużony jednak nie może on przekroczyć łącznie 60 dni od dnia
otrzymania protestu.
3. ZDO informuje pisemnie wnioskodawcę o wyniku rozpatrzenia protestu.
4. W przypadku uwzględnienia protestu przez ZDO, w zależności od tego którego etapu
oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do właściwego etapu
oceny albo umieszczany jest na liście projektów, wybranych do dofinasowania w wyniku
przeprowadzenia procedury odwoławczej.
5. W przypadku nieuwzględnienia protestu, ZDO przekazuje wnioskodawcy pisemną
informację w tym zakresie.
6. Wnioskodawca, który wniósł protest, a protest ten został pozostawiony bez rozpatrzenia
lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia, może złożyć skargę do
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez
wnioskodawcę bezpośrednio do WSA w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji
o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. WSA rozstrzyga sprawę w terminie 30
dni od dnia wniesienia skargi.
7. Po otrzymaniu orzeczenia WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi
wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IZ RPO.
W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia dotyczą postępowania
prowadzonego przez KOP czy ZDO, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki
w IZ RPO.
8. Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i IZ RPO przysługuje możliwość
wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga
kasacyjna wnoszona jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia WSA.
NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia.
9. W zakresie nieuregulowanym w ustawie do postępowania przez WSA i NSA stosuje się
odpowiednio przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed
sądami administracyjnymi określone dla aktów lub czynności, o których mowa w art. 3
§ 2 pkt 4 z wyłączeniem art. 52-55, art. 61 § 3-6, art. 115-122, 146, 150 i 152 tej ustawy.
10. W przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury
odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów
w ramach działania:
 IZ RPO pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie
wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do sądu administracyjnego,
 sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza tylko, że ocena projektu została
przeprowadzona w sposób naruszający prawo i nie przekazuje sprawy do ponownego
rozpatrzenia.
1.
Strona 73 z 161
Tryb pozakonkursowy wyboru projektów ma zastosowanie do projektów,
w ramach których zaistnieją łącznie dwie okoliczności, o których mowa w art. 38 ust. 2 i 3
ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych
w perspektywie finansowej 2014-2020:
a) wnioskodawcą projektu, ze względu na charakter lub cel może być jedynie podmiot
jednoznacznie określony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,
b) projekt ma strategiczne znaczenie dla społeczno-gospodarczego rozwoju kraju,
regionu lub obszaru objętego realizacją ZIT lub dotyczy realizacji zadań publicznych.
Wybór projektów w trybie pozakonkursowym obejmuje:

zgłoszenie projektu,

identyfikacja projektów,
wezwanie do złożenia wniosku o dofinansowanie

ocena projektów i wybór do dofinansowania,

rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu do dofinansowania.
Zgłoszenie i identyfikacja projektów w trybie pozakonkursowym odbywa się zgodnie
z następującymi zasadami:
1. IZ RPO w przypadku Działań współfinansowanych z EFRR uznaje za zgłoszone do
realizacji w trybie pozakonkursowym projekty wskazane w dokumencie pn.
Przedsięwzięcia o priorytetowym znaczeniu dla realizacji celów Strategii Rozwoju
Województwa
Lubelskiego
na
lata
2014-2020
(z
perspektywą
do 2030r.)oraz w Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego
2. IZ RPO, po zgłoszeniu propozycji projektów w trybie pozakonkursowym, przeprowadza
proces identyfikacji projektów. W przypadku Działań współfinansowanych z EFS za
projekty zgłoszone do realizacji w trybie pozakonkursowym i za zidentyfikowane uznaje
się projekty wskazane w RPO WL.
3. IZ RPO w ramach identyfikacji dokonuje wstępnej weryfikacji projektu pod względem
szans na uzyskanie dofinansowania. Identyfikacja projektów polega na weryfikacji
przesłanek określonych w art. 48 ust. 3 ustawy wdrożeniowej na podstawie kryteriów
kwalifikowania projektów do trybu pozakonkursowego zatwierdzonych przez KM RPO .
4.
IZ RPO, przeprowadza proces identyfikacji:
a) projektów o priorytetowym znaczeniu dla realizacji celów Strategii Rozwoju
Województwa Lubelskiego w tzw. trybie negocjacyjno-uzgodnieniowym
b) projektów wynikających ze Strategii ZIT LOF przewidzianych do realizacji w
trybie pozakonkursowym na etapie opiniowania Strategii ZIT LOF zgodnie z art. 30
ust. 5 pkt. 2 ustawy wdrożeniowej.
5.
6.
IZ RPO, po przeprowadzeniu identyfikacji, dokonuje ostatecznego uznania projektu
za projekt wybierany w trybie pozakonkursowym, wpisując go do Wykazu
Zidentyfikowanych Projektów Pozakonkursowych (WZPP) stanowiącego załącznik
do SZOOP. Projekty pozakonkursowe współfinansowane z EFS nie są ujęte w WZPP,
ale w Ramowym Planie Działań (lub dokumencie analogicznym), będącym także
załącznikiem do SZOOP.
Wpis projektu do WZPP następuje najpóźniej w okresie 3 miesięcy od dnia
zidentyfikowania projektu.
Strona 74 z 161
WZPP może podlegać aktualizacji. Aktualizacja WZPP może polegać
na usunięciu projektu z wykazu, dodaniu nowego projektu do wykazu lub zmianie
informacji dotyczących wartości projektu lub zakładanych efektów projektu.
8. Aktualizując WZPP, IZ RPO uwzględnia kryteria kwalifikowania projektów do trybu
pozakonkursowego zatwierdzone przez KM RPO.
9. Po przeprowadzeniu powyższych działań IZ RPO/ZWL, zatwierdza WZPP.
10. Po zatwierdzeniu WZPP, IZ RPO podpisuje z każdym z wnioskodawców z WZPP
umowę wstępną (zwaną pre-umową), stanowiącą zobowiązanie wnioskodawcy
do przystąpienia do opracowywania wniosku o dofinansowanie i złożenia
go w określonym przez IZ RPO terminie. W przypadku projektów własnych, ZWL
podejmuje uchwałę, w której wskazuje jednostkę odpowiedzialną za przygotowanie
projektu. Załącznikiem do uchwały jest zobowiązanie określające obowiązki dotyczące
przygotowania projektu zidentyfikowanego/pozakonkursowego.
11. W przypadku projektów pozakonkursowych gotowych do realizacji lub już
realizowanych, które ponadto są gotowe do złożenia wniosku o dofinansowanie, możliwe
jest odstąpienie od podpisania pre-umowy/ przyjęcia zobowiązania. W takim przypadku
wnioskodawca, po uzyskaniu zgody IZ RPO niezwłocznie, składa do oceny wniosek
o dofinansowanie. Po podjęciu decyzji o odstąpieniu od procedury podpisywania preumowy/przyjmowania zobowiązania nie jest możliwy powrót do tej procedury.
12. IZ RPO monitoruje i ewentualnie wspiera ze środków RPO WL proces przygotowania
projektów pozakonkursowych do realizacji.
7.
Ocena, wybór projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym
współfinansowanych z EFRR wskazanych w WZPP przebiega zgodnie z następującymi
zasadami:
1. Zgodnie z harmonogramem przedstawionym w ramach pre-umowy/zobowiązania
wnioskodawcy składają wnioski o dofinansowanie projektów pozakonkursowych
do IZ RPO.
2. IZ RPO, przed datą określoną w harmonogramie realizacji projektu na złożenie wniosku,
pisemnie wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie.
3. W przypadku niezłożenia wniosku o dofinansowanie w wyznaczonym terminie IZ RPO
ponownie wzywa wnioskodawcę projektu pozakonkursowego do złożenia wniosku,
wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego wezwania IZ RPO
niezwłocznie wykreśla projekt z WZPP.
4. Ocena projektów pozakonkursowych, które spełniły warunki zapisane w pre-umowie
podlega tym samym etapom oceny co projekty wybierane w trybie konkursowym
tj. ocenie formalnej i ocenie merytorycznej, na postawie kryteriów wyboru projektów
5. Ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych
merytorycznych przeprowadza KOP).
6. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu o: kryteria
formalne . Niespełnienie chociaż jednego z kryteriów formalnych powoduje odrzucenie
wniosku i wykreślenie z WZPP.
7. Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną podlega ocenie merytorycznej.
8. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany jest w oparciu o: kryteria merytoryczne.
9. Ostateczne rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego
do dofinansowania, który uzyskał wymaganą liczbę punktów podejmuje ZWL.
10. IZ RPO zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie lub podejmuje
decyzję o dofinansowaniu projektu pozakonkursowego w formie uchwały (w przypadku
projektu własnego).
Strona 75 z 161
11. IZ RPO po zakończeniu oceny projektu pozakonkursowego (przez którą należy rozumieć
zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę
projektu i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną
informację.
12. IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz portalu informację
o wybranym do dofinasowania projekcie w terminie 7 dni od dnia zakończenia jego
oceny. Informacje są zamieszczane w ramach wykazu projektów wybranych
do dofinansowania w trybie pozakonkursowym prowadzonego przez IZ RPO.
Ocena i wybór projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym
współfinansowanych z EFS nieujętych w WZPP, ale w Ramowym Planie Działań (lub
dokumencie analogicznym) będącym załącznikiem do SZOOP przebiega zgodnie
IZ RPO, opracowuje informację o naborze projektów pozakonkursowych oraz pisemnie
wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie.
wyznaczając ostateczny termin.
3. Weryfikację wymogów formalnych i ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru
projektów (formalnych i merytorycznych) przeprowadza Zespół Oceny Projektów
Pozakonkursowych (ZOPP).
4. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu o kryteria
formalne.
W ramach oceny formalnej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie.
Modyfikacje rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym, że projekt
będzie spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym stopniu.
O konieczności modyfikacji wniosku, wnioskodawca informowany jest pisemnie.
6. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany w oparciu o kryteria merytoryczne
(ogólne zerojedynkowe), które są oceniane na zasadzie weryfikacji wartości logicznych
„tak”, „nie” albo stwierdzeniu, że kryterium nie dotyczy danego projektu.
W ramach oceny merytorycznej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie.
do dofinansowania, który uzyskał spełnił wymogi formalne i kryteria podejmuje ZWL.
informację.
o wybranym do dofinansowania projekcie w terminie 7 dni od dnia podjęcia przez ZWL
uchwały w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania. Informacje
są zamieszczane w ramach wykazu projektów wybranych do dofinansowania w trybie
pozakonkursowym prowadzonego przez IZ RPO.
1.
Strona 76 z 161
2.2.3.5 PROCEDURY ZAPEWNIAJACE PRZEDŁOŻENIE BENEFICJENTOWI
DOKUMENTU OKREŚLAJĄCEGO WARUNKI WSPARCIA DLA KAŻDEJ
OPERACJI, W TYM PROCEDURY ZAPEWANIJĄCE, ABY
BENEFICJENCI PROWADZILI ODDZIELNY SYSTEM KSIĘGOWOŚCI
LUB KORZYSTALI Z ODPOWIEDNIEGO KODU KSIĘGOWEGO DLA
WSZYSTKICH TRANSAKCJI ZWIĄZANYCH Z OPERACJĄ.
IZ RPO odpowiada za zarządzanie RPO WL zgodnie z zasadą należytego zarządzania
finansami.
W odniesieniu do wyboru operacji IZ RPO zgodnie z art. 125 pkt 3 lit. c
Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 zapewnia, aby beneficjent otrzymał dokument
określający warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym szczegółowe wymagania dotyczące
produktów lub usług, które mają być dostarczone w ramach operacji, plan finansowy oraz
termin realizacji. Ponadto zgodnie z art. 125 pkt 4. lit b ww. Rozporządzenia IZ RPO
zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty zwracane
są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny
system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich
transakcji związanych z operacją.
Mając na uwadze powyższe IZ RPO, działając na podstawie art. 7 ustawy
wdrożeniowej, opracowuje wytyczne programowe, skierowane do instytucji uczestniczących
w realizacji RPO WL, stosowane przez te instytucje na mocy zawartych porozumień oraz
przez beneficjentów na podstawie umowy o dofinansowanie projektu.
Wytyczne opracowane przez IZ RPO:
 Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru
projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFRR w ramach RPO WL
na lata 2014-2020;
 Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru
projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFS w ramach RPO WL
na lata 2014-2020;
2.2.3.6 WERYFIKACJA OPERACJI (KONTROLA PROJEKTÓW)
Procedury przeprowadzania kontroli projektów realizowane są na podstawie
następujących dokumentów:
• Rozporządzenie parlamentu europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia
2013 r.;
• Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki
spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020;
• Umowa Partnerstwa z dnia 21 maja 2014 roku;
• Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020;
• Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru
projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFRR w ramach RPO WL
na lata 2014-2020;
Strona 77 z 161
•
Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru
projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFS w ramach RPO WL
na lata 2014-2020.
W systemie realizacji RPO WL, IZ RPO delegowała część swoich zadań związanych
z wdrażaniem RPO WL instytucjom pośredniczącym, zgodnie z informacjami zawartymi
w punkcie 2.1.2 Funkcje formalnie powierzone instytucjom pośredniczącym. W celu
zapewnienia prawidłowości realizacji zadań powierzonych IP IZ RPO przeprowadza
w powyższych instytucjach kontrole systemowe. Szczegółowe procedury prowadzenia
kontroli systemowej zostały opisane w Rocznym Planie Kontroli (RPK) oraz Instrukcji
Wykonawczej IZ RPO.
W ramach IZ RPO kontrole 14 Osi Priorytetowej prowadzone są przez Departament
Kontroli i Audytu Wewnętrznego UMWL. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych
określone zostały w Regulaminie Organizacyjnym UMWL w Lublinie. Kontrola wewnętrzna
przeprowadzana w ramach 14 Osi Priorytetowej ma na celu ustalenie faktycznego stanu
realizacji przez IZ zadań wynikających z ustaw, przepisów wykonawczych oraz wytycznych
i porównanie tego stanu ze stanem wymaganym. Instytucja Zarządzająca, w ramach swoich
zadań, związanych z wdrażaniem RPO prowadzi kontrole na dokumentach wszystkich
wniosków o refundację oraz kontrolę na próbie w miejscu realizacji projektu.
Weryfikacje wydatków prowadzone przez IZ RPO i IP mają na celu sprawdzenie czy:
towary i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście
dostarczone,
b)
faktyczny stan realizacji projektu odpowiada informacjom ujętym we wnioskach
o płatność,
c)
wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami
zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu operacyjnego
oraz z zasadami unijnymi i krajowymi.
d)
kserokopie dokumentów potwierdzające poniesione wydatki załączone do wniosku
o płatność są zgodne z oryginałami,
e)
wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami unijnymi i krajowymi,
w tym z politykami horyzontalnymi UE, w szczególności w zakresie promowanie
równości kobiet i mężczyzn, niedyskryminacji, dostępności dla osób
niepełnosprawnych, zamówień publicznych, pomocy publicznej i ochrony środowiska.
Zgodnie z zapisami art. 125 ust. 5 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 weryfikacje
wydatków polegają na:
a) weryfikacji administracyjnej w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów
wniosku o refundację,
b) kontroli operacji na miejscu.
a)
Weryfikacja administracyjna w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjenta
wniosku o płatność
Weryfikacja wniosków o refundację składanych przez beneficjentów została opisana
w rozdziale 2.2.3.7 niniejszego dokumentu.
W ramach kontroli na dokumentach IZ/IP przeprowadza również obligatoryjną
kontrolę na zakończenie realizacji projektu tj. po złożeniu przez beneficjenta wniosku
o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu.
Kontrola dokonywana jest w siedzibie IZ/IP. Kontrola ta polega na weryfikacji końcowego
wniosku o płatność oraz sprawdzeniu kompletności dokumentacji (sprawdzenie czy IZ/IP
są w posiadaniu wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, które były
Strona 78 z 161
wymagane na poprzednich etapach jego realizacji i rozliczania) oraz czy dokumenty związane
z realizacją projektu zostały zweryfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami
i procedurami, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających
prawidłowość poniesionych wydatków. Fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji
projektu obejmuje sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu lub kontroli
w siedzibie beneficjanta.
Kontrola operacji w miejscu realizacji projektu/w siedzibie beneficjenta
Częstotliwość i zakres kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie
beneficjenta są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego dla operacji oraz do poziomu
ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez
Instytucję Audytową w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli jako całości.
Kontrole projektów w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta prowadzone są
przez IZ i IP przede wszystkim na podstawie Rocznego Planu Kontroli (RPK) – wówczas są
to kontrole planowe.
W przypadku, kiedy do próby wylosowany zostanie projekt, w którym Beneficjent
złożył wniosek o płatność końcową, IZ/IP wstrzymuje płatności do czasu zakończenia
kontroli.
IZ/IP może prowadzić również kontrole doraźne, nie ujęte w RPK, których potrzeba
wynika z zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub przesłanek
świadczących o podejrzeniu wystąpienia innych poważnych nieprawidłowości,
w szczególności:
a) w odniesieniu do kontroli systemowych – gdy instytucja delegująca uprawnienia do IP
ma uzasadnione podejrzenie wystąpienia poważnych defektów w skutecznym
funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, wynikających z działania lub
zaniechań instytucji zaangażowanej w systemie wdrażania, której uprawnienia
powierzyła,
b) w odniesieniu do weryfikacji wydatków - gdy IZ lub instytucja podpisująca umowę
z beneficjentem ma uzasadnione podejrzenie występowania nieprawidłowości
w projekcie.
IZ RPO sporządza na każdy rok obrachunkowy dla RPO WL roczne założenia
dotyczące doboru próby do kontroli oraz doboru próby do weryfikacji dokumentów (ujęte
w Rocznym Planie Kontroli).
Plan kontroli sporządzany jest w sposób uwzględniający np. wielkość wsparcia
dla operacji, doświadczenie podmiotów realizujących projekty i Program, stosowanie
procedur udzielania zamówień publicznych oraz wyniki wcześniej przeprowadzonych
kontroli.
RPK zatwierdzany jest przez IZ, a następnie przekazywany do akceptacji IK UP.
Zaakceptowany RPK przekazywany jest w wersji elektronicznej przez IK UP do wiadomości
IA.
Zgodnie z art. 125 ust. 6 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 kontrole operacji
na miejscu mogą być przeprowadzane metodą badania próby. Zasady i metodyka doboru
próby do kontroli i zalecenia w tym zakresie zostały określone przez IZ. Metodyka doboru
próby stanowi element RPK.
Ponadto IZ i IP przechowują w formie pisemnej opis i uzasadnienie stosowanej
metodologii doboru próby oraz wyszczególnienie projektów poddanych kontroli.
Realizacja kontroli projektu w miejscu realizacji projektu/siedzibie beneficjenta składa
się z następujących etapów:
Strona 79 z 161

zaplanowania czynności kontrolnych, zebranie dokumentów i informacji
o projekcie;

powołanie zespołu kontrolującego;

sporządzenie programu kontroli;

sporządzenie upoważnień do kontroli;

przekazania zawiadomienia o kontroli;

przeprowadzenia czynności kontrolnych;

sporządzenia informacji pokontrolnej oraz ostatecznej informacji pokontrolnej,
w razie potrzeby uzupełnionej o zalecenia pokontrolne lub rekomendacje i przekazania
jej instytucji kontrolowanej;

raportowania o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji zgodnie z art. 122
ust.2 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013.
IZ przeprowadza kontrolę projektów w miejscu realizacji projektu/w siedzibie
beneficjenta, która obejmuje sprawdzenie czy dofinansowane produkty i usługi zostały
dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały zapłacone oraz, czy
spełniają one obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego oraz warunki
wsparcia operacji. Zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których
koszty
zwracane
są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny
system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich
transakcji związanych z operacją.
IZ/IP przeprowadza kontrolę w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta
w oparciu o RPK, zawierający m.in. informację na temat metodyki doboru próby wraz z
analizą ryzyka oraz minimalnej liczby projektów podlegających kontroli w danym roku.
Przyjęta metodyka doboru próby do kontroli projektów w miejscu realizacji projektu /
siedzibie beneficjenta zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom ryzyka
charakterystyczny dla różnych typów Beneficjentów i projektów. Obszary ryzyka i
metodologia doboru próby stanowią element RPK. W przypadku projektów
współfinansowanych z EFRR kontrole projektów nieinwestycyjnych, szkoleniowych,
nieobjętych RPK, będą przeprowadzane obligatoryjnie przynajmniej jeden raz w trakcie
realizacji projektu w formie kontroli doraźnej. W przypadku projektów współfinansowanych
w ramach EFS kontrole mogą być przeprowadzane w formie wizyty monitoringowej.
Kontrola w miejscu realizacji projektu/siedzibie benficjenta polega na sprawdzeniu zarówno
kompletności całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym
uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, jak
również obejmuje kontrolę w miejscu realizacji rzeczowej projektu.
IZ może przeprowadzać kontrole zdolności wnioskodawców ubiegających się
o dofinansowanie projektu w ramach trybu pozakonkursowego oraz beneficjentów
realizujących projekty wybrane do dofinansowania w takim trybie do prawidłowej
i efektywnej realizacji projektów, polegającej w szczególności na weryfikacji procedur
obowiązujących w zakresie realizacji projektów. Kontrole te mogą mieć charakter kontroli
uprzednich, prowadzonych przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji
o wyborze projektów do dofinansowania, które służą sprawdzeniu potencjału
administracyjnego wnioskodawcy do realizacji projektu.
IZ może przeprowadzać kontrole weryfikacji dokumentów w zakresie prawidłowości
przeprowadzenia właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych
lub oceny oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej. Kontrole te mogą
być prowadzone przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektu
do dofinansowania.
Strona 80 z 161
IZ i IP przeprowadza również weryfikację wdrażania przez beneficjentów zaleceń
pokontrolnych lub rekomendacji. W tym celu IZ i IP prowadzą kontrole sprawdzające,
których zakres dotyczy obszarów, w stosunku do których wcześniej stwierdzono uchybienia
bądź nieprawidłowości lub weryfikują dokumenty w siedzibie jednostki kontrolującej.
Weryfikacje wydatków w formie kontroli projektów w miejscu realizacji projektu/w siedzibie
beneficjenta, prowadzone są przez Oddział Kontroli w DW EFRR oraz Oddział Kontroli w
DW EFS
Szczegółowe procedury weryfikacji wydatków przedstawione zostały w Instrukcji
Wykonawczej IZ RPO.
Ponadto, niezależnie weryfikacje wydatków w formie kontroli projektów w miejscu
realizacji projektu/w siedzibie beneficjenta, realizowane przez IP, prowadzone są przez
Oddział Kontroli w LAWP oraz Oddział Kontroli w WUP. Szczegółowe procedury
weryfikacji wydatków przedstawione zostały w Instrukcji Wykonawczej IP.
IZ RPO w ramach kontroli projektów przeprowadza również kontrole służące
zapewnieniu, że wydatki ponoszone w projektach nie są podwójnie finansowane. IZ RPO
dokonuje dwóch rodzajów kontroli krzyżowych:
 kontrolę krzyżową programu - kontroli podlega 100% wydatków poniesionych przez
beneficjentów ujętych we wnioskach o płatność weryfikowanych przez Oddział
Realizacji Projektów, w sytuacji gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania
przy jednoczesnym braku możliwości potwierdzenia tego faktu przez Oddział Realizacji
Projektów, Oddział Kontroli dokonuje kontroli doraźnej,
 kontrolę krzyżową horyzontalną z projektami Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich
2014-2020 (PROW) oraz Programu Operacyjnego Rybactwo i Morze (PO RYBY), której
celem jest eliminowanie podwójnego finansowania wydatków między RPO WL a PROW
2014-2020 i PO RYBY. Kontroli podlega 100% wydatków poniesionych przez
beneficjentów ujętych we wnioskach o płatność weryfikowanych przez Oddział
Realizacji Projektów, w sytuacji gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania
Oddział Kontroli dokonuje kontroli doraźnej,
IZ przeprowadza także kontrolę trwałości projektu zgodnie z art. 71 Rozporządzenie
PE i Rady (UE) nr 1303/2013, w oparciu o Roczny Plan Kontroli, zawierający m.in.
informację na temat metodyki doboru próby wraz z analizą ryzyka oraz minimalną liczbą
projektów podlegających kontroli w danym roku.
Ponadto niezależnie od kontroli prowadzonej przez IZ, realizowany będzie proces
kontroli i audytu wykonywany przez Instytucję Audytową (IA), zgodnie z art. 127 ust 1
Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013, której rolę pełni Generalny Inspektor Kontroli
Skarbowej w MF. Audyt prowadzony jest w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania
systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego, na podstawie stosownej próby
operacji w oparciu o zadeklarowane wydatki.
Proces kontroli programu operacyjnego obejmuje także kontrole realizacji programu
operacyjnego służące zapewnieniu, że system zarządzania i kontroli programu operacyjnego
działa prawidłowo, a wydatki w ramach programu operacyjnego ponoszone są zgodnie
z prawem oraz zasadami unijnymi i krajowymi, oraz kontrolę spełniania kryteriów desygnacji
prowadzoną przez Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego
2.2.3.7 POSTĘPOWANIE Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ
Na współfinansowanie realizowanych projektów beneficjenci RPO WL, otrzymują
środki w formie płatności z budżetu środków europejskich (wkład UE), a w przypadku
Strona 81 z 161
większości projektów współfinansowanych z EFS również w formie dotacji celowej
z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe (wkład krajowy).
Środki europejskie wypłacane są przez BGK na podstawie zleceń płatności wystawianych
przez IZ oraz IP, w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych. Dotacje celowe
z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe wypłacane są beneficjentom odpowiednio
przez IZ oraz IP.
Beneficjenci otrzymują środki, o których mowa powyżej, w formie zaliczki
i/lub refundacji poniesionych wydatków, na warunkach określonych w umowie
o dofinansowanie projektu, co do zasady na podstawie pozytywnie zweryfikowanego
wniosku beneficjenta o płatność (w ramach EFS pod pewnymi warunkami dopuszcza się
możliwość przekazania środków również na podstawie negatywnie zweryfikowanego
wniosku o płatność. Szczegółowe procedury dotyczące wypłaty środków beneficjentowi,
którego wniosek o płatność wymaga korekty zostały opisane w Instrukcji Wykonawczej
IZ RPO). Warunkiem przekazania beneficjentowi dofinansowania w formie zaliczki
jest przedstawienie przez beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie
i na kwotę określoną w umowie o dofinansowanie (z wyjątkiem kwoty w przypadku
zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z wypełnioną deklaracją wystawcy weksla
in blanco).
W ramach RPO WL wnioski o płatność sporządzane są przez beneficjentów
Programu. Wnioski beneficjentów o płatność są weryfikowane i zatwierdzane przez IZ oraz
przez IP, w zakresie wdrażanych Działań. Weryfikacja obejmuje weryfikację formalną,
merytoryczną i finansową wniosków o płatność. Weryfikacji takiej dokonują odpowiednie
komórki w DW EFRR, DW EFS, LAWP i WUP.
W przypadku projektów współfinansowanych w ramach EFS dopuszcza się możliwość
weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych
we wniosku o płatność. W takiej sytuacji DW EFS przygotowuje w formie pisemnej
metodykę doboru próby dokumentów do kontroli wniosku o płatność, wraz z jej
uzasadnieniem. Założenia dotyczące metodyki doboru dokumentów przy weryfikacji wniosku
o płatność ujmowane są w Rocznym Planie Kontroli na dany rok obrachunkowy.
W sytuacji przyjęcia zasady przekazywania wraz z wnioskiem o płatność zestawienia
zawierającego dane z dowodów księgowych lub dokumentów księgowych o równoważnej
wartości dowodowej, które dotyczą wydatków objętych przekazanym wnioskiem o płatność,
instytucja weryfikująca wniosek o płatność wzywa beneficjenta do przekazania do kontroli co
najmniej próby dokumentów, wybranych zgodnie z przyjętą metodyką.
Beneficjenci RPO WL na lata 2014-2020 zobowiązani są do składania wniosków
o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą i/lub rozliczeniową w terminach i w formie
wskazanych w Umowie o dofinansowanie Projektu. Weryfikacji wydatków podlegają
wszystkie wnioski beneficjentów o płatność. Ponadto, w ramach RPO WL, sporządzane są
Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność okresową, które będą stanowić
podstawę certyfikowania wydatków w ramach Programu. W ramach realizacji Regionalnego
Programu Operacyjnego certyfikacji prawidłowości poniesienia wydatków dokonuje IC,
której zadania wykonuje Departament Certyfikacji i Płatności.
W ramach środków europejskich zaliczkowanie/refundacja na rzecz beneficjentów
RPO WL dokonywane jest przez BGK na zlecenie IZ oraz IP, w zakresie wdrażanych
Działań. IZ i IP wystawiają do BGK zlecenia płatności na podstawie upoważnienia Ministra
Rozwoju udzielonego Zarządowi Województwa Lubelskiego, Dyrekcji LAWP oraz WUP do
zlecania wypłat na rzecz beneficjentów z rachunku MR utworzonego w BGK z budżetu
Strona 82 z 161
środków europejskich. Zlecenia płatności środków europejskich (wkład Unii) przesyłane są
do BGK w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu.
Zlecenia płatności oraz dyspozycje przelewu przygotowywane są na warunkach
określonych w umowie o dofinansowanie oraz na podstawie zweryfikowanego wniosku
o płatność okresową bądź zaliczkę. W przypadku projektów objętych współfinansowaniem
ze środków budżetu państwa przygotowywane są zlecenia płatności dotyczące środków
europejskich (wkład UE) oraz dyspozycje przelewu dotyczące współfinansowania krajowego
(dotacji celowej). Dyspozycje przelewu dotyczące współfinansowania krajowego realizowane
są przez IZ oraz IP.
Płatności realizowane są przez Oddział Płatności i Windykacji w Departamencie
Certyfikacji i Płatności UMWL (DCP). Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wniosków
beneficjentów o płatność/ wniosków o zaliczkę Oddział Realizacji Projektów w DWEFRR
przekazuje wniosek wraz ze zleceniem płatności (wkład UE) oraz dyspozycją przelewu (BP)
do OPW w DCP celem dokonania płatności na rzecz beneficjentów. W przypadku DW EFS
po zweryfikowaniu wniosków dyspozycje przelewu i zlecenie płatności przekazywane są
przez Oddziały Realizacji Projektów DW EFS do Oddziału Obsługi Finansowej EFS, który
sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych w dyspozycjach przelewu oraz w
zleceniach płatności z planami w budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków
na dany rok budżetowy. OOF EFS w DW EFS przekazuje zweryfikowane i zatwierdzone
dyspozycje przelewu i zlecenia płatności do OPW w DCP, celem dokonania płatności na
rzecz beneficjentów. OPW w DCP sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych w
dyspozycjach przelewu oraz w zleceniach płatności i dyspozycjach przelewu z planami w
budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków na dany rok budżetowy, a także
weryfikuje kompletność w/w dokumentów. OPW w DCP przekazuje w formie elektronicznej
zlecenia płatności do BGK (wkład UE) a także dokonują przelewu środków dotacji celowej
na rzecz beneficjentów.
Po dokonaniu płatności przez OPW, OK w DCP księguje płatności wprowadzając
dane z dokumentów księgowych do systemu księgowego zgodnie z zasadą wyodrębnionej
ewidencji księgowej dla każdego działania. W zakresie dotacji celowej prowadzona jest
ewidencja księgowo-bilansowa, a w zakresie środków UE – ewidencja pozabilansowa.
Ponadto OPW w DCP przekazuje do MR informację o zleceniach płatności przekazanych do
BGK oraz o płatnościach dokonanych przez BGK.
DW EFRR oraz DW EFS prowadzi również ewidencję księgową wszelkich kwot
odzyskanych i kwot do odzyskania w ramach Programu. Analityka rozrachunków umożliwia
identyfikację każdego projektu.
W ramach Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości płatności realizowane
są przez Oddział Finansowy (OF) w LAWP. Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wniosków
beneficjentów o płatność Oddział Realizacji Projektów w LAWP, sporządza wniosek
o dokonanie przelewu. Oddział Finansowy weryfikuje poprawność w/w dokumentów
,przygotowuje zlecenia płatności w portalu komunikacyjnym BGK. OF sprawdza zgodność
wartości finansowych ujętych w w/w dokumentach z planami w budżecie i klasyfikacją
budżetową oraz limitami wydatków na dany rok budżetowy, a następnie przekazuje zlecenia
płatności do BGK. OF w LAWP prowadzi ewidencję płatności w ramach środków
europejskich wypłacanych przez BGK oraz wszelkich kwot odzyskanych i do odzyskania.
W ramach WUP wydziałem odpowiedzialnym za realizację płatności jest Wydział
Finansowy (WFI). Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu przez Oddział Realizacji Projektów I
lub Oddział Realizacji Projektów II wniosków beneficjentów o płatność i/lub po spełnieniu
innych warunków określonych w umowie Oddział Koordynacji i Obsługi Finansowej EFS
wystawia dyspozycję przelewu (współfinansowanie krajowe) i zlecenie płatności (wkład UE)
Strona 83 z 161
na rzecz beneficjenta i przekazuje je do Wydziału Finansowego. Wydział Finansowy
weryfikuje poprawność w/w dokumentów , sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych
w w/w dokumentach z planami w budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków
na dany rok budżetowy, a następnie celem dokonania płatności na rzecz beneficjentów
przekazuje do banku dyspozycje przelewu (współfinansowanie krajowe) oraz zlecenia
płatności do BGK (wkład UE). Po dokonaniu płatności (współfinansowanie krajowe) inny
upoważniony pracownik księguje płatności wprowadzając dane z dokumentów księgowych
do systemu księgowego zgodnie z zasadą wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego
projektu. Wydział Finansowy WUP w Lublinie prowadzi również ewidencję płatności
w ramach środków europejskich wypłacanych przez BGK .
IP przekazuje do IZ RPO i MR informację o zleceniach płatności przekazanych
do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez BGK a także o zwrotach środków
dokonanych przez beneficjentów.
Państwowe jednostki budżetowe (PJB) również mogą uzyskać upoważnienie
do składania zleceń płatności bezpośrednio do BGK w ramach Programu.
Strona 84 z 161
2.2.3.8 WSKAZANIE INSTYTUCJI LUB ORGANÓW ODPOWIEDZIALNYCH ZA
KAŻDY ETAP ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW O REFUNDACJĘ,
WŁĄCZNIE ZE SCHEMATEM WSKAZUJĄCYM WSZYSTKIE
ZAANGAŻOWANE ORGANY
Schemat 13 Organy zaangażowane w proces rozpatrywania wniosków o refundację
Strona 85 z 161
Strona 86 z 161
2.2.3.9 OPIS SPOSOBU PRZEKAZYWANIA INFORMACJI DO INSTYTUCJI
CERTYFIKUJĄCEJ PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ, W TYM
INFORMACJI O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ORAZ PODEJRZENIU
NADUŻYĆ FINANSOWYCH, WYKRYTYCH I MONITOROWANYCH
PODCZAS
KONTROLI
INSTYTUCJI
ZARZĄDZAJĄCEJ
ORAZ
AUDYTÓW
I
KONTROLI
INNYCH
ORGANÓW
UNIJNYCH
I KRAJOWYCH.
Co do zasady informacje od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej
przekazywane są bezpośrednio w formie i na zasadach szczegółowo określonych w
Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WL na lata 2014-2020
obowiązującej także IC. Dodatkowo Instytucja Certyfikująca ma wgląd do danych
zawartych w systemie SL2014, do którego Instytucja Zarządzająca RPO WL jest
zobowiązana wprowadzać informacje w zakresie związanym z wykonywanymi
przez nią czynnościami. Informacje o nieprawidłowościach podlegających
raportowaniu do KE przekazywane są przez IZ za pośrednictwem systemu IMS, do
którego pracownicy IC posiadają wgląd. Z kolei informacje o nieprawidłowościach
niepodlegających raportowaniu przesyłane są do IC w formie kwartalnego
zestawienia nieprawidłowości.
2.2.3.10 OPIS SPOSOBU PRZEKAZYWANIA INFORMACJI DO INSTYTUCJI
AUDYTOWEJ PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ, W TYM
INFORMACJI O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ORAZ PODEJRZENIU
NADUŻYĆ FINANSOWYCH, WYKRYTYCH I MONITOROWANYCH
PODCZAS KONTROLI INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ
AUDYTÓW I KONTROLI INNYCH ORGANÓW UNIJNYCH I
KRAJOWYCH.
Główne zadania Instytucji Audytowej określone są w art. 127 Rozporządzenia
ogólnego 1303/2013:
1)
prowadzenie audytów prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli
programu operacyjnego;
2)
sporządzanie opinii audytowej, zgodnie z art. 59 ust.5 rozporządzenia finansowego;
3)
sporządzenie sprawozdania z kontroli, przedstawiającego główne wyniki audytów,
prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu
operacyjnego;
Zadania te wykonuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (GIKS), którego
funkcję pełni sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów. Zadania
te są wykonywane za pośrednictwem jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej
podległych GIKS, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w MF (Departamentu Ochrony
Interesów Finansowych Unii Europejskiej) oraz 16 urzędów kontroli skarbowej
umiejscowionych na poziomie województwa.
W trakcie corocznych audytów systemów weryfikowany jest stan wdrożenia zaleceń
wydanych w roku poprzednim. Dodatkowo sprawdzeniu podlegają działania podejmowane
w odpowiedzi na stwierdzone błędy i nieprawidłowości.
Strona 87 z 161
W trakcie trwania roku audytowego Instytucja Zarządzająca otrzymuje od Instytucji
Audytowej podsumowania ustaleń z audytów operacji, przeprowadzonych u beneficjentów
Programu. Każdorazowo wyniki audytów poddawane są szczegółowej analizie, po dokonaniu
której IZ sporządza swoje stanowisko, w zakresie przedmiotowych ustaleń i przekazuje je IA.
Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej prowadzi ewidencję ustaleń
poczynionych w trakcie audytów. Ustalenia poczynione w trakcie audytów oraz wydane
rekomendacje umieszczane są w tabelach monitorujących stan ich wdrożenia.
Uzyskane informacje są wykorzystywane w procesie sporządzania opinii IA,
sporządzanej zgodnie z art. 59 ust. 5 rozporządzenia finansowego 966/2012 oraz
sprawozdania z kontroli, przedstawiającego główne wyniki audytów prawidłowego
funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego, w tym ustalenia
dotyczące defektów stwierdzonych w systemach zarządzania i kontroli oraz proponowane
i wdrożone działania naprawcze.
Szczegółowy opis postępowania związanego z analizą wyników kontroli i audytów
prowadzonych przez IA opisany jest w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO.
Na podstawie art. 122 ust. 2 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013, IZ jest
zobowiązana do wykrywania i zgłaszania KE informacji o nieprawidłowościach
przekraczających 10 000 EURO tytułem wkładu z funduszu polityki spójności oraz
informacje o istotnych postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych
i prawnych.
Poza przypadkami wymienionymi w ww. art. ust. 2 lit a-c a w przypadkach,
w szczególności poprzedzających upadłość, lub w przypadkach, gdy podejrzewa się
nadużycie finansowe, wykryte nieprawidłowości oraz związane z nimi środki zapobiegawcze
i korygujące zgłasza się Komisji (Europejskiej).
IZ i IP przygotowują, w systemie IMS (uruchomionym na platformie AFIS – OLAF)
informacje o nieprawidłowościach przekraczających 10 000 EURO tytułem wkładu
z funduszu polityki spójności oraz informacje o istotnych postępach przebiegu powiązanych
postępowań administracyjnych i prawnych.
IZ gromadzi informacje o nieprawidłowościach (uzyskane z raportów przesłanych
do IZ oraz własnych działań kontrolnych) i przekazuje je w określonych terminach do MF-R
(jednostka właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu
funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności - Departament Ochrony Interesów
Finansowych Unii Europejskiej w MF).
Przekazanie powyższych informacji ze względu na zamieszczone w nich
indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do wystąpienia nieprawidłowości
podlegają odpowiedniej ochronie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (Dz. U. z 1997r. nr 133, poz. 883 z późn. zm.) oraz powinny być
wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego.
2.2.3.11 ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI USTANOWIONE PRZEZ PAŃSTWO
CZŁONKOWSKIE I ZASTOSOWANIE ICH W REGIONALNYM
PROGRAMIE OPERACYJNYM.
Zasady kwalifikowalności zostały określone w następujących dokumentach:
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020. Dokument ten przygotowany przez IK UP zawiera ujednolicone
Strona 88 z 161
warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków dla funduszy strukturalnych
i Funduszu Spójności zgodnie z Rozporządzeniem ogólnym 1303/2023 oraz Inicjatywy
na rzecz zatrudniania ludzi młodych;
Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WL na lata 2014 – 2020 – określa
kwalifikowalność podmiotów, które mogą starać się o wsparcie udzielane w ramach RPO
WL oraz wielkość i rodzaj projektów, które kwalifikują się do otrzymania wsparcia
w ramach poszczególnych priorytetów inwestycyjnych RPO WL;
Funduszu Rozwoju Regionalnego
- Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu
Funduszu Społecznego
2.2.3.12 PROCEDURY SPORZĄDZANIA I PRZEDKŁADANIA DO KOMISJI
EUROPEJSKIEJ ROCZNYCH I KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ Z
WDRAŻANIA (Art. 125 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia (UE) 1303/2013,
WŁĄCZAJĄC PROCEDURY GROMADZENIA I PRZEKAZYWANIA
DANYCH O KTÓRYCH MOWA W Art. 125 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia (UE)
1303/2013.
Instytucja Zarządzająca w odniesieniu do zarządzania programem operacyjnym
opracowuje roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania, o których mowa w art. 50
Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 i po ich zatwierdzeniu przez komitet monitorujący
przedkłada je Komisji;
Roczne sprawozdania z wdrażania przewidziane w art. 50 ust. 1-5, uznaje się
za dopuszczalne, jeżeli zawierają wszystkie informacje wymagane w tych ustępach oraz
w przepisach dotyczących poszczególnych funduszy. Komisja, w terminie 15 dni roboczych
od otrzymania rocznego sprawozdania z wdrażania, informuje państwo członkowskie, jeżeli
sprawozdanie nie jest dopuszczalne; w razie niespełnienia przez Komisję tego wymogu
sprawozdanie zostaje uznane za dopuszczalne.
Komisja analizuje roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania i informuje państwo
członkowskie o swoich uwagach w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania rocznego
sprawozdania z wdrażania i w ciągu pięciu miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania
końcowego z wdrażania. W przypadku gdy Komisja nie przekaże uwag w tych terminach,
sprawozdania uznaje się za przyjęte.
Komisja może zgłaszać instytucji zarządzającej uwagi dotyczące kwestii, które mają znaczący
wpływ na wdrażanie programu. Jeżeli takie uwagi zostaną sformułowane, instytucja
zarządzająca dostarcza wszelkich koniecznych informacji dotyczących tych uwag
i, w stosownych przypadkach, w ciągu trzech miesięcy informuje Komisję o podjętych
działaniach. Roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania, jak również streszczenie ich
zawartości podaje się publicznej wiadomości.
Monitorowanie postępu rzeczowego programu operacyjnego jest prowadzone równolegle
z analizą postępu finansowego, z uwzględnieniem danych zebranych z poziomu projektów,
na podstawie podpisanych umów o dofinansowanie i wniosków o płatność. Monitorowanie
postępu rzeczowego może być prowadzone również w oparciu o dane statystyki publicznej,
wyniki analiz oraz ewaluacji programu operacyjnego.
Strona 89 z 161
2.2.3.13 PROCEDURA SPORZĄDZANIA DEKLARACJI ZARZĄDCZEJ.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy wdrożeniowej IZ RPO przekazuje Instytucji
Audytowej:
1.
Projekty deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z
audytu i kontroli, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. ai b rozporządzenia finansowego, wraz z
projektem rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia
ogólnego – w terminie do dnia 31 października roku, w którym kończy się rok
obrachunkowy, którego dotyczy zestawienie wydatków;
2.
Ostateczne wersje dokumentów, o których mowa w pkt 1 – w terminie do dnia 31
stycznia roku następującego po roku, którego dotyczą te dokumenty.
Dokumenty, o których mowa powyżej w pkt. 1 zostaną przekazane do IA po raz pierwszy do
31.10.2016 r.
Deklaracja zarządcza potwierdza, że w opinii osób odpowiedzialnych za zarządzanie
środkami finansowymi:
•
informacje są prawidłowo przedstawione, kompletne i dokładne;
•
wydatki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem określonym w przepisach
sektorowych;
•
wprowadzone systemy kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości
operacji podstawowych.
Deklaracja zarządcza przygotowywana jest w oparciu o dane zawarte w rocznym
podsumowaniu końcowych sprawozdań z audytów i kontroli oraz z uwzględnieniem
wszystkich innych adekwatnych informacji dotyczących wdrażania RPO WL. Deklaracja
zarządcza sporządzana jest zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr VI do
rozporządzenia wykonawczego KE nr 2015/207 z 20 stycznia 2015 r.
Deklaracja zarządcza jest przedkładana KE za każdy rok obrachunkowy od 2016 roku do
2025 roku włącznie, za pośrednictwem systemu systemu SFC2014 w terminie do 15 lutego
roku następującego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczy.
2.2.3.14 PROCEDURA SPORZĄDZANIA ROCZNEGO PODSUMOWANIA
KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ Z AUDYTU I KONTROLI. (w tym analiza
charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, jak
również podjętych i planowanych działań naprawczych, art. 125 ust. 4 lit. e)
Rozporządzenia (UE) 1303/2013)
Projekt oraz wersję ostateczną rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z
audytów i kontroli IZ RPO przekazuje IA w terminach podanych w rozdziale 2.2.3.13.
Roczne podsumowanie ustaleń z audytu i kontroli zostanie przygotowywane w
oparciu o Wytyczne KE dla państw członkowskich w sprawie deklaracji zarządczej i
rocznego podsumowania oraz Rozporządzenie wykonawcze KE 2015/207.
W ramach IZ RPO Departament Zarządzania RPO dokonuje bieżącej analizy
wyników audytów i kontroli, przeprowadzonych przez IA oraz IZ RPO Wyniki tej analizy
wraz z planowanymi działaniami naprawczymi, podjętymi w stosunku do operacji lub
obszaru systemu IZ RPO ujmuje w rocznym podsumowaniu , którego wzór stanowi załącznik
do Instrukcji Wykonawczej IZ RPO.
Dokonując analizy charakteru i zakresu błędów i uchybień IZ RPO bierze pod uwagę
następujące czynniki:
Strona 90 z 161
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
wpływ stwierdzonych błędów na prawidłowy przebieg realizacji projektu,
w tym na osiągnięcie wskaźników oraz utrzymanie celu projektu;
rodzaj naruszonych przepisów prawnych oraz zasad usankcjonowanych zapisami
umowy o dofinansowanie;
skutki finansowe dla operacji oraz potencjalna możliwość wystąpienia szkody
w budżecie ogólnym Unii Europejskiej;
proces odzyskania środków finansowych, obarczonych błędem;
wpływ stwierdzonych naruszeń na skuteczne funkcjonowanie systemu zarządzania
i kontroli;
możliwość wprowadzenia działań naprawczych w obarczonym błędem obszarze;
możliwość wprowadzenia dodatkowych mechanizmów w systemie zarządzania
i kontroli, eliminujących ryzyko ponownego wystąpienia stwierdzonych przez IA
uchybień
IZ RPO zobowiązała Instytucje Pośredniczące (IP), w zapisach Porozumienia
międzyinstytucjonalnego zawartego pomiędzy IZ RPO a IP, do przekazywania IZ RPO
wszystkich dokumentów, niezbędnych do sporządzenia rocznego podsumowania końcowych
sprawozdań z audytu i kontroli.
2.2.3.15 PROCEDURY INFORMOWANIA PRACOWNIKÓW O POWYŻSZYCH
PROCEDURACH ORAZ WSKAZANIE SZKOLEŃ I WSZELKICH
WYDANYCH WSKAZÓWEK
Procedury, zgodnie z którymi instytucje zaangażowane w realizację RPO WL,
realizują swoje zadania, opracowane są w formie Instrukcji Wykonawczej Instytucji
Zarządzającej RPO WL (IW IZ) oraz Instrukcji Wykonawczych Instytucji Pośredniczących
(IW IP). IW IZ oraz IW IP opisują szczegóły realizacji Programu, w tym procesy realizowane
przez instytucje w ramach systemu wdrażania programu pod kątem: organizacji,
harmonogramu, odpowiedzialności osobowej, stosowanych procedur i dokumentów. IW IZ
jest opracowywana przez pracowników DZ RPO, DW EFRR, DW EFS, DF oraz DCP,
natomiast IW IP przygotowują odpowiednio pracownicy LAWP, WUP oraz Miasta Lublin.
IW IZ zatwierdzana jest przez Zarząd Województwa Lubelskiego, natomiast IW IP
przez Dyrektora DW EFRR/DW EFS.
Każdy pracownik uczestniczący w procesach dotyczących realizacji RPO WL
zobowiązany jest do zapoznania się z obowiązującymi procedurami i ich stosowania podczas
wykonywania czynności w ramach swoich obowiązków. Każdy z pracowników podpisuje
oświadczenie, że zapoznał się z obowiązującymi procedurami i zobowiązuje się do ich
stosowania.
Strona 91 z 161
2.2.3.16 OPIS PROCEDUR OBOWIĄZUJĄCYCH W IZ, ZAPEWNIAJĄCYCH
EFEKTYWNY SYSTEM BADANIA SKARG DOTYCZĄCYCH FUNDUSZY
UE. (w związku z art. 74 ust. 3 Rozporządzenia (UE) 1303/2013) opis zakresu,
zasad i procedur w powyższym obszarze lub odniesienie do dokumentu lub
przepisów krajowych, jeśli państwo członkowskie określiło takie skuteczne
rozwiązania.
W ramach RPO WL 2014-2020 opracowane zostały procedury, zgodnie z którymi
instytucje zaangażowane w proces wdrażania Programu postępują w przypadku badania
skarg, dotyczących różnych obszarów i etapów realizacji Programu.
Badanie skarg, zgodnie z art. 74 ust. 3 rozporządzenia ogólnego 1303/2013 przebiega
zgodnie z procedurami , dotyczącymi następujących obszarów:
1.
Procedury odwoławczej, która została opisana w rozdziale 2.2.3.4 OPIS PROCEDUR
WYBORU I ZATWIERDZANIA OPERACJI ORAZ PROCEDURY ZAPEWNIANIAJĄCE
ICH ZGODNOŚĆ PRZEZ CAŁY OKRES WDRAŻANIA ZE STOSOWNYMI ZASADAMI
WSPÓLNOTOWYMI I KRAJOWYMI w Opisie Funkcji i Procedur oraz w rozdziale 1.8
Części III i 1.9 Części IV Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WL 2014-2020
2.
Kontroli projektów, która została opisana w rozdziale 3 Części III oraz Części IV
Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WL 2014-2020.
3.
Odzyskiwania środków, która została opisana w rozdziale 7 Części III i Części IV
Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WL 2014-2020
IZ RPO oraz Instytucje Pośredniczące zobowiązane są do badania skarg złożonych do
Komisji Europejskiej oraz informowania KE o wynikach tych badań.
IZ RPO realizuje obowiązek nałożony art. 74 ust.3 rozporządzenia ogólnego poprzez
działania mające na celu zbadanie stanu faktycznego, jaki ma miejsce w projekcie, którego
dotyczy skarga, która wpłynęła z KE. IZ RPO zapoznaje się z przedmiotową skargą,
przeprowadza szczegółową analizę dokumentacji, a jeżeli jest to konieczne przeprowadza
kontrolę doraźną w miejscu realizacji projektu. Po ostatecznym sformułowaniu swojego
stanowiska w badanym obszarze IZ RPO przekazuje je do KE.
Ponadto IZ RPO w ramach swoich kompetencji rozpatruje skargi, które wpłynęły do
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego i dotyczą projektów realizowanych w
ramach RPO WL.
Centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Lubelskiego w Lublinie prowadzi Oddział Spraw Społecznych Departamentu
Organizacyjno-Prawnego w UMWL. Skargi dotyczące wdrażania projektów
współfinansowanych z EFRR i EFS w ramach RPO WL, które wpływają do Urzędu
Marszałkowskiego, przekazywane będą do departamentów, funkcjonujących w systemie
wdrażania RPO, zgodnie z zakresem wykonywanych zadań.
Skarga, która wpłynęła do IZ, zostaje poddana analizie pod kątem zasadności
zarzutów w niej zawartych. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących
na możliwość wystąpienia naruszenia lub zakłócenia prawidłowości realizacji projektu
współfinansowanego ze środków RPO WL, IZ dokonuje weryfikacji dokumentacji
Strona 92 z 161
projektowej oraz uwzględnia możliwość przeprowadzenia kontroli doraźnej w miejscu
realizacji projektu.
Do rozpatrzenia skargi w trybie administracyjnym stosuje się przepisy Kodeksu
postępowania administracyjnego, obowiązujące w tym zakresie.
2.3
ŚCIEŻKA AUDYTU
2.3.1 PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEZKĘ AUDYTU
(WYNIKAJĄCĄ Z Art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr
480/2014) I SYSTEM ARCHIWIZACJI, W TYM W ODNIESIENIU DO
BEZPIECZEŃSTWA DANYCH
Zgodnie z art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014
minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu w odniesieniu do przechowywanych zapisów
księgowych i dokumentów potwierdzających są następujące:
a)
ścieżka audytu umożliwia weryfikację stosowania kryteriów wyboru ustanowionych
przez komitet monitorujący;
1. Wnioskodawcy w odpowiedzi na ogłoszony konkurs składają wnioski o dofinansowanie
do IZ RPO/IP.
2. Złożone wnioski o dofinansowanie, przed ich oceną w oparciu o kryteria wyboru
projektów podlegają weryfikacji wymogów formalnych, dokonywanej przez Komisję
Oceny Projektów (KOP) na podstawie kart weryfikacji wymogów formalnych.
3. Niespełnienie wymogów formalnych prowadzi do wezwania wnioskodawcy
do uzupełnienia we wniosku braków formalnych lub poprawienia w nim oczywistych
omyłek w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia
wniosku bez rozpatrzenia, a w konsekwencji niedopuszczenia projektu do oceny lub
dalszej oceny, o czym IZ RPO/IP pisemnie informuje wnioskodawców.
4. Projekty, na podstawie wniosków o dofinansowanie, podlegają ocenie spełnienia kryteriów
wyboru projektów określonych w SZOOP i zatwierdzonych przez KM RPO .
5. Ocena spełnienia kryteriów wyboru projektów składa się z etapów: oceny formalnej
i oceny merytorycznej i przeprowadzana jest przez KOP.
6. W ramach oceny formalnej projekt oceniany jest w oparciu o kryteria formalne
na podstawie karty oceny formalnej oraz listy sprawdzającej, a w przypadku DW EFS oraz
LAWP w oparciu o karty oceny formalnej.
7. Ocena formalna jest oceną zerojedynkową, a niespełnienie któregokolwiek z kryteriów
formalnych skutkuje negatywną oceną projektu.
8. Po zakończeniu oceny formalnej IZ RPO/IP zamieszcza na swojej stronie internetowej
listę projektów spełniających kryteria formalne, które zostały zakwalifikowane
do oceny merytorycznej oraz listę projektów, które nie spełniły kryteriów formalnych
i zostały negatywnie ocenione.
9. Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną podlegają ocenie merytorycznej.
10.
W ramach oceny merytorycznej projekty oceniane są w oparciu o kryteria
merytoryczne na podstawie karty oceny merytorycznej.
11.
Ocena merytoryczna na celu sprawdzenie wykonalności finansowo-ekonomicznej
i technicznej projektów na podstawie kryteriów zerojedynkowych oraz ocenę trafności
merytorycznej na podstawie kryteriów punktowych. Sprawdzenie wykonalności
finansowo-ekonomicznej i technicznej dotyczy jedynie projektów EFRR. W niektórych
Strona 93 z 161
działaniach wdrażanych przez IP (LAWP) przewiduje się ocenę specyficznych dla danego
działania założeń projektu na podstawie kryteriów zerojedynkowych.
12.
KOP sporządza protokół z oceny do którego załącznikiem jest m. in. lista wszystkich
ocenionych projektów zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów,
które:
b) spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy
kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza
13.
ZWL/Dyrektor IP (w przypadku Działań wdrażanych przez LAWP) rozstrzyga
konkurs zatwierdzając listę, o której mowa w pkt 12i podejmuje decyzję w zakresie
wyboru projektów do dofinansowania.
14.
IZ RPO/IP po rozstrzygnięciu konkursu zamieszcza na swojej stronie internetowej
oraz na portalu Listę projektów które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę
punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania.
15.
Do momentu zakończenia procedur odwoławczych w konkursie lub do momentu
ogłoszenia kolejnego konkursu w Działaniu, jeżeli procedury odwoławcze w
konkursie zostały zakończone lub nie były prowadzone, ZWL/Dyrektor IP (w
przypadku Działań wdrażanych przez LAWP) może wybierać do dofinansowania
kolejne projekty zamieszczone na liście o której mowa w pkt 14, które z uwagi
na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w konkursie nie
zostały wybrane do dofinansowania w wyniku rozstrzygnięcia konkursu.
16.
Informacja o dodatkowym wyborze projektów z danego konkursu, upubliczniana jest
na stronie internetowej i na portalu poprzez zmianę listy o której mowa w pkt 14.
17.
Po wyborze projektów do dofinansowania, a przed podpisaniem umowy o
dofinansowanie projektu (w przypadkach, o których mowa w pkt. 13 i 15),
wnioskodawcy
wybrani do dofinansowania zobowiązani są do dostarczenia
dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinasowanie projektu (jeśli
dotyczy).
18.
IZ RPO/IP dokonuje weryfikacji dokumentów, o których mowa w pkt. 17 pod kątem
spełniania kryteriów, na podstawie których projekty zostały wybrane do
dofinansowania. Po pozytywnej weryfikacji IZ RPO/IP podpisuje umowy o
dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu (w
przypadku projektów własnych)
.
19.
Niespełnienie przez projekt któregokolwiek z kryteriów wyboru na podstawie których
został wybrany, skutkuje odstąpieniem od podpisania umowy o dofinansowanie
projektu.
20.
IZ RPO/IP po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć
projektu w rozumieniu art. 53 ust. 2 ustawy wdrożeniowej i nie wybranie
do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu
oceny jego projektu i jej wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby
punktów otrzymanych przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu
kryteriów wyboru projektów.
21.
Wnioskodawcy, którego projekt uzyskał negatywną ocenę , o której mowa w art. 53
ust. 2 ustawy wdrożeniowej, przysługuje prawo wniesienia protestu.
22.
Protest rozpatrywany jest przez właściwą komórkę ds. odwołań w IZ RPO/IP. .
23.
W przypadku uwzględnienia protestu, w zależności od tego którego etapu oceny
dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do właściwego etapu oceny
Strona 94 z 161
albo umieszczany jest na liście projektów, wybranych do dofinasowania w wyniku
przeprowadzenia procedury odwoławczej.
24.
W przypadku nieuwzględnienia protestu, IZ RPO/IP przekazuje wnioskodawcy
pisemną informację w tym zakresie.
25.
Wnioskodawca, który wniósł protest, a protest ten został pozostawiony bez
rozpatrzenia lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia, może złożyć
skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest
przez wnioskodawcę bezpośrednio do WSA w terminie 14 dni od dnia otrzymania
informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. WSA rozstrzyga sprawę
w terminie 30 dni od dnia wniesienia skargi.
26.
Po otrzymaniu decyzji WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi
wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IZ RPO/IP.
W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia proceduralne dotyczą
postępowania prowadzonego przez KOP czy właściwą komórkę ds. odwołań
w IZ RPO/IP, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki w IZ RPO.
27.
Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno wnioskodawcy jak i IZ RPO/IP przysługuje
możliwość wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego
(NSA). Skarga kasacyjna wnoszona jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia
rozstrzygnięcia WSA. NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej
wniesienia.
28.
W zakresie nieuregulowanym w ustawie do postępowania przez WSA i NSA stosuje
się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu
przed sądami administracyjnymi określone dla aktów lub czynności, o których mowa
w art. 3 § 2 pkt 4 z wyłączeniem art. 52-55, art. 61 § 3-6, art. 115-122, 146, 150 i 152
tej ustawy.
29.
W przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury
– IZ RPO/IP pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie
wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do sadu administracyjnego.
– sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza że ocena projektu została
rozpatrzenia.
Projekty pozakonkursowe
1.
IZ RPO opracowuje tryb oceny projektów realizowanych w trybie pozakonkursowym.
2.
IZ RPO uznaje za zgłoszone do realizacji w trybie pozakonkursowym projekty
wskazane w dokumencie pn. Przedsięwzięcia o priorytetowym znaczeniu dla realizacji
celów Strategii Rozwoju Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020
(z perspektywą do 2030r.), które kwalifikują się do wsparcia ze środków RPO WL
(dokument zatwierdzony przez ZWL) .
3.
Ponadto w trybie pozakonkursowym mogą być realizowane projekty uwzględnione
w Strategii ZIT współfinansowane ze środków EFRR oraz projekty wpisane wprost
do RPO WL współfinansowane ze środków EFS. Te ostatnie uwzględnione będą
w Załączniku nr 4 do SZOOP.
4.
IZ RPO, przeprowadza proces identyfikacji projektów o priorytetowym znaczeniu dla
realizacji celów Strategii Rozwoju Województwa Lubelskiego (tzw. tryb
negocjacyjno-uzgodnieniowy) oraz projektów wynikających ze Strategii ZIT LOF
przewidzianych do realizacji w trybie pozakonkursowym (na etapie opiniowania
Strategii ZIT LOF zgodnie z art. 30 ust. 5 pkt. 2 ustawy wdrożeniowej.
Strona 95 z 161
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Identyfikacja projektów w trybie negocjacyjno-uzgodnieniowym oparta jest o kryteria
brzegowe zatwierdzone przez KM RPO. W zależności od wyników negocjacji projekt
może być realizowany w procedurze pozakonkursowej lub procedurze konkursowej
z preferencjami.
IZ RPO, po przeprowadzeniu identyfikacji, dokonuje ostatecznego uznania projektu za
projekt wybierany w trybie pozakonkursowym, wpisując go do Wykazu
Zidentyfikowanych Projektów Pozakonkursowych (WZPP) stanowiącego załącznik nr
5
do Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych (SZOOP). Projekty pozakonkursowe
współfinansowane z EFS nie są ujęte w WZPP, ale w Ramowym Planie Działań (lub
dokumencie analogicznym) będącym także załącznikiem do SZOOP
WZPP może podlegać aktualizacji tj. usunięciu lub dodaniu nowego projektu
do wykazu.
IZ RPO/ZWL, zatwierdza WZPP.
IZ RPO podpisuje z każdym z wnioskodawców z WZPP umowę wstępną (zwaną preumową) stanowiąca zobowiązanie wnioskodawcy do przystąpienia do opracowywania
wniosku o dofinansowanie i złożenia go w określonym przez IZ RPO terminie.
W przypadku projektów własnych, ZWL podejmuje uchwałę.,. Załącznikiem
do uchwały jest zobowiązanie określające obowiązki dotyczące przygotowania
projektu pozakonkursowego.
IZ RPO na podstawie podpisanej pre-umowy monitoruje proces przygotowania
projektów pozakonkursowych do realizacji.
IZ RPO na podstawie harmonogramu realizacji projektu przedstawionego w preumowie wzywa pisemnie wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie.
Ocena projektów pozakonkursowych, które spełniły warunki zapisane w pre-umowie
podlega tym samym etapom oceny co projekty wybierane w trybie konkursowym tj.
ocenie formalnej i ocenie merytorycznej, na postawie kryteriów wyboru projektów
zatwierdzonych przez KM RPO WL.
Oceny spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych
i merytorycznych) przeprowadza KOP.
W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu
o kryteria formalne na podstawie karty oceny formalnej oraz listy sprawdzającej.
Niespełnienie chociaż jednego z kryteriów formalnych powoduje odrzucenie wniosku
i wykreślenie z WZPP.
Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną podlega ocenie merytorycznej.
W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany jest w oparciu o: kryteria
merytoryczne Ocena dokonywana jest na podstawie karty oceny merytorycznej.
Niespełnienie kryteriów merytorycznych skutkuje odrzuceniem projektu
i wykreśleniem z WZPP,.
Po przeprowadzeniu oceny formalnej i merytorycznej projektu pozakonkursowego
ZWL dokonuje ostatecznego rozstrzygnięcia w zakresie wyboru projektu
do dofinansowania, który uzyskał minimalną wymaganą liczbę punktów.
IZ RPO zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie
lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu pozakonkursowego w formie
uchwały (w przypadku projektów własnych).
Ścieżka audytu w zakresie oceny, wyboru projektów do dofinansowania w trybie
pozakonkursowym współfinansowanych z EFS nieujętych w WZPP, lecz w Ramowym Planie
Działań (lub dokumencie analogicznym) będącym załącznikiem do SZOOP:
Strona 96 z 161
IZ RPO opracowuje Informację o naborze projektów pozakonkursowych oraz pisemnie
wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie.
wyznaczając ostateczny termin.
3. Weryfikację wymogów formalnych i ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru
Pozakonkursowych (ZOPP).
4. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu o kryteria
formalne na podstawie karty oceny formalnej.
6. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany jest w oparciu o kryteria ogólne
zerojedynkowe na podstawie karty oceny merytorycznej. Kryteria ogólne zerojedynkowe
są oceniane na zasadzie weryfikacji wartości logicznych „tak”, „nie” albo stwierdzeniu,
że kryterium nie dotyczy danego projektu.
W ramach oceny merytorycznej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie.
do dofinansowania, który uzyskał spełnił wymogi formalne i kryteria podejmuje ZWL.
informację.
o wybranym do dofinansowania projekcie w terminie 7 dni od dnia podjęcia przez ZWL
uchwały w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania. Informacje
pozakonkursowym prowadzonego przez IZ RPO.
1.
b)
ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych
Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami potwierdzającymi,
będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji
pośredniczących i beneficjentów, dotyczącymi operacji dofinansowanych w ramach programu
operacyjnego (w odniesieniu do dotacji i pomocy zwrotnej na mocy art. 67 ust.1 lit. a)
Rozporządzenia ogólnego 1303/2013);
1.
Beneficjenci RPO składają do IZ/IP wnioski o płatność, które następnie podlegają
weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej przy zastosowaniu list
sprawdzających. Poprawne formalnie, merytorycznie oraz finansowo wnioski
Strona 97 z 161
2.
3.
4.
5.
o płatność podlegają zatwierdzeniu przez IZ/IP. Fakt ten zostaje odnotowany
w SL2014.
Na podstawie złożonych przez beneficjentów wniosków o płatność IP przygotowuje
i przedkłada do IZ Deklarację wydatków od IP do IZ. Deklaracja od IP do IZ
przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach powierzonych
Priorytetów Inwestycyjnych.
IZ weryfikuje za pomocą listy sprawdzającej, a następnie zatwierdza Deklarację od IP
do IZ. W przypadku zastrzeżeń czy wątpliwości IZ zwraca się do IP o dodatkowe
wyjaśnienia.
Na podstawie Deklaracji od IP do IZ oraz na podstawie zweryfikowanych wniosków
beneficjentów o płatność, IZ przygotowuje Deklarację wydatków od IZ do IZ/IC.
Deklaracja od IZ do IZ/IC przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków
w ramach Programu z podziałem na priorytety inwestycyjne.
IC dokonuje certyfikacji przed KE wydatków w ramach RPO WL na podstawie
zatwierdzonych i zweryfikowanych Deklaracji od IZ do IZ/IC. IC sporządza
i przekazuje do KE Wniosek o płatność od IZ/IC do KE. Fakt ten zostaje odnotowany
w SL2014.
Dokumenty związane z rozliczaniem wydatków i ich certyfikacją przechowywane
są w instytucjach je sporządzających oraz instytucjach, do których są przekazywane
np. Deklaracje wydatków od IP do IZ przechowywane są przez IP oraz przez IZ. Listy
sprawdzające, na podstawie których dokumenty są weryfikowane i zatwierdzane
przechowywane są przez instytucje dokonujące weryfikacji tych dokumentów np. listę
sprawdzającą do Deklaracji wydatków od IP do IZ przechowuje IZ.
c)
ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych
Komisji ze szczegółowymi danymi dotyczącymi produktów lub rezultatów oraz dokumentami
potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej,
instytucji pośredniczących i beneficjentów, w tym w stosownych przypadkach dokumentami
dotyczącymi metody określania standardowych stawek jednostkowych i kwot ryczałtowych,
w odniesieniu do operacji dofinansowanych w ramach programu operacyjnego;
(w odniesieniu do dotacji i pomocy zwrotnej na mocy art. 67 ust.1 lit. b) i c) oraz art. 109
rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz na mocy art. 14 ust.1 rozporządzenia PE i Rady
(UE) nr 1304/2013);
W przypadku kosztów, o których mowa powyżej ścieżka audytu umożliwia weryfikację
zgodności metody obliczania stosowanej przez instytucję zarządzającą z art. 67 ust. 5
i art. 68 ust. 1 rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz art. 14 ust. 3 rozporządzenia PE
i Rady (UE) 1304/2013.
IZ w odniesieniu do wybranych typów operacji dopuszcza uproszczone metody rozliczania
wydatków tj. stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe. Stawką jednostkową jest stawka dla
danego towaru lub usługi, dla którego/której wskazano szczegółowy zakres oraz cenę
jednostkową określoną w jednym z następujących dokumentów: Wytycznych w zakresie
kwalifikowalności wydatków, innych wytycznych horyzontalnych, wytycznych
programowych, aktach delegowanych KE, regulaminie konkursu lub dokumentacji dotyczącej
naboru projektów pozakonkursowych.
1.
Beneficjenci RPO składają do IZ/IP wnioski o płatność, (wraz z dokumentami
potwierdzającymi wykonanie stawek jednostkowych lub wraz z dokumentami, które stanowią
dowód wykonania zadań w przypadku kwot ryczałtowych i osiągnięcie zakładanych
Strona 98 z 161
produktów i rezultatów), które następnie podlegają weryfikacji formalnej, merytorycznej
i finansowej przy zastosowaniu list sprawdzających. Poprawne formalnie, merytorycznie oraz
finansowo wnioski o płatność podlegają zatwierdzeniu przez IZ/IP.
2.
W przypadku stawek jednostkowych – weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu,
czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie
o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte; rozliczenie następuje według
ustalonej stawki w zależności od faktycznie wykonanej ilości dóbr/usług w ramach danego
projektu.
3.
W przypadku kwot ryczałtowych – weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu,
czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie
o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte.
4.
Na podstawie złożonych przez beneficjentów wniosków o płatność IP przygotowuje
i przedkłada do IZ Deklarację wydatków od IP do IZ . Deklaracja od IP do IZ przedstawia
kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach powierzonych Priorytetów
Inwestycyjnych.
5.
IZ weryfikuje za pomocą listy sprawdzającej, a następnie zatwierdza Deklarację od IP
do IZ. W przypadku zastrzeżeń czy wątpliwości IZ zwraca się do IP o dodatkowe
wyjaśnienia.
6.
Na podstawie Deklaracji od IP do IZ oraz na podstawie zweryfikowanych wniosków
beneficjentów o płatność, IZ przygotowuje Deklarację od IZ do IZ/IC. Deklaracja od IZ
do IZ/IC przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach Programu
z podziałem na priorytety inwestycyjne.
7.
IC dokonuje certyfikacji przed KE wydatków w ramach RPO WL na podstawie
zatwierdzonych i zweryfikowanych Deklaracji od IZ do IZ/IC. IC sporządza
i przekazuje do KE Wniosek o płatność od IZ/IC do KE.
d)
ścieżka audytu umożliwia weryfikację płatności wkładu publicznego na rzecz
beneficjenta;
Minister Finansów odpowiada za obsługę płatności w ramach programów
finansowanych z udziałem środków europejskich. Środki Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, jak i Europejskiego Funduszu Społecznego przekazane są przez Komisję
Europejską w formie płatności zaliczkowych, płatności okresowych i płatności salda
końcowego. Powyższe środki wpływają na wyodrębniony rachunek bankowy, prowadzony
w euro i zarządzany przez Ministra Finansów.
Środki przeznaczone na finansowanie regionalnych programów operacyjnych ujmowane
są w załączniku do ustawy budżetowej, w którym określane są m.in. źródła finansowania
Programu (budżet UE, budżet państwa, budżet JST, inne publiczne środki krajowe, inne
środki), planowane w danym roku budżetowym i kolejnych 2 latach dochody oraz wydatki
BP i budżetu środków europejskich z tytułu realizacji Programu.
Środki jednostek samorządu terytorialnego są określane w uchwałach organu
stanowiącego JST. Samorząd województwa otrzymuje środki na realizację RPO w formie
płatności oraz dotacji celowej. Płatności, które stanowią część odpowiadającą wkładowi
środków europejskich przekazywane są z rachunku prowadzonego w BGK na podstawie
zleceń płatności przesyłanych do BGK, zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
BGK dokonuje płatności na rzecz beneficjentów. Podstawą dokonania płatności jest
zlecenie płatności wystawione przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę
o dofinansowanie realizacji projektu oraz pisemna zgoda dysponenta części budżetowej na
dokonanie płatności. W przypadku RPO zlecenie płatności dotyczy jedynie części z budżetu
środków europejskich. Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa przekazywane jest
Strona 99 z 161
przez właściwego dysponenta tej części budżetowej (ministra właściwego ds. rozwoju
regionalnego) na rachunek IZ RPO w formie dotacji celowej.
Szczegółowe warunki przekazywania i wykorzystania środków przyznanych
beneficjentowi określa umowa o dofinansowanie projektu zawierana pomiędzy beneficjentem
a IZ/ IP . W umowie tej zostanie uzgodniony plan finansowy, zgodnie z którym na każdy rok
realizacji projektu zostanie określona wielkość środków do przekazania beneficjentowi.
Beneficjenci składają wnioski o płatność do IP oraz do IZ celem rozliczenia wydatków
związanych z realizacją projektów.
IP/IZ weryfikuje wnioski o płatność pod względem formalnym, merytorycznym
i rachunkowym za pomocą listy sprawdzającej. W przypadku zastrzeżeń do wniosków IZ/IP
zwraca się do poszczególnych beneficjentów o dodatkowe wyjaśnienia.
Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wniosków beneficjentów o płatność refundacja
wydatków na rzecz beneficjentów dokonywana jest przez OPW w DCP oraz IP w przypadku
środków na współfinansowanie krajowe, natomiast w przypadku środków europejskich
płatność dokonywana jest przez BGK na zlecenie odpowiednio IZ, IP lub PJB. Wnioski
o płatność wraz z załączonymi do nich dokumentami przechowywane są przez beneficjentów
oraz instytucje weryfikujące i zatwierdzające te wnioski.
Informacje dotyczące płatności odnotowywane są w DCP, DWEFRR i DWEFS oraz
w systemie informatycznym.
e)
ścieżka audytu, w odniesieniu do każdej operacji, obejmuje specyfikacje techniczne
i plan finansowy, dokumenty dotyczące zatwierdzenia dotacji, dokumenty dotyczące
postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania sporządzone przez
beneficjentów oraz sprawozdania z przeprowadzonych kontroli i audytów;
W celu odtworzenia ścieżki audytu na odpowiednim poziomie szczegółowości,
informacje dotyczące materiału dowodowego w postaci dokumentów poświadczających
realizację i rozliczanie projektów realizowanych w ramach RPO WL przechowywane są przez
poszczególnych beneficjentów oraz instytucje odpowiedzialne za ich weryfikację tj. IZ i IP.
Instytucje uczestniczące we wdrażaniu Programu zapewniają, że wszystkie dokumenty
dotyczące realizacji Programu przechowywane są do wglądu Komisji Europejskiej
i Trybunału Obrachunkowego przez okres 3 lat od ostatecznego rozliczenia Programu. Bieg
tych terminów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego lub
przedstawienia należycie umotywowanego wniosku Komisji Europejskiej. Dokumenty
przechowuje się w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem
na powszechnie uznawanych nośnikach danych w sposób czytelny i łatwo dostępny.
f)
ścieżka audytu obejmuje informacje na temat kontroli zarządczych i audytów operacji;
W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego zgodnie z art. 43 ust. 3
ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596
z późn. zm.) opracowany został Plan działalności Urzędu Marszałkowskiego w Lublinie na
rok 2015, wprowadzony Zarządzeniem Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 18
grudnia 2014 roku. Stanowi on podstawę w realizacji zadań związanych z kontrolą zarządczą
w jednostce. Zadania związane z realizacją kontroli zarządczej wypełnia Departament
Kontroli i Audytu UMWL. W ramach kontroli zarządczej prowadzone są działania
zmierzające do określenia zasad, celów i zadań założonych do realizacji na kolejne lata.
Wykonanie zadań i realizacja celów podlega cyklicznemu monitoringowi i weryfikacji
Strona 100 z 161
w poszczególnych komórkach UMWL, w tym również w departamentach zaangażowanych
w proces wdrażania RPO WL 2014-2020.
Ponadto, oprócz standardowych procedur, obowiązujących w całym Urzędzie
Marszałkowskim, DZ RPO przeprowadza kontrole wewnętrzne w DW EFRR oraz DW EFS,
natomiast DW EFRR oraz DW EFS przeprowadzają kontrole systemowe w Instytucjach
Pośredniczących, mające na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu
zarządzania i kontroli.
W odniesieniu do audytów operacji Instytucja Zarządzająca dokonuje analizy
wyników audytów, ujętych w podsumowaniach z ustaleń audytów operacji,
przeprowadzonych przez IA. W sytuacji stwierdzenia przez IA naruszeń w obszarze
zamówień publicznych, skutkujących wyliczeniem wydatków niekwalifikowalnych,
w przypadku projektu niekontrolowanego przez Instytucję Zarządzającą/Instytucje
Pośredniczące, IZ /IP wszczyna kontrolę tego projektu w celu potwierdzenia stanowiska IA
i w przypadku potwierdzenia ustaleń IA, nakłada korektę finansową, zgodnie z dokumentem
pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane
z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE tzw. Taryfikatorem.
W przypadku pozostałych naruszeń IZ wylicza wydatki niekwalifikowalne, podlegające
zwrotowi.
Zgodnie z art. 125 ust.4 lit. e) rozporządzenia ogólnego IZ sporządza roczne
podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, w tym analizę
charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach.
g)
ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności danych dotyczących wskaźników
produktu danej operacji z celami końcowymi oraz zgłoszonymi danymi i rezultatami
programu (bez uszczerbku dla art. 19 ust. 3 oraz załączników I i II do rozporządzenia PE
i Rady (UE) nr 1304/2013);
Ścieżka audytu umożliwiająca stwierdzenie zgodności danych dotyczących wskaźników
produktu danej operacji z celami końcowymi oraz zgłoszonymi danymi i rezultatami
programu (bez uszczerbku dla art. 19 ust. 3 oraz załączników I i II do rozporządzenia PE
i Rady (UE) nr 1304/2013) będzie realizowana poprzez:


badanie na etapie wyboru projektów do dofinasowania adekwatności wyboru przez
wnioskodawcę wskaźników do zakresu rzeczowego i celów projektu,
wprowadzenie na poziomie kryteriów wyboru projektów do dofinasowania, kryterium
badającego wpływ projektu na realizację wskaźników przyjętych do ram i rezerwy
wykonania,
- okresowy (co kwartał) monitoring postępu realizacji wskaźników produktu pod kątem
realizacji wartości zawartych w programie oraz ram wykonania. Monitoring będzie
prowadzony na podstawie danych zawartych w LSI2014 oraz SL2014, z wszystkich
projektów realizowanych w ramach RPO WL;
- bieżący audyt poszczególnych wskaźników realizowanych w projektach w celu wykrycia
i korekty potencjalnych błędów.
h)
ścieżka audytu, w odniesieniu do instrumentów finansowych, obejmuje dokumenty
potwierdzające, o których mowa w art. 9 ust. 1 lit. e) rozporządzenia delegowanego (UE)
nr 480/2014;
W systemie RPO WL 2014-2020 wsparcie z instrumentów finansowych realizowane
będzie w ramach Działań wdrażanych zarówno przez IZ RPO, jak i Lubelską Agencję
Wspierania Przedsiębiorczości.
Strona 101 z 161
Podczas całego procesu wyboru i podejmowania decyzji o ustanowieniu instrumentów
finansowych IZ/ IP zapewnia, że przestrzegane są:
 przejrzyste procedury wyboru instrumentów finansowych (w tym m.in. funduszy,
pośredników finansowych, instytucji finansowych i zarządców funduszy) oraz
podejmowania decyzji w sprawie wkładów z programów operacyjnych;
 wszystkie obowiązujące przepisy, w tym także zasady dotyczące pomocy publicznej
oraz krajowe i unijne przepisy dotyczące dotacji i zamówień publicznych.
IZ/IP gwarantuje, iż operacja została wybrana zgodnie z kryteriami wyboru, nie została
fizycznie zakończona ani w pełni wdrożona, zanim beneficjent złożył wniosek
o dofinansowanie, została wdrożona zgodnie z decyzją zatwierdzającą i spełniała wszelkie
warunki mające zastosowanie w czasie audytu dotyczące jej funkcjonalności, stosowania
i celów do osiągnięcia.
W ramach dokumentów potwierdzających, umożliwiających weryfikację zgodności
z przepisami unijnymi i krajowymi oraz z warunkami finansowania, wymienionych w art. 9
ust. 1 lit. e) rozporządzenia delegowanego KE (UE) nr 480/2014, w celu stwierdzenia,
że operacja jest zgodna z mającymi zastosowanie przepisami oraz z umową o dofinansowanie
w szczególności sprawdza się:
1. dokumentację dotyczącą projektu, zwłaszcza dotyczącą celu projektu oraz
zaplanowanych wskaźników jego osiągnięcia;
2. stan realizacji działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie realizacji
projektu;
3. zakres procedur kontroli wewnętrznej beneficjenta pod kątem zapewnienia
prawidłowości realizacji projektu, rzetelności i wiarygodności przedkładanych
dokumentów;
4. posiadanie przez beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym;
5. posiadanie przez beneficjenta odpowiednich procedur finansowo – księgowych oraz
procedur dotyczących realizacji projektu pozwalających na racjonalne zapewnienie
o poprawności projektu;
6. spełnienie warunku prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej na potrzeby projektu;
7. zarządzanie przepływami finansowymi;
8. ewidencjonowanie i wykorzystywanie odsetek oraz innych zwrotów;
9. zgodność kosztów zarządzania z przyjętym katalogiem kosztów;
10. zgodność kosztów zarządzania z wydatkami rzeczywiście poniesionymi
i prowadzoną ewidencją wydatków;
11. wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta;
12. zasady dotyczące informacji i promocji projektu;
13. sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach
wdrażania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zadań projektu –
potwierdzenia zgodności dokumentów sprawozdawczych ze stanem faktycznym;
14. poprawność stosowanych procedur przetargowych lub procedur dotyczących
konkurencyjności. W przypadku beneficjentów, którzy nie są zobligowani
do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych audyt powinien obejmować także
prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz
stosowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania;
Strona 102 z 161
15. sposób archiwizacji dokumentów.
Instytucja Zarządzająca dopuszcza możliwość zmiany modelu wdrażania instrumentów
finansowych po otrzymaniu wyników analizy ex-ante w tym zakresie.
Szczegółowe procedury oraz zasady udzielania wsparcia w ramach instrumentów
finansowych określać będzie Instrukcja Wykonawcza, Umowa o dofinansowanie oraz
Wytyczne programowe.
2.3.2 INSTRUKCJE DOTYCZĄCE ZAPEWNIENIA PRZEZ
BENEFICJENTÓW/ INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE/INSTYTUCJĘ
ZARZĄDZAJĄCĄ DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW
POTWIERDZAJĄCYCH, W TYM INSTRUKCJE
PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW (OKRES I FORMAT
PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW)
Instytucja Zarządzająca, Instytucje Pośredniczące oraz beneficjenci zobowiązani są
do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Programu zgodnie z art. 140 i art.
125 ust. 2 pkt. d Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 w związku z art. 6-11 Rozporządzenia
Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 r. oraz zgodnie z art. 23 ust.3 ustawy
wdrożeniowej.
Dokumentacja pozwalająca na odtworzenie ścieżki audytu, związana w szczególności z:

wyborem projektów,

certyfikacją wydatków w ramach programu (wraz z zapisami księgowymi
i dokumentami dowodowymi),

dokonywaniem płatności na rzecz beneficjentów programu,

realizacją projektów tj. specyfikacje techniczne, plany finansowe, dokumenty
dotyczące przeznaczenia pomocy, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz
sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów,
archiwizowana jest przez poszczególne jednostki zaangażowane w realizację RPO WL przez
okres 3 lat od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia pomocy.
Dokumenty zawierające informacje, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym
ujawnieniem, jako stanowiące tajemnicę państwową lub służbową są przechowywane
i udostępniane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji
niejawnych (Dz.U. z 2010 r. nr 182 poz. 1228). Ponadto, dokumenty te podlegają
udostępnianiu na zasadach i w trybie określonym w ustawie z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2014 r. poz. 782).
Informacje zawarte w raportach o nieprawidłowościach ze względu na zamieszczone
w nich indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do wystąpienia
nieprawidłowości podlegają odpowiedniej ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997
r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182) i są wykorzystywane wyłącznie
do użytku służbowego.
Odpowiednie zapisy dotyczące wypełniania wymogów archiwizacji zostaną
zamieszczone w umowie o dofinansowanie realizacji projektu podpisywanej z beneficjentem
Strona 103 z 161
oraz w Porozumieniu zawieranym pomiędzy IZ a IP . Szczegółowe procedury dotyczące
archiwizacji dokumentów zostaną opisane w Instrukcjach Wykonawczych IZ i IP .
2.3.2.1 WSKAZANIE OKRESU PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW
Zgodnie z art. 140 ust.1 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 Instytucja Zarządzająca
ma obowiązek udostępnić dokumenty potwierdzające wydatki wspierane z funduszy polityki
spójności przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia
wydatków, w którym ujęto dany wydatek dotyczący danej operacji. Dotyczy to wydatków
kwalifikowanych, które wynoszą mniej niż 1 000 000 EUR.
W pozostałych przypadkach wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki powinny być
udostępnianie przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu
zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji.
Instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o skróceniu terminu udostępniania dokumentów
do dwóch lat, od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym
ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji ( w przypadku operacji dla których
całkowite wydatki kwalifikowane wynoszą mniej niż 1 000 000 EUR).
Ponadto dokumenty powinny być przechowywane zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy
wdrożeniowej.
2.3.2.2 FORMAT, W JAKIM DOKUMENTY MAJĄ BYĆ PRZECHOWYWANE
Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów lub kopii poświadczonych
za zgodność z oryginałem w formie papierowej, na nośnikach elektronicznych oraz w formie
elektronicznej w sposób czytelny i łatwo dostępny lub w formie oryginałów lub kopii
poświadczonych za zgodność z oryginałem w formie papierowej . Dokumenty w formie
papierowej przechowuje się w segregatorach lub teczkach oznaczonych zgodnie z przyjętym
w danej jednostce systemem znakowania pism zawartym w Instrukcji Kancelaryjnej.
Po terminie przewidzianym do przechowywania dokumentacji zostaje ona przekazana
do archiwum zakładowego, zgodnie z procedurą określoną w Instrukcji organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego.
Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w formie elektronicznej, systemy komputerowe,
w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa
zapewniające, że dokumenty te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich
oprzeć do celów audytu.
Dokumentacja księgowa przechowywana jest zgodnie z zapisami ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zmianami).
Zgodnie z zapisami art. 74 tej ustawy instytucje zaangażowane we wdrażanie programów
operacyjnych zobowiązane są do trwałej archiwizacji zatwierdzonych rocznych sprawozdań
finansowych, zaś pozostałych dokumentów finansowych – nie krócej niż 5 lat. Podmioty
wymienione w art. 2 ustawy o rachunkowości mają obowiązek przechowywać wymienioną
w art. 71 ustawy dokumentację finansową w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi
zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.
Strona 104 z 161
2.4
NIEPRAWIDŁOWOŚCI I KWOTY ODZYSKANE
2.4.1 PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ INSTYTUCJI
POŚREDNICZĄCYCH W ZAKRESIE POWIADAMIANIA O
NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH I ICH KORYGOWANIA ORAZ DZIAŁAŃ
NASTĘPCZYCH
Nieprawidłowość na podstawie przepisu art. 2 pkt 36 Rozporządzenia ogólnego
1303/2013 oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego
stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego
zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet
Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem.
Za wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach do KE, odpowiedzialne są
IZ RPO oraz IP w zakresie w jakim IZ oddeleguje część zadań w tym zakresie.
Jeśli stwierdzona w wyniku kontroli nieprawidłowość spełnia definicję
nieprawidłowości systemowej jest niezwłocznie zgłaszana, w uzasadnionych przypadkach z
określoną wysokością korekty finansowej do DZ RPO w celu dokonania ostatecznych
ustaleń.
Nieprawidłowość systemowa oznacza każdą nieprawidłowość, która może mieć
charakter powtarzalny, o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia w podobnych rodzajach
operacji, będącą konsekwencją istnienia poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu
systemu zarządzania i kontroli, w tym polegającą na niewprowadzeniu odpowiednich
procedur zgodnie z Rozporządzeniem ogólnym oraz z przepisami dotyczącymi
poszczególnych funduszy (art. 2, pkt 38 Rozporządzenia ogólnego).
Na podstawie art. 122 ust. 2 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013, wewnętrznych
procedur określających osoby odpowiedzialne oraz terminy weryfikacji i sporządzania
poszczególnych dokumentów, IZ i IP przygotowują, w systemie IMS (uruchomionym
na platformie AFIS – OLAF) informacje o nieprawidłowościach przekraczających
10 000 EURO tytułem wkładu z funduszu polityki spójności oraz informacje o istotnych
postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych i prawnych.

IZ/IP są zobowiązane do przekazywania informacji o każdym przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości polegającej na wykorzystaniu przez beneficjenta przekazanych
środków finansowych niezgodnie z ich przeznaczeniem lub umową/decyzją
o dofinansowanie projektu. Informacje o nieprawidłowościach przekazywane
są odpowiednio w raportach lub zestawieniach.

IZ rejestruje zgłoszone nieprawidłowości, weryfikuje dokumenty informujące
o nieprawidłowościach oraz monitoruje ich proces naprawczy.

IZ gromadzi informacje o nieprawidłowościach (uzyskane z raportów przesłanych
do IZ oraz własnych działań kontrolnych) i przekazuje je w określonych terminach do
MF-R (jednostka właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w
wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności - Departament Ochrony
Interesów Finansowych Unii Europejskiej w MF).

IZ opracowuje 4 następujące rodzaje dokumentów i przekazuje je w odpowiednich
terminach do MF, tj.:

raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu
do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL,
Strona 105 z 161

raporty
o
nieprawidłowościach
podlegających
kwartalnemu
zgłoszeniu
do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL lub informacje o braku nowych
nieprawidłowości podlegających zgłoszeniu do KE,

raporty o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami
zgłoszonymi do KE przez MF-R,

kwartalne
zestawienie
nieprawidłowości
niepodlegających
raportowaniu
do KE (niniejsze zestawienie jest jedynie przekazywane IC)

MF-R przekazuje do KE raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu
zgłoszeniu
do
KE
jak
też
podlegające
kwartalnemu
zgłoszeniu
do KE (po ich uprzednim zweryfikowaniu).

Po dokonaniu pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej, MF-R niezwłocznie
zatwierdza raport w systemie IMS (Irregularity Managment System) i tym samym
przekazuje do KE informacje o nieprawidłowościach kwalifikujących się
do niezwłocznego lub kwartalnego zgłoszenia.

IZ informuje MF-R o stwierdzonych w poprzednich okresach sprawozdawczych
nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE, przekazując je
w kolejnych kwartałach za pomocą raportów. Informacje te są przekazywane wyłącznie
w przypadku, jeśli w związku z raportowanymi wcześniej nieprawidłowościami
w danym okresie sprawozdawczym nastąpiły:
a. wszczęcie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych
lub karnych;
b. zakończenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji
administracyjnych lub karnych;
c. umorzenie lub zawieszenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji
d. konieczność skorygowania informacji przekazanych do KE w dotychczasowych
raportach;
e. konieczność anulowania nieprawidłowości zgłoszonej do KE.
Jeśli żadna z powyższych okoliczności nie wystąpi w okresie sprawozdawczym, raport
informujący o działaniach następczych nie jest przekazywany.

DW EFRR/DW EFS gromadzi wszystkie raporty przekazane do MF-R w danym
okresie sprawozdawczym i ujmuje je na zbiorczej liście, którą przekazuje do wiadomości
Dyrektora DZ RPO niezwłocznie po zatwierdzeniu przez MF-R wszystkich raportów
dotyczących poprzedniego kwartału. Przekazanie powyższych informacji ze względu
na zamieszczone w nich indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących
do wystąpienia nieprawidłowości podlegają odpowiedniej ochronie na podstawie ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r. nr 133, poz. 883
z późn. zm.) oraz powinny być wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego.
Zgodnie z art. 122 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013, IZ zapobiega
nieprawidłowościom, wykrywa je i koryguje a także odzyskuje kwoty nienależnie wypłacone
wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie. Do odzyskiwania kwot stosowane są
przepisy art. 207 ustawy o finansach publicznych, zarówno w stosunku do środków
europejskich jak i współfinansowania krajowego.
Nieprawidłowości zgłoszone do właściwych instytucji zgodnie z PION podlegają
rejestracji przez instytucję zgłaszającą i monitorowaniu czynności zmierzających do ich
usunięcia.
Strona 106 z 161
Szczegółowe opisy procedur dotyczących odzyskiwania kwot do zwrotu przez
beneficjentów, w tym wydawania decyzji o zwrocie na podstawie art. 207 ustawy o finansach
publicznych zostaną zawarte w Instrukcjach Wykonawczych IZ oraz IP .
Kwoty odzyskane/wycofane
Opis systemu służącego zapewnieniu szybkiego odzyskania pomocy unijnej
W przypadku konieczności odzyskania od beneficjenta środków, IZ (lub IP) wszczyna
postępowanie mające na celu odzyskanie kwoty do zwrotu oraz kwalifikuje należność jako
kwotę do odzyskania albo kwotę wycofaną po anulowaniu całości lub części wkładu UE dla
projektu. Właściwa instytucja wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody
na pomniejszenie kolejnych płatności na jego rzecz. W przypadku bezskuteczności ww.
wezwania, wydaje się decyzję o zwrocie przez beneficjenta kwoty do zwrotu, określającą
m.in. sposób zwrotu środków (wpłata kwoty na rachunek bankowy wskazany w decyzji lub
pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta).
W odniesieniu do beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, nie
wydaje się ww. decyzji ani nie wzywa się do zwrotu kwoty. Kwoty do zwrotu przez
beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi kwalifikowane są
co do zasady jako kwoty wycofane.
Instytucja Certyfikująca upewnia się, że kwoty odzyskane pomniejszają kolejne
Deklaracje wydatków od IZ do IZ/IC.
Informacje na temat stanu postępowania windykacyjnego przekazywane są
w dokumentach przedkładanych zgodnie z istniejącymi zasadami informowania
o nieprawidłowościach, tj. zgodnie z Procedurą informowania Komisji Europejskiej
o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności
w latach 2014-2020 i Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie sposobu
postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych
i Funduszu Spójności w okresie programowania 2014-2020 oraz przy Deklaracjach
wydatków od IZ do IZ/IC. IZ monitoruje system zwrotu środków przez beneficjentów
na podstawie danych w Rejestrze Obciążeń na Projekcie.
Kwoty podlegające procedurze odzyskiwania oraz kwoty wycofane są rejestrowane
przez właściwe instytucje w SL2014 w module „Rejestr obciążeń na projekcie”. Instytucja
Zarządzająca w ramach tego modułu prowadzi również rejestr odsetek umownych należnych
państwu członkowskiemu oraz odsetek karnych należnych Komisji Europejskiej. Przez
odsetki umowne rozumie się odsetki naliczone za okres od dnia przekazania środków
Beneficjentowi do dnia ich zwrotu bądź do dnia wpływu pisemnej zgody na pomniejszenie
kolejnych wniosków o płatność. Natomiast przez odsetki karne rozumie się odsetki naliczone
za okres po upływie 14 dni od doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w art. 207 ust 9
ustawy o finansach publicznych
Odsetki karne należne KE naliczane są proporcjonalnie w stosunku do wkładu UE w kwocie
nieprawidłowo wydatkowanej. W uzasadnionych przypadkach, Instytucja Zarządzająca RPO
może zostać zwolniona z obowiązku prowadzenia rejestru przedmiotowych odsetek
w podziale na umowne oraz karne. Wówczas Instytucja Zarządzająca zalicza oraz rejestruje
wszystkie odsetki jako odsetki karne należne KE.
Tryb oraz zasady gromadzenia danych w zakresie kwot podlegających procedurze
odzyskiwania oraz kwot wycofanych określają Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia
i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, Instrukcja użytkownika
Strona 107 z 161
SL2014 oraz wewnętrzne procedury Instytucji Zarządzającej RPO. IZ pomniejsza kolejne
Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność od Instytucji Zarządzającej do
Instytucji Certyfikującej o kwoty wycofane, niezwłocznie po zakwalifikowaniu środków do
tej kategorii. W przypadku kwot podlegających procedurze odzyskiwania, IZ pomniejsza
kolejne Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność od Instytucji
Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dopiero w momencie ich odzyskania.
IZ przekazuje do IC aktualne informacje o ww. kwotach wraz z Poświadczeniem
i deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność od IZ do IC, zgodnie z Wytycznymi IC lub
każdorazowo na prośbę IC.
Instytucja Certyfikująca upewnia się przy pomocy danych zawartych w SL2014,
że kolejna Deklaracja wydatków, otrzymana od IZ, została pomniejszona o kwoty odzyskane.
Tym samym kwoty te pomniejszają kwoty wydatków wnioskowanych do KE. Szczegółowe
procedury w tym zakresie zawiera Instrukcja Wykonawcza IZ, w części dotyczącej IC oraz
Instrukcja użytkownika SL2014
Strona 108 z 161
2.4.2 OPIS PROCEDUR MAJĄCYCH NA CELU SPEŁNIENIE OBOWIĄZKU
POWIADOMIENIA KE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ZGODNIE Z Art. 122
ust. 2 Rozporządzenia (UE) 1303/2013. (wraz ze schematem przedstawiającym
struktury raportowania).
Schemat 14 Struktury raportowania o nieprawidłowościach
Strona 109 z 161
Za wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach, zgodnie z przyjętym systemem
informowania o nieprawidłowościach odpowiedzialna jest IZ. W przypadku RPO WL
za powyższy proces w zakresie projektów współfinansowanych z EFRR
odpowiedzialny jest DW EFRR, natomiast w zakresie projektów współfinansowanych
z EFS zadania te wykonuje DW EFS.
2.
Pozostałe instytucje uczestniczące we wdrażaniu funduszy strukturalnych i Funduszu
Spójności w Polsce, w przypadku wykrycia lub uzyskania zawiadomienia o podejrzeniu
popełnienia wystąpienia nieprawidłowości, zobowiązane są do niezwłocznego
przekazania odpowiednich informacji do IZ.
3.
Źródłem informacji o przypadkach wystąpienia nieprawidłowości mogą być również
wyniki postępowań prowadzonych przez inne podmioty m. in. Generalnego Inspektora
Kontroli Skarbowej, Najwyższą Izbą Kontroli, Regionalną Izbę Obrachunkową
i organy ścigania.
4.
Na podstawie wewnętrznych procedur określających osoby odpowiedzialne oraz
terminy weryfikacji i sporządzania poszczególnych dokumentów, IZ przygotowuje
raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE
stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL, raporty o nieprawidłowościach
podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją
RPO WL lub informacje o braku nowych nieprawidłowości podlegających zgłoszeniu
do KE, raporty o działaniach następczych prowadzonych w związku
z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE.
5.
IZ zobowiązuje IP do informowania IZ o każdym przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości polegającej na wykorzystaniu przez beneficjenta przekazanych
środków finansowych niezgodnie z ich przeznaczeniem lub umową/decyzją
o dofinansowanie projektu. Informacje o nieprawidłowościach przekazywane
są odpowiednio w raportach lub zestawieniach.
6.
IZ rejestruje zgłoszone nieprawidłowości, weryfikuje dokumenty informujące
o nieprawidłowościach oraz monitoruje ich usuwanie.
7.
IZ gromadzi informacje o nieprawidłowościach i przekazuje do jednostki właściwej
w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy
strukturalnych i Funduszu Spójności.
8.
IZ opracowuje raporty o nieprawidłowościach i przekazuje je w odpowiednich
terminach do jednostki właściwej w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach
w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz kwartalne
zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE.
9.
Po dokonaniu pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej, raport w systemie NIMS
(New Irregularity Managment System) jest niezwłocznie zatwierdzany i tym samym
przekazywana jest do KE informacja o nieprawidłowościach kwalifikujących się
do niezwłocznego zgłoszenia.
10. IZ informuje jednostkę właściwą w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach
w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności o stwierdzonych
w poprzednich okresach sprawozdawczych nieprawidłowościach podlegających
kwartalnemu raportowaniu do KE, przekazując je w kolejnych kwartałach za pomocą
raportów. Informacje te są przekazywane wyłącznie w przypadku, jeśli w związku
z raportowanymi wcześniej nieprawidłowościami w danym okresie sprawozdawczym
nastąpiły:
a) wszczęcie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych
lub karnych;
b) zakończenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych
lub karnych;
1.
Strona 110 z 161
c) umorzenie lub zawieszenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji
d) konieczność skorygowania informacji przekazanych do KE w dotychczasowych
raportach;
e) konieczność anulowania nieprawidłowości zgłoszonej do KE.
Jeśli żadna z powyższych okoliczności nie wystąpi w okresie sprawozdawczym, raport
informujący o działaniach następczych nie jest przekazywany.
11. W szczególnych przypadkach, gdy KE wyraźnie zażądała przekazywania informacji
dotyczących danej nieprawidłowości, niezależnie od stwierdzonej kwoty, IZ ma
obowiązek
poinformowania
KE
o
wykrytych
bądź
podejrzewanych
nieprawidłowościach.
3
3.1
INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA
INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE I ICH GŁÓWNE FUNKCJE
Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie pełni funkcję
Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z realizacją Priorytetów
Inwestycyjnych (PI) współfinansowanych z EFRR w następujących Działaniach:
Działanie 1.2 – Badania celowe;
Działanie 1.3- Infrastruktura badawczo-rozwojowa w przedsiębiorstwach;
Działanie 1.4- Transfer technologii i komercjalizacji badań;
Działanie 1.5- Bon na patent;
Działanie 3.2- Instrumenty kapitałowe;
Działanie 3.3- Przedsiębiorstwa odpryskowe;
Działanie 3.4- Dostosowanie oferty IOB do potrzeb rynku;
Działanie 3.5-Bon na doradztwo;
Działanie 3.7- Wzrost konkurencyjności MŚP
Działanie 4.2- Produkcja energii z OZE w przedsiębiorstwach;
Działanie 5.1 – Poprawa efektywności energetycznej przedsiębiorstw;
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej
w zakresie zadań związanych z realizacją priorytetów inwestycyjnych (PI)
współfinansowanych z EFS w następujących Działaniach:
Działanie 9.1- Aktywizacja zawodowa;
Działanie 9.2- Aktywizacja zawodowa - projekty PUP;
Działanie 11.1- Aktywne włączenie;
Strona 111 z 161
Gmina Lublin (Miasto Lublin) pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej w zakresie
zadań związanych z realizacją działań współfinansowanych z EFRR :
Działanie 2.2
Cyfryzacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach Zintegrowanych
Inwestycji Terytorialnych
Działanie 3.8
Tereny inwestycyjne w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
Działanie 5.6
Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna dla Zintegrowanych
Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego
Działanie 7.5
Ochrona bioróżnorodności dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
Działanie 8.4
Transport w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego
Działanie 13.8 Rewitalizacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach
Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
3.1.1 WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH
BEZPOŚREDNIO PRZEZ IP
Szczegółowa lista zadań powierzonych IP została określona w Porozumieniu
międzyinstytucjonalnym zawartym pomiędzy IZ a IP.
W ramach wdrażania powierzonych Działań do zadań Lubelskiej Agencji Wspierania
Przedsiębiorczości należą w szczególności:
1) przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych PI,
spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a Rozporządzenia ogólnego
1303/2013,
2) prowadzenie naboru i oceny wniosków o dofinansowanie, w tym obsługi procedury
3) zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu, zgodnie z wzorem
zatwierdzonym przez Instytucję Zarządzającą, przyjmowanie zabezpieczeń realizacji
umowy, aneksowanie oraz rozwiązywanie umów,
4) rozliczanie projektów oraz zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych, na rzecz beneficjentów, z wyłączeniem beneficjentów
będących państwowymi jednostkami budżetowymi,
5) zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji
wdrażanych PI,
6) prowadzenie kontroli projektów, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków
7) weryfikacja i poświadczanie wydatków w ramach PI, w tym przygotowywanie
8) przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach
i weryfikacjach prowadzonych w związku z rozliczaniem wydatków, w szczególności dla
potrzeb certyfikacji,
9) nakładanie korekt finansowych,
Strona 112 z 161
10) odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych
publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, w tym:
 wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację projektów lub
zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207
ust. 9 i art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych,
 wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo
przeznaczonych na realizację projektów lub zadań, o których mowa w art. 61
ustawy o finansach publicznych,
 prowadzenie postępowań egzekucyjnych związanych z odzyskiwaniem kwot
11) zgłaszanie, na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, do ministra
12) wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach,
13) wprowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć
14) prowadzenie sprawozdawczości oraz monitorowanie postępów w realizacji
wdrażanych PI, w tym realizacja i monitorowanie celów pośrednich oraz końcowych
ustanowionych dla Osi Priorytetowej w zakresie PI, o których mowa w § 2 ust. 1,
15) zapewnianie informacji o wdrażanych PI i ich promocja zgodnie ze Strategią
komunikacji Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych
i promocyjnych,
16) współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym
17) przekazywanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez Instytucję
Zarządzającą rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137
rozporządzenia ogólnego oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania,
o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad
finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego
rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE 2012, seria L, Nr 298,
s. 1, z późn. zm.),
18) przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących projektów, wydatków, kontroli
i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
19) badanie skarg wnoszonych do Komisji Europejskiej w związku z art. 74 ust. 3
Rozporządzenia ogólnego 1303/2013
W ramach wdrażania powierzonych priorytetów inwestycyjnych do zadań
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie należą w szczególności:
1) przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych PI,
spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego,
2) prowadzenie naboru i oceny wniosków o dofinansowanie, w tym obsługę procedury
3) zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub wydawanie
decyzji
Strona 113 z 161
o dofinansowaniu projektu, zgodnie z wzorem zatwierdzonym przez Instytucję
Zarządzającą, przyjmowanie zabezpieczeń realizacji umowy, aneksowanie oraz
rozwiązywanie umów,
4) rozliczanie projektów oraz zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych, na rzecz beneficjentów, z wyłączeniem beneficjentów
będących państwowymi jednostkami budżetowymi oraz dokonywanie wypłat dotacji
celowej na rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi krajowemu ze
środków budżetu państwa,
5) zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji
wdrażanych PI,
6) prowadzenie kontroli projektów, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków
7) weryfikacja i poświadczanie wydatków w ramach PI, w tym przygotowywanie
8) przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji
o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z rozliczaniem wydatków,
w szczególności dla potrzeb certyfikacji,
9) nakładanie korekt finansowych,
10) odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych
publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, albo w decyzji
o dofinansowaniu projektu, w tym:
- wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację projektów lub
zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9
i art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych,
- wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo
przeznaczonych na realizację projektów lub zadań, o których mowa w art. 61 ustawy
- prowadzenie postępowań egzekucyjnych związanych z odzyskiwaniem kwot
11) zgłaszanie, na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, do ministra
12) wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach,
13) wprowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć
14) prowadzenie sprawozdawczości oraz monitorowanie postępów w realizacji
wdrażanych PI, w tym realizacja i monitorowanie celów pośrednich oraz końcowych
ustanowionych dla Osi Priorytetowej w zakresie PI, o których mowa w § 2 ust. 1,
15) zapewnianie informacji o wdrażanych PI i ich promocja zgodnie ze Strategią
komunikacji Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych
i promocyjnych,
16) współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym
17) przekazywanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez Instytucję
Zarządzającą rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137
Strona 114 z 161
rozporządzenia ogólnego oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania,
o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad
finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego
rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE 2012, seria L,
Nr 298, s. 1, z późn. zm.),
18) przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących projektów, wydatków, kontroli
i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
W ramach wdrażania powierzonych działań do zadań Gminy Lublin (Miasta Lublin) należą
w szczególności:
1) przygotowania propozycji kryteriów wyboru projektów pozakonkursowych w ramach
oceny strategicznej zgodności ze Strategią ZIT LOF w zakresie wdrażanych Działań
współfinasowanych z EFRR RPO WL 2014-2020 w ramach ZIT LOF, spełniających
warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego,
2) wyboru projektów do dofinansowania w formule ZIT (ocena zgodności ze Strategią
ZIT LOF),
3) monitorowania i sprawozdawania z realizacji ZIT w ramach RPO, w tym
monitorowania i sprawozdawania stanu przygotowania projektów pozakonkursowych
4) zapewniania informacji o wdrażanych Działaniach zgodnie ze Strategią komunikacji
Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych PO PT;
5) współpracy z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym
udostępniania informacji na potrzeby badań ewaluacyjnych,
6) przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektów, kontroli i audytów
wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
7) ochrony i przetwarzania danych osobowych z zapewnieniem bezpieczeństwa i
poufności danych oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, w zależności
od zakresu zadań.
Strona 115 z 161
3.2
ORGANIZACJA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH
3.2.1 SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ POSZCZEGÓLNYCH
KOMÓREK INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH
Schemat 15 Struktura organizacyjna LAWP
Strona 116 z 161
Struktura zatrudnienia w LAWP:
1.
Dyrektor - 1 etat
2.
Z-ca Dyrektora - 2 etaty
3.
Oddział Oceny Projektów – 20 etatów
4.
Oddział Realizacji Projektów – 26 etatów
5.
Oddział Kontroli – 18 etatów
6.
Oddział Komunikacji RPO – 5 etaty (w tym 2 stanowiska ds. obsługi punktu
kontaktowego)
7.
Oddział Administracyjno -Kadrowy – 10 etatów (w tym kancelaria ogólna/sekretariat)
8.
Wieloosobowe stanowisko ds. odwołań - 3 etaty
9.
Oddział Finansowy - 5 etatów
10.
Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego – 1 etat
11.
Samodzielne stanowisko ds. koordynacji i wdrażania prac systemowych – 1 etat
12.
Wieloosobowe stanowisko radcy prawnego – 2 etaty (na które składa się zatrudnienie
3 osób).
Razem 94 etaty
Podstawowy zakres zadań poszczególnych komórek LAWP:
Oddział Realizacji Projektów:
•
współudział w opracowywaniu instrukcji wewnętrznych, a w szczególności Instrukcji
Wykonawczej IP oraz wytycznych programowych w zakresie zadań oddziału,
•
przygotowywanie i realizacja harmonogramów płatności,
•
przyjmowanie, weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków
beneficjentów o płatność i wniosków o zaliczkę oraz przekazywanie dyspozycji
dokonania przelewu do OF LAWP,
•
przygotowywanie i przekazywanie do IZ RPO prognoz wydatków oraz Poświadczenia
i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej,
•
prowadzenie kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektów,
•
przekazywanie do beneficjentów informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach,
•
przygotowanie i zawieranie aneksów do umów o dofinansowanie,
•
przygotowywanie informacji o zawieszeniu płatności,
•
sporządzanie i przekazywanie do IZ RPO informacji z realizacji powierzonych
Działań RPO oraz sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej,
•
sporządzenie informacji niezbędnych w procesie certyfikacji,
•
monitorowanie udzielania i rozliczania zaliczek
•
monitorowanie i umieszczanie informacji na temat realizacji projektu
w elektronicznej bazie danych,
•
udział w wykrywaniu
nieprawidłowości
oraz
sporządzanie
raportów
o nieprawidłowościach w realizacji Programu,
•
opracowywanie i przekazywanie do IZ RPO informacji o sposobie usunięcia
nieprawidłowości,
•
przygotowywanie wniosków w sprawie rozwiązania umowy z beneficjentem,
Strona 117 z 161
•
•
•
podejmowanie działań zmierzających do odzyskania od beneficjentów kwot
prowadzenie kontroli krzyżowych,
monitorowanie wskaźników produktu i rezultatu na etapie realizacji projektu.
•
Wykonawczej IP oraz Wytycznych programowych w zakresie zadań oddziału,
•
opracowywanie dokumentacji konkursowej,
•
ogłaszanie i przeprowadzanie konkursów,
•
nabór wniosków o dofinansowanie,
•
przeprowadzanie oceny wniosków o dofinansowanie, w tym przyjmowanie uzupełnień
do wniosków,
•
obsługa prac Komisji Oceny Projektów,
•
informowanie wnioskodawców o wynikach procesu oceny,
•
przygotowywanie list zawierających wyniki oceny składanych projektów,
•
przyjmowanie i weryfikacja załączników obligatoryjnych do podpisania umowy
o dofinansowanie,
•
przygotowywanie i podpisywanie umów z wnioskodawcami o dofinansowanie
realizacji projektów,
•
przyjmowanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy i ich weryfikacja,
•
przygotowywanie dokumentacji w sprawie rozwiązania umowy z Beneficjentem
w przypadku niezłożenia w terminie zabezpieczenia do umowy,
•
umieszczanie informacji na temat wniosku o dofinansowanie w elektronicznej bazie
prowadzonej na potrzeby monitorowania,
•
prowadzenie sprawozdawczości w zakresie prowadzonych spraw,
•
udział w wykrywaniu i raportowaniu nieprawidłowości,
•
monitorowanie postępu wskaźników produktu i rezultatu na etapie oceny wniosku
o dofinansowanie i podpisania umowy,
•
współpraca z innymi jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO,
•
przygotowanie odpowiedzi w sprawie skarg i wniosków interesantów oraz zapytań
i wniosków od posłów, senatorów oraz radnych województwa.
Oddział Administracyjno-Kadrowy:
•
opracowywanie Regulaminu Organizacyjnego oraz regulaminów wewnętrznych
związanych ze sprawami administracyjno-kadrowymi LAWP, w szczególności
regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin ZFŚS i aktów normatywnych
Dyrektora LAWP oraz ich ewidencjonowanie,
•
nadzór nad działalnością LAWP w zakresie jej zgodności z przepisami prawnymi,
oraz zarządzeniami i regulacjami wewnętrznymi,
•
obsługa informatyczna LAWP:

administrowanie systemem komputerowym LAWP i wykonywanie obsługi
technicznej LAWP w tym zakresie,

koordynowanie i nadzór nad wdrażaniem i modyfikacjami systemów
komputerowych, oprogramowania użytkowego oraz bezpieczeństwa systemów
informatycznych,

wykonywanie zadań z zakresu ustawy o ochronie danych osobowych
dotyczących zarządzania systemem informatycznym,
Strona 118 z 161

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
administracja krajowym i lokalnym systemem informatycznym obsługującym
RPO WL w ramach zadań LAWP,
organizowanie i prowadzenie Sekretariatu LAWP i Kancelarii Ogólnej LAWP,
administrowanie majątkiem LAWP,
zaopatrzenie pracowników w środki techniczno-biurowe i socjalne,
prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych
wyposażenia oraz materiałów biurowych,
planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych,
planowanie i realizacja innych robót i usług,
planowanie i realizacja modernizacji i remontów,
nadzór nad realizacją przepisów OC w LAWP oraz współpraca z instytucjami obrony
cywilnej,
obsługa porządkowo-konserwacyjna LAWP.
przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków w zakresie
działalności IP,
przeprowadzanie procedur zamówień publicznych dla wydatków LAWP zgodnie
z ustawą prawo zamówień publicznych i innymi aktami normatywnymi,
przygotowywanie i opracowywanie Regulaminu udzielania zamówień publicznych
obowiązującego w LAWP oraz nadzór nad jego przestrzeganiem przez pracowników
LAWP,
realizacja zakupów zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych
obowiązującym w LAWP,
prowadzenie wykazu postępowań o zamówienie publiczne powyżej 30 000 euro
i poniżej 30 000 euro,
prowadzenie spraw kadrowych pracowników LAWP,
prowadzenie spraw związanych z rekrutacją i awansowaniem pracowników,
prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem ocen pracowników,
prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk uczniów i studentów oraz
staży,
opracowywanie opisu stanowisk pracy w LAWP,
naliczanie wynagrodzeń pracowników LAWP, w tym: naliczanie składek
na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, PFRON, podatek dochodowy od osób
fizycznych, zasiłków ZUS i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy,
naliczanie odpisów na ZFŚS oraz prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem
środków z ZFŚS,
sporządzanie deklaracji ZUS, sporządzanie PIT - ów,
sprawozdawczość budżetowa i finansowa w zakresie prowadzonych spraw,
prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i zażaleń
na działalność pracowników LAWP,
prowadzenie archiwum LAWP,
zabezpieczenie dokumentacji archiwalnej oraz aktualizacja zasobów archiwalnych,
przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy,
sporządzanie i przedstawienie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz
stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć
technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia
i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz
w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych
Strona 119 z 161
•
•
•
•
•
•
•
•
•
wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych
wniosków,
prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących
wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie
choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników
szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa higieny pracy,
współpraca ze społecznymi inspektorami pracy, Państwową Inspekcją Pracy
i Inspekcją Sanitarną w sprawach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
nadzorowanie i kontrola właściwego stosowania przez pracowników odzieży
ochronnej i roboczej,
organizowanie szkoleń pracowników LAWP w zakresie bezpieczeństwa i higieny
pracy,
sprawowanie kontroli w zakresie ochrony przeciwpożarowej,
koordynacja i opracowywanie sprawozdań i informacji z zakresu ochrony
przeciwpożarowej i BHP,
przeprowadzanie służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego
tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku
urzędniczym,
organizacja i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry
wdrażającej.
Wieloosobowe stanowisko radcy prawnego:
świadczenie pomocy prawnej w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach
prawnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 507) na rzecz LAWP,
•
prowadzenie rejestru spraw sądowych i opinii prawnych.
•
Oddział Kontroli:
•
przygotowywanie, aktualizowanie rocznych planów kontroli projektów,
•
kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta w ramach
powierzonych Działań
•
przygotowywanie informacji pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli wraz
z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi,
•
weryfikacja realizacji zaleceń pokontrolnych,
•
udział w wykrywaniu i raportowaniu nieprawidłowości,
•
weryfikacja obowiązku zachowania trwałości projektów realizowanych w ramach
wdrażanych Działań,
•
przygotowywanie dla IZ okresowej informacji dotyczącej przeprowadzonych kontroli,
•
Wykonawczej IP oraz wytycznych programowych w zakresie zadań oddziału.
•
przeprowadzanie kontroli projektów na wniosek Oddziału Oceny Projektów, zgodnie z art.
22 ust. 4 i ust. 10 oraz art. 23 ust.3 ustawy wdrożeniowej,
•
prowadzenie kontroli krzyżowej,
Oddział Komunikacji RPO:
•
•
realizacja określonych zamówień publicznych w zakresie kompetencji Oddziału oraz
współpraca z IZ RPO w tym zakresie,
współpraca z IZ RPO w zakresie realizacji Strategii komunikacji RPO WL na lata
2014-2020 oraz opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych planów działań
Strona 120 z 161
•
informacyjnych i promocyjnych w zakresie kompetencji LAWP oraz stosowanie w
tym obszarze wszelkich zaleceń i rekomendacji IZ RPO,
prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z Wytycznymi w zakresie
informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,
przyjętą Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata 2014-2020, Księgą
identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów
polityki spójności na lata 2014-2020, Strategią komunikacji RPO WL na lata 20142020, Rocznym planem działań informacyjnych i promocyjnych oraz instrukcją
wykonawczą IP, w tym:
 działań informacyjno-promocyjnych związanych z uruchomieniem naborów
wniosków do potencjalnych beneficjentów wdrażanych CT i PI RPO WL,
uzupełniających do działań o szerokim zasięgu prowadzonych przez IZ RPO,
 punktu kontaktowego w zakresie zadań realizowanych przez LAWP (odpowiedzi
na pytania od potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów, drogą
telefoniczną, mailową, pocztową oraz osobiście w punkcie kontaktowym)
 koordynowanie spraw związanych z udzielaniem jednolitej informacji
potencjalnym beneficjentom i beneficjentom we współpracy z komórkami
organizacyjnymi LAWP
 przygotowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych na temat wdrażanych
CT i PI RPO WL, w tym opracowywanie i wydawanie publikacji informacyjnych
w tym zakresie,
 działań edukacyjnych dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów
wdrażanych CT i PI RPO WL (na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych w/w
grup),
 umieszczanie i aktualizowanie informacji zamieszczanych na odpowiednich
podstronach portalu internetowego RPO WL (w tym informacji dotyczących
naborów wniosków oraz zasad realizacji projektu) oraz w Wyszukiwarce Dotacji,
 przekazywania do wiadomości IZ RPO informacji i materiałów skierowanych
do mediów oraz tworzenie informacji dla mediów we współpracy z IZ RPO
 współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie
(PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14
z dnia 23.07.2014 r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa
lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich,
 prowadzenie analizy adekwatności, skuteczności i efektywności kosztowej
podejmowanych przez LAWP działań, w tym bieżące monitorowanie realizacji
wskaźników założonych w Strategii komunikacji RPO WL na lata 2014-2020
i Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych, opracowywanie
i składanie sprawozdań z przeprowadzonych działań informacyjno-promocyjnych,
wkład w przygotowanie i aktualizację procedur dotyczących zapewnienia
sprawnego systemu informacji i promocji oraz systemu organizacyjnego.
Wieloosobowe Stanowisko ds. Odwołań:
•
prowadzenie i obsługa procedury odwoławczej,
•
udział w postępowaniach przed WSA w sprawie skarg złożonych w toku odwołań,
•
przeprowadzanie procedury odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi w ramach
wdrażanych Działań RPO WL 2014 – 2020.
•
badanie skarg wnoszonych do KE w związku z art. 74 ust.3 Rozporządzenia ogólnego
1303/2013,
Oddział Finansowy:
Strona 121 z 161
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
współudział w opracowywaniu zmian do instrukcji wewnętrznych, a w szczególności
Instrukcji Wykonawczej IP w zakresie zadań oddziału,
opracowywanie i aktualizacja Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej,
współpraca z komórkami organizacyjnymi LAWP oraz IZ w zakresie opracowania i
aktualizacji Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej
nadzór nad realizacją rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej poprzez
controlling prowadzony za pomocą programu „Rozliczanie Pomocy Technicznej”
sporządzanie wniosków beneficjenta o płatność w ramach Pomocy Technicznej
prowadzenie sprawozdawczości z wykorzystania Pomocy Technicznej,
opracowywanie planu finansowego/budżetu LAWP w oparciu o założenia
merytoryczne Zarządu Województwa,
realizacja planu finansowego poprzez podział środków budżetowych,
ich wydatkowanie oraz analizę finansową ich wykorzystania,
prowadzenie rachunkowości,
przestrzeganie dyscypliny budżetowej w LAWP,
prowadzenie sprawozdawczości budżetowej w zakresie powierzonej obsługi
księgowej rejestrów, oraz księgi głównej
sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o finansach publicznych
i ustawą o rachunkowości
prowadzenie obsługi kasowej, przyjmowanie i przekazywanie do banku zabezpieczeń
prawidłowości realizacji umów w ramach obsługiwanych PI, oraz prowadzenie
rejestrów w tym zakresie
zwrot beneficjentom zabezpieczeń prawidłowej realizacji umów w ramach
obsługiwanych PI
monitorowanie zwrotów środków od beneficjentów i ich przekazywanie do MR, MF,
UMWL, oraz weryfikacja pod względem formalno – rachunkowym tytułów
wykonawczych
monitorowanie i windykacja przeterminowanych należności w zakresie Pomocy
Technicznej oraz środków z budżetu województwa
kontrola zbiorczego Planu Zamówień Publicznych pod względem zgodności z planem
finansowym
kontrola postępowań oraz umów w zakresie zabezpieczenia środków w planie
finansowym
wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie RPO,
wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie PT,
wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie środków z budżetu
województwa
wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie ZFŚS,
zadania z zakresu rozliczania RPO w tym:

sporządzanie i występowanie z wnioskiem o zapotrzebowanie na środki
z budżetu środków europejskich oraz środki dotacji celowej z budżetu państwa
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego wraz z Harmonogramem
zapotrzebowania na środki z budżetu państwa i z budżetu środków
europejskich,

sporządzanie i występowanie z wnioskiem o rozliczenie dotacji celowej
z budżetu państwa –pomoc techniczna, sporządzanie i składanie miesięcznego
sprawozdania z wykorzystania dotacji celowej,

sporządzanie i składanie miesięcznej informacji o zleceniach płatności
przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez BGK,
Strona 122 z 161

sporządzanie i występowanie z Wnioskiem o uruchomienie i rozliczenie
środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego,
sporządzanie i przekazywanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów
w ramach powierzonych działań RPO WL do BGK w części odpowiadającej
środkom europejskim,
weryfikacja pod względem rachunkowym przygotowanej przez ORP deklaracji
wydatków od IP do IZ celem certyfikacji wydatków
sporządzanie i przekazywanie harmonogramów wydatków wynikających
z podpisanych umów o dofinansowanie projektu.



Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego:
• przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego oraz realizacja
audytów zgodnie z zatwierdzonym planem,
•
•
•
•
•
•
niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w LAWP, w tym procedur
kontroli finansowej, w szczególności:

zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi
w LAWP procedurami wewnętrznymi,

efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów
zarządzania i kontroli,

wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania
budżetu,
wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu
usprawnienie funkcjonowania jednostki,
dokonywanie analizy i oceny systemu zarządzania i kontroli LAWP,
wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym
systemie,
sporządzanie sprawozdań z wykonania planu audytu oraz w razie potrzeby informacji
o przeprowadzonych audytach,
przeprowadzanie audytów sprawdzających.
Samodzielne stanowisko ds. koordynacji i wdrażania prac systemowych:
• koordynacja korespondencji pomiędzy LAWP a Instytucjami zaangażowanymi
we wdrażanie Regionalnych Programów Operacyjnych,
• prowadzenie spraw związanych z usprawnieniem i koordynacją pracy LAWP,
• koordynacja wymiany informacji i dokumentów pomiędzy Dyrekcją a pracownikami
LAWP,
• opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych oraz dokumentów związanych
z funkcjonowaniem LAWP we współpracy z innymi komórkami LAWP,
• aktualizacja Opisu Funkcji i Procedur RPO WL 2014-2020 we współpracy z innymi
komórkami LAWP,
• koordynacja opracowania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej
RPO WL we współpracy z innymi komórkami LAWP,
- wprowadzanie zmian do Instrukcji Wykonawczej;
- nanoszenie zmian, poprawek i scalanie dokumentu Instrukcji Wykonawczej w tekst
jednolity
• przewodniczenie i koordynacja prac nad zadaniami Zespołu ds. kontroli zarządczej,
• kontrola realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej,
• komputerowe sporządzanie dokumentów i pism na potrzeby Dyrektora LAWP.
Strona 123 z 161
•
•
•
przygotowywanie prognozy wniosków o płatność.
przygotowywanie preliminarzy wydatków realizowanych ramach PI.
koordynowanie kontraktacji środków w ramach PI.
Strona 124 z 161
Schemat 16 Struktura organizacyjna WUP
Strona 125 z 161
Schemat 17 Struktura docelowego zatrudnienia w WUP
Struktura docelowego zatrudnienia w WUP w Lublinie
Zatrudnienie w komórkach organizacyjnych WUP w Lublinie realizujących zadania
w zakresie wdrażania RPO WL.
1)
Wicedyrektor ds. EFS - 0,5 etatu
2)
Naczelnik Wydziału Programowania i Kontroli PO KL i RPO WL - 1 etat
Strona 126 z 161
3)
Naczelnik Wydziału Wdrażania PO KL i RPO WL - 1 etat
4)
Kierownik Oddziału Realizacji Projektów I - 1 etat
5)
Kierownik Oddziału Realizacji Projektów II - 1 etat
6)
Kierownik Oddziału Oceny i Pomocy Technicznej - 1 etat
7)
Kierownik Oddziału Kontroli - 1 etat
8)
Kierownik Oddziału Koordynacji i Obsługi finansowej EFS - 0,5 etatu
9)
Stanowisko ds. programowania i zarządzania - 2 etaty
10)
Stanowisko ds. naboru i oceny projektów - 6 etatów
11)
Stanowisko ds. obsługi i monitorowania projektów - 32 etaty
12)
Stanowisko ds. kontroli - 9 etatów
13)
Stanowisko ds. informacji i promocji - 1 etat
14)
Stanowisko ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr - 2 etaty
15)
Stanowisko ds. finansowania i prognoz - 2 etaty
16)
Stanowisko ds. protestów
17)
Stanowisko ds. nieprawidłowości i odzyskiwania kwot - 1 etat
18)
Pomoc administracyjno-biurowa - 3 etaty
- 1 etat
Razem 66 etatów
Zatrudnienie w pozostałych komórkach organizacyjnych w zakresie wdrażania RPO WL:
1)
Stanowisko ds. obsługi systemów informatycznych - 1 etat
2)
Samodzielne stanowisko ds. prawnych - 0,5 etatu
3)
Wydział finansowy - 1 etat
4)
Wydział Organizacyjno – Administracyjny - 1,5 etatu
Razem 4 etaty
Podstawowy zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych WUP:
Oddział Oceny i Pomocy Technicznej
1)
2)
3)
4)
5)
prowadzenie procedury naboru i oceny projektów w ramach wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych (tryb konkursowy i pozakonkursowy);
przygotowywanie i podpisywanie umów o dofinansowanie w ramach wdrażanych
priorytetów inwestycyjnych (tryb konkursowy i pozakonkursowy);
nadzór i monitorowanie kontraktacji środków finansowanych w ramach kompetencji
oddziału;
opracowanie regulaminów konkursów w ramach wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych (tryb konkursowy) i przekazywanie ich do zatwierdzenia;
opracowanie harmonogramów konkursów w zakresie wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych i przekazywanie ich do zatwierdzenia;
Strona 127 z 161
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
opracowanie procedur oraz innych dokumentów programowych i operacyjnych
z zakresu merytorycznego Oddziału;
współpraca z IZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych
Planów Działań Pomocy Technicznej w zakresie kompetencji WUP w Lublinie, w tym
wdrażającej;
sporządzanie informacji do sprawozdań o stanie realizacji wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych oraz realizowanych przez Oddział działań;
opracowanie, realizacja i rozliczanie wydatków Pomocy Technicznej, w tym
przygotowanie wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej oraz sprawozdań
z realizacji Pomocy Technicznej;
monitorowanie udzielonej pomocy publicznej;
zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP;
koordynacja (techniczna i merytoryczna) audytów i kontroli zewnętrznych;
współpraca z IZ RPO w zakresie realizacji Strategii komunikacji RPO WL na lata
2014-2020 oraz opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych planów działań
informacyjnych i promocyjnych w zakresie kompetencji WUP oraz stosowanie w tym
obszarze wszelkich zaleceń i rekomendacji IZ RPO,
prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z Wytycznymi w zakresie
informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,
przyjętą Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata 2014-2020, Księgą
identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów
polityki spójności na lata 2014-2020, Strategią komunikacji RPO WL na lata 20142020, Rocznym planem działań informacyjnych i promocyjnych oraz instrukcją
wykonawczą IP (a także, współpraca, w tym zakresie z Samodzielnym Stanowiskiem
ds. Polityki Informacyjnej
współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie
(PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia 23.07.2014
r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji
o funduszach europejskich,
prowadzenie analizy adekwatności, skuteczności i efektywności kosztownej
podejmowanych przez WUP działań, w tym bieżące monitorowanie realizacji
wskaźników założonych w Strategii komunikacji RPO WL na lata 2014-2020
i Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych.
Oddział Kontroli
1)
2)
3)
4)
5)
przygotowanie planów kontroli IP i przekazywanie sprawozdań z ich realizacji do DW
EFS;
przygotowanie i przekazywanie do DWEFS sprawozdań z realizacji Rocznych Planów
Kontroli IP;
przeprowadzanie kontroli, w tym kontroli doraźnych projektów realizowanych przez
beneficjentów oraz kontroli trwałości w zakresie wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych;
analiza skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór nad
wdrażaniem zaleceń pokontrolnych;
sporządzanie informacji do sprawozdań o stanie realizacji wdrażanych priorytetów
inwestycyjnych;
Strona 128 z 161
6)
7)
8)
współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli
w ramach EFS;
opracowanie procedur oraz innych dokumentów programowych i operacyjnych
zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP.
Oddział Realizacji Projektów I
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
rozliczanie umów zgodnie z przyjętymi procedurami;
monitorowanie postępów realizacji umów;
sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie projektu w ramach
wdrażanych priorytetów inwestycyjnych;
monitorowanie realizacji oraz sporządzanie informacji, w tym do sprawozdań
z wdrażanych priorytetów inwestycyjnych;
opracowanie procedur jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych
w ramach RPO WL;
Oddział Realizacji Projektów II
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
rozliczanie umów zgodnie z przyjętymi procedurami;
monitorowanie postępów realizacji umów;
sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie projektu w ramach
wdrażanych priorytetów inwestycyjnych;
monitorowanie realizacji oraz sporządzanie informacji, w tym do sprawozdań
z wdrażanych priorytetów inwestycyjnych;
opracowanie procedur jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych
w ramach RPO WL;
Oddział Koordynacji i Obsługi finansowej EFS
1)
przygotowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów w zakresie
wdrażanych Działań;
2)
koordynowanie i zapewnienie spójności procedur oraz weryfikacja i opiniowanie
powyższych procedur;
3)
koordynacja działań w zakresie kontroli krzyżowych;
4)
planowanie wydatków w zakresie budżetu środków europejskich, środków budżetu
państwa, dotyczących realizacji RPO WL;
5)
przekazywanie informacji niezbędnych do zarządzania budżetem RPO WL;
Strona 129 z 161
6)
opracowanie rocznych i wieloletnich prognoz wydatków, dotyczących wdrażanych
Działań;
7)
przekazywanie danych niezbędnych do wnioskowania o środki z budżetu unii
europejskiej i budżetu państwa, dotyczących wdrażanych Działań;
8)
sprawozdawczość i rozliczanie środków dotacji celowej budżetu państwa w części
dotyczącej wdrażanych priorytetów inwestycyjnych;
9)
przekazywanie danych niezbędnych do przygotowania tabel zawierających limity
kontraktacji w zakresie budżetu środków europejskich oraz środków budżetu państwa;
10)
opracowanie i przekazywanie prognoz planowanych wniosków o płatność na bieżący
i kolejny rok budżetowy;
11)
sporządzanie i przekazywanie Deklaracji wydatków;
12)
prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot
wycofanych;
13)
przygotowanie oraz weryfikacja dyspozycji przelewów oraz zleceń płatności;
14)
przygotowanie i przekazywanie zestawień i raportów o nieprawidłowościach oraz
informacji o braku nieprawidłowości;
15)
odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi, prowadzenie postępowań
administracyjnych dotyczących kwot podlegających zwrotowi w zakresie wdrażanych
Działań
16)
monitoring oraz sporządzanie informacji i sprawozdań z wdrażania priorytetów
inwestycyjnych EFS;
17)
prowadzenie procedur odwoławczych w zakresie zadań realizowanych w ramach
wdrażanych priorytetów inwestycyjnych EFS;
18)
współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli;
19)
zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP
Zadania pozostałych komórek
z wdrażaniem RPO WL:
organizacyjnych
WUP
w
Lublinie
powiązane
Zespół Obsługi Finansowo-Księgowej
1)
prowadzenie obsługi bankowej
współfinansowania krajowego;
w
zakresie
płatności
europejskich
oraz
2)
prowadzenie obsługi księgowej
współfinansowania krajowego;
w
zakresie
płatności
europejskich
oraz
3)
ewidencjonowanie dowodów księgowych;
4)
ewidencjonowanie operacji finansowych wg jednolitego planu kont.
Wydział Organizacyjno– Administracyjny
1)
prowadzenie Kancelarii Ogólnej;
Strona 130 z 161
2)
prowadzenie archiwum zakładowego.
Oddział Kadr
1)
obsługa kadrowa.
Zespół Zamówień Publicznych
1)
obsługa w zakresie realizacji zamówień publicznych.
Zespół ds. Informatyki
1)
obsługa informatyczna Urzędu;
2)
zapewnienie bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych;
3)
nadzór nad bezpieczeństwem danych, przeciwdziałanie dostępowi do sytemu osób
niepowołanych, podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia
bezpieczeństwa informacji;
4)
administracja krajowym i lokalnym systemem informatycznym obsługującym RPO
WL w ramach zadań WUP
Samodzielne Stanowisko ds. Prawnych
1)
świadczenie pomocy prawnej;
2)
udzielanie porad i konsultacji prawnych;
3)
sprawdzanie zgodności z prawem projektów umów, uchwał, zarządzeń, decyzji
i innych aktów prawnych.
Samodzielne Stanowisko ds. Polityki Informacyjnej
1)
opracowanie i realizacja polityki informacyjnej Urzędu.
Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej
1)
prowadzenie kontroli w poszczególnych komórkach organizacyjnych
Strona 131 z 161
Struktura zatrudnienia w Biurze ZIT (Miasto Lublin)
Zatrudnienie w komórkach organizacyjnych Biura ZIT w Urzędzie Miasta Lublin
realizujących zadania w zakresie wdrażania RPO WL.
1. Dyrektor Biura Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych – 1 etat
2. Kierownik referatu ds. budżetowo – organizacyjnych - 1 etat
a) wieloosobowe stanowisko pracy ds. organizacyjnych – 1 .etat
b) wieloosobowe stanowisko pracy ds. budżetu – 2 etaty
3. Kierownik referatu ds. monitoringu i sprawozdawczości – 1 etat
a) wieloosobowe stanowisko pracy ds. monitoringu i sprawozdawczości – 2 etaty
b) wieloosobowe stanowisko pracy ds. monitoringu i wyborów projektów w trybie
pozakonkursowym – 3 etaty
Schemat 18 Struktura organizacyjna i stan zatrudnienia w Biurze ZIT
Referat ds. budżetowo - organizacyjnych:
1) obsługa sekretarska i administracyjna Dyrektora Biura;
2) obsługa finansowa Biura oraz nadzór nad realizacją budżetu Biura, w tym pozyskiwanie
i rozliczanie środków z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020;
3) prowadzenie i monitorowanie działań informujących społeczeństwo o wsparciu
finansowym przez Unię Europejską, w ramach realizacji powierzonych jako Instytucji
Pośredniczącej zadań;
4) sporządzania oraz aktualizacji Instrukcji Wykonawczej w zakresie zadań powierzonych
Instytucji Pośredniczącej.
Referat ds. monitoringu i sprawozdawczości :
1) prowadzenie analiz, monitoringu i sporządzanie aktualizacji Strategii Zintegrowanych
Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego;
2) przeprowadzanie oceny projektów zgłaszanych do realizacji, w trybie pozakonkursowym;
Strona 132 z 161
3) prowadzenie monitoringu stanu przygotowania projektów znajdujących się na liście
projektów pozakonkursowych zatwierdzonych przez Instytucję Zarządzającą Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego w Strategii Zintegrowanych
Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego;
4) prowadzenia sprawozdawczości z realizowanych zadań związanych z monitoringiem
postanowień Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru
Funkcjonalnego oraz projektów z listy projektów pozakonkursowych zatwierdzonych
przez Instytucję Zarządzającą Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Lubelskiego w Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru
Funkcjonalnego.
3.2.2 PISEMNE PROCEDURY PRZYGOTOWANE DLA PRACOWNIKÓW IP
Pisemne procedury dla pracowników IP zawarte zostały w Instrukcji wykonawczej
Instytucji Pośredniczącej, zatwierdzanej przez IZ RPO. Mając na uwadze usprawnienie
procesów wdrażania powierzonych IP priorytetów inwestycyjnych, IP dokonuje aktualizacji
Instrukcji Wykonawczej IP, które są weryfikowane i zatwierdzane przez IZ RPO.
Procedury obejmują następujące procesy:
1.
ogłaszanie konkursów, nabór, ocena i zatwierdzanie projektów do dofinansowania,
2.
postępowanie odwoławcze,
3.
podpisywanie umów o dofinansowanie realizacji projektu,
4.
sprawozdawczość i monitorowanie,
5.
kontrola,
6.
weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność,
7.
realizacja płatności na rzecz beneficjentów,
8.
wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach,
9.
odzyskiwanie kwot,
10. realizacja zadań w ramach Pomocy Technicznej,
11. informacja i promocja,
12. systemy informatyczne,
13. archiwizacja.
3.2.3 OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW
opracowane są zgodnie z ustawą wdrożeniową.
Instytucja Pośrednicząca (LAWP) określa kryteria wyboru projektów zgodnie
z art. 125 ust 3 lit a. Rozporządzenia ogólnego 1303/2013, które zatwierdza Komitet
Monitorujący RPO WL (KM RPO).
Wybór projektów do dofinansowania w ramach RPO WL zgodnie z art. 38
ust. 1 ustawy wdrożeniowej, następuje w trybie:
1)
konkursowym,
2)
pozakonkursowym.
Strona 133 z 161
projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy wdrożeniowej. Procedury wyboru
projektów konkursowych w ramach RPO WL realizowane są przez IP na postawie
następujących dokumentów:

ustawa wdrożeniowa,

na lata 2014-2020,

Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020 w zakresie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Tom II – działania wdrażane przez
Lubelską Agencję Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie.
Procedurę wyboru i zatwierdzania projektów, do dofinansowania, w ramach LAWP prowadzi
Oddział Oceny Projektów (OOP), pełniący funkcję instytucji ogłaszającej konkurs (IOK) w
rozumieniu ustawy wdrożeniowej.


nabór wniosków,

weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie i ocena
projektów,

1.
LAWP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym,
planuje ogłaszanie konkursów na podstawie harmonogramu naboru wniosków
zamieszczonego na stronie IZ RPO (www.rpo.lubelskie.pl) oraz portalu
www.funduszeeuropejskie.gov.pl do dnia 30 listopada każdego roku.

aktualizacji.
1.
LAWP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym,
ogłasza konkurs m.in. na stronie IZ (www.rpo.lubelskie.pl) oraz na portalu
na co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru wniosków
o dofinasowanie.
2.
LAWP przeprowadza konkurs na podstawie określonego przez LAWP
i zatwierdzonego przez IZ Regulaminu konkursu, obowiązującego wyłącznie w danym
konkursie
3.
Do czasu rozstrzygnięcia danego konkursu Regulamin konkursu nie może podlegać
zmianom skutkującym nierównym traktowaniem wnioskodawców, chyba
że konieczność zmiany wynika z odrębnych przepisów.
Weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie:
1. Przed przystąpieniem do oceny projektów dokonywana jest weryfikacja wymogów
formalnych w odniesieniu do wniosków o dofinansowanie. Weryfikacja wymogów
formalnych przeprowadzana jest przez Komisję Oceny Projektów.
2.
KOP powoływana jest Zarządzeniem Dyrektora LAWP
3.
LAWP określa regulamin pracy KOP.
Strona 134 z 161
4.
5.
6.
Weryfikacja wymogów formalnych jakie musi spełnić wniosek o dofinansowanie
przeprowadzana jest w oparciu o wymogi formalne zatwierdzone przez KM RPO.
Weryfikacja wymogów formalnych umożliwia uzupełnienie/poprawę stwierdzonych we
wniosku braków formalnych lub oczywistych omyłek. Uzupełnienie/poprawa wniosku
nie może jednak prowadzić do istotnych modyfikacji wniosku. Uzupełnienie/poprawa
wniosku o dofinansowanie następuje w wyznaczonym przez LAWP terminie 7 dni, pod
rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia
projektu do oceny.
Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych LAWP informuje pisemnie tych
pozostawione bez rozpatrzenia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
10
11
Wnioski o dofinansowanie, które spełniły wymogi formalne, poddawane są ocenie
spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów.
i merytorycznych).
W
ramach
oceny
formalnej
projekty
oceniane
są w oparciu o kryteria oceny formalnej określone w SZOOP i zatwierdzone przez KM
RPO. Po zakończeniu oceny formalnej LAWP zamieszcza na swojej stronie
internetowej listę projektów spełniających kryteria formalne, które zostały
zakwalifikowane
do oceny merytorycznej oraz listę projektów, które nie spełniły kryteriów formalnych i
zostały negatywnie ocenione
Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej.
Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria oceny merytorycznej,
Po zakończeniu oceny merytorycznej projektów, KOP opracowuje Listę wszystkich
ocenionych projektów, obejmującą projekty ocenione negatywnie oraz projekty , które
uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyszczególnieniem projektów, które:
b) spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku
gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza
Zatwierdzenie Listy wszystkich ocenionych projektów jest równoznaczne z
rozstrzygnięciem konkursu. Na podstawie Listy wszystkich ocenionych projektów
ustalonej po ocenie merytorycznej, KOP sporządza Listę projektów, które spełniły
kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do
dofinansowania.
Dyrektor LAWP w formie Zarządzenia zatwierdza Listę projektów, które spełniły
kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do
dofinansowania. Nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia
konkursu LAWP zamieszcza na stronie internetowej IZ RPO oraz na portalu Listę
projektów które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem
projektów wybranych do dofinansowania.
Strona 135 z 161
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Po opublikowaniu ww. listy (do momentu zakończenia procedur odwoławczych w
konkursie lub do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w Działaniu, jeżeli
procedury odwoławcze w konkursie zostały zakończone lub nie były prowadzone)
Dyrektor LAWP może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone na
tej liście, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na
może być:
 odmową podpisania umowy o dofinansowanie lub przez wnioskodawcę, którego
 odmową LAWP podpisania umowy o dofinansowanie projektu wybranego
 powstaniem
oszczędności
przy
realizacji
projektów
wybranych
 wcześniejsza realokacja środków w ramach działań lub poddziałań RPO WL,
 powstanie oszczędności przy realizacji projektów w ramach tego samego
działania lub poddziałania,
 rozwiązanie umowy o dofinansowanie dla projektu w ramach tego samego
działania lub poddziałania.
Informacja o dodatkowym wyborze projektów z danego konkursu, o którym mowa
w pkt. 10, upubliczniana jest na stronie IZ RPO i na portalu poprzez zmianę listy,
o której mowa w pkt. 11. Na liście tej LAWP zamieszcza dodatkowe informacje
dotyczące podstawy przyznania dofinansowania, innej niż w wyniku rozstrzygnięcia
konkursu.
IP po rozstrzygnięciu konkursu, równolegle z publikacją listy, o której mowa w pkt. 10
zamieszcza na stronie internetowej informację o składzie KOP.
LAWP po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno
pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w
rozumieniu art.53 ust. 2 ustawy wdrożeniowej i nie wybranie do dofinansowania),
przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu
i jej wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych
przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru
projektów.
LAWP podpisuje umowy o dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję
o dofinansowaniu projektu (w przypadku projektów własnych) z wnioskodawcami,
których projekty zostały wybrane do dofinansowania.
1. Wnioskodawcy, którego projekt uzyskał negatywną ocenę, o której mowa w art. 53 ust.2
dofinansowania.
2. W ramach LAWP, protest rozpatrywany jest przez odpowiednią komórkę LAWP, zwaną
dalej SDO. Protest rozpoznany jest w terminie nie dłuższym niż 30 dni licząc od daty
Strona 136 z 161
jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia protestu może być
przedłużony jednak nie może on przekroczyć łącznie 60 dni od dnia otrzymania protestu.
3. SDO informuje pisemnie wnioskodawcę o wyniku rozpatrzenia protestu.
4. W przypadku uwzględnienia protestu przez SDO, w zależności od tego którego etapu
oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do właściwego etapu
oceny albo umieszczany jest na liście projektów, które spełniły kryteria i uzyskały
wymagana liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinasowania w
wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej.
5. W przypadku nieuwzględnienia protestu, SDO przekazuje wnioskodawcy pisemną
informację w tym zakresie.
lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia , może złożyć skargę
do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez
7. Po otrzymaniu orzeczenia WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi
wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez LAWP.
W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia dotyczą postępowania
prowadzonego przez KOP czy SDO, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki
w LAWP.
8. Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i IZ RPO przysługuje możliwość
NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia.
 protest pozostawiony jest bez rozpatrzenia, a LAWP informuje o tym na piśmie
wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do sądu
administracyjnego, na zasadach określonych w art. 61 ustawy wdrożeniowej,
 sąd, uwzględniając skargę, stwierdza że ocena projektu została przeprowadzona w
sposób naruszający prawo i nie przekazuje sprawy do ponownego rozpatrzenia.
Wojewódzki Urząd Pracy
opracowane są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów
IP (WUP) określa kryteria wyboru projektów zgodnie z art. 125 ust 3 lit a.
Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2023, które zatwierdza Komitet Monitorujący RPO
WL (KM RPO).
Strona 137 z 161
1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych
1)
konkursowym,
2)
pozakonkursowym.
projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy o zasadach realizacji programów
Procedury wyboru projektów konkursowych w ramach RPO WL realizowane są przez WUP
na postawie następujących dokumentów:

spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020,

na lata 2014-2020,

Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020 w zakresie
Europejskiego Funduszu Społecznego
Procedurę wyboru i zatwierdzania projektów, do dofinansowania w ramach WUP prowadzi
Oddział Oceny i Pomocy Technicznej (EFSP.I), pełniący funkcję instytucji ogłaszających
konkurs (IOK) w rozumieniu ustawy wdrożeniowej.


nabór wniosków,

weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie

ocena projektów, w tym ewentualne negocjacje,

1)
WUP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym,
planuje ogłaszanie konkursów na kolejny rok kalendarzowy w formie harmonogramu
naboru wniosków o dofinansowanie projektu i zamieszcza go na stronie internetowej
www.rpo.lubelskie.pl
(zwana
dalej
stroną
internetową)
i
portalu
www.funduszeeuropejskie.gov.pl (zwanego dalej portalem) do dnia 30 listopada
każdego roku.
2)
aktualizacji.
3)
Na podstawie harmonogramu WUP prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie
projektów.
1)
WUP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym,
ogłasza konkurs na swojej stronie internetowej i portalu na co najmniej 30 dni przed
planowanym rozpoczęciem naboru wniosków o dofinasowanie.
2)
Nabór wniosków ma charakter:
 konkursu zamkniętego, co oznacza, że termin składania wniosków
o dofinansowanie ograniczony jest datą otwarcia oraz datą zamknięcia naboru
Strona 138 z 161
3)
4)
wniosków i nie może być krótszy niż 7 dni licząc od dnia rozpoczęcia naboru
wniosków, lub
 konkursu otwartego, co oznacza, że nabór wniosków i ich ocena prowadzone
są w sposób ciągły do zamknięcia lub zawieszenia konkursu uzasadnionego
odpowiednią decyzją IOK (np. z powodu wyczerpania określonego limitu
środków). Nabór wniosków nie może być krótszy niż 7 dni licząc od dnia
rozpoczęcia naboru wniosków
Wybór formy konkursu (konkurs zamknięty bądź konkurs otwarty) należy do IOK.
WUP przeprowadza konkurs na podstawie określonego przez WUP Regulaminu
konkursu.
Regulamin konkursu nie może podlegać zmianom skutkującym nierównym
traktowaniem wnioskodawców, chyba że konieczność zmiany wynika z odrębnych
przepisów.
Weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie.
1)
Przed oceną projektów w oparciu o kryteria wyboru, projekty podlegają weryfikacji
wymogów formalnych dokonywanej przez IP. Weryfikacja wymogów formalnych
przeprowadzana jest przez Komisję Oceny Projektów (KOP).
2)
Weryfikacja wymogów formalnych dotyczy zagadnień związanych z poprawnością
jego wypełnienia, kompletnością wniosku i załączników. Weryfikacja wymogów
formalnych umożliwia uzupełnienie/ poprawę stwierdzonych we wniosku braków
formalnych lub oczywistych omyłek. Uzupełnienie/ poprawa wniosku nie może
jednak prowadzić do istotnych modyfikacji wniosku. Uzupełnienie/poprawa następuje
w wyznaczonym przez IP terminie, nie krótszym niż 7 dni, pod rygorem
pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia projektu
do oceny.
3)
Definicję istotnej modyfikacji, o której mowa powyżej określa IZ RPO.
4)
Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych WUP informuje pisemnie tych
pozostawione bez rozpatrzenia
5)
Wnioski, które spełniły wymogi formalne, poddawane są ocenie spełnienia przez
projekt kryteriów wyboru projektów.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
i merytorycznych).
KOP powoływany jest przez Dyrektora WUP.
WUP określa regulamin pracy KOP.
W ramach oceny formalnej projekty oceniane są w oparciu o kryteria formalne
Po zakończeniu oceny formalnej WUP zamieszcza na swojej stronie internetowej listę
projektów spełniających kryteria formalne, które zostały zakwalifikowane do oceny
merytorycznej oraz listę projektów, które nie spełniły kryteriów formalnych i zostały
negatywnie ocenione
Wnioski, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej.
Strona 139 z 161
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria merytoryczne,
Po zakończeniu oceny merytorycznej projektów, KOP sporządza protokół z oceny do
którego załącznikiem jest m. in. lista rankingowa wszystkich ocenionych projektów
zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów, które:
b) uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota
przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie
dofinansowaniem wszystkich projektów, o którym mowa w lit. a).
ZWL rozstrzyga konkurs zatwierdzając listę rankingową, co jest równoznaczne
z uznaniem wyników dokonanej oceny i podjęciem decyzji w zakresie wyboru
do dofinansowania.
WUP nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia rozstrzygnięcia
konkursu zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu Listę projektów
które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów
wybranych do dofinansowania.
Po opublikowaniu ww. listy (do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w danym
Działaniu) ZWL może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone na
tej liście, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na
może być:
 odmową podpisania umowy o dofinansowanie lub przez wnioskodawcę, którego
 odmową IZ RPO podpisania umowy o dofinansowanie projektu wybranego
 powstaniem
oszczędności
przy
realizacji
projektów
wybranych
 wcześniejsza realokacja środków w ramach działań RPO WL,
 powstanie oszczędności przy realizacji projektów w ramach innych konkursów
tego samego działania,
 rozwiązanie umowy o dofinansowanie dla projektu w ramach innych konkursów
tego samego działania.
Informacja o wyborze projektów z danego konkursu, o którym mowa w pkt. 12,
upubliczniana jest na stronie IZ RPO i na portalu poprzez zmianę listy, o której mowa
w pkt. 10 w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty dokonania zmian na liście.
Na liście tej IZ RPO zamieszcza dodatkowe informacje dotyczące podstawy
przyznania dofinansowania, innej niż w wyniku rozstrzygnięcia konkursu.
WUP po rozstrzygnięciu konkursu, równolegle z publikacją Listy, o której mowa
w pkt. 10 informuje o składzie KOP,
WUP po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno
pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu
w rozumieniu art.53 ust. 2 ustawy wdrożeniowej i nie wybranie do dofinansowania),
przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu
i jej wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych
Strona 140 z 161
przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru
projektów.
17)
WUP podpisuje umowy o dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję
o dofinansowaniu projektu (w przypadku projektów własnych) z wnioskodawcami,
których projekty zostały wybrane do dofinansowania. Umowa o dofinansowanie
projektu może zostać podpisana, jeżeli projekt spełnia wszystkie kryteria, na
podstawie których został wybrany do dofinansowania.
1. Wnioskodawcy, którego projekt uzyskał negatywną ocenę, o której mowa w art. 53 ust.2
dofinansowania.
2. W ramach IP RPO protest rozpatrywany jest przez Zespół ds. rozpatrywania protestów,
powołany Zarządzeniem Dyrektora WUP. Protest po weryfikacji spełniania wymogów
formalnych przez Oddział Koordynacji i Obsługi Finansowej EFS, kierowany jest do
Zespołu ds. rozpatrywania protestów. Protest powinien zostać rozpoznany w terminie nie
dłuższym niż 30 dni licząc od daty jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach
termin rozpatrzenia protestu może być przedłużony jednak nie może on przekroczyć
łącznie 60 dni od dnia otrzymania protestu.
3. Oddział Koordynacji i Obsługi Finansowej EFS informuje pisemnie wnioskodawcę
o wyniku rozpatrzenia protestu.
4. W przypadku uwzględnienia protestu przez Zespół ds. rozpatrywania protestów, w
zależności od tego którego etapu oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem
kierowany jest do właściwego etapu oceny albo umieszczany na liście projektów,
wybranych do dofinansowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej.
5. W przypadku nieuwzględnienia protestu, pracownik ds. protestów przekazuje
wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie.
lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia, może złożyć skargę
do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez
7. Po otrzymaniu orzeczenia WSA, w przypadku uwzględnienia przez Sąd skargi
wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IP RPO w
zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia dotyczą postępowania
prowadzonego przez KOP czy Zespół ds. rozpatrywania protestów, sprawa kierowana
jest do odpowiedniej komórki w IP RPO.
8. Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i IP RPO przysługuje możliwość
NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia.\
Strona 141 z 161
 IP RPO pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie
wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do WSA,
 sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza tylko, że ocena projektu została
rozpatrzenia.
Tryb pozakonkursowy
Tryb pozakonkursowy wyboru projektów ma zastosowanie do projektów, w ramach których
zaistnieją łącznie dwie okoliczności, o których mowa w art. 38 ust. 2 i 3 ustawy
wdrożeniowej:
a)
wnioskodawcą projektu, ze względu na charakter lub cel może być jedynie podmiot
jednoznacznie określony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,
b)
projekt ma strategiczne znaczenie dla społeczno-gospodarczego rozwoju kraju, regionu
lub obszaru objętego realizacją ZIT lub dotyczy realizacji zadań publicznych.
Wybór projektów w trybie pozakonkursowym obejmuje:
opracowanie Informacji o naborze projektów pozakonkursowych oraz wezwanie
do złożenia wniosku o dofinansowanie

ocena projektów

rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu do dofinansowania
WUP uznaje za zgłoszone do realizacji w trybie pozakonkursowym projekty wskazane
w RPO WL oraz Ramowym Planie Działań (lub dokumencie analogicznym), będącym
załącznikiem do SZOOP).
Ocena i wybór projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym
współfinansowanych z EFS i ujętych w Ramowym Planie Działań przebiega zgodnie
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
WUP (EFSP.I) opracowuje Informację o naborze projektów pozakonkursowych oraz
pisemnie wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie.
W wezwaniu określa kryteria wyboru projektów, które będą podlegały ocenie oraz
formularz wniosku o dofinansowanie. Dodatkowo wezwanie określa termin
na złożenie wniosku o dofinansowanie oraz orientacyjny termin oceny projektu.
W przypadku niezłożenia wniosku o dofinansowanie w wyznaczonym terminie IP
RPO ponownie wzywa wnioskodawcę projektu pozakonkursowego do złożenia
wniosku, wyznaczając ostateczny termin.
Weryfikację wymogów formalnych i ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru
Pozakonkursowych, powołany przez Dyrektora WUP w Lublinie.
W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu
o kryteria formalne.
Modyfikacje rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym,
że projekt będzie spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym
stopniu. O konieczności modyfikacji wniosku, wnioskodawca informowany jest
pisemnie.
Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną, podlega ocenie merytorycznej.
W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany jest w oparciu o kryteria ogólne
zerojedynkowe, które są oceniane na zasadzie weryfikacji wartości logicznych „tak”,
„nie” albo stwierdzeniu, że kryterium nie dotyczy danego projektu. W ramach oceny
merytorycznej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie. Modyfikacje
Strona 142 z 161
8)
9)
10)
11)
rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym, że projekt będzie
spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym stopniu.
Ostateczne rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego
do dofinansowania, który spełnił wymogi formalne i wymagane kryteria podejmuje
ZWL.
WUP po zakończeniu oceny projektu pozakonkursowego (przez którą należy
rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz
negatywną ocenę projektu i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje
wnioskodawcy pisemną informację.
WUP zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie. Dopuszcza się
zawieranie umów ramowych.
WUP zamieszcza na stronie internetowej oraz portalu informację o wybranym
do dofinansowania projekcie w terminie 7 dni od dnia podjęcia przez ZWL uchwały
w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania. Informacje
pozakonkursowym prowadzonego przez IP RPO.
Gmina Lublin (Miasto Lublin) – Biuro ZIT
opracowane są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji
programów
IP (ZIT) określa kryteria wyboru projektów zgodnie z art. 125 ust 3 lit a.
Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2023,
które zatwierdza Komitet
Monitorujący RPO WL (KM RPO).
1 ustawy o zasadach realizacji
programów w zakresie polityki spójności
finansowanych
- konkursowym
- pozakonkursowym
Projekty strategiczne współfinansowane ze środków EFRR realizowane w formule
ZIT będą wybierane w trybie pozakonkursowym
Prowadzenie naboru strategicznych projektów ZIT
1. System wyboru projektów strategicznych przewidzianych do realizacji
w formule ZIT w ramach RPO WL ze środków EFRR będzie odnosił się
do horyzontalnych zasad
wynikających z wytycznych w zakresie wyboru
projektów, a w szczególności koncentrował się będzie na zapewnieniu efektywności
procesu selekcji, przejrzystości, rzetelności, równego traktowania wnioskodawców,
bezstronności dokonywanej oceny oraz sprawności proceduralnej.
2. Zgodnie z Zasadami realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych
w Polsce „Projekty pozakonkursowe, znajdujące się na liście ZIT są wyłączone
z możliwości ubiegania się o dofinansowanie w formule poza ZIT w ramach RPO
WL oraz w ramach programów krajowych”. Zastosowanie pozakonkursowego trybu
Strona 143 z 161
wyboru projektów będzie miało miejsce tylko przy zaistnieniu łącznie dwóch
okoliczności, o których mowa w art. 38 ust. 2 i 3 ustawy wdrożeniowej:
a) wnioskodawcą danego projektu, ze względu na jego charakter lub cel, może być
wyłącznie podmiot jednoznacznie określony przed złożeniem wniosku
o dofinansowanie;
b) dany projekt ma strategiczne znaczenie dla społeczno-gospodarczego rozwoju kraju
lub regionu, lub obszaru objętego realizacją ZIT, lub dotyczy realizacji zadań
publicznych.
3. Projekty wybrane przez IP w ramach oceny strategicznej nie podlegają
procedurze konkursowej i nie konkurują o środki z pozostałymi projektami. Nie
jest to jednak równoznaczne z automatycznym przyznaniem dofinansowania.
4. Proces naboru odbywa się zgodnie z Zasadami Naboru Projektów
Strategicznych
ZIT LOF na lata 2014-2020 wprowadzonym Zarządzeniem
Prezydenta Miasta Lublin.
Ogłoszenie naboru Fiszek zgłoszeniowych dla projektu planowanego do realizacji
w ramach ZIT LOF z RPO WL 2014-2020
1. Nabór fiszek zgłoszeniowych odbywa się zgodnie z Zasadami naboru i oceny
strategicznych projektów Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego
Obszaru Funkcjonalnego.
2. Termin pomiędzy datą rozpoczęcia naboru, a końcową datą składania Fiszek
w ramach
danego naboru nie może być krótszy niż 14 dni kalendarzowych.
Każdorazowo decyzję o
długości trwania naboru wniosków w ramach danego
naboru podejmuje Dyrektor Biura ZIT.
3. Projekty muszą zostać przygotowane na odpowiednim formularzu Fiszki
zgłoszeniowej, którego edytowalna wersja jest przekazywana Partnerom LOF
wraz z wezwaniem do złożenia Fiszek. Formularz Fiszki zgłoszeniowej jest również
umieszczany na stronie/podstronie internetowej ZIT LOF.
1.
2.



3.
Ocena formalna Fiszek
Po zamknięciu naboru dokonywana jest ocena formalna Fiszek.
Weryfikacja formalna dokonywana jest w oparciu o Kartę Weryfikacji Formalnej,
obejmuje sprawdzenie czy:
Fiszka została złożona w określonym terminie?
Fiszka została sporządzona na obowiązującym formularzu?
Fiszka zawiera wymagane podpisy?
Fiszki, które przeszły pozytywnie weryfikację formalną, kierowane do dalszej oceny.
Ocena projektów strategicznych przewidzianych do realizacji w formule ZIT
w ramach RPO WL 2014-2020 ze środków EFRR – tryb pozakonkursowy (ocena
zgodności ze Strategią ZIT LOF)
1. Fiszki pozytywnie ocenione na etapie weryfikacji formalnej poddawane są ocenie
strategicznej dokonywanej przez Zespół Oceny Projektów (ZOP).
2. W skład ZOP wchodzić będą przedstawiciele Biura ZIT. Liczba członków ZOP
i ich kompetencje będą zapewniać kompleksową, profesjonalną, bezstronną i rzetelną
ocenę Fiszek.
3. ZOP jest powoływany przez Prezydenta ML w drodze Zarządzenia.
Strona 144 z 161
4. Ocena strategiczna złożonych Fiszek dla projektów przewidzianych do realizacji
w formule ZIT będzie dokonywana w oparciu o kryteria wyboru projektów,
zatwierdzone przez KM RPO WL 2014-2020 oraz na podstawie Fiszki zgłoszeniowej
dla projektu planowanego do realizacji w ramach ZIT LOF, zgodności jej zapisów
ze Strategią ZIT LOF oraz zapisami Regionalnego Programu Operacyjnego
i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020 w ramach poszczególnych działań
dedykowanych dla ZIT.
5. Ocena dokonana przez IP stanowi pierwszy etap całego procesu oceny projektów obejmuje wyłącznie ocenę zgodności projektu ze Strategią ZIT LOF. Kolejne etapy
będą przeprowadzane przez Instytucję Zarządzającą RPO WL.
6. Ocena projektu dokonywana jest kompleksowo, w aspekcie merytorycznym,
w oparciu o aktualne Kryteria wyboru projektów.
7. Po zakończeniu oceny sporządzany jest protokół z przeprowadzonej oceny projektów
strategicznych ZIT LOF.
8. Zatwierdzony protokół stanowi podstawę do sporządzenia informacji o zakończonej
ocenie i wyborze strategicznych projektów ZIT LOF.
9. Podpisana przez Lidera ZIT LOF informacja o wynikach oceny i wyborze projektów
strategicznych ZIT LOF przesyłana niezwłocznie do Partnerów LOF oraz IZ RPO
WL.
Postępowanie odwoławcze
Zgodnie z Art. 53 ust 1. Ustawy wdrożeniowej prawo wniesienia protestu przysługuje
Wnioskodawcy jedynie, w przypadku negatywnej oceny jego projektu wybieranego
w trybie konkursowym.
W związku z powyższym Partnerom ZIT LOF, zgłaszającym projekty w ramach trybu
pozakonkursowego środki odwoławcze nie przysługują.
Przygotowanie listy strategicznych projektów ZIT LOF i zatwierdzanie listy
strategicznych projektów ZIT LOF
1. Zatwierdzony protokół z przeprowadzonej oceny projektów strategicznych ZIT LOF
oraz Fiszki w oparciu o które była dokonywana ocena stanowią podstawę
do przygotowania Listy strategicznych projektów ZIT LOF. Lista stanowi Załącznik
do Strategii ZIT LOF.
2. Strategia ZIT LOF wraz z załącznikami, w tym z Listą projektów strategicznych ZIT
LOF, po zatwierdzeniu jej w trybie przewidzianym w Porozumieniu Gmin
Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy w zakresie realizacji
Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w perspektywie finansowej UE 2014-2020
z dnia 30 marca 2015 r., podlega zaopiniowaniu przez IZ RPO WL oraz MIR.
3. Po uzyskaniu pozytywnej opinii od IZ RPO WL oraz MIiR Lider ZIT LOF zatwierdza
ostateczną wersję Strategii ZIT, tym samym zatwierdzając ostatecznie listę projektów
strategicznych ZIT LOF.
4. Zatwierdzenie Strategii ZIT LOF, pozwala na przystąpienie do procedury
negocjacyjno-uzgodnieniowej realizowanej przez IZ RPO WL.
Strona 145 z 161
3.2.4 WERYFIKACJA OPERACJI
Kontrola projektów prowadzona jest zgodnie z procedurą opisaną w pkt. 2.2.3.6
niniejszego dokumentu.
Szczegółowe procedury dotyczące kontroli projektów realizowane przez IP zostały
opisane w Instrukcji Wykonawczej IP.
3.2.5 POSTĘPOWANIE Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ
Postępowanie z wnioskami o płatność oraz wypłata środków na rzecz beneficjentów przez
Instytucje Pośredniczące, w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych odbywa się
zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 2.2.3.7 niniejszego dokumentu.
Szczegółowe procedury dotyczące weryfikacji wniosków o płatność i przekazywania
środków na rzecz beneficjentów, jak również sporządzania Poświadczeń i deklaracji
wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej zostały opisane
w Instrukcji Wykonawczej IP.
4
INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA
Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz w związku z art. 9
ust. 1 oraz ust. 2 pkt 6 ustawy –wdrożeniowej IZ RPO pełni dodatkowo funkcję instytucji
certyfikującej. W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie,
zgodnie ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję instytucji certyfikującej
pełni Departament Certyfikacji i Płatności UMWL (DCP).
Funkcje koordynacyjne w zakresie procesu certyfikacji realizuje komórka
organizacyjna Ministerstwa Rozwoju – Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii
Europejskiej – Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji.
Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji:
1.
Tworzy ogólne ramy systemu certyfikacji (wytyczne),
2.
Zapewnia narzędzia informatyczne do obsługi procesu certyfikacji na poziomie
krajowym,
3.
Prowadzi bieżący monitoring postępu finansowego w ramach realizacji Umowy
Partnerstwa 2014 - 2020, w szczególności pod kątem przestrzegania zasady n+3,
4.
Koordynuje proces przygotowania prognoz do KE (zgodnie z art.112 ust. 3
Rozporządzenia ogólnego 1303/2013),
5.
Analizuje rozwiązania systemowe wypracowane przez IZ RPO (w tym otrzymuje
do konsultacji projekty opisu funkcji i procedur oraz zatwierdzone instrukcje
wykonawcze)
Strona 146 z 161
4.1
INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE.
4.1.1 DATA I FORMA OFICJALNEGO WYZNACZENIA ZADAŃ DLA
INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ.
W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie
ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję instytucji certyfikującej pełni
Departament Certyfikacji i Płatności. Pierwotnie Instytucja Certyfikująca została powołana
w Departamencie Finansów UMWL jako Oddział Certyfikacji (OC) Uchwałą Nr
CCLXXV/5628/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 7 października 2014 r. w
sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Lubelskiego w Lublinie. Uchwałą Nr LXIX/1452/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z
dnia 1 grudnia 2015 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie utworzony został Departament
Certyfikacji i Płatności do którego włączony został Oddział Certyfikacji. Zakres zadań
Oddziałów wchodzących w skład Departamentu określa regulamin organizacyjny.
4.1.2 WYSZCZEGÓLNIENIE FUNCKJI PEŁNIONYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ
CERTYFIKUJĄCĄ
DCP w zakresie pełnionej funkcji instytucji certyfikującej jest komórką niezależną
od komórek wykonujących funkcje IZ RPO. Szczegółowy podział zadań pomiędzy
komórkami organizacyjnymi UMWL oraz podległość służbową i podział kompetencji określa
Regulamin Organizacyjny Urzędu
Do zadań IC należą w szczególności:

sporządzanie i przedstawianie KE wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają
one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych
dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych
przez IZ RPO,

sporządzanie zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a
Rozporządzenia finansowego 966/2012,

poświadczanie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi
przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do
finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego
i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

zapewnienie, by istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie
elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny
do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność
i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot
odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz
operacji lub RPO WL 2014 - 2020,

zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, aby otrzymała
od instytucji zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji
przeprowadzonych w odniesieniu do wydatków,

wszystkich audytów przeprowadzonych przez Instytucję Audytową lub
na jej odpowiedzialność,
Strona 147 z 161


utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków
zadeklarowanych KE oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego
na rzecz beneficjentów,
prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych
po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji. Kwoty odzyskane
są zwracane do budżetu Unii przed zamknięciem Programu, poprzez potrącenie ich
z następnego zestawienia wydatków.
4.2
ORGANIZACJA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ.
4.2.1 WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI REALIZOWANYCH PRZEZ
INSTYTUCJĘ CERTYFIKUJĄCĄ
DCP podlega bezpośrednio Skarbnikowi Województwa i jest funkcjonalnie niezależny
w podejmowaniu decyzji oraz wykonywaniu swoich zadań od pozostałych komórek Instytucji
Zarządzającej.
W ramach DCP wyodrębniona została komórka organizacyjna- Oddział Certyfikacji
do wykonywania zadań Instytucji Certyfikującej
Pracą Instytucji Certyfikującej kieruje Dyrektor Departamentu przy pomocy jednego
Zastępcy.
W ww. oddziale wyodrębniono następujące stanowiska pracy:
1. Oddział Certyfikacji
b) ds. certyfikacji
Struktura zatrudnienia w DCP, w zakresie realizacji zadań IC:
1. Dyrektor – 1 etat
2. Z-ca Dyrektora – 1 etat
3. Kierownik Oddziału -1 etat
4. Oddział Certyfikacji - 6 etatów
Razem 9 etatów zaangażowanych w realizację zadań IC.
Zakres zadań oraz funkcji :
1)
sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność
i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte
na weryfikowalnych dokumentach,
2)
sporządzanie zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej zgodnie z właściwymi
przepisami,
3)
poświadczenie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi
przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z RPO WL na lata 2014 2020,
4)
wprowadzanie danych z zakresu realizowanych zadań do systemu informatycznego,
Strona 148 z 161
5)
6)
7)
8)
9)
10)
zapewnienie prowadzenia w formie elektronicznej ewidencji dokumentacji księgowej,
w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych
po anulowaniu całości lub części wkładu RPO WL na lata 2014 – 2020,
audytów prowadzonych przez Instytucję Audytową oraz inne instytucje kontrolne
i audytowe,
zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, otrzymywania
od instytucji zarządzającej odpowiednich informacji na temat procedur,
prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot
wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu oraz zapewnienie, iż kwoty
odzyskane i wycofane po anulowaniu całości lub części wkładu finansowego zostały
zwrócone przed zamknięciem programu,
programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału,
Technicznej w ramach działań związanych z certyfikacją.
4.2.2 OPIS PROCEDUR INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ
Instytucja Certyfikująca wykonuje swoje zadania w oparciu o Wytyczne w zakresie
warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji
Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020.
Wytyczne MIR określają sposób realizacji zadań Instytucji Certyfikującej oraz
Instytucji Zarządzającej w zakresie warunków koniecznych do spełnienia, w celu
przedstawienia KE przez Instytucję Certyfikującą wniosków o płatność dla programów
operacyjnych na lata 2014 - 2020. Wewnętrzne procedury zawierające szczegółowe opisy
czynności oraz terminy ich wykonania w związku z realizacją zadań IC zawiera Instrukcja
wykonawcza IZ, w części dotyczącej IC, zatwierdzana przez Zarząd Województwa
Lubelskiego.
4.2.2.1 PROCEDURY SPORZĄDZANIA I SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ
Podstawowym dokumentem określającym warunki poświadczania wydatków przez
Instytucję Certyfikującą oraz składania wniosków o płatność do KE są Wytyczne Ministra
Infrastruktury i Rozwoju w zakresie certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków
o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020.
Szczegółowe zasady sporządzania i poświadczania zestawień wydatków i wniosków
o płatność oraz przedkładania ich do KE przez IC określa Instrukcja Wykonawcza IZ, w części
dotyczącej IC.
Instytucja Certyfikująca odpowiada za opracowanie i przedłożenie do KE
poświadczonych wydatków i wniosków o płatność dla RPO WL. Ww. deklaracja jest
sporządzana zgodnie z formatem określonym w Załączniku nr VI do Rozporządzenia
wykonawczego nr 1011/2014.
System certyfikacji wydatków opiera się na modelu kaskadowym.
Instytucja Certyfikująca poświadcza wydatki oraz sporządza Wniosek o płatność
od IC do KE w oparciu o Deklaracje wydatków od IZ do IZ/IC sporządzone przez DZ RPO
w SL2014.
Strona 149 z 161
DZ RPO sporządza Deklarację wydatków od IZ do IZ/IC w oparciu o otrzymane
z DW EFRR oraz DW EFS Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz własne wnioski
o płatność (PT RPO). Departament Certyfikacji i Płatności, wykonujący zadania IC
otrzymuje Deklaracje wydatków od IZ do IZ/IC co do zasady w trybie miesięcznym. Po
uzgodnieniu z IC, DZ RPO może składać deklaracje z inną częstotliwością, ale nie rzadziej
niż raz na kwartał.
IC po otrzymaniu od DZ RPO Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC dokonuje
weryfikacji dokumentu (formalnej i merytorycznej) wydatków wg listy sprawdzającej,
zgodnie z Instrukcją Wykonawczą IZ, w części dotyczącej IC. IC dokonuje w szczególności
weryfikacji danych finansowych zawartych w Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC
w porównaniu z danymi zawartymi w SL2014.
W przypadku powzięcia w wyniku działań kontrolnych (zarówno własnych jak też
innych podmiotów uprawnionych) informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości,
IC może podjąć decyzję o wstrzymaniu certyfikacji wydatków w ramach osi priorytetowej,
działania, poddziałania, grupy projektów lub projektu do czasu usunięcia przez daną
instytucję okoliczności będących podstawą wstrzymania procesu certyfikacji w celu
zapobieżenia certyfikowania wydatków poniesionych z naruszeniem prawa. Procedura
blokowania certyfikacji jest omówiona w Instrukcji Wykonawczej IZ.
W przypadku stwierdzenia przez IC poprawności otrzymanych dokumentów oraz spełnienia
warunków certyfikacji, Instytucja Certyfikująca dokonuje przeliczenia poniesionych
i poświadczonych przez IZ RPO wydatków w PLN na EUR i poświadcza wydatki oraz
sporządza Wniosek o płatność od IC do KE. Dokument jest przygotowywany
i przekazywany do KE za pomocą systemu informatycznego SFC2014.
Wnioski przygotowywane są po zatwierdzeniu Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC, co do
zasady w trybie miesięcznym. Możliwa jest zmiana częstotliwości sporządzania wniosku,
przy uwzględnieniu obowiązku IC przedkładania wniosku do KE nie rzadziej niż raz na
kwartał.
IC przedkłada ostateczny wniosek o płatność okresową do dnia 31 lipca po upływie
poprzedniego roku obrachunkowego (trwającego od 1 lipca do 30 czerwca) oraz, w każdym
przypadku, przed pierwszym wnioskiem o płatność okresową dla następnego roku
obrachunkowego. Deklaracja wydatków od IZ do IZ/IC, stanowiąca podstawę do
sporządzenia przez IC ostatecznego wniosku o płatność okresową powinna zostać przesłana
do IC w terminie do dnia 15 lipca po zakończeniu poprzedniego roku obrachunkowego.
Strona 150 z 161
4.2.2.2 OPIS SYSTEMU KSIĘGOWEGO BĘDĄCEGO PODSTAWĄ
POŚWIADCZANIA ZESTAWIENIA WYDATKÓW DO KE.
Instytucja Certyfikująca za pośrednictwem SL2014 ma dostęp do danych finansowych
w zakresie wydatków poniesionych na dany program.
Instytucja Certyfikująca zapewnia utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów
księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych KE.
Utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących zadeklarowanych
wydatków do KE, realizowane jest poprzez gromadzenie odpowiednich danych przez IC w
SL2014. Ponadto, po każdorazowym przekazaniu do KE Wniosku o płatność od IC do KE, IC
odnotowuje zadeklarowane wydatki w prowadzonym Rejestrze Zestawień Wydatków
Gromadzenie danych, dotyczących realizacji poszczególnych projektów, niezbędnych
do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny zapewnia
SL2014. System ten rejestruje i przechowuje zapisy księgowe dla każdego projektu w ramach
programu operacyjnego w rozumieniu art. 126 lid d) Rozporządzenia ogólnego 1303/2013,
uszczegółowione w art.24 ust. 1 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014
oraz załączniku III do tego rozporządzenia
Instytucje na poszczególnych poziomach wdrażania monitorują przy pomocy SL2014
wydatki poniesione na rzecz beneficjentów w ramach RPO WL.
4.2.2.3 PROCEDURY SPORZĄDZANIA ZESTAWIENIA WYDATKÓW, o którym
mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) Rozporządzenia finansowego 966/2012 oraz w art.
126 lit. b) Rozporządzenia (UE) 1303/2013.
Instytucja Certyfikująca sporządza zestawienie wydatków poniesionych w ramach
wykonywania swoich zadań w danym okresie referencyjnym określonym w przepisach
sektorowych, które to wydatki przedstawiły KE w celu uzyskania zwrotu kosztów.
Zestawienie to obejmuje płatności zaliczkowe oraz sumy, w odniesieniu do których
prowadzone są lub zakończone zostały procedury odzyskania. Zestawieniu towarzyszy
deklaracja zarządcza potwierdzająca, że w opinii IZ RPO informacje są prawidłowo
przedstawione, kompletne i dokładne, wydatki zostały wykorzystane zgodnie
z przeznaczeniem, wprowadzone systemy kontroli dają niezbędne gwarancje legalności
i prawidłowości operacji.
4.2.2.4 OPIS PROCEDUR OBOWIĄZUJĄCYCH W IC ODNOSZĄCYCH SIĘ DO
ZAKRESU, ZASAD I PROCEDUR DOTYCZĄCYCH SKUTECZNYCH
ROZWIĄZAŃ OKREŚLONYCH PRZEZ PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE W
ODNIESIENIU DO BADANIA SKARG DOTYCZĄCYCH FUNDUSZY UE
(na podstawie Art. 74 ust. 3 Rozporządzenia (UE) 1303/2013).
Skarga, która wpłynęła do IC, zostaje poddana analizie pod katem zasadności
stwierdzonych w niej ustaleń. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących
na możliwość wystąpienia naruszenia lub zakłócenia prawidłowości realizacji projektu
współfinansowanego ze środków RPO WL IC przekazuje informację do IZ RPO, w celu
Strona 151 z 161
dokonania dalszej analizy i wyjaśnienia sprawy. Do rozpatrzenia skargi w trybie
administracyjnym stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego,
obowiązujące w tym zakresie.
4.3
KWOTY ODZYSKANE.
4.3.1 OPIS SYSTEMU ZAPEWNIAJĄCEGO SZYBKIE
POMOCY PUBLICZNEJ, W TYM POMOCY UNII.
ODZYSKIWANIE
W przypadku konieczności odzyskania od beneficjenta środków, IZ /IP wszczyna
postępowanie mające na celu odzyskanie kwoty do zwrotu oraz kwalifikuje należność jako
kwotę do odzyskania albo kwotę wycofaną po anulowaniu całości lub części wkładu UE dla
projektu. Właściwa instytucja wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody
na pomniejszenie kolejnych płatności na jego rzecz. W przypadku bezskuteczności
ww. wezwania, wydaje się decyzję o zwrocie przez beneficjenta kwoty do zwrotu, określającą
m.in. sposób zwrotu środków (wpłata kwoty na rachunek bankowy wskazany w decyzji lub
pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta). W odniesieniu do beneficjentów
będących państwowymi jednostkami budżetowymi, nie wydaje się ww. decyzji
ani nie wzywa się do zwrotu kwoty. Kwoty do zwrotu przez beneficjentów będących
państwowymi jednostkami budżetowymi kwalifikowane są co do zasady jako kwoty
wycofane.
IC upewnia się, że kwoty odzyskane pomniejszają kolejną Deklarację wydatków od IZ
do IZ/IC.
Informacje na temat stanu postępowania windykacyjnego przekazywane są w dokumentach
przedkładanych zgodnie z istniejącymi zasadami informowania o nieprawidłowościach,
tj. zgodnie z obowiązującą Procedurą informowania Komisji Europejskiej
o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności
w latach 2007-2013 i Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania
nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów
operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020. DZ RPO monitoruje system zwrotu
środków przez beneficjentów na podstawie danych w Rejestrze Obciążeń na Projekcie.
4.3.2 PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEŻKĘ AUDYTU PRZEZ
PROWADZENIE
W
FORMIE
ELEKTRONICZNEJ
ZAPISÓW
KSIĘGOWYCH DOTYCZACYCH KAŻDEJ OPERACYJI, W TYM KWOT
ODZYSKANYCH, KWOT PODLEGAJĄCYCH ODZYSKANIU, KWOT
WYCOFANYCH
Z
WNIOSKU
O
PŁATNOŚĆ,
NALEŻNOŚCI
NIEŚCIĄGALNYCH I KWOT ODNOSZĄCYCH SIĘ DO OPERACJI
ZAWIESZONYCH W WYNIKU POSTĘPOWANIA PRAWNEGO LUB
ODWOŁANIA ADMINISTRACYJNEGO O SKUTKU ZAWIESZAJĄCYM, W
TYM KWOT ODZYSKANYCH PRZEZ ZASTOSOWANIE ART. 71
ROZPORZADZENIA (UE) NR 1303/2013 DOTYCZĄCEGO TRWAŁOŚCI
OPERACJI.
Zadaniem Instytucji Zarządzającej jest zapewnienie prawidłowego wykorzystania środków
z UE. Jeżeli więc w trakcie realizacji Programu, a zwłaszcza przy realizacji projektów
wystąpią nieprawidłowości – konieczne jest zastosowanie działań korygujących.
Za odzyskiwanie udzielonego dofinansowania oraz jego zwrot przez beneficjenta
odpowiedzialna jest IZ oraz IP zgodnie z podpisanymi porozumieniami. IZ i IP prowadzi na
Strona 152 z 161
bieżąco elektroniczny rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania (odzyskanych
i odzyskiwanych) oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla
operacji z wyodrębnieniem wkładu publicznego. W ramach rejestru prowadzony jest rejestr
odsetek od tych kwot w podziale na „odsetki karne” – należne KE oraz „odsetki umowne” –
należne Państwu Członkowskiemu. Rejestr prowadzony jest w SL2014.
Środki nieprawidłowo wydatkowane podlegają zwrotowi przez Beneficjenta wraz
z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki naliczane są od dnia
przekazania dofinansowania na rachunek Beneficjenta.
Za zgodą Beneficjenta zwrot środków może nastąpić poprzez pomniejszenie kolejnych
płatności. W innym wypadku zwrot środków dokonywany jest na rachunek wskazany przez
IZ /IP.
4.3.3 UZGODNIENIA DOTYCZĄCE POTRĄCANIA KWOT ODZYSKANYCH
LUB KWOT, KTÓRE MAJĄ ZOSTAĆ WYCOFANE, Z WYDATKÓW
PODLEGAJACYCH DEKLARACJI DO KE.
W poświadczeniu za dany okres, należy ująć kwoty odzyskane zarejestrowane w SL2014
w tym okresie. Możliwe jest również ujęcie w poświadczeniu kwot odzyskanych w okresie
objętym poświadczeniem, zarejestrowanych w systemie w terminie późniejszym.
Należy wykazać zarówno kwoty, które odzyskano w drodze np. windykacji lub
pomniejszenia płatności do beneficjentów, jak i zwroty dobrowolnie dokonane przez
beneficjenta.
Nie jest możliwe korygowanie poświadczenia o kwoty odzyskane, dotyczące wydatków,
które nie zostały wcześniej zadeklarowane lub nie zostały ujęte w bieżącym poświadczeniu.
Kwota odzyskana może być ujęta najwcześniej w poświadczeniu zawierającym wniosek
o płatność, którego dotyczy kwota odzyskana.
Jednocześnie, IZ/IP prowadzi i na bieżąco uzupełnia w rejestrze obciążeń na projekcie
w SL2014 zbiorczy rejestr wszystkich kwot odzyskanych oraz kwot pozostałych
do odzyskania od początku realizacji programu.
Strona 153 z 161
5
5.1
SYSTEM INFORMATYCZNY
OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W ODNIESIENIU DO:
5.1.1. Elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących
każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych
uczestników i – o ile jest to wymagane – podziału danych odnoszących się do wskaźników
według płci, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego,
weryfikacji i audytu, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art.
24 rozporządzenia delegowanego Komisji nr 480/2014.
W celu zapewnienia realizacji wymogów określonych w pkt 5.1.1. został stworzony centralny
system teleinformatyczny. Jest to system centralny. Minister właściwy do spraw rozwoju
regionalnego jest odpowiedzialny za jego utrzymanie i rozwój, umożliwia również dostęp do
systemu dla wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie poszczególnych programów
operacyjnych. Instytucje zaangażowane w realizację krajowych programów operacyjnych są
zobowiązane do wykorzystania centralnego systemu teleinformatycznego. W odniesieniu do
regionalnych programów operacyjnych poszczególne instytucje mają możliwość budowy
swoich własnych rozwiązań i wykorzystania tylko niektórych funkcjonalności centralnego
systemu teleinformatycznego.
Centralny system teleinformatyczny zapewnia gromadzenie danych dotyczących realizacji
poszczególnych operacji, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania
finansowego, weryfikacji i audytu. W szczególności system ten zapewnia:
•
obsługę operacji od momentu podpisania umowy o dofinansowanie w ramach
powiązanych ze sobą funkcjonalności dotyczących naborów, wniosków o dofinansowanie,
umów/decyzji o dofinansowaniu, kontroli, uczestników projektów,
•
ewidencjonowanie danych dotyczących realizacji programów operacyjnych poprzez
powiązanie poszczególnych operacji z poziomami wdrażania, przypisanymi celami
tematycznymi i priorytetami inwestycyjnymi, wskaźnikami, funduszami, kategoriami
regionów, wymiarami i kodami kategorii interwencji funduszy polityki spójności, dla których
dane są gromadzone w ramach odpowiednich funkcjonalności w aplikacji głównej (SL2014),
•
obsługę procesów związanych z certyfikacją wydatków, w ramach funkcjonalności
dotyczących wniosków o płatność do certyfikacji, deklaracji wydatków, wniosków o płatność
do KE, rocznych zestawień wydatków, rejestru obciążeń na projekcie, zaliczek, zgodnie z
wymogami rozporządzenia wykonawczego (KE) nr 1011/2014, a także kontroli
systemowych,
zarówno w zakresie pomocy zwrotnej, jak i bezzwrotnej. Zakres przechowywanych danych
umożliwia zachowanie ścieżki audytu, zgodnie z zakresem wskazanym w art. 24
rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014 i w załączniku III do tego rozporządzenia.
Centralny system teleinformatyczny nie jest jedynie systemem rejestracyjnym. Stanowi on
kompleksowe narzędzie wspomagające realizację operacji w ramach programów
operacyjnych, co stanowi realizację przepisów art. 122 ust. 3 rozporządzenia 1303/2013. W
skład tego narzędzia wchodzą:
•
aplikacja główna (SL2014);
Strona 154 z 161
•
aplikacja raportująca centralnego systemu teleinformatycznego (SRHD);
•
system zarządzania tożsamością (SZT);
•
aplikacja wspierająca obsługę projektów pomocy technicznej (SL2014-PT).
SL2014
Aplikacja główna SL2014 gwarantuje spełnienie wymogów art. 125 ust. 2 lit. d)
rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 24 rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014,
jak również art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 poprzez:
•
wsparcie bieżącego procesu zarządzania, monitorowania i oceny programów
współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz programów
realizowanych w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej i Europejskiego Instrumentu
Sąsiedztwa, dla których instytucja zarządzająca została ustanowiona na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej,
•
gromadzenie i przechowywanie danych w zakresie określonym w załączniku III
rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014, w szczególności danych na temat umów o
dofinansowanie, wniosków o płatność na potrzeby certyfikacji (w tym korekt wniosków o
płatność), uczestników projektów,
•
umożliwienie Beneficjentom rozliczania realizowanych przez nich projektów z
wykorzystaniem dedykowanej funkcjonalności – Aplikacji obsługi wniosków o płatność w
ramach SL2014.
SL2014 zapewnia funkcjonowanie wystandaryzowanych formularzy, obsługę procesów i
komunikację pomiędzy beneficjentami i pracownikami instytucji systemu wdrażania
obsługujących ich projekty, w szczególności w zakresie:
•
gromadzenia i przesyłania danych dotyczących wniosków o płatność, ich weryfikacji,
w tym zatwierdzania, poprawiania, odrzucania i wycofywania,
•
gromadzenia i przesyłania danych dotyczących harmonogramów finansowych, ich
weryfikacji w tym zatwierdzania, poprawiania i wycofywania,
•
gromadzenia
i
przesyłania
•
danych
dotyczących
uczestników
działań
gromadzenia i przesyłania danych dotyczących zamówień publicznych,
•
gromadzenia i przesyłania danych dotyczących osób zatrudnionych do realizacji
projektów, tzw. bazy personelu.
SRHD
Umożliwia tworzenie określonych raportów – bazujących na danych wprowadzonych do
SL2014, między innymi w zakresie informacji o poziomie wydatkowania środków UE,
prognoz wydatków, informacji o stanie wdrażania funduszy strukturalnych, informacji na
temat przeprowadzonych kontroli.
SZT
System zarządzania tożsamością zapewnia spójne i bezpieczne zarządzanie tożsamością
użytkowników centralnego systemu teleinformatycznego, będących pracownikami instytucji
w ramach systemu wdrażania polityki spójności 2014-2020. Umożliwia on zalogowanie się
do SL2014 oraz SRHD, jak również przełączanie się pomiędzy systemami, do których
pracownik instytucji ma nadany dostęp.
Strona 155 z 161
SL2014-PT
Jest to funkcjonująca w ramach centralnego systemu teleinformatycznego aplikacja
wspierająca procesy związane z rozliczaniem projektów pomocy technicznej, realizowanych
w ramach krajowych programów operacyjnych (z wyłączeniem programów EWT). W
szczególności aplikacja ta wspomaga procesy związane z rozliczaniem wynagrodzeń
pracowników instytucji.
Architektura centralnego systemu teleinformatycznego została przedstawiona na diagramie
poniżej.
Przepływ danych w ramach programów operacyjnych wykorzystujących SL2014 do
wspierania procesów związanych z obsługą projektu od momentu podpisania umowy o
dofinansowanie
Dostęp do danych gromadzonych w SL2014 mają:
•
pracownicy wszystkich instytucji uczestniczących w realizacji programów
operacyjnych, tj. między innymi instytucji zarządzających, instytucji pośredniczących,
instytucji wdrażających, instytucji audytowej, instytucji koordynujących, w zakresie
niezbędnym dla prawidłowego realizowania swoich zadań;
•
beneficjenci, w zakresie danych dotyczących realizowanych przez nich projektów oraz
osoby upoważnione przez beneficjentów, w ramach umowy o dofinansowanie, do rozliczania
projektów w ich imieniu.
Strona 156 z 161
5.1.2. Zapewnienia, aby dane, o których mowa w poprzednim punkcie, były gromadzone,
wprowadzane do systemu i tam przechowywane, a dane na temat wskaźników były
podzielone według płci w przypadkach wymaganych w załącznikach I i II do rozporządzenia
(UE) nr 1304/2013, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Aby zapewnić prawidłowe i terminowe spełnianie warunków, o których mowa w poprzednim
punkcie, minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego zapewnia przygotowanie
odpowiednich dokumentów krajowych, w tym przede wszystkim ustawy o zasadach realizacji
programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 20142020 oraz wytycznych horyzontalnych dotyczących:
•
warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej;
•
trybu i zakresu sprawozdawczości oraz monitorowania postępu rzeczowego realizacji
programów operacyjnych;
•
trybu dokonywania wyboru projektów;
•
kwalifikowalności wydatków w ramach programów operacyjnych;
•
warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji
Europejskiej w ramach programów operacyjnych.
Wytyczne te są udostępniane przez ministra i obowiązują instytucje uczestniczące w realizacji
programów, w szczególności instytucje: zarządzające, pośredniczące oraz wdrażające. Biorąc
pod uwagę zapisy ww. wytycznych, instytucje regulują zakres współpracy z beneficjentami
tak, aby zapewnić spełnienie wymogów wynikających z treści załączników I i II do
rozporządzenia (UE) nr 1304/2013 i z art. 125 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
W ramach SL2014 zaimplementowano z kolei funkcjonalności gwarantujące
przechowywanie danych na temat wskaźników zgodnie z wymogami określonymi w
załącznikach I i II do rozporządzenia (UE) nr 1304/2013. Dane na temat wszystkich
wskaźników kluczowych są gromadzone w postaci danych słownikowych
zaimplementowanych w ramach SL2014. Dane w zakresie uczestników projektów
współfinansowanych z EFS są gromadzone w ramach modułu obsługi wniosków o płatność w
ramach SL2014. Wszystkie wskaźniki mierzące wpływ interwencji w ramach programów
współfinansowanych z EFS, mogą być gromadzone w ramach centralnego systemu
teleinformatycznego w podziale na płeć oraz ogółem, począwszy od etapu umowy o
dofinansowanie.
5.1.3. Zapewnienia, aby istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie
elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny do obsługi
wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia
wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych, należności
nieściągalnych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji
lub programu operacyjnego, zgodnie z art. 126 lit. d) i art. 137 lit. b) rozporządzenia (UE) nr
1303/2013.
Spełnienie powyższego wymogu zostało zagwarantowane poprzez wdrożenie centralnego
systemu teleinformatycznego. Poszczególne funkcjonalności centralnego systemu
informatycznego podlegają wdrożeniu z uwzględnieniem terminów określonych w art. 122
Strona 157 z 161
ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 oraz art. 32 rozporządzenia delegowanego (KE) nr
480/2014.
5.1.4. Prowadzenia w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków
zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na
rzecz beneficjentów, zgodnie z art. 126 lit. g) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
We wszystkich instytucjach zarządzających, instytucjach pośredniczących, instytucjach
wdrażających w ramach programów operacyjnych spełniono powyższy warunek poprzez
wykorzystanie centralnego systemu teleinformatycznego do gromadzenia danych związanych
z przepływami środków finansowych w ramach programów operacyjnych, w tym danych
dotyczących wydatków zadeklarowanych do KE. Niezależnie od powyższego instytucje mogą
prowadzić ewidencję pozabilansową wspomnianych środków w ramach własnych systemów
księgowych.
5.1.5. Prowadzenia ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po
anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji, zgodnie z art. 126 lit. h)
rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Obowiązek jest realizowany poprzez wdrożenie odpowiedniej funkcjonalności w ramach
aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego tj. SL2014 z uwzględnieniem
terminów określonych w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 oraz art. 32
rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014.
5.1.6. Prowadzenia ewidencji kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku
postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.
Obowiązek jest realizowany poprzez wdrożenie odpowiedniej funkcjonalności w ramach
aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego tj. SL2014 z uwzględnieniem
terminów określonych w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 oraz art. 32
rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014.
5.1.7. Informacji o gotowości systemów do działania i ich zdolności do zapewniania
wiarygodnej rejestracji danych, o których mowa powyżej.
Funkcjonalności centralnego systemu teleinformatycznego są wdrażane w zakresie zgodnym
z wymogami art. 24 rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014 i załącznika III do tego
rozporządzenia i w terminach wskazanych w art. 32 tego rozporządzenia oraz w art. 122 ust. 3
rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Według stanu na 1.12.2014 r. zrealizowano
funkcjonalności, obecnie wdrażane w wersji produkcyjnej we właściwej instytucji,
umożliwiające gromadzenie danych określonych w załączniku III, z wyjątkiem z wyjątkiem
pól 23–40, 71–78 oraz 91–105, które zostaną zrealizowane z uwzględnieniem wymogów art.
32 rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014.
Strona 158 z 161
5.2. OPIS PROCEDUR
INFORMATYCZNYCH
WERYFIKUJĄCYCJ
BEZPIECZEŃSTWO
SYSTEMÓW
Bezpieczeństwo informacji osiąga się poprzez wdrożenie odpowiedniego zbioru
zabezpieczeń, w tym polityki, procesów, procedur, struktur organizacyjnych oraz funkcji
realizowanych przez oprogramowanie i urządzenia. Zabezpieczenia te powinny być
ustanawiane, wdrażane, monitorowane, weryfikowane i w miarę potrzeb ulepszane tak, aby
zapewniały spełnienie poszczególnych celów związanych z bezpieczeństwem oraz
prowadzoną działalnością organizacji. System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
określony w ISO/IEC 27001, zawiera całościowe, skoordynowane spojrzenie na ryzyko w
bezpieczeństwie informacji w organizacji, w celu wdrożenia kompleksowego zestawu
zabezpieczeń informacji w ramach spójnego systemu zarządzania.
Zgodnie z art. 11 rozporządzenia (UE) nr 821/2014, system jest chroniony za pomocą
odpowiednich środków bezpieczeństwa, zapewniających poufność dokumentów, ochronę
systemów informacyjnych i ochronę danych osobowych. Środki te są zgodne z normami
międzynarodowymi (ISO/IEC 27001) i krajowymi wymaganiami prawnymi (Krajowe Ramy
Interoperacyjności). Środki bezpieczeństwa chronią sieci i urządzenia do transmisji w których
system wchodzi w interakcje z innymi modułami i systemami.
Na procedury weryfikujące bezpieczeństwo systemów informatycznych składają się:
Procedury istniejące:
Oznaczenie
Nazwa
C-Pr-01
Scenariusze testowe
C-Pr-05
Procedura reagowania na incydenty
M-In-02
Instrukcja Zarządzania systemem informatycznym do przetwarzania danych
osobowych
M-Pr-04
Procedura postępowania w przypadku awarii SL2014 zgłoszonej przez
Użytkowników B
M-Pr-05
Procedura postępowania w przypadku zgłoszenia awarii SL2014 przez
Użytkowników I
M-Pr-06
Procedura postępowania w przypadku wystąpienia awarii ePUAP
M-Pr-07
Procedura przeglądów aktywności Użytkowników I
M-Pr-13
Procedura zgłaszania zatwierdzonych zmian w strukturze programu
operacyjnego
M-Pr-14
Procedura przeprowadzania audytów jakości danych w SL2014
M-Pr-20
Procedura przeglądu stanu bezpieczeństwa informacji w systemach
teleinformatycznych MIiR
M-Pr-22
Procedura reagowania na podatności
M-Pr-23
Procedura obsługi zgłoszeń w Service Desk centralnego systemu
Strona 159 z 161
teleinformatycznego
M-Pr-28
Aktualizacja planu ciągłości działania
Zal_F pkt. F5
Procedura monitorowania podatności ComArch S.A.
Procedury planowane do wdrożenia:
Oznaczenie
Nazwa
X-Pr-01
Monitoring i ocena systemu pod kątem dostępności, integralności i
rozliczalności działania SL2014
X-Pr-02
Analiza i szacowanie ryzyka
X-Pr-03
Zarządzanie usługami IT i monitorowanie SL2014
X-Pr-04
Zarządzanie konfiguracją i zmianą SL2014
X-Pr-05
Procedura zarządzania usługami IT w SL2014
X-Pr-06
Procedura zarządzania incydentami i problemami
X-Pr-07
Procedura monitorowania wydajności i pojemności
X-Pr-08
Procedura monitorowania podatności
X-Pr-09
Proces kontroli zmian konfiguracji systemu
X-Pr-11
Procedura ogólna organizacji obsługi incydentów bezpieczeństwa i
dostępności SL2014 (help desk)
Wymienione powyżej procedury pozwalają na pełną i efektywną ocenę stanu bezpieczeństwa
i ochrony danych centralnego systemu teleinformatycznego, jak również odniesienie
uzyskanego poziomu zabezpieczeń do pozostałych elementów systemu. Uzyskane zapisy,
dane, zestawienia w postaci okresowych, zgodnych z planem i wymaganiami raportów
przekazywanych do analiz realizują wymagane w kryteriach desygnacji wymagania z obszaru
monitoringu bezpieczeństwa SL2014 (załącznik XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
Raportowane dane szczegółowe z audytu jakości systemu, liczby incydentów w systemie,
poziomu dostępności, wydajności, rozliczania aktywności użytkowników pozwalają na
opracowanie okresowego lub rocznego syntetycznego raportu stanu funkcjonowania
centralnego systemu teleinformatycznego oraz opracowanie wymaganych działań
naprawczych lub korygujących eliminujących powtórzenie się incydentów które już zaistniały
wraz z redukcją zidentyfikowanych ryzyk działania systemu. Działania te spełniają wymogi
obowiązującego prawa krajowego w obszarze bezpieczeństwa (Krajowe Ramy
Interoperacyjności), wymagań prawa unijnego w zakresie nadzoru i monitoringu Programów
Operacyjnych a także norm ISO w tym głównie typoszeregu ISO 27001. Sposób nadzoru i
monitoringu systemu pozwoli docelowo na osiągniecie gotowości systemu do podjęcia
procesu certyfikacji systemy na zgodność z normą PN ISO/IEC 27001:2014-12.
Strona 160 z 161
5.3 OPIS AKTUALNEGO STANU SPEŁNIENIA WYMOGÓW OKREŚLONYCH W Art.
122 ust. 3 Rozporządzenia (UE) NR 1303/2013.
Funkcjonalności centralnego systemu teleinformatycznego są wdrażane zgodnie z zakresem i
terminami określonymi w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, art. 24
rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014 i załącznika III do tego rozporządzenia.
Według stanu na 1.12.2014 r. system jest gotowy do wykorzystania przez użytkowników w
obszarze objętym przepisami art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Strona 161 z 161