PLAN KOMUNIKACJI PROJEKTU SAMOOCENY CAF Urzędu

Załącznik do Zarządzenia Nr 97/2012
Wójta Gminy Baranów
z dnia 12.12.212 r.
PLAN KOMUNIKACJI
PROJEKTU SAMOOCENY CAF
Urzędu Gminy w Baranowie
Baranów, 12 grudzień 2012 r.
1.
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia metody CAF w
Urzędzie Gminy w Baranowie.
W szczególności w dokumencie określone zostaną:

cel projektu wdrożenia metody CAF,

strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,

sposób, forma i częstotliwość przekazywania informacji na temat realizowanego projektu
poszczególnym grupom odbiorców,

2.
sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny.
PROJEKT WDROŻENIA METODY CAF W URZĘDZIE
Powszechny Model Oceny – CAF jest narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej,
mającym na celu poprawę zarządzania. Metoda samooceny opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych
rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię organizacji,
zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy
zarządzania zmianą. Dzięki CAF organizacje uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji
publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania
urzędu, poprzez:

identyfikację mocnych stron,

identyfikację obszarów do doskonalenia,

opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,

możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu
Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking),

3.
przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
PLAN KOMUNIKACJI UCZESTNIKÓW WDROŻENIA METODY CAF W URZĘDZIE
Wzajemna komunikacja, to podstawowy obszar wszelkich przedsięwzięć w zakresie zarządzania zmianami, a
zwłaszcza podczas przeprowadzania samooceny. Podjęcie decyzji o przeprowadzeniu i wdrożeniu metody CAF
rozpoczyna cały proces zarządzania jakością w naszym Urzędzie.
3.1 Zainteresowane strony

Kierownictwo urzędu,

Członkowie grupy samooceny,

Pracownicy urzędu,

Klienci urzędu / Mieszkańcy gminy.
3.2 Potrzeby informacyjne

Informowanie o celach i zasadach CAF.

Informowanie o przebiegu realizacji CAF w urzędzie, w tym poszczególnych etapów projektu.
2

Mobilizacja do aktywnego udziału, zaangażowania.

Zapewnienie właściwego obiegu informacji – efektywności wdrażania.

Budowanie wizerunku Urzędu Gminy w Baranowie jako profesjonalnego, wciąż doskonalącego się
urzędu.
3.3 Dostawca informacji
Informacje dla kierownictwa, członków grupy samooceny, oraz pozostałych pracowników będzie
przygotowywał i przekazywał koordynator.
Informacje dla klientów/mieszkańców będzie przygotowywana przez koordynatora i zamieszczana na stronie
internetowej urzędu, tablicy ogłoszeń urzędu oraz w mediach.
3.4 Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Częstotliwość przekazywania informacji nt. projektu jest uzależniona od poszczególnych faz projektu.
Odbiorca
informacji
Cel informacji
Kierownictwo
Urzędu
Informacje o
przebiegu i postępach
projektu CAF.
Członkowie
Grupy
Samooceny
Informacje
organizacyjne
potrzebne do
realizowania
kolejnych zadań
projektu.
Pracownicy
Informacja
określająca cel,
założenia projektu
oraz informacja o
zaangażowaniu
pracowników w
projekcie; informacja
o kolejnych krokach
podejmowanych na
etapie realizacji
projektu.
Forma informacji
Zwięzły pisemny raport/
sprawozdania koordynatora.
Informacja ustna.
Informacja ustna
przekazywana bezpośrednio w
trakcie spotkań.
Komunikaty w formie e-mail
na indywidualne skrzynki
mailowe.
Spotkania informacyjne
koordynatora z kadrą
kierowniczą i pracownikami.
Komunikaty w formie e-mail
na indywidualne skrzynki
mailowe.
Informacje na stronie
internetowej urzędu.
Klienci /
mieszkańcy
Ogólna informacja o
metodzie i celu
projektu
Informacja:
- na stronie internetowej
urzędu,
- na tablicy ogłoszeń urzędu,
- w gazetce gminnej.
Rada Gminy
Informacja o
przebiegu i postępach
projektu
Informacja ustna na sesjach
Rady Gminy
Częstotliwość przekazywania
informacji
W kluczowych etapach realizacji
projektu tj.
 przystąpienie do projektu,
 rozpoczęcie samooceny,
 wyniki samooceny,
 opracowanie planu doskonalenia,
 zrealizowanie projektów
usprawniających.
Informacja aktualna - na bieżąco.
Na bieżąco - w miarę pojawiających się
potrzeb
Regularne informacje przekazywane
wszystkim pracownikom, zwięzły
komunikat zachęcający
pracowników do uczestnictwa.
A ponadto: w kluczowych etapach
projektu tj.
 przystąpienie do projektu,
 rozpoczęcie samooceny,
 wyniki samooceny,
 opracowanie planu doskonalenia,
 z realizowanie projektów
usprawniających
W kluczowych etapach projektu tj.
 przystąpienie do projektu,
 rozpoczęcie samooceny,
 wyniki samooceny,
 opracowanie planu doskonalenia,
 zrealizowanie projektów
usprawniających
Wg terminarza sesji
3
3.5 Metody komunikacji:
3.5.1 Sprawozdania
W trakcie wdrażania metody CAF zostanie sporządzone sprawozdanie dotyczące stworzenia grupy samooceny
oraz zakresu i terminarza planowanych działań, a następnie sprawozdanie z wyników samooceny i informacja z
planu doskonalenia
3.5.2 Strona WWW
Na stronie internetowej www.gmina-baranow.pl będzie zamieszczana w specjalnie przygotowanej zakładce –
„CAF w Urzędzie Gminy” bieżąca informacja na temat wdrażania projektu. Informacja będzie kierowana
zarówno dla klientów zewnętrznych jak i pracowników urzędu.
3.5.3 Czasopisma lokalne
Informacje o rozpoczęciu metody CAF oraz po przeprowadzeniu samooceny zostaną umieszczone w gazecie
„Informator gminny”.
3.5.4 Prezentacja Kierownictwa Urzędu na sesjach Rady Gminy
Na sesji Rady Gminy w trakcie realizacji projektu radni, sołtysi i mieszkańcy obecni na sesji otrzymają
informacje o przebiegu prac nad samooceną.
3.5.5 Tablica ogłoszeń Urzędu
W Urzędzie Gminy w Baranowie na tablicy ogłoszeń będą udostępniane informacje na temat projektu CAF,
etapów jego wdrażania oraz realizowanych działań usprawniających. Informacje będą na bieżąco aktualizowane.
3.5.6 Poczta e-mail
Informacje przesyłane droga elektroniczną będą najbardziej skuteczną droga wymiany informacji na temat
realizacji projektu pomiędzy członkami grupy samooceny, koordynatorem oraz pracownikami urzędu.
4.
MOBILIZACJA PRACOWNIKÓW URZĘDU NA RZECZ ZAANGAŻOWANIA W PROCES
SAMOOCENY
Istotnym elementem projektu wdrożenia Wspólnej Metody Oceny jest zapewnienie jak najszerszego
zaangażowania pracowników oraz uzyskanie i podtrzymanie wysokiego poziomu ich motywacji podczas
realizacji projektu: od rozpoczęcia wdrożenia do zakończenia realizacji projektów usprawniających.
Mobilizującymi przesłankami angażującymi pracowników w proces samooceny jest:

podniesienie świadomości i wiedzy o organizacji i funkcjonowaniu urzędu,

szansa na podniesienie jakości funkcjonowania i zarządzania urzędem,

odnalezienie mocnych stron urzędu

pochwała i uznanie kierownictwa za zaangażowanie w proces samooceny,

w miarę możliwości zostaną wzięte pod uwagę inne narzędzia motywowania.
4