Udostępnianie zasobów - Archiwum Państwowe w Siedlcach

Archiwum Panstwowe w Siedlcach
Udostępnianie zasobów
Materiały archiwalne udostępnia się po upływie 30 lat od chwili ich wytworzenia, o ile nie narusza to przepisów prawa.
Wcześniejszy dostęp do akt możliwy jest po przedłożeniu przez użytkownika umotywowanego wniosku.
Archiwum udostępnia materiały archiwalne w formie bezpośredniej - umożliwiając zainteresowanym zapoznanie się z
oryginałami lub kopiami dokumentów w Czytelni oraz w formie pośredniej - przekazując informacje zawarte w aktach
w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentu - na wniosek zainteresowanego. Udostępnienie
archiwaliów do wglądu w Czytelni jest bezpłatne. Inne formy udostępniania związane z wyszukiwaniem archiwaliów
przez pracowników lub sporządzaniem reprodukcji stanowią usługę odpłatną.
Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w Czytelni składa Zgłoszenie użytkownika zasobu
archiwalnego. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych wymagane jest złożenie przez użytkownika
pisemnego zobowiązania dotyczącego sposobu i zakresu ich wykorzystania. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor
Archiwum może odmówić udostępnienia akt. Udostępnia się archiwalia zewidencjonowane, tzn. wyposażone w
pomoce ewidencyjno-informacyjne. Użytkownik może korzystać ze wszystkich dostępnych pomocy. Na ich podstawie
użytkownik wyszukuje jednostki archiwalne i ich sygnatury, a następnie składa zamówienie na akta. Udostępnione
materiały archiwalne mogą być odpłatnie reprodukowane w postaci kserokopii, skanów i fotografii wg obowiązującego
w Archiwum Cennika usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Siedlcach.Użytkownik może wykonać
nieodpłatnie kopie cyfrowe własnym aparatem.
Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może sprowadzić do Czytelni mikrofilmy archiwaliów
przechowywanych w innych archiwach. Koszt przesyłki ponosi zamawiający.
Wykorzystanie w publikacjach reprodukcji z zasobu Archiwum powinno zostać odnotowane poprzez umieszczenie
informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt. Podobne procedury obowiązują przy
powoływaniu się na wykorzystane archiwalia. Zasady udostępniania i korzystania z materiałów archiwalnych
regulujeRegulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Siedlcach wprowadzony
Zarządzeniem nr 26/2013 Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach.
Korzystanie do celów własnościowych
Na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy z dn. 14 lipca 1983 r. (Dz. U nr 38, poz. 173 z późn. zm.) archiwa państwowe w
Polsce udostępniają materiały archiwalne po 30 latach od ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych
interesów państwa i obywateli. W związku z tym zainteresowani uzyskaniem dostępu do archiwaliów związanych z
prawami własnościowymi proszeni są o przedstawienie dowodów, iż są stroną w rozumieniu art. 28 Kodeksu
Postępowania Administracyjnego, tj. że posiadają interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do załatwianej sprawy.
W przypadku prowadzenia poszukiwań na zlecenie osób trzecich należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa (do
wglądu) lub jego poświadczoną kopię lub wykonane przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie (w przypadku
pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym). Wykonywanie kopii odnalezionych archiwaliów jest odpłatne.
Korzystanie do celów urzędowych
Instytucje lub osoby prawne przeprowadzające poszukiwanie genealogiczne lub własnościowe dla celów urzędowych
proszone są o przedstawienie dowodów, iż są stroną w rozumieniu art. 28 Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
tj. że posiadają interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do załatwianej sprawy, wynikający z zadań statutowych
instytucji lub decyzji Sądu. W przypadku prowadzenia poszukiwań na zlecenie osób prywatnych należy przedstawić
oryginał pełnomocnictwa (do wglądu) lub jego poświadczoną kopię lub wykonane przez tłumacza przysięgłego
tłumaczenie (w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym). Osoby prowadzące badania w imieniu
instytucji zobowiązane są przedstawić imienne upoważnienie do poszukiwań w konkretnej sprawie. Wykonywanie
kopii odnalezionych archiwaliów jest odpłatne.
Kwerendy dla osób prywatnych
1
Archiwum Panstwowe w Siedlcach
Pracownicy Archiwum przeprowadzają w zasobie kwerendy dla osób prywatnych w sprawach socjalnych,
genealogicznych i własnościowych. Prowadzenie poszukiwań o charakterze naukowym wykracza poza obowiązki
pracowników Archiwum. Bezpłatnie przeprowadzane są poszukiwania dotyczące represji okresu II wojny światowej i
okresu stalinowskiego. Są to potwierdzenia: pobytów w więzieniach, obozach pracy, obozach koncentracyjnych, na
robotach przymusowych w III Rzeszy; pracy na terenie Generalnego Gubernatorstwa; wysiedleń Polaków z ziem
przyłączonych do Rzeszy; uciekinierów ze Wschodu, warszawiaków po Powstaniu Warszawskim; istnienia obozów
pracy przymusowej, niemieckich gospodarstw i zakładów pracy a także ustalania losów osób zaginionych.
Poszukiwania prowadzone przez pracowników Archiwum dla osób prywatnych do celów genealogicznych lub
własnościowych są płatne.
W związku ze wzrostem poszukiwań genealogicznych Archiwum Państwowe w Siedlcach informuje, że w pierwszej
kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów
potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza
zakresem administracji publicznej.
Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej
archiwów i są wykonywane na zasadach umowy cywilnoprawnej między zamawiającym a wykonawcą. Usługi
świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji
uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. Archiwum Państwowe w
Siedlcach zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, brak
danych lub, gdy wynika to z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek
organizacyjnych i obywateli. Archiwum nie podejmuje się przeprowadzania kwerend rozległych tematycznie
obejmujących poszukiwania w znacznej partii materiałów archiwalnych.
Biorąc pod uwagę bardzo duże zainteresowanie dokumentami do celów genealogicznych, Archiwum rozpoczęło
działania mające na celu udostępnienie on-line akt stanu cywilnego. We współdziałaniu z Narodowym Archiwum
Cyfrowym na stronie www.szukajwarchiwach.pl zostało opublikowane ponad 142 000 skanów z ksiąg stanu cywilnego.
Archiwum zachęca do prowadzenia samodzielnych poszukiwań, szczególnie genealogicznych, w Czytelni Archiwum
oraz do korzystania z serwisu www.szukajwarchiwach.pl
Czytelnia
Czytelnia czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 08.30-15.00, w czwartki w godzinach 11.45 - 17.45.
Udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprodukcji w Czytelni archiwum prowadzone jest od poniedziałku do
piątku w godzinach 8.30 - 15.00 oraz w czwartek w godzinach 11.45 – 17.45.
Termin udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (paginacja, zabiegi
konserwatorskie) zostanie określony w trybie indywidualnych ustaleń dokonanych między użytkownikiem a archiwum.
Archiwum Państwowe w Siedlcach udostępnia posiadane archiwa, prowadzi poszukiwania w materiałach archiwalnych,
udziela informacji na piśmie (drogą pocztową i e-mailem) i ustnie (bezpośrednio i telefonicznie), wykonuje
reprodukcje z posiadanych materiałów archiwalnych; w oparciu o statut archiwum, zarządzenia i regulacje NDAP i
2
Archiwum Panstwowe w Siedlcach
zgodnie z KPA.
Archiwum Państwowe w Siedlcach informuje, że zgodnie z wymogami określonymi w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14
czerwca 1960 r. Kodeksu Postępowania Administracyjnego (Tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 ze zm.)
treść kierowanej korespondencji powinna zawierać wskazanie:
- osoby (imienia i nazwiska), od której pochodzi,
- adresu (kodu pocztowego, miejscowości, ulicy, i nr domu) tej osoby,
- przedmiotu sprawy, której dotyczy.
W przypadku braku powyższych danych w korespondencji prosimy o ich uzupełnienie i ponowne jej przesłanie.
3