zobacz warunki konkursu

Fundacja Gdańska
ogłasza konkurs na wybór Partnera Fundacji Gdańskiej
do roli operatora promocyjno-sponsorskiego
projektu edukacyjno-turystycznego
dla gdańskiej młodzieży szkolnej w 2014 r.
1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo
zamówień publicznych (z późn. zm.)
1.2. Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo do zmiany treści konkursu przed upływem
terminu składania ofert. Jeśli zmiany będą miały istotny wpływ na treść składanych ofert,
Fundacja Gdańska przedłuży termin składania ofert. O dokonanych zmianach Fundacja
Gdańska powiadomi niezwłocznie wszystkich oferentów w trybie określonym poniżej, jak
również zamieści stosowną informację na stronie internetowej, na której zostało
zamieszczone ogłoszenie.
1.3. Celem niniejszego konkursu jest wybór Partnera Fundacji Gdańskiej do roli operatora
promocyjno-sponsorskiego, niezbędnego do właściwej realizacji projektu edukacyjnoturystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta Gdańska pod
nazwą „Program Edukacji Morskiej w Gdańsku”, w sezonie 2014, realizowanego w
granicach administracyjnych miasta Gdańska i na akwenach Zatoki Gdańskiej.
2. Zadania operatora
2.1. Pozyskanie dla Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku 2014 co najmniej dwóch
sponsorów – liczących się na rynku podmiotów gospodarczych, którzy zaoferują łącznie kwotę
co najmniej 200 tysięcy złotych netto.
2.2. Przygotowanie koncepcji i wykonanie działań w zakresie promocji i PR Programu
Edukacji Morskiej w Gdańsku 2014. Koncepcja ta powinna uwzględniać co najmniej
wykonanie następujących działań:
2.2.1 Administracja i aktualizacja na bieżąco oficjalnej strony internetowej oraz
zapewnienie aktywności profilu na portalu społecznościowym projektu. Strona internetowa
powinna zawierać galerię zdjęciową, opis PEM oraz aktualnych wydarzeń w ramach
programu, dział poświęcony żeglarstwu, ekologii.
2.2.2. Organizacja uroczystego otwarcia i zakończenia projektu. Otwarcie przewidywane
jest w maju 2014, zakończenie w październiku 2014. Planuje się otwarcie z udziałem
regionalnych przedstawicieli władz samorządowych, oświaty, władz Portu Gdańsk, Policji
oraz mediów lokalnych.
2.2.3. Przygotowanie, zakup oraz umieszczenie na jachtach (burty, żagle, odzież dla kadry
projektu, bannery na relingach oraz dodatkowe bandery) identyfikacji wizualnej Programu
Edukacji Morskiej, Miasta Gdańska, realizatora, sponsorów projektu. Planowany jest udział
co najmniej 5 jachtów oraz co najmniej 7 osób kadry.
2.2.4. Zapewnienie przygotowania i emisji minimum jednego materiału video o długości
minimalnej 2 minuty w mediach lokalnych (telewizja lub internet).
2.2.5. Opracowanie, druk i dystrybucja folderu projektu, materiałów ulotnych i dyplomów
dla uczestników.
2.2.6. Przygotowanie konkursu tematycznego dla młodzieży z zakresu żeglarstwa lub
bezpieczeństwa nad wodą lub ekologii o zasięgu co najmniej regionalnym. Konkurs
powinien mieć pulę nagród składających się z nagród pieniężnych lub rzeczowych.
2.2.7. Przygotowanie oficjalnych strojów (odzieży) Programu Edukacji Morskiej w ilości
niezbędnej dla kadry i uczestników rejsu.
2.2.8. Opracowanie księgi identyfikacji wizualnej Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku
2014
3. Opis operatora:
3.1.Operator musi prowadzić działalność gospodarczą w dziedzinie marketingu,
promocji, reklamy, PR lub pokrewnym od co najmniej 3 lat.
3.2.Operator musi być płatnikiem podatku VAT.
3.3.Operator musi posiadać udokumentowane doświadczenie w realizacji usług
polegających na realizacji usługi promocji marki (minimum 2 usługi).
4. Warunki współpracy
4.1.Koszty wszystkich działań wymienionych w pkt. 2 ponosić będzie operator ze
środków pozyskanych od sponsorów na podstawie odrębnie zawartych umów. Do
ww. kosztów zalicza się również nabywanie praw autorskich.
4.2.Fundacja Gdańska nie przewiduje bezpośredniego zawierania umów ze sponsorami.
4.3.Operator będzie wykonywać swoje obowiązki w imieniu i na rzecz Fundacji
Gdańskiej, pod nadzorem osób wyznaczonych przez Fundację w oparciu o umowę.
4.4.Fundacja Gdańska w okresach od dnia zawarcia umowy do 27.06.2014 r. oraz od
5.09.2014 r. do 16.10.2014 r. udostępni operatorowi na wyłączność nośniki, o
których mowa w pkt 2.2.3. powyżej. Przy czym dokładny harmonogram
udostępnienia nośników zostanie uzgodniony w dniu podpisania umowy.
4.5.Fundacja Gdańska w okresie od dnia zawarcia umowy do 17.10.2014 r. udostępni
operatorowi na wyłączność prawo do posługiwania się marką Programu Edukacji
Morskiej w zakresie promocji, PR i świadczeń realizowanych dla sponsorów.
4.6.Operator zobowiązany będzie do umieszczania we wszystkich publikacjach
papierowych i elektronicznych, materiałach promocyjnych oraz identyfikacji
wizualnej na jachtach, a także na oficjalnych strojach (odzieży) projektu: logo
Miasta Gdańska wraz z logo Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku, logo
realizatora, logo sponsorów Programu, logo partnerów Programu
5. Opłata za udział w projekcie
5.1.Operator będzie płacił Fundacji Gdańskiej czynsz za prawo do posługiwania się
marką Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku 2014 oraz wykorzystanie
powierzchni reklamowej na burtach i żaglach jachtów, odzieży dla kadry projektu,
bannerach na relingach oraz dodatkowych banderach jachtów biorących udział w
PEM, do celów realizacji kampanii promocyjnej, o której mowa w pkt. 2.2, w tym
również realizacji świadczeń dla pozyskanych sponsorów.
5.2.Kwota czynszu wyrażona w kwocie netto będzie przedmiotem oferty złożonej przez
operatora.
5.3.Propozycja sposobu płatności czynszu będzie przedmiotem oferty złożonej przez
operatora.
6. Składanie ofert.
6.1.Pisemne oferty w zamkniętych kopertach z napisem: „Konkurs na wybór Partnera
Fundacji Gdańskiej do roli operatora promocyjno-sponsorskiego projektu
edukacyjno-turystycznego dla gdańskiej młodzieży szkolnej w 2014 r.”, należy
składać do dnia 21.03.2014 r. do godz. 15.00 w siedzibie Fundacji Gdańskiej, przy
ul. Świętojańskiej 43/44 w Gdańsku.
6.2.Pisemne oferty powinny zawierać:
6.2.1. Nazwę firmy oraz siedzibę oferenta;
6.2.2. Oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami i przedmiotem konkursu
i przyjmuje je bez zastrzeżeń;
6.2.3. Datę sporządzenia oferty;
6.2.4. Wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis aktualny z KRS,
potwierdzający długość okresu prowadzenia działalności gospodarczej przez
oferenta. Zakres działalności powinien być spójny z oczekiwanym zakresem
współpracy oferenta i Fundacji Gdańskiej, określonym warunkami
niniejszego konkursu;
6.2.5. Opis zakresu dotychczas prowadzonej przez oferenta działalności, ze
szczególnym uwzględnieniem udokumentowanego za pomocą referencji,
umów lub dokumentów księgowych doświadczenia opisanego w pkt. 3.3.
6.2.6. Informację o sponsorach, o których mowa w pkt. 2.1. wraz z podaniem
wysokości zaoferowanych przez nich kwot, z wyliczeniem kwoty łącznej, a
także dokumenty potwierdzające wiarygodność tych deklaracji (kopie umów
lub oświadczenia).
6.2.7. Oferowaną kwotę czynszu o której mowa pkt. 5.2. oraz propozycja sposobu
płatności czynszu, o której mowa w pkt. 5.3.
6.2.8. Koncepcję działań w zakresie promocji i PR Programu Edukacji Morskiej w
Gdańsku 2014, o której mowa w pkt. 2.2., wraz z projektem identyfikacji
wizualnej Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku 2014.
6.2.9. Informację teleadresową obejmującą adres do korespondencji, telefon
kontaktowy, adres e-mailowy oraz imię i nazwisko osoby (osób)
odpowiedzialnej za kontakt z Fundacją Gdańską..
6.2.10. Wszystkie dokumenty muszą być podpisane przez przedstawiciela lub
przedstawicieli oferenta uprawnionych do składania w jego imieniu
oświadczeń woli.
7. Termin związania ofertą
Oferenci będą związani swoją ofertą oraz protokołem z ewentualnych negocjacji, o których
mowa w pkt. 10.2, przez 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.
8. Kryteria oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty:
8.1.1. Rozpatrując złożone oferty organizator konkursu w pierwszym rzędzie
oceniać będzie następujące kryteria:
8.1.1.1. Spełnienie warunków formalnych konkursu;
8.1.1.2. Zgodność oferty z kryteriami konkursu wymienionymi w pkt. 2 i pkt.
3
8.1.1.3. Dotychczasowe doświadczenie oferenta w realizowaniu podobnej
działalności;
8.1.1.4. Informację o sponsorach, o których mowa w pkt. 2.1. wraz z
podaniem wysokości zaoferowanych przez nich kwot, z wyliczeniem
kwoty łącznej i jej wiarygodność.
8.1.1.5. Oferowaną kwotę czynszu o której mowa pkt. 5.2. wraz z propozycją
sposobu płatności czynszu, o której mowa w pkt. 5.3.
8.1.1.6.Poziom merytoryczny oraz kosztorys koncepcji działań w zakresie
promocji i PR Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku 2014 wraz z
księgą identyfikacji wizualnej Programu Edukacji Morskiej 2014, o
której mowa w pkt. 2.2.
8.1.2. Ocena ofert wykonana zostanie przez Komisję Konkursową, w skład której
wejdą eksperci powołani przez organizatora konkursu.
9. Termin i miejsce otwarcia ofert i rozstrzygnięcia konkursu:
9.1.Oferty zostaną otwarte dnia 21.03.2014 r. o godz. 15.30 w siedzibie Fundacji
Gdańskiej. Otwarcie ofert będzie miało charakter niepubliczny.
9.2.Oferty podmiotów niespełniających warunków wstępnych, o których mowa w
punkcie 3 zostaną odrzucone bez dalszego rozpatrywania.
9.3.Konkurs zostanie rozstrzygnięty w terminie do 24 marca 2014 r. do godz. 17.00 w
siedzibie Fundacji Gdańskiej. Rozstrzygnięcie konkursu będzie miało charakter
niepubliczny.
9.4.Fundacja Gdańska z oferentem, który złoży najlepszą ofertę w niniejszym konkursie
podpisze warunkową umowę o współpracy. Fundacja Gdańska zastrzega sobie
możliwość przeprowadzenia z wybranym oferentem dodatkowych negocjacji
poprzedzających zawarcie ww. umowy. Oferta oraz protokół z negocjacji zostaną
załączone do umowy i stanowić będą jej integralną część. Umowa wejdzie w życie
pod warunkiem zawarcia przez Fundację Gdańską oraz Gminę Miasta Gdańska
umowy na realizację „Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku” w sezonie 2014.
9.5.Zawarcie umowy, o której mowa w punkcie 9.4. powyżej będzie jednoznaczne ze
złożeniem przez zwycięskiego oferenta oświadczenia o zobowiązaniu się do
nieskładania własnej samodzielnej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego na realizację Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku w roku 2014
ogłaszanym przez Gminę Miasta Gdańska.
10. Ustalenia dodatkowe:
10.1.
Dodatkowe informacje można będzie uzyskać telefonicznie pod numerem
telefonu: 58 326-22-80, od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-17.00 do
ostatniego dnia terminu złożenia oferty.
10.2.
W przypadku złożenia ofert, które w ocenie Komisji Konkursowej
przedstawiać będą zbliżony poziom propozycji, Fundacja Gdańska zorganizuje
dodatkowy etap konkursu ograniczony do oferentów, którzy złożyli te oferty. Z
każdym z tych oferentów z osobna przeprowadzone zostaną negocjacje w oparciu o
przedstawione uzupełniające oferty pisemne, zmierzające do wyłonienia zwycięzcy
tegoż konkursu.
10.3.
Korespondencja dotycząca konkursu będzie prowadzona pocztą elektroniczną
bądź pisemnie – listem poleconym lub poprzez doręczenie do rąk własnych. Dla
celów korespondencji strony będą używać danych teleadresowych oferentów
wskazanych w ofertach oraz następujących danych teleadresowych Fundacji
Gdańskiej: [email protected], Gdańsk, ul. Świętojańska 43/44, 80-840, tel.:
58 326-22-80.
10.4.
Konkurs uznany zostanie za zakończony wynikiem negatywnym, jeżeli:
10.4.1. Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie spełnia
warunków formalnych konkursu;
10.4.2. Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie zapewnia
powodzenia w realizacji projektów edukacyjno-turystycznych w oparciu o
przedstawione warunki;
10.4.3. Nie zostanie złożona żadna oferta.
10.5.
Przebieg konkursu objęty jest tajemnicą handlową i ma charakter
niepubliczny. Skład Komisji Konkursowej zostanie ujawniony z chwilą
rozstrzygnięcia konkursu w przypadku zakończenia konkursu wynikiem
pozytywnym.
10.6.
W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia konkursu dane zwycięskiego
oferenta będą mogły zostać ujawnione nie wcześniej niż po zawarciu umowy o
współpracy.
11. Zastrzeżenia:
11.1.
Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo odwołania konkursu, zmiany jego
warunków oraz zamknięcia konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert również z
innych powodów, niż wymienione w punkcie 10.3 niniejszego konkursu bez
konieczności podawania uzasadnienia.
Opublikowano 13 marca 2014 r.