docPrzygotowywanie prezentacji z wykorzystaniem programu Microsoft
download 
Reklamacja Transkrypt
Przygotowywanie prezentacji z wykorzystaniem programu Microsoft
Przygotowywanie prezentacji z wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint Przygotowywanie prezentacji z wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint Informatyka Ekonomiczna Przygotowanie prezentacji Określenie celu i odbiorców prezentacji • Typy prezentacji – – – – – Określenie celu i odbiorców prezentacji – Informacyjna • Przekazanie informacji o sobie, projekcie, produkcie, firmie itd. • Cel ‐ zapoznanie odbiorców z nowymi dla nich informacjami – Perswazyjna • Używana, kiedy chcemy przekonać odbiorców do podjęcia pewnych działań. • Cel ‐ pod koniec prezentacji odbiorcy powinni czuć się zachęceni do kupienia czegoś, zrobienia czegoś lub uwierzenia w coś nowego. Informacyjna Perswazyjna Budująca kontakty Szkoleniowa Motywacyjna Określenie celu i odbiorców prezentacji – Budująca kontakty • Używana, kiedy chcemy poprawić komunikację, zwiększyć zaufanie i współpracę w zespole. • Cel ‐ docenienie osiągnięć, stworzenie atmosfery szacunku i zaufania w zespole. – Szkoleniowa • Używana, kiedy chcemy nauczyć odbiorców czegoś nowego. • Cel ‐ przedstawienie konkretnego zadania, instrukcji wykonania itd. 1 Określenie celu i odbiorców prezentacji – Motywacyjna • Używana, kiedy chcemy zachęcić kogoś do zrobienia lub kontynuowania robienia czegoś trudnego. • Cel ‐ pomóc odbiorcom spojrzeć na problemy w inny sposób, podtrzymać ich na duchu, zmotywować. Określenie celu i odbiorców prezentacji • Sprawdź się: Właśnie zostałeś zatrudniony jako kierownik zespołu w dużej firmie farmaceutycznej. Twój zwierzchnik poprosił o poprowadzenie dwóch prezentacji opisujących nowe metody mające zwiększyć efektywność pracy, jakie masz zamiar wprowadzić. Jaki typ prezentacji wybierzesz? – Pierwsza prezentacja: ʺPoznajcie nowego kierownikaʺ – Druga prezentacja: ʺDlaczego zwiększać efektywność pracy?ʺ Określenie celu i odbiorców prezentacji Określenie celu i odbiorców prezentacji • Cel prezentacji • Odbiorcy prezentacji – Zanim rozpoczniesz przygotowywać prezentację, określ, czego spodziewasz się po jej przeprowadzeniu. – Streść cel prezentacji w jednym zdaniu. To pomoże Ci zawęzić tematykę prezentacji. – W przygotowaniu prezentacji istotne jest prawidłowe określenie odbiorców. – Dowiedz się, jak dużo odbiorcy wiedzą na dany temat. – Dowiedz się, jak dużo odbiorcy chcą się dowiedzieć na dany temat. Podział prezentacji na trzy główne komponenty Podział prezentacji na trzy główne komponenty • Każda prezentacja musi składać się z trzech głównych części: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. • Wstęp – – – – Zwrócenie uwagi odbiorców Przedstawienie się Powitanie odbiorców Wyjaśnienie tematyki i motywacji prezentacji (co i dlaczego) 2 Podział prezentacji na trzy główne komponenty Podział prezentacji na trzy główne komponenty • Rozwinięcie • Zakończenie – Tu przekażesz informacje, które powinny dotrzeć do odbiorców. – Możesz zdecydować się na różne sposoby uporządkowania rozwinięcia. Nie w każdym temacie prezentacji może zostać użyty dowolny sposób. – Porządek sekwencyjny – Porządek chronologiczny – Porządek ʺproblem ‐ rozwiązanieʺ – Porządek przyczynowo skutkowy – Porządek od ogółu do szczegółu (lub odwrotnie) – Podsumowanie głównych zagadnień – Pozostawienie odbiorcom tematu do rozważań – Podziękowanie – Poproszenie o pytania, jeśli formuła prezentacji na to pozwala Podział prezentacji na trzy główne komponenty Wspomaganie audiowizualne w prezentacji Sprawdź się: Twoja firma obchodzi w przyszłym miesiącu dwudziestolecie istnienia. Twój szef będzie używał prezentacji, aby opowiedzieć o historii firmy. Który z omówionych porządków rozwinięcia wybierzesz przygotowując prezentację? W prezentacji można używać dodatkowe elementy wspomagające: • Wydruki • Tablica papierowa • Rzutnik folii/projektor • Filmy wideo • Inne przedmioty Wspomaganie audiowizualne w prezentacji Wspomaganie audiowizualne w prezentacji • Wydruki • Tablica papierowa – Pomagają odbiorcom nadążać za planem prezentacji – Są pomocne w dużych salach, gdzie odbiorcy mogą nie widzieć innych elementów wspomagających – Mogą być zabrane przez odbiorców i przeglądane po prezentacji – Mogą być w nich zawarte dodatkowe informacje – Mogą zmniejszać zainteresowanie odbiorców, którzy skupią się na czytaniu wydruków – Szelest papieru może być uciążliwy – Niektórzy mogą po prostu zabrać wydruki i wyjść, nie spodziewając się niczego więcej po prezentacji – Nie wymagają prądu – Rysowanie na tablicach pozwala na łatwiejsze wyjaśnianie omawianych zagadnień – Tworzenie rysunków może zabierać dużo czasu – Nie są przydatne w dużych salach, gdzie mogą być niewidoczne dla innych 3 Wspomaganie audiowizualne w prezentacji Wspomaganie audiowizualne w prezentacji • Rzutnik folii/projektor • Filmy wideo – Slajdy są sensowne, kiedy prezentacja powinna zawierać dużo grafiki – Można je stworzyć na komputerze – Interesujące obszary można wyróżniać, korzystając z myszy – Przygotowanie slajdów może być czasochłonne – Slajdy nie są dobrym rozwiązaniem w małych pomieszczeniach – Nie wszędzie dostępne są projektory – Dodają profesjonalizmu prezentacji – Ułatwiają zrozumienie omawianych zagadnień – Nie są przydatne w dużych salach ‐ uczestnicy mogą mieć problemy z widzeniem i słyszeniem filmów – Konieczny jest dostęp do dużego ekranu Wspomaganie audiowizualne w prezentacji Wspomaganie audiowizualne w prezentacji • Różne przedmioty Sprawdź się: masz przygotować prezentację w firmie, na której będzie ponad 200 osób, między innymi zarząd. Jakie elementy audiowizualne wykorzystasz w prezentacji? – Jeżeli celem prezentacji jest opisanie cech produktu, pokazanie go może być zaletą prezentacji. – Małe przedmioty są słabo widoczne, szczególnie w trakcie prezentacji w dużych grupach. Techniki podtrzymywania zaangażowania odbiorców • Trzy sposoby na zainteresowanie odbiorców Techniki podtrzymywania zaangażowania odbiorców • Inne techniki – Tło prezentacji • Wprowadź problem podając przykład interesujący dla odbiorców • Odwołuj się w prezentacji do przykładu – Humor – Pamiętaj o odbiorcach w trakcie prezentacji – Wartość prezentacji – Pozwalaj na interakcje z odbiorcami – Zaznacz swoją obecność • Wybierz interesujący temat, który stanie się głównym motywem prezentacji – Zainteresuj odbiorców • • • • • Kim są Co do tej pory wiedzą na dany temat Czego chcą się dowiedzieć na dany temat Co ich interesuje Jaki jest najlepszy sposób na zaprezentowanie tej informacji • Rozpocznij w zabawny, interesujący sposób • Dowcip nie jest najlepszym sposobem ‐ można narazić się na zarzuty lub po prostu go spalić • Włącz do prezentacji informacje, które odbiorcy będą mogli natychmiast wykorzystać • Zachęcaj odbiorców do aktywnego udziału w prezentacji • Pozwoli to na rozwinięcie kontaktów również po prezentacji • Utrzymuj kontakt wzrokowy z odbiorcami • Gestykuluj (wtedy, kiedy to jest przydatne) • Przemieszczaj się w pomieszczeniu (ale nie kołysz się, unikaj dreptania itd.) – Zakończ w interesujący sposób • Często ostatnie słowa mają największy wpływ na odbiorców • Zakończ w oryginalny sposób – Dbaj o artykulację • Pamiętaj o emisji głosu • Unikaj monotonnego tonu 4 PowerPoint Metodyka „dobrej” prezentacji „Dobra” prezentacja Układy tekstu • Kontrast – ciemne litery na jasnym tle, jasne na ciemnym tle • Kolorystyka prezentacji zależna od miejsca prezentacji i jej tematyki • Światło przyciąga wzrok • Tło prezentacji – raz ustawione nie powinno się zmieniać • Centrowanie tekstu czyni go trudnym w czytaniu • Na technicznych prezentacjach tekst wyrównujemy zwykle do lewej • Czasem jednak potrzeba tekst wyrównać do prawej Grafika Czcionki • Centralnie umieszczone, duże obrazy pozostawiają mało miejsca na tekst • Umieszczenie grafiki z boku tekstu zwiększa czytelność slajdu • Równowaga na slajdzie! • UNIKAJ WIELKICH LITER • Wielkimi literami pisz tylko pierwsze wyrazy • Unikaj mieszania czcionek na jednym slajdzie • Ważna jest czytelność slajdu! • Wytłuszczenia, podkreślenia i pochylenia z umiarem 5 Uwaga! Czcionki Podstawowym błędem podczas przygotowywania prezentacji, jest umieszczanie zbyt wielu informacji na ekranie (szczególnie w postaci pełnego tekstu). Może to spowodować odwrócenie uwagi od mówcy... co właśnie się dzieje. Słuchacze z reguły są bardziej otwarci na słowo mówione. Prostota – Proste w czytaniu ‐ łatwe w zrozumieniu – Zwięzłe wyrażenia – Rozmiar czcionki ‐ przynajmniej 20 punktów – Konsekwencja w atrybutach tekstu • czcionki bezszeryfowe, np. Arial, Helvetica • ograniczony zestaw kolorów – Oszczędność w ozdobnikach Prezentacja Wady i zalety prezentacji • Uwagę publiczności zdobądź nie stylem i grafiką ale ... informacją! • Przeładowanie grafiką i animacją • Nadmiar dźwięków • Zbyt dużo tekstu • Zła paleta kolorów • Przedłużanie • Nieznajomość prezentacji • Medium nie jest przekazem ‐ przekazem jest informacja • Umiar graficzny • Dźwięki bardzo rzadko • Hasła • Przemyśl kolorystykę, korzystaj z wzorców • Dopasuj tok prezentacji • Przygotowanie do prezentacji Wzorzec slajdów Przygotowanie prezentacji Wskazówki praktyczne • Jednolity wygląd slajdów – wykorzystanie takiego samego tła • Standardowe wzorce do wykorzystania – projekt slajdu (szablony projektów) • Możliwość edycji wzorca – WIDOK ‐> WZORZEC SLAJDÓW 6 Układy slajdów • MS PowerPoint proponuje wiele różnych układów slajdów – brak konieczności samodzielnego ustawiania pól tekstowych i obrazków Obrazy • Obrazy wymagają komentarza • Pasek narzędzi – OBRAZ ułatwia wstawienie obrazu zgodnie z potrzebą • Kolejność obrazów – menu kontekstowe (przesuń na wierzch, pod spód) Obrazy ‐ Grupowanie Ułatwienia • Wstawianie obrazów, schematów organizacyjnych, strzałek – WSTAW‐> … • Schematy organizacyjne i inne obiekty często wymagają grupowania • Po zaznaczeniu obiektów – w menu kontekstowym wybieramy GRUPUJ • Siatka prezentacji – ułatwia ustawianie grafiki • WIDOK ‐> Siatka i prowadnice • Linijka – WIDOK ‐> Linijka Animacje Dźwięki • Stosowane z umiarem zwiększają atrakcyjność prezentacji • POKAZ SLAJDÓW‐>Schematy animacji • Nie do każdej prezentacji • Związane z animacjami • WSTAW‐> Filmy i dźwięki • Podobieństwo do innych narzędzi MS Office 7 Hiperłącza Tabele i wykresy • Odwołania do slajdów, plików zewnętrznych, stron internetowych • WSTAW ‐> Hiperłącze • WSTAW ‐> Wykres… • WSTAW ‐> Tabela.. Pokaz slajdów Przyciski akcji • Uruchamianie pokazu – F5 • POKAZ SLAJDÓW ‐> Przygotuj pokaz – możliwość stworzenia pętli prezentacji, pokazania prezentacji bez animacji • Próba tempa – nagranie czasu wyświetlania poszczególnych slajdów i obrazów animowanych • Przejścia slajdów ‐ np. żaluzja pozioma w bieżącym slajdzie • Umieszczanie na slajdach odwołań do wcześniejszego, poprzedniego slajdu, itp. • POKAZ SLAJDÓW ‐> Przyciski akcji Zadanie Przygotowywanie prezentacji z wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint Przygotuj prezentację zgodnie z zasadami dobrej prezentacji, z wykorzystaniem animacji, dźwięków, obrazów, hiperłączy między slajdami na wybrany przez siebie temat (hobby, miasto, turystyka) – min. 10, max. 20 slajdów. 8
