Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu „Doctus
Transkrypt
Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu „Doctus
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 65/2012 Dyrektora Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości z dnia 4 października 2012 r. Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu „Doctus - Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów” realizowanego przez Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości Postanowienia ogólne §1 Użyte w Regulaminie określenia i skróty oznaczają: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Beneficjent Systemowy – MCP tj. instytucję realizującą Projekt w trybie systemowym; Dotychczasowe osiągnięcia naukowe – w szczególności publikacje książkowe, artykuły opublikowane w czasopismach specjalistycznych, nagrody i wyróżnienia w konkursach krajowych i międzynarodowych, otrzymane granty badawcze, wystąpienia na konferencjach, certyfikaty, patenty; Ekspert – pracownika naukowego, naukowo-dydaktycznego lub dydaktycznego ze stopniem naukowym co najmniej doktora w dziedzinie nauki wpisującej się w obszary strategicznego rozwoju Małopolski zgodnie z RSI, którego nazwisko znajduje się na Liście; Komisja Stypendialna – Komisję powołaną do przeprowadzenia oceny merytorycznej Wniosków składanych w ramach Projektu oraz sporządzenia Listy rankingowej Wniosków, działającą na zasadach określonych w niniejszym regulaminie, której skład osobowy określi Beneficjent Systemowy; Lista – listę Ekspertów utworzoną na podstawie zgłoszeń i po weryfikacji warunków określonych w ust. 3; Lista rankingowa Wniosków – listę Wniosków zaakceptowanych pod względem formalnym i ocenionych merytorycznie, ułożoną w kolejności malejącej wartości punktacji uzyskanej podczas oceny merytorycznej Wniosków; MCP – Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości - Beneficjent Systemowy projektu „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”; Opiekun naukowy lub Promotor – osobę pełniącą, zgodnie z właściwym regulaminem studiów doktoranckich, odpowiednio funkcję opiekuna naukowego lub promotora Wnioskodawcy (Stypendysty/Stypendystki), właściwą do potwierdzenia jego/jej postępów pracy badawczej, opiniowania tematu pracy doktorskiej i potwierdzania sprawozdania; Projekt – projekt systemowy „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów” realizowany w ramach Poddziałania 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji PO KL; Regulamin – Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”; Regulamin przyznawania stypendiów – Regulamin przyznawania stypendiów w ramach Projektu „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów” realizowanego przez MCP w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013; RSI – Regionalną Strategię Innowacji Województwa Małopolskiego 2008–2013; Specjalista z dziedziny RSI – eksperta w sprawach Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Małopolskiego 2008–2013, w szczególności przedstawiciela właściwego departamentu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego koordynującego wdrażanie Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Małopolskiego; Stypendysta/Stypendystka – Wnioskodawcę, którego Wniosek znalazł się na Liście rankingowej Wniosków i który zawarł z Beneficjentem Systemowym umowę stypendialną; Wniosek – wniosek o przyznanie stypendium dla doktoranta/doktorantki w ramach Projektu; 2 16. Wnioskodawca – doktoranta/doktorantkę studiującego/-ą dziedzinę nauki i dyscyplinę naukową oraz przygotowującego/-ą pracę doktorską o zakresie i tematyce zgodnymi z RSI Województwa Małopolskiego 2008-2013, składającego/-ą Wniosek. §2 1. 2. Komisja Stypendialna działa na podstawie niniejszego Regulaminu. Regulamin określa sposób pracy Komisji Stypendialnej przy weryfikacji Wniosków zgłoszonych do projektu „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów” oraz zasady oceny tych Wniosków. Skład Komisji Stypendialnej §3 1. Za powołanie Komisji Stypendialnej odpowiedzialny jest Dyrektor Beneficjenta Systemowego. 2. W skład Komisji Stypendialnej wchodzą: a) przewodniczący Komisji, b) specjaliści z dziedziny RSI, c) cztery Zespoły strategiczne (ZS): - ZS ds. Środowiska, - ZS ds. Przemysłu, - ZS ds. Zdrowia i Żywności, - ZS ds. Wiedzy i Komunikacji, d) dwaj stali członkowie – przedstawiciele administracji samorządu województwa. 3. Funkcję przewodniczącego Komisji Stypendialnej pełni Koordynator Projektu. Przewodniczący Komisji Stypendialnej jest odpowiedzialny za zapewnienie sprawnej pracy Komisji Stypendialnej oraz przestrzeganie przy ocenie Wniosków zasady równości i obiektywizmu. Odpowiada za przestrzeganie Regulaminu przyznawania stypendiów przez członków Komisji Stypendialnej oraz za sporządzaną i gromadzoną dokumentację konkursową. 4. Ocena merytoryczna Wniosków odbywa się w Zespołach strategicznych. 5. W skład każdego Zespołu strategicznego wchodzą: a) przedstawiciel Beneficjenta Systemowego, który pełni jednocześnie rolę sekretarza zespołu; b) Eksperci - specjaliści w obszarze, w ramach którego działa Zespół strategiczny. 6. Sekretarz zespołu w przypadku powstania wątpliwości co do zgodności tematyki i zakresu pracy doktorskiej z głównymi obszarami strategicznego rozwoju określonymi w RSI może zwrócić się o ocenę w tej kwestii do specjalisty z dziedziny RSI. 7. Sekretarz zespołu odpowiada za koordynację pracy Ekspertów i przygotowanie rankingu Wniosków w ramach Zespołu strategicznego. 8. Eksperci otrzymają wynagrodzenie brutto za ocenę merytoryczną Wniosku określone odrębną umową. 9. Stali członkowie wraz z sekretarzami Zespołów strategicznych i przewodniczącym Komisji Stypendialnej uczestniczą w posiedzeniu podsumowującym ocenę merytoryczną, na którym m.in. sporządzana jest Lista rankingowa Wniosków. 3 10. Dopuszcza się zmianę w składzie stałych członków w sytuacji, gdy zaistnieją okoliczności skutkujące niemożliwością pracy w Komisji Stypendialnej przedstawiciela administracji samorządu województwa. W takim przypadku przedstawiciel administracji samorządu województwa - stały członek Komisji Stypendialnej może wyznaczyć swojego pełnomocnika, spełniającego warunek określony w ust. 2 lit. d) Regulaminu. 11. Członkowie Komisji Stypendialnej powoływani są do danego naboru Wniosków z możliwością pisemnego przedłużenia powołania na kolejne nabory Wniosków. 12. Powołanie obowiązuje do momentu zakończenia oceny wszystkich Wniosków w ramach danego naboru, z zastrzeżeniem ust. 10. 13. Członkowie Komisji Stypendialnej nie mogą być związani z Wnioskodawcą stosunkiem osobistym lub służbowym, który mógłby wywołać wątpliwości co do bezstronności przeprowadzonych czynności. Przed dokonaniem oceny, członkowie Komisji Stypendialnej są zobowiązani do podpisania Deklaracji poufności i bezstronności stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 14. W przypadku gdy Ekspert lub specjalista z dziedziny RSI nie może podpisać Deklaracji poufności i bezstronności w stosunku do danego Wnioskodawcy, jego Wniosek zostaje przekazany do oceny innemu Ekspertowi lub innemu specjaliście z dziedziny RSI. 15. Jeżeli zaistniałaby okoliczność, o której mowa w ust. 13, w przypadku któregokolwiek z członków stałych lub przedstawicieli Beneficjenta Systemowego, nie uczestniczy on w rozstrzyganiu kwestii spornych dotyczących takiego Wniosku. Tryb pracy Komisji Stypendialnej §4 1. Członkowie Komisji Stypendialnej są powiadamiani pisemnie, faksem lub elektronicznie o powołaniu do składu Komisji Stypendialnej. 2. Członkom Komisji Stypendialnej przekazana zostaje lista Wnioskodawców, których Wnioski przeszły pozytywnie ocenę formalną oraz wzór Deklaracji poufności i bezstronności, którą po podpisaniu przekazują przewodniczącemu Komisji. 3. Przewodniczący przydziela Wnioski do oceny Ekspertom w danym Zespole strategicznym w zależności od dziedziny, której dotyczą podejmowane przez Wnioskodawcę studia i uwzględniając złożone Deklaracje poufności i bezstronności. 4. W przypadku braku na Liście Eksperta, który mógłby ocenić Wniosek w danej dziedzinie, przewodniczący Komisji zwraca się o ocenę Wniosku do niewymienionego na Liście pracownika naukowego, naukowo–dydaktycznego lub dydaktycznego ze stopniem naukowym co najmniej doktora – specjalisty w wymaganej dziedzinie. Oceniający Wniosek pracownik naukowy musi spełnić wymagania stawiane Ekspertom. 5. Każdy Wniosek jest oceniany przez dwóch Ekspertów. 6. Ekspert po otrzymaniu Wniosku przedstawia jego ocenę sekretarzowi Zespołu strategicznego. 7. Ocena Wniosku odbywa się w siedzibie Beneficjenta Systemowego lub w innym miejscu wskazanym przez przewodniczącego Komisji. 8. W przypadku przyznania przez jednego z Ekspertów, dokonujących oceny danego Wniosku, 0 pkt. w podkryterium „Tematyka pracy doktorskiej a założenia RSI” (Karta oceny merytorycznej – załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu) tzn. stwierdzenia, że tematyka i zakres pracy doktorskiej nie uwzględniają założeń RSI, Wniosek jest kierowany do oceny przez Specjalistę z dziedziny RSI w zakresie ww. podkryterium. 4 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Jeżeli Specjalista z dziedziny RSI stwierdzi, że tematyka i zakres pracy doktorskiej nie uwzględniają założeń RSI (ocena negatywna) Wniosek zostaje odrzucony. W przypadku gdy Specjalista z dziedziny RSI stwierdzi, że tematyka i zakres pracy doktorskiej uwzględniają założenia RSI (ocena pozytywna) przyznany zostaje w wyżej wymienionym podkryterium 1 pkt. i zastępuje on punktację przyznaną w tym podkryterium przez Eksperta. W przypadku gdy dwóch Ekspertów, oceniających ten sam Wniosek, przyzna 0 pkt. w wyżej wymienionym podkryterium, Wniosek zostaje odrzucony bez konieczności kierowania go do oceny Specjalisty z dziedziny RSI. Ocena merytoryczna Wniosków przez Ekspertów przeprowadzana jest w terminie 30 dni roboczych od dnia zakończenia oceny formalnej wszystkich Wniosków złożonych w ramach danego naboru. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest przedłużenie tego terminu do czasu umożliwiającego zweryfikowanie przedłożonych dokumentów i wykonanie rzetelnej oceny Wniosku. W przypadku wątpliwości członków Komisji Stypendialnej, Beneficjent Systemowy może zwrócić się do Wnioskodawcy z prośbą o uzupełnienie Wniosku. W takim przypadku, Wnioskodawca ma obowiązek uzupełnienia Wniosku, w terminie wskazanym przez Beneficjenta Systemowego (co do zasady nie krótszym niż 3 dni) pod rygorem odrzucenia Wniosku. W sytuacjach spornych w zakresie pojawiających się wątpliwości, dotyczących oceny danego Wniosku, decydujący głos należy do Dyrektora Beneficjenta Systemowego. W ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu oceny wszystkich Wniosków przez Ekspertów odbywa się posiedzenie podsumowujące ocenę merytoryczną, na którym m.in. przedstawione są rankingi w zespołach strategicznych, tworzona jest Lista rankingowa Wniosków w ramach danego naboru. Członkowie stali Komisji Stypendialnej o posiedzeniu podsumowującym ocenę merytoryczną są powiadamiani pisemnie, faksem lub elektronicznie co najmniej na 3 dni robocze przed posiedzeniem. Przewodniczący Komisji przekazuje projekt Listy rankingowej Wniosków Dyrektorowi Beneficjenta Systemowego. Ogłoszenia Listy rankingowej Wniosków dokonuje Dyrektor Beneficjenta Systemowego w formie zarządzenia. Stypendia przyznane zostają tym Stypendystom/Stypendystkom, których Wnioski znalazły się na Liście rankingowej Wniosków, o której mowa w ust. 15 na pozycji umożliwiającej przyznanie stypendium, biorąc pod uwagę kwotę środków możliwych do rozdysponowania na stypendia. Warunkiem wypłaty stypendium jest podpisanie przez Wnioskodawcę i Beneficjenta Systemowego umowy stypendialnej, której wzór stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. Beneficjent Systemowy może w zakresie niezbędnym dla prawidłowego i skutecznego wdrażania Projektu aneksować zawarte umowy stypendialne. Wnioskodawcy, którym zostało przyznane stypendium zostaną o tym fakcie powiadomieni pisemnie i faksem lub elektronicznie wraz z podaniem dodatkowych informacji koniecznych do podpisania umowy stypendialnej. W przypadku utraty prawa do pobierania stypendium przez Stypendystę/Stypendystkę, pozostała kwota może zostać przyznana osobie, której Wniosek znajduje się na Liście rankingowej Wniosków na najwyższym miejscu nie objętym do tej pory stypendium. Warunkiem przyznania Wnioskodawcy stypendium jest spełnianie przez niego nadal kryteriów formalnych, określonych w § 4 Regulaminu przyznawania stypendiów 5 oraz kontynuowanie nauki na studiach doktoranckich i przygotowywanie pracy doktorskiej spełniających warunki określone w § 2 ust. 3 Regulaminu przyznawania stypendiów. 21. Obsługę organizacyjną i administracyjną Komisji Stypendialnej sprawuje z ramienia Beneficjenta Systemowego – Zespół ds. stypendiów. Sposób oceny Wniosków §5 1. Do oceny merytorycznej kierowane są jedynie Wnioski, które spełniły wszystkie kryteria formalne tj. zostały pozytywnie ocenione pod względem formalnym zgodnie z Kartą oceny formalnej (stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu). 2. Komisja Stypendialna ocenia Wnioski w oparciu o szczegółowe kryteria oceny, określone zgodnie z ust. 4 w ramach następujących grup kryteriów: a) dotychczasowe osiągnięcia naukowe - maksymalnie 50 punktów; b) planowana tematyka i zakres pracy doktorskiej wraz z uzasadnieniem Wnioskodawcy, w jakim stopniu uwzględnia ona założenia RSI i może przyczynić się do rozwoju strategicznych obszarów Województwa Małopolskiego - maksymalnie 15 punktów; c) dotychczasowa współpraca z przedsiębiorstwem, którego profil działalności wpisuje się w RSI – maksymalnie 15 punktów; d) innowacyjność badań/projektu badawczego - maksymalnie 10 punktów; e) możliwości praktycznego gospodarczego zastosowania wyników badań/projektu badawczego, ze szczególnym uwzględnieniem obszaru Województwa Małopolskiego - maksymalnie 10 punktów. 3. Wniosek może zostać oceniony maksymalnie na 100 punktów. 4. Każdy Wniosek oceniany jest zgodnie z Kartą oceny merytorycznej (stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu). 5. Karta oceny merytorycznej stanowi uszczegółowienie kryteriów, o których mowa w ust. 2. 6. Końcowy wynik oceny merytorycznej Wniosku jest średnią arytmetyczną ocen dokonanych przez dwóch Ekspertów - członków Komisji Stypendialnej. W przypadku rozbieżności ocen Ekspertów, rozumianych jako suma punktów przyznanych za kryteria merytoryczne, powyżej 30% maksymalnej liczby punktów możliwych do zdobycia, o której mowa w ust. 3, Wniosek zostanie oceniony przez trzeciego członka Komisji Stypendialnej (Eksperta). Średnia arytmetyczna zostanie wówczas wyliczona z dwóch najbliższych sobie ocen. Jeżeli ocena trzeciego Eksperta różni się od dwóch uzyskanych wcześniej ocen Ekspertów o tę samą liczbę punktów, średnia arytmetyczna zostanie wyliczona z oceny trzeciego Eksperta i wyższej z ocen uzyskanych w ocenie merytorycznej od dwóch Ekspertów. 7. Oceny Ekspertów mogą przyjmować ułamkowe wartości punktów, a średnia ocen Ekspertów jest obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i zaokrąglana zgodnie z zasadami matematyki. 8. W przypadku równych średnich arytmetycznych z oceny merytorycznej o miejscu na Liście rankingowej Wniosków decydować będzie suma punktów otrzymanych od obydwu Ekspertów za kryteria: a) planowana tematyka pracy doktorskiej wraz z uzasadnieniem Wnioskodawcy, w jakim stopniu uwzględnia ona założenia RSI i może przyczynić się do rozwoju strategicznych obszarów Województwa Małopolskiego; b) innowacyjność badań/projektu badawczego; c) możliwości praktycznego zastosowania wyników badań/projektu badawczego, ze szczególnym uwzględnieniem terenu Województwa Małopolskiego. 6 Protokół §6 1. Z procesu przyznawania stypendiów w ramach jednego naboru sporządzany jest protokół, który powinien zawierać: a) informację na temat składu Komisji Stypendialnej w ramach danego naboru; b) informację na temat przebiegu pracy Komisji Stypendialnej; c) rankingi wniosków w poszczególnych zespołach; d) arkusz zbiorczy ocenionych Wniosków – Lista rankingowa Wniosków. 2. Protokół przechowuje Beneficjent Systemowy. ZAŁĄCZNIKI: 1. 2. 3. 4. 5. Wzór Karty oceny formalnej; Wzór Karty oceny merytorycznej; Wzór Deklaracji poufności i bezstronności; Wzór Umowy Stypendialnej; Tabela przyporządkowująca dziedziny nauki i dyscypliny naukowe do obszarów strategicznego rozwoju Małopolski określonych w RSI. 7