Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dn. 14.10.2013 r.
WK.0920.66.2013
Pan
Krzysztof Kalinowski
Wójt Gminy Dębe Wielkie
ul. Strażacka 3
05- 311 Dębe Wielkie
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 13.09.2013 r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., Poz. 1113 j. t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 10.07.2013 r. do 13.09.2013 r. przeprowadzona została kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne
1. Stwierdzono:
zasady (polityka) rachunkowości wprowadzone zarządzeniem Wójta Gminy Dębe Wielkie Nr
122/2010 z dnia 31.12.2010 r. nie zawierają określenia aktualnej wersji oprogramowania i
daty rozpoczęcia jego eksploatacji (str. 4 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dokumentację opisującą przyjęte przez Urząd Gminy w Dębem Wielkim zasady
rachunkowości, dostosować do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt c ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 j. t. z późn. zm.).
1
II. Księgowość i sprawozdawczość
2. Stwierdzono:
zapisy dokonywane w raportach kasowych nie odzwierciedlały rzeczywistego przebiegu
operacji gospodarczych (str. 7 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
w zakresie operacji kasowych i ich dokumentowania, przestrzegać zapisów art. 24 ust. 5 pkt 3
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 j. t. z późn.
zm.).
3. Stwierdzono:
analiza rozrachunków z odbiorcami i dostawcami prowadzonych na koncie „201” wykazała,
że na koncie analitycznym o nr 201-1/90 ewidencjonowano diety radnych gminy oraz diety
sołtysów (str. 9 protokołu).
Wnioskuję:
diety radnych oraz diety sołtysów księgować w Urzędzie na koncie „240” –pozostałe
rozrachunki. Przestrzegać zasad ewidencjonowania rozrachunków i ich rozliczeń zgodnie z
treścią ekonomiczną kont zespołu „2” zawartą w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (Dz. U. z
2013 r. Poz. 289 j. t.).
4. Stwierdzono:
do dnia 24.07.2013 r. nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego 2012
(str. 10 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
księgi rachunkowe zamykać w terminie określonym w § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289 j. t.). Powyższej czynności dokonywać
w sposób określony w art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 j. t. z późn. zm.).
5. Stwierdzono:
brak ciągłości bilansowej (dot. jednostki, konto 221-1) w bilansie zamknięcia 2011 r. i
otwarcia 2012 r. oraz zamknięcia 2012 r. i otwarcia 2013 r. (str. 11 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.
Poz. 330 j. t. z późn. zm.), zgodnie z którym wykazane w księgach rachunkowych na dzień
ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na
następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
2
III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego
6. Stwierdzono:
na indywidualnych kontach podatników, księgowano przypisy wynikające z wydanych
decyzji w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości oraz wymiaru łącznego zobowiązania
pieniężnego przed doręczeniem decyzji (str. 20; 23 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przypisu podatku na koncie podatnika dokonywać po doręczeniu decyzji stosownie
do przepisów art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
(Dz. U. z 2012 r. Poz. 749 j. t. z późn. zm.), zgodnie z którym zobowiązanie podatkowe
powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość
tego zobowiązania.
7. Stwierdzono:
prowadzona w księgach rachunkowych ewidencja wpłat poszczególnych rat podatku od
nieruchomości, rolnego oraz leśnego nie odzwierciedla rzeczywistej daty wpłaty wynikającej
z dowodów źródłowych (str. 20; 21; 22; 23; 24; 25; 26 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, stosownie do zasad określonych w art. 24 ust. 1 i 2
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, j. t. z późn.
zm.) w związku z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r.
w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375).
8. Stwierdzono:
nie podejmowano czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w
związku z wygaśnięciem decyzji rozłożenia na raty zaległości podatkowej – w części
dotyczącej rat niezapłaconych w terminie płatności (str. 27 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
w przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązań pieniężnych podejmować czynności zmierzające
do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wystawiając upomnienia stosownie do § 3 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r.
Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) oraz po bezskutecznym upływie terminu określonego
w upomnieniu, na podstawie § 5 ust. 1 oraz § 6 ust. 1 wymienionego rozporządzenia
wystawić tytuły wykonawcze i niezwłocznie przesłać je do właściwego urzędu skarbowego.
9. Stwierdzono:
zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydano przedsiębiorcom mimo, że
przedsiębiorcy nie dokonali opłaty za korzystanie z zezwoleń w wysokości proporcjonalnej
do okresu ważności zezwolenia przed jego wydaniem (str. 31 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać przedsiębiorcom po wniesieniu na
rachunek gminy, opłaty za korzystanie z zezwoleń w wysokości proporcjonalnej do okresu
ważności zezwolenia stosownie do zapisów art. 111 ust. 2 oraz ust. 8 ustawy z dnia 26
października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. (Dz. U. z
2012 r. Poz. 1356 j. t. z późn. zm.).
3
10. Stwierdzono:
zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawano na podstawie niekompletnego
wniosku (str. 31 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do przepisów określonych w art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. Poz. 1356 j.
t. z późn. zm.) zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać na podstawie
wniosków, zawierających dokumenty określone w art. 18 ust. 6 ww. ustawy.
11. Stwierdzono:
nieterminowo dokonywano opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych (str. 31; 32 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do art. 162 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. Poz. 267 j. t.) oraz art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26
października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.
U. z 2012 r. Poz. 1356 j. t. z późn. zm.) w przypadku niedokonania opłaty w wysokości
określonej w art. 111 ust. 2 i 5 w terminach, o których mowa w art. 111 ust. 7 cytowanej
ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, wydać decyzję o
wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.
12. Stwierdzono:
przekroczenie planu wydatków finansowych na dzień 15.11.2012 r. według klasyfikacji
budżetowej dz. 600 rozdz. 60016 § 4560 o kwotę 17.559,00 zł. oraz w dz. 600 rozdz. 60016 §
6660 o kwotę 77.941,28 zł (str. 33 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosować art. 254 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157,
poz. 1240 z późn. zm.), zgodnie z którym, w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu
terytorialnego obowiązuje zasada dokonywania wydatków, w granicach kwot określonych w
planie finansowym z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z
planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
13. Stwierdzono:
dowód OT przyjęcia środka trwałego powstałego w drodze inwestycji pn ” Budowa sieci
wodociągowej w miejscowościach Aleksandrówka, Dębe Wielkie oraz Olesin” sporządzono z
opóźnieniem, które spowodowało nieterminowe w przyjęcie inwestycji na stan majątkowy
Gminy (str. 42 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.
Poz. 330 j. t. z późn zm.) zgodnie z którym, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w
tym okresie sprawozdawczym.
14. Stwierdzono:
opóźnienie w płatności IV raty odsetek od pożyczek spłacanych na podstawie umów
pożyczek Nr 59/07, Nr 16/10 oraz Nr 86/08 (str. 55; 56 protokołu kontroli).
4
Wnioskuję:
przestrzegać terminów płatności zobowiązań zwracając uwagę na art. 481 ustawy z dnia 23
kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), według którego
wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem
świadczenia pieniężnego.
15. Stwierdzono:
w sprawozdaniu Rb-27ZZ Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej wykazano kwoty
dochodów potrąconych przez jednostkę samorządu terytorialnego, (str. 50 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych jednostek
samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 z
późn. zm.), jednostka realizująca zadanie podległa jednostce samorządu terytorialnego, nie
wypełnia tej kolumny.
16. Stwierdzono:
udzielenie dotacji na realizację zadań publicznych w zakresie wspierania i upowszechniania
kultury fizycznej i sportu na 2012 r. jednostkom spoza sektora finansów publicznych w
oparciu o złożone przez nich oferty, które nie zawierały deklaracji o zamiarze odpłatnego lub
nieodpłatnego wykonania zadania, (str. 53 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dotacji udzielać w oparciu o kompletne oferty, zawierające wszystkie informacje i dokumenty
określone w art. 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o
wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 j.t. z późn. zm.).
IV. GOSPODARKA MIENIEM
17. Stwierdzono:
nie wprowadzono na majątek gminy nieruchomości uzyskanych w drodze komunalizacji (str.
58; 59 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zasady bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, dowody źródłowe
dokumentujące każde zdarzenie gospodarcze wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego, w którym zdarzenie nastąpiło, w wysokościach odzwierciedlających stan
rzeczywisty, mając na uwadze art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września
1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz.330 j. t. z późn. zm.).
18. Stwierdzono:
zaktualizowaną opłatę roczną z tytułu użytkowania wieczystego przypisano i pobrano w
pełnej wysokości pomimo, że w wyniku aktualizacji opłata przewyższyła co najmniej
dwukrotnie wysokość opłaty dotychczasowej (str. 59; 60 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 77 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 j. t. z późn. zm.) zgodnie z którym w przypadku gdy
zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość
dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości
odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad
dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które
5
powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata roczna w trzecim roku od
aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z tej aktualizacji.
19. Stwierdzono:
nie sporządzenie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem (str. 62
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 j. t. z późn. zm.) zgodnie z którym właściwy organ
sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do
sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz
ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu
tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w
inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych
urzędu.
Zgodnie z art. 35 ust. 1b ww. ustawy obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania
nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy. Wykaz sporządza
się i podaje do publicznej wiadomości, jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3
miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.
20. Stwierdzono:
umowy najmu zawarto na czas nieoznaczony bez uzyskania zgody Rady Gminy Dębe
Wielkie wyrażonej w formie uchwały (str. 62 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
umowy, których przedmiotem jest najem nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata
lub na czas nieoznaczony zawierać tylko za zgodą organu stanowiącego jednostki samorządu
terytorialnego, wyrażoną w formie uchwały.
Przestrzegać art. 18 ust. 2 pkt 9a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.
U. z 2013 r. Poz. 594 j. t. z późn. zm.).
21. Stwierdzono:
sprzedany dnia 30.03.2011 r. samochód został wyksięgowany z konta 011 - „Środki trwałe” w
wartości 29.040,01 zł dopiero dnia 18.06.2012 r. (str. 62 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, mając na uwadze
przepisy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013
r. Poz.330 j. t. z późn. zm.), zgodnie z którymi księgi rachunkowe powinny być prowadzone
bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco oraz rzetelnie, tj. tak by dokonane w nich zapisy
odzwierciedlały stan rzeczywisty.
V. ROZLICZENIA JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO Z
JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
22. Stwierdzono:
Gminne Przedszkole w Dębem Wielkim i Szkoła Podstawowa w Cygance nie sporządziły za
2012 r. jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych (str.
67 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać § 4 pkt 3 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w
sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), zgodnie z którym do
6
sporządzania m.in. sprawozdań Rb-27S w imieniu jednostki są obowiązani, w zakresie
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, kierownicy jednostek organizacyjnych
podległych jednostkom samorządu terytorialnego. Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 1 i 3 ww.
rozporządzenia sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek
organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych; zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań
jednostkowych - są sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na
podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania
jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu.
23. Stwierdzono:
ewidencja księgowa do konta: 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie
wydatków budżetowych” prowadzona była w Urzędzie Gminy w sposób uniemożliwiający
ustalenie stanu rozliczeń z jednostkami oświatowymi (str. 68 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
ewidencję szczegółową do kont 222 i 223 prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi zgodnie z zasadami określonymi w
załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289 j. t.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest:
- Wójt Gminy
- Skarbnik Gminy
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. Poz. 1113 j. t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
7