Prezentacja
Transkrypt
Prezentacja
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Program Grundtvig Spotkanie monitoringowe z Beneficjentami akcji Projekty Partnerskie Grundtviga – po roku realizacji projektu zaakceptowanego w rundzie selekcyjnej 2011 Warszawa, 21 czerwca 2012 PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Co nas dziś czeka? • Raport Postępów – omówienie zasad dotyczących prawidłowego wypełnienia raportu oraz procedury jego kontroli przez Narodową Agencję. • Zasady dotyczące realizacji Umowy Finansowej i dokumentowanie działań - omówienie na podstawie zagadnień zgłoszonych przez uczestników spotkania (finanse, rozliczenie projektu, mobilności, realizacja zadań, baza EST). • Odpowiedzi na pytania. • Ew. dyskusja i konsultacje. W międzyczasie zapraszamy na poczęstunek! PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – ogólne zasady • Termin wysłania: 30 czerwca 2012 (art. 7.1 Umowy) • Cel : 1. Monitorowanie przez Narodową Agencję prawidłowości realizacji projektów. 2. Wsparcie Beneficjentów w przypadku problemów powstałych podczas realizacji projektów. 3. Wstępna identyfikacja kandydatów do przykładów dobrej praktyki. • Procedura: Narodowa Agencja powiadomi Beneficjentów o rezultacie kontroli raportu, ewentualnie skontaktuje się w celu wyjaśnienia wątpliwości. Planowany termin na sprawdzenie wszystkich raportów to sierpień – wrzesień 2012. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – dostęp do dokumentu • Raport jest dostępny w Systemie dokumentów OnLineFRSE http://online.frse.org.pl w zakładce Projekty. Należy wybrać numer projektu z roku 2011, aby uzyskać dostęp do dokumentu. • Uwaga, numer projektu w systemie nie odpowiada numerowi umowy. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – zakładki Informacje ogólne, Dane organizacji, Osoba kontaktowa • Zakładki Informacje ogólne, Dane organizacji i Osoba kontaktowa należy wypełnić zgodnie z danymi zawartymi we wniosku lub ostatnio zakomunikowaną Narodowej Agencji zmianą tych danych. • W przypadku zmiany danych wcześniej nie zgłaszanych Narodowej Agencji, należy dołączyć do raportu zaktualizowaną ankietę beneficjenta, która jest dostępna w zakładce Projekty w Systemie dokumentów OnLine FRSE. Dane podane w raporcie postępów Narodowa Agencja będzie traktować jako obowiązujące/aktualne. Prosimy o dołączenie pisma przewodniego wskazującego zakres zmienionych danych. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – zakładka Treść Projektu Partnerskiego 1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania (…) • Informacje podane w raporcie muszą odnosić się do zapisów we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to wszystkich obszarów projektu, takich jak cele, rezultaty i produkty, współpraca z partnerami, zaangażowanie pracowników i słuchaczy, działania monitoringowe i upowszechniające, plan pracy. • Należy się odnieść do każdego istotnego zaplanowanego we wniosku działania, w którym brał udział Beneficjent lub rezultatu, który może zostać przez Beneficjenta wykorzystany. • Należy opisać przebieg spotkania partnerów w Polsce oraz podać terminy i miejsca pozostałych spotkań partnerów (miejsce na szczegółowy opis mobilności zagranicznych znajduje się w punkcie 4 „Opis mobilności”). PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – zakładka Treść Projektu Partnerskiego 1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania (…) Opis działań powinien uwzględniać: • Czas i miejsce działania • Cel przeprowadzonego działania • Wskazanie i krótka charakterystyka grupy docelowej działania – dorosłych słuchaczy (kim są, jak rekrutowani) • Rolę i liczbę osób uczestniczących (pracownicy/słuchacze) oraz zadania przez nie wykonywane • Rezultaty przeprowadzonych działań, w tym wytworzone produkty • Wpływ na uczestników działań, zwłaszcza na dorosłych słuchaczy PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – zakładka Treść Projektu Partnerskiego 2. Jakie problemy/przeszkody napotkali Państwo podczas realizacji projektu (…) • Należy opisać ew. problemy, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów i rezultatów projektu oraz wpływające negatywnie na współpracę pomiędzy partnerami. • Jeśli były problemy, należy opisać ich przyczyny oraz napisać, czy i jak zostały one rozwiązane. • Należy opisać ew. zmiany w stosunku do zapisów we wniosku, ich charakter, powody, dla których miały one miejsce, oraz jaki jest ich wpływ na osiągnięcie zaplanowanych celów i rezultatów projektu. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport postępów – zakładka Treść Projektu Partnerskiego 3. Mobilności zaplanowane we wniosku Należy zaznaczyć odpowiednią liczbę, zgodnie z artykułem 3.1 Umowy. 4. Mobilności zrealizowane pomiędzy 1 sierpnia 2011 a 30 czerwca 2012 Opis powinien zawierać informacje na temat przeprowadzonych działań w odniesieniu do celów i rezultatów projektu - zaplanowanych i tych już osiągniętych . Należy wskazać, jakie zadania pełnili podczas spotkania partnerskiego uczestnicy z organizacji Beneficjenta oraz jak przeprowadzone działania zostaną wykorzystanie lokalnie. 5. Liczba pozostałych mobilności, jakie będą przeprowadzone (…) Należy podać liczbę mobilności (nie liczbę osób). Suma mobilności zrealizowanych (pkt. 4) oraz planowanych musi być co najmniej równa liczbie określonej w artykule 3.1 Umowy. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Zagadnienia zgłoszone do omówienia podczas rejestracji na spotkanie PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Umowa - dofinansowanie • Dofinansowanie zostało przyznane w postaci ryczałtu – do sfinansowania są możliwe działania bezpośrednio wynikające i związane z realizacją projektu. Poniesione koszty muszą się odnosić do działań opisanych we wniosku i być zgodne z celami projektu. • Wysokość możliwego do przyznania dofinansowania w postaci ryczałtu została określona na podstawie analiz i wiedzy związanej z rzeczywistymi kosztami ponoszonymi w związku z realizacją projektów partnerskich w latach ubiegłych i podobnych działań. Określając wysokość kwot dofinansowania uwzględniono zasadę współfinansowania działania oraz zasadę, że dofinansowanie nie może przynosić zysku organizacji beneficjenta. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Umowa - dofinansowanie, cd. • Zgodnie z interpretacją otrzymaną od Komisji Europejskiej istnieje możliwość sfinansowania niektórych kosztów osobowych (np. tłumacz) oraz związanych z wydatkami stałymi organizacji, jednak, w przypadku audytu, beneficjent musi być w stanie udowodnić, że koszty te były bezpośrednio związane z działaniem i niezbędne do jego realizacji zgodnie z Załącznikiem I do umowy finansowej. • Brak kategorii kosztów uprawnionych bądź nieuprawnionych. • Na etapie raportowania końcowego należy udowodnić zrealizowanie działań opisanych we wniosku. Brak jest raportu finansowego przedstawiającego wysokość poniesionych wydatków. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Umowa - dofinansowanie, cd. • Należy dokumentować wydatki zgodnie z obowiązującym prawem i polityką danej organizacji (opisywanie rachunków). • Obowiązuje zasada podejścia ekonomicznego. • Należy dokumentować przeprowadzone działania (sprawozdania, zdjęcia, filmy, listy obecności na spotkaniach partnerów i na zajęciach ze słuchaczami, wytworzone materiały, analizy i badania, raporty). • Należy dołożyć starań, by na koniec realizacji projektu nie zostały niewykorzystanie fundusze, należy je wydać na działania związane ze zrealizowanym projektem (100%) w uprawnionym okresie. Okres kwalifikowalności kosztów kończy się 31 lipca 2013. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Wyjazd zagraniczny • W celu rozliczenia wyjazdu pracownika lub słuchacza należy stosować powszechnie obowiązujące przepisy dot. delegowania pracowników oraz politykę obowiązującą w organizacji Beneficjenta. • Zgodnie z zapisami w Zał. III wyjazd musi się odbyć z kraju Beneficjenta, tj. z Polski (należy dwukrotnie przekroczyć granicę Polski). • Wyjazdy zagraniczne muszą odnosić się do realizowanego projektu i działania podczas nich prowadzone muszą być zgodne z jego celami i służyć ich realizacji. • Dokumentowanie wyjazdu – zgodnie z art. 4.2 Umowy należy posiadać oryginalne karty pokładowe/bilety na podróż oraz certyfikaty uczestnictwa w spotkaniach wystawione przez organizację przyjmującą. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport końcowy • Termin wysłania: 30 września 2013 • Formularz raportu w postaci eForm zostanie udostępniony na ok. 1-2 miesiące przed zakończeniem realizacji projektu. Każda organizacja otrzyma e-mailem odnośnik do indywidualnego formularza przypisanego do danego projektu. • Narodowa Agencja ma 45 dni na sprawdzenie raportu lub zwrócenie się do Beneficjenta o udzielenie dodatkowych informacji bądź z prośbą o przesłanie dowodów zrealizowanych działań, np. sprawozdań, zdjęć, przykładów produktów, analiz i raportów, list obecności, materiałów filmowych i innych. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport końcowy, cd. • Po akceptacji raportu Narodowa Agencja ma 45 dni na wypłatę II raty dofinansowania. W przypadku, gdy Beneficjent posiada konto w PLN, II rata zostania wypłacona po kursie rzeczywistym, tj. z dnia wykonania przelewu przez Narodową Agencję. • Dodatkowa kontrola desk-check – 10% raportów końcowych zostanie poddanych dodatkowej kontroli, zgodnie z artykułem 4.2 (bilety/karty pokładowe, zaświadczenia o uczestnictwie). • Nie ma obowiązku przesyłania żadnych dodatkowych dokumentów – należy przesłać wyłącznie formularz raportu. O dodatkowe dokumenty (dokumentacja podróży, certyfikaty uczestnictwa) zostaną poproszone tylko wylosowane do desk-checku organizacje – wiadomość zostanie wysłana po złożeniu raportu. • NA może poprosić również o przesłanie materiałów merytorycznych dokumentujących realizację działań projektowych. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Raport końcowy – baza EST • Warunkiem formalnym akceptacji raportu jest prawidłowe uzupełnienie Bazy EST (art. 8 Umowy). Należy uzupełnić i zaktualizować opis projektu oraz opisać wypracowane rezultaty i produkty. Opis rezultatów i produktów musi być zgodny z informacją zamieszczoną w raporcie końcowym. Baza EST jest dostępna do uzupełniania przez Beneficjentów w okresie 1 czerwca – 30 września każdego roku – http://llp.est.org.pl/login.php. Strona polskiej NA z instrukcjami do bazy http://www.llp.org.pl/est.html. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Realizacja działań - partnerzy • W przypadku problemów z wywiązywaniem się przez partnerów z przypisanych im zadań (zgodnie z zapisami we wniosku lub ustaleniami grupy partnerskiej, na które się wszyscy zgodzili), prosimy o poinformowanie Narodowej Agencji. Każdy partner jest związany oddzielną umową finansową ze swoją Narodową Agencją, ale dofinansowanie zostało przyznane na realizację projektu jako całości. • Zmiana składu partnerskiego – zadania przypisane partnerom, którzy nie otrzymali dofinansowania, powinny, w miarę możliwości, zostać zrealizowane przez pozostałych partnerów. Należy dążyć do wykonania zadań zgodnie z zapisami we wniosku. • Mniej partnerów - zał. III do umowy wymaga zrealizowania działań, wyjazdów i rezultatów opisanych we wniosku bądź działań, wyjazdów i rezultatów im równoważnych. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Realizacja działań - partnerzy Kontakty z partnerami • Częste, regularne, e-mailowe. • Ważne e-maile – dot. zlecanych prac, ich wykonania, spraw problemowych – drukujemy a/a i nie kasujemy. • Spotkania partnerów – koniecznie uczestniczymy i jesteśmy przygotowani. • Spotkanie w Polsce – starannie przygotowujemy i dokumentujemy. • Ustalamy zasady ponoszenia kosztów za wspólnie opracowane produkty (strona internetowa, publikacja końcowa). PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Realizacja działań - słuchacze Dorośli słuchacze Są najważniejsi – są partnerami, nie traktujemy ich jak uczniów. Angażujemy słuchaczy na każdym etapie od początku projektu. Pytamy o ocenę działań, opinię. Dokumentujemy ich udział (listy obecności na spotkaniach, szkoleniach, wyjazdach). • Planujemy jak najwięcej wyjazdów zagranicznych (mobilności) słuchaczy – wybieramy tych, którzy sami z trudem by zorganizowali sobie wyjazd, którzy nie mają okazji do wyjazdów. • • • • PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Jak promować projekt partnerski Zasady Beneficjent w publikowanych materiałach upowszechniających zamieszcza jedynie logo Programu „Uczenie się przez całe życie” - Grundtvig. Nie posługuje się natomiast logotypem Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji. Przypominamy również o obowiązku podawania informacji o wsparciu finansowym uzyskanym z Komisji Europejskiej w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” w każdym rozpowszechnianym lub publikowanym dokumencie, na każdym produkcie lub materiale wytworzonym przy wykorzystaniu wsparcia finansowego, jak również w każdym wydawanym oświadczeniu lub udzielanym wywiadzie zgodnie z wytycznymi dotyczącymi tożsamości wizualnej dostarczonymi przez Komisję Europejską http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html. PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Jak promować projekt partnerski i upowszechniać rezultaty • Wg. zapisów we wniosku • Strona internetowa projektu • Podczas działań lokalnych prowadzonych przez organizację • Kontakt z władzami lokalnymi • Poprzez media lokalne • Poprzez informacje przekazywane podobnym organizacjom w regionie i kraju • Informacje wśród współpracujących/nadzorujących organizacji • Podczas udziału w konferencjach, seminariach, wydarzeniach PROGRAM GRUNDTVIG PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011 Ewaluacja działań projektowych • Skierowana do pracowników, słuchaczy oraz społeczności lokalnej • Prowadzona systematycznie od początku realizacji projektu • Dotyczy wszystkich ważnych wydarzeń projektowych • Badanie zrealizowania celów nie tylko w obszarze produktów i wydarzeń ale również nabywanych przez słuchaczy i pracowników kompetencji (przyrost wiedzy, poprawa umiejętności i zmiany postaw) • Nie powinna wyłącznie opisywać zrealizowanych działań, lecz zawierać również wnioski i rekomendacje dla lepszej realizacji kolejnych działań. PROGRAM GRUNDTVIG Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Projekty Partnerskie Grundtviga informacji udzielają Michał Chodniewicz – [email protected], 22 46 31 234 Joanna Replin – [email protected], 22 46 31 235 Dariusz Bieranowski – [email protected], 22 46 31 231 PROGRAM GRUNDTVIG