instrukcja kasowa - Teleadresowe dane szkoły

Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 18/2016
Dyrektora ZSP Somonino z dnia 14.03.2016
INSTRUKCJA
KASOWA
Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Somoninie
im. Józefa Wybickiego
1
CZĘŚĆ I
OGÓLNA
1. Instrukcja kasowa została opracowana na podstawie przepisów ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. Rok 2013 poz.330 z późn. zm.).
2. Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Zespole Szkól
Ponadgimnazjalnych w Somoninie im. Józefa Wybickiego
3. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników
uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach ich imiennych
zakresach czynności .
CZĘŚĆ II
SZCZEGÓŁOWA
§ 1
POMIESZCZENIA KASY
1. Kasa powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo
obrotu , a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie .
2. Pomieszczenie kasy nie jest wydzielone i znajduje się w sekretariacie szkoły,
drzwi wejściowe zamykane na dwa zamki oraz pomieszczenie wyposażone
w urządzenia alarmowe.
3. Kasa jest wyposażona w szafę stalową do przechowywania środków
pieniężnych .
§ 2
OCHRONA KASY
1. W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości
zapewniającej właściwą ochronę .
2
2. W kasie mogą być przechowywane :
- Czeki gotówkowe które, są formą realizowania obrotu bezgotówkowego.
- Czek jest drukiem ścisłego zarachowania.
- Czek gotówkowy jest dokumentem, w którym wystawca zawiera
polecenie do banku, wypłacenie kwoty, na którą opiewa czek osobie
wskazanej na czeku.
- Nie dozwolone są żadne poprawki dokonywane na czeku. W razie
popełnienia pomyłki w jego wypełnianiu, blankiet danego czeku należy
anulować.
3. Jednostka obliczeniowa to jednostka określająca dopuszczalny limit stale lub
jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.
Wynosi ona 120 krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za
ubiegły kwartał .
§3
TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH
1. Kasjer może pieszo lub samochodem przewozić z banku środki pieniężne do
wysokości 0,3 jednostki obliczeniowej (Załącznik nr 2,3,4 )
2. W przypadki przewożenia kwoty wyższej niż 5 jednostek obliczeniowych
ochronę transportu należy zlecić wyspecjalizowanej firmie .
§4
KASJER
1. Kasjerem może być osoba :
a) posiadająca minimum średnie wykształcenie ,
b) nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko
mieniu ,
c) posiadająca nienaganną opinię ,
d) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych ,
2. Przyjęcie – przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej , w
obecności komisji wyznaczonej przez kierownika jednostki .
3
3. Kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu materialnej
odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w
zakresie gospodarki kasowej .
§ 5
GOSPODARKA KASOWA
1. W kasie może znajdować się :
a) gotówka podjęta z banku na określone rodzaje wydatków ,
b) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy.
2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów
wydatków powinna być wydatkowana na cel określony przy pobraniu .
3. Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych
wydatków a nie zrealizowanych w danym dniu może być przechowywana w
kasie przez 3 dni , pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia .
§ 6
DOKUMENTACJA KASOWA
1. Dokumentację kasy stanowią :
a) dokumenty operacyjne kasy :
- raport kasowy „ RK” ,
- dowody wypłaty
- czek gotówkowy
- bankowy dowód wpłaty
b) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne :
- dowody zakupu – faktury , rachunki ,
- wnioski o zaliczkę,
- rozliczenie zaliczki,
- rozliczenie delegacji służbowej,
- lista płac,
- lista wypłat zasiłków,
- rachunki umów; zlecenia, o dzieło itp.,
- inne akceptowane przez głównego księgowego ;
c) dokumenty organizacyjne kasy:
4
-
instrukcja kasowa,
oświadczenie o odpowiedzialności materialnej,
zakres czynności kasjera,
protokół przyjęcia-przekazanie kasy,
protokół inwentaryzacyjny.
2. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami
kasowymi:
- wpłaty gotówkowe-własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,
- wypłaty gotówkowe-rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są
źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wpłat
gotówki.
3. Zastępcze dowody wypłat wystawia kasjer, sprawdza główny księgowy lub
osoba przez niego upoważniona, zatwierdza dyrektor. Zastępczym dowodem
kasowym może być dowód wypłaty- „KW”- kasa wypłaci.
4. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić,
czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do
zlecenia wypłaty lub wpłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do
tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie
dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera.
5. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być
przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i
formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych
czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.
Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik i główny księgowy
lub osoby przez nich upoważnione składając swe podpisy pod klauzulą o
treści „Zatwierdzono do wypłaty”.
6. Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną
osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych
uprzednio już podpisanych przez kierownika i głównego księgowego lub
osoby przez nich upoważnione(np. wypłata wynagrodzeń nie podjętych w
terminie).
7. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie
kasowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób
trwały zamieszczając swój podpis, potwierdzając tym samym odbiór
gotówki.
5
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać
do okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego
tożsamość odbiorcy gotówki.
8. Jeżeli wypłata występuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez
osobę wymienioną rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym
należy określić, że wypłata została dokonana przez osobę do tego
upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego
dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać
potwierdzenie tożsamości własnoręczności podpisu osoby wystawiającej
upoważnienie. Potwierdzeni to powinno być dokonane przez notariusza,
właściwy urząd administracji państwowej, zakładu pracy zatrudniający
osobę , która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w
razie przebywania pracownika na leczeniu.
9. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez
podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym w
którym objęte nimi wypłaty zostały zewidencjonowane. Wszystkie dowody
kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu
powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez
kasjera.
10.Raporty kasowe sporządza się za dany dzień wpłaty gotówki. Zapisy w
raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie.
Po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień kasjer podpisuje raport i
oryginał z dowodami kasowymi, przekazuje głównemu księgowemu lub
osobie upoważnionej.
11.Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami
kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki
stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami
kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka w kasie nie
udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi pozostałe
przychody operacyjne.
§7
ZASADY SPORZĄDZANIA
6
DOKUMENTÓW KASOWYCH
1. Dowód wpłaty – „KP” lub Kwitariusz Przychodowy.
Dowód „KP” jest drukiem ścisłego zarachowania. Bloki formularzy
przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane
osobom
upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego
zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz
stanu bloków formularzy.
Formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki
formularzy przychodowych dowodów kasowych, które należy ponumerować
przed oddaniem do użytku zachowując ciągłość numeracji w okresie
każdego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy w każdym bloku
powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub osobę przez
niego upoważnioną.
Na okładce bloku formularzy należy odnotować:
a) numer kolejny bloku formularzy,
b) numery kart bloku formularzy(od nr...do nr..),
Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których:
- oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego,
- pierwsza kopia jest dla wpłacającego,
- druga kopia pozostaje w bloku formularzy.
Kasjer wystawiając dowód „KP” określa w nim:
- datę wpłaty,
- nazwisko i imię(nazwę) osoby lub podmiotu dokonującego wpłaty,
- dokładne określenie tytułu wpłaty,
- kwotę wpłaty cyfrowo i słownie.
W dowodzie „KP” lub w kwitariuszach przychodowych nie można
dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i
słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie
błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu.
Anulowane formularze dowodu „KP” nie mogą być zniszczone, podlegają
one przechowywaniu w bloku formularzu w celu ewidencyjnego rozliczenia.
7
Na dowód wystawienia dowodu „KP” kasjer w pozycji „wystawił” składa
własnoręczny podpis. Drugi podpis składa kasjer w pozycji „otrzymałem” ,
jako potwierdzenie przyjęcia gotówki, a następnie przekazuje dowód do
sprawdzenia głównemu księgowemu oraz do zatwierdzenia dyrektorowi
szkoły.
2. Dowód wypłaty –„KW”.
Dowód „KW” jest również dokumentem ścisłego zarachowania. W zakresie
wydawania, oznakowania i rozliczania wykorzystanych formularzy
obowiązują te same zasady jakie dotyczą dowodów „KP”. Dowód „KW”
stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych
z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami
źródłowymi.
Dowód wypłaty wystawia się w przypadku:
- wypłaty będącej wynikiem rozliczenia zaliczki,
- w innych przypadkach, gdy brak jest dowodu źródłowego.
Dokument „KW” wystawia kasjer, wpisując następujące dane:
- daty wypłaty,
- nazwisko i imię(nazwę) wypłaty,
- tytuł wypłaty,
- kwotę wypłaty cyframi i słownie.
Dowód ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:
- oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego,
- kopia pozostaje w bloku formularzy.
- Druga kopia dla osoby lub podmiotu otrzymującego gotówkę.
W dowodzie „KW” nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłaty
gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Sprostowanie błędu może nastąpić
tylko w drodze anulowania błędnego dowodu i wystawienia nowego
prawidłowego dowodu. Anulowane formularze dowodu „ KW” nie mogą
być zniszczone, podlegają one przechowywaniu w bloku formularzy w celu
ewidencyjnego rozliczenia.
Dowód KW podpisują: wystawiający, wypłacający i otrzymujący gotówkę.
Do wypłaty dowód „KW” sprawdza główny księgowy, zatwierdza dyrektor
szkoły.
3. Raport kasowy „RK”.
8
Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów
kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w
danym dniu lub okresie. Należy on do druków ścisłego zarachowania.
Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w
kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy sporządza się w
sposób następujący:
- w lewym górnym rogu raportu odbija się pieczęć firmową
- Po prawej stronie w górnej rubryce, wpisuje się numer raportu
kasowego: numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji
rocznej dla roku obrotowego,
- W części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody
kasowe na bieżąco w układzie chronologicznym w kolejności ich
realizacji, przy czym w rubryce „treść” określa się rodzaj operacji
gotówkowej, a w rubryce „dowód” symbol dokumentu wraz z jego
numerem np. ”KP – 1”, „KW – 1”,
- W dolnej części raportu, w przeznaczonych na ten cel rubrykach
wpisuje się ilość dowodów „KP” i „KW” .
Każda strona raportu kasowego podlega oddzielnemu zsumowaniu, a łączną
sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu „obroty
dnia” na ostatniej stronie raportu kasowego.
Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz ze
wszystkimi załącznikami(dowodami przychodowymi i rozchodowymi)
ułożonymi chronologicznie i odpowiednio zszytymi przekazuje głównemu
księgowemu lub upoważnionej osobie. Kopia raportu kasowego pozostaje w
bloku raportów.
4. Dokumenty „KP”, „KW” i „RK” sporządza się na dostępnych w sprzedaży
formularzach.
§8
KONTROLA KASY
Kontrola kasy podlega kontroli raz w miesiącu.
1. Kontrola kasy polega na się sprawdzeniu:
- dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalny
i rachunkowym; fakt przeprowadzenia kontroli powinien być przez
kontrolującego potwierdzony własnoręcznym podpisem; raport
9
kasowy wraz z załącznikiem podlega kontroli merytorycznej przez
głównego księgowego i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki,
- przestrzegania zasad transportu i przechowywania wartości
pieniężnych.
Bieżącej kontroli dokonuje osoba lub osoby upoważnione przez kierownika
jednostki.
2. Kontrola okresowa (inwentaryzacyjna) kasy powinna nastąpić co najmniej w
następujących terminach:
- przy przekazywaniu – przyjęciu kasy (zdawczo-odbiorcza),
- w dniu, w którym stwierdzono powstanie szkody (włamanie,
uszkodzenie kasy),
- w dniu kończącym rok obrachunkowy,
- w dniu poprzedzającym dzień zmiany formy prawnej jednostki,
- w dniu poprzedzającym dzień otwarcia likwidacji lub ogłoszenia
upadłości jednostki,
- w dniu zakończenia działalności jednostki.
Kierownik jednostki może wyznaczyć inne terminy inwentaryzacji w
zależności od potrzeb.
§9
SPOSÓB PRZEPROWADZANIA
INWENTARYZACJI KASY
1. Celem inwentaryzacji kasy jest ustalenie faktycznego stanu środków
pieniężnych znajdujących się w kasie oraz innych składników majątkowych.
2. Wyniki inwentaryzacji stanowią podstawę do rozliczenia osoby materialne
odpowiedzialnej – kasjera.
3. Inwentaryzacje okresowe kasy przeprowadza się metodą spisu z natury przez
komisję powołaną zarządzeniem kierownika jednostki. Komisja
inwentaryzacyjna dokonuje spisu z natury majątku kasy w obecności kasjera.
10
4. W przypadku gdy udział w spisie kasjera jest niemożliwa (np. z powodu
nagłej choroby), w spisie powinna brać udział osoba przejmująca kasę
podczas nieobecności kasjera.
§ 10
DOKUMENTACJA
INWENTARYZACYJNA KASY
Fakt dokonania inwentaryzacji kasy powinien być właściwie udokumentowany.
1. Dokumentację inwentaryzacyjną kasy stanowią:
- zarządzenie kierownika jednostki,
- protokół inwentaryzacji kasy,
2. W protokole inwentaryzacji kasy komisja inwentaryzacyjna podaje stan
faktyczny gotówki w kasie, ustala niedobór lub nadwyżkę gotówki w
stosunku do stanu wykazanego w raporcie kasowym.
3. Protokół powinien również zawierać numery i daty ostatnich dowodów
przychodów (KP) i rozchodu (KW) oraz ostatni numer wykorzystanego
czeku gotówkowego.
Postanowienia końcowe
1. Od kasjera zostało pobrane i złożone do akt osobowych oświadczenie
o odpowiedzialności za powierzone pieniądze, czeki gotówkowe i inne
wartości (wzór oświadczenia – załącznik nr 1 do instrukcji kasowej).
2. Akta osobowe kasjera zawierają zapytanie o karalność kasjera.
3. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazanie kasy innej
osobie dokonywane jest na podstawie protokółu zdawczo – odbiorczego
spisanego w obecności dyrektora szkoły. Nikt poza kasjerem nie
przyjmuje wpłat gotówki.
11