pobierz

BDG-V.2611.9.2016.KR
Załącznik nr 1 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – Development Centre
Przedmiot zamówienia: realizacja programu rozwoju umiejętności menedżerskich poprzez proces
Development Centre (DC), który ma na celu ocenę kompetencji wszystkich Uczestników procesu DC
oraz identyfikację ich potencjału rozwojowego w świetle badanych kompetencji.
Procesem Development Centre będą objęci wskazani poniżej pracownicy Zamawiającego
(Uczestnicy):
 Dyrektorzy komórek organizacyjnych (35 Dyrektorów zatrudnionych na dzień 04.11.2016),

Zastępcy dyrektorów komórek organizacyjnych (68 Zastępców dyrektorów zatrudnionych na
dzień 04.11.2016)
1. Zakres prac Wykonawcy dla grupy Dyrektorów:
 Przygotowanie z Zamawiającym spotkania rozpoczynającego proces.
 Przygotowanie narzędzi symulacyjnych, służących do oceny kompetencji.
 Przeprowadzenie sesji oceny kompetencji dla 35 osób (6 sesji grupowych, liczba uczestników
każdej sesji: max. 6 osób).
 Przygotowanie raportów indywidualnych.
 Przekazanie informacji zwrotnej każdemu uczestnikowi.
 Przygotowanie raportu zbiorczego dla Zamawiającego.
 Przeprowadzenie z Zamawiającym spotkania podsumowującego proces.
 Zapewnienie sal do przeprowadzenia procesu.
2. Zakres prac Wykonawcy dla grupy Zastępców Dyrektorów:
 Przygotowanie z Zamawiającym spotkania rozpoczynającego proces.
 Przygotowanie narzędzi symulacyjnych, służących do oceny kompetencji.
 Przeprowadzenie sesji oceny kompetencji dla 68 osób (11 sesji grupowych, liczba
uczestników każdej sesji: max. 7 osób).
 Przygotowanie raportów indywidualnych.
 Przekazanie informacji zwrotnej każdemu uczestnikowi.
 Przygotowanie raportu zbiorczego dla Zamawiającego.
 Przeprowadzenie z Zamawiającym spotkania podsumowującego proces.
 Zapewnienie sal do przeprowadzenia procesu.
Miejsce:
Sesje oceny kompetencji będą się odbywać w Warszawie, w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym.
ETAPY PROCESU DEVELOPMENT CENTRE
Etap I – Wybór kompetencji
Doprecyzowanie / uzgodnienie pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą profili kompetencji dla
wskazanych grup stanowisk wraz ze wskaźnikami zachowań w oparciu o model kompetencji
funkcjonujący w Ministerstwie Rozwoju.
Oceniane kompetencje:
 Zarządzanie strategiczne
 Orientacja na Klienta wewnętrznego i zewnętrznego
 Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność
 Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
 Zarządzanie ludźmi
 Komunikacja
W oparciu o profil kompetencyjny zostanie rozpisana macierz badania kompetencji – przy założeniu,
że każda z kompetencji jest min. dwukrotnie badana w czasie procesu DC.
Etap II – Przygotowanie zadań Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie zestawu zadań
diagnostycznych do zastosowania w czasie sesji DC. Treści zadań będą uwzględniały naturę
problemów, z jakimi może się w danej roli spotkać Uczestnik. Wykonawca dokonuje dostosowania
zaoferowanej metodologii do specyfiki działania Zamawiającego przy współudziale Zamawiającego
w terminie do 14 dni od dnia zawarcia Umowy
Zadania grupowe:
1. Dyskusja grupowa bez przypisania ról
Wszyscy Uczestnicy pracują wspólnie nad tym samym zagadnieniem, które stanowi pewien problem do
rozwiązania w ramach tego zespołu. Dyskusja pozwala na obserwację zachowania i jego ocenę w oparciu o różne
kryteria, m.in.: elastyczność, inicjatywa, komunikacja, zdolności interpersonalne, współpraca, predyspozycje
przywódcze.
2. Dyskusja w grupie – role przypisane
Dyskusja z przypisanymi rolami może dotyczyć kontrowersyjnych zagadnień, gdzie interesy jednostek są
rozbieżne. Uczestnicy często, z racji pełnionych w ćwiczeniu funkcji, podejmują decyzje dotyczące realizacji
różnych projektów, strategii na poziomie całej organizacji lub własnego obszaru zarządzania. Możliwość
obserwacji zachowań tj. wywieranie wpływu, umiejętności interpersonalne, zdolności przywódcze i
ukierunkowanie na realizację celu.
3. Prowadzenie spotkania zespołu
Jeden z Uczestników wciela się w rolę organizatora/ lidera grupy, która ma za zadanie opracowanie rozwiązania
przedstawionego problemu – prowadzenie spotkania zespołu współpracowników, lub w rolę przełożonego,
zarządzającego podległym zespołem. Obserwacja zachowania Uczestnika w roli lidera w sytuacji problemowej
i jego ocenę w oparciu o różne kryteria, m.in.: umiejętność przewodzenia, organizowanie pracy własnej i innych,
komunikacja werbalna, aktywne słuchanie, nastawienie na współpracę, inicjatywa, elastyczność, aktywność.
Dodatkowo obserwowane umiejętności analityczne i decyzyjne takie jak: umiejętność analizy problemu,
podejmowanie i komunikowanie decyzji oraz managerskie, takie jak: delegowanie i motywowanie.
4. Symulacja rozmowy z klientem zewnętrznym/ wewnętrznym
Rozmowa pomiędzy Uczestnikiem i aktorem. Obserwacja poziom umiejętności interpersonalnych w relacji z
klientem – inicjowanie i budowanie relacji, wywieranie wpływu, prowadzenie prezentacji, umiejętności,
negocjacyjne, orientację na klienta oraz umiejętność rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Kontekst
rozmowy pokazuje dodatkowo w jaki sposób Uczestnik radzi sobie z konkretnym typem sytuacji w kontakcie z
klientem.
5. Symulacja rozmowy z pracownikiem
Rozmowa pomiędzy Uczestnikiem i aktorem (rozmowa problemowa, rozwojowa, motywująca, oceniająca,
zakomunikowanie trudnej decyzji). Uczestnik pozostaje w tym zadaniu w roli formalnego przełożonego.
Obserwacja poziomu umiejętności menedżerskich, interpersonalnych i wywierania wpływu w relacji przełożony –
pracownik. W szczególności: delegowania i monitorowania zadań, dokonywania oceny i kontroli pracy
podwładnych, motywowania i rozwijania pracowników, komunikowania niepopularnych, trudnych decyzji,
pełnienia funkcji coachingowych.
Zadanie indywidualne:
1. Analiza danych i prezentacja
Uczestnik jest proszony o przygotowanie oficjalnej prezentacji na bazie analizowanych wcześniej materiałów.
Prezentacja dotyczyć może np. nowej strategii, nowego projektu. Ćwiczenie to pokazuje przede wszystkim
umiejętności analityczne, prezentacyjne, interpersonalne, umiejętność wywierania wpływu i zorientowanie na cel.
2. Sytuacje awaryjne
Symulacja dnia pracy. Uczestnik, staje przed koniecznością poradzenia sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami
zakłócającymi „normalny” tok dnia. Zadaniem Uczestnika jest podejmowanie decyzji typowych dla swojej lub
przyszłej roli oraz decyzji, które wymuszają zaskakujące okoliczności. Jest to ćwiczenie indywidualne, ale
Uczestnicy mogą także pracować w grupie. Osoba prowadząca co kilka minut informuje Uczestników o kolejnym
pojawiającym się problemie i pozostawia czas na analizę sytuacji, podjęcie decyzji (indywidualnie lub zespołowo)
i zapisanie jej na stosowanym arkuszu.
3. Wywiad kompetencyjny (ustrukturyzowany wywiad indywidualny).
4. Samoocena.
Przygotowanie materiałów
Przygotowanie dla każdego uczestnika procesu DC, tzn. zarówno ocenianych, jak i oceniających,
dokładnej instrukcji niezbędnej do przeprowadzenia danego zadania oraz materiałów dodatkowych
jeżeli takie będą przewidziane przy realizacji danego zadania.. Ww. materiały powinny być rozdawane
Uczestnikom przed każdym zadaniem.
Etap III – Komunikacja
Wykonawca zapewni wsparcie Zamawiającemu w przygotowaniu procesu komunikacji odnośnie celu
procesu, jego założeń, przebiegu oraz efektów końcowych. Transparentność komunikacji wpływa
pozytywnie na wiarygodność działań podejmowanych przez Zamawiającego.
Narzędzia wykorzystywane w procesie komunikacji to:
 Informacja do uczestników badania – informacja w formie listu bądź wiadomości e-mail od
Kierownictwa Ministerstwa Rozwoju. Informacja będzie zaproszeniem do programu Rozwoju
Umiejętności Menedżerskich, informacją o przebiegu programu i przedstawieniem Wykonawcy.
Treść korespondencji zostanie ustalona z Zamawiającym.
 Przygotowanie ulotki informacyjnej do Newsletter BZL oraz Intranetu. Ulotka będzie zawierać
pełen program Rozwoju Umiejętności menedżerskiej, prezentacja Wykonawcy,
 Przeprowadzenie spotkań w celu prezentacji przebiegu programu przez Wykonawcę oraz
Zamawiającego.
 Bieżąca informacja dot. etapów procesu DC.
 Przeprowadzenie spotkania w celu prezentacji podsumowania programu przez Wykonawcę oraz
Zamawiającego.
Etap IV – Przeprowadzenie sesji Development Centre
Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym przygotuje harmonogram całego procesu oraz każdej
z sesji, uwzględniając preferencje Zamawiającego. Harmonogram zostanie przygotowany po wyborze
oferty, jednak najpóźniej do 7 dni od dnia zawarcia umowy
Każda sesja powinna rozpocząć się spotkaniem (osoby oceniane - Uczestnicy oraz asesorzy),
w trakcie którego nastąpi przedstawienie celów danego procesu, krótkie omówienie jego przebiegu
oraz przekazanie wszelkich niezbędnych informacji organizacyjnych (krótka prezentacja ustna).
Następnie rozpoczynają się zadania, które przebiegają według wcześniej ustalonego harmonogramu
procesu. Badania DC będą przeprowadzane w maksymalnie 6 lub 7-osobowych grupach, a w trakcie
sesji badania jednej sześcioosobowej/siedmioosobowej grupy, jeden asesor będzie oceniał
maksymalnie 2 badanych pracowników oraz każda kompetencja zostanie zbadana w minimum 2
zadaniach.
Zapewniona powinna zostać optymalna logistyka sesji oraz obsada doświadczonych asesorów tak,
aby każdy z uczestników procesu miał zapewnioną dogłębną, obiektywną ocenę, a następnie
informację zwrotną wraz ze wskazówkami rozwojowymi. Każdy z uczestników będzie miał takie same
warunki realizacji zadań.
Wszyscy uczestnicy danej sesji DC muszą być obserwowani przez ten sam zespół asesorski.
Po przeprowadzeniu każdej z sesji DC asesorzy dokonują analizy zebranych informacji i oceny
kompetencji każdego z uczestników sesji. Następnie zapisują najważniejsze informacje niezbędne do
dyskusji oraz przygotowania końcowego raportu. Dyskusja asesorów na temat przebiegu procesu
i omówienie obserwacji, związanych z kompetencjami uczestników prowadzi do przygotowania
zgodnej i pełnej opinii na temat każdej osoby.
Etap V – Przygotowanie raportów indywidualnych
Wykonawca przygotuje pisemne oraz elektroniczne
w szczególności:
- opis poszczególnych badanych kompetencji,
- ocenę ilościową i jakościową badanych kompetencji,
raporty
indywidualne
zawierające
- wykres graficzny przedstawiający poziom poszczególnych kompetencji wraz z opisem zachowań
uczestnika dotyczący każdej z kompetencji,
- najmocniejsze strony,
- kluczowe obszary wymagające dalszego rozwoju, wraz z podsumowaniem w zakresie rekomendacji
rozwojowych oraz zalecaną literaturą.
Etap VI – Przekazanie informacji Zamawiającemu
Po zakończeniu całego procesu DC Wykonawca przedstawi Zamawiającemu podsumowanie wyników
uczestników w formie prezentacji raportu zbiorczego (zgodnie z opisem dla Etapu VII) oraz wnioski
całościowe dla badanej grupy.
Etap VII – Opracowanie raportu zbiorczego
Wykonawca przygotuje raport zbiorowy, który będzie zawierać w szczególności:
1. Wprowadzenie i opis procesu – opis przebiegu i metodologii sesji Development Centre.
2. Uczestnicy – charakterystyka grupy biorącej udział w procesie.
3. Cel procesu.
4. Wyniki:
 Wyniki oceny kompetencji dla grupy Uczestników (grupa Dyrektorów oraz grupa
Zastępców Dyrektorów).
 Wyniki oceny zadań dla grupy Uczestników
 Ranking Uczestników wg oceny poszczególnych kompetencji
 Ranking Uczestników wg luk kompetencyjnych
 Wskaźnik dopasowania dla grupy jako całości
 Ranking Uczestników wg wskaźnika dopasowania
5. Podsumowanie i wnioski (w tym rekomendacje rozwojowe).
Etap VIII – Przekazanie informacji zwrotnych osobom ocenianym
Wykonawca przeprowadzi rozwojową informację zwrotną dla każdego Uczestnika DC (w formie 90
minutowej rozmowy bezpośredniej z asesorem dla każdego Uczestnika), realizowanej w siedzibie
Zamawiającego lub innej lokalizacji ustalonej z Zamawiającym na terenie Warszawy.
Wykonawca przygotuje notatki-aneksy (przyjęcie informacji zwrotnej przez każdego Uczestnika oraz
jego postawa względem przedstawionych wyników badań) jako uzupełnienie do raportu
indywidualnego każdego Uczestnika badania, po przeprowadzeniu informacji zwrotnej.
W ramach każdej sesji Development Centre wykonawca zapewni Uczestnikom usługi restauracyjne:
Zapewnienie uczestnikom następujących posiłków:
a) przerwy kawowe: w trakcie każdej sesji minimum dwie przerwy kawowe. Każda przerwa
kawowa powinna uwzględniać serwowanie co najmniej: kawy, herbaty, ciastek itp.
b) lunch: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić co najmniej 2 zestawy lunchowe do wyboru
Przez zestaw lunchowy zamawiający rozumie ciepły posiłek obiadowy (drugie danie)
w tradycyjnym
rozumieniu tego słowa oraz napoje (np. soki, woda)., w tym jeden
wegetariański Zestaw wegetariański musi składać się przede wszystkim z porcji białka
roślinnego – warzywa strączkowe np. soczewica, ciecierzyca, groch, soja, fasola; porcji
węglowodanów – np. kasza, ryż, ziemniaki; oraz zestawu surówek.