Part B - Koszalin

Regionalny Punkt Kontaktowy
7 Program Ramowy Badań,
Rozwoju Technologicznego
i Demonstracji Wspólnoty Europejskiej
Techniczne przygotowanie wniosku - EPSS
Koszalin, 14.06.07
Marta Górska
Dokumenty aplikacyjne i wniosek
w 7.PR
•
•
•
•
Rodzaje wymaganych dokumentów?
Osoby odpowiedzialne za ich złożenie?
EPSS – krok po kroku
Modyfikowanie danych
Dokumenty konkursowe
• Work Programme
- opracowywany dla poszczególnych tematów i akcji 7. PR
- konkretyzuje obszar tematyczny
- przedstawia ogólne założenia, szczegółowe informacje o konkursach
w danym roku, aneksy
- szczegółowo omawia działania, obszary, zadania/tematy projektów,
zasady uczestnictwa i system finansowania, wymogi formalne, kryteria
oceny dla wszystkich konkursów w danym roku
- co roku nowy Work Programme
- może zawierać dodatkowe wymogi formalne
- przedstawia propozycje konkursów na 2008
Dokumenty konkursowe
• Call fiche
- przedstawia tematy ogłoszonych konkursów
- zawiera budżet konkursu, ID, min. liczbę uczestników
• Guide for Applicants
- zawiera schemat według którego należy wypełnić formularze
aplikacyjne wniosku, załączniki oraz stworzyć opis projektu
- opisuje dostępne schematy finansowania dla danego działania
- kryteria oceny
- osobne przewodniki dla każdego systemu finansowania (typu
projektu)
Struktura wniosku
• Part A – część administracyjna –
formularze (A1,A2,A3,A4)
rodzaj dokumentów wymaganych do złożenia do KE
zależy od rodzaju prowadzonego projektu
• Part B – część opisowa wniosku –
(the technical proposal and consortium
details)
Two stage proposal
• Uproszczona forma sporządzania wniosku
• Set up (awiera tylko dane koordynatora, bez listy partnerów)
• Formularz:
- A1(wypełnia koordynator),
- A2 (wypełnia tylko koordynator),
- A3 (obejmuje całkowite koszty projektu wszystkich partnerów
konsorcjum bez konieczności podziału na poszczególne kategorie
kosztów)
• Częśc B:
- max. 10 stron (dodatkowo cover page oraz lista partnerów i tabela
finansowa)
- brak opisu części Implementation
EPSS – Electronic Proposal
Submission Service
• Przygotowanie i składanie wniosku odbywa się wyłącznie
on-line w systemie EPSS
• Wnioski przygotowuje i wysyła do KE Koordynator lub jego
reprezentant. Po przyjęciu wniosku przez KE Koordynator
projektu staje się odpowiedzialny za techniczne kierownictwo,
administrowanie i zarządzanie projektem.
• Koordynator obsługuje EPSS. Prosi partnerów o wypełnienie
formularzy A2 i o potwierdzenie części B, osobomiesięcy, stawek
finansowania, budżetu itp.
• Wnioski wypełniane są w języku angielskim
Dostęp do EPSS
EPSS jest dostępny na stronie serwisu CORDIS dotyczącej
konkretnego konkursu:
1. Wybór odpowiedniego konkursu z
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm
2. Przejście do zakładki „Preparation and Submission of
Proposals”
3. Wybór odpowiedniego schematu finansowania (CP, SA, CA,
NoE) z otwieralnej listy dostępnej w danym konkursie
4. „Go”
5. EPSS Start Page -> Początek rejestracji
Rejestracji dokonuje tylko Koordynator
Elektroniczny przewodnik EPSS do pobrania
Rejestracja cz. 1
(User ID i hasła dostępowe)
Rejestracja w EPSS jest niezbędna do otrzymania haseł
umożliwiających dostęp do formularzy wniosku
1. Start Page EPSS
2. Wybór klawisza „Register”
3. Wypełnienie formularza rejestracyjnego
Należy podać:
a) status (Mr/Ms/Dr/Prof.), imię, nazwisko, skrócona nazwa
organizacji, ulica, miasto, kod, kraj, e-mail
b)
- non-profit organisation, public body, research organisation, higher
secondary education establishment (Yes/No)
- cost model: real indirect costs, simplified method, standard flat rate –
20% (7% dla S.A./CA), special transition flat rate – 60%, lump sum
(for ICPC)
Np.. HEALTH-2007-1.4-7
Rejestracja cz. 2
(User ID i hasła dostępowe)
c) activity code (nr konkursu), tytuł, akronim, abstract,
liczba uczestników konsorcjum i ich dane (nazwa
organizacji i kraj)
4. Sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych
5. Zatwierdzenie formularza -> register!
6. Otrzymanie numerów oraz haseł dostępowych dla
koordynatora i partnerów (dotyczą konkretnych danych
podanych w czasie rejestracji)
Modyfikowanie podanych danych po zakończeniu
rejestracji wymaga ponownej rejestracji w systemie
Pierwsza wizyta w EPSS
• Pierwsze Logowanie
-
Zalogowanie koordynatora w systemie za pomocą User ID (login) i
hasła dostępowego
Zmiana haseł dla koordynatora i partnerów
Przesłanie danych dostępowych partnerom
• Kolejne logowania
- Wprowadzenie loginu i hasła koordynatora/partnera
Układ treści serwisu EPSS
• Prepare Proposal:
- General - Proposal Set Up - Part A - Part B - History
•
•
•
•
Change Password
Check Validation
Submit Proposal
Logout
Krok 1
• Sekcja
General
przedstawia
rodzaj
konkursu,
instrument, dane koordynatora, tytuł, identyfikator i
status wniosku)
•
Jeżeli koordynator wybrał niewłaściwy konkurs i/lub instrument
należy ponownie zarejestrować się w EPSS
•
Jeżeli zmienią się dane koordynatora to są one aktualizowane z
danych formularza A2
•
Zmiana tytułu możliwa jest tylko w formularzach, a nie w sekcji
General. Ocenie podlega zawartość formularzy części A i część B.
Krok 2
Proposal Setup
•
-
koordynator określa liczbę partnerów w konsorcjum i ich dane:
skróconą nazwę organizacji np. TUS,
status organizacji (non-profit organisation, public body,research
organisation, higher secondary education establishment (Yes/No),
e-mail,
sposób rozliczania kosztów pośrednich
•
pierwsze miejsce na liście zajmuje zawsze
koordynator
• „Update participant Information”
•
automatyczne kreowanie formularzy A2 i A3
Part A
(formularze A1, A2, A3.1, A3.2, A4)
• Dostępne on-line (możliwość zapisania kopii w formacie PDF)
• Koordynator wypełnia formularze A1 i A3
• Koordynator oraz wszyscy partnerzy wypełniają
formularze A2
• Formularze finansowe A3.1 (dla każdego partnera) i
A3.2 (formularz zbiorczy)
• Podwykonawcy nie wypełniają formularza A2 i nie są
wymienieni w formularzu A3
• Klawisz Validate sprawdza poprawność wprowadzonych
danych
• Klawisz Save Form zapisuje wprowadzone dane
Wypełnianie wniosku – A1
A1 Informacje podstawowe dotyczące wniosku:
• Akronim – max. 20 znaków
• Wybór schematu finansowania (Funding schemes)
• Pełen tytuł projektu – max. 200 znaków
• Czas trwania projektu – pełne miesiące
• Numer konkursu
• Kody działalności
• Słowa kluczowe (max. 100 znaków)
• Abstract – streszczenie projektu (założenia, cele projektu,
wkład osiągniętych wyników w rozwój UE), max. 2000 znaków
• Udział w innych, podobnych projektach/ kontraktach
Wypełnianie wniosku - A2
A2 zawiera:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Numer partnera
Kod partnera (nie ma zastosowania do pierwszego konkursu)
Status prawny: (public body, private body, natural person)
Akronim partnera
Adres (główna siedziba)
Non-profit
Public body
Research organisation
NACE kod
SME (małe, średnie przedsiębiorstwo)
Zależność między innymi uczestnikami konsorcjum
Rodzaj zależności
Osoba do kontaktu
Tytuł
Płeć
Numer telefonu/ fax
Wypełnianie wniosku - A3 - finanse
ƒ Formularz A3 przedstawia finansowe zestawienie na cały
okres trwania projektu
ƒ Wyróżniono koszty związane z :
- działalnością badawczą i innowacyjną
- wdrożeniem
- zarządzaniem (m.in. koszt audytu)
- inne (m.in. szkolenia, sieciowanie, publikacje, rozpowszechnianie
wiedzy) – w projekcie (part B) należy opisać jakie rodzaje kosztów
zostały ujęte w tej pozycji
ƒ Koszty przypisane są do konkretnego uczestnika konsorcjum
ƒ Brak modeli kosztów (wykazywanie wszystkich kosztów
bezpośrednich i pośrednich związanych z projektem)
Part B
•
•
•
•
•
•
•
•
W formacie PDF bez kodowania i blokowania drukowania
Max. 10MB
Jednen plik PDF chyba, że zasady konkursu stanowią inaczej (np.
dla konkursów Marie Curie -> Section1 i Section2)
Brak konieczności kompresowania danych
Nie można używać znaków specjalnych i spacji w nazwie pliku
Ograniczenie użycia kolorów i zbędnej grafiki (druk czarno-biały)
Rozdzielczość 300 DPI
! Do pobrania - „Part B Template” (przedstawia szablon/strukturę
części B dla danego konkursu)
• „Upload the Proposal File”
Submit Part B
• Aneksy:
- Konieczne dla wybranych konkursów („Annex Upload Section”
-> browse i upload)
- W formacie PDF
- Nazwa aneksu musi być inna niż nazwa Part B
- Nie można używać znaków specjalnych i spacji w nazwie pliku
- „Submit NOW” – zatwierdza całą Part B
• Sprawdzenie poprawności (Validation)
- Można wysłać wniosek z ostrzeżeniami (Warnings), nie można
wysłać wniosku z błedami (Errors)
Submit Proposal
• Uruchomienie sekcji „Submit Proposal” i postępowanie
zgodnie z wytycznymi w celu zakończenia procedury
aplikacyjnej (połączenie Part A, Part B i aneksów w jeden
wniosek)
• Nie zatwierdzenie sekcji „Submit Proposal” oznacza, że
modyfikowany wersja wniosku nie została założona do KE
• Modyfikowanie wniosku jest możliwe aż do terminu deadline
• W przypadku, gdy do KE dotrze kilka wersji wniosku na ten
sam konkurs, KE rozpatruje jako ostateczną tą wersję, która
dotrze jako ostatnia przed upływem terminu zamknięcia
konkursu
Uprawnienia
Koordynator:
ƒ Rejestruje wniosek w EPPS
ƒ Przesyła dane dostępowe partnerom
ƒ Może modyfikować wszystkie formularze części A i B
ƒ Może modyfikować hasła dostępu do systemu
ƒ Składa wniosek do KE
Partnerzy konsorcjum:
ƒ Wypełniają i edytują własne formularze A2
ƒ Mogą przeglądać (nie edytować) pozostałe formularze
ƒ Przesyłają koordynatorowi wymagane pliki i aneksy
Proces ewaluacji wniosku
Wysłanie
wniosku
Indywidualna
ocena
eksperta
Konsensus
ekspertów
Panel
Decyzja
KE
1. Wysłanie wniosku (one/two stage proposal, kryteria kwalifikowalności,
deadline, kompletność wniosku)
2. Indywidualna ocena ekspertów (3-5 ewaluatorów, kryteria oceny,
tresholds, indywidualny formularz ewaluacji)
3. Konsensus ekspertów
4. Panel meeting (końcowe oceny i komentarze na temat wniosków, sugestie
poprawek, lista wniosków wg ważności)
5. Decyzje KE (fellow-up) – ewaluation summary reports, ostateczna lista
rankingowa,, negocjacje, wybór wniosków do dofinansowania, lista
rezerwowa i lista odrzuconych wniosków
Dalsze kroki
• Deadline
• Ewaluacja wniosków (3 lub 5 ekspertów)
• Powiadomienie koordynatorów projektów (Initial
information letter wraz z Evaluation Summary Reports raportami podsumowującymi ewaluację)
• Zaproszenie do negocjacji z KE – projekty, które
otrzymały wysoką ocenę (przeszły tzw. threshold)
• Podpisanie Grant Agreement (przesłanie części kwoty w
ciągu 45 dni od podpisania Grant Agreement)
Przydatne adresy
• EPSS - http://cordis.europa.eu/fp7/epss_en.html
lub https://www.epss-fp7.org
• CORDIS - http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html
• RPK Szczecin – http://www.bpm.ps.pl
• EPSS help desk - [email protected]
lub +32 223 33 760