Rejestracja inwentaryzacji na magazynie Instrukcja stanowiskowa

Rejestracja inwentaryzacji na magazynie
Instrukcja stanowiskowa
-
Rejestracja inwentaryzacji
Lista Czynności:
Lp
1.
Opis:
Uruchomienie
formatki
„Inwentaryzac
ja”.
Lista czynności:
Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie
się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i nazwę bazy (pomiędzy
polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz].
Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać
aplikację Gospodarka Magazynowa; nastąpi przejście do głównego menu
modułu GM. Z menu aplikacji wybieramy: Stany magazynowe \
Inwentaryzacje. Formularz zostaje uruchomiony w trybie wyszukiwania
danych (niebieskie tło pól) z którego wychodzimy klawiszem F8. Jeżeli
wystawimy pierwszy dokument inwentaryzacji na danym magazynie,
wówczas z trybu zapytania wychodzimy kombinacją klawiszy Ctrl i q lub
poprzez wciśnięcie ikony
. Otworzy się okno Rodzaje dokumentów, w
którym będzie dokument Inwentaryzacja. Wciskamy przycisk Wybierz.
System wyjdzie z trybu zapytania i ustawi się na nowym dokumencie
inwentaryzacji w stanie edycji. Domyślnie wybierany jest magazyn
zdefiniowany w wartościach domyślnych. Mamy możliwość zmiany
2.
3.
4.
Wprowadzeni
e nowego
dokumentu –
zakładka
„Dokumenty”.
Wprowadzeni
e nowego
arkusza
spisowego.
Generacja
pozycji
arkusza.
magazynu przyciskiem
znajdującym się przy polu ‘Magazyn’.
Jeżeli wyszliśmy z trybu zapytania poprzez wciśnięcie przycisku F8, w celu
wprowadzenia nowego dokumentu inwentaryzacji dodajemy nowy rekord
przyciskiem
lub klawiszem F6. Otworzy się okno Rodzaje
dokumentów, w którym będzie dokument Inwentaryzacja. Wciskamy
przycisk Wybierz. System wyjdzie z trybu zapytania i ustawi się na nowym
dokumencie inwentaryzacji w stanie edycji.
, w polach Data
Zapisujemy dane klawiszem F10 lub przyciskiem
rozpoczęcia i Data rozliczenia pojawi się aktualna data systemowa. Daty te
możemy usunąć i uzupełnić później. Po zapisie uaktywniona zostanie
zakładka „Arkusze spisowe”.
Przechodzimy na zakładkę „Arkusze spisowe”. Automatycznie pojawi się
okno Rodzaje dokumentów, w którym będzie rodzaj dokumentu Arkusz
spisowy. Wciskamy przycisk Wybierz. Następnie zapisujemy zmiany
klawiszem F10 lub przyciskiem
. System nada nowemu pojawi się
aktualna data systemowa. arkuszowi numer wewnętrzny a w polu Data
W systemie istnieje możliwość wygenerowania na pozycje arkusza:
a) wszystkich towarów z kartoteki magazynu,
b) wybranej grupy towarów,
c) wybranych poszczególnych indeksów towarowych,
d) wyłącznie towarów dostępnych w magazynie,
e) wszystkich towarów dostępnych w magazynie, oraz towarów z zerowym
stanem magazynowym ale które wykazały ruch w zadanym przez
użytkownika okresie.
a)
aby wygenerować wszystkie towary z kartoteki na pozycje arkusza,
wciskamy przycisk Generacja pozycji arkusza, pojawi się okno Parametry
generacji arkusza; zaznaczamy radio – buton
i
wciskamy przycisk Generuj,
b)
aby wygenerować towary z wybranej grupy na pozycje arkusza,
2
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
wciskamy przycisk Generacja pozycji arkusza, pojawi się okno Parametry
generacji arkusza; zaznaczamy radio – buton
i
wciskamy przycisk Generuj. Pojawi się okno Grupy towarów / materiałów
z listą zdefiniowanych grup towarów; zaznaczamy checz-box przy grupie,
którą chcemy przenieść na pozycje arkusza i wciskamy przycisk Wybierz.
c)
aby wprowadzić na pozycje arkusza wybrane towary, wciskamy
przycisk Generacja pozycji arkusza, pojawi się okno Parametry generacji
arkusza; zaznaczamy radio – buton
i wciskamy przycisk
Generuj. Pojawi się okno Lista towarów / materiałów z listą towarów z
kartoteki magazynu; zaznaczamy check-box przy towarach, które chcemy
przenieść na pozycje arkusza i wciskamy przycisk Wybierz.
d)
aby wygenerować wyłącznie towary dostępne w magazynie na
pozycje arkusza, wciskamy przycisk Generacja pozycji arkusza, pojawi się
okno Parametry generacji arkusza; zaznaczamy radio – buton
i wciskamy przycisk Generuj,
e)
aby wygenerować towary dostępne w magazynie na pozycje
arkusza, oraz te które nie mają stanu ale wykazały ruch w zadanym okresie,
wciskamy przycisk Generacja pozycji arkusza, pojawi się okno Parametry
generacji
arkusza;
zaznaczamy
radio
–
buton
5.
6.
7.
Drukowanie
arkusza w
celu
przeprowadze
nia spisu z
natury.
Uzupełnienie
arkusza w
systemie o
dane ze spisu
z natury.
Zatwierdzenie
dokumentu
inwentaryzacj
i.
8.
Zatwierdzenie
arkusza
spisowego.
9.
Zmiana stanu
arkusza na
„Ilościowy”.
10.
Zmiana stanu
dokumentu
inwentaryzacj
a w polu data wpisujemy datę, od której
towary wykazywały ruch i wciskamy przycisk Generuj,
Po wygenerowaniu pozycji arkusza wciskamy przycisk Drukuj, otworzy się
okno Parametry wydruku. Arkusz możemy drukować bezpośrednio na
drukarce lub wcześniej wyświetlić podgląd wydruku na ekranie.
Na pozycjach arkusza, w polu Ilość rzeczywista wpisujemy ilości wykazane
podczas spisu z natury. Następnie zapisujemy dane klawiszem F10 lub
przyciskiem
.
Na zakładce „Dokumenty” uzupełniamy pola Data rozpoczęcia i Data
rozliczenia (jeżeli wcześniej nie zostały uzupełnione) i wciskamy przycisk
[Zmień stan dokumentu]. W wywołanej liście wartości wybieramy stan
dokumentu ‘Zatwierdzony’ i potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz].
Dokument zostanie zatwierdzony i nadany mu będzie numer własny zgodnie
ze zdefiniowanym wzorcem numeracji.
Będąc na danym arkuszu wciskamy przycisk [Zmień stan dokumentu]. W
wywołanej liście wartości wybieramy stan dokumentu ‘Zatwierdzony’ i
potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz]. Dokument zostanie
zatwierdzony i nadany mu będzie numer własny zgodnie ze zdefiniowanym
wzorcem numeracji.
Aby system obliczył różnice inwentaryzacyjne (ewentualne nadwyżki lub
niedobory), zmieniamy stan zarówno arkusza spisowego jak i dokumentu
inwentaryzacji na „Ilościowy”. W tym celu wciskamy przycisk [Zmień stan
dokumentu]. W wywołanej liście wartości wybieramy stan dokumentu
‘Ilościowy’ i potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz].
Na zakładce „Dokumenty” wybieramy przycisk [Zmień stan dokumentu]. W
wywołanej liście wartości wybieramy stan dokumentu ‘Ilościowy’ i
potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz].
3
-
Lp
Opis:
i na
„ilościowy”.
Lista czynności:
System automatycznie obliczy zaistniałe różnice inwentaryzacyjne. Zostanie
uaktywniona zakładka Pozycje inwentaryzacji, gdzie znajduje się lista
pozycji inwentaryzacji wraz ze stanem faktycznym, stanem ewidencyjnym
(ilościowo i wartościowo), oraz zaistniałe różnie (nadwyżki, niedobory).
W przypadku towarów, których według stanu ewidencyjnego nie ma w
magazynie, a które zostały ujawnione w trakcie spisu z natury (mają stan
faktyczny), w polu Wartość wpisujemy określoną wartość księgową.
11.
Zmiana stanu
dokumentu
inwentaryzacj
i na
„Wartościowy
”.
12.
Drukowanie
raportu
zawierającego
zaistniałe
różnice
inwentaryzac
yjne.
Zmiana stanu
dokumentu
inwentaryzacj
i na
„Wyceniony”
Na zakładce „Dokumenty” wybieramy przycisk [Zmień stan dokumentu]. W
wywołanej liście wartości wybieramy stan dokumentu ‘Wartościowy’ i
potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz].
Na zakładce Pozycje inwentaryzacji możemy przeglądać wszystkie pozycje
inwentaryzacji, albo wyłącznie nadwyżki, czy niedobory, czy też wyłącznie
wszystkie różnice (razem nadwyżki i niedobory). W tym celu zaznaczamy
odpowiednie radio – butony.
Na zakładce Pozycje inwentaryzacji wciskamy przycisk Drukuj różnice.
Otworzy się okno Parametry wydruku. Raport możemy drukować
bezpośrednio na drukarce lub wcześniej wyświetlić podgląd wydruku raportu
na ekranie.
13.
14.
Zatwierdzenie
dokumentu
inwentaryzacj
i w Księdze
Głównej.
Na zakładce „Dokumenty” wybieramy przycisk [Zmień stan dokumentu]. W
wywołanej liście wartości wybieramy stan dokumentu ‘Wyceniony’ i
potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz]. Dokument zostanie wyceniony,
system automatycznie skoryguje odpowiednio (zgodnie z zaistniałymi
różnicami inwentaryzacyjnymi) stany ewidencyjne w kartotece towarowej.
UWAGA! Jeżeli decyzją P. Kanclerz pewnie różnice mają być
nieuwzględnione w stanie ewidencyjnym, przed zmianą stanu dokumentu
inwentaryzacji na „Wyceniony” na zakładce Pozycje inwentaryzacji przy
pozycjach, których różnice maja być nieuwzględnione, zaznaczamy check –
box „Uwzgl.?”.
Na zakładce „Dokumenty” wybieramy przycisk [Zmień stan dokumentu]. W
wywołanej liście wartości wybieramy stan dokumentu ‘Zatwierdzony w KG’ i
potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz]. Dokument zostanie
zatwierdzony w module Księga Główna, gdzie automatycznie powstaną
odpowiednie dekrety zgodnie z automatem dekretującym.
4