Ramy prawne

*Noark 5
Ramy prawne
Opr. Anna Bińkowska
Noark 5 musi zapewnić użytkownikowi łatwość dostosowywania i efektywność
w ramach istniejącej struktury prawnej. Użytkownicy Noark 5 muszą również
mieć świadomość istnienia innych rozwiązań prawnych, znaczących z punktu
widzenia archiwów.
- Ustawa z 4 grudnia 1992 nr 126 dot. archiwów (the Archives Act)
-rozporządzenie z 11 grudnia 1998 nr 1193 dot. archiwów urzędowych
(the Archives Regulation)
-rozporządzenie z 1 grudnia 1999 nr 1566 dot. rozwiązań technicznych i
zaopatrzenia archiwów
-uchwała z 10 lutego 1967 dot. metod w sprawach administracyjnych
(the Public Administration Act)
-rozporządzenie z 25 czerwca 2004 nr 988 dot. komunikacji elektronicznej
i urzędów publicznych (the e-Administration Act)
-ustawa z 19 maja 2006 nr 16 o dostępie do dokumentów administracji
publicznej (Freedom of Information Act), która zastąpiła ustawę z 19.09.1970
-ustawa z 14 kwietnia 2000 nr 31 o przetwarzaniu danych osobowych
(the Personal Data Act) + regulacja z 15 grudnia 2000 nr 1265
-ustawa z 15 czerwca 2001 nr 81 dot. podpisu elektronicznego (the e-Signature Act)
-ustawa z 20 marca 1998 nr 10 dot. bezpieczeństwa (the Security Act)
-dekret z 17 marca 1972 nr 3352 dot. dokumentów wymagających ochrony innych
niż wymienione w ustawie dot. bezpieczeństwa
Akty prawne mają za zadanie pomóc zapewnić należyte zabezpieczenie
i przechowywanie dokumentów administracji publicznej – zarówno ze względów
prawnych, jak i dla wiedzy i badań prowadzonych w przyszłości.
•
Dobra praktyka administracyjna – słowa klusze: równość (precedens), podstawy
podejmowania decyzji, obowiązek odpowiedzi na sprawy w określonym terminie,
etc.
•
Noark 5 musi wspierać inne funkcje archiwów które wynikają
z regulacji prawnych.
•
Ustawa o Archiwach (the Archives Act)
z dnia 4 grudnia 1992 nr 126, weszła w życie 1 stycznia 1999 (tego samego dnia weszło
w życie rozporządzenie z 11 grudnia 1998 nr 1193 dot. archiwów administracyjnych
(the Archives Regulation).
Rozporządzenie z 1 grudnia 1999 nr 1566 dot. dot. rozwiązań technicznych i
zaopatrzenia archiwów dotyczy zarządzania oficjalnymi archiwami; wprowadzono je jako
regulację elektronicznego archiwizowania materiału archiwalnego.
•
•
Ustawa ustala generalne i fundamentalne zasady dotyczące archiwów, a w szczególności
archiwów administracji publicznej;
•
Cel – zabezpieczenie archiwaliów o znacznym walorze kulturalnym i badawczym lub które
zawierają ważne informacje administracyjne lub prawne, aby umożliwić korzystanie z nich
w przyszłości;
Organy publiczne są zobowiązane do posiadania archiwów zorganizowanych w taki sposób,
•
aby
przechowywane
w nich dokumenty
były
zabezpieczone
jako źródła
do korzystania
Zarządzanie zasobami
 dokumenty
muszą
być przechowywane
razem
z metadanymi
w taki oraz
sposób,
aby możliwe było ich odczytanie w niezmienionej formie.
obecnie
w przyszłości.
Ustawa o Archiwach (the Archives Act)
Każdy organ administracji publicznej jest zobowiązany do archiwizowania wszystkich
dokumentów, które zostały wytworzone w efekcie działań instytucji, niezależnie od tego,
czy dokument został dostarczony do instytucji bądź przez nią wytworzony (archiving obligation).
Definicja dokumentu w ustawie ma bardzo szerokie znaczenie i jest „technologicznie neutralna”
(dokument może być zarówno elektroniczny, jak i „analogowy”): „[dokument to] logicznie
powiązana ilość informacji zapisana na medium, przeznaczona do późniejszego
odczytywania, odsłuchiwania, prezentowania bądź przenoszenia”.
•
Archive limitation – dokumenty wytworzone jako część działań jednostki, które jednak nie
pozostają ani tematem prowadzonej sprawy, ani nie są tak cenne jak dokumentacja, powinny
zostać zniszczone bądź przechowywane poza archiwum (wprowadza to Rozporządzenie o
Archiwach – the Archives Regulation).
•
The Archives Regulation wprowadza również obowiązek rejestracji dokumentów dla
wszystkich organów publicznych. Aby dokument został zarejestrowany musi:
a)
należeć do akt sprawy (został przysłany lub stworzony przez organ i dotyczy zakresu obowiązków i działań organu;
b)
stanowić część korespondencji (został przysłany do organu bądź przez niego wysłany)
c)
posiadać istotną treść (musi jednocześnie być tematem oraz posiadać wartość dokumentacji).
•
Kiedy wszystkie trzy warunki są spełnione, dokument jest rejestrowany w dzienniku.
Wewnętrzne dokumenty są wprowadzane do dziennika wówczas, gdy jednostka uzna to za stosowne.
Ustawa o Archiwach (the Archives Act)
Brakowanie - gdy materiał archiwalny przestał być istotny dla dokumentacji sprawy bądź utracił
swoją wartość jako dokumentacja. Może zostać wówczas zniszczony bądź skasowany.
•
Sekcja 9(c) – zgodę na brakowanie wydaje Generalny Dyrektor Narodowych Służb Archiwalnych.
Niezależnie od niego, Norweski Inspektorat Danych (Norwegian Data Inspectorate) może podejmować
decyzje dotyczące usuwania danych osobowych (na podstawie ust. 29 Ustawy o Danych Osobowych).
Wówczas jednak Generalny Dyrektor musi wyrazić swoją opinię.
•
Materiał archiwalny podlegający obowiązkowi archiwizacji ze względu na swoją wartość kulturalną
bądź dokumentacyjną NIE podlega brakowaniu. Jest to możliwe jedynie po uzyskaniu specjalnej
zgody Dyrektora Generalnego.
•
•
Brakowanie jest czynnością nieodwracalną.
Freedom of Information Act
•
Ustawa z 19 maja 2006 nr 16 (zastąpiła ustawę z 1970 roku).
Cel – zapewnienie jawnej i otwartej działalności organów publicznych, ułatwienie dostępu do
informacji, wolności wypowiedzi, demokratycznego udziału, praw jednostki, zaufania do
instytucji publicznych i publicznej kontroli.
Akt ma również ułatwić ponowne korzystanie z informacji.
•
Dokumenty spraw, zespoły akt są dostępne do inspekcji, chyba, że z powodów prawnych
zostały utajnione. Każdy może zażądać dostępu do akt, zespołów i spisów akt które są
podobne do akt spraw dotyczących danego organu.
•
Każdy może również zażądać dostępu do streszczenia informacji przechowywanych
elektronicznie w bazach danej jednostki, jeśli przygotowanie takiego streszczenia nie wymaga
skomplikowanych czynności.
•
Organy publiczne podlegające ustawie są zobowiązane do przechowywania akt według zasad określonych
w Ustawie o Archiwach i kolejnych rozporządzeniach. Organy, które dysponują elektronicznymi inwentarzami,
są zobowiązane do udostępnienia ich publicznie w internecie.
•
Dokumenty mogą zostać również udostępnione w internecie, jeśli nie stoi to w sprzeczności z innymi
aktami prawnymi.
•
Ustawa o Administracji Publicznej (the Public Administration Act)
Ustawa z 10 lutego 1967 o postępowaniu z dokumentacją w sprawach administracyjnych reguluje
zasady postępowania z dokumentacją.
•
Cel – uregulowanie praw obywateli wówczas, kiedy wchodzą oni w „interakcje” z urzędami.
Ustawa ma chronić prawa obywateli oraz gwarantować właściwe załatwianie spraw.
•
Sekcja 18 ustawy gwarantuje dostęp do informacji osobistych.
•
Rozporządzenie o e-administracji (e-Administration Regulation)
•
Wprowadzone w życie 1 lipca 2002 roku, kolejne zmiany weszły w życie 1 lipca 2004 roku;
Cel – przygotowanie regulacji które wprowadzą bezpieczne i efektywne użytkowanie komunikacji
elektronicznej w administracji publicznej i z administracją publiczną. Ma ułatwiać korzystanie z form
elektronicznych i promować ich zastosowanie (np. podpisy elektroniczne).
•
Rozdział 2 informuje przede wszystkim o zasadach korzystania z informacji poufnych
oraz danych osobowych. Rozdział 6 traktuje o zaszyfrowanych wiadomościach , podpisach elektronicznych
i ich traktowaniu przez ciała administracyjne.
•
•
Ustęp 26 ustala zasady archiwizowania bezpiecznych podpisów etc.
Ustawa o Danych Osobowych (the Personal Data Act)
ustawa z 14 kwietnia 2000 nr 31 o danych osobowych (the Personal Data Act), weszła w życie
1 stycznia 2001 roku. Ustawa zastąpiła stary akt z 1978 roku.
•
Ustawa dotyczy przetwarzania danych osobowych za pomocą systemów elektronicznych oraz
przetwarzania danych „manualnie”, co wiąże się ze stworzeniem rejestru.
•
Cel – ochrona osób przed nieuprawnionym i niewłaściwym wykorzystaniem informacji osobowych
poprzez niewłaściwe traktowanie i używanie dokumentów. Ustawa ma zapewnić, że dane osobowe
będą traktowane we właściwy sposób, zapewniający prywatność .
•
Ustawa skupia się na „przetwarzaniu danych osobowych” – pozyskiwaniu, zapisywaniu, przechowywaniu,
udostępnianiu.
•
•
Dodatkowa regulacja z 15 grudnia 2000 nr 1265
Ustawa o Podpisie Elektronicznym (the e-Signature Act)
•
Ustawa z 15 czerwca 2001 roku nr 81, weszła w życie 1 lipca 2001 roku;
Ma zapewnić dostęp do certyfikowanych usług i produktów na rynku norweskim by umożliwić korzystanie
z najwyższych standardów bezpieczeństwa.
•
Podpis elektroniczny może być używany do weryfikowania elektronicznie przekazywanych informacji , czy
nie zostały one zmienione po wysłaniu przez nadawcę. Ma on gwarantować autentyczność i integralność.
•
Elektroniczne dowody osobiste i podpisy są konieczne do wprowadzenia systemów elektronicznych na
większą skalę (wymaga to bezpiecznego identyfikowania się nawzajem w sieci).
•
•
Podpis elektroniczny toruje drogę digitalizacji wielu serwisów publicznych.
•
Podpis elektroniczny jest tak samo traktowany jak podpis odręczny.
•
Dodatkowa regulacja z 15 grudnia 2000 nr 1265
Ustawa o Bezpieczeństwie (the Security Act)
•
Ustawa z 20 marca 1998 nr 10 weszła w życie 1 lipca 2001 roku;
Ma zapewnić bezpieczeństwo narodowe i ochronić interesy państwa przed szpiegostwem, sabotażem
i terroryzmem poprzez użycie środków zapobiegawczych w całej administracji publicznej. Ma chronić
prawa jednostki i zapewnić zaufanie do organów publicznych.
•
Ma również ułatwić kontrolę instytucji państwowych.
Dekret o Ochronie (Protection Decree)
Dekret z 17 marca 1972 nr 3352 dotyczy dokumentów wymagających ochrony ze względów innych
niż te wymienione w Ustawie o Bezpieczeństwie i towarzyszących jej regulacjach dotyczących
informacji niezależnie od sposobu ich zapisu/przechowywania.
•
Ochrona dokumentów zgodnie z Dekretem może mieć miejsce jedynie gdy dokumenty będą zaklasyfikowane
jako poufne i tajne wg Freedom of Information Act i kiedy ich ujawnienie może narobić szkód.