Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego

MZ/NZU/1310/2016
Specyfikacja istotnych warunków
zamówienia publicznego
Przedmiot postępowania:
Kod CPV:
Tryb udzielenia
zamówienia:
Inwestor/Kupujący:
Wartość zamówienia:
Ochrona prawna SIWZ:
Organizacja konferencji „Jaszowiec” 2017.
24.11.13.00-8
Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 138o ustawy z
dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych
Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk
02-668 Warszawa, Al. Lotników 32/46.
NIP: 525-000-92-75; Regon: P-000326061
Wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty
określonej w art. 138g ust. 1 pkt. 1 ustawy PZP
Dokument chroniony prawem autorskim
© Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk ©
§1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 46th International
School & Conference on Physics of Semiconductors „Jaszowiec” 2017 w dniach 17-23
czerwca 2017 r. Na przedmiot zamówienia składają się:
 usługi hotelarskie;
 usługi restauracyjne;
 wynajem sal wykładowych.
Wymagania dotyczące obiektu konferencyjnego:
 usytuowanie obiektu w Beskidzie Śląskim w miejscowości turystycznej (z wyjątkiem
Bielska-Białej);
 zakwaterowanie wszystkich uczestników w jednym obiekcie;
 minimalny standard obiektu: *** (trzy gwiazdki) potwierdzony wydaną decyzją o
przyznanej i posiadanej kategoryzacji;
 sala konferencyjna w budynku głównym hotelu o powierzchni co najmniej 400 m2 i
wysokości umożliwiającej zamontowanie ekranu min. 4,0 x 3,0 m na wysokości min.
2,0 m nad poziomem podłogi a także o kubaturze umożliwiającej nieprzerwane
prowadzenie obrad przez 3 godziny przy założeniu iż pomieszczenie to będzie
klimatyzowane mechanicznie;
 pojemność sali konferencyjnej min. 250 osób, przy założeniu odległości między
rzędami min. 0,4 m oraz zapewnieniu wszystkim uczestnikom niezakłóconego
odbioru audio i video oraz max. 45° kąta widzenia w płaszczyźnie względem ekranu;
 sala konferencyjna powinna być wyposażona w systemy audio-video umożliwiające
nagłośnienie oraz obsługę rzutników multimedialnych;
 rzutnik min. 3500 ansi, podwieszany (nie stojący na stojaku);
 możliwość zorganizowania przerw kawowych dla wszystkich uczestników konferencji
w sali wykładowej lub w najbliższym jej otoczeniu;
 powierzchnia wystawiennicza na sesje plakatowe oraz dla wystawców w budynku
hotelu, co najmniej 300 m2;
 dostęp do Internetu przez Wi-Fi dla wszystkich uczestników konferencji;
 możliwość zakwaterowania 240 osób (uczestników konferencji) w pokojach z jedno-,
dwu-, trzy- i czteroosobowym zakwaterowaniem;
 restauracja hotelowa w budynku głównym hotelu na min. 250 osób;
 śniadania, obiady i kolacje w formie bufetu;
 monitorowany lub strzeżony parking naziemny/podziemny na powierzchni
utwardzonej na min. 75 samochodów;
 pomieszczenie o powierzchni min. 8 m2 przy głównym wejściu (parter lub 1 piętro) z
przeznaczeniem na biuro konferencji, wyposażone w min:
 2 biurka
 2 krzesła
 szafki
 szerokopasmowy, przewodowy dostęp do Internetu;
 zadaszone miejsce plenerowe dla uczestników konferencji z przeznaczeniem na
kolację grillową;
 wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym;
 24-godzinna obsługa recepcyjna hotelu ze znajomością języka angielskiego.
 umocowany przedstawiciel Wykonawcy powinien być dostępny 24/7 w trakcie
trwania konferencji na miejscu w hotelu.
Schematyczny przebieg konferencji zawiera załącznik i na jego podstawie należy dokonać
wyceny. Dodatkowe informacje poniżej.
 sobota 17 czerwca
 przybycie 115 uczestników;
 kolacja w formie biesiady góralskiej;
 niedziela 18 czerwca
 115 uczestników;
 przybycie kolejnych 110 uczestników po lunchu;
 225 osób;
 koncert młodych muzyków na sali wykładowej z poczęstunkiem;
 poniedziałek 19 czerwca
 240 uczestników;
 sesja plakatowa – Zamawiający dostarczy tablice plakatowe;
 wtorek 20 czerwca
 240 uczestników;
 środa 21 czerwca
 240 uczestników;
 czwartek 22 czerwca
 240 uczestników;
 piątek 23 czerwca
 210 uczestników;
 wyjazd 210 uczestników z suchym prowiantem.
Zamawiający pod pojęciami rozumie:
 przerwa kawowa – kawa/herbata, woda, ciasteczka, paluszki;
 w dniach 17-22 czerwca przerwa całodzienna;
 w dniu 23 czerwca – przerwa jednorazowa;
 kolacja uroczysta – kolacja na sali bankietowej z okrągłymi stolikami (8-12 osób)
 poczęstunek – chipsy, paluszki, orzeszki.
W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do:
 terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji;
 zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy
przygotowywaniu posiłków;
 przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z
pełnowartościowych świeżych produktów;
 gramatura składników każdego posiłku ma zapewnić min. 900 kcal na osobę, w tym:
 białko ma stanowić 10-15% posiłku;
 węglowodany 50-55% posiłku;
 tłuszcze 25-30% posiłku.
Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu bufetowego na min. 14 dni przed
rozpoczęciem konferencji. Zmawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektu na miejscu pod względem
spełniania warunków postawionych w SIWZ.
Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania ok. 30 – 40 osób w odległości nie
większej niż 1000 m od hotelu w pokojach 3-4 osobowych o standardzie nieodbiegającym od
obiektu głównego (niewymagana decyzja o przyznanej i posiadanej kategoryzacji), przy czym
pełne wyżywienie odbywać się będzie w hotelu głównym.
§2. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z
wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do
porozumiewania się z wykonawcami:
1
2
3
Zamawiający będzie kontaktował się z wykonawcami drogą faksu, drogą poczty
elektronicznej lub na piśmie.
W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca winien posługiwać się
numerem sprawy określonym w SIWZ.
Osoby przewidziane do kontaktu z wykonawcami:
 Maciej Zajączkowski - fax: (+48 22) 847 00 82, [email protected].
§3. Termin związania ofertą:
1
Zamawiający ustala termin związania ofertą na okres 30 dni od daty terminu składania
ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania
ofert.
§4. Opis sposobu przygotowania oferty:
1
2
3
4
5
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który przedłożył więcej
niż jedną ofertę, zostanie wyłączony z postępowania.
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
Czynniki cenotwórcze powinny być w ofercie wyeksponowane.
Cena ofertowa powinna być wyliczona z założeniem rozlokowania uczestników w
pokojach z jedno-, dwu- i trzyosobowym zakwaterowaniem, przy czym:
 sobota 17 czerwca
 jedna osoba w pokoju – min. 17 pokoi;
 dwie osoby w pokoju – min. 16 pokoi;
 trzy osoby w pokoju – max. 18 pokoi;
 cztery osoby w pokoju – max. 3 pokoi;
 niedziela 18 czerwca
 jedna osoba w pokoju – min. 65 pokoi;
 dwie osoby w pokoju – min. 41 pokoi;
 trzy osoby w pokoju – max. 23 pokoi;
 cztery osoby w pokoju – max. 6 pokoi;
 poniedziałek 19 czerwca
 jedna osoba w pokoju – min. 65 pokoi;
 dwie osoby w pokoju – min. 41 pokoi;
 trzy osoby w pokoju – max. 23 pokoi;
 cztery osoby w pokoju – max. 6 pokoi;
 wtorek 20 czerwca pokoi
 jedna osoba w pokoju – min. 65 pokoi;
 dwie osoby w pokoju – min. 41 pokoi;
 trzy osoby w pokoju – max. 23 pokoi;
 cztery osoby w pokoju – max. 6 pokoi
 środa 21 czerwca pokoi
 jedna osoba w pokoju – min. 65 pokoi;
 dwie osoby w pokoju – min. 41 pokoi;
 trzy osoby w pokoju – max. 23 pokoi;
 cztery osoby w pokoju – max. 6 pokoi
 czwartek 22 czerwca pokoi
 jedna osoba w pokoju – min. 58 pokoi;
 dwie osoby w pokoju – min. 40 pokoi;
 trzy osoby w pokoju – max. 16 pokoi;
 cztery osoby w pokoju – max. 6 pokoi.
§5. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:
1
2
3
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. Nr. 101 (kancelaria
ogólna) w godzinach 9.00 ÷ 15.00 w dni robocze, do dnia 4 listopada 2016 r., do godz.
12:00.
W przypadku wysłania oferty pocztą (lub pocztą kurierską) za termin złożenia przyjmuje
się termin otrzymania oferty, a nie datę stempla pocztowego (nadania).
Otwarcie ofert odbędzie się w ostatnim dniu ich składania, w siedzibie Zamawiającego,
budynek I pok. 107 o godzinie 12:05.
§6. Opis sposobu obliczenia ceny:
1
2
Cena wyrażona w walucie polskiej „PLN”.
W ofercie należy uwzględnić wszystkie koszty związane z organizacją konferencji, w
tym w szczególności:
 koszty usług restauracyjnych;
 koszty usług noclegowych
 koszty wynajmu głównej sali wykładowej (7 dni) wraz z wyposażeniem (ekran,
rzutnik, nagłośnienie);
 koszty wynajmu sali z przeznaczeniem na sesję plakatową (3 dni);
 koszty wynajmu sali na jednorazowe (max. 4h) spotkanie Komitetu
Programowego Konferencji;
 suchego prowiantu dla uczestników konferencji przy wyjeździe z Konferencji.
§7. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy
wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia
publicznego:
1
2
Cena
Oferta najtańsza, zostanie uznana za najkorzystniejszą.
100pkt.
§8. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści
zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego:
1
2
3
4
5
6
Zakwaterowanie uczestników w pokojach odbędzie się na podstawie dyspozycji
Zamawiającego.
Wykonawca zapewni obsługę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
Warunki płatności: przelewem w ciągu 21 dni od daty wykonania zamówienia i
otrzymania poprawnie wystawionej faktury VAT.
Zamawiający dopuszcza możliwość zamówienia innej charakterystyki pokoi niż zostało
to zaoferowane.
Zamawiający do zmiany ilości/charakterystyki zamówionych pokoi hotelowych na
plus/minus do 15% na 30 dni przed konferencją.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby zamówionych posiłków do 20% na
7
8
48h przed planowanym posiłkiem.
Zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia za przedmiot umowy na rzecz Wykonawcy
kwotę, wynikającą z kalkulacji cenowej wartości ofertowych. Kalkulacja zostanie
dokonana na podstawie ilości zamówionych sal, miejsc noclegowych i posiłków.
W przypadku niedojścia do skutku umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,
lub w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po
stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu
odszkodowania tytułem kary umownej w wysokości 20% wartości ceny określonej w
par. 2 ust. 1.