audyt operacyjny - cenne źródło wiedzy o twojej firmie

AUDYT OPERACYJNY - CENNE ŹRÓDŁO
WIEDZY O TWOJEJ FIRMIE
TC Concept Sp. z o.o.
ul. Osobowicka 70 a, 51-008 Wrocław
tel. 71 734 04 70
www.tcconcept.pl
01/ WSTĘP
Wiedza o firmie, którą zarządzamy jest konieczna, by we właściwy sposób
konstruować kolejne działania. Zanim jednak przystąpimy do ich planowania,
chcemy mieć pewność, iż stworzona koncepcja będzie oparta o właściwą
diagnozę stanu naszej firmy i konstruktywnie przeprowadzoną ocenę. Diagnoza
powinna odzwierciedlać rzeczywistość a nie tylko nasze wrażenia i odczucia.
Źródłem niezbędnych informacji mogą być:
/1/ własna wiedza (właściciel, zarząd) lub pochodząca od menedżerów
przedsiębiorstwa,
/2/ analiza przeprowadzona przez doświadczonego i wyspecjalizowanego
doradcę biznesowego.
Z naszych doświadczeń, pochodzących z przeprowadzonych przez nas projektów
doradczych i wdrożeniowych wynika, iż wiedza zastana u menedżerów
(właścicieli, prezesów, dyrektorów) na temat stanu ich firm jest wielokrotnie
oparta na przesłankach intuicyjnych. Wynika to – między innymi – z braku
dostępu do odpowiednio ułożonych (zaprojektowanych) i dostarczanych
pakietów informacji zarządczej oraz twardych narzędzi zarządczych, których
konsekwentne zastosowanie umożliwia szybkie i bezbłędne wskazanie słabych
miejsc w firmie i tzw. wąskich gardeł.
Często menedżerowie WYCZUWAJĄ, iż w firmie dzieje się coś niewłaściwego,
lecz brakuje im pełnej wiedzy i dobrej diagnozy, by podjąć najlepsze dla firmy
decyzje i działania w przyszłości. Błędne decyzje wiążą się zazwyczaj z
dodatkowymi, znacznymi kosztami oraz negatywnymi konsekwencjami, które w
fazie początkowej mogą mieć charakter niepoliczalny (trudna do oszacowania
wartość straty).
Receptą na właściwe zdiagnozowanie, zaplanowanie zmian i ich realizację jest
przeprowadzenie w firmie profesjonalnego audytu operacyjnego.
TC Concept Sp. z o.o.
ul. Osobowicka 70 a, 51-008 Wrocław
tel. 71 734 04 70
www.tcconcept.pl
02/ PRZYCZYNY BRAKU NIEZBĘDNEJ WIEDZY
W każdej epoce ludzie określają czasy, w których żyją jako niezmiernie trudne i
burzliwe. Nie inaczej jest dzisiaj a procesy związane z globalizacją powodują, iż
biznes staje się coraz bardziej skomplikowany ze względu na rosnącą skalę
działania. Paradoksalnie – mimo, iż zakres i ilość posiadanych przez nas
informacji jest coraz większy – stan wiedzy o naszej firmie może być odwrotnie
proporcjonalny do ilości posiadanej informacji. Mówiąc wprost – jest on
mniejszy niż nam się wydaje.
Często bywa, iż jesteśmy przekonani – mając dostęp do tak wielu danych i
informacji – że powinniśmy wiedzieć o naszej firmie wszystko. Uświadamiamy
sobie jednak w pewnym momencie, zazwyczaj w sytuacji krytycznej (słaba
kondycja firmy, wyniki poniżej oczekiwań, niewłaściwie przebiegające procesy
biznesowe, niezadowolenie klientów, utrata z firmy dobrych pracowników itp.),
że stan faktyczny jest zupełnie inny. Rodzi się w naszych głowach pytanie – „co
się dzieje?”.
I w tym momencie dochodzimy do podstawowego stwierdzenia – MNOGOŚĆ
INFORMACJI W PRAKTYCE NIE PRZEKŁADA SIĘ NA ODPOWIEDNIO WYSOKĄ
JAKOŚĆ WIEDZY O NASZEJ FIRMIE. Wielokrotnie ulegamy przekonaniu, iż
posiadanie lub dostęp do wielu informacji daje nam wielką i wystarczającą
wiedzę o tym, co dzieje się w naszej firmie w kontekście osiąganych rezultatów i
efektywności działania.
Jak to zwykle bywa, znalezienie się w sytuacji skrajnej powoduje bardzo
negatywne skutki. Podobnie w omawianym obszarze dostępu do informacji – jej
nadmiar, jak też niedobór powodują, iż nasza wiedza jest niedostateczna i
uniemożliwia nam prowadzenie rozsądnych i racjonalnych działań.
Wszelkie narzędzia zarządzania stosowane przez nas w firmie powinny mieć
bardzo praktyczny charakter i służyć osiąganiu konkretnych efektów. Trzeba
bronić firmę przed tym, by stały się one samoistnymi bytami, które w pewnym
momencie nabierają „mocy”, by się rozwijać samodzielnie i samoistnie ponad
niezbędny stan i trwać z coraz większą szkodą dla firmy (rozrost struktur,
powiększanie się działów wsparcia – które nie wpływają bezpośrednio na wzrost
przychodów i marży, coraz wyższe koszty pośrednie, puste dyskusje
pochłaniające czas, rozwój drogich systemów informatycznych ponad
rzeczywiste potrzeby firmy itp.).
TC Concept Sp. z o.o.
ul. Osobowicka 70 a, 51-008 Wrocław
tel. 71 734 04 70
www.tcconcept.pl
03/ CO DAJE NAM PROFESJONALNY AUDYT
Otaczający nas świat zmienia się nieustannie. Nowa sytuacja wymusza na nas,
byśmy dostosowali się w odpowiedni sposób do powstałych warunków i potrafili
się w nich skutecznie odnaleźć i działać. Można więc wysnuć wniosek, iż
zewnętrzna (otoczenie rynkowe), jak i wewnętrzna (firma) odmiana będzie
powodować konieczność zaistnienia kolejnej zmiany. Jest to proces ciągły,
którego nie jesteśmy w stanie zatrzymać.
Sztuką jest:
/1/ umiejętne diagnozowanie tego, co dzieje się w zewnętrznym otoczeniu
naszej firmy,
/2/ trafna ocena posiadanych przez firmę zasobów,
/3/ określenie koniecznych i właściwych zmian, które powinny nastąpić w firmie,
/4/ skuteczne przeprowadzenie zmiany.
Odpowiednie przeprowadzenie audytu operacyjnego jest efektywnym sposobem
na określenie programu działań, ważności poszczególnych kroków oraz
właściwej ich kolejności, która będzie uwzględniała specyfikę firmy i biznesu.
W wyniku przeprowadzenia audytu uzyskujemy:
/1/ dostęp do cennej wiedzy uzyskanej od doradcy zewnętrznego, który widzi
firmę z innej perspektywy niż jej właściciele, prezesi i menedżerowie,
/2/ szeroką wiedzę o funkcjonowaniu firmy w kluczowych dla niej obszarach
(strategia i wyznaczanie celów, budżetowanie i controlling, systemy
premiowania, poziom motywacji, przepływ informacji itp.),
/3/ plan działań i konkretne rozwiązania, które uwzględniają specyfikę firmy,
/4/ możliwość wspólnej realizacji planu działań z wybranym doradcą.
TC Concept Sp. z o.o.
ul. Osobowicka 70 a, 51-008 Wrocław
tel. 71 734 04 70
www.tcconcept.pl
04/ JAK PRZEPROWADZIĆ AUDYT
Istotą dobrego audytu jest szybkie i sprawne jego przeprowadzenie oraz
przedstawienie – jako rezultatu działań audytorskich – konkretnych
rekomendacji dla właścicieli i zarządów firm a nawet przemyślanego planu
działań.
Szybkość i sprawność działań jest niemiernie ważna z tego powodu, że jest on
przeprowadzany zawsze warunkach bieżącego, operacyjnego funkcjonowania
audytowanych firm. Audytorzy nie powinni swoją pracą zakłócać funkcjonowania
firmy i w taki sposób budować harmonogramy, by wejście firmy doradczej nie
stanowiło zbytniego obciążenia a konsultanci byli traktowani w przyjazny
sposób. Doświadczeni audytorzy są w stanie zdiagnozować realne problemy
firmy w ciągu nie więcej niż 6 – 10 dni roboczych i przedstawić program, który
skutecznie doprowadzi do pozytywnych i znaczących zmian w firmie. Tezy i
wnioski postawione przez doświadczonych audytorów są bardzo solidną
podstawą do przyszłego planowania zmian w firmie i kolejnych działań. W
wyniku dyskusji przeprowadzonej po audycie (tak mówią nasze doświadczenia),
spostrzeżenia przedstawione w raporcie można uznać jako trafne i w sposób
bardziej obiektywny opisujące stan firmy niż, gdy oceny takiej dokonują tylko
przedstawiciele badanej firmy. Wiele zależy od doświadczeń i umiejętności
konsultantów a także oczekiwań klienta w zakresie rezultatów audytu.
Szczególnie istotne są wcześniejsze doświadczenia menedżerskie
konsultantów.
Często spotykanym, negatywnym zjawiskiem wśród firm doradczych jest
prowadzenie działań, których rezultatem jest stworzenie obszernego
opracowania w formie dokumentu. Dokument ten zawiera wiele analiz
wskaźnikowych (powszechnie znanych z podręczników o finansach
przedsiębiorstw), analizy rachunków zysków i strat oraz bilansów, kopii
dokumentów badanych firm itp. Brakuje w nich wniosków dotyczących realnych
zagrożeń dla firmy wynikających z istniejących i powielanych w firmie błędów w
zakresie zarządzania operacyjnego i strategicznego oraz – co najważniejsze –
konkretnych propozycji działań ujętych w harmonogram odzwierciedlający
potrzeby danego przedsiębiorstwa.
Potrzeby te wynikają z:
/1/ specyficznej sytuacji przedsiębiorstwa (wewnętrznej i zewnętrznej),
/2/ doświadczeń i umiejętności oraz stanu kadry zarządzającej,
/3/ celów i zamierzeń w perspektywie krótko i długookresowej (operacyjnej i
strategicznej),
/4/ stanu kapitałów niematerialnych i materialnych,
/5/ inne.
TC Concept Sp. z o.o.
ul. Osobowicka 70 a, 51-008 Wrocław
tel. 71 734 04 70
www.tcconcept.pl
05/ REZULTATY I KORZYŚCI
Rezultatem (produktem końcowym) audytu jest raport, zawarta w nim
propozycja działań oraz wspólna dyskusja zarządu lub właścicieli firmy z
audytorami nad głównymi tezami raportu. Dyskusje te często bywają dłuższe niż
standardowa rozmowa, trwająca 1,5 – 2 godziny i jest kluczowym elementem
procesu audytu z punktu widzenia zarządu bądź właścicieli badanej firmy,
ponieważ tu właśnie rodzą się ostateczne koncepcje przyszłych działań.
Korzyści z przeprowadzenia audytu operacyjnego to przede wszystkim:
/1/ zdobycie bezcennej wiedzy o własnej firmie ze źródła zewnętrznego w
bardzo krótkim czasie,
/2/ możliwość racjonalnego planowania przyszłych działań w oparciu o
konstruktywne (podlegające weryfikacji podczas dyskusji) wnioski oraz
harmonogramy działań,
/3/ możliwość uniknięcia ryzyka utraty zysków lub wręcz poniesienia
wysokich strat finansowych w wyniku działań opartych tylko na intuicji,
wprowadzonych w niewłaściwej kolejności i z wykorzystaniem
nieadekwatnych środków i nakładów (na przykład przez menedżerów
o niskich kwalifikacjach i kompetencjach),
/4/ osiągnięcie wymiernych efektów ekonomicznych, które są wynikiem
konsekwentnej realizacji planowanych w wyniku audytu działań.
PASSION.
PERFECTION.
PROFIT.
Kontakt:
Tomasz Kanarkowski
T: +48 71 734 04 70
TK: +48 603 503 792
M: [email protected]
W: http://www.tcconcept.pl
prawa autorskie należą do TC Concept Sp. z o.o.