doczarządzenie nr
download 
Reklamacja Transkrypt
zarządzenie nr
ZARZĄDZENIE Nr 92/WF/2016 BURMISTRZA SKARSZEW z dnia 14 kwietnia 2016 roku w sprawie wprowadzenia w życie zasad obiegu i kontroli dokumentów oraz zakładowego planu kont w Gminie Skarszewy i Urzędzie Miejskim w Skarszewach związanych z realizacją w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014 – 2020 ze środków Funduszu Spójności Projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” w ramach dotacji celowej. Na podstawie art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz.330 ze zmianami), art. 17 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 885 ze zmianami) oraz § 15 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2013r. poz. 289) zarządza się, co następuje: §1 1. Wprowadza się Zasady (politykę) rachunkowości, Zakładowy plan kont oraz zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych wraz z Procedurą kontroli zarządczej w celu wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Realizację zasad i procedur, o których mowa w ust.1 powierza się Skarbnikowi Gminy oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 1 do zarządzenia. §2 1. Wprowadza się zmiany w Zarządzeniu Burmistrza Skarszew Nr 285/WF/2009 z dnia 24 marca 2009 r. ze zm. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach” oraz w Zarządzeniu Nr 644/SG/10 Burmistrza Skarszew z dnia 30 grudnia 2010 r. ze zm. w sprawie wprowadzania „Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Urzędzie Miejskim Skarszewach”, stanowiące załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 2. Realizację zasad, o których mowa w ust.1 powierza się Naczelnikowi Wydziału Finansowego oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 2 do zarządzenia. §3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje na czas realizacji projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” 2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 92/WF/16 Burmistrza Skarszew z dnia 14 kwietnia 2016r. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI, ZAKŁADOWY PLAN KONT ORAZ ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WRAZ Z PROCEDURĄ KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU W GMINIE SKARSZEWY Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014 – 2020 z udziałem środków Funduszu Spójności Tytuł projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” Numer umowy POPT/13/15 z dnia 23 marca 2016 roku Okres realizacji projektu 01 maja 2015 roku – 30 września 2016 roku. Do okresu realizacji projektu dolicza się okres archiwizowania dokumentacji. Wprowadza się następujące zasady wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” I. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI 1. Gmina Skarszewy prowadzi dla Organu Finansowego Gminy rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013, poz. 330 ze zm, z uwzględnieniem zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz U Nr 128 poz. 861 ze zm.), a także z uwzględnieniem regulacji wprowadzonych niniejszym zarządzeniem w celu ewidencji operacji 3 związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności, budżetu państwa i budżetu samorządowego. 2. Księgi rachunkowe prowadzi się z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy o dofinansowanie projektu oraz z uwzględnieniem właściwych przepisów i wytycznych określonych w podstawie prawnej umowy o dofinansowanie projektu. 3. Pracownicy służb finansowo – księgowych zobowiązani są dokonywać pełnych, bieżących i uzgodnionych księgowań operacji gospodarczych w celu zapewnienia rzetelnego przedstawienia przepływów finansowych związanych z realizacją projektu. 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18. 5. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, natomiast okresem sprawozdawczym jest okres ustalony we właściwych przepisach o sprawozdawczości a także okresy, o których mowa w umowie o dofinansowanie projektu. II. ZAKŁADOWY PLAN KONT 1. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA Wprowadza się następujące zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu: Dział: 921 Rozdział 92195 Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zmianami) czwarta cyfra dodana do paragrafu rodzajowego wskazuje źródło pochodzenia środków finansowych i źródło sfinansowania wydatku. W związku z powyższym do ewidencji realizacji projektu stosuje się odpowiednio: - cyfrę „8” do wydatków finansowanych z Funduszu Spójności w ramach budżetu środków europejskich - cyfrę „9” do wydatków finansowanych z budżetu państwa. 2. ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Dofinansowanie projektu z środków pochodzących z Funduszu Spójności przekazane będzie przez płatnika, czyli przez Bank Gospodarstwa Krajowego w formie płatności. Dla potrzeb otrzymywania refundacji wskazano wydzielony rachunek bankowy Organu Finansowego Gminy Skarszewy Nr 59 8340 001 2011 0100 0143 0028 prowadzonych przez Bank Spółdzielczy Starogard Gd. Oddział w Skarszewach. Wyodrębnienie ewidencyjne rachunku dla 4 projektu: „133/000/00000/0000/72”. Zwrot niewykorzystanych środków odbywać się będzie analogiczną drogą powrotną. W księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy zapisy księgowe dokonywane są w rejestrze na wyodrębnionych kontach przy użyciu programu komputerowego Firmy RADIX na podstawie: a) b) c) d) wyciągów bankowych z wyodrębnionych rachunków Organu Finansowego, sprawozdań RB 28 Urzędu Miejskiego w Skarszewach jako jednostki budżetowej o zrealizowanych wydatkach, poleceń księgowania dla operacji związanych z ewidencją planu finansowego projektu, poleceń księgowania dla operacji związanych z okresowym przeksięgowaniem dochodów i wydatków projektu. Plan kont 133 223 224 240 901 902 Rachunek budżetu Budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich Pochodzące z budżetu państwa Rozliczenie wydatków Budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich Pochodzące z budżetu państwa Rozrachunki budżetu Pozostałe rozrachunki Dochody budżetu Pochodzące z budżetu środków europejskich Pochodzące z budżetu państwa Wydatki Budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich Pochodzące z budżetu państwa 909 960 961 991 Rozliczenia międzyokresowe Skumulowane wyniki budżetu Wynik wykonania budżetu Plan dochodów budżetu 992 Plan wydatków 133/000/00000/0000/72 133/072/00000/0000/72 133/001/00000/0000/72 223/000/00000/0000/72 223/072/00000/0000/72 223/001/0000000000/72 224/030/92195/2008/72 224/030/92195/2009/72 240/000/00000/0000/72 901/921/92195/2008/72 901/921/92195/2009/72 902/921/92195/paragrafy rodzajowe z cyfrą 0/72 902/921/92195/paragrafy rodzajowe z cyfrą 8/72 902/921/92195/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/72 921/92195/2008/72 921/92195/2009/72 902/921/92195/paragrafy rodzajowe z cyfrą 0/72 902/921/92195/paragrafy rodzajowe z cyfrą 8/72 902/921/92195/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/72 5 Ewidencja księgowa głównych operacji Lp. 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 1 2 Treść Ewidencja bilansowa Przekazanie zasilenia na wydatki projektu „9” „8” „0” (odtworzenie zasilenia) Sprawozdanie okresowe RB28 „9” „8” „0” Przeksięgowanie roczne zrealizowanych wydatków „9” „8” „0” Należność z tytułu dofinansowania projektu (refundacji) na dzień 31.12. „9” „8” Wpływ dofinansowania (refundacji) na wyodrębniony rachunek Organu Finansowego „9” „8” Oprowadzenie otrzymanego dofinansowania na rachunek podstawowy Organu Finansowego „9” „8” Przeniesienie dofinansowania na dochody „9” „8” (dokonywane w następnym roku budżetowym) Przeniesienie dofinansowania na dochody „9” „8” (dokonywane w bieżącym roku budżetowym) Zwrot niewykorzystanego dofinansowania „9” „8” Przeksięgowanie roczne zrealizowanych dochodów „9” „8” Ewidencja pozabilansowa Planowane dochody projektu Planowane wydatki projektu Wn *) Ma *) 223 133 902 223 961 902 224 909 133 224 133 909 133 901 224 224 901 133 901 961 991 992 *) z rozwinięciem analitycznym – jak w planie kont 6 III. ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Podstawowe wymogi dotyczące dowodów księgowych projektu Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. Oprócz ogólnych cech charakteryzujących dowód księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, dowód księgowy dotyczący realizacji projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście”, powinien zawierać nazwę zadania, w ramach którego dokonywana jest operacja. Opis dokumentu powinien zawierać potwierdzenie poszczególnych etapów kontroli (merytorycznej, formalno-rachunkowej). Dowody powinny być zatwierdzone poprzez podpisanie, ponumerowane, powinny zawierać dekretację – adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, wskazanie miesiąca księgowania, wskazanie kont księgowych, na których dokonano zapisu oraz nadanie numeru ewidencji księgowej a także podpis osoby dokonującej wpisu do ewidencji. Wykaz podstawowych dowodów księgowych i ich obieg Polecenie przelewu - Stosuje się w celu przekazania środków na realizację projektu na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Skarszewach (zasilenie) oraz w celu dokonania zwrotu niewykorzystanego dofinansowania. Polecenie przelewu wystawia Katarzyna Pielecka - Podinspektor w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Skarszewach, (w zastępstwie: Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Skarszewach) na podstawie dokumentu uzasadniającego przygotowanie polecenia przelewu zatwierdzonego przez Sabinę Spierewka – Skarbnika Gminy (w zastępstwie: Mirosławę Drzymalską – Naczelnika Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego). - Polecenie przelewu zatwierdzają do realizacji dwie osoby w składzie określonym w Bankowej karcie wzorów podpisów osób upoważnionych do składania dyspozycji finansowych. Osobami upoważnionymi do podpisywania przelewów są: Jacek Pauli – Burmistrz Skarszew, Marcin Byczkowski – Zastępca Burmistrza, Andrzej Janikowski – Sekretarz Gminy, Sabina Spierewka – Skarbnik Gminy, ( w zastępstwie: Mirosława Drzymalska – Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Skarszewach. - Obsługa bankowego systemu elektronicznego – osobami upoważnionymi do akceptowania, zatwierdzania, złożenia indywidualnego podpisu elektronicznego i przetransportowania drogą 7 elektroniczną przelewów są pracownicy wskazani zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów obowiązującą w Gminie Skarszewy. Wyciąg bankowy - Wyciąg bankowy odzwierciedlający przepływy pieniężne na rachunku bankowym Organu Finansowego Gminy Skarszewy oraz na rachunku wyodrębnionym do przyjęcia dofinansowania projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” sprawdza pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym. Osobą odpowiedzialną za zakwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych jest Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym. Postępowanie z wyciągiem bankowym w zastępstwie przypisuje się Marlenie Muchowskiej – Podinspektorowi w Wydziale Finansowym. Sprawozdanie Rb 28 o wydatkach projektu - Sprawozdanie RB 28 o wydatkach poniesionych w ramach projektu przez Urząd Miejski w Skarszewach jako jednostkę budżetową wstępnie sprawdza Sabina Spierewka – Skarbnik Gminy. - Kserokopia sprawozdania, o którym wyżej mowa, jest podstawą wystawienia przez Katarzynę Pielecką – Podinspektora w Wydziale Finansowym, polecenia księgowania w sprawie częściowego lub końcowego rozliczenia środków na realizację projektu przekazanych w formie zasilenia na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Skarszewach. Polecenie księgowania - Polecenie księgowania wystawia się w celu przeniesienia otrzymanej pomocy na dochody gminy w ciągu roku, ujęcia należnej pomocy w ewidencji międzyokresowej z tytułu dochodów przyszłych okresów (pod datą 31 grudnia) oraz w celu rocznego przeksięgowania zrealizowanych dochodów i wydatków projektu a także w celu ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy planu dochodów i planu wydatków związanych z realizacją projektu. Pracownikiem upoważnionym do wystawienia „PK – Polecenia księgowania” jest Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym (w zastępstwie: Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym. Polecenia księgowania zatwierdza Burmistrz Skarszew i Skarbnik Gminy (w zastępstwie: Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego) Nadzór finansowo – księgowy w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego Gminy sprawuje Sabina Spierewka – Skarbnik Gminy. 8 PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW Siedziba Gminy Skarszewy Dokumenty związane z ewidencją projektu w księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy, takie jak: polecenia przelewu, wyciągi bankowe, sprawozdania RB 28 o wydatkach, polecenia księgowania, księgi rachunkowe wraz z zestawieniem obrotów i sald, wydruki oraz pozostała dokumentacja, która powstała w siedzibie Gminy Skarszewy w związku z realizacją przez Urząd Miejski w Skarszewach projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” są przechowywane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18. - Oryginały dowodów księgowych dotyczących projektu przechowywane są w Wydziale Finansowym w czasie realizacji projektu oraz dwa lata po zakończeniu i rozliczeniu projektu. - Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące projektu przechowywane są w odrębnym segregatorze (segregatorach). - Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18, które zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca w składnicy, w którym przechowuje się dokumentację projektu. Dokumentację archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Skarszewach. - Dokumentację związaną z projektem opisaną na teczkach, oznaczoną numerem projektu oraz informacją o wymaganym okresie przechowywania, przekazuje się za potwierdzeniem pracownikowi Urzędu Miejskiego w Skarszewach prowadzącemu składnicę archiwum. - Całość dokumentacji związanej z przyznaną pomocą przechowuje się przez okres 5 lat od końcowej płatności dotacji. - Za przekazanie dokumentacji projektu do archiwum zakładowego odpowiedzialna jest Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym, natomiast za przyjęcie dokumentacji do archiwum odpowiedzialna jest Maryla Zbroch - Inspektor d/s Obsługi Biura Rady i Burmistrza prowadząca archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach. IV. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU Dla zapewnienia prawidłowego ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” konieczne jest wykonanie czynności kontrolnych przez niżej wymienionych pracowników Urzędu Miejskiego w Skarszewach: 1. Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym, w zastępstwie Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym a) Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wyciągów bankowych, b) Kontrola dokumentów zakwalifikowanych do ujęcia w księgach rachunkowych, c) Kontrola operacji bankowych wykonanych drogą elektroniczną. 9 d) Kontrola stanu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu na podstawie sprawozdania RB 28 o wydatkach, e) Kontrola stanu dokumentów przekazywanych do archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach. 2. Sabina Spierewka - Skarbnik Gminy, w zastępstwie Mirosława Drzymalska – Naczelnik Wydziału Finansowego a) Kontrola dokumentów stanowiących podstawę wystawienia polecenia przelewu, b) Kontrola pod względem formalnym sprawozdań RB 28 o wydatkach na realizację projektu złożonych przez Urząd Miejski w Skarszewach, c) Kontrola przygotowanych poleceń księgowania dotyczących dochodów i wydatków projektu, d) Kontrola kompletności dokumentu przed zatwierdzeniem do przelania – zapłaty. e) Kontrola wykonywana w ramach ogólnego nadzoru finansowo – księgowego w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego. 3. Kontrola następna sprawowana przez Inspektora d/s kontroli finansowej upoważnionego przez Burmistrza Skarszew. 10 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 92//WF/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 14 kwietnia 2016r. ZASADY OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW ORAZ ZAKŁADOWY PLAN KONT W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH Realizację projektu prowadzi się na podstawie i zgodnie z: - umową o dofinansowanie Projektu Nr POPT/13/15 z dnia 23 marca 2016r. - zaleceniami Instytucji Zarządzającej i Pośredniczącej, zwłaszcza w zakresie zamówień publicznych, kwalifikalności wydatków, oznaczania projektu, opisu faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zasad finansowania, sprawozdawczości, - obowiązującymi Gminę i Urząd przepisami prawnymi, - wewnętrznymi uregulowaniami. Uszczegóławia się zapisy „ Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach” w części Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych zakupu towarów i usług Rodzaje dowodów księgowych 1. Faktura VAT 2. Faktura korygująca 3. Nota korygująca 4. Nota księgowa 5. Rachunek za wykonanie umowy – zlecenie lub umowy o dzieło Ogniwo początkowe - Sekretariat Urzędu Miejskiego – Pani Małgorzata Hering stawia na w obiegu dowodzie zakupu pieczątkę wpływu dokumentu. dokumentów zakupu Termin przekazania - następnego dnia po otrzymaniu dowodów i wpisaniu do rejestru korespondencji przekazuje do Wydziału Finansowego. Najpóźniej następnego dnia dowody zostają przekazane do Wydziału Funduszy Europejskich Ogniwo drugie Kontrola merytoryczna Upoważniony pracownik Karol Szczepiński ( asystent pełnomocnik) lub w zastępstwie Naczelnik Wydziału Funduszy Europejskich Pani Ewa Miśkow sprawdza pod względem merytorycznym informacje zawarte w dowodzie księgowym. Opisuje dowód zgodnie z treścią proponowaną poniżej*. Stwierdza, że operacja została ujęta wcześniej w zaangażowaniu wydatków budżetowych. Przyporządkowuje wydatek do wydatków strukturalnych poprzez wpisanie na pieczątce odpowiedniego nr kodu, bądź poprzez 11 Ogniwo trzecie Ogniwo czwarte Ogniwo piąte Ogniwo szóste skreślenie słowa zakwalifikowano stwierdza, ze wydatek nie jest wydatkiem strukturalnym. Składa podpis. Załącza pozostałe dokumenty związane z fakturą lub rachunkiem, tj: dokumentację podstawowych czynności postępowania o zamówienie publiczne(wynik postępowania), zlecenie bądź umowę, protokół odbioru. Na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym wpisuje datę, składa podpis na pieczątce imiennej. Naczelnik Wydziału Funduszy Europejskich Pani Ewa Miskow lub w zastępstwie Sekretarz Gminy podpisując dowód potwierdza wykonanie kontroli legalności, celowości i gospodarności w związku z ponoszonym wydatkiem. W przypadku zakupu pozostałych środków trwałych pracownik ds. organizacyjnych Pani Małgorzata Hering wpisuje zakup do księgi inwentarzowej, ze wskazaniem miejsca użytkowania i osoby użytkownika. Opisuje dowód. Pracownik, któremu powierzono nabyty przedmiot podpisuje jego odbiór. Termin przekazania – następnego dnia po otrzymaniu przekazuje do Wydziału Finansowego, stanowisko ds. księgowości budżetowej Pani Marlena Muchowska – komórki księgowości budżetowej (po uprzednim sprawdzeniu dokumentu przez Sekretarza Gminy Pana Andrzeja Janikowskiego w zakresie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych) Sekretarz Gminy Pan Andrzej Janikowski sprawdza, czy operacja jest zgodna z ustawą o zamówieniach publicznych, lub podaje podstawę prawną nie stosowania przepisów tej ustawy. Składa podpis i pieczątkę. Kontrola formalno – rachunkowa Pracownicy komórki księgowości budżetowej Pani Katarzyna Pielecka lub w zastępstwie Pani Marlena Muchowska stempluje dowody na dowód przeprowadzenia kontroli pod względem formalnym i rachunkowym – wpisuje datę i stawia podpis. Termin przekazania – następnego dnia po otrzymaniu, przekazuje do zatwierdzenia. Zatwierdzenie dokumentu (akceptacja) Burmistrz Skarszew Pan Jacek Pauli, Zastępca Burmistrza Marcin Byczkowski lub Sekretarz Gminy Pan Andrzej Janikowski na dowód zatwierdzenia do zapłaty składają podpisy Dowód księgowy wymaga sprawdzenia przez Głównego Księgowego. Główny Księgowy Urzędu Miejskiego Pani Mirosława Drzymalska lub w zastępstwie Skarbnik Gminy sprawdza czy właściwe osoby opisały i podpisały dowód księgowy. Fakt sprawdzenia dokumentu potwierdza podpisem. Podpis Głównego Księgowego oznacza, że sprawdził, czy operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników: - za prawidłową pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, - za zgodną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy dana operacja gospodarcza podlega przepisom tej ustawy, - za nie podlegającą przepisom ustawy o zamówieniach publicznych, gdy operacja nie wymaga stosowania przepisów tej ustawy, - zakwalifikowana do odpowiednich kodów wydatków strukturalnych lub nie zakwalifikowana jako wydatek strukturalny, - nie zgłasza zastrzeżeń, co do rzetelności i kompletności dowodu 12 księgowego, stwierdza, że w planie finansowym przewidziano środki finansowe na ponoszony wydatek, - stwierdza, że dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony przez Burmistrza Skarszew, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarz Gminy do wypłaty. Komórka księgowości- stanowisko ds. księgowości budżetowej Pani Katarzyna Pielecka lub w zastępstwie Pani Marlena Muchowaka - dokonuje zapłaty z konta bankowego na wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta. - przeprowadza pełną kontrole wtórną dowodu, - dekretacja dowodu – wskazująca sposób rejestracji dowodu w urządzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych, - księgowanie dowodu w programie komputerowym na wydzielonych w tym celu kontach. Czas przechowywania – przez okres 5 lat od daty końcowej płatności dotacji - dotyczy całości dokumentacji) w archiwum zakładowym. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie dokumentów jest Pani Maryla Zbroch – stanowisko ds. obsługi Burmistrza i Rady Miejskiej oraz archiwum. - Ogniwo końcowe * Opis dowodów księgowych Projekt współfinansowany ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 OPIS FAKTURY NR ....................................... Z DNIA ........................... ROKU Faktura dotyczy ..................................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................... ..................... Płatność na podstawie umowy z wykonawcą:.............................................................................................................. (jeśli dotyczy). Wydatek jest kwalifikowalny w ramach Projektu: „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich włączających w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” Zostanie sfinansowany na podstawie umowy nr POPT/13/15 z dnia 23 marca 2016 roku. Działanie nr ….. zgodnie z załącznikiem nr 1 do w/w umowy Finansowanie kwoty: ................ PLN 10% - ...................... PLN (wkład własny) 90% -........................ PLN (dotacja) w tym: 85% -......................... PLN (UE) 15% -......................... PLN (BP) 13 Projekt współfinansowany ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 Załącznik nr 1 stanowiący Integralną cześć listy płac nr .......... z dnia ................. Lista płac za miesiąc ........................... rok Dla osób zaangażowanych w realizacje Projektu: „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich włączających w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” zgodnie z umową nr POPT/13/15 z dnia 23 marca 2016 roku. Do sfinansowania w ramach Umowy i zgodnie z załącznikiem nr 1 do Umowy wynagrodzenie brutto plus koszty pracodawcy to łączna kwoata .........................PLN z czego na n/w działanie przypada: Działanie nr 1 - ............................PLN Lista obejmuje wynagrodzenie osób zaangażowanych w realizacje Umowy w ................... %, zatrudnionych w wymiarze pełnego etatu w Urzędzie Miejskim w Skarszewach Zakładowy Plan Kont Dla celów realizacji Projektu „Opracowanie Lokalnego Programu Rewitalizacji miasta Skarszewy w kontekście wykorzystania potencjału warsztatów obywatelskich, włączając w proces rewitalizacji wszystkie grupy interesariuszy w mieście” obowiązują ogólne zasady zarządzenia Nr 644/SG/10 Burmistrza Skarszew z dnia 30 grudnia 2010r ze zm. w sprawie wprowadzania „ Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Urzędzie Miejskim w Skarszewach” Dla spełnienia warunku odrębnej ewidencji zdarzeń dla realizowanego projektu w Urzędzie Miejskim w Skarszewach w ramach ksiąg analitycznych wyodrębniono subkonta do kont. W dalszej części załącznika kod wyodrębniający projekt oznacza się cyfrą „ 21” Ewidencja księgowa poszczególnych operacji 130/000/00000/0121/21 130/000/00000/0000/21 130/000/00000/0001/21 223/000/00000/0121/21 223/000/00000/0000/21 223/000/00000/0001/21 4xx/921/92195/xxx8/21 4xx/921/92195/xxx9/21 4xx/921/92195/xxx0/21 130/921/92195/xxx8/21 130/921/92195/xxx9/21 130/921/92195/xxx0/21 zasilenie z budżetu środków europejskich zasilenie z budżetu państwa zasilenie z budżetu samorządu gminnego zasilenie z budżetu środków europejskich zasilenie z budżetu państwa zasilenie z budżetu samorządu gminnego koszty ponoszone z budżetu środków europejskich koszty ponoszone z budżetu państwa koszty ponoszone z budżetu samorządu gminnego wydatki ponoszone z budżetu środków europejskich wydatki ponoszone z budżetu państwa wydatki ponoszone z budżetu samorządu gminnego 14
