Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu

Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu informatycznego za III kw. 2016 r.
Lp.
Wyszczególnienie
Opis
1.
Tytuł projektu
Program „Platforma Usług Elektronicznych Służby Celnej” (PUESC)
POPC.02.01.00-00-0018/15
2.
Beneficjent
projektu
Ministerstwo Finansów, ul Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa
3.
Partnerzy
Izby Celne oraz Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów i Centrum Przetwarzania Danych
Ministerstwa Finansów w Radomiu
4.
Współpraca z
interesariuszami
Bieżąca współpraca w zakresie wymaganym
w ramach projektu UUM&DS realizowanego pod kierunkiem DG TAXUD.
5.
Termin realizacji
projektu
16.11.2015 podpisanie porozumienia
11.11.2018 zakończenie realizacji
6.
Akty prawne
W zakresie harmonogramu prac legislacyjnych na chwilę obecną nie są procedowane ani nie
zidentyfikowano żadnych aktów prawnych niezbędnych do wprowadzenia, które warunkowałyby
realizację projektu PUESC. Projektowana ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej jako taka nie
warunkuje realizacji projektu. Beneficjent przy pomocy wykonawcy zewnętrznego przeprowadził
analizę i przegląd projektu pod kątem zmiany kierunków strategicznych resortu finansów.
Najważniejsze cele strategiczne Ministra Finansów to uszczelnienie podatku VAT, zwiększenie
skuteczności poboru należności celnych i podatkowych, obniżenie poziomu kosztów funkcjonowania
administracji skarbowej w stosunku do uzyskiwanych dochodów budżetowych, podwyższenie
poziomu obsługi podatników. Z przeprowadzonego przeglądu Projektu PUESC, uwzględniającego
cele strategiczne MF wynika, że projekt nadal posiada uzasadnienie biznesowe jako całość.
7.
Postęp finansowy
Całkowita wartość projektu: 158 858 424,00 zł
Kwota środków zaangażowanych w projekcie, tj.:
•
wartość środków zaangażowanych wynikających z uruchomionych postępowań i
zakupów, zaangażowanych środków np. na wynagrodzenia
(w tym podpisane umowy): 18 204 832,00 zł;
•
wartość umów podpisanych 16 404 832,00 zł;
•
wartość środków faktycznie wypłaconych wykonawcom: 0,00 zł;
•
całkowitą wartość wydatków poniesionych w projekcie (uwzględniających
wynagrodzenia i inne koszty związane z realizacją projektu): 0,00 zł.
Wydatki faktycznie poniesione w stosunku do planowanego poziomu na rok 2016 w podziale na
kwartały:
Wydatki ogółem
Rok
2016
Miesiąc
Faktycznie poniesione i
planowane do
poniesienia
Planowane (wg
pierwotnego HRF)
Kwiecień
0,00
0,00
Maj
0,00
0,00
Czerwiec
0,00
100 000,00
0,00
100 000,00
Lipiec
0,00
0,00
Sierpień
0,00
0,00
Wrzesień
0,00
1 155 000,00
0,00
1 155 000,00
Październik
0,00
0,00
Listopad
0,00
3 390 000,00
0,00
10 046 428,64
3 390 000,00
10 046 428,64
3 390 000,00
11 301 428,64
Kwartał
II
Suma kwartał II
2016
III
Suma kwartał III
2016
IV
Grudzień
Suma kwartał IV
Razem dla rok 2016
1
* Wykonanie wydatkowania uzależnione jest od uruchomienia rezerwy celowej na
wynagrodzenia w ramach projektu PUESC.
Poziom certyfikacji na rok bieżący wynosi: 0,00 zł, 0%, ponieważ wydatki planowane są
w grudniu br. certyfikacja możliwa jest w kolejnym roku.
8.
Postęp rzeczowy
Stan realizacji najważniejszych zadań:
Zadania realizowane są w obszarach biznesowych:

Cyfrowa Granica – obsługa na przejściach granicznych

Cyfrowa obsługa celna - obsługa celna i zarządzanie relacjami z klientem

Cyfrowa obsługa podatkowa

Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań
Zadanie
Opis
Obszar biznesowy
1
Zaprojektowanie i budowa Systemu Cyfrowa
Granica obejmującego obsługę klienta na
przejściu, Awizację i Taxfree
Cyfrowa granica
2
Zaprojektowanie oraz zakup infrastruktury na
przejściach granicznych oraz niezbędne prace
budowlane
Cyfrowa granica
3
Zaprojektowanie i budowa
rozliczeń procedur specjalnych
do
Cyfrowa obsługa celna
4
Zaprojektowanie
i
budowa
Systemu
Pojedynczego okna w obrocie towarowym z
zagranicą – System Single Window PLUS
Cyfrowa obsługa celna
5
Zaprojektowanie i budowa Systemu Bazy
Wiedzy
Cyfrowa obsługa celna
6
Zaprojektowanie i budowa Systemu Feedback
Cyfrowa obsługa celna
7
Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój
Systemu ARIADNA2 do potrzeb PUESC – System
ARIADNA2 PLUS
Cyfrowa obsługa płatności oraz
spójność i integracja rozwiązań
8
Zaprojektowanie oraz zakup infrastruktury dla
Systemu ARIADNA2 PLUS
Cyfrowa obsługa płatności oraz
spójność i integracja rozwiązań
9
Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój
Systemu SZPROT do potrzeb PUESC– System
SZPROT PLUS
Cyfrowa obsługa celna
10
Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój
systemu ZISAR do potrzeb PUESC – System
ZISAR PLUS
Cyfrowa granica
11
Dostosowanie systemów w ramach Cyfrowej
Obsługi Zgłoszeń: AIS, AES, NCTS2, ISZTAR4 z
uwzględnieniem wymogów UKC, skutkujących
koniecznością ich modyfikacji lub budowy
nowych systemów/modułów do realizacji
nowych zadań – System Cyfrowej Obsługi
Zgłoszeń
Cyfrowa obsługa celna
12
Rozliczenie należności poprzez dostosowanie
systemów ZEFIR2 oraz OSOZ2 do potrzeb PUESC
Cyfrowa obsługa płatności oraz
spójność i integracja rozwiązań,
Cyfrowa obsługa podatkowa –
rozwój ZEFIR2
Cyfrowa obsługa celna – rozwój
OSOZ2
13
Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój
systemu EMCS2 PL do potrzeb PUESC – System
EMCS2 PLUS
Cyfrowa obsługa podatkowa
14
Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój
Systemu ECIP/SEAP do potrzeb PUESC – System
ECIP/SEAP PLUS
Cyfrowa obsługa celna
Systemu
2
15
16-21
Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój
systemu PDR PL/UE, MCA, PKI, HELPDESK,
HERMES2, TESTREG do potrzeb PUESC
Cyfrowa obsługa płatności oraz
spójność i integracja rozwiązań
Cyfrowa obsługa celna – rozwój
PDR PL/UE
Pozostałe zadania zarządcze – działania ciągłe:
 Wsparcie prawne
 Wsparcie techniczne i spójność
 Obsługa spotkań
 Promocja
 Szkolenia
 Zbudowanie i utrzymanie zespołów projektowych
W Obszarze Cyfrowej Granicy prowadzono działania w celu wdrożenia opisanej w części 9. Raportu
e-usługi publicznej Cyfrowa Granica. Prowadzono prace analityczno-projektowe obejmujące
formułowanie wymagań biznesowych i funkcjonalnych przyszłego systemu, stanowiących wkład do
opisu przedmiotu zamówienia na System – sformułowano wymagania dla kolejowego i drogowego
ruchu towarowego (zadanie 1). Zrealizowano działania związane z inwentaryzacją zasobów
sprzętowych na przejściach granicznych, natomiast wymagania na infrastrukturę na potrzeby
funkcjonowania systemu do zarządzania i obsługi na przejściach granicznych (zadanie 2) zostaną
sformułowane po zakończeniu prac nad wymaganiami biznesowymi, funkcjonalnymi i poza
funkcjonalnymi systemu. W zakresie Tax Free (zadanie 2) wprowadzono rozwiązania alternatywne,
jako efekt przeglądu zakresu projektu w kontekście zmiany kierunków strategicznych resortu
finansów. Zastąpiono rozwiązanie w postaci kiosków Tax Free rozwiązaniem mobilnym –
zaplanowano wykorzystanie urządzeń mobilnych umożliwiającymi usprawnienie odprawy celnej
podróżnego, poprzez jej dokonywanie przez funkcjonariusza celnego bezpośrednio w pociągu lub
autokarze/samochodzie, z wykorzystaniem przedmiotowych urządzeń mobilnych, bez konieczności
wysiadania przez podróżnego ze środka transportu. Pierwotnie zaplanowany cel i korzyści w postaci
skrócenia czasu obsługi podróżnych w zakresie rozliczenia zwrotu podatku VAT zostaną osiągnięte
za pomocą innych środków technicznych tj. urządzeń mobilnych. Wystąpiono z wnioskiem do
Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) o wyrażenie zgody na przedmiotową zmianę. Stan
przygotowania opisu przedmiotu zamówienia na zaprojektowanie i budowę Systemu Cyfrowa
Granica kształtuje się na poziomie 50% (wymagania funkcjonalne). Stan przygotowania opisu
przedmiotu zamówienia na dostosowanie systemu ZISAR do potrzeb PUESC (zadanie 10) kształtuje
się w granicach 5%. Nadzór nad realizacją zadań w obszarze Cyfrowej Granicy prowadzony jest przez
Właściciela biznesowego – Departament Kontroli Celnej, Podatkowej i Kontroli Gier w Ministerstwie
Finansów.
W Obszarze Cyfrowej obsługi celnej prowadzono działania w celu wdrożenia opisanych w części 9.
Raportu e-usług publicznych: Sprawna e-odprawa zgodnie z Unijnym Kodeksem Celnym (UKC),
Rozliczanie procedur specjalnych, Pojedyncze okno w obrocie towarowym z zagranicą, e-Baza
wiedzy, e-Decyzje i e-Dokumenty. Prowadzono działania w celu przygotowania wymagań
użytkownika i wymagań biznesowych stanowiących wkład do opisów przedmiotu zamówienia na
budowę nowych dedykowanych systemów (zadanie 3, 4, 5 i 6). Stan przygotowania opisu przedmiotu
zamówienia na zaprojektowanie i budowę Systemu do Rozliczeń Procedur Specjalnych (zadanie 3),
oszacowano na poziomie 25%, Systemu Single Window PLUS – Platforma Koordynacji (zadanie 4),
Systemu Baza Wiedzy (zadanie 5) oraz Systemu Feedback (zadanie 6) na poziomie 30%, Planowane
jest połączenie kontraktów w celu wspólnej realizacji zadań 5 i 6. W zakresie obejmującym wdrożenie
usług e-Decyzje (zadanie 9 – rozwój systemu SZPROT) oraz portalu i komunikacji (zadanie 14 – rozwój
systemu ECIP/SEAP), prowadzono działania obejmujące formułowanie wymagań biznesowych i
funkcjonalnych na modernizację systemów. Zostały opracowane opisy przedmiotu zamówienia pod
umowy uzupełniające wraz z zaproszeniami do negocjacji i wzorami umów. Przeprowadzone w II
połowie maja 2016 r. negocjacje z wykonawcą modernizacji systemu nie doprowadziły do podpisania
umowy w zakresie dostosowania do potrzeb PUESC. W związku z powyższym właściciel biznesowy
zadecydował o połączeniu postępowania przetargowego na rozwój Systemu SZPROT (zadanie 9) z
postępowaniem przetargowym na rozwój Systemu ECIP/SEAP do potrzeb PUESC (zadanie 14).
Realizacja zadania posiada najwyższy priorytet z uwagi na konieczność dostosowania systemów do
wymagań KE oraz przepisów Unijnego Kodeksu Celnego. Stan przygotowania opisu przedmiotu
zamówienia na dostosowanie systemu SZPROT i Systemu ECIP/SEAP do potrzeb PUESC oszacowany
został na poziomie 60%. W ramach realizacji zadania 11 i zadania 12 prowadzono działania na etapie
współpracy z Wykonawcami modernizacji systemów NCTS2, ISZTAR4, OSOZ2, AES i AIS, w ramach
zawartych kontraktów. Wykonawca modernizacji systemu NCTS2 (Nowy Skomputeryzowany System
Tranzytowy) dostarczył zgodnie z harmonogramem plan umowy oraz oprogramowanie systemu
3
obejmujące zmodernizowaną funkcjonalność NCTS2.ADM o moduł zarządzania użytkownikami
NCTS2. Ponadto odebrano instalację Platformy Programowej w. 1.90 obejmującą 1 część zadania nr
9 z harmonogramu umowy uzupełniającej. Wykonawca modernizacji systemów AIS/AES
(Automatyczny System Importu/Automatyczny System Eksportu) dostarczył i zostały odebrane
następujące produkty: Aktualizacja Planu Umowy, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja
Procesów Biznesowych Systemu AES, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Procesów Biznesowych
Systemu AIS, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Wymagań dla Systemu AIS, Aktualizacja
dokumentacji Specyfikacja Wymagań dla Systemu AES, Aktualizacja dokumentacji Mapa Wymagań
dla Systemu AES oraz Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Procesów Biznesowych Systemu AIS.
Wykonawca modernizacji Systemu OSOZ2 (Zintegrowany System Obsługi Zabezpieczeń 2) nie
dostarczał produktów w okresie sprawozdawczym. Formuła umowy polega na zlecaniu Wykonawcy
wniosków zmian rozwojowych. Po stronie Zespołu Projektowego prowadzono działania w zakresie
dokumentacji zarządczej, Wykonawca modernizacji systemu PDR PL/UE (System Danych
Referencyjnych – zadanie 15) zaktualizował i dostarczył Plan Umowy, odbyło się spotkanie
analityczne, na którym Wykonawca uzgadniał z Zamawiającym szczegółowe kwestie dot. planu prac
oraz wymagań dla modułów, które mają być przedmiotem dostawy w ramach I transzy. Trwają prace
związane z przygotowaniem modułu repozytorium schematów XSD dla komunikatów XML Systemów
PUESC. Realizowane są również prace związane z przygotowaniem modułu obsługującego nową
funkcjonalność, umożliwiającą publikowanie w postaci witryny webowej graficznej prezentacji
modelu danych referencyjnych. Dostawa pierwszej transzy zmian dla PDR PLUS planowana jest na
15.11.2016 r. Nadzór nad realizacją zadań w obszarze Cyfrowej obsługi celnej prowadzony jest przez
Właściciela biznesowego – Departament Ceł w Ministerstwie Finansów.
W Obszarze Cyfrowej obsługi podatkowej prowadzono działania w celu wdrożenia opisanych w
części 9. Raportu e-usług publicznych: e-Banderole, e-Przemieszczanie i e-Wsparcie procesu
rejestracji samochodów osobowych. Prowadzono prace projektowo-analityczne nad koncepcją i
wymaganiami dla procesów biznesowych w zakresie rozbudowy systemu EMCS PL2 (System
Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych PL2) w kontekście usługi e-Przemieszczanie
umożliwiającej klientowi obsługę procesu przemieszczania wyrobów akcyzowych innych niż wyroby
znajdujące się w procedurze zawieszenia poboru akcyzy, m.in. z zerową stawką akcyzy, zwolnionych
od akcyzy (zadanie 13). Opracowano opis przedmiotu zamówienia uzupełniającego,
przeprowadzono negocjacje z Wykonawcą systemu i przygotowano wstępny projekt umowy.
Podpisanie umowy uzupełniającej na modernizację systemu EMCS PL2 do potrzeb PUESC planowane
jest do końca 2016r. Kontynuowano również działania związane z realizacją umowy na modernizację
Systemu ZEFIR2 (Zintegrowany System Poboru Należności i Rozliczania z Unia Europejską i Budżetem
2) na potrzeby PUES związane z wdrożeniem usługi e-Banderole i e-Wsparcie Rejestracji
Samochodów Osobowych (zadanie 12). Przez Zespoły projektowe przygotowywana jest
dokumentacja zarządcza. Formuła umowy polega na zlecaniu Wykonawcy wniosków zmian
rozwojowych, które w okresie sprawozdawczym nie zostały sformułowane. Nadzór nad realizacją
zadań w obszarze Cyfrowej obsługi podatkowej prowadzony jest przez Właściciela biznesowego –
Departament Podatku Akcyzowego w Ministerstwie Finansów.
W Obszarze obsługi płatności oraz spójności i integracji rozwiązań prowadzono prace w celu
wdrożenia opisanej w części 9. Raportu e-usługi publicznej e-Płatności oraz prace mające na celu
zapewnienie spójności i integracji rozwiązań technicznych i biznesowych we wszystkich aspektach
realizacji projektu. Kontynuowano działania związane z realizacją umowy na modernizację Systemu
ZEFIR2 (Zintegrowany System Poboru Należności i Rozliczania z Unia Europejską i Budżetem 2) na
potrzeby PUES związane z wdrożeniem usługi e-Płatności (zadanie 12). Rozpoczęto przygotowania
do dokonania opisu przedmiotu zamówienia na dostosowanie do potrzeb PUESC systemu SHD
ARIADNA2 (System Hurtowni Danych), dla którego wymaganiami są uprzednio sformułowane
wymagania nowych i zmodernizowanych w ramach PUESC systemów (zadanie 7). Rozwój
infrastruktury na potrzeby zmodernizowanej hurtowni zrealizowany zostanie w zadaniu 8. W okresie
sprawozdawczym prowadzono prace w celu zapewnienia spójności rozwiązań, m.in. nad
opracowaniem wspólnych elementów dokumentacji przetargowej, procedury klasyfikacji
komponentów informatycznych czy procedury dot. infrastruktury teleinformatycznej systemu.
Nadzór nad realizacją zadań w obszarze obsługi płatności oraz spójności i integracji rozwiązań
prowadzony jest przez Właściciela biznesowego – Departament Służby Celnej w Ministerstwie
Finansów.
Dodatkowe informacje, w tym w zakresie realizacji pozostałych zadań zarządczych
W okresie sprawozdawczym prowadzone były rozmowy z CPPC dotyczące wprowadzenia rozwiązań
mających na celu zapewnienie sprawnego i efektywnego zarządzania realizacją projektu
i harmonogramem (zgodnie z przyjętą metodyką), a także ułatwienie pozyskiwania środków z
rezerwy celowej na realizację zadań w ramach projektu. W trakcie spotkań roboczych omawiano
4
wnioski z przeprowadzonej w resorcie analizy SWOT i przeglądu projektu w kontekście działań
strategicznych resortu finansów. W wyniku przeprowadzonych rozmów i uzgodnień wprowadzone
zostały modyfikacje harmonogramu projektu w ujęciu kamieni milowych polegające na kumulacji
dotychczasowych kamieni milowych i zadań i ich redefinicji w taki sposób, aby faktycznie odnosiły
się do wymiernych produktów specjalistycznych tj. systemu informatycznego świadczącego eusługę. Wprowadzono do harmonogramu w szczególności kamienie milowe w postaci Projektu
Systemu i Szczegółowej Specyfikacji Systemu. Do CPPC przekazany został wniosek o wyrażenie zgody
na realizację projektu zgodnie ze zmodernizowanym harmonogramem, uwzględniającym także
realizację w trybie ciągłym zadań w zakresie wsparcia realizacji projektu (pozostałe zadania
zarządcze). Uruchomienie postępowań planowane jest po zatwierdzeniu przez CPPC
zaktualizowanego harmonogramu i aktualizacji decyzji o zapewnieniu finansowania uwarunkowanej
uprzednią aktualizacją harmonogramu. W poprzednim okresie sprawozdawczym zakończono
działania w zakresie budowy struktur organizacyjnych dla realizacji projektu. W okresie
sprawozdawczym prowadzone były intensywne działania w celu realizacji zadań przewidzianych w
projekcie, zarówno na etapie współpracy z Wykonawcami w ramach podpisanych już umów, jak i na
etapie przygotowywania dokumentacji przetargowej dla kolejnych postępowań. Struktura
organizacyjna projektu podlega bieżącemu monitorowaniu.
9.
E-usługi dla
obywateli i
przedsiębiorców
Celem projektu PUESC jest usprawnienie realizowanych przez klientów Służby Celnej procesów (m.
in. odprawy granicznej, eksportu, importu oraz obrotu wyrobami podlegającymi akcyzie) i
poszerzenie zakresu spraw, które będą oni mogli załatwić w drodze elektronicznej. Zgodnie z
założeniami Działania 2.1 POPC: „usługi zostaną udostępnione przez organy administracji publicznej
na poziomie centralnym, a ich realizacja przez obywateli i przedsiębiorców możliwa będzie bez
względu na miejsce inicjowania załatwienia danej sprawy. Zmodernizowane zostaną sposoby
pozyskiwania danych do rejestrów, zintegrowany zostanie obieg danych oraz zbudowane zostaną
interfejsy pozwalające różnym systemom teleinformatycznym na wymianę danych. Mając na
uwadze, że projekt jest realizowany w obszarze podatków i cła, cel szczegółowy 2 POPC, tj.:
poszerzenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną
zostanie zrealizowany poprzez wdrożenie nowych usług elektronicznych oraz poprawę
funkcjonalności oraz e-dojrzałości istniejących usług świadczonych przez Służbę Celną.
Usługa publiczna świadczona drogą elektroniczną
Lp.
Nazwa
Definicja
1
Cyfrowa Granica
Sprawna obsługa klienta na przejściach granicznych
z wykorzystaniem mechanizmów automatycznych
i elektronicznej wymiany danych
2
Pojedyncze okno w obrocie
towarowym z zagranicą
Usługa polegająca na zapewnieniu mechanizmów wymiany i reużywalności danych pomiędzy SC a Partnerami oraz klientami
wraz z koordynacją wspólnych kontroli w celu przyspieszenia
obsługi klienta
3
Sprawna e-odprawa zgodnie z
Unijnym Kodeksem Celnym (UKC)
Usługa umożliwiająca klientowi realizację odprawy celnej zgodnie
z nowymi zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9
października 2013 r., ustanawiającego Unijny Kodeks Celny
4
Rozliczanie procedur
gospodarczych/specjalnych
Usługa umożliwiająca klientowi elektroniczne złożenie rozliczenia
procedury gospodarczej/specjalnej oraz zapewniająca organom
celnym zarządzanie rozliczaniem procedur
gospodarczych/specjalnych z wykorzystaniem mechanizmów
automatycznych i elektronicznej wymiany danych
5
E-decyzje
Usługa umożliwiająca klientowi wnioskowanie i uzyskanie decyzji
w formie elektronicznej zgodnie z UKC
6
E-banderole
Usługa polegająca na elektronicznej obsłudze klienta
w zakresie procesów nabywania i rozliczania znaków akcyzy
7
E-przemieszczanie
Usługa umożliwiająca klientowi przemieszczanie wyrobów
podlegających akcyzie z wykorzystaniem elektronicznych
dokumentów
8
E-wsparcie procesów rejestracji
samochodów osobowych
Usługa umożliwiająca klientowi rejestrację samochodów
osobowych w oparciu o elektroniczne potwierdzenie wypełnienia
obowiązku w zakresie podatku akcyzowego
9
E-dokumenty
Usługa umożliwiająca klientowi elektroniczne dostarczanie
dokumentów, które będą wykorzystane w procesie odprawy celnej
10
E-płatności
Usługa umożliwiająca klientowi uregulowanie należności
pobieranych przez Służbę Celną w formie płatności
elektronicznych on-line w czasie rzeczywistym.
11
E- baza wiedzy
Usługa umożliwiająca klientowi dostęp do aktualnej
i kompleksowej bazy wiedzy wykorzystującej nowoczesne
5
narzędzia prezentacji i wyszukiwania informacji
Lp.
10.
Postęp w realizacji
strategicznych
celów Państwa
Usługa publiczna świadczona
drogą elektroniczną
Poziom dojrzałości
Wartość bazowa
(przed realizacją Projektu)
Wartość docelowa
(po wdrożeniu Projektu)
1
Cyfrowa Granica
3
5
2
Pojedyncze okno w obrocie
towarowym z zagranicą
1
5
3
Sprawna e-odprawa zgodnie z UKC
4
5
4
Rozliczanie procedur
gospodarczych/specjalnych
0
4
5
e-Decyzje
4
5
6
e-Banderole
3
5
7
e-Przemieszczenie
0
5
8
e-Wsparcie procesu rejestracji
samochodów osobowych
3
5
9
e-Dokumenty
0
4
10
e-Płatności
4
5
11
e-Baza wiedzy
2
5
Na obecnym etapie realizacji projektu nie zostały jeszcze dostarczone nowe czy zmodyfikowane
usługi. Projekt wspiera Cel 2 "Zwiększenie sprawności instytucjonalnej państwa" oraz Cel 5
"Efektywne świadczenie usług publicznych"
Wartość
docelowa
w szt.
Stan na dzień
30-09-2016 1)
Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu
dojrzałości co najmniej 4 - transakcja
11
0
Liczba uruchomionych systemów teleinformatycznych w
podmiotach wykonujących zadania publiczne
4
0
Wartość
bazowa
Wartość
docelowa
2014
2019
min.
0
234
Odsetek przelewów realizowanych przez klientów
SC za pomocą usługi e-płatności 3)
%
0
50
Czas, o który zostanie skrócona obsługa zgłoszenia
celnego dokonywanego z wykorzystaniem
elektronicznych załączników, powiązanych
automatycznie z odpowiednimi zgłoszeniami
celnymi 4)
min.
0
5
Wskaźnik produktu
1)
wdrożenie e-usług publicznych/uruchomienie systemów planowane na rok 2018
Wskaźnik rezultatu
Czas, o który zostanie skrócone oczekiwanie na
przejściu granicznym pojazdów awizowanych 2)
Jedn.
miary
Działania bezpośrednio związane z osiągnięciem docelowej wartości wskaźnika prowadzone w obszarze:
2) Cyfrowa granica – obsługa na przejściach granicznych
3) Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań
4) Cyfrowa obsługa celna – obsługa celna i zarządzanie relacjami z klientem
11.
Ryzyka i problemy
Ryzyka:
1. Niewystarczające zasoby ludzkie (np. informatycy, pracownicy merytoryczni).
2. Długotrwałe, przeciągające się procedury przetargowe.
3. Fluktuacja kadr, odejście z pracy kluczowych dla realizacji projektu osób.
4. Niewystarczająca koordynacja powiązanych ze sobą programów i projektów (zależności
pomiędzy projektami i programami).
5. Niewystarczająca współpraca w realizacji Projektu z instytucjami zewnętrznymi np. służby
6
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
graniczne, weterynaryjne, fitosanitarne i in. w kontekście Single Window.
Przesunięcia terminów przygotowania specyfikacji funkcjonalnych i technicznych na poziomie
wspólnotowym i krajowym.
Nieprecyzyjnie lub niepełnie określone wymagania w opisie przedmiotu zamówienia.
Nieskuteczna komunikacja pomiędzy uczestnikami Projektu.
Niespodziewane zmiany prawne.
Globalny kryzys gospodarczy- ekonomiczny.
Niekorzystne zmiany kursów walut (wzrost cen).
Zwiększenie się kosztów inwestycji po przetargu.
Brak niezbędnej infrastruktury technicznej gwarantującej niezawodność i bezpieczeństwo w
wybranych dużych przejściach granicznych.
Niedostateczna jakość wymagań technicznych w dokumentacji przetargowej dla
zaawansowanej technologicznie infrastruktury technicznej.
Nierzetelny lub niedoświadczony Wykonawca systemu nie będący w stanie zrealizować
zamówienia w sposób należyty.
Niewystarczające umiejętności kadry informatycznej do uruchomienia, administracji i
utrzymania zaawansowanej technologicznie infrastruktury technicznej.
Niedostosowanie platformy ePUAP do obsługi podpisów elektronicznych w UE, obsługi w obcych
językach, brak możliwości ujednolicenia z przepisami i standardami UE w zakresie sposobu
obsługi celnej wynikającymi z MASP.
Niewłaściwie oszacowane koszty Projektu PUESC.
Zwiększenie powyżej zakładanego poziomu liczby użytkowników usług elektronicznych
świadczonych przez organy administracji publicznej.
Podejmowane działania zaradcze:
 Racjonalna przemyślana polityka kadrowa i dobór odpowiednich doświadczonych kadr do
struktur projektowych.
 Wdrożenie Systemu motywacyjnego dla struktur projektowych. Zidentyfikowanie i
zrealizowanie potrzeb szkoleniowych.
 Racjonalne nabywanie specjalistycznych usług zewnętrznych firm doradczych.
 Korzystanie z historycznych danych przy planowaniu czasu przetargu.
 Korzystanie z doświadczeń innych projektów w zakresie odwołań.
 Stałe monitorowanie harmonogramu zamówienia.
 Stosowanie ogłoszeń wyprzedzających.
 Zaplanowanie ew. skorzystania z usług kancelarii prawnych w zakresie doradztwa prawnego
na etapie odwołań w KIO.
 Systematyczne prowadzenie uporządkowanego repozytorium projektu.
 Określanie zastępstw.
 Komunikacja w projekcie (bieżąca wymiana wiedzy, doświadczeń).
 Zasilanie projektu nowymi osobami nabywającymi kwalifikacje i doświadczenie od członków
zespołu projektowego.
 Zapewnienie spójności kompatybilności produktów poprzez: ustalenie i stosowanie wspólnych
standardów, ustalenia następstwa produktów w projektach i pomiędzy projektami oraz
odpowiednio wczesne przekazywanie wymagań do produktów i z innych projektów
(możliwość realistycznego planowania)
 Uzgodnienie założeń projektu z interesariuszami na wczesnym etapie realizacji projektu.
 Wypracowanie szybkich ścieżek komunikacyjnych. Bieżąca współpraca w trakcie fazy
wdrożenia.
 Architektura komponentowa zorientowana na usługi (SOA) umożliwiająca szybką modyfikację i
wymianę komponentów.
 Aktywny udział przedstawicieli Służby Celnej w pracach Grup Roboczych KE. Budżet zmian w
ramach każdej umowy na budowę systemu.
 Przeszkolona kadra w zakresie stosowania Prawa zamówień publicznych.
 Kompetentna analiza przygotowująca opis przedmiotu zamówienia. Wykorzystywanie
wsparcia zewnętrznego do analizy i przygotowania przedmiotu zamówienia i kryteriów oceny
ofert.
 Zapewnienie odpowiednich narzędzi i procedur komunikacji w ramach projektu PUESC.
Zapewnienie budżetu spotkań zespołu projektowego, w ramach środków niekwalifikowanych.
 Reprezentatywne struktury właścicielskie projektów.
7


















Wyznaczenie osób do stałego monitorowania projektów aktów prawnych. Budżet zmian
zaplanowany w ramach zawieranych umów z wykonawcami.
Wprowadzenie mechanizmów zarządzania zmianą.
Mechanizmy ograniczenia zakresu projektu zawarte w umowach. Możliwość odstąpienia od
realizacji umowy przez Zamawiającego.
Zapewnienie odpowiedniej rezerwy finansowej.
Rozszerzenie obszaru przygotowania standaryzacji infrastruktury o wyposażenie wybranych
granicznych oddziałach celnych.
Przeprowadzenie analiz potrzeb wydajnościowych podczas przygotowywania dokumentacji
przetargowej. Wsparcie zewnętrzne podczas przygotowania i realizacji przetargu.
Analiza na etapie przygotowania postępowania i adekwatne do skali i charakteru zamówienia
warunki udziału w postępowaniu.
Mechanizmy kontrolne w umowie - Komitet Sterujący Umowy.
Aktywna współpraca Zamawiającego w realizacji umowy. Budżet zmian.
Racjonalne harmonogramy.
Wcześniejsze wyznaczenie grup administratorów w poszczególnych izbach celnych.
Zapewnienie odpowiednich szkoleń.
Precyzyjne scenariusze awaryjne. Dobrze wyszkolone zespoły administratorów.
Precyzyjna dokumentacja techniczna i eksploatacyjna
Umożliwienie składania wniosków przez przedsiębiorców poprzez dedykowaną platformę SC,
platforma ePUAP będzie kanał em alternatywnym dla przedsiębiorców krajowych w przypadku
wybranych usług.
Odpowiednie formułowanie zakresu Projektu umożliwiające uwzględnienie dodatkowych
funkcjonalności.
Zaplanowanie budżetu zmian. Projekty racjonalnie ograniczone funkcjonalnie i czasowo.
Analiza możliwości finansowych beneficjenta związanych z rozwojem realizowanego w ramach
projektu systemu oraz platformy sprzętowej.
Ryzyka związane z utworzeniem Krajowej Administracji Skarbowej i podejmowane działania
zaradcze
Część zidentyfikowanych ryzyk dotyczy zmian organizacyjnych związanych z planowaną reformą
administracji skarbowej, polegającą na konsolidacji administracji podatkowej, kontroli skarbowej i
Służby Celnej oraz utworzeniu jednej sprawnej organizacji – Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
Z utworzeniem KAS związane są w szczególności ryzyka w postaci niewystarczających zasobów
ludzkich, fluktuacji kadr i odejścia z pracy osób kluczowych dla realizacji projektu. Ryzyka te są stale
monitorowane z uwagi na fakt, że budowa KAS będzie miała bezpośredni wpływ na Projekt PUESC
realizowany siłami resortu skupionymi głównie w jednostkach terenowych.
Postępy w budowie KAS są monitorowane w ramach projektu. Już w II-gim kwartale 2016 r.
dokonano przeglądu projektu PUESC z udziałem firmy zewnętrznej, który uwzględniał zmiany w jego
otoczeniu zewnętrznym, w tym wynikające z nowych kierunków działań strategicznych Ministra
Finansów, w tym także z budowy KAS. Po dokonaniu przeglądu projektu przedstawione zostały
wnioski wskazujące w szczególności, że wszystkie 11 e-usług publicznych nadal posiada aktualne
uzasadnienie biznesowe, a tym samym projekt jako całość posiada uzasadnienie realizacji. Dokonana
przez Beneficjenta analiza SWOT projektu PUESC potwierdziła również, że mocną stroną projektu są
jego produkty w postaci 11-tu e-usług zidentyfikowanych jako niekwestionowane potrzeby
przedsiębiorców i osób fizycznych oraz, że produkty te będą niezbędne resortowi finansów po jego
transformacji – utworzeniu KAS. Potwierdzenie aktualności uzasadnienia biznesowego m.in. w
kontekście budowy KAS oraz realizowalności przedsięwzięcia w zmieniającym się otoczeniu, było
jednym z zagadnień wstępnych, którego rozwiązanie pozwoliło na podjęcie dalszych działań
projektowych, w tym na zbudowanie struktur organizacyjnych do realizacji przedsięwzięcia na
poziomie poszczególnych projektów Programu PUESC, ukierunkowanie zespołów projektowych na
zintensyfikowanie działań w celu wytworzenia dokumentacji przetargowej oraz pozwoliło na
zaktualizowanie harmonogramów projektu. Przygotowany i przekazany do akceptacji CPPC
zmodyfikowany harmonogram projektu w ujęciu kamieni milowych zawiera skumulowane
dotychczasowe kamienie milowe i zadania zredefiniowane w taki sposób, że faktycznie odnoszą się
do wymiernych produktów specjalistycznych tj. systemu informatycznego świadczącego e-usługę.
Akceptacja harmonogramów pozwoli na aktualizację decyzji o zapewnieniu finansowania i wszczęcie
postępowań przetargowych, dla których dokumentacja przygotowywana jest przez intensywnie
pracujące zespoły projektowe.
Aby utrzymać ciągłość i sprawność realizacji zadań projektowych w ramach PUESC w strukturze KAS
8
planowane są i podejmowane stosowne działania zaradcze, w szczególności w celu zapewnienia
reprezentatywnej struktury właścicielskiej projektów oraz prowadzona jest racjonalna przemyślana
polityka kadrowa w celu utrzymania w strukturach projektowych doświadczonych kadr i zapewnienia
dopływu nowych kadr, przygotowanych merytorycznie w zakresie biznesowym, jak też w stosowaniu
Prawa zamówień publicznych. Aktualnie struktura organizacyjna PUESC to Rada Programu
i 5 skonsolidowanych Rad Projektów w obszarach biznesowych nadzorujących kilkanaście projektów
merytorycznych. Struktura ta jest odpowiedzią na zapotrzebowanie na działania projektowe
prowadzone od początku III-ciego kwartału z bardzo dużą intensywnością. W III-cim kwartale
przystąpiono do przygotowania I-go etapu zmian w strukturze organizacyjnej związanych z budową
KAS. Mając na uwadze, że role Głównych Dostawców, Głównych Użytkowników i Kierowników
Projektów w większości przypadków powierzone zostały funkcjonariuszom celnym i pracownikom
izb celnych, za zasadne uznano dokonanie reorganizacji struktury PUESC na poziomie Rad Projektów
i Zespołów Projektowych w taki sposób, aby struktura zreorganizowana w I-szym etapie mogła po
niezbędnych korektach zostać wykorzystana jako podstawa do działania w strukturze KAS.
Zmodernizowana struktura PUESC opierać się będzie na Radzie Programu i 5-ciu Radach Projektów
nadzorujących tyleż Projektów w obszarach biznesowych (konsolidacja projektów). Zmiana
uwzględniać będzie ograniczenie ról Głównych Dostawców, Głównych Użytkowników i Kierowników
Projektów w poszczególnych Projektach, bez uszczerbku dla realizacji bieżących zadań. W II-gim
etapie reorganizacji struktury PUESC wystąpi konieczność przypisania poszczególnych Projektów
nowych Właścicielom biznesowym (wz. ze zmianą struktury organizacyjnej w MF i określeniem
zakresu zadań poszczególnych Departamentów i Biur) oraz wyznaczenia, tam gdzie będzie to
konieczne, nowych Głównych Dostawców i Głównych Użytkowników z grona Kierownictwa nowych
Departamentów i Biur w MF oraz izb administracji skarbowej i innych jednostek KAS. Przy
reorganizacji, dla zapewnienia ciągłości realizacji zadań, stosowana będzie zasada utrzymywania
usytuowania ról w Projektach i zadań projektowych w jednostkach organizacyjnych KAS
przejmujących zadania znoszonych izb celnych. Pozwoli to na płynne przejęcie zadań projektowych
przez nowe jednostki organizacyjne i zminimalizowanie ryzyka wystąpienia opóźnień w projekcie.
Przeniesienie realizacji zadań PUESC do nowych jednostek w strukturze KAS wiązać się będzie ze
zmianami w dokumentacji PUESC, w tym z:
 formalnym umocowaniem dotychczas działających struktur projektowych w nowej organizacji,
 przygotowaniem i podpisaniem porozumień o współpracy przy realizacji projektu PUESC z
Dyrektorami Izb Administracji Skarbowej,
 aktualizacją upoważnień dla Dyrektorów Izb Administracji Skarbowej do przygotowania i realizacji
postępowań przetargowych w ramach projektu PUESC,
 zmianami w porozumieniu o dofinansowanie projektu (aneks), w szczególności z dokonaniem
zmiany nazwy projektu na „Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC)” oraz
aktualizacją nazw i katalogu podmiotów upoważnionych (Minister Rozwoju i Finansów, izby
administracji skarbowej). Zmiany te będą miały charakter wyłącznie formalny i pozostają bez
wpływu na zakres projektu i wskaźniki.
Przygotowania do zmian organizacyjnych PUESC wz. z budową KAS powinny zostać zakończone
przed 1 stycznia 2017 r. Ważnym elementem strategii wejścia z projektem PUESC w struktury KAS
będzie wskazanie Dyrektorom Izb Celnych i Dyrektorom Izb Skarbowych, a także Dyrektorom
przyszłych Izb Administracji Skarbowej na priorytetowy charakter projektu PUESC oraz na
konieczność zachowania ciągłości działania struktur projektowych i dołożenia w okresie
przejściowym transformacji KAS wszelkich starań, aby realizacja Programu PUESC przebiegała
sprawnie, zgodnie z przyjętymi dla tego projektu założeniami.
Problemy napotkane w trakcie realizacji Projektu:
1. Brak możliwości elastycznego i efektywnego pozyskania środków na sfinansowanie zadań w
projekcie. Z uwagi na fakt, iż w czasie trwania prac nad projektem ustawy budżetowej na rok
2016 wniosek o dofinansowanie projektu PUESC był na etapie oceny formalnej i merytorycznej,
środki na finansowanie projektu zostały przewidziane w rezerwie celowej, a ich przyznanie
uzależnione było od wyniku konkursu. Wszczęcie postępowań przetargowych uwarunkowane
jest decyzją o zapewnieniu finansowania przedsięwzięcia, udzielaną warunkowo. Wydłużający
się proces pozyskiwania decyzji o zapewnieniu finansowania, a następnie zarządzania decyzją i
jej aktualizacjami może spowodować opóźnienia i konieczność modyfikacji harmonogramu
projektu.
2. Reforma KAS i zmiana kierunków strategicznych Ministra Finansów spowodowała konieczność
przeprowadzenia analizy w zakresie wpływu zmieniającego się otoczenia na Projekt i aktualności
jego uzasadnienia biznesowego. Z uwagi na powyższe zaistniała konieczność przeprowadzenia
analizy pod kątem aktualności i adekwatności uzasadnienia biznesowego dla realizacji Projektu
PUESC w zakresie objętym Porozumieniem o dofinansowanie. Z tego względu realizacja kilku
zadań określonych w harmonogramie projektu w ujęciu kamieni milowych przekroczyła daty
9
krytyczne i ostateczne w stosunku do pierwotnego harmonogramu określonego w
porozumieniu o dofinansowanie. Do tych zadań/produktów należy: grupa produktów
związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania na dostawę kiosków TAX
FREE, grupa produktów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia na
wsparcie prawne i techniczne, oraz zamówienie na obsługę spotkań. W zw. z wyżej wskazanym
przekroczeniem terminów Beneficjent wystąpił ze stosownym wnioskiem o aktualizację
harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz harmonogramu projektu w ujęciu produktowym i
oczekuje na stosowna decyzję CPPC (wniosek z 28 września 2016 r.). Wskazane opóźnienia
dotyczą praktycznie działań/zadań o charakterze wspomagającym realizację projektu i nie mają
wpływu na możliwość terminowego zakończenie projektu, ani na osiągnięcie kamieni milowych,
a tym bardziej na osiągnięcie wskaźników produktów i rezultatów. Kwestia alternatywnych dla
kiosków Tax Free rozwiązań funkcjonalnych opisana została w p-kcie 8 przy zadaniu 2.
3. Brak przeniesienia do krajowego porządku prawnego uregulowań wynikających z dyrektywy
Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień
publicznych. W dniu 18 kwietnia 2016 r. upłynął termin implementacji dyrektywy uchylającej
poprzednio obowiązującą dyrektywę 2004/18/WE. Nowelizacja ustawy Prawo zamówień
publicznych przenosząca do krajowego porządku prawnego uregulowania ww. dyrektywy
weszła w życie 28 lipca 2016 r. W okresie kwiecień-lipiec 2016 r. z uwagi na realne zagrożenie
związane z nałożeniem na Beneficjenta korekty indywidualnej Ministerstwo Rozwoju (Instytucja
Zarządzająca) w piśmie DKF.IV.250.15.2016.MT N.K.:82702/16 z dnia 18.04.2016 r.
zarekomendowało odłożenie w czasie wszczęcia postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego do czasu wejścia w życie nowelizacji ustawy PZP.
Działania podjęte w okresie sprawozdawczym:
W okresie III-ciego kwartału br. dokonano przekazania do CPPC propozycji aktualizacji
harmonogramu projektu w ujęciu kamieni milowych oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego w
celu uzyskania akceptacji IP POPC dla prowadzonych działań korygujących i aktualizacji porozumienia
o dofinansowanie. W trakcie spotkań roboczych z IP POPC przekazano wnioski i propozycje
wynikające z przeprowadzonej analizy SWOT Projektu PUESC i powiązanych projektów resortowych
CVP i HARF. Dla zapewnienia sprawnego zarządzania projektem i jego realizacji rekomendowano
m.in. odstąpienie od warunkowania uzyskania czy aktualizacji decyzji o zapewnieniu finansowania,
od uprzedniego zatwierdzenia aktualizacji harmonogramu projektu.
Równolegle do działań związanych z aktualizacją harmonogramów projektu w III-cim kwartale
prowadzone były intensywne działania opisane w p-kcie 8 raportu.
Działania planowane do podjęcia;
Planowane jest bieżące monitorowanie stanu realizacji Projektu oraz zarządzanie ryzykami i
zagadnieniami w Projekcie przy ścisłej współpracy z IZ/IP POPC. Planowane jest również dalsze
prowadzenie intensywnych działań projektowych i koordynacyjno-nadzorczych, w tym związanych z
przygotowaniem projektu PUESC do realizacji w strukturze KAS. W IV-tym kwartale przewidywane
jest uruchomienie rezerwy celowej na wynagrodzenia w Projekcie, jako dodatkowego elementu
motywacyjnego w okresie intensywnych działań projektowych i w przededniu transformacji KAS.
Działania prowadzone w IV-tym kwartale i planowane na początek 2017 r. będą ukierunkowane na
realizację projektu PUESC przez wyspecjalizowane, odpowiednio zmotywowane zespoły projektowe,
działające w strukturze KAS, zgodnie z zatwierdzonym zmodyfikowanym harmonogramem oraz
zaktualizowaną decyzją o zapewnieniu finansowania przedsięwzięcia.
05-10-2016 – 07-10-2016 – przygotowanie i przekazanie Raportu – pismo DI3.005.1.2016; 20-10-2016 – modyfikacja treści Raportu
zgodnie z zaleceniami MC (skrócenie opisu – pkt 8 Raportu); 02-11-2016 – modyfikacja treści Raportu zgodnie z zaleceniami MR
(uzupełniono informacje o wskaźnikach – pkt 10 Raportu); 02-11-2016 – modyfikacja treści Raportu zgodnie z zaleceniami MC i MR
(uzupełniono informacje nt. budowy KAS i zmodyfikowano zapisy – pkt 11 Raportu)
10
Potwierdzam zgodność kopii z dokumentem elektronicznym:
Identyfikator dokumentu 1021298.3319110.2353039
2016 11 03 PUESC Raport z postępu RF PI
Nazwa dokumentu
PUESC za III kw 2016 dla KRMC zm.pdf
2016 11 03 PUESC Raport z postępu RF PI
Tytuł dokumentu
PUESC za III kw 2016 dla KRMC zm
Data dokumentu 2016-11-03 14:02:49
EBE53728059C2096CE0F279E76BCCBF831B4
Skrót dokumentu
83D9
Wersja dokumentu 1.2
Data podpisu 2016-11-03 14:02:45
Podpisane przez Andrzej Filip Ręgowski Zastępca Dyrektora
EZD 3.18.2453.2932.3382
Data wydruku:
Autor wydruku:
2016-11-03 14:33:42
Ryfa Remigiusz starszy ekspert Służby Celnej