REGULAMIN REZERWACJI I KORZYSTANIA Z SALI

REGULAMIN
REZERWACJI I KORZYSTANIA
Z SALI SZKOLENIOWO-KONFERENCYJNEJ MADERA
W ALERT FINANSE, UL. WOJSKA POLSKIEGO 35, DĄBROWA GÓRNICZA
Definicje:
Sala MADERA - sala szkoleniowo-konferencyjna oraz pomieszczenia wspólne, zlokalizowana w
powierzchniach znajdujących się w dyspozycji Alert Finanse i do których tytuł prawny posiada Alert
Finanse.
Regulamin - niniejszy dokument Alert Finanse regulujący zasady korzystania z wynajmowanej sali i
pomieszczeń wspólnych.
Wydarzenie - oznacza wszystkie zdarzenia organizowane przez Organizatora.
Organizator - podmiot lub osoba fizyczna dokonujący rezerwacji, który zamierza zorganizować
Wydarzenie w Sali szkoleniowo-konferencyjnej MADERA.
Uczestnik - oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.
Umowa najmu - oznacza umowę cywilno-prawną zawartą pomiędzy Alert Finanse i Organizatorem,
której przedmiotem jest najem powierzchni na potrzeby zorganizowania Wydarzenia.
1.
2.
3.
4.
§1
Zasady ogólne.
Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania Sali MADERA.
Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników takich wydarzeń jak: konferencje,
szkolenia, kursy, rekrutacje, spotkania biznesowe, warsztaty, wykłady edukacyjne, zebrania
członkowskie, castingi, sesje foto, prezentacje towarów i usług lub inne tego typu spotkania,
zwane dalej Wydarzeniem.
Udostępnienie powierzchni Alert finanse, może nastąpić tylko w celu zorganizowania
wydarzeń wymienionych powyżej.
Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania Sali MADERA
podmiotom trzecim, bez pisemnej zgody Alert Finanse.
§2
Zasady rezerwacji.
1. Poprzez wynajęcie sali należy rozumieć zgłoszenie przez Organizatora woli użytkowania sali
oraz potwierdzenie rezerwacji przez Alert Finanse.
2. Zgłoszenie rezerwacji dokonywane jest przez Organizatora za pomocą:
1. Formularza zgłoszenia wynajmu sali MADERA, dostępnego na stronie internetowej
pod adresem www.salamadera.pl – zakładka do pobrania.
Alert Finanse – sala szkoleniowo-konferencyjna MADERA
ul. Wojska Polskiego 35, 41-300 Dąbrowa Górnicza
tel: (32) 700 7000 • fax: (32) 700 74 90 • sms: 510 370 280
www.wp35.pl • www.salamadera.pl • [email protected] Strona 1
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
2. Drogą mailową na adres [email protected] lub za pomocą faksu na numer:
(32) 700 74 90.
Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez Alert Finanse drogą telefoniczną, mailową
lub faksem za pomocą:
1. Formularza potwierdzenia rezerwacji Sali MADERA w terminie do 3 dni roboczych od
daty zgłoszenia rezerwacji.
2. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez Alert finanse jest równoznaczne z
rezerwacją podanego terminu.
Rezerwacji należy dokonać co najmniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Wydarzenia.
Bez kosztowe anulowanie rezerwacji sali i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych
możliwe są do 7 dni roboczych przed realizacją szkolenia / konferencji. Rezygnacja musi zostać
zgłoszona przez Organizatora drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano
rezerwacji, lub faksem (32) 700 74 90. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż 7
dni roboczych, Alert Finanse ma prawo obciążyć Organizatora pełnym kosztem wynajmu oraz
zamówionych przez niego usług dodatkowych.
Alert Finanse może zażądać od Organizatora nieodwołalnego potwierdzenia dokonanej
rezerwacji w terminie wcześniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
Opłata za Salę MADERA i dodatkowe usługi zamówione przez Organizatora naliczana jest
zgodnie z dokonaną przez niego rezerwacją i zamówieniem, niezależnie od faktycznego czasu
wykorzystania sali oraz niezależnie od faktycznego wykorzystania wszelkich innych usług
dodatkowych zamówionych przez Organizatora, z wyłączeniem § 2 ust. 9 oraz § 2 ust. 12
niniejszego regulaminu.
Korzystanie przez Organizatora podczas wynajmowania Sali MADERA z własnego cateringu
lub serwisu kawowego możliwe jest tylko po otrzymaniu stosownego pozwolenia od Alert
Finanse i wymaga wniesienia opłaty, ustalanej każdorazowo indywidualnie. Pozwolenie takie
wymaga formy pisemnej, wraz z określeniem warunków finansowych i organizacyjnych
korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.
W przypadku braku uzyskania powyższego pozwolenia przed planowanym terminem
wynajmu Sali MADERA, Alert Finanse ma prawo do naliczenia dodatkowej opłaty karnej, w
wysokości podwójnej pełnej stawki wynajmu Sali MADERA, w której odbywała się
Wydarzenie, za każdy dzień korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.
Sala otwierana jest najwcześniej na 60 min przed rozpoczęciem Wydarzenia.
Zwrot wynajętej przez Organizatora sali powinien nastąpić w ciągu 30 minut od zakończenia
okresu użytkowania sali, w celu przeprowadzenia wspólnych oględzin stanu sali i jej
wyposażenia przez Organizatora i przedstawiciela Alert Finanse.
W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, Alert Finanse uprawniona jest do
naliczania dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu, proporcjonalnie
do stawki za jeden dzień korzystania z sali, według cennika umieszczonego na stronie
internetowej www.salamadera.pl
Faktura VAT wystawiana jest po wykonanej usłudze, z czternastodniowym terminem
płatności. Płatności dokonywać należy na numer rachunku podany na fakturze.
W przypadku gdy Organizator przekroczy termin płatności którejkolwiek z faktur
wystawionych przez Alert Finanse, ma ona prawo anulować wszelkie rezerwacje sal dokonane
przez Organizatora.
§3
Obowiązki organizatora i uczestników Wydarzenia.
1. Organizator jest zobowiązany do:
Alert Finanse – sala szkoleniowo-konferencyjna MADERA
ul. Wojska Polskiego 35, 41-300 Dąbrowa Górnicza
tel: (32) 700 7000 • fax: (32) 700 74 90 • sms: 510 370 280
www.wp35.pl • www.salamadera.pl • [email protected] Strona 2
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1. utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia we wszystkich
wynajmowanych pomieszczeniach.
2. usunięcia wszystkich wniesionych do sali szkoleniowej materiałów szkoleniowych,
promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia.
3. wyegzekwowania od firmy cateringowej sprzątnięcia sali szkoleniowej i
pomieszczenia w którym udostępniono posiłki lub sprzątnięcia tych pomieszczeń na
własną rękę przez Organizatora w przypadku uzyskania uprzedniej zgody na
wynajęcie takich usług we własnym zakresie.
4. zapewnienia dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez Uczestników
Wydarzenia w sali w trakcie trwania Wydarzenia.
5. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została mu przekazana.
Organizator może zamówić usługi dodatkowe typu - tłumaczenia, dodatkowy sprzęt
multimedialny, itp. za pośrednictwem Alert Finanse lub bezpośrednio u dostawców usług.
W przypadku zamówienia usług dodatkowych bezpośrednio u dostawcy, wymagana jest
akceptacja dostawcy przez Alert Finanse.
Organizator zobowiązany jest do przekazania Alert Finanse danych kontaktowych podmiotów
świadczących usługi dodatkowe dla danego Wydarzenia.
Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z
Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku uszkodzenia
lub zniszczenia sprzętu, odzieży wierzchniej lub innych przedmiotów Organizatora lub
Uczestników Wydarzenia.
Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Alert Finanse za wszelkie szkody i straty wynikłe
z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni od firmy Alert Finanse w tym w
szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia Alert Finanse.
Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających
na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.
W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego użytkowania
wynajmowanych pomieszczeń przedstawiciel Alert Finanse stworzy dokumentację
uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw, następnie dokona napraw zgodnie z kosztorysem,
którego kopie prześle na adres Organizatora. Organizator pokryje w całości koszty usunięcia
uszkodzenia w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej.
§4
Przepisy porządkowe.
1. Wszelkie prace podejmowane na terenie wynajmowanych pomieszczeń związane z
organizacją Wydarzenia (tj. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji Wydarzenia
( np. standów i punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i
nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia itp.) mogą być prowadzone wyłącznie w
uzgodnieniu z Alert Finanse.
2. Niedozwolona jest zmiana wystroju sal, przestawianie stołów, zamontowanego sprzętu itp.
bez wcześniejszej konsultacji z przedstawicielem Alert Finanse.
3. Na terenie wynajmowanych pomieszczeń, w tym na terenie sal, obowiązuje całkowity zakaz
palenia.
4. Standy reklamowe Alert Finanse są integralnym elementem wyposażenia sal i Organizator
Wydarzenia nie można zmieniać miejsca ich ekspozycji bez zgody przedstawiciela Alert
Finanse.
Alert Finanse – sala szkoleniowo-konferencyjna MADERA
ul. Wojska Polskiego 35, 41-300 Dąbrowa Górnicza
tel: (32) 700 7000 • fax: (32) 700 74 90 • sms: 510 370 280
www.wp35.pl • www.salamadera.pl • [email protected] Strona 3
5. Organizator powinien zgłosić przedstawicielowi Alert Finanse, listę osób lub osobę
odpowiedzialną za organizację Wydarzenia ze strony Organizatora.
6. Klucze do sal konferencyjnych wydawane są Organizatorowi przez przedstawiciela Alert
Finanse. Klucze powinny być oddawane temu przedstawicielowi niezwłocznie po zakończeniu
Wydarzenia.
7. Alert Finanse zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal, jeżeli charakter
organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub w sposób negatywny
może wpłynąć na wizerunek Alert Finanse.
8. Alert Finanse zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal firmom, instytucjom lub
organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym
terminie.
§5
Przepisy końcowe.
1. Alert Finanse nie ponosi odpowiedzialności za jakoś prezentowanych i wykorzystywanych
podczas Wydarzenia materiałów.
2. Alert Finanse zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do obowiązującego regulaminu.
Wszystkie zmiany są wprowadzone na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie
www.salamadera.pl w zakładce Do pobrania - Regulamin.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 01.11.2013r.
Oświadczenie
Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem rezerwacji i korzystania z Sali szkoleniowokonferencyjnej MADERA w Alert Finanse Dąbrowa Górnicza ul. Wojska Polskiego 35 i w pełni
akceptuję zawarte w niej warunki.
___________________________________
data i podpis Organizatora
Alert Finanse – sala szkoleniowo-konferencyjna MADERA
ul. Wojska Polskiego 35, 41-300 Dąbrowa Górnicza
tel: (32) 700 7000 • fax: (32) 700 74 90 • sms: 510 370 280
www.wp35.pl • www.salamadera.pl • [email protected] Strona 4