pobierz

Transkrypt

pobierz

Biuro Kontroli
Egz. Nr 1
Wystąpienie pokontrolne
z kontroli dotyczącej działalności finansowej, organizacji i jakości pracy oraz jakości
zarządzania Instytutem Lotnictwa w 2015 roku.
Warszawa, czerwiec 2016 r.
I. NAZWA I ADRES JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Instytut Lotnictwa z siedzibą w Warszawie (02-256) przy Al. Krakowskiej 110/114 , zwany dalej
„ILot” lub „Instytutem”.
II. SKŁAD ZESPOŁU KONTROLUJĄCEGO ORAZ TERMIN I PODSTAWA PRAWNA
PRZEPROWADZENIA KONTROLI.
Na podstawie Upoważnienia Nr MR/309-UM/16 z dnia 30.03.2016 r. Zespół kontrolujący
w składzie:
– główny specjalista – kierownik Zespołu kontrolującego,
1) Zbigniew Leśko
– główny specjalista,
2) Barbara Sikora
przeprowadził kontrolę w Instytucie Lotnictwa w dniach od 6 do 15 kwietnia 2016 r.
Podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli stanowi art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia
2010 r. o instytutach badawczych1 oraz art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej2.
[Akta kontroli, str. 1-2]
III. TEMAT, ZAKRES PRZEDMIOTOWY I OKRES OBJĘTY KONTROLĄ.
Temat kontroli.
Działalność finansowa, organizacja i jakość pracy oraz jakość zarządzania Instytutem w 2015
roku.
Zakres przedmiotowy kontroli.
A. Działalność finansowa.
B. Organizacja i jakość pracy.
C. Jakość zarządzania.
Okres objęty kontrolą: 2015 rok.
IV. DANE KIEROWNIKA JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Dyrektorem Instytutu jest Pan Witold Wiśniowski, który został powołany na to stanowisko przez
Ministra Gospodarki z dniem 1 maja 2014 r. na okres 4 lat, tj. do dnia 30 kwietnia 2018 r.3.
V. USTALENIA KONTROLI I OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI
W POSZCZEGÓLNYCH OBSZARACH.
A. DZIAŁALNOŚĆ FINANSOWA.
1. Plan finansowy oraz sprawozdanie finansowe.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą opracowania, opiniowania i przekazania przez Instytut
do właściwych organów planu finansowego na 2015 rok i sprawozdania finansowego za 2015 rok.
W wyniku kontroli ustalono:
– Plan finansowy na 2015 rok sporządzono zgodnie z ustawą oib i przekazano do Ministerstwa
Gospodarki4. Uchwałą Nr 107/XXI/14 Rada Naukowa Instytutu5 zaopiniowała pozytywnie
1
Dz. U. z 2010 r. Nr 96, poz. 618, z późn. zm., dalej: „ustawa oib”.
Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092.
3
Pismo z dnia 11.04.2014 r., znak: DNP-IV-124-2/10/14, L.dz. 2582.
4
Pismo z dnia 29.12.2014 r., Nr 148/DU/2014.
5
Uchwała Nr 107/XXI/14 Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 16.12.2014 r.
2
Strona 3 z 18
Roczny Plan Finansowy oraz Zadań Badawczo-Naukowych i Prac Rozwojowych Instytutu
Lotnictwa na rok 2015,
– Informacja o wykonaniu Planu finansowego za 2015 rok została sporządzona 12 kwietnia 2016
roku. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych Informacja nie została przekazana do
Ministerstwa Rozwoju 6,
– Sprawozdanie F-01/I-01 o przychodach, kosztach i wyniku finansowym oraz o nakładach na
środki trwałe za 2015 rok zostało sporządzone i przekazane do ministra nadzorującego,
– wstępne Sprawozdanie finansowe za 2015 rok zostało sporządzone przez Główną Księgową
Instytutu 31 marca 2016 r. i w okresie kontroli było badane przez biegłego rewidenta. Zgodnie
z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września o rachunkowości7, kierownik jednostki
zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później, niż w ciągu trzech
miesięcy od dnia bilansowego8. P.o. Zastępcy Głównego Księgowego poinformowała Zespół
kontrolujący, że Sprawozdanie finansowe za 2015 rok wraz z raportem i opinią biegłego
rewidenta zostanie przedłożone do Kontroli po zaopiniowaniu przez Radę Naukową Instytutu
Lotnictwa tj. po 26 kwietnia 2016 r. Pismem z dnia 27 kwietnia 2016 r. Sprawozdanie finansowe
zostało przekazane do Ministerstwa Rozwoju.
[Akta kontroli str. 63-84]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienia formalne.
2. Analiza sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu, w tym Plan
finansowy na 2015 rok, Informację Instytutu o wykonaniu Planu finansowego na 2015 rok,
Sprawozdanie finansowe za 2015 rok oraz Okresową informację o instytucie badawczym według
stanu na dzień 31.12.2015 r.
Zgodnie ze wstępnym Sprawozdaniem finansowym za 2015 rok, w okresie objętym kontrolą
Instytut wypracował zysk netto w wysokości 39.359.266,94 zł, który był ponad 2-krotnie wyższy
w porównaniu z rokiem ubiegłym (dynamika 2015/2014 wyniosła 217,89%).
Przychody z działalności podstawowej wyniosły w 2015 roku 263.533.089,27 zł i były wyższe
w stosunku do roku 2014 o 75.185.063,27 zł, tj. o 39,92%, a w stosunku do roku 2013 wzrosły
o 100.551.043,74 zł tj. o 61,69%. Udział przychodów z działalności podstawowej w przychodach
ogółem kształtował się na zbliżonym poziomie i wynosił w latach 2013-2015 odpowiednio:
90,5 %, 88,0% i 86,5%.
Przychody z działalności naukowo-badawczej9 w 2015 roku wyniosły 84.434.774,15 zł i były
wyższe w porównaniu z rokiem ubiegłym o 209,36%, a w stosunku do roku 2013 o 90,59%.
Udział przychodów z działalności naukowo-badawczej w przychodach ogółem wynosił w latach
2013-2015 odpowiednio: 24,6%, 12,9%, 27,7%.
Główną pozycję w strukturze przychodów Instytutu stanowiły usługi inżynierskie z wyłączeniem
prac badawczo-rozwojowych, technicznych, laboratoryjnych itp., które wynosiły w okresie
2013-2015 odpowiednio: 65,8%, 75,2% i 58,7% przychodów ogółem Instytutu.
Wynik z działalności innej niż podstawowa wyniósł w 2015 roku 5.956.051,89 zł, co stanowiło
ok. 15,13% wyniku netto ogółem.
6
Z wytycznych Departamentu Jednostek Nadzorowanych i Podległych (DNP) w Ministerstwie Rozwoju wynika, że
Instytut powinien sporządzić i przesłać do Ministerstwa Rozwoju zestawienie dotyczące wykonania Planu
finansowego za 2015 rok do końca lutego 2016 roku.
7
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm. ) – dalej „uor”
8
Rokiem obrotowym w Instytucie jest rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
9
Do przychodów z działalności naukowo-badawczej zaliczono przychody z usług badawczo-rozwojowych i przychody
z dotacji podmiotowej.
Strona 4 z 18
Zespół kontrolujący stwierdził, że tzw. Inna działalność była wydzielona pod względem
finansowym i rachunkowym z działalności podstawowej, zgodnie z obowiązującą ustawą oib.
Działalność ta była ewidencjonowana na wyodrębnionych kontach księgowych, zgodnie
z przyjętymi w Instytucie zasadami rachunkowości.
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził, że sytuacja ekonomiczno-finansowa ILot
w okresie objętym kontrolą była stabilna.
3. Zasady (polityka) rachunkowości oraz procedury obiegu dokumentów i kontroli
finansowej.
Kontrolą objęto regulacje wewnętrzne normujące zasady prowadzenia rachunkowości i obiegu
dokumentów finansowo-księgowych, w tym kontroli finansowej oraz dokumentację dotyczącą
zgodności postępowania w badanym zakresie z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
W wyniku kontroli ustalono:
− w badanym okresie obowiązywała w Instytucie Instrukcja Zasady rachunkowości w Instytucie
Lotnictwa, wprowadzona w życie Zarządzeniem Nr 18 Dyrektora ILot z dnia 16 października
2002 r. z późniejszymi zmianami10. Zastępca Dyrektora ds. Finansowych ILot poinformował
Zespół kontrolujący, że Instytut Lotnictwa jest w trakcie przygotowywania nowej, spójnej
polityki rachunkowości odnoszącej się do zmian systemowo-organizacyjnych. Stwierdzono, że
stosowane przez Instytut zasady (polityka) rachunkowości spełniały wymogi uor,
− w Polityce rachunkowości i Zarządzeniu wprowadzającym zawarte są nieaktualne adresy
publikacyjne ustaw o rachunkowości, o instytutach badawczych, o zasadach finansowania nauki.
Nazewnictwo komórek organizacyjnych nie w pełni odpowiada aktualnej strukturze
organizacyjnej ILot,
− w Instytucie wdrożono procedurę obiegu dokumentów finansowo-księgowych, w tym kontroli
finansowej11.
Stosowanie przez Instytut procedur kontroli finansowej, w tym obiegu dokumentów finansowoksięgowych, zbadano na losowo dobranej próbie 712 faktur zakupowych z 2015 roku12. W wyniku
analizy powyższych dokumentów stwierdzono, że zbiór prowadzony jest w układzie
chronologicznym, faktury podlegały sprawdzeniu i akceptacji zgodnie z obowiązującą w Instytucie
instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Stwierdzono pojedyncze
uchybienia w opisie faktur dotyczące braku akceptacji głównej księgowej oraz braku daty/podpisu
osoby dokonującej kontroli merytorycznej faktury.
4. Udzielanie zamówień publicznych.
Kontrolą objęto akty wewnętrzne regulujące w ILot, zasady i tryb udzielania zamówień
publicznych oraz zgodność postępowania w Instytucie z przepisami wewnętrznymi
i zewnętrznymi przy udzielaniu zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 30 000 euro.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą obowiązywały wewnętrzne uregulowania dotyczące
zamówień publicznych tj. Procedura udzielania zamówień publicznych oraz Regulamin Pracy
Komisji ds. Zamówień Publicznych wprowadzone do stosowania Zarządzeniem Nr 23 Dyrektora
10
Aktualizacja załączników do Zarządzenia Nr 18 wprowadzona Zarządzeniem Nr 7 Dyrektora ILot z dnia 23.01.2012
r., zmiana załączników Nr 7 i 8 do Zarządzenia Nr 18 wprowadzona Zarządzeniem Nr 95 Dyrektora ILot z dnia
21.12.2012 r. i zmiana załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 18 wprowadzona do stosowania Zarządzeniem Nr 4a
Dyrektora ILot z dnia 08.01.2013 r.
11
Rozdział II Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych i kosztowych, Załącznik Nr 7 do Polityki
rachunkowości.
12
Badaniem objęto faktury zakupu materiałów z kwietnia 2015 r. i usług z listopada 2015 r.
Strona 5 z 18
ILot13. Ustalono, że Regulacjami wewnętrznymi nie objęto tzw. zamówień z dziedziny nauki14.
W regulacjach wewnętrznych dot. udzielania zamówień publicznych przywołano nieaktualne
adresy publikacyjne ustawy Prawo zamówień publicznych15 i ustawy o finansach publicznych.
Stwierdzono, że prowadzone są prace nad nowymi regulacjami wewnętrznymi w tym zakresie.
Od dnia 10 września 2015 roku obowiązuje w ILot Procedura obiegu dokumentów w celu
realizacji zakupów w Instytucie Lotnictwa, która dotyczy także procedury zakupowej realizowanej
w trybie ustawy pzp. W związku ze zmianami kadrowymi w ILot dokonano zmian w składzie
osobowym Komisji ds. Zamówień Publicznych16.
Zespół kontrolujący ustalił, że Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku 2015,
o którym mowa w art. 98 ustawy pzp zostało sporządzone i przekazane Prezesowi Urzędu
Zamówień Publicznych przez Instytut w wymaganym terminie17.
W 2015 roku zostało przeprowadzonych łącznie 46 postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego z zastosowaniem procedur określonych w ustawie pzp18. Zgodnie z informacją
Instytutu w okresie badanym przy 17 postępowaniach skorzystano z regulacji dotyczących dialogu
technicznego.
Szczegółową kontrolą objęto losowo wybrane 3 postępowania, z tego 2 zamówienia w trybie
przetargu nieograniczonego i 1 zamówienie w trybie z wolnej ręki.
Na podstawie analizy dokumentacji tych postępowań ustalono, że przestrzegane były przepisy
ustawy pzp oraz regulacji wewnętrznych.
5. Zawieranie umów cywilnoprawnych.
Kontrolą objęto zasady i tryb postępowania przy zawieraniu umów cywilnoprawnych w Instytucie,
wybrane umowy zawarte w Instytucie w 2015 roku oraz dokumentację związaną z ich zawarciem,
odbiorem i rozliczeniem w zakresie zgodności postępowania z przepisami wewnętrznymi
i przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
Ustalono, że zasady postępowania przy zawieraniu umów cywilnoprawnych regulowała
w okresie badanym w ILot Procedura zawierania i finansowania umów zlecenia i umów o dzieło
w Instytucie Lotnictwa, wprowadzona w życie Zarządzeniem Nr 22 Dyrektora ILot z dnia
27 czerwca 2007 r. stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia. Ustalono, że nazewnictwo i zadania
niektórych komórek organizacyjnych opisane w Procedurze nie zostały dostosowane do
obowiązującej struktury organizacyjnej Instytutu.
W informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych z dnia 30 maja 2014 r. podano, że
przygotowano propozycję aktualizacji procedury zawierania i finansowania umów zlecenia
i o dzieło. W informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych z dnia 15 lutego 2016 r.19
wyjaśniono, że podjęto działania zgodnie z zaleceniami. Zespół kontrolujący ustalił, że przepisy
wewnętrzne z 2007 roku nadal obowiązują i jednocześnie prowadzone są prace nad nowymi
regulacjami w tym zakresie. Od 10 września 2015 roku obowiązuje w ILot Procedura obiegu
dokumentów w celu realizacji zakupów w Instytucie Lotnictwa, która dotyczy także procedury
zakupowej realizowanej na podstawie umowy cywilnoprawnej.
13
Zarządzenie Nr 23 Dyrektora ILot z dnia 27.06.2007 r.
Zasady udzielania zamówień z dziedziny nauki zostały określone w art. 1 ust. 2 oraz art. 30a – 30d (rozdz. 2a)
ustawy z dnia 30.04.2010 r. o zasadach finansowania nauki –j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 1620 z późn. zm.
15
Dalej: ustawa „pzp”.
16
Zarządzenie Nr 71 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 14.05.2015 r.
17
Numer referencyjny nadany przez UZP: ZP-SR/2015/4792 z dnia 04.02.2016 r.
18
Tabela Nr 2 Wykaz zamówień publicznych udzielonych w Instytucie Lotnictwa w 2015 roku. Zamówienia publiczne
udzielone w trybie ustawy pzp o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro.
19
Tabela Nr 6 przekazana przy piśmie Nr DN/3/2016 z dnia 15.02.2016 r.
14
Strona 6 z 18
W badanym okresie zawarto w Instytucie 104 umowy cywilnoprawne, z tego: 16 umów
z pracownikami Instytutu na kwotę 39.450,00 zł i 88 umów z osobami spoza ILot na kwotę
726.794,90 zł.
Zgodność postępowania przy zawieraniu umów cywilnoprawnych z zasadami wewnętrznymi
i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz ich odbiór, rozliczenie
i dokumentowanie, zbadano na podstawie dokumentacji losowo wybranych 15 (14,42%) umów
zawartych w ILot w 2015 roku, w tym 5 umów zawartych z własnymi pracownikami
(31,25% ze zbioru umów zawartych z pracownikami20).
W wyniku kontroli stwierdzono:
• 1 umowę zlecenia21zawarto z pracownikiem ILot na realizację prac wchodzących w zakres
obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Kierownik Działu
Informatycznego ILot wyjaśnił22, że umowa dotyczy prac, które ze względów technicznych
oraz organizacyjnych musiały być przeprowadzane poza godzinami pracy użytkowników
systemu informatycznego oraz komputerów Instytutu. Wdrożenie przedmiotowego systemu
w godzinach pracy powodowałoby przerwanie ciągłości pracy użytkowników oraz byłoby
mocno rozciągnięte w czasie ze względu na okrojony skład osobowy działu IT ILot.(…).
Zdaniem Zespołu Kontrolującego umowa zlecenia nie powinna być zawarta w sytuacji
gdy zadania będące przedmiotem umowy wchodzą w zakres obowiązków pracownika
wynikających z umowy o pracę. Jest to także niezgodne z § 4 ust. 11 regulacji
wewnętrznej ILot,
• zbadane protokoły odbioru prac w części potwierdzenia sprawdzenia pod względem
formalnym i rachunkowym nie zostały wypełnione i podpisane. P.o. Kierownik Zespołu
Umów ILot wyjaśniła23, że (…) procedury zarówno rachunek jak i faktura wraz
z protokołem odbioru są dokumentami rozpatrywanymi łącznie i są sprawdzane pod
względem formalnym i rachunkowym przez dwa odrębne działy. Sprawdzenia pod
względem formalnym dokonuje Zespół ds. Umów w zakresie zgodności rachunku
i protokołu z umową, co zostaje odnotowane na rachunku i podpisane przez pracownika
Zespołu ds. Umów. W części dotyczącej sprawdzenia pod względem rachunkowym
dokonuje Rachuba płac w systemie kadrowo-płacowym, co jest następnie w formie
zbiorczej podpisywane przez pracownika Rachuby płac, Głównego Księgowego
i zatwierdzane przez Dyrektora Instytutu. Zespół Kontrolujący przyjął wyjaśnienie
Instytutu. Uwzględniając treść wyjaśnienia, wzór druku protokołu odbioru powinien
zostać zweryfikowany,
• pojedyncze braki zatwierdzenia wniosków o zawarcie umów cywilnoprawnych
(kart służbowych) przez Kierownictwo ILot oraz dat w protokołach odbioru prac.
6. Stosowanie ustawowych procedur do czynności prawnych, o których mowa w art. 17
ust. 1-3 ustawy oib.
6.1. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzenia składnikami aktywów
trwałych, których równowartość w złotych przekracza kwotę 50 000 euro.
20
Zgodnie z Wykazem umów zlecenia i umów o dzieło zawartych w Instytucie w 2015 roku: umowy zawarte
z pracownikami Instytutu- do badania pobrano co 3-cią umowę oraz umowy zawarte z osobami spoza Instytutu – do
badania pobrano umowy o wartości powyżej 15.000 zł.
21
Umowa zlecenia nr 162/DE/2015/TTI dnia 23.06.2015 r.
22
Wyjaśnienie dla Zespołu Kontrolującego z dnia 11.04.2016 r. Z Karty służbowej wynika, że umowy tej treści
zostały zawarte jeszcze z 3 pracownikami Instytutu.
23
Wyjaśnienie dla Zespołu Kontrolującego z dnia 12.04.2016 r.
Strona 7 z 18
Podczas kontroli ustalono, że w badanym okresie Instytut dokonał 3 czynności prawnych
w zakresie rozporządzania składnikami aktywów trwałych o wartości rynkowej przekraczającej
równowartość kwoty 50.000 euro, polegających na:
− dzierżawie
wyposażenia
laboratoryjnego
firmie
XXXXXXXXXXX
24
XXXXXXXXXXXX ,
− wynajmie pomieszczeń biurowych oraz powierzchni laboratoryjnych firmie
XXXXXXXXXX XXXXXXXX25,
− wynajmie lokalu użytkowego przeznaczonego na stołówkę pracowniczą firmie
XXXXXXXX XXXXXXXXXX.26.
Minister Skarbu Państwa przy pozytywnej opinii Ministra Gospodarki wyraził zgodę na dokonanie
ww. czynności prawnych27.
[Akta kontroli, str. 567-652, 987-910]
6.2. Sprzedaż środków trwałych.
W okresie objętym kontrolą Instytut zawarł umowę sprzedaży hotelu pracowniczego położonego
w Warszawie, przy Al. Krakowskiej 137. Czynności prawnej dokonano w trybie art. 17 ust. 2
ustawy oib.
6.3. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami aktywów
trwałych, o których mowa w art. 17 ust. 3 ustawy oib.
W wyniku kontroli stwierdzono, że w badanym okresie Instytut nie dokonywał czynności prawnej
w trybie art. 17 ust. 3 ustawy oib.
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze, nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca działalności finansowej Instytutu: pozytywna z uchybieniami.
B. ORGANIZACJA I JAKOŚĆ PRACY.
1. Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej oraz
kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych.
Ustawa oib w art. 29 ust. 2 pkt 6 stanowi, że do zadań Rady Naukowej instytutu badawczego
należy zatwierdzanie perspektywicznych kierunków działalności naukowej, rozwojowej
i wdrożeniowej. Natomiast, zgodnie z art. 29 ust. 2 pkt 5 ustawy oib, do zadań Rady Naukowej
instytutu należy opiniowanie kierunkowych planów tematycznych badań naukowych i prac
rozwojowych.
W Instytucie została opracowana Strategia Rozwoju Instytutu Lotnictwa do roku 2025. Rada
Naukowa ILot nie zatwierdziła ww. dokumentu.
Radca Prawny Instytutu Lotnictwa wyjaśnił, że zatwierdzenie ww. dokumentu będzie procedowane
na najbliższym posiedzeniu Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa.
Kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych na 2015 roku zostały zawarte
w dokumencie pn. Roczny Plan Finansowy oraz Zadań Badawczo-Naukowych i Prac
24
Umowa dzierżawy Nr 54/DU/2015/EDC z dnia 12.06.2015 r.
Umowa najmu Nr 53/DU/2015/EDC z dnia 12.06.2015 r.
26
Umowa najmu Nr 376/DE/2015 z dnia 21 09 2015 r.
27
Pisma Ministra Skarbu Państwa: nr MSP.DMSP.5541.196.2015 z dnia 03.06.2015 r., nr MSP.DMSP.5541.434.2015
z dnia 11.09.2015 r.
25
Strona 8 z 18
Rozwojowych Instytutu Lotnictwa zatwierdzone przez Dyrektora ILot. Rada Naukowa28 ILot
w dniu 16 grudnia 2014 roku pozytywnie zaopiniowała ww. dokument29.
[Akta kontroli str. 1291-1310, 1519-1530]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
2. Roczny plan działalności Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą planowania działalności Instytutu w okresie rocznym.
Ustalono, że w Instytucie został opracowany Plan finansowy na 2015 rok. Natomiast zadania
badawcze planowane do realizacji przez Instytut w 2015 roku, w obszarze działalności naukowobadawczej, zostały ujęte w Rocznym Planie Finansowym oraz Zadań Badawczo-Naukowych
i Prac Rozwojowych Instytutu Lotnictwa na rok 201530, Wniosku o przyznanie środków
finansowych na działalność statutową na rok 2015.
3. Prace realizowane w Instytucie w 2015 roku w ramach działalności podstawowej
i w ramach działalności innej niż podstawowa31 oraz ich powiązanie z zakresem działania
Instytutu.
3.1. Prace realizowane w Instytucie w 2015 roku w ramach działalności podstawowej oraz
ich powiązanie z zakresem działania Instytutu określonym w Statucie Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą prac realizowanych w Instytucie w 2015 roku w ramach
działalności podstawowej oraz ich powiązanie z zakresem działania Instytutu, w tym: Statut
Instytutu, Sprawozdanie Dyrektora z realizacji zadań w 2015 roku oraz Informacje Dyrektora
Instytutu.
W badanym okresie przedmiot działalności podstawowej oraz szczegółowy zakres działania
Instytutu zostały określone w § 4 ust. 1-2 Statutu Instytutu.
Dyrektor Instytutu przedstawił zestawienie projektów statutowych realizowanych przez Instytut
w 2015 roku w ramach działalności podstawowej oraz Sprawozdanie z realizacji zadań w 2015
roku.
Na podstawie analizy dokumentów oraz wyjaśnień Dyrektora Instytutu ustalono, że prace
i zadania badawcze realizowane przez Instytut w 2015 roku w ramach działalności podstawowej,
były powiązane z obszarami badawczymi określonymi w Statucie Instytutu.
3.2. Prace prowadzone w Instytucie w 2015 roku w ramach innej działalności.
W badanym okresie zakres i formy działalności innej niż podstawowa zostały określone w § 4
ust. 3 Statutu Instytutu.
Na podstawie dokumentów źródłowych32 oraz informacji Dyrektora ILot33 ustalono, że Instytut
prowadził w okresie badanym działalność inną niż podstawowa, która polegała na: produkcji
i naprawie wyrobów własnej konstrukcji m.in. paliwomierzy, radiowysokościomierzy, bloków
28
Uchwała Nr 107/XXI/14 z dnia 16 grudnia 2014 roku.
Protokół XXI Posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 16 grudnia 2014 r., Uchwała Nr 107/XXI/14
z dnia 16 grudnia 2016 r.
30
Uchwała Nr 107/XXI/14 z dnia 16 grudnia 2014 roku Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa.
31
Działalność podstawowa w rozumieniu art. 2 ust. 1-3 ustawy oib oraz działalność inna niż podstawowa – inna niż
wymieniona w ust. 1-3 – w rozumieniu art. 2 ust. 4 ustawy oib.
32
Rejestr wyrobów gotowych Organizacji Produkującej ILot wykonanych w 2015 roku.
33
Zestawienie informacji dla Zespołu kontrolującego z dnia 15.02. 2016 r.
29
Strona 9 z 18
regulacji oświetlenia, sygnalizatorów, na podstawie zamówień firm zewnętrznych, udostępnianiu
pomieszczeń i sprzętu laboratoryjnego firmie XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
wynajmie pomieszczeń firmie prowadzącej działalność gastronomiczną na potrzeby pracowników
ILot, udostępnianiu miejsc w XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX w Jastrzębiej Górze
pracownikom ILot.
4. Roczne sprawozdanie dyrektora Instytutu z wykonania zadań.
Ustawa oib w art. 29 ust. 2 pkt 5 stanowi, że do zadań rady naukowej instytutu badawczego należy
opiniowanie rocznych sprawozdań Dyrektora Instytutu z wykonania zadań.
Sprawozdanie Dyrektora z wykonania zadań za 2015 rok zostało sporządzone w kwietniu 2016
roku. Do dnia zakończenia kontroli dokument nie został zaopiniowany przez Radę Naukową ILot.
Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Instytutu poinformował Zespół kontrolujący,
że przedstawiona wersja Sprawozdania będzie prezentowana na Radzie w ciągu 7 dni roboczych
od dnia przedłożenia wyjaśnienia tj. od dnia 13 kwietnia 2016 r.
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie formalne.
5. Ocena parametryczna i kategoria naukowa Instytutu.
Kwestie dotyczące kompleksowej oceny jakości działalności naukowej i badawczo-rozwojowej
oraz przyznawania kategorii naukowych jednostkom naukowym zostały uregulowane w ustawie
z dnia 10 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki34 oraz w rozporządzeniu Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego z dnia 13 lipca 2012 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania
kategorii naukowej jednostkom naukowym35.
Instytut, zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, złożył do Ministra Nauki i Szkolnictwa
Wyższego pisemny wniosek o przyznanie kategorii naukowej36 w terminie wyznaczonym przez
MNiSzW37 wypełnioną ankietę, przekazał w wersji elektronicznej w dniu 15 kwietnia 2013 r.
w systemie teleinformatycznym POL-on38.
Na podstawie wyników kompleksowej oceny Instytutu, dokonanej przez Zespół Ewaluacji
powołany przez Przewodniczącego Komitetu Ewaluacji Jednostek Naukowych, Komisja do spraw
Grupy Nauk Ścisłych i Inżynierskich ustaliła ostateczną ocenę Instytutu.
Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego na podstawie kompleksowej oceny jakości działalności
naukowej i badawczo-rozwojowej Instytutu oraz rekomendacji Komisji do spraw Grupy Nauk
Ścisłych i Inżynierskich39 przyznał Instytutowi kategorię naukową „A”40.
34
Dz. U. z 2010 r. Nr 96, poz. 615, z późn. zm., zwana dalej: „ustawa ozfn”.
Dz. U. z 2012 r. Nr 877, z późn. zm., aktualnie: j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 1126.
36
Pismo z dnia 12.04.2013 r., znak: DN/235/2013.
37
Komunikat MNiSW z dnia 12.02.2013 r. w sprawie ogłaszania terminu składania wniosków o przyznanie kategorii
naukowej jednostce naukowej i przekazywania ankiety jednostki naukowej (do dnia 08.04.2013 r.). Następnie
Komunikat MNiSW z dnia 26 marca 2013 r. w sprawie przedłużenia do 15 kwietnia 2013 r. terminu składania
wniosków o przyznanie kategorii naukowej jednostce naukowej i przekazywania ankiety jednostki naukowej (termin
uległ przedłużeniu i upływał z dniem 15 kwietnia 2013 r.).
38
POL-on – zintegrowany system informacji o szkolnictwie wyższym, służący m.in. do przekazywania ankiety
jednostki naukowej.
39
Uchwała Komisji do spraw Grupy Nauk Ścisłych i Inżynierskich Komisja zaproponowała przyznanie ILot kategorii
naukowej B, następnie Decyzją MNiSzW Nr ODW-261/KAT/2014 z dnia 29 maja 2014 r. uchylił zaskarżoną decyzję
w całości i przyznał Instytutowi Lotnictwa kategorię naukową A.
40
Decyzja Nr 177/KAT/2013 MNiSzW z dnia 24.10.2013 r. Ustawa ozfn w art. 42 ust. 1 i 3 ustala następujące
kategorie naukowe jednostek naukowych: A+ - poziom wiodący, A - poziom bardzo dobry, B - poziom zadowalający
z rekomendacją wzmocnienia działalności naukowej, badawczo-rozwojowej lub stymulującej innowacyjność
gospodarki, C - poziom niezadowalający.
35
Strona 10 z 18
Ocena cząstkowa organizacji i jakości pracy w Instytucie: pozytywna.
C. JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA.
1. Instrumenty wspierające jakość zarządzania.
Ustalono, że w ILot został wdrożony System Zarządzania Jakością, który gwarantuje, iż
realizowane prace są planowane, nadzorowane i udokumentowane i zaspokajają wymagania
klienta. W akredytowanych laboratoriach badawczych ILot został wdrożony System Zarządzania
Jakością. W ILot wdrożone zostały również kryteria, przepisy, wymogi dotyczące spełnienia norm
międzynarodowych41, a dodatkowo zarządzanie Instytutem wspiera systemem regulacji
wewnętrznych wydanych przez Dyrektora Instytutu.
2. Struktura organizacyjna Instytutu oraz akty wewnętrzne.
Kontrolą objęto akty wewnętrzne regulujące organizację i funkcjonowanie Instytutu, w tym: statut,
regulaminy: organizacyjny, pracy, wynagradzania oraz zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych.
Instytut jest wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem
KRS 000003496042. Według danych ujawnionych w KRS organem uprawnionym do
reprezentowania Instytutu na zewnątrz jest Dyrektor Instytutu samodzielnie.
W Instytucie powołano Zastępcę Dyrektora ds. Naukowych43 z dniem 1 marca 2012 roku.
W odniesieniu do poszczególnych aktów wewnętrznych Instytutu ustalono:
2.1. Statut Instytutu.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Statut Instytutu Lotnictwa w Warszawie44,
który został następnie zmieniony w dniu 28 stycznia 2014 roku. Statut ILot został uchwalony
przez Radę Naukową Instytutu w dniu 18 października 2010 r.45 i zatwierdzony przez Ministra
Gospodarki w dniu 14 marca 2011 roku, a wprowadzone zmiany w Statucie ILot zostały
uchwalone w dniu 9 grudnia 2013 roku.
2.2. Regulamin organizacyjny Instytutu.
Statut ILot w § 3 stanowi, że Strukturę organizacyjną Instytutu, określa regulamin organizacyjny
ustalony przez dyrektora Instytutu, po zasięgnięciu opinii rady naukowej oraz zakładowych
organizacji związkowych.
W okresie objętym kontrolą w ILot obowiązywał Regulamin organizacyjny Instytutu, który został
wprowadzony w życie Zarządzeniem Nr 7 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 14 stycznia
2014 r. w sprawie jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Instytutu Lotnictwa. Schemat
ogólny Instytutu oraz schemat struktury organizacyjnej przedstawiający podział Instytutu na piony
oraz podporządkowanie komórek organizacyjnych do pionów stanowi Załącznik Nr 1 i 2 do
41
Wykaz norm str. 6 Załącznika Nr 6 do Regulaminu Organizacyjnego Instytutu Lotnictwa.
Wydruk z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego według stanu na dzień 02.02.2016 r.
(Identyfikator wydruku: RP/40277/21/20160202130839).
43
Pismo Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 24.02.2012 r.
44
Dalej: „Statut Instytutu”.
45
Uchwała Nr 35/XI/2010 Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 18.10.2010 r.
42
Strona 11 z 18
Regulaminu. W dniu 1 kwietnia 2015 roku nastąpiła aktualizacja ww. Regulaminu
Organizacyjnego Instytutu Lotnictwa.
Rada Naukowa46 ILot pozytywnie zaopiniowała ww. Regulamin Organizacyjny. Zakładowa
organizacja związkowa działająca47 w ILot zaopiniowała w dniu 2 stycznia 2014 roku
przedmiotowy Regulamin.
2.3. Regulamin pracy Instytutu.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Regulamin pracy Instytutu Lotnictwa48,
który został wprowadzony w życie Zarządzeniem Nr 64 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia
6 listopada 2013 r. w sprawie Regulaminu Pracy Instytutu Lotnictwa, w trybie określonym
w przepisach Kodeksu pracy (art. 104 oraz art. 1043), tj. po pozytywnym zaopiniowaniu przez
zakładowe organizacje związkowe oraz po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do
wiadomości pracowników Instytutu. Zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania. Regulamin
uzgodniono z zakładową organizacją związkową działającą w Instytucie. Zarządzeniem Nr 7
Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 19 stycznia 2015 roku w sprawie Regulaminu Pracy
Instytutu Lotnictwa został wprowadzony kolejny Regulamin Pracy, który wszedł w życie po
upływie 2 tygodni od daty podpisania zarządzenia tj. od 1 lutego 2015 roku. Regulamin Pracy
Instytutu Lotnictwa obowiązujący od 1 lutego 2015 roku został uzgodniony49 z Komisją
Zakładową NSZZ „Solidarność”.
2.4. Regulamin wynagradzania pracowników.
W okresie objętym kontrolą w ILot obowiązywał Regulamin wynagradzania pracowników
Instytutu Lotnictwa50, Zarządzeniem Nr 22 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 31 marca
2011 r.51, który został wprowadzony w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do
wiadomości pracowników Instytutu. Regulamin wynagradzania pracowników Instytutu Lotnictwa
został uzgodniony ze związkami zawodowymi52 działającymi w Instytucie Lotnictwa.
2.5. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Regulamin Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych Instytutu Lotnictwa53 obowiązujący od dnia 2 czerwca 2014 roku.
Zarządzeniem Nr 48 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 15 kwietnia 2015 roku wprowadzono
zmiany do ww. Regulaminu. W treści ww. Regulaminów stwierdzono, że oba obowiązują od dnia
1 czerwca 2014 r. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ILot został
uzgodniony z organizacją związkową54 działającą w Instytucie.
Radca prawny Instytutu wyjaśnił, że w odniesieniu do wątpliwości związanych z datą wejścia
w życie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzonego zarządzeniem
nr 48 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 15 kwietnia 2015 r. niniejszym wyjaśniam, iż
ww. zarządzenie nr 48 wprowadza zmiany do Regulaminu ZFŚS obowiązującego od 1 czerwca
2014 r. Zarządzeniem tym został wprowadzony również tekst jednolity ww. Regulaminu. Ponieważ
46
Uchwała Nr 65/XIII/13 Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 9 grudnia 2013 r.
Pismo Komisji Zakładowej NSZZ „Solidarność” w Instytucie Lotnictwa z dnia 2.01.2014 r., znak: Nr 1/S/2014.
48
Dalej: „Regulamin pracy ILot”.
49
Pismo Komisji Zakładowej NSZZ Solidarność działającej w Instytucie Lotnictwa z dnia 3 marca 2016 roku.
50
Dalej: „Regulamin wynagradzania pracowników ILot”.
51
Zarządzenie Nr 22 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 31.03.2011 r. w sprawie Regulaminu wynagradzania
pracowników Instytutu Lotnictwa .
52
Pismo Komisji Zakładowej NSZZ Solidarność działającej w Instytucie Lotnictwa z dnia 3 marca 2016 roku.
53
Zarządzenie Nr 56 Dyrektora Instytutu Lotnictwa z dnia 2 czerwca 2014 roku w sprawie Regulaminu Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych Instytutu Lotnictwa. .
54
Pismo Komisji Zakładowej NSZZ Solidarność w Instytucie Lotnictwa z dnia 29 maja 2014 roku, Nr 29/S/2014.
47
Strona 12 z 18
mamy w tym przypadku do czynienia z tym samym (uaktualnionym) regulaminem zawartą w § 1
ust. 1 datę 1 czerwca 2014 r. należy uznać za poprawną.
2.6. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prawami
własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych
i prac rozwojowych.
W okresie objętym kontrolą w ILot funkcjonował Regulamin zarządzania prawami autorskimi
i prawami własności przemysłowej określający zasady komercjalizacji należących do Instytutu
Lotnictwa wyników badań naukowych i prac rozwojowych. Dyrektor ILot Zarządzeniem Nr 151
z dniem 22 grudnia 2015 r. ustalił i wprowadził ww. Regulamin, który został w dniu 18 grudnia
2015 roku pozytywnie zaopiniowany przez Radę Naukową55.
3. Stan i struktura zatrudnienia.
Kontrolą objęto zmiany dotyczące stanu i struktury zatrudnienia w ILot w latach 2013-2015.
Stan zatrudnienia w ILot ogółem zwiększył się o 84 pracowników tj. z 1150 osób w 2013 r. do
1234 osób w 2015 roku. W grupie: pracownicy naukowi stan zatrudnienia w 2015 r. w stosunku
do 2013 r. wzrósł o 7 osób; pracownicy badawczo-techniczni nie uległ zmianie (tj. 10 osób);
pracownicy inżynieryjno-techniczni nastąpił wzrost o 15 osób; pracownicy administracyjnoekonomiczni nastąpił wzrost o 26 osób. W 2015 r. nastąpił wzrost zatrudnienia pracowników
w Instytucie, a Kierownictwo ILot planuje dalsze zwiększenie zatrudnienia.
Zespół kontrolujący stwierdził, że prowadzone były działania w zakresie rozwoju kadry Instytutu,
w tym działania na rzecz ograniczenia ryzyka wystąpienia luki kadrowej wśród pracowników
naukowych.
W zakresie rozwoju kadry Dyrektor ILot podał m.in.:, iż w latach 2013-2015 jest kontynuacja
stałego wspierania uzyskania stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego (…),
zatrudnianie kolejnych osób ze stopniem naukowym doktora habilitowanego i tytułem naukowym.
Powołano w roku 2014 Pełnomocnika ds. Administrowania Rozwoju Naukowego Pracowników
(…). Podjęto prace nad systemem oceny komórek organizacyjnych zgodnie z kryteriami
efektywności naukowej, monitorowania obron prac magisterskich na wybranych wydziałach
Politechniki Warszawskiej w celu wyłowienia absolwentów stwarzających perspektywę rozwoju
naukowego i ew. zatrudnienia ich w Instytucie Lotnictwa.
4.
Umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej oraz podejmowanie
dodatkowego zatrudnienia przez pracowników.
Kontrolą objęto spełnienie ustawowego obowiązku podpisywania umów o zakazie prowadzenia
działalności konkurencyjnej wobec Instytutu oraz wydawania zgody przez Dyrektora Instytutu na
dodatkowe zatrudnienie.
Wypełnienie obowiązku zawarcia umowy o zakazie konkurencji sprawdzono w odniesieniu do
pracowników zatrudnionych w Instytucie według stanu na dzień 31 grudnia 2015 roku
i zobowiązanych do zawarcia takiej umowy56. Stwierdzono, że wszyscy zweryfikowani
pracownicy mieli zawarte umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy.
Ponadto Dyrektor Instytutu i jego Zastępca, podpisali odrębne umowy o zakazie konkurencji.
W roku 2015 obowiązywały cztery zgody Dyrektora dla pracowników ILot na dodatkowe
55
56
Uchwała Nr 18/IV/18 grudnia 2015 Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa.
Wykaz - Pracownicy objęci obowiązkiem posiadania umów o zakazie konkurencji stan na dzień 31.12.2015 r.
Strona 13 z 18
zatrudnienie. ILot nie wprowadził wewnętrznych regulacji dotyczących kwestii wykonywania
dodatkowego zatrudnienia oraz prowadzenia działalności gospodarczej, opierając się w
przedmiotowym zakresie wyłącznie na zapisach art. 47 ustawy oib. W praktyce procedura
udzielania zgody na podjęcie dodatkowego zatrudnienia lub prowadzenie działalności
gospodarczej polega na skierowaniu przez pracownika planującego takie czynności pisma do
Dyrektora ILot. Zgoda umieszczana jest poprzez umieszczanie na tym piśmie przez Dyrektora
adnotacji „zgoda”.
5. Rada Naukowa Instytutu oraz jej działalność.
Statut Instytutu57 w § 8 ust. 1 stanowi, iż Rada Naukowa składa się z 33 członków. W okresie
objętym kontrolą w Instytucie funkcjonowała Rada Naukowa ILot kadencji 2011-2015, do której
wybory zostały przeprowadzone w dniu 26 maja 2011 r. oraz kadencji 2015-2019, do której
wybory zostały przeprowadzone w dniu 27 maja 2015 r. Pierwsze posiedzenie Rady Naukowej
ILot kadencji 2011-2015 odbyło się w dniu 28 czerwca 2011 r., a Rady Naukowej ILot w dniu
23 czerwca 2015 r.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą przygotowania i przeprowadzenia wyborów do Rady
Naukowej ILot kadencji 2015-2019 jej składu oraz działalności w badanym okresie.
W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej ww. kadencji ustalono:
1) Wybory do Rady Naukowej ILot zostały przeprowadzone na podstawie Regulaminu Wyborów
do Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa (dalej: Regulamin Wyborów do Rady Naukowej) przez
Komisję Wyborczą powołaną przez Dyrektora ILot58.
2) Liczba członków Rady Naukowej ILot, jej skład i skład poszczególnych grup był zgodny
z § 8 Statutu Instytutu.
3) Rada Naukowa ILot działała na podstawie uchwalonego przez siebie regulaminu59.
4) Tryb i zasady pracy Rady Naukowej Instytutu zostały uregulowane w § 4-6 Regulaminu Rady
Naukowej Instytutu Lotnictwa.
5) Regulamin Rady Naukowej w § 5 stanowi m.in.: Rada Naukowa ILot podejmuje
decyzje/stanowiska w formie uchwał. Do prawomocności uchwał niezbędna jest obecność
co najmniej ½ aktualnego stanu Rady. Uchwały Rady dotyczące statutu Instytutu zapadają
bezwzględną większością głosów. Wszystkie posiedzenia Rady były protokołowane.
Rada Naukowa ILot powołana na lata 2015-2019 podjęła łącznie 18 uchwał dotyczących zadań
regulowanych art. 29 ust. 2 ustawy oib oraz 13 uchwał organizacyjnych, w tym dotyczących
zaopiniowania m.in.:
– planu finansowego Instytutu na 2015 rok,
– sprawozdania z wykonania prac badawczych w 2015 roku,
– sprawozdania finansowego Instytutu za 2015 rok.
57
Zmiana statutu 28.01.2014 r.
Zarządzeniem Nr 49 z dnia 15 kwietnia 2015 r. Zarządzenie Nr 15 Dyrektora Instytutu z dnia 3 lutego 2015 r.
w sprawie zmiany Regulaminu Wyborów Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa.
59
Regulamin Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa, przyjęty na posiedzeniu Rady Naukowej w dniu 9 grudnia 2013 r.,
Uchwała Nr 43/XIII/11 i zmieniony w dniu 3 lutego 2015 r. i pozytywnie zaopiniowany przez Radę Naukową
Instytutu Lotnictwa w dniu 3 lutego Uchwała Nr 114/XXII/15 z dnia 3 lutego 2015 roku.
58
Strona 14 z 18
6.
Okresowe oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych
i badawczo-technicznych.
Pracownicy naukowi i badawczo-techniczni, zgodnie z art. 44 ust. 4 i art. 50 ustawy oib, podlegają
okresowym ocenom dorobku naukowego i technicznego dokonywanym przez radę naukową
instytutu. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach profesora zwyczajnego i profesora
nadzwyczajnego podlegają ocenom nie rzadziej niż raz na 4 lata, a pracownicy zatrudnieni na
stanowiskach asystenta i adiunkta oraz badawczo-techniczni nie rzadziej niż raz na 2 lata. Tryb
oceny okresowej określa regulamin ustanowiony przez dyrektora.
W Instytucie Lotnictwa dokonano oceny okresowej pracowników naukowych i badawczotechnicznych za lata 2010-2013, która została przeprowadzona w 2014 roku na podstawie
Regulaminu oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych i badawczotechnicznych Instytutu Lotnictwa dwa formularze: arkusz oceny dorobku naukowego
i zawodowego. Do przedmiotowej oceny pracowników naukowych i badawczo-technicznych
w ILot stosowane były Regulaminy oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników
naukowych i badawczo-technicznych Instytutu Lotnictwa dwa formularze: arkusz oceny dorobku
naukowego i zawodowego60.
Rada Naukowa61 ILot w dniu 3 lutego 2015 roku zatwierdziła ocenę przedstawioną przez Zespół
oceniający dorobek naukowy i techniczny za lata 2010-2013 pracowników naukowych
i badawczo-technicznych zatrudnionych w ILot.
7. Komisja dyscyplinarna i rzecznik dyscyplinarny.
Komisja dyscyplinarna w instytucie badawczym, zgodnie z art. 55 ust. 1 i 7 ustawy oib, pochodzi
z wyboru, którego tryb określa statut instytutu, a kadencja komisji dyscyplinarnej trwa 4 lata.
Statut Instytutu w § 21 ust. 1 i 2 stanowi, że komisja dyscyplinarna w Instytucie w składzie
3 członków pochodzi z wyboru, którego dokonuje Rada Naukowa spośród pracowników
naukowych i badawczo-technicznych zatrudnionych w Instytucie jako podstawowym miejscu
pracy przy czym co najmniej jedna z tych osób powinna być zatrudniona na stanowisku profesora
zwyczajnego.
Rzecznika dyscyplinarnego w instytucie, zgodnie z art. 57 ust. 1 ustawy oib, powołuje Rada
Naukowa, spośród pracowników naukowych posiadających, co najmniej stopień naukowy doktora
habilitowanego, a jego kadencja, zgodnie z art. 57 ust. 4 ustawy oib, trwa 4 lata. Rzecznik
dyscyplinarny w Instytucie Lotnictwa został powołany przez Radę Naukową ILot w dniu 2 lipca
2013 roku62. Osoba powołana przez Radę Naukową ILot na rzecznika dyscyplinarnego z pośród
pracowników Instytutu posiada tytuł magistra.
Radca Prawny ILot wyjaśnił, że na podstawie art. 57 ust. 1 ustawy o instytutach badawczych
rzecznika dyscyplinarnego w instytutach powołuje rada naukowa natomiast rzecznika
działającego przy instancji odwoławczej minister właściwy ds. nauki. Zgodnie z ww. przepisem
rzecznicy dyscyplinarni wybierani przez ministra nauki muszą być pracownikami naukowymi
i posiadać stopień naukowy doktora habilitowanego (bezsporne). W odniesieniu do rzecznika
dyscyplinarnego powoływanego przez rady naukowe instytutów badawczych w mojej ocenie takie
wymogi nie zachodzą. Przepis ten nie jest jednak sformułowany jednoznacznie i jego literalne
brzmienie może budzić wątpliwości. W takim przypadku można poddać ww. rozumowanie per
60
Zarządzenie Nr 87 Dyrektora ILot z dnia 22 października 2014 r. oraz Zarządzenie Nr 101 Dyrektora ILot z dnia
24 lipca 2014 r.
61
Protokół XXII Posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 3 lutego 2015 r.
62
Uchwała Nr 58/XI/13 Rady Naukowej instytutu Lotnictwa z dnia 2 lipca 2013 roku.
Strona 15 z 18
analogiam biorąc pod uwagę rozwiązania zawarte w innych zbliżonych regulacjach prawnych.
Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o Polskiej Akademii Nauk rzecznika dyscyplinarnego podległych
jej instytutów powołuje rada naukowa instytutu spośród pracowników naukowych tego instytutu,
a w pomocniczej jednostce naukowej dyrektor spośród pracowników naukowych tej jednostki.
Rzecznika dyscyplinarnego drugiej instancji powołuje natomiast Prezes Akademii spośród
pracowników naukowych posiadających co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego.
Z powyższego wynika, że rzecznikiem dyscyplinarnym w instytutach podległych PAN teoretycznie
może zostać asystent z tytułem magistra. Wymóg posiadania stopnia doktora habilitowanego jest
zarezerwowany zgodnie z ww. regulacją rzecznikowi dyscyplinarnemu II instancji. W mojej
ocenie, biorąc pod uwagę wyżej przytoczoną argumentację, przepis art. 57 ust. 1 ustawy
o instytutach badawczych pozwala na wybór przez radę naukową instytutu rzecznika
dyscyplinarnego z tytułem magistra.
W ILot została powołana Komisja Dyscyplinarna, która została pozytywnie zaopiniowana przez
Radę Naukową ILot63. Zgodnie z art. 57 ustawy oib Rada Naukowa ILot z dniem 2 lipca 2013
roku powołała rzecznika dyscyplinarnego64.
[Akta kontroli, 1549-1554]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie.
8.
Okresowe kontrole obiektów budowlanych.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą okresowej kontroli obiektów budowlanych Instytutu
Lotnictwa, położonego w Warszawie, przy Al. Krakowskiej 110/114 i prowadzenia książki
obiektu budowlanego65.
Na podstawie analizy losowo wybranych dokumentów ustalono, że w 2015 roku została
przeprowadzona kontrola okresowa, co najmniej raz w roku obiektów budowlanych, zgodnie
z art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy pb. Ostatnia kontrola okresowa, co najmniej raz na 5 lat
skontrolowanych obiektów budowlanych została przeprowadzona w 2013 roku.
Ponadto ustalono, że Instytut zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy pb, prowadzi książkę obiektu
budowlanego dla ww. budynku, której wzór jest zgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu
Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego66.
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie formalne.
9.
Realizacja zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez
Ministra Gospodarki.
W wyniku kontroli67 przeprowadzonej w dniach od 25 marca do 12 kwietnia 2013 roku w ILot
zostało sformułowanych 27 zaleceń pokontrolnych przez Ministra Gospodarki. W wyniku analizy
przedmiotowych zaleceń pokontrolnych z ww. kontroli Zespół kontrolujący stwierdził,
że 23 zalecenia pokontrolne zostały wykonane, a 4 zalecenia pokontrolne nie zostały
zrealizowane tj.:
63
Uchwała Nr 57/XI/13 Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 2 lipca 2013 r.
Uchwała Nr 58/XI/13 Rady Naukowej Instytutu Lotnictwa z dnia 2 lipca 2013 r.
65
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409, z późn. zm.). Dalej: „ustawa pb”.
Kontrole okresowe roczne i pięcioletnie, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy pb, protokoły z kontroli oraz
zapisy w książce obiektu budowlanego, o których mowa w art. 64 ust. 1 ustawy pb. Do kontroli obiektów
budowlanych ILot wybrano losowo co dziesiąty obiekt z wykazu nieruchomości sporządzonego przez Instytut tj.
cztery obiekty budowlane.
66
Dz. U. z 2003 r. Nr 120, poz. 1134.
67
Kontrola planowa i doraźna przeprowadzona w tym samym terminie tj. 25 marca do 21 kwietnia 2913 roku.
Z przeprowadzonych kontroli zostało sporządzone jedno wystąpienie pokontrolne.
64
Strona 16 z 18
1) Zalecenie nr 7 dotyczące uregulowania stanu nieruchomości poprzez uaktualnienie Ksiąg
Wieczystych – prowadzone jest postępowanie administracyjne w Urzędzie Miasta
Stołecznego Warszawy68.
2) Zalecenie nr 10 dotyczące aktualizacji regulacji wewnętrznych tj. procedury udzielania
zamówień publicznych oraz procedury zawierania i finansowania umów zlecenia
i umów o dzieło – prace nad regulacjami są w trakcie realizacji.
3) Zalecenie Nr 17 dotyczące terminowego przekazywania informacji o wykonaniu planu
finansowego do ministra nadzorującego. Informacja za 2015 rok została sporządzona po
terminie i do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie została przekazana do
Ministerstwa Rozwoju.
4) Zalecenie Nr 21 dotyczące rewizji stawek czynszu wynajmowanych powierzchni.
Stwierdzono, że umowy najmu w okresie badanym, będące przedmiotem kontroli,
zawierane były według cen rynkowych. Nadal funkcjonuje umowa najmu69 pomieszczeń
na prowadzenie bufetu i cateringu. Nie uzyskano zgody Ministra Skarbu Państwa na
dokonanie tej czynności prawnej, obowiązują niższe niż rynkowe stawki czynszu.
Planowane jest zamknięcie stołówki i wypowiedzenie przedmiotowej umowy najmu70.
Ocena cząstkowa jakości zarządzania w Instytucie za okres objęty kontrolą pozytywna
z uchybieniami.
VI. OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI, ZAKRES, PRZYCZYNY
I SKUTKI STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI.
Zespół kontrolujący ocenia pozytywnie z uchybieniami71 działalność Instytutu w okresie objętym
kontrolą. Powyższą ocenę uzasadniają ustalenia zawarte w poszczególnych obszarach objętych
kontrolą.
W wyniku kontroli działalności Instytutu objętej zakresem przedmiotowym kontroli stwierdzono
następujące uchybienia:
1. Informacja o wykonaniu planu finansowego za 2015 rok została sporządzona po
terminie i do dnia zakończenia kontroli nie została przekazana do Ministerstwa
Rozwoju.
2. Ostateczne Sprawozdanie finansowe za 2015 rok nie zostało sporządzone w terminie
ustawowym.
3. Regulacje wewnętrzne dotyczące zamówień publicznych, umów cywilnoprawnych
oraz polityka rachunkowości Instytutu i zarządzenia wprowadzające zawierają
nieaktualne adresy publikacyjne ustaw, a nazewnictwo i zadania niektórych komórek
organizacyjnych nie zostały dostosowane do obowiązującej struktury organizacyjnej
ILot.
4. Umowę zlecenia zawarto z pracownikiem ILot na realizację prac wchodzących
w zakres obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę.
5. W dokumentacji umów cywilnoprawnych występują pojedyncze braki dat/podpisów,
a zbadane protokoły odbioru prac, w części potwierdzenia sprawdzenia pod względem
formalnym i rachunkowym, nie zostały wypełnione i podpisane.
68
Wyjaśnienie radcy prawnego ILot z dnia 13 kwietnia 2016 r.
Nr umowy 310/TE/2007.
70
Wyjaśnienie radcy prawnego ILot z dnia 12 kwietnia 2016 r.
71
Ocena działalności Instytutu dokonana została według czterostopniowej skali ocen: ocena pozytywna, ocena
pozytywna z uchybieniami, ocena pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocena negatywna.
69
Strona 17 z 18
6. Umowa najmu pomieszczenia na bufet pracowniczy funkcjonuje w sytuacji braku
zgody Ministra Skarbu Państwa na dokonanie tej czynności prawnej i niższych niż
rynkowe stawkach czynszu.
7. Rada Naukowa ILot nie zatwierdziła opracowania pn. Strategia Rozwoju Instytutu
Lotnictwa do roku 2025.
8. Rzecznikiem dyscyplinarnym jest pracownik Instytutu, który nie spełnia wymogu
określonego w art. 57 ust. 1 ustawy oib.
Na podstawie dokonanych ustaleń Zespół kontrolujący ocenia, że stwierdzone uchybienia nie mają
istotnego wpływu na kontrolowaną działalność oraz mają charakter formalny.
Fakt przeprowadzenia kontroli w Instytucie odnotowano w Książce kontroli pod numerem 9.
VII. ZALECENIA POKONTROLNE.
Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli zalecam:
1. Dokonać aktualizacji regulacji wewnętrznych dotyczących: zamówień publicznych, umów
zlecenia i umów o dzieło oraz zasad rachunkowości.
2. Sporządzać i przekazywać informacje o wykonaniu planu finansowego do ministra
nadzorującego w wyznaczonych terminach.
3. Przestrzegać terminów ustawowych sporządzania sprawozdania finansowego.
4. Przestrzegać przepisów prawa i regulacji wewnętrznych dotyczących umów
cywilnoprawnych z pracownikami ILot, w zakresie wymogu zawierania tych umów tylko
na realizację prac, które nie wchodzą w zakres obowiązków wynikających z umowy
o pracę.
5. Starannie wypełniać dokumentację umów cywilnoprawnych, dostosować wzory
formularzy do stosowanej praktyki.
6. Podjąć czynności, aby wynajem pomieszczeń o wartości przekraczającej równowartość
w złotych kwoty 50.000 euro, w stosunku do których stwierdzono brak zgody ministra
właściwego do spraw Skarbu Państwa, był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Dokonać rewizji stawek czynszu wynajmowanych powierzchni.
8. Przedstawić do zatwierdzenia przez Radę Naukową opracowaną przez Dyrektora ILot
Strategię Rozwoju Instytutu.
9. Powołać Rzecznika dyscyplinarnego zgodnie z wymogami ustawy oib.
Przedstawiając powyższe uprzejmie proszę Pana Dyrektora o poinformowanie o sposobie
realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia,
w terminie 21 dni od dnia otrzymania niniejszego Wystąpienia pokontrolnego.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Egz. Nr 1 – Instytut Lotnictwa w Warszawie.
Egz. Nr 2 – Biuro Kontroli.
…………….............………………
(podpis, data)
Strona 18 z 18

pobierz

Transkrypt

Podobne dokumenty

Informacja prasowa nr 4 – Otwarcie największej w Polsce rowerowni

Prenumerata czasopism zagranicznych dla Instytutu Zachodniego w

Dr Beata Kozyra

Dyrekcja Instytutu Sztuki Polskiej Akademii Nauk ogłasza konkurs

Kierownika Działu Promocji Marketingu i Sprzedaży

KURS PRZYGOTOWAWCZY Z MATEMATYKI w zakresie

KURS PRZYGOTOWAWCZY Z MATEMATYKI w zakresie

Kobiety sukcesu w Instytucie Lotnictwa

plakat 2016 przede wszystkim bezpieczeństwo