docKwestia procesu / podziału odpowiedzialności w
download 
Reklamacja Transkrypt
Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w
Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Polska Izba Ubezpieczeń Seminarium w sprawie rachunkowości 26 listopada 2013 roku Agenda Otoczenie regulacyjne Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Uwagi końcowe/ pytania 2 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Agenda Otoczenie regulacyjne Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Uwagi końcowe/ pytania 3 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Otoczenie regulacyjne Ustawa o rachunkowości Art. 4.5. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. S O L V E N C Y II Ustawa o działalności ubezpieczeniowej Art. 30.1 Zarząd krajowego zakładu ubezpieczeń odpowiada za opracowanie, wprowadzenie i funkcjonowanie regulacji wewnętrznych określających sposób wykonywania działalności ubezpieczeniowej, w szczególności w zakresie czynności zleconych innym podmiotom, w tym regulaminu kontroli wewnętrznej, dostosowanych do skali prowadzonej działalności oraz wielkości i profilu ryzyka związanego z działalnością krajowego zakładu ubezpieczeń. 4 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Agenda Agenda ► Otoczenie regulacyjne ► Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Otoczenie regulacyjne ► Uwagi końcowe/ pytania Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Uwagi końcowe/ pytania 5 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Odpowiedzialność za księgi pomocnicze System kontroli wewnętrznej ► System kontroli wewnętrznej powinien zapewniać zgodność zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji z obowiązującymi przepisami prawa, wykonawczymi i administracyjnymi oraz skuteczności i efektywność działania zakładu w świetle jego celów, jak również zapewniać dostępność i rzetelność informacji finansowych i niefinansowych. (Article 257 SG5 (Article 46 (1) of Directive 2009/138/EC) ► System kontroli wewnętrznej funkcjonuje w ramach systemu zarządzania i obejmuje: mechanizmy kontroli ryzyka, badanie zgodności działania z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi oraz audyt wewnętrzny. ► Celem systemu kontroli wewnętrznej jest wspomaganie procesów decyzyjnych, przyczyniające się do zapewnienia skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności działania z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi. 6 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Trzy linie obrony Zarządzanie ryzykiem/ zapewnianie zgodności 7 ► Wdraża zarządzanie ryzykiem i monitoruje zgodność działań ze strategią i procedurami ► Wspiera zarządzanie ryzykiem w ramach funkcji biznesowych i eskaluje ryzyka i kwestie związane z mechanizmami kontrolnymi do wyższego kierownictwa Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Procesy - identyfikacja ► Konieczna jest identyfikacja właścicieli procesów oraz właścicieli kontroli, a także klasyfikacja ryzyk ► Obowiązki i odpowiedzialność właściciela procesu są inne niż odpowiedzialność właściciela kontroli ► Wykonywanie fizyczne danej kontroli nie oznacza, że jest się jej właścicielem ► Każdy proces i każda kontrola powinny mieć jednego właściciela ► Opisy procesów powinny pokazywać źródło danych wykorzystywanych w procesie, kluczowy personel i jego rolę oraz informacje dotyczące raportów i systemów wykorzystywanych w procesie. Schematy pokazują jak transakcja jest zapoczątkowana, autoryzowana, rejestrowana, jak przebiega i jak jest raportowana – dają pełne zrozumienie procesu – od początku do końca, aby mieć pewność, że nie ma luk w kontrolach. Cechy ksiąg pomocniczych – prawidłowe, kompletne, rzetelne, terminowe. ► Cechy ksiąg pomocniczych – prawidłowe, kompletne, rzetelne, terminowe. 8 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Efektywność ► 9 W celu dokonania oceny efektywności operacyjnej procedur kontrolnych należy zbadać, czy: ► były wykonywane przez cały okres, w którym miały funkcjonować, ► były wykonywane w odniesieniu do wszystkich transakcji, ► ich rezultatem była terminowo wykonana korekta błędów, zidentyfikowanych dzięki funkcjonowaniu tych procedur kontrolnych. Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Kontrole ► Jednostki organizacyjne odpowiedzialne za kontrolę danych w zakresie przeprowadzanych przez siebie operacji w księgach pomocniczych zwykle zobowiązane są do: ► ► ► ► ► ► ► ► 10 organizowania procesu przeprowadzania kontroli, przeprowadzenia bieżącej kontroli danych wprowadzanych przez daną jednostkę oraz wprowadzania stosownych korekt i uzupełnień mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych błędów, przeprowadzenia kontroli danych wprowadzanych przez inne jednostki organizacyjne oraz wyjaśniania przyczyn błędów we własnym zakresie lub we współpracy z jednostką wprowadzającą dane, analizy logicznej danych, w tym uzgodnień; wyjaśniania stwierdzonych błędów i wprowadzania korekt oraz dokumentowanie przeprowadzenia tych korekt, przeprowadzenia kontroli danych dotyczących integralności systemowych (np. uzgodnienie raportów z systemów produktowych (ksiąg pomocniczych) do interfejsów i pozasystemowej ewidencji zdarzeń, uzgodnienie ksiąg pomocniczych do księgi głównej,) analizy przyczyn nieprawidłowości oraz monitorowania przebiegu procesu ich usuwania, raportowanie wykonanych kontroli. Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Agenda Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Agenda Otoczenie regulacyjne Wymogi MSSF 4 Faza II ► Odpowiedzialność za księgi pomocnicze ► Otoczenie regulacyjne ► Uwagi końcowe/ pytania W celu wyznaczenia rezerwy należy oszacować wartość bieżącą przyszłych przepływów pieniężnych w celu wypełnienia zobowiązań wynikających z umowy ubezpieczenia Odpowiedzialność za księgi pomocnicze ► ► Poszczególne przepływy pieniężne powinny być kompletne, odpowiednie, nieobciążone, ważone prawdopodobieństwami Uwagi końcowe/ pytania ► Projekcja powinna zostać dokonana z perspektywy jednostki ► 11 Projekcja powinna obejmować wszystkie koszty, które będą bezpośrednio poniesione w celu wypełnienia zobowiązań Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze MSSF 4 Faza II – projekt standardu
