materiały do zajęć

Zarządzanie czasem
Trener: dr Rafał Mrówka – SGH
[email protected]
2
Podział czasu pracy
Rzeczywisty podział czasu
Idealny podział czasu
15%
15%
Grupa I - Czynności rutynowe
Grupa II - Sprawy bieżące
25%
60%
Grupa III - Planowanie i rozwój
25%
60%
1
3
Analiza SWOT
Mocne strony
Strengths
Słabe strony
Weaknesses
Użyć
Ukryć
W czym jestem dobry?
W czym jestem słaby?
Szanse
Opportunities
Zagrożenia
Threats
Wykorzystać
Przeciwdziałać
W jakich obszarach mogę łatwo
zwiększyć kompetencje?
Jakiej wiedzy, umiejętności, których
mi brakuje, będę potrzebował?
Wewnątrz
W otoczeniu
4
Wartość pracy
Koszt godziny mojej pracy =
Moje roczne wynagrodzenie × 1,5
Ilosc godzin pracy w roku (≈ 2000)
=
2
5
Planowanie
K
O
N
I
E
C
S
T
A
R
T
Wartości - Po co?
Cele - Co?
Strategie - Co zrobię?
Taktyki - Jak zrobię?
6
Planowanie
1. Jakie są moje cele
cele? Co chcę osiągnąć? - Cele
2. Co muszę zrobić, aby osiągnąć zaplanowane cele? - Działania
3. Jakie pri
priorytety muszę wziąć pod uwagę? - Priorytety
4. Ile czasu będzie wymagała każda czynność? - Oszacowanie czasu
5. Kiedy wykonam każdą czynność? - Harmonogram
6. Ile
czasu
muszę
nieoczekiwane
mieć
zdarzenia,
w
zapasie,
których
nie
aby
pozwolić
mogę
sobie
kontrolować?
na
-
Elastyczność
3
7
Cele
Krótko- i długofalowe
Minimalne i maksymalne
Cele muszą być jak
KWARC:
KWARC
1. Konkretne
2. Wymierne
3. Adekwatne
4. Rezultaty
5. Czasowe
8
Wykres Gantta
DziałanieA
DziałanieB
DziałanieC
DziałanieD
A. K.
P. N.
A. K.
A. J.
4
9
Priorytety
Ważne
NIE
Pilne
TAK
TAK
NIE
1
3
2
4
10
Analiza ABC
100%
90%
80%
Wartość
70%
60%
A
40%
30%
C
B
50%
20%
10%
0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Czas
5
11
Zasada Pareto
20 %
80 %
80 %
20 %
Czas
Rezultaty
12
Ustalenie stopnia
ważności zadań
Czy zadanie jest
pilne i waŜne?
Tak
Czy musi być
wykonane dzisiaj?
Tak
Zadanie A
Nie
Nie
Czy zadanie jest
pilne lub waŜne?
Tak
Czy trzeba
dotrzymać terminu?
Czy zadanie jest
rutynowe?
Tak
Czy wykonanie
zadania zwiększa
twoją efektywność?
Czy wykonanie
zadania jest waŜne?
Przeznacz czas
na wykonanie
zadania
Wyznacz realny
termin wykonania
zadania
Tak
Nie
Nie
Nie wykonuj
go – zignoruj
je
Tak
Nie
Nie
Natychmiastowe
działanie
Tak
Zadanie B
Zarezerwuj czas
na wykonanie
zadania
OdłóŜ wykonanie
zadania na
później
Zadanie C
Nie
6
13
Delegowanie
PAMIĘTAJ!
Nigdy nie masz nad drugim człowiekiem
większej władzy niż ta, którą ta
druga osoba zechce Ci przyznać.
Innymi słowy Twoja władza zależy, czy
będzie przez drugą osobę akceptowana.
14
Poziomy delegowania
1. Zbierz fakty, ja podejmę decyzję.
2. Zaproponuj rozwiązanie, ja podejmę decyzję.
3. Zaleć rozwiązanie, ja podejmę decyzję.
4. Zadecyduj i poczekaj na moją zgodę.
5. Zadecyduj i działaj, dopóki nie powiem „NIE”.
6. Działaj i zdawaj sprawozdania z rezultatów.
7. Działaj, a jeśli masz problemy informuj o nich.
8. Działaj sprawozdania są niepotrzebne.
7
15
Delegowanie –
dodatkowe rady
Zadania, których nie możesz wykonać w terminie –
przydziel innym.
Zlecaj zarówno zadania przyjemne, jak i te
nienajciekawsze.
Zlecając zadania jasno precyzuj termin i swoje
oczekiwania.
Wyznaczaj realne terminy. Terminy wykonania zadania
powinny pomagać w pracy, a nie być czynnikiem
stresogennym.
Pomyśl o nagrodzie, jeżeli uda się dotrzymać terminu.
16
Harmonogram
Planowanie
To decydowanie o tym co robić
Harmonogram
To decydowanie o tym, kiedy to robić
Planuj czas na rzecz
rzeczy nieplanowane.
„Turbo
„Turbo--time”
Bufor czasowy - 15
15--20%
8
17
Dzienny biorytm
Poziom wydajności
Szczyt koło
południa –
najlepszy czas
na wykonanie
zadania typu A
Szczyt
późnym
popołudniem –
czas na
zadania typu B
Spadek energii
po posiłku –
najlepszy czas na
zadania typu C
9
11
13
15
17
Godziny dnia
18
Dokumentacja / Biurko
Prawo Parkinsona
Z dokumentami można zrobić 4 rzeczy:
1. Wykonać
2. Delegować
3. Zarchiwizować
4. Wyrzucić
9
19
Dokumenty –
dodatkowe rady
Po zakończeniu pracy uporządkuj biurko – nie zostawiaj bałaganu na następny
dzień.
Na biurku powinny być wyłącznie dokumenty związane z obecnie wykonaną
czynnością.
Selekcjonując dokumenty, zaznaczaj sprawy najważniejsze, by zaoszczędzić
czas.
Co kilka miesięcy przeglądaj swoje archiwum.
Zrezygnuj z prenumeraty czasopism, których nie czytasz.
W raportach, które czytasz, podkreślaj kluczowe kwestie.
Często przeglądaj swoje dokumenty i pozbywaj się tych, które nie są już
potrzebne.
Przechowuj tylko niezbędne dokumenty, które będą potrzebne w przyszłości.
Przechowuj cenne materiały z dala od innych dokumentów.
Nigdy nie odkładaj na później lektury służbowych materiałów – z czasem może
ich jedynie przybyć.
20
Spotkania i telefony –
dodatkowe rady
Zegar umieść w takim miejscu, żeby był widoczny dla Ciebie i Twoich gości.
Wszelkie przypadkowe spotkania powinny być krótkie, dlatego podczas nich stój –
łatwiej będzie Ci odejść.
Unikaj otwartych pytań, by rozmowy niepotrzebnie się nie przeciągały.
Poproś kogoś, aby przerwał Twoje spotkanie po wyznaczonym czasie pod pretekstem
pilnej sprawy.
Odbywaj spotkania w gabinetach innych osób – zawsze będziesz mógł wtedy wyjść.
Wyznacz czas, kiedy Twój gabinet będzie otwarty dla wszystkich.
Zanim udasz się w podróż służbową – zastanów się, czy jest ona konieczna.
Zastanów się zanim przeszkodzisz drugiej osobie – jej czas jest tak samo cenny, jak Twój.
Poinformuj innych, kiedy mogą do Ciebie dzwonić i notuj terminy.
Kontaktuj osoby dzwoniące ze współpracownikami prowadzącymi dane sprawy.
Poproś sekretarkę lub współpracownika o odbieranie telefonów i przekazywanie Ci
słuchawki tylko wtedy, gdy to niezbędne.
Nie obawiaj się wyłączyć na jakiś czas telefon.
10
21
Zebrania
22
Cele zebrania
żeby się spotkać
porównać stan wiedzy w przedmiocie obrad
podjąć decyzję
zrzucić z siebie indywidualną odpowiedzialność
opóźnić proces podejmowania decyzji
dla niektórych jest okazją zaprezentowania swojej
pozycji, prestiżu - nie pomoże w rozwiązaniu
problemu, a tylko zajmie czas
11
23
Przed zwołaniem
zebrania
oceń środki zaangażowane w spotkanie - czy są dobrze
wykorzystane
kilkakrotnie przeanalizuj potrzebę odbycia spotkania - zorganizuj
tylko to, które jest rzeczywiście konieczne
spróbuj osiągnąć cele innymi sposobami niż spotkanie
lepiej zlecić zadanie jednej osobie lub grupie osób, niż stawiać je
na forum publicznym - na forum można przedstawić rozwiązanie
do akceptacji
24
Zwołujemy zebranie (1)
bez sprecyzowanego i znanego celu zebranie nie przyniesie
rezultatów
skuteczność zebrania jest uzależniona od właściwego przemyślenia i
zaplanowania jego przebiegu
w zebraniu powinny brać udział tylko te osoby, których obecność
jest niezbędna, a jednocześnie wszyscy, którzy mogą pomóc w
realizacji celów
spotkania przestają być owocne, jeśli trwają dłużej niż dwie, trzy
godziny
12
25
Zwołujemy zebranie (2)
porządek zebrania i niezbędne materiały powinny być rozesłane do
uczestników na kilka dni przed jego terminem (jeśli nie istnieje
wymóg formalny co do terminu)
brak wcześniejszego rozesłania informacji oznacza, że uczestnicy
nie będą mogli podjąć świadomej decyzji
wszystkie zebrania powinny rozpoczynać się punktualnie
przed zebraniem powinna zostać przygotowana lista obecności
zebranie musi być protokołowane - protokół jest dokumentem,
który może być wykorzystany w przyszłości
przyjęcie na początku zebrania protokołu z poprzedniego zebrania
pozwala uczestnikom na przypomnienie sobie poprzednio
poruszanych spraw
26
Ceremonia
1. Ogłoś, że zamierzasz zwolnić jedną lub kilka osób ze
spotkania.
2. Uzyskaj aprobatę grupy.
3. Wybierz przynajmniej jedną osobę, kierując się
znaczeniem zadania, jakie ten ktoś może wykonać,
zamiast uczestniczyć w spotkaniu.
4. Osoba/osoby wybrane oświadczają, co zgodnie z ich
życzeniem powinno zostać ustalone podczas zebrania.
5. Grupa wyraża aprobatę – wybrana osoba/osoby
opuszczają salę.
13
27
Porządek obrad powinien
skoncentrować uwagę uczestników
wywołać działanie
przypominać zasadniczy cel zebrania
zachęcać do działań przygotowawczych - zbieranie
danych i przedstawianie ich na forum publicznym
określać ramy czasowe zebrania
28
Rady dla uczestników
zebrania
określ twój cel zebrania
przygotuj krótkie wystąpienie, które powinno mieć wprowadzenie,
zasadniczą treść, pytanie lub problem dla słuchaczy
zapoznaj się z zamierzeniami oponentów
przekonaj najważniejszych uczestników zebrania do swoich
zamierzeń, zanim się ono rozpocznie
zajmij miejsca w centrum uwagi uczestników zebrania
wykorzystaj pytania innego uczestnika zebrania jako pretekstu do
wygłoszenia własnej, wcześniej przygotowanej wypowiedzi
przemyśl sposób prezentacji swych racji
14
29
Przewodniczący
Rady dla prowadzącego zebranie (1)
czekaj tylko na najważniejsze osoby
trzymaj się przyjętego porządku programu, przedyskutuj kolejne
punkty programu i nie zmieniaj ich kolejności
wtrącaj się w dyskutowany problem zebrania tylko wtedy, gdy chcesz
zabrać głos i uzyskać kontrolę nad jego tokiem
żądaj od krytyka uzasadnienia jego punktu widzenia
zaproponuj stworzenie podkomisji (grupy roboczej) ludziom
przeciągającym zebranie w nieskończoność poprzez analizowanie
każdego detalu
zaproś na zebranie eksperta w dziedzinie, która będzie omawiana
30
Przewodniczący
Rady dla prowadzącego zebranie (2)
skrócisz proces podejmowania decyzji, jeśli zdecydujesz
o głosowaniu
postaraj się, aby emocje i uczucia nie przeważyły nad
logiką przedstawianych argumentów
nie krytykuj uczestnika pobudzonego emocjonalnie,
uświadom mu stan jego uczuć i nakłoń do mówienia
w spokojnym, obiektywnym tonie
nie prowadź wojny o cel, który jest z góry przegrany
kończ zebranie, kiedy cele zostały osiągnięte
oceń efekty zebrania, poproś uczestników o pisemne uwagi
15