organizacja kontroli zarządczej w urzędzie miasta i gminy w nowym

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 23/2011
Burmistrza Miasta i Gminy Nowe Miasto nad Pilicą
z dnia 23 marca 2011 r.
ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA I GMINY
W NOWYM MIEŚCIE NAD PILICĄ I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH
GMINY NOWE MIASTO NAD PILICĄ ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI
§ 1.
1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań
ustawowych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich
aspektach funkcjonowania Urzędu Miasta i Gminy w Nowym Mieście nad Pilicą oraz jednostek
organizacyjnych Gminy.
2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
§ 2.
1. Kontrolę zarządczą wewnętrzną i zewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza Miasta i Gminy
wykonują:
1)
2)
3)
4)
5)
Sekretarz Miasta i Gminy
Skarbnik Miasta i Gminy
pracownicy Urzędu Miasta i Gminy na polecenie Burmistrza
podmioty zewnętrzne na zasadzie umowy cywilno-prawnej
dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy – zwani dalej kierownikami
jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy prowadzą kontrolę zarządczą w swoich
jednostkach.
§ 2a.
1. Koordynację kontroli zarządczej w Urzędzie prowadzi Sekretarz Miasta i Gminy oraz Skarbnik
Miasta i Gminy, a w jednostkach organizacyjnych Gminy kierownicy tych jednostek; zwani w
dalszej części koordynatorami.
2. Koordynatorzy w imieniu Burmistrza Miasta i Gminy sprawują bezpośredni nadzór nad stanem
kontroli zarządczej stosownie do swojego zakresu działania.
§ 2b.
Koordynatorzy zobowiązani są do wdrożenia i monitorowania poszczególnych elementów kontroli
zarządczej, w sposób dający Burmistrzowi Miasta i Gminy zapewnienie, że:
1) działania podległych mu jednostek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi
w jednostkach (procedurami) oraz ze standardami,
2) zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakości usług nadano
odpowiednią rangę,
3) plany, programy, zamierzenia i cele są osiągane,
4) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz są dokładne,
wiarygodne i aktualne,
5) zasoby organizacyjne są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane),
6) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i podejmowane są działania
celem ich wyeliminowania lub ograniczenia skutków ich wystąpienia.
§ 3.
Plan kontroli
1. W Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zarządczej Urzędu Miasta i Gminy w
Nowym Mieście nad Pilicą oraz jednostek organizacyjnych Gminy, zawierający planowane
czynności kontrolne. Plan kontroli przechowuje się w Referacie Organizacyjnym. Wzór planu
stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza Miasta i Gminy oraz wprowadzany
zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy.
3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli.
4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Burmistrza Miasta i Gminy poprzez
dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.
§ 3a.
1. Kierownicy referatów Urzędu, Sekretarz Miasta i Gminy, Skarbnik Miasta i Gminy oraz
kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy do końca grudnia opracowują i przedstawiają
Burmistrzowi plany kontroli zarządczej podległych im jednostek na następny rok kalendarzowy.
Sekretarz Miasta i Gminy sporządza plan kontroli zarządczej, wymieniony w § 3, i przedstawia do
zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta i Gminy.
2. Plan kontroli zarządczej na 2011 rok zostanie wprowadzony zarządzeniem Burmistrza Miasta i
Gminy do 15.04.2011 r.
§ 4.
Program kontroli
1. Przed przystąpieniem do kontroli, pracownik lub pracownicy mający ją przeprowadzić
opracowują program kontroli, który określa:
1) numer kontroli,
2) nazwę jednostki kontrolowanej,
3) temat kontroli,
4) cel i zadania kontroli,
5) okres objęty kontrolą,
6) podstawowe dokumenty podlegające kontroli,
7) planowany czas trwania kontroli,
8) osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli.
Wzór programu kontroli stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.
2. Po opracowaniu programu kontroli, pracownicy przygotowują się do kontroli poprzez zapoznanie
się z obowiązującymi przepisami prawnymi.
§ 5.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie, wystawione przez
Burmistrza Miasta i Gminy lub z jego upoważnienia. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia
kontroli stanowi załącznik nr 1.
2. Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, zgodnie z planem kontroli w danej jednostce
organizacyjnej Gminy, podpisuje kierownik tej jednostki.
3. Każde upoważnienie powinno być wystawione w trzech egzemplarzach: jeden dla jednostki
kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci ad acta.
4. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o
postępowaniu z wiadomościami zawierającymi informacje niejawne, obowiązującymi w jednostce
kontrolowanej.
§ 6.
Czynności kontrolne
1. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kontrolujący przedkłada
kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie do kontroli oraz informuje o przedmiocie
kontroli i planowanym czasie jej trwania.
2. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w jednostce
kontrolowanej. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności kontrola może być
przeprowadzona poza godzinami pracy.
3. Kontroli bezpośredniej dokonuje się w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany
odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności – w obecności kierownika jednostki
kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika i osoby asystującej.
§ 7.
Prawa i obowiązki kontrolującego
1. W trakcie wykonywania czynności kontrolnych kontrolujący ma prawo do:
1) wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem pomieszczeń, do
których mają zastosowanie przepisy o ochronie informacji niejawnych),
2) wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,
3) sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów,
4) przeprowadzania oględzin przedmiotu kontroli,
5) uzyskiwania od pracowników jednostki kontrolowanej wyjaśnień (ustnych i pisemnych) oraz
przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń.
2. Obowiązkiem kontrolującego jest:
1) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
2) rzetelne dokumentowanie kontroli,
3) w razie stwierdzenia nieprawidłowości – ustalenie ich przyczyn i skutków oraz wskazanie osób
za nie odpowiedzialnych,
4) w razie stwierdzenia osiągnięć – wskazanie osób, które się do nich przyczyniły.
§ 8.
Wyłączenie kontrolującego
1. Wyłączeniu z postępowania kontrolnego podlega kontrolujący, jeśli czynności lub rozstrzygnięcia
kontrolne dotyczą jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych (w linii prostej oraz w
linii bocznej do drugiego stopnia) bądź osób związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub
przysposobienia.
2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą
budzić wątpliwości co do jego bezstronności. O wyłączeniu rozstrzyga Burmistrz Miasta i Gminy
lub koordynatorzy.
§ 9.
Prawa i obowiązki kontrolowanego
1. Kontrolowany może w trakcie kontroli:
1) składać pisemne lub ustne oświadczenia,
2) odmówić podpisania protokółu,
3) zgłosić pisemne zastrzeżenia do protokółu,
4) zgłosić zastrzeżenia do Burmistrza Miasta i Gminy lub kierownika jednostki.
2. Do obowiązków kontrolowanego należy:
1) uczestniczenie w czynnościach kontrolnych,
2) udostępnianie kontrolującemu niezbędnej dokumentacji,
3) przygotowanie na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na
dokumentach,
4) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,
5) uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów.
3. Szczególne obowiązki spoczywają na kierowniku jednostki kontrolowanej, który:
1) zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli,
2) przygotowuje odpowiednie pomieszczenia do przechowywania materiałów kontrolnych,
3) umożliwia dokonywanie oględzin,
4) zobowiązuje pracowników do udzielania wyjaśnień.
§ 10.
Protokół pokontrolny
1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokółu pokontrolnego.
Wzór protokółu kontroli stanowi załącznik nr 5.
2. Protokół z kontroli powinien być sporządzony w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz
zgodny ze stanem faktycznym, w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.
3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokółu i ograniczyć się do
sporządzenia notatki służbowej.
4. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki,
należy sporządzić zalecenia pokontrolne.
5. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz
osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu
Burmistrzowi Miasta i Gminy lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w
tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.
6. Kopie protokółu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt
odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokółu, składając pisemne
wyjaśnienie przyczyn odmowy.
8. Odmowa podpisania protokółu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody
do podpisania protokółu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności
kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.
9. Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w
terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić Burmistrza
Miasta i Gminy o podjętych działaniach. W informacji powinien odnieść się także do
sformułowanych uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki.
§ 11.
Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:
1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej,
2) okres prowadzenia kontroli,
3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane
pracowników udzielających wyjaśnień,
4) określenie przedmiotu kontroli,
5) termin poprzedniej kontroli (przeprowadzonej przez kontrolującego) i stopień realizacji zaleceń
pokontrolnych,
6) ustalenia z przebiegu kontroli,
7) określenie wydanych w toku kontroli wniosków i zaleceń,
8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokółu w ciągu 7
dni od daty jego podpisania,
9) wyszczególnienie załączników,
10) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono,
11) miejsce i datę sporządzenia protokółu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki
kontrolowanej oraz Burmistrza Miasta i Gminy – na zasadach określonych w § 6 ust. 5.
12) protokóły z kontroli przechowuje się w Referacie Organizacyjnym.
§ 12.
1. Książka kontroli prowadzonych przez zewnętrzne, uprawnione do tego instytucje kontrolne (RIO,
NIK, PIP, sanepid, straż pożarna, itp. znajduje się w Referacie Organizacyjnym lub w siedzibie
danej jednostki organizacyjnej.
2. Referat Organizacyjny lub kierownik jednostki organizacyjnej ma obowiązek okazywania książki
kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.
§ 13.
Sprawozdanie
1. Po zakończeniu roku kalendarzowego, do końca I kwartału roku następnego, sporządza się
sprawozdanie z realizacji planu kontroli, które podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta i
Gminy i zamieszczeniu w biuletynie informacji publicznej Urzędu.
2. Sprawozdania z kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych Gminy sporządzają
kierownicy tych jednostek. Końcowe sprawozdanie sporządza Sekretarz Miasta i Gminy, a
następnie przedstawia do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta i Gminy.
3. W związku z tym, że jest to informacja zarządcza dla Burmistrza Miasta i Gminy – treść
protokółów, notatek udostępniana jest na wniosek.
§ 14.
Zawiadomienia
1. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa
ściganego z urzędu, Burmistrz Miasta i Gminy lub kierownik jednostki organizacyjnej sporządza
zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa i przekazuje je niezwłocznie, wraz z zebranymi
materiałami dowodowymi, właściwemu organowi powołanemu do ścigania przestępstw.
2. Zawiadomienia włącza się do akt kontroli.
§ 15.
Kontrola finansowa
1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej.
2. Kontroli finansowej podlegają nieposiadające osobowości prawnej jednostki organizacyjne gminy
oraz instytucje kultury.
3. Instrukcję kontroli finansowej reguluje odrębne zarządzenie.
§ 16.
Kontrola finansowa obejmuje:
1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania
wydatków,
2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym
procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których
mowa w pkt. 2.
§ 17.
1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji Burmistrz Miasta i Gminy może powołać
rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta.
2. Rzeczoznawca lub biegły rewident, powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje
wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej.
§ 18.
Pracownicy przeprowadzający czynności kontrolne powinni być objęci systematycznym szkoleniem w
ramach doskonalenia kadr administracji samorządowej.