odpowiedzi na pytania - Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu

1
PROKURATURA OKRĘGOWA
WE WROCŁAWIU
Wydział VII
Budżetowo-Administracyjny
ul. Podwale 30
50-950 Wrocław
tel. centr. 71/371 81 14 - 18,
fax :71/371 81 52
Wrocław, dnia 19 listopada 2012 r.
VII.2711/17/12
Do wszystkich Wykonawców
biorących udział w postępowaniu
VII.2711/17/12
Dotyczy: prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu
nieograniczonego na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
na rzecz Prokuratury Okręgowej we Wrocławiu oraz podległych jej Prokuratur
Rejonowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek o masie
nie przekraczającej 50g oraz o masie powyżej 50g oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych
Pytania i odpowiedzi
Na podstawie art. 38 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst
jednolity z 2010 r. Nr 113,poz. 759 z późn. zm.),informuję, że w dniu 15.11.2012 r. wpłynęły od
Wykonawców zapytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia:
Pytanie 1
Rozdz. II pkt. 1 SIWZ „Dostawa przesyłek do siedzib Zamawiającego codziennie między godz. 8.00 a
9.00:
1) Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu przy ul. Podwale 30
2) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Stare Miasto przy ul. Sądowej 2
3) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Śródmieście przy ul. Podwale28
4) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Psie Pole przy ul. Podwale28
5) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Fabryczna przy ul. Sądowej 2
6) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Zachód przy ul. Powstańców Śląskich 161
7) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Wschód przy ul. Piłsudskiego 38b
8) Prokuratura Rejonowa w Oławie przy ul. 1 Maja 41
9) Prokuratura Rejonowa w Oleśnicy przy ul. Chopina 2
10) Prokuratura Rejonowa w Strzelinie przy ul. Bolka I Świdnickiego 6
11) Prokuratura Rejonowa w Trzebnicy przy ul. Matejki 1
12) Prokuratura Rejonowa w Wołowie przy ul. Wojska Polskiego 2
13) Prokuratura Rejonowa w Miliczu przy ul. Grota Roweckiego 5
14) Prokuratura Rejonowa w Środzie Śląskiej przy ul. Parkowej 1
2
PYTANIE 1 : Czy Zamawiający dopuszcza zmianę godzin dostarczania korespondencji w przedziale
10:00 – 12:00.
Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza zmiany godzin dostarczania korespondencji
Pytanie 2
Rozdz. II pkt. 7 a SIWZ „Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według
kategorii rodzajowej i wagowej, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do dziennego zestawienia listów
poleconych wg poszczególnych kategorii wagowych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których
oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla
Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, wzór zestawienia listów poleconych
opłaconych w obrocie krajowym stanowi Załącznik nr 9 do SIWZ”
PYTANIE 2: Wykonawca wnosi o dopuszczenie ustalenia sposobu nadawania przesyłek i dokumentacji
z nim związanej poprzez wprowadzenie zapisu w zał. 8 wzór umowy „ Zamawiający i Wykonawca
dokonają w formie pisemnej uzgodnień, w szczególności operacyjnych i technicznych niezbędnych do
prawidłowej realizacji niniejszej umowy”. Wprowadzenie powyższego zapisu związane jest z brakiem
unormowania sposobu nadawania przesyłek w obrocie zagranicznym. Dodatkowo zał. nr 9 choć w
nazwie zawiera odniesienie do listów poleconych dotyczy przesyłek nierejestrowanych. W przypadku
przesyłek rejestrowanych (listów, paczek) warunkiem koniecznym jest zamieszczenie w dokumencie
nadawczym danych adresata, numeru przesyłki masy przesyłki i opłaty oraz uwag. W przypadku braku
zgody na proponowany zapis Wykonawca wnosi o dostosowanie dokumentacji nadawczej do wymogów
ustawy Prawo Pocztowe i aktów wykonawczych.
Odpowiedź
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę zapisu w Załączniku nr 8, wycofuje natomiast
Załącznik nr 9 do SIWZ
Pytanie 3
Rozdz. II pkt. 17,18,19 SIWZ - Wykonawca zobowiązuje się doręczać przesyłki przyjęte do
przemieszczania i doręczania w czasie:
a) nie później niż 6 dni po dniu ich nadania dla przesyłki nie będącej przesyłką
najszybszej kategorii,
b) nie później niż 4 dni dla przesyłki będącej przesyłką najszybszej kategorii
(priorytetową),
18. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie
przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od
dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w
zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego.
19. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie
14dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Terminu
dzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W
przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w
sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu
pocztowego.
PYTANIE 3: Wykonawca wnosi o wykreślenie przedmiotowych punktów z SIWZ albowiem
uregulowania dotyczące standardów jakościowych oraz rozpatrywania reklamacji i niewykonania usług
zawarte są w ustawie Prawo Pocztowe i aktach wykonawczych
3
Odpowiedź
Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie przedmiotowych punktów z SIWZ. Zapisy te nie są
sprzeczne z ustawą Prawo pocztowe
Pytanie 4
Rozdz. II pkt. 24,25 SIWZ W celu umieszczenia na przesyłkach Zamawiającego w/w oznaczeń
Wykonawca przekaże Zamawiającemu odpowiednie stemple lub urządzenia stemplujące na swój koszt
do nieodpłatnego użytkowania i zapewni ich sprawne funkcjonowanie w okresie obowiązywania
umowy. Zamawiający zwróci Wykonawcy w/w stemple lub urządzenia stemplujące po wygaśnięciu lub
rozwiązaniu umowy.
PYTANIE 4: W związku z pkt.10 Rozdz. I SIWZ Wykonawca wnosi o wykreślenie pkt.24 i 25 SIWZ
albowiem rozwiązanie kwestii technicznej zawiera proponowany w pytaniu 2 zapis
” Zamawiający i Wykonawca dokonają w formie pisemnej uzgodnień, w szczególności operacyjnych i
technicznych niezbędnych do prawidłowej realizacji niniejszej umowy”. W przypadku odmowy
wprowadzenia powyższego zapisu Wykonawca wnosi o wprowadzenie zapisów w SIWZ lub wzorze
umowy dotyczących wzoru znaku opłaty przy płatnościach z dołu, odpowiedzialności za przekazane w
użytkowanie urządzenia stemplujące (konsekwencje podatkowe bezpłatnego użytkowania) itp.
Odpowiedź
Formułując pkt. 24 w Rozdziale II SIWZ Zamawiający miał na myśli wyłącznie stemple nie zaś
frankownice. Zamawiający nie oczekuje od Wykonawcy dostarczenia urządzeń stemplujących typu
frankownice. W pkt. 25 Zamawiający opisał posiadane frankownice i nie widzi potrzeby usuwania tego
opisu z SIWZ.
Pytanie 5
Rozdz. XI pkt. 4 SIWZ Łączna cena oferty brutto stanowi maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy i
służy do porównania ofert złożonych w postępowaniu. Podstawą obliczenia należności za świadczone
usługi będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich
doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów
nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w arkuszu
kalkulacyjnym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany.
PYTANIE 5 : Czy zmiana cen jednostkowych wprowadzona będzie aneksem do umowy czy wystarczy
przesłanie pisemnej informacji.
Odpowiedź
Zgodnie z zapisem w rozdziale XV Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zmiana wymaga
zawarcia aneksu do umowy
Pytanie 6
Czy w świetle art. 144 ust. 1 ustawy PZP Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany
postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru
Wykonawcy, jeżeli warunki takiej zmiany wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów prawa
lub przepisów wewnętrznych Wykonawcy (np. zasady ustalania cen, polityka opustowa). W związku w
powyższym proponujemy, aby Zamawiający określił taką możliwość w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia.
Odpowiedź
4
Zamawiający nie przewiduje dokonywania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści
oferty, poza przypadkiem opisanym w Rozdziale XV SIWZ tj. w przypadku ustawowej zmiany stawki
podatku od towarów i usług.
Pytanie 7
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę terminu płatności określonego w zał. nr 1 do SIWZ pkt. 7 oraz w §
2 ust.5 zał. nr 8 do SIWZ na 21 dni od daty wystawienia faktury.
Odpowiedź
Zamawiający zgadza się na zmianę w Załączniku nr 1 pkt. 7 oraz w §2 ust. 5 Załącznika nr 8 do SIWZ
zapisu „14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT” na „21
dni od daty wystawienia faktury VAT” , z zastrzeżeniem, że Wykonawca zrzeka się dochodzenia odsetek
z tytułu nieterminowej płatności oraz wszelkich innych roszczeń związanych z nieterminowym
dokonaniem płatności przez Zamawiającego w razie dokonania przez Zamawiającego płatności po
upływie 21 dni od daty wystawienia faktury, o ile płatność ta nastąpi w terminie 7 dni od dnia
otrzymania faktury przez Zamawiającego.
Pytanie 8
Czy zamawiający dopuszcza zmianę § 2 ust. 2 zał. nr 8 do SIWZ poprzez wprowadzenie zapisu
„Podstawą do obliczenia należności za wykonanie przedmiotu umowy jest suma opłat za przesyłki
faktycznie nadane i zwrócone w okresie miesiąca rozliczeniowego, ustalona na podstawie Cenników
usług pocztowych obowiązujących w dniu nadania/zwrócenia przesyłek”
Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza zmiany SIWZ w sposób proponowany przez Wykonawcę
Pytanie 9
Wykonawca wnioskuje o wskazanie jednostek dla których będzie wystawiona faktura § 2 ust. 4 zał. nr 8
do SIWZ
Odpowiedź
Faktury będą wystawiane oddzielnie dla wszystkich jednostek, wymienionych w rozdziale II pkt. 1
SIWZ:
1) Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu przy ul. Podwale 30
2) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Stare Miasto przy ul. Sądowej 2
3) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Śródmieście przy ul. Podwale28
4) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Psie Pole przy ul. Podwale28
5) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Fabryczna przy ul. Sądowej 2
6) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Zachód przy ul. Powstańców Śląskich 161
7) Prokuratura Rejonowa dla Wrocławia Krzyki Wschód przy ul. Piłsudskiego 38b
8) Prokuratura Rejonowa w Oławie przy ul. 1 Maja 41
9) Prokuratura Rejonowa w Oleśnicy przy ul. Chopina 2
10) Prokuratura Rejonowa w Strzelinie przy ul. Bolka I Świdnickiego 6
11) Prokuratura Rejonowa w Trzebnicy przy ul. Matejki 1
12) Prokuratura Rejonowa w Wołowie przy ul. Wojska Polskiego 2
13) Prokuratura Rejonowa w Miliczu przy ul. Grota Roweckiego 5
14) Prokuratura Rejonowa w Środzie Śląskiej przy ul. Parkowej 1
Pytanie 10
Wykonawca wnosi o doprecyzowanie zapisu § 2 ust. 8 zał. nr 8 do SIWZ o podanie w jaki sposób
zostanie dokonany wybór formy wnoszenia opłat.
5
Odpowiedź
Wybór formy wnoszenia opłat uzależniony jest w szczególności od aktualnego stanu posiadania
urządzeń do frankowania, ich liczby i stanu technicznego. W jednostkach dysponujących
frankownicami ( aktualny stan w pkt. 25 rozdziału II SIWZ) opłaty będą wnoszone „z góry” , w
pozostałych jednostkach – „ z dołu”. Również w przypadku awarii frankownicy opłaty będą wnoszone z
dołu.
Pytanie 11
Wykonawca wnosi o doprecyzowanie zapisu §3 ust. 2 zał. nr 8 do SIWZ poprzez podanie w jaki sposób
poprzez świadczenie usługi pocztowej może dojść do powstania szkody w mieniu Zamawiającego lub
oddanych do dyspozycji operatora lub usunięcie przedmiotowego zapisu. W przypadku zaginięcia,
uszkodzenia przesyłek odpowiedzialność odszkodowawcza unormowana jest w ustawie Prawo
Pocztowe.
Odpowiedź
Zapis dotyczy wszelkich zdarzeń trudnych do przewidzenia i w związku z tym do opisania na etapie
przygotowania i prowadzenia postępowania.
Pytanie 12
Wykonawca wnosi o doprecyzowanie zapisu §3 ust. 3 pkt. a zał. nr 8 do SIWZ za jakie w szczególności
okoliczności odpowiada Operator, które stanowiłyby podstawę do odstąpienia od umowy przez
Zamawiającego lub usunięcie przedmiotowego zapisu.
Odpowiedź
Zapis dotyczy wszelkich zdarzeń trudnych do przewidzenia i w związku z tym do opisania na etapie
przygotowania i prowadzenia postępowania.
Pytanie 13
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy w zakresie komparycji uwzględniając pełne dane
wykonawcy oraz nazwę umowy oraz nr umowy Wykonawcy, z którego wynikać będzie znak opłaty?
Odpowiedź
Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w
Wykonawcę zakresie.
komparycji
umowy w proponowanym przez
Pytanie 14
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru umowy poprzez dodanie zapisu „Nadawca upoważnia
Pocztę do przyjmowania przesyłek pocztowych przez pracowników placówki pocztowej wymienionej w
załączniku nr do umowy pod jego nieobecność w placówce nadania.
Za wszelkie różnice między stanem wskazanym przez Nadawcę, a stanem faktycznym nadanych
(odebranych z miejsca wskazanego przez Nadawcę i dostarczonych do placówek) przesyłek pocztowych
oraz pocztowej książki nadawczej, odpowiedzialność ponosi Nadawca, który zobowiązuje się przyjąć
ustalenia stwierdzone przez pracowników Poczty.” Zapis umożliwia bezkolejkową obsługę oraz nie
powoduje konieczności dyżuru do godz. 21.00 pracownika Zamawiającego celem ustalenia stanu
faktycznego przesyłek, w przeciwnym przypadku przy braku takiego zapisu różnice wyjaśniane będą
następnego dnia, co spowoduje, iż cała partia przesyłek nie zostanie przyjęta do nadania.
6
Odpowiedź
Zamawiający wyraża zgodę na zmianę wzoru umowy w proponowany przez Wykonawcę sposób z
uzupełnieniem : „ pracownik poczty informuje Nadawcę o stwierdzonych rozbieżnościach następnego
dnia roboczego po ich stwierdzeniu „
Pytanie 15
Czy Zamawiający po wybraniu oferty Wykonawcy dopuszcza zawarcie umowy wg wzoru dostarczonego
przez Wykonawcę, w której zawarte są elementy doprecyzowujące warunki technologiczne świadczenia
usług, rozliczenia usług oraz podstawy prawne świadczenia usług?
Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza zawarcia umowy wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę
Pytanie 16
Czy Zamawiający dopuszcza dodanie do wzoru umowy zapisu o następującej treści:” Strony
zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania, o zmianach w strukturze
organizacyjnej, dotyczących w szczególności określonych w umowie nazw, adresów, podległości,
rachunków bankowych. Zmiany takie nie są zmianami postanowień umowy i nie wymagają formy
pisemnej w postaci aneksu”
Odpowiedź
Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie powyższego zapisu do wzoru umowy
Pytanie 17
Czy Zamawiający dopuszcza dodanie do wzoru umowy zapisu o następującej treści:
1. Wszelkie informacje zawarte w niniejszej umowie oraz uzyskane w związku z jej realizacją, stanowią
tajemnicę Zamawiającego i Wykonawcy - w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (Dz. U. Nr 153 z 2003 r., poz. 1503 z późn. zm.).
2. Strony oraz osoby świadczące pracę na ich rzecz w jakiejkolwiek formie oraz osoby, przy pomocy,
których strony wykonywać będą wzajemne obowiązki, zobowiązane są do nie rozpowszechniania
informacji
o
charakterze
technicznym,
technologicznym,
organizacyjnym
i handlowym, stanowiących tajemnicę służbową pod rygorem odpowiedzialności cywilnej
i karnej.”
Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza wprowadzenia powyższego zapisu do wzoru umowy. Umowy w sprawie
zamówienia publicznego są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o
dostępie do informacji publicznej ( art. 139 ust. 3 uPzp)
Prokurator Okręgowy
Katarzyna Boć-Orzechowska