1 | Strona ASTELLAS PHARMA Sp. z o.o. OGÓLNE WARUNKI

ASTELLAS PHARMA Sp. z o.o.
OGÓLNE WARUNKI SPRZEDAŻY PRODUKTÓW LECZNICZYCH
DLA APTEK OGÓLNODOSTĘPNYCH I PUNKTÓW APTECZNYCH
15 lutego 2016 r.
I. Postanowienia ogólne
1. Astellas Pharma Sp. z o.o. (dalej „Astellas”) prowadzi sprzedaż produktów leczniczych
określonych w Załączniku nr 1 (dalej „Produkty”) do aptek ogólnodostępnych lub punktów
aptecznych („Klienci”) na zasadach i warunkach określonych w niniejszych, jednostronnie
ustalonych przez Astellas, Ogólnych Warunkach Sprzedaży (dalej „OWS”).
2. Niniejsze OWS obowiązują od dnia 15 lutego 2016 roku do odwołania lub zmiany.
3. Wszelkie zmiany OWS będą zamieszczane na stronie internetowej Astellas oraz informacja o nich
dostępna będzie w siedzibie Astellas oraz u Agenta, nie później niż na 2 (dwa) dni robocze przed
wejściem w życie danej zmiany.
4. Sprzedaż Produktów przez Astellas do Klientów będzie dokonywana za pośrednictwem Agenta
(określonego w punkcie II. 1 poniżej).
5. Składając zamówienie Klient wyraża zgodę na realizację zamówienia zgodnie z niniejszymi OWS.
6. Załączniki do OWS stanowią ich integralną część, a ich zmiana stanowi zmianę OWS.
II. Agent
1. Agentem, o którym mowa w punkcie I. powyżej jest:
Polska Grupa Farmaceutyczna Spółka Akcyjna
ul. Zbąszyńska 3
91-342 Łódź,
lub inny podmiot zależny wskazanej powyżej spółki.
2. Astellas upoważnia Agenta do stałego działania w imieniu i na rzecz Astellas w procesie
sprzedaży Produktów do Klientów oraz administracji procesem sprzedaży (w tym do m.in.
wystawiania faktur sprzedaży w imieniu Astellas, przyjmowania płatności gotówkowych w
imieniu i na rzecz Astellas, podejmowania czynności związanych z rejestracją (po przyjęciu przez
1|Strona
Astellas), kompletacją i realizacją zamówienia, dostawą Produktów do Klienta oraz do
rozpatrywania w imieniu i na rzecz Astellas reklamacji od Klientów).
III. Zasady i warunki sprzedaży Produktów
A. Baza Klientów Agenta
1. Astellas zrealizuje za pośrednictwem Agenta prawidłowo złożone zamówienie do każdego
Klienta, który w dniu składania zamówienia został zarejestrowany i udostępniony w bazie
Klientów Agenta ("Baza Klientów").
2. Jeżeli CSZ (definicja w punkcie IV A poniżej) stwierdzi, że podmiot składający zamówienie
lub zgłaszający zapotrzebowanie nie znajduje się w Bazie Klientów, to CSZ przed przyjęciem
zamówienia lub zapotrzebowania zbiera dokumenty Klienta określone w punkcie 3 poniżej oraz
przekazuje komplet dokumentów do Agenta w celu rejestracji w Bazie Klientów.
3. Klienci, nieznajdujący się w Bazie Klientów, przed złożeniem zamówienia, powinni dostarczyć do
CSZ następujące dokumenty:
a. kopie zezwoleń na prowadzenie aptek ogólnodostępnych lub punktów aptecznych,
b. dokumenty dotyczące formy prowadzenia działalności gospodarczej przez Klientów, tj.:
i. wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) dla Klienta - jeżeli jednak w
wyciągu z KRS w dziale pierwszym w rubryce „Dane kontrahenta” brak jest
wpisanego numeru NIP i/lub REGON, to wymagana jest ponadto kopia
dokumentu nadania Klientowi numeru NIP i/lub REGON (w zależności od
braku),
lub
ii. wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
(CEIDG). W przypadku prowadzenia przez klienta działalności w formie spółki
cywilnej, wymagana jest dodatkowo kopia dokumentu nadającego Klientowi
numer REGON.
4. Po pozytywnej weryfikacji otrzymanych dokumentów Agent dokonuje rejestracji apteki
ogólnodostępnej lub punktu aptecznego w Bazie Klientów.
5. Rozpoczęcie sprzedaży Produktów na rzecz danego Klienta nastąpi po dostarczeniu kompletu
wymaganych dokumentów, o których mowa powyżej oraz po wyjaśnieniu ewentualnych
niezgodności w dokumentacji dostarczonej przez Klienta. Klient zostanie poinformowany
niezwłocznie o rejestracji w Bazie Klientów.
6. Odmowa ze strony Agenta rejestracji apteki lub punktu aptecznego w Bazie Klientów, zostanie
potwierdzona przez CSZ pisemnie do podmiotu wnioskującego.
2|Strona
7. Klient zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Astellas o wszelkich zmianach
dotyczących wyżej wymienionych dokumentów, o których mowa w punkcie 3 powyżej, oraz do
ich aktualizacji, poprzez przesłanie aktualnych kopii dokumentów do CSZ drogą elektroniczną.
B. Płatności
1. Zakup Produktów przez Klientów dokumentowany będzie fakturą VAT wystawioną w imieniu
Astellas przez Agenta. Faktura VAT będzie wystawiana w dniu realizacji zamówienia.
2. Klient może pobrać fakturę VAT w formie elektronicznej w postaci pliku PDF poprzez portal
Pharmbook.pl. W tym celu konieczne jest posiadanie (lub założenie) konta na w/w portalu.
3. Preferowaną formą płatności za Produkty jest płatność w formie przelewu na rachunek bankowy
wskazany na fakturze.
4. Płatności za Produkty zakupione w ramach limitu kredytowego na podstawie faktury przelewowej
(z formą płatności „Przelew”) powinny być dokonywane na rachunek bankowy wymieniony
na fakturze. W tytule płatności Klient zobowiązany jest do umieszczenia numeru faktury/faktur,
której/ych dotyczy dana płatność lub też Klient może wysłać specyfikację do przelewu na adres:
[email protected], w terminie jednego dnia licząc od daty dokonania
płatności, której dotyczy dana specyfikacja. W przypadku braku takiej informacji alokacja
płatności zostanie dokonana do najstarszych niezapłaconych faktur.
5. Termin płatności za Produkty zakupione w ramach limitu kredytowego przyznanego przez
Astellas wynosi 30 dni. Jako dzień zapłaty za fakturę rozumie się dzień uznania rachunku
bankowego.
6. Agent, dokonujący dostaw, upoważniony jest przez Astellas do przyjmowania płatności gotówką,
w momencie dostawy zamówionych Produktów (płatność do kierowcy Agenta).
7. W przypadku wystawienia faktury gotówkowej (z formą płatności „Gotówka”) zamówione
Produkty mogą być dostarczone tylko przy jednoczesnym opłaceniu takiej faktury w momencie
dostawy zamówionych Produktów do Klienta (płatność w chwili dostawy Produktów do
kierowcy Agenta,). W takiej sytuacji Klient uprawniony jest do otrzymania potwierdzenia wpłaty
na druku KP za pośrednictwem swojego konta na portalu Pharmbook.pl. Przewodnik i Regulamin
Pharmbooka stanowi załącznik nr 3.
8. W przypadku zwłoki lub opóźnienia Klienta w płatnościach za Produkty dostarczone do Klienta,
Astellas przysługuje prawo do odmowy realizacji zamówień na rzecz takiego Klienta aż do chwili
uregulowania całej kwoty zaległych płatności. Po uregulowaniu przez Klienta zaległych płatności
ponowna realizacja zamówień na rzecz takiego Klienta będzie możliwa drugiego dnia licząc od
3|Strona
daty wpłaty przez Klienta całej kwoty zaległości na konto bankowe wskazane na wymagalnej
fakturze/fakturach.
C. Lista Produktów i Cennik
1. Aktualna lista Produktów wraz z obowiązującymi cenami sprzedaży Produktów do Klientów
znajduje się w Załączniku nr 1 („Cennik ”).
2. Wskazane w Cenniku ceny, obowiązują wszystkich Klientów i nie podlegają negocjacji, mogą
ulec zmianie na skutek jednostronnej decyzji Astellas, przy czym zmiany dotyczą wszystkich
Klientów.
3. Ceny Produktów wskazane na fakturze sprzedaży będą cenami określonymi w Cenniku
obowiązującym w dniu dokonania zamówienia na Produkty przez Klienta.
D. Oferty Specjalne/ Akcje promocyjne/Upusty
1. Warunki ofert specjalnych, akcji promocyjnych oraz upustów dotyczących sprzedaży Produktów
są określone jednostronnie przez Astellas.
2. Oferty specjalne, akcje promocyjne oraz upusty dotyczące sprzedaży Produktów dostępne będą
na tych samych warunkach na rzecz wszystkich Klientów
E. Limity Kredytowe
Astellas zastrzega sobie prawo przyznania Klientom limitów kredytowych (kredytu kupieckiego)
w wysokości określonej przez Astellas. O wysokości dostępnego limitu kredytowego Klient może
uzyskać informację w CSZ. W przypadku wykorzystania całego limitu kredytowego przyznanego
przez Astellas danemu Klientowi, sprzedaż Produktów do takiego Klienta dokonywana będzie jedynie
za gotówkę do momentu uregulowania przez Klienta płatności za Produkty zakupione w ramach
limitu kredytowego.
F. Obsługa Weksla
Przed realizacją zamówienia Astellas zastrzega możliwość żądania zabezpieczenia wierzytelności z
tytułu dostawy w postaci weksla na zasadach i warunkach określonych przez Astellas każdorazowo w
odniesieniu do konkretnego zamówienia.
4|Strona
IV. Zasady i standardy obsługi Klientów
A. Warunki składania zamówień
1. Zamówienia na Produkty Klienci mogą składać:
a. w formie pisemnej,
b. faksem nr (71) 784-75-60 ,
c. w formie email na adres [email protected],
d. poprzez platformę ezamowienie.pl
Informacji dotyczących sposobów składania zamówień udziela oraz zgłoszenia zapotrzebowania na
Produkty przyjmuje również Centrum Składania Zamówień Astellas: Tel 801 033 666, („dalej
„CSZ”).


w dni robocze ( pn-pt ) - 8.00 – 16.00;
w dni robocze stanowiące święta religijne lub inne okolicznościowe (Wigilia, Sylwester,
Wielki Piątek) - 8.00 -12.00.
2. Zapotrzebowanie na Produkty zgłoszone za pośrednictwem CSZ, zostanie sformalizowane
poprzez przygotowanie przez CSZ zamówienia w formie email, które zostanie przedłożone
Klientowi do zatwierdzenia.
B. Standardy dostaw
1. Produkty zakupione przez Klienta dostarczane będą przez Agenta.
2. Dostawa Produktów nastąpi w terminie uzgodnionym pomiędzy Agentem oraz Klientem
(maksymalnie 48 godzin od złożenia prawidłowo przygotowanego zamówienia).
3. Klient zobowiązany jest do przyjęcia faktury VAT sprzedaży dołączonej do każdej dostawy.
4. W chwili przyjęcia zakupionych Produktów, Klient zobowiązany jest do podpisania faktury VAT
i opatrzenia jej datą odbioru, co jest potwierdzeniem odbioru Produktów zakupionych od Astellas.
C. Odzyskiwanie należności
1. Astellas zastrzega sobie prawo do sprzedaży, cesji bądź innego dysponowania wierzytelnościami
z tytułu sprzedaży Produktów do Klientów.
2. W przypadku, gdy Klient będzie opóźniał się bądź będzie pozostawał w zwłoce z zapłatą
należności z tytułu zakupu Produktów, Astellas zastrzega sobie prawo do odzyskania należności
za pośrednictwem Agenta lub niezależnej firmy windykacyjnej bądź na drodze sądowej.
5|Strona
D. Procedura wstrzymania i wycofania Produktów
1. W przypadku decyzji o wstrzymaniu obrotu lub wycofaniu dowolnego lub wszystkich Produktów
z obrotu, Klient zostanie poinformowany o tym fakcie przez Agenta..
2. Produkty, których obrót został wstrzymany, nie podlegają zwrotom.
3. W przypadku wycofania Produktów z obrotu, Klient otrzyma instrukcję informującą o zasadach
zwrotu Produktów podlegających procedurze wycofania.
4. Zwrot Produktów podlegających procedurze wycofania z obrotu może nastąpić nie później
niż w ciągu 60 (sześćdziesiąt) dni od uzyskania przez Klienta decyzji o wycofaniu Produktu z
obrotu.
E. Obsługa reklamacji i zwrotów Produktów
1. Jakość i ilość dostarczonych Produktów powinna być skontrolowana przez Klienta niezwłocznie
przy wydaniu mu Produktów przez Agenta (kierowcę Agenta).
2. W przypadku wystąpienia okoliczności uzasadniających odpowiedzialność Astellas z tytułu
sprzedaży, Klientowi przysługuje prawo zgłoszenia tego faktu Agentowi („Reklamacja”), który
zrealizował dane zamówienie. Zgłoszenie reklamacji odbywa się telefonicznie lub mailowo do
Agenta. Reklamacje zgłoszone telefonicznie muszą zostać potwierdzone pisemnie, protokołem
reklamacji dostępnym u Agenta. Klient może taki protokół otrzymać od kierowcy realizującego
dostawę Produktów lub w dziale reklamacji spółki lokalnej Agenta, która obsługuje danego
Klienta. Wykaz pracowników Agenta odpowiedzialnych za proces reklamacji oraz numery
telefonu do działów reklamacji dostępny jest w załączniku nr 2.
3. Reklamacja może zostać wniesiona jedynie z powodu zaistnienia jednej lub kilku niżej
wymienionych okoliczności:
a. niezgodność Produktu z wymaganiami
Produktu);
Dobrej Praktyki Wytwarzania (wada jakościowa
b. przyczyny finansowe/ techniczne niezwiązane z Produktem np. nieprawidłowe wystawienie
faktury, w tym m.in.: cena Produktu, nieprawidłowa stawka VAT, nieprawidłowe dane
Klienta;
c. towar niezgodny z fakturą np. (zamiana Produktu, dawki, wielkości opakowania, niezgodna
seria lub data ważności);
d. nieprawidłowa ilość dostarczonego towaru (nadwyżka/niedobór Produktu);
e. uszkodzenie opakowania zewnętrznego Produktu;
f.
krótki okres ważności Produktu;
g. g zwrot na prośbę Klienta –możliwy tylko w przypadku rezygnacji z zakupu Produktu przez
pacjenta .
6|Strona
4. Zwrotowi nie podlegają Produkty wymagające specjalnych warunków przechowywania
(od 2 do 8 st.C) z wyłączeniem punktu 3 a) powyżej.
5. Reklamacje będą rozpatrywane wyłącznie w odniesieniu do Produktów co, do których zostały
zapewnione prawidłowe warunki przechowywania przez cały okres pozostawania w posiadaniu
Klienta (zgodnie z charakterystyką produktu leczniczego), z wyłączeniem przypadku określonego
w punkcie 3 a) powyżej.
6. Zgłoszenie Reklamacji spowodowanej wystąpieniem przypadków określonych w punkcie 3 b)-f)
powyżej, powinno nastąpić nie później niż w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty
dostawy Produktów do Klienta, w przeciwnym razie Reklamacja nie zostanie uznana przez
Astellas.
7. Zgłoszenie Reklamacji określonych w punkcie 3 a) może nastąpić w każdym dniu po dacie zakupu
Produktu.
8. Uprawnienie, o którym mowa w punkcie 3 g) powyżej, może być wykonane w następujący
sposób: produkty mogą być zwrócone do Astellas za pośrednictwem Agenta (zwrot Produktu na
prośbę Klienta), jeżeli:
a. Produkty nie zostały uszkodzone przez Klienta ; oraz
b. zostały zapewnione prawidłowe warunki przechowywania Produktów (zgodnie
z charakterystyką produktu leczniczego) w czasie ich pozostawania u Klienta; oraz
c. nie upłynęło więcej niż 7 (siedem) dni kalendarzowych od daty dostawy Produktów do
Klienta.
9. Agent, powiadomi Klienta o sposobie jej rozstrzygnięcia oraz, w uzasadnionych przypadkach,
wystawi Klientowi fakturę korygującą. Klient ma obowiązek podpisania faktury korygującej
i opatrzenia jej datą odbioru.
10. W przypadku zgłoszenia Reklamacji, Klientowi nie przysługuje prawo do odszkodowania
lub odstąpienia od umowy kupna.
V. Zasady zgłaszania działań niepożądanych
W przypadku uzyskania przez Klienta informacji na temat wystąpienia działań niepożądanych
związanych z Produktami, Klient zobowiązany jest do przekazania tej informacji bezpośrednio osobie
upoważnionej ze strony firmy Astellas do przyjmowania zgłoszeń na temat działań niepożądanych:
7|Strona
Osoba do kontaktu ze strony firmy Astellas:
Kierownik ds. Bezpieczeństwa Farmakoterapii lub osoba zastępująca:



telefon:+48 22 545 11 11 lub +48 608 449 977.
faks: +48 22 545 11 39;
e-mail: [email protected]
Formularz zgłaszania działań niepożądanych znajduje się na stronie internetowej Astellas.
VI. Postanowienia końcowe
1. Prawem właściwym dla wszelkich sporów związanych ze sprzedażą Produktów przez Astellas
do Klientów, na podstawie OWS, jest prawo polskie.
2. W sprawach nieuregulowanych w OWS zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy Kodeksu
Cywilnego.
8|Strona
Załącznik nr 1
Cennik produktów objętych sprzedażą do aptek ogólnodostępnych lub punktów aptecznych
na terytorium Polski
Nazwa Astellas oparta na materiałach
rejestracyjnych
Eligard 7,5 mg, proszek i rozpuszczalnik
do sporządzania roztw. do
wstrzykiwań,1zest (2 amp-strz.)
Eligard 22,5 mg, proszek i
rozpuszczalnik do sporządzania roztw.
do wstrzykiwań,1zest (2 amp-strz.)
Eligard 45 mg, proszek i rozpuszczalnik
do sporządzania roztw. do
wstrzykiwań,1zest (2 amp-strz.)
Warunki
przechowy
wania
2 - 8 °C
2 - 8 °C
2 - 8 °C
Informacje
dodatkowe o
przechowywaniu
w oryginalnym
opakowaniu,
chronić przed
wilgocią
w oryginalnym
opakowaniu,
chronić przed
wilgocią
w oryginalnym
opakowaniu,
chronić przed
wilgocią
Cena
hurtowa
brutto*
268,58
809,16
1 617,04
*
9|Strona
Załącznik nr 2
Pracownicy odpowiedzialni za proces reklamacji
L.p.
Hurtownia farmaceutyczna
Imię i nazwisko
Telefon
Adres e-mail
1
PGF Bydgoszcz
Jolanta Szulczewska
(52) 32-36-289
[email protected]
2
PGF Cefarm Dywity
Renata Gorznik
(89) 54-49-680
[email protected]
3
PGF Gdańsk
Joanna Dawidowska
(58) 34-98-624
[email protected]
4
PGF Katowice
Katarzyna Haśnik
(32) 25-90-602
[email protected]
PGF Cefarm Kraków
Henryka Gryzwald
(12) 64-69-532
[email protected]
5
Halina Kopacz
(12) 64-69-534
[email protected]
Iwona Rekiel
(81) 53-53-438
[email protected]
Krzysztof Miazga
(81) 53-53-447
[email protected]
6
PGF Cefarm Lublin
7
PGF Łódź
Ewa Morawska
(42) 20-07-465
[email protected]
8
PGF Łomża
Marta Arnister
(86) 21-55-635
[email protected]
PGF Cefarm Poznań
Katarzyna Grzelka
(61) 86-12-814
[email protected]
9
Krystyna Kierojczyk
(61) 86-12-864
[email protected]
Bożena Pietrucha
(17) 87-52-254
[email protected]
Beata Krynicka
(17) 87-52-234
[email protected]
Magdalena Zielińska
(91) 48-02-671
[email protected]
Marcin Książek
(22) 51-04-144
[email protected]
Teresa Bieniewska
(22) 51-04-145
10
11
12
PGF Aptekarz Rzeszów
PGF Szczecin
[email protected]
PGF Warszawa
[email protected]
13
PGF Wrocław
Gabriela Laszuk
(71) 79-08-364
[email protected]
10 | S t r o n a