Tekst jednolity Regulaminu Organizacyjnego ZEO w Krakowie
Transkrypt
Tekst jednolity Regulaminu Organizacyjnego ZEO w Krakowie
Załącznik do Zarządzenia Nr 202/2012 Dyrektora ZEO w Krakowie REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZESPOŁU EKONOMIKI OŚWIATY W KRAKOWIE Rozdział I Postanowienia ogólne §1 Regulamin Organizacyjny Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie określa organizację i zasady funkcjonowania Zespołu. §2 Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: 1) Zespole – należy przez to rozumieć Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie, 2) obsłudze bezpośredniej – należy przez to rozumieć: a) bezpośrednią obsługę placówek dzielnic: I-VII, b) bezpośrednią obsługę placówek dzielnic: VIII-XIII, c) bezpośrednią obsługę placówek dzielnic: XIV-XVIII, 3) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie, 4) zastępca Dyrektora – należy przez to rozumieć zastępcę, który jest równocześnie kierownikiem Ośrodka Kolonijno-Wczasowego Gołkowice, 5) Głównym Księgowym – należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie, 6) zastępcy Głównego Księgowego – należy przez to rozumieć: a) zastępcę Głównego Księgowego ds. obsługi finansowo – księgowej, płacowej i planistycznej obsługiwanych placówek, b) zastępcę Głównego Księgowego ds. obsługi likwidatury głównej oraz obsługi bezpośredniej placówek, 7) Sekcją PKZP i Sekcją ZFŚS kieruje Główny Specjalista/Kierownik 8) kierownik obsługi bezpośredniej- należy przez to rozumieć: a) kierownika obsługi bezpośredniej placówek oświatowych dzielnic: I – VII, b) kierownika obsługi bezpośredniej placówek oświatowych dzielnic: VIII – XIII, c) kierownika obsługi bezpośredniej placówek oświatowych dzielnic: XIV – XVIII, 9) głównym specjaliście/ kierowniku – należy przez to rozumieć: głównego specjalistę ds. księgowości Zespołu, sprawozdawczości zbiorczej oraz rozliczeń i księgowości zadań około oświatowych, 1 10) kierowniku ds. organizacyjnych – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za dział organizacyjny Zespołu i księgowość materiałową, 11) kierownikach – należy przez to rozumieć kierowników wewnętrznych komórek organizacyjnych Zespołu, 12) pion – należy przez to rozumieć zależność służbową wynikającą ze Schematu Organizacyjnego Zespołu, 13) dział – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną realizującą powierzone zadania, 14) sekcja – należy przez to rozumieć mniejszą komórkę organizacyjną realizującą powierzone zadania, 15) regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie. §3 Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie działa na podstawie Uchwały Nr LXXII/916/09 Rady Miasta Krakowa z dnia 20 maja 2009 roku w sprawie reorganizacji jednostki budżetowej Zespołu Ekonomiki Oświaty Kraków-Zachód w Krakowie, zmiany jej nazwy i nadania Statutu oraz likwidacji jednostek budżetowych: Zespołu Ekonomiki Oświaty Kraków-Południe i Zespołu Ekonomiki Oświaty Kraków-Wschód. §4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Zespół jest jednostką budżetową w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych. Siedzibą Zespołu i obszarem działania jest Gmina Miejska Kraków. Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Prezydent Miasta Krakowa. Prezydent Miasta Krakowa może powierzyć wykonywanie nadzoru nad działalnością Zespołu Zastępcy Prezydenta lub kierującemu w Urzędzie Miasta Krakowa komórką organizacyjną właściwą do spraw oświaty. Regulamin pracy i wynagrodzeń pracowników Zespołu wprowadza Dyrektor Zespołu. Podstawą działania Zespołu jest roczny plan finansowy jednostki. Zespół realizuje zadania ze środków finansowych zatwierdzonych uchwałą budżetową i przekazywanych z budżetu gminy. Środki na działalność prowadzoną przez Zespół przekazywane są na rachunek Zespołu prowadzony przez bank wybrany do obsługi budżetu Gminy Miejskiej Kraków i mogą być wykorzystane przez Zespół do wysokości planu finansowego. Rozdział II Zasady kierowania Zespołem §5 1. 2. 3. Na czele Zespołu stoi Dyrektor, który kieruje jednostką jednoosobowo i ponosi pełną odpowiedzialność za całokształt jej pracy oraz osiągnięte przez tę jednostkę wyniki. Dyrektora Zespołu wyłonionego w drodze konkursu zatrudnia i zwalnia Prezydent Miasta Krakowa. Dyrektor zarządza Zespołem i reprezentuje Zespół na zewnątrz, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Krakowa. 2 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Dyrektor Zespołu jest upoważniony do reprezentowania Zespołu przed sądami powszechnymi, administracyjnymi, urzędami jak również innymi organami orzekającymi w sprawach objętych zakresem działania Zespołu oraz udzielania dalszych pełnomocnictw zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Dyrektor zarządza Zespołem osobiście mając do pomocy podległych mu: zastępcę Dyrektora, Głównego Księgowego, zastępców Głównego Księgowego, kierowników, głównych specjalistów, kierowników działów i sekcji. Prezydent Miasta Krakowa może udzielić dyrektorowi Zespołu pełnomocnictw w innych sprawach, nieobjętych statutem do reprezentowania Gminy Miejskiej Kraków. Działalnością działu lub sekcji kieruje kierownik, którego zatrudnia i zwalnia Dyrektor Zespołu. Dyrektor Zespołu może powierzyć zastępcy Dyrektora dodatkowo nadzór nad działem lub sekcją. Kierownicy kierują samodzielnie powierzonymi im komórkami i podlegają bezpośrednio Dyrektorowi bądź osobom przez niego wskazanym, w zależności od podziału kompetencji ustalonych w regulaminie wewnętrznym Zespołu. Zastępstwa dla kierowników pionów są uzgadniane z Dyrektorem, Kierowników poszczególnych komórek zastępuje pracownik uzgodniony z kierującym pionem. Rozdział III Organizacja Zespołu §6 1. 2. 3. 4. 5. 6. Zespół tworzą komórki organizacyjne jak w schemacie organizacyjnym stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu. Podległość służbowa wynika ze schematu organizacyjnego. Dyrektorowi Zespołu podlegają bezpośrednio: a) zastępca Dyrektora będący równocześnie kierownikiem Ośrodka KolonijnoWczasowego Gołkowice b) Główny Księgowy c) kierownik ds. organizacyjnych d) pracownicy sekcji: Radców Prawnych, BHP, informatycznej, obsługi, e) kierownicy działów: Przygotowującego i rozliczającego inwestycje i remonty; Realizacji inwestycji, remontów i awarii f) stanowisko ds. kadr g) kierownicy sekcji: Zamówień Publicznych, Projektów Unijnych Głównemu Księgowemu podlegają: a) zastępca Głównego Księgowego ds. obsługi finansowo – księgowej, płacowej i planistycznej obsługiwanych placówek, b) zastępca Głównego Księgowego ds. obsługi likwidatury głównej oraz obsługi bezpośredniej placówek, c) główny specjalista/kierownik ds. PKZP i ZFŚS. d) główny specjalista/kierownik ds. księgowości Zespołu, sprawozdawczości zbiorczej oraz rozliczeń i księgowości około oświatowej. Strukturę wewnętrzną komórki organizacyjnej, zasady funkcjonowania, tryb pracy określają wewnętrzne procedury komórki organizacyjnej. Gł. Księgowy może wydawać dyspozycje kierownikowi ds. organizacyjnych. 3 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Szczegółowy zakres czynności kierowników komórek organizacyjnych opracowują kierujący poszczególnymi pionami, szczegółowy zakres czynności pracowników komórek organizacyjnych opracowuje kierownik komórki organizacyjnej w uzgodnieniu z kierującym pionem. Procedura wewnętrzna komórki organizacyjnej winna zawierać postanowienia ogólne określające: a) zasady funkcjonowania komórki organizacyjnej, b) wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności Kierownika komórki organizacyjnej (w przypadku samodzielnego stanowiska pracy wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności), c) podstawowe obowiązki pracowników, z uwzględnieniem zadań powierzonych przez Gminę Miejską Kraków. Procedury wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, a w odniesieniu do pracowników nowo przyjętych są ustalane w ciągu 14 dni od ich zatrudnienia. Procedurę wewnętrzną przechowuje Kierownik komórki organizacyjnej. Zespół jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy. W imieniu Zespołu wszelkie czynności z zakresu prawa pracy wykonuje Dyrektor Zespołu. Zastępcę Dyrektora zatrudnia i zwalnia Dyrektor Zespołu. Zastępca Dyrektora, Główny Księgowy, Zastępcy Głównego Księgowego, Kierownicy, Główni Specjaliści, Kierownicy działów, sekcji oraz osoby zajmujące samodzielne stanowiska, działają w ramach powierzenia, upoważnienia oraz zakresu czynności podpisanych przez kierującego pionem. W przypadku nieobecności Dyrektora zastępstwo pełni wyznaczony w drodze wewnętrznego zarządzenia Zastępca Dyrektora lub inna osoba do tego upoważniona. §7 1. Do zadań i obowiązków zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego, zastępców Głównego Księgowego, głównych specjalistów, kierowników obsługi bezpośredniej i kierownika ds. organizacyjnych oraz kierowników działu lub sekcji należy: a) organizacja pracy w podległych komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy, b) odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań przez podległe komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy, c) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, regulaminów, instrukcji i procedur dotyczących bieżącej działalności Zespołu oraz ich realizacja, d) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami pracy Zespołu w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień, e) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień aktów wewnętrznych i uregulowań obowiązujących w Zespole, f) prowadzenie i aktualizacja baz danych dotyczących podstawowych informacji o Zespole w postaci zapisów elektronicznych i współpraca ze stanowiskami ds. informatyki w zakresie aktualizacji tych danych, g) usprawnianie organizacji, metod i form pracy Zespołu, h) usprawnianie systemu rejestracji i obiegu dokumentów oraz aktualizacja procedur załatwiania spraw, i) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów. 4 §8 Komórki organizacyjne Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie podległe Głównemu Księgowemu Zespołu 1. Obsługa- Księgowa, Płacowa, Planistyczna Placówek Do zakresu Działu Ksiąg Rachunkowych należy: a) przyjmowanie, dekretowanie sprawdzanie pod względem kompletności dokumentów w zakresie działalności bieżącej, zadań zleconych jednostek budżetowych oraz wydzielonego rachunku dochodów (wyciągi bankowe, raporty kasowe, zestawienia list płac i inne), b) prowadzenie wstępnej rejestracji wydatków rzeczowych przed dokonaniem ich wypłaty, pod kątem zabezpieczenia środków w planie finansowym, c) powadzenie zapisów księgowych w księgach rachunkowych –zapisy syntetyka, d) prowadzenie pełnej analityki kont rozrachunkowych, e) miesięczne zamykanie kont analitycznych i syntetycznych, uzgadnianie i analiza salda, f) sporządzanie wydruków komputerowych obrotów i sald kont ksiąg głównych oraz zestawień sald ksiąg pomocniczych niezbędnych do sporządzenia sprawozdań, g) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, h) przechowywanie dokumentów księgowych związanych z obsługą finansowo-księgową zgodnie z obowiązującymi przepisami, i) prowadzenie księgowości w zakresie realizacji umów pochodzących ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi min. COMENIUS, SOCRATAES, LEONARDO DA VINCI. Do zakresu Działu Wynagrodzeń należy: a) naliczanie zasiłków chorobowych, opiekuńczych i innych z zakresu ubezpieczeń społecznych, b) sporządzanie list wynagrodzeń pracowników obsługiwanych przez Zespół placówek na podstawie aktualizowanej pełnej dokumentacji, c) sporządzanie przelewów wynagrodzeń pracowników na indywidualne konta pracowników zgodnie z naliczeniem w listach płac, d) sporządzanie informacji o uzyskanych przez pracowników dochodach zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, e) sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 oraz załączników, f) sporządzanie raportów miesięcznych dla pracowników oraz zleceniobiorców ZUS RMUA, g) sporządzanie miesięcznych deklaracji ZUS, raportów RCA, raportów RSA oraz terminowe przekazywanie w/w dokumentów do ZUS drogą elektroniczną, h) sporządzanie przelewów na konto ZUS i US zgodnie z miesięcznymi deklaracjami, i) wykonywanie zbiorczych zestawień przelewów dotacji na wynagrodzenia i pochodne, j) sporządzanie właściwych wydruków do księgowości, k) sporządzanie zaświadczeń o dochodach dla emerytów za cały rok dla celów ZUS l) sporządzanie zaświadczeń dla pracowników, m) sporządzanie na koniec roku druków PIT 4R, n) sporządzanie list płac i dokonywanie wypłat z konta ZFŚS m.in. świadczenia urlopowe, dofinansowane do wypoczynku, zapomogi oraz naliczanie podatku od bonów, 5 o) dokonywanie wypłat, przelewów, sporządzanie zestawień do księgowości z umów zleceń i umów o dzieło p) przygotowywanie danych płacowych potrzebnych do sporządzania sprawozdań wykonywanych przez placówki, dział planowania i dział księgowości, q) sporządzanie sprawozdań dotyczących wynagrodzeń, r) sporządzanie druku IWA dla celów obliczenia przez ZUS wysokości składki wypadkowej, s) prowadzenie korespondencji z komornikiem, Urzędem Skarbowym oraz ZUS dot. zajęcia wynagrodzenia i spraw bieżących, t) sporządzanie druków ZUS Z-3 dla osób zwolnionych w celu wyliczenia zasiłku chorobowego, u) rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS-ie oraz zgłaszanie członków rodzin do ubezpieczenia zdrowotnego. Do zakresu Działu Planowania należy: a) gromadzenia danych do przygotowania projektów planów finansowych placówek, b) współudział w opracowaniu projektów planów finansowych dla poszczególnych placówek, c) opracowanie zbiorczych projektów planów finansowych wg. działów, rozdziałów, paragrafów i zadań budżetowych d) dokonywanie zmian w planach finansowych poszczególnych placówek na podstawie decyzji Urzędu Miasta Krakowa, e) pisemne informowanie odpowiednie komórki organizacyjne Zespołu i dyrektorów placówek o zmianach, f) zgodnie z decyzją Dyrektora placówki, sporządzanie i przesyłanie wniosków do Urzędu Miasta Krakowa dotyczących zmian w planach finansowych placówek, g) dokonywanie analiz realizacji wydatków oraz przygotowanie stosownych wniosków w tym zakresie do Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Krakowa, h) zgodnie z decyzją Dyrektora placówki, dokonywanie zmian miedzy paragrafami w planach finansowych, na podstawie zatwierdzonych powiadomień o dokonanych przeniesieniach, i) prowadzenie dokumentacji planistycznej, sprawozdawczej oraz zadaniowej dla każdej placówki oddzielnie, j) opracowanie sprawozdań z wykonania budżetu zadaniowego, k) dokonywanie analiz na polecenie Wydziału Edukacji i Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Krakowa, l) współpraca z działem wynagrodzeń, działem księgowości oraz działem likwidatury głównej i działem obsługi bezpośredniej w ramach analiz planów finansowych, m) prowadzenie na bieżąco ewidencji planu finansowego placówek, zmian zmniejszających i zwiększających plan finansowy. 2. Obsługa - dział Likwidatury Głównej i dział Obsługi Bezpośredniej Do zakresu: 1) Działu Likwidatury Głównej należy: a) wprowadzanie do zobowiązań faktur/rachunków z pełna analityką budżetową i zadaniową dla każdej placówki, b) bieżące sporządzanie przelewów w systemie ZSZO, c) czuwanie nad terminowym regulowaniem płatności faktur/rachunków, d) sporządzanie wydruku ZOB z dekretami pod każdą fakturę/rachunek, 6 e) zasilanie kont placówek (w wysokości równej wartości realizowanych faktur/ rachunków), f) weryfikacja, sprawdzanie pod względem formalno – rachunkowym i rozliczanie rachunków/faktur płatnych gotówką lub przelewem, g) rozliczenia i odprowadzenia dochodów budżetowych, h) zasilanie kont placówek na wypłaty: - wynagrodzeń nauczycieli, - wypłat dodatkowych, - przelewów ZUS oraz podatku, - wynagrodzenia dla pracowników administracji i obsługi, - wypłat godzin ponadwymiarowych, i) analiza kont pod względem poprawności sporządzenia przelewów, różnych wpływów, mylnych zasileń i wpłat, j) grupowanie faktur/rachunków wg placówki i przekazywanie kompletu dokumentów do działu księgowości. 2 ) Działu Obsługi Bezpośredniej należy: a) ewidencjonowanie pobranych i rozliczonych zaliczek przez placówki, b) sprawdzenie faktur/rachunków pod względem formalnym, c) prowadzenie ewidencji planu finansowego oraz wykonania paragrafu 4220, d) analizowanie wykonania, informowanie Dyrektora placówki o mogących nastąpić przekroczeniach lub oszczędnościach w planie finansowym paragrafu 4220, e) monitorowanie dokonywanych zmian w planie finansowym paragrafu 4220, f) przyjmowanie faktur/rachunków przelewowych, rozliczeń gotówkowych, g) przekazywanie do kasy wykazu zaliczek do pobrania oraz dokumentów rozliczenia zaliczek, h) zestawienie faktur wg placówek i przekazywanie do działu księgowości, i) sporządzanie przelewu w przypadku krótkiego terminu zapłaty. 3) Kasy: a) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, czeków, kwitariuszy przychodowych dla poszczególnych działalności, b) dokonywanie wypłat gotówkowych, c) przyjmowanie wpłat gotówkowych, d) wystawianie i realizowanie czeków, e) sporządzanie raportów kasowych odrębnie dla każdej działalności placówki. 3. Obsługa - Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej zwanej dalej PKZP i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zwanego dalej ZFŚS Do zakresu zadań Sekcji PKZP należy: 1) przyjmowanie i przygotowywanie dokumentów na posiedzenia Zarządu PKZP oraz przygotowywanie informacji o sprawach bieżących, 2) weryfikacja pod względem formalnym wniosków o pożyczki, zwrot wkładów, wypłatę zapomóg losowych i innych świadczeń, 3) uczestniczenie w posiedzeniach Zarządu PKZP, 4) przygotowywanie list wypłat, przelewów dla pracowników z tytułu udzielonych pożyczek, 5) comiesięczne przekazywanie list potrąceń do obsługiwanych samodzielnych placówek oraz do działu wynagrodzeń Zespołu dla placówek obsługiwanych przez Zespół, 7 6) 7) 8) 9) księgowanie wyciągów bankowych i raportów kasowych list potrąceń obsługiwanych placówek, ewidencjonowanie wpłat i wypłat na indywidualnych kartotekach członków, księgowanie na kontach syntetycznych, zestawienie sald wkładów i pożyczek, sporządzanie rocznego bilansu, korespondencja z bankiem, obsługiwanymi placówkami i członkami PKZP, czuwanie nad terminowym ściąganiem należności, windykacja należności. Do zakresu zadań Sekcji ZFŚS należy: 1) przygotowanie materiałów dotyczących pożyczek oraz uczestniczenie z głosem doradczym w posiedzeniach Zespołu ds. uzgodnień pomiędzy Dyrektorem Zespołu a zakładowymi organizacjami związków zawodowych działającymi na terenie placówek, oraz sporządzanie protokołów z w/w posiedzeń, 2) organizowanie obsługi posiedzeń Komisji socjalnych, 3) weryfikacja i przygotowanie umów przyznanych pożyczek z ZFŚS na cele mieszkaniowe, przekazywanie odpowiednich dokumentów do działu likwidatury głównej, kasy, działu wynagrodzeń Zespołu dla placówek obsługiwanych przez Zespół oraz do placówek samodzielnych, a) przekazywanie informacji dotyczących przebiegu spłaty pożyczki do działu wynagrodzeń, b) prowadzenie rozliczeń finansowo-księgowych przyznanych świadczeń, c) prowadzenie księgowości analitycznej funduszu mieszkaniowego, d) prowadzenie i rozliczenia świadczeń socjalnych, zgodnie z regulaminem funduszu, e) przyjmowanie wniosków o udzielanie zapomóg zdrowotnych, f) prowadzenie analitycznego rozliczania, ewidencji i przygotowywanie kwartalnych i rocznych sprawozdań z realizacji funduszu zdrowia, 4) uaktualnianie danych pracowników, 5) prowadzenie dziennika podawczego, 6) udzielanie informacji dotyczących stanu funduszu placówki, 7) czuwanie nad terminowym ściąganiem należności i windykacja należności, 8) przygotowywanie sprawozdań, 9) prowadzenie korespondencji. Do zakresu zadań Sekcji ZFŚS dla emerytów i rencistów należy: 1) prowadzenie dziennika podawczego, udzielanie wszelkich informacji dla emerytów i rencistów z placówek podległych Gminie Kraków, 2) przyjmowanie i wydawanie wniosków o udzielanie zapomóg zdrowotnych, 3) rejestrowanie i wstępna weryfikacja wniosków o udzielanie zapomóg zdrowotnych, 4) przyjmowanie i wydawanie wniosków świadczeń socjalnych, 5) przyjmowanie i weryfikacja wniosków udzielenia pożyczek remontowych, 6) dofinansowania lub sfinansowania wycieczek, wczasów, leczenia sanatoryjnego, wyjść do kina, teatru zgodnie z regulaminem, 7) organizowanie i uczestniczenie w posiedzeniach Komisji, 8) przygotowywanie list do wypłat i przelewów udzielonych świadczeń, 9) prowadzenie rozliczeń finansowo – księgowych przyznanych świadczeń, 10) prowadzenie analitycznej księgowości przyznanych pożyczek remontowych, 11) czuwanie nad terminowym ściąganiem należności i windykacja należności, 12) prowadzenie korespondencji w ramach ZFŚS, 13) współpraca z przedstawicielami placówek oświatowych. 8 4. Obsługa zbiorczej sprawozdawczości wszystkich placówek oraz zadań około oświatowych i Zespołu Do zakresu Działu należy: 1) obsługa finansowo-księgowa zadań wynikających z: a) Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Innych Uzależnień, b) Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, c) Społecznego Komitetu Odnowy Zabytków Krakowa, 2) obsługa finansowo-księgowa dotacji celowych, 3) obsługa finansowo-księgowa zadań dotyczących: a) wyjazdów śródrocznych, b) wypoczynku w okresie ferii letnich i zimowych, c) obozów naukowych, d) zajęć pozalekcyjnych, e) wymiany międzynarodowej, 4) obsługa finansowo-księgowa: a) pomocy udzielanej polskim rodzinom z krajów byłego ZSRR, b) nagród i stypendiów dla uczniów i nauczycieli, c) nagród dla uczniów i ich nauczycieli – laureatów olimpiad i konkursów przedmiotowych, d) dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników, e) stypendiów naukowych dla szczególnie uzdolnionych studentów I i II stopnia krakowskich uczelni wyższych. 5) obsługa zadań powierzonych przez dzielnice Krakowa, 6) realizacja w imieniu Gminy Miejskiej Kraków zadań finansowanych i współfinansowanych ze środków zewnętrznych, 7) obsługa zadań Gminy Miejskiej Kraków realizowanych z innymi jednostkami samorządu terytorialnego na podstawie umów i porozumień, 8) obsługa spraw wynikających z porozumienia zawartego pomiędzy Gminą Miejską Kraków a organizacjami Związków Zawodowych, 9) obsługa spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli, 10) obsługa funduszu doskonalenia zawodowego nauczycieli, 11) organizacja badań profilaktycznych pracowników samorządowych placówek. 12) zbiorcza sprawozdawczość obsługiwanych placówek, Zespołu oraz zadań, powierzonych przez Wydziały Urzędu Miasta Krakowa, 13) odprowadzenie dochodów do Urzędu Miasta Krakowa, 14) obsługa finansowo- księgowa innych kont bankowych konta, 15) obsługa finansowo – księgowa administrowanych nieruchomości, 16) obsługa finansowo- księgowa wydzielonego rachunku dochodów Zespołu, 17) obsługa finansowo- księgowa Zespołu. 5. Księgowość Projektów Unijnych Do zakresu Sekcji należy: 1) prowadzenie księgowości w zakresie realizacji projektów programów ze środków UE m.in. POKL, 9 2) przyjmowanie, dekretowanie, sprawdzanie pod względem kompletności dokumentów księgowych, 3) prowadzenie wstępnej rejestracji wydatków przed dokonaniem ich wypłaty, analizowanie zgodności z planem finansowym projektu 4) prowadzenie syntetycznych i analitycznych zapisów księgowych w księgach rachunkowych, 5) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych, finansowych oraz wniosków zgodnie z obowiązującymi przepisami, 6) współpraca w sporządzaniu projektów planów finansowych i planów finansowych. §9 Komórki organizacyjne Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie podległe Dyrektorowi Zespołu: 1. Dział Organizacyjny Do zakresu zadań Działu należy prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych, a w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu, nadzór nad dziennikami podawczymi, obsługa sieci telefonicznej, 2) zaopatrywanie pracowników Zespołu w niezbędny sprzęt biurowo – gospodarczy oraz zakup i wydawanie kart oraz biletów MPK, 3) prowadzenie ewidencji przyjętych i wydanych do użytkowania druków ścisłego zarachowania, 4) zamawianie i prowadzenie zakupu czasopism oraz wydawnictw fachowych, 5) prowadzenie spraw związanych z transportem wynajętym i własnym, 6) opracowywanie pism i materiałów dla Dyrektora Zespołu, 7) sporządzanie notatek z przeprowadzanych narad przez Dyrektora Zespołu z kadrą kierowniczą Zespołu i kontrahentami zewnętrznymi, 8) weryfikacja pod względem merytorycznym dokumentów finansowych dotyczących spraw Zespołu, 9) zarządzanie i administrowanie na poziomie Zespołu, pracy systemu SWPU (system elektronicznego obiegu dokumentów i przepływu spraw), 10) opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Zespołu dotyczących doskonalenia organizacji i zarządzania, opracowywani procedur i regulaminów wewnętrznych Zespołu, 11) prowadzenie rejestrów zarządzeń i poleceń Dyrektora Zespołu oraz procedur i regulaminów wewnętrznych Zespołu, 12) współudział w przygotowaniach przez Wydział Edukacji projektów aktów normatywnych, 13) prowadzenie zakładowego archiwum zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, 15) koordynacja pracy w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Oświatą, 16) obsługa nieruchomości w podstawowym zakresie, do którego należy: a) prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych w budynkach placówek oświatowych obsługiwanych przez Zespół, b) prowadzenie ewidencji najemców lokali mieszkalnych oraz prowadzenie 10 dokumentacji dotyczącej spraw własnościowych nieruchomości, c) rozliczanie i kalkulowanie wysokości stawek czynszowych oraz za dostarczone media, d) udział w odbiorach robót budowlanych przeprowadzanych w lokalach mieszkalnych oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach ( wizje lokalne i inne) dotyczących nieruchomości, e) prowadzenie dokumentacji wynikającej z przeprowadzanych przeglądów technicznych oraz współuczestniczenie w przekazywaniu lokali mieszkalnych obsługiwanych przez Zespół, f) administrowanie mieszkań zlokalizowanych w budynkach placówek g) nadzór nad utrzymaniem budynków przeznaczonych na cele oświatowe, usytuowanych na nieruchomościach stanowiących własność Gminy Miejskiej Kraków, a oddanych w dzierżawę, najem, użyczenie lub użytkowanie innym podmiotom, h) prowadzenie rejestru umów najmu zawieranych przez obsługiwane placówki oświatowe. i) prowadzenie spraw z zakresu organizacji Zespołu a w szczególności: prowadzenie rejestru skarg, wniosków i interpelacji oraz czuwanie nad ich terminowym załatwianiem, 17) prowadzenie księgowości materiałowej w zakresie: a) uzgadnianie analitycznej ewidencji inwentarzowej dla środków trwałych, nisko cennych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych znajdujących się w danej placówce z kontami syntetycznymi, b) weryfikacja wartości umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, c) weryfikacja planu amortyzacji dla każdego środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych w danej placówce, d) dokonywanie aktualizacji wyceny środków trwałych zgodnie z przepisami i decyzją Dyrektora placówki, e) sporządzanie sprawozdania o ruchu i stanie środków trwałych F-03 do urzędu statystycznego oraz informacji o stanie mienia komunalnego, f) sporządzanie dowodów księgowych rozliczających wyniki inwentaryzacji, g) sporządzanie dowodów księgowych dotyczących księgowania: przyjętych przez placówkę darowizn, decyzji Dyrektora placówki ujętych w protokole kasacji lub protokole zamienników, h) sporządzanie weryfikacji kont majątkowych, i) sporządzanie załączników do bilansu. 2. Sekcja Radców Prawnych Do zakresu Sekcji należy: 1) kontrola zawieranych przez Zespół oraz obsługiwane placówki oświatowe umów cywilno - prawnych pod kątem ich zgodności z prawem, 2) parafowanie zawieranych umów i aneksów przez Zespół i placówki oświatowe prowadzone przez Gminę Miejską Kraków, a przekazane do prowadzenia przez Zespół zgodnie z wykazem, o którym mowa w § 4 ust 5 statutu ZEO w Krakowie, 3) wydawanie opinii prawnych na potrzeby komórek organizacyjnych Zespołu i Dyrektorów placówek oświatowych, 4) reprezentowanie Zespołu i placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków, a przekazanych do prowadzenia Zespołowi zgodnie z wykazem, o którym 11 mowa w § 4 ust 5 statutu ZEO w Krakowie, przed sądami powszechnymi, administracyjnymi jak również innymi organami orzekającymi w sprawach objętych zakresem działania, 5) wydawanie komunikatów prawnych dotyczących aktualnie obowiązujących przepisów prawnych, 6) sporządzanie wzorów umów i pism. 3. Sekcja BHP Do zakresu Sekcji BHP należy: 1) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz p. poż., 2) służba bhp pełni funkcje doradcze i kontrolne, w szczególności w zakresie przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w Zespole oraz dla dyrektorów placówek oświatowych obsługiwanych przez ZEO oraz placówek samobilansujących. 3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, młodociani, niepełnosprawni, pracownicy wykonujący pracę zmianową, w tym pracujący w nocy, oraz osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w Zespole lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. 4) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń, 5) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy, 6) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy, 7) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą. 8) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, dokumentacji postępowań powypadkowych i odszkodowawczych, dokonywanie oceny ryzyka zawodowego. 9) dokonywanie okresowych ocen i analiz stanu BHP i p. poż., sporządzanie w tym zakresie stosownych sprawozdań, 10) przeprowadzanie szkoleń pracowników Zespołu w zakresie obowiązujących przepisów BHP, 11) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz opracowywanie wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków, 12) obsługa dyrektorów i zastępców dyrektorów placówek oświatowych w zakresie wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, dokumentacji postępowań powypadkowych i odszkodowawczych, dokonywanie oceny ryzyka zawodowego. 13) prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych dyrektorów i zastępców dyrektorów placówek oświatowych obsługiwanych przez ZEO oraz placówek samobilansujących. 14) pracownicy sekcji biorą udział w przygotowywaniu i realizacji zadań remontowych i inwestycyjnych w obiektach oświatowych. 12 15) sekcja przygotowuje i prowadzi obsługę przetargu dot. kompleksowej obsługi placówek oświatowych i oświatowo - wychowawczych. 4. Stanowisko ds. Kadr Do zakresu stanowiska ds. Kadr należy prowadzenie spraw związanych z obsługą kadrową pracowników Zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności w zakresie zatrudniania pracowników: 1) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, 2) prowadzenie ewidencji pracowników, 3) prowadzenie teczek akt osobowych pracowników, 4) zapewnienie zgodności obsady ze schematem organizacyjnym i przyjętą etatyzacją, 5) prowadzenie spraw związanych z urlopami i niezdolnością do pracy z tytułu choroby i inne 6) wydawanie i prolongowanie legitymacji ubezpieczeniowych, 7) prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniami oraz karami i nagrodami dla pracownika oraz ocenę pracownika, 8) współdziałanie z właściwymi organami administracji państwowej i samorządowej w zakresie zatrudnienia, 9) rejestrowanie i wystawianie delegacji służbowych, 10) prowadzenie spraw związanych z przejściem pracowników na rentę i emeryturę, 11) Ustalenie wg obowiązujących przepisów uprawnień do należności i świadczeń wynikających ze stosunków pracy oraz sporządzanie wniosków w tym zakresie 12) Kierowanie na badania lekarskie pracowników (wstępne, okresowe i kontrolne), 13) Comiesięczne sporządzanie deklaracji i ustalanie wpłat na PFRON 14) Sporządzanie sprawozdań z zatrudnienia i spraw kadrowych dla GUS i na potrzeby innych urzędów, 15) Udział w przygotowaniu i prowadzeniu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, 16) Przygotowanie dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących pracowników i członków ich rodzin w programie ‘’PŁATNIK’’, 17) Prowadzenie danych w bazie ZSZO w module Kadry, 18) Przygotowanie listy obecności dla pracowników. 5. Sekcja Informatyczna Do zakresu Sekcji Informatyków należy: 1) koordynacja podejmowanych przedsięwzięć w Zespole związanych z systemami informatycznymi i oprogramowaniem, 2) organizacja prac na stanowiskach ds. obsługi informatycznej w Zespole, 3) stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, 4) zabezpieczenie danych cyfrowych przed ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a) tworzenie procedur bezpieczeństwa danych oraz ich informatyczne wdrażanie, 5) administrowanie serwerami Zespołu, nadzór nad oprogramowaniem, siecią i sprzętem komputerowym, a) archiwizacja odtwarzanie danych znajdujących się na serwerach lokalnych, b) zarządzanie usługami internetowymi w domenie zeo.krakow.pl oraz profilu Zespołu na www.bip.krakow.pl, c) naprawy i modernizacja sprzętu komputerowego, redystrybucja tonerów, 6) utrzymanie teleinformatyczne ciągłości pracy Zespołu, 13 7) rejestrowanie awarii lokalnych i awarii Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą, 8) kontakt z firmami i instytucjami zewnętrznymi w sytuacjach braku możliwości realizacji w/w zadań. 6. Sekcja Obsługi Do zakresu Sekcji Obsługi Zespołu należy: 1) zapewnienie dozoru i ochrony obiektu biurowego Zespołu, obiektów i terenów będących w zarządzie Zespołu, 2) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem obiektu biurowego i majątku Zespołu, obiektów i terenów będących w zarządzie Zespołu oraz odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności jednostki, 3) utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenie przynależnym do obiektu, 4) monitorowanie terminów przeglądów i ubezpieczeń obiektu. Do zakresu Kierowcy (kierowców) należy: 1) obsługa transportowa Zespołu, 2) doręczanie i odbiór poczty z urzędów wskazanych przez przełożonego, 3) przewożenie przesyłek i zapewnienie ich ochrony, 4) ewidencjowanie i rozliczanie kart drogowych. Do zakresu Archiwisty należy: 1) Prowadzenie zakładowego archiwum i przechowywanie dokumentów m. in. kadrowo płacowych oraz finansowo - księgowych zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 7. Dział Przygotowujący i Rozliczający Inwestycje i Remonty Do zakresu działania Działu należy: 1) współpraca z radami dzielnic w zakresie wniosków dotyczących zadań priorytetowych poprzez analizę technicznych i finansowych możliwości realizacji zadań objętych poszczególnymi wnioskami, ich wypełnienie i przedłożenie do podpisu Dyrektora Zespołu. 2) wykonanie i aktualizacja harmonogramów rocznych inwestycji zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami, 3) sporządzenie wniosków budżetowych dotyczących zmian w budżecie bieżącym i Wieloletnim Planie Finansowym, 4) prowadzenie planów rzeczowo – finansowych odrębnie dla zadań remontowych oraz inwestycyjnych, 5) analiza planów rzeczowo – finansowych dla zadań remontowych i inwestycyjnych pod kątem wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 6) prowadzenie uzgodnień z działem remontów i inwestycji w zakresie kompletności dokumentów i spełnienia wymogów formalnych przy realizacji planu zadań remontowych i inwestycyjnych, 7) prowadzenie postępowań o udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane, dostawy lub usługi realizowane w pionie remontów i inwestycji, których wartość nie przekracza wysokości kwoty wynikającej z art.4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych, zgodnie z obowiązującymi procedurami w tym: a) prowadzenie rejestru tych postępowań, b) przygotowanie, przeprowadzenie i rozstrzygnięcie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego nieobjętych trybami ustawy Prawo zamówień publicznych, 14 b) sporządzenie umów dotyczących prowadzonych postępowań wraz z ich ewidencją, 8) rozliczenie poszczególnych zadań remontowych i inwestycyjnych, 9) uzgodnienie i sporządzenie kart inwestycji dla zadań i zakupów inwestycyjnych,. 10) prowadzenie rejestru PK i PT, 11) przygotowanie przekazania inwestycji użytkownikowi oraz służbom księgowym Zespołu, 12) sporządzenie zestawień miesięcznych dotyczących zaangażowania środków remontowych, inwestycyjnych oraz zakupów inwestycyjnych wynikającego z zawartych umów, 13) sporządzenie sprawozdawczości i statystyki w zakresie realizacji zadań remontowych i inwestycyjnych zgodnie obowiązującymi procedurami i przepisami, 14) sporządzanie innych sprawozdań, zestawień oraz materiałów dotyczących zadań realizowanych w ramach działu, zgodnie z potrzebami poszczególnych Wydziałów Urzędu Miasta oraz na wniosek innych podmiotów występujących o udostępnień tego typu informacji, 15) prowadzenie bieżącej korespondencji wynikającej z zakresu działania działu. 8. Dział Realizacji Inwestycji, Remontów i Awarii Do zakresu Działu należy: 1) przygotowanie dokumentacji technicznej dla zadań priorytetowych, powierzonych i innych na podstawie planu remontów, 2) prowadzenie dokumentacji niezbędnej do rokowań z Wykonawcami w sprawie warunków umów, 2) sprawdzanie i aktualizowanie na bieżąco planu remontów, 3) prowadzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej, 4) prowadzenie rejestru umów, zleceń awarii i kontroli stanu technicznego, 5) weryfikacja dostarczanej dokumentacji projektowej pod względem kompletności i poprawności technicznej oraz przygotowywanie materiałów przetargowych, 6) sprawdzanie kosztorysów ofertowych pod względem zgodności z przedmiarem, 7) kontrola i nadzór nad realizacją zadań przez Wykonawców również w zakresie dotyczącym stosowania prawidłowych technologii (komisje, spotkania, rady budów, wizytowanie budów), sprawdzanie jakości wykonywanych robót i wbudowanych wyrobów budowlanych, a w szczególności zapobieganie zastosowaniu wyrobów budowlanych wadliwych i niedopuszczonych do stosowania w budownictwie, sprawdzanie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających, 8) organizowanie odbiorów częściowych i końcowych zadań remontowych, uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych instalacji, urządzeń technicznych i przewodów kominowych oraz przygotowanie i udział w czynnościach odbioru gotowych obiektów budowlanych i przekazywanie ich do użytkowania, potwierdzanie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad, a także, na żądanie inwestora, kontrolowanie rozliczeń budowy, 9) prowadzenie rejestru obowiązkowych przeglądów w obsługiwanych placówkach: a) przegląd instalacji elektrycznej, b) przegląd instancji gazowej, c) przeglądy 5-letnie budynków, d) przeglądy 1- dno roczne budynków, 10) przygotowanie dokumentacji do postępowania przetargowego zmierzającego do wyłonienia wykonawcy realizującego zadania w ramach obowiązkowych przeglądów placówek, 15 reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem i pozwoleniem na budowę, przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej. 9. Sekcja Zamówień Publicznych Do zadań Działu Zamówień Publicznych należy kompleksowa obsługa Zespołu w zakresie regulowanym ustawą Prawo zamówień publicznych, tj. organizacja i prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych oraz procedur wewnętrznych: 1) prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówień publicznych (z podziałem na poszczególne projekty unijne i zamówienia pozostałe), 2) wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia, w tym przygotowanie projektu zarządzenia kierownika zamawiającego o powołaniu i odwołaniu członków komisji, 3) prowadzenie obsługi administracyjno-biurowej postępowań, 4) przygotowywanie kompletu specyfikacji dla wykonawców, 5) ustalenie wartości szacunkowej, 6) wydawanie specyfikacji i prowadzenie rejestru wydanych specyfikacji w formie „Kart pobrania dokumentów przetargowych”, 7) zamieszczanie ogłoszenia o zamówieniach na zasadach określonych w ustawie, 8) odpowiadanie za przesyłanie informacji dot. prowadzonego postępowania w przypadkach i na zasadach określonych ustawą, 9) zarządzanie pod stroną internetową zamawiającego dot. prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie przewidzianym ustawą, 10) sporządzanie projektu umowy z wybranym wykonawcą, 11) przedstawienie sporządzonej umowy do podpisu Dyrektora Zespołu oraz Głównemu Księgowemu, 12) prowadzenie rejestru zawartych umów (z podziałem na poszczególne projekty unijne i zamówienia pozostałe), 13) przesyłanie, niezwłocznie po zawarciu umowy, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia do publikacji na zasadach określonych w ustawie, 14) kompletowanie dokumentacji postępowania z każdego etapu procedury udzielenia zamówienia publicznego, przechowywanie dokumentacji oraz ofert w sposób gwarantujący ich nienaruszalność, przez okres określony w ustawie, 15) przesyłanie roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach zamawiającego do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. 10. Sekcja – Projekty Unijne Do zakresu Sekcji należy: 1) prowadzenie korespondencji związanej z realizacją projektów przez Zespół w części administracyjno – finansowo – księgowej, 2) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej realizowanych projektów w części administracyjno – finansowo – księgowej, 3) czuwanie nad prawidłową realizacją zapisów wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, 4) koordynowanie prac zespołów kadry zarządzającej w poszczególnych projektach, 5) organizowanie i dokumentowanie spotkań realizatora projektu z kadrą zarządzającą, 6) tworzenie wewnętrznych procedur i zarządzeń Dyrektora ZEO w zakresie realizacji projektów unijnych, 7) tworzenie planu prac dotyczących postępowań przetargowych, 16 8) weryfikacja wniosków o płatność i wszelkich dokumentów (m. in. harmonogramy, wnioski w sprawie zmian w projektach itp.), 9) dokonywanie zakupu sprzętu, wyposażenia, art. biurowych, finansowanych ze środków UE w ramach danego projektu, 10) współpraca przy tworzeniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zakupów dokonywanych w ramach realizowanych projektów, 11) przekazywanie zakupionego majątku do placówek oświatowych biorących udział w projekcie zgodnie z obowiązującą procedurą w tym zakresie, 12) sporządzanie sprawozdań do Urzędu Miasta Krakowa (Wydział Edukacji, Biuro Funduszy Europejskich) oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy, 13) prowadzenie planów finansowych dla realizowanych projektów, dokonywanie zmian budżetowych, sporządzanie wniosków, powiadomień zgodnie z instrukcją planowania obowiązującą w Gminie Miejskiej Kraków, 14) prowadzenie likwidatury dla wydatków realizowanych w ramach projektów unijnych (gotówka, przelewy), 15) bieżące monitorowanie postępu realizowanych projektów. 11. Ośrodek Kolonijno - Wczasowy Gołkowice 1) Do zakresu działania Ośrodka Kolonijno - Wczasowego Gołkowice należy przygotowanie i organizowanie: a) kolonii letnich i zimowych, b) zielonych szkół, obozów sportowych, obozów młodzieżowych, c) narad, konferencji, wycieczek szkolnych, ognisk, wesel, d) wczasów rodzinnych, krótkich pobytów 2) Obsługa finansowo – administracyjna oraz techniczna. 12. Dział Kontroli Wewnętrznej Do zakresu Działu Kontroli Wewnętrznej należy: 1) wykonywanie na polecenie Dyrektora Zespołu kontroli zewnętrznych w obsługiwanych przez Zespół placówkach oświatowych w zakresie gospodarki finansowej oraz kadrowo – płacowej zgodnie z rocznym planem kontroli zatwierdzonym przez Wydział Edukacji, 2) wykonywanie na polecenie Dyrektora Zespołu oraz Wydziału Edukacji kontroli doraźnych, 3) dokumentowanie przeprowadzanych kontroli w formie protokołów pokontrolnych oraz opracowywanie wniosków i zaleceń, 4) omawianie z dyrektorami kontrolowanych jednostek wyników z przeprowadzonej kontroli oraz wniosków pokontrolnych, kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych, 5) przygotowanie projektów zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych w sytuacji, gdy wyniki przeprowadzonej kontroli uzasadniają sporządzenie takiego zawiadomienia, 6) przygotowanie projektów zawiadomień właściwych organów o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub wykroczenia w przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających popełnienie przestępstwa lub wykroczenia. 17 13. Dział Audytu Do zakresu Działu Audytu należy: 1) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych z mocą obowiązywania od 01 stycznia 2010 roku, w wyniku którego Dyrektor uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów, a w szczególności : a) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi; b) efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli; c) wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu, 2) wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki, 3) przygotowywanie w porozumieniu z Dyrektorem rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem analizy obszarów ryzyka, 4) organizowanie i przeprowadzanie audytu wewnętrznego, zgodnie z rocznym planem w Zespole oraz w uzasadnionych przypadkach poza planem, 5) opracowywanie programów zadań audytu, 6) prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego, 7) sporządzanie i przedstawianie Dyrektorowi sprawozdań z przeprowadzonych audytów wewnętrznych oraz rocznych sprawozdań, 8) monitorowanie realizacji zaleceń oraz przeprowadzanie czynności sprawdzających, 9) współpraca z komórkami organizacyjnymi Zespołu w zakresie powierzonych zadań. Rozdział IV Zakres działania Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie § 10 Wszystkie komórki organizacyjne Zespołu współpracują ze sobą i podmiotami zewnętrznymi dla optymalnej realizacji zadań, w szczególności z władzami dzielnic i przedstawicielami placówek. Rozdział V Postanowienia końcowe § 11 Status prawny pracowników Zespołu określa ustawa o pracownikach samorządowych. § 12 Graficzny schemat organizacyjny Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie stanowi Załącznik do niniejszego Regulaminu. 18