Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania
Transkrypt
Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania
Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie i grup roboczych na terenie miasta Poznania z dnia 20 maja 2014r. §1 Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o Zespole należy przez to rozumieć Zespół Interdyscyplinarny ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, który składa się z zespołu podstawowego i sześciu sekcji. 2. Przez procedurę należy rozumieć postępowanie w myśl Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta”. 3. Zespół podstawowy może podejmować wiążące decyzje w imieniu całego zespołu interdyscyplinarnego, bez konieczności udziału w posiedzeniach członków poszczególnych sekcji. Na jego czele stoi przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego. 4. Sekcje działają w ramach danego obszaru filii MOPR. Na czele sekcji stoją liderzy. Sekcje podejmują wiążące decyzje w zakresie, który obejmuje wyznaczone im zadania. O podjętych decyzjach informują przewodniczącego. Liderzy sekcji decyzje te mogą konsultować z przewodniczącym. 5. Liderzy sekcji są pełnomocnikami przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego w zakresie realizacji procedury „Niebieskie Karty”. 6. Uczestnictwo w posiedzeniach Zespołu jest obowiązkowe. Dla ważności posiedzenia zespołu konieczne jest kworum, które stanowi ½ jego składu. 7. W trakcie spotkań Zespołu osoby wchodzące w jego skład współpracują ze sobą na poszczególnych szczeblach. Obieg informacji odbywa się drogą pisemną, mailową lub telefoniczną za pośrednictwem przewodniczącego, sekretarza, liderów i koordynatorów grup roboczych. 8. Do udziału w posiedzeniach Zespołu mogą być zapraszani w roli ekspertów specjaliści i reprezentanci innych grup zawodowych, społecznych, organizacji pozarządowych, zajmujący się problematyką przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Osoby te uczestniczą w posiedzeniu bez prawa do głosowania. 9. Spotkania Zespołu mogą odbywać się na terenie instytucji lub organizacji zaangażowanych w rozwiązywanie problemu przemocy w rodzinie. 10. Posiedzenia Zespołu są organizowane w godzinach pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie. 11. Zespół realizuje działania określone w „Miejskim Programie Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie na terenie miasta Poznania w latach 2011-2020”, który został przyjęty uchwałą nr XVII/210/VI/2011 Rady Miasta Poznania z dnia 30 sierpnia 2011r. 1 12. Sprawozdanie z prac Zespołu przewodniczący zespołu interdyscyplinarnego przedkłada Prezydentowi Miasta Poznania do końca I kwartału roku następnego za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych UMP. 13. Przewodniczący reprezentuje Zespół w stosunku do innych organów i instytucji, w tym mediów. §2 Zespół podstawowy 1. Do zespołu podstawowego należy w szczególności: - podejmowanie działań informacyjnych i profilaktycznych w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, - opracowanie instrukcji, strategii i procedur postępowania w przypadku rozpoznania i zgłoszenia przemocy w rodzinie, - podnoszenie kwalifikacji kadry realizującej działania w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, - monitorowanie i ocena pracy sekcji i grup roboczych zgodnie z przyjętymi założeniami, - wdrażanie działań usprawniających prace sekcji i grup roboczych, - zapewnienie komunikacji i obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi sekcjami. 2. Przewodniczący lub wyznaczona przez niego osoba zwołuje posiedzenie zespołu nie później niż 3 dni przed zaplanowanym terminem spotkania. Ustala on miejsce i termin posiedzenia oraz szacowany czas jego trwania, a następnie powiadamia członków zespołu podstawowego pisemnie lub przesyła informację drogą elektroniczną. W nagłych sytuacjach informacja ta przekazywana jest telefonicznie. W razie potrzeb na spotkanie zespołu zapraszani są także pozostali lub wybrani członkowie sekcji. 3. Wszelkie decyzje zespół podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania. W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos przewodniczącego zespołu. 4. Przewodniczący przewodniczy posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace we współpracy z sekretarzem i pozostałymi członkami zespołu podstawowego. 5. W razie nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz lub inna wyznaczona przez niego osoba. 6. Przewodniczący prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną zespołu podstawowego w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom zespołu zadań. 7. Przewodniczący podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac zespołu podstawowego. 8. Sekretarz uczestniczy w organizowaniu posiedzeń zespołu oraz przygotowuje materiały na posiedzenia zespołu. 9. W celu udokumentowania pracy Zespołu sekretarz protokołuje przebieg posiedzenia zespołu i kompletuje protokoły oraz listy obecności, a także wszelką korespondencję z członkami tego 2 zespołu. Protokoły przekazuje członkom zespołu podstawowego oraz liderom sekcji drogą pocztową (za potwierdzeniem odbioru) lub elektroniczną. 10. Sekretarz monitoruje i usprawnia system przepływu informacji w zespole oraz reaguje na potrzeby zgłaszane przez członków zespołu. 11. Sekretarz gromadzi i dba o terminowe dostarczanie dokumentów i materiałów dla członków zespołu. 12. Sekretarz przygotowuje dokumentację związaną z pracami zespołu podstawowego oraz wszelkie materiały dla mediów. 13. W ramach prac zespół gromadzi w szczególności następującą dokumentację: - Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 1). - Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2). - Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 3). §3 Sekcje 1. Do zadań sekcji należy w szczególności: - wdrożenie wypracowanych przez zespół podstawowy metod i sposobów pracy interdyscyplinarnej, - rozstrzyganie kwestii problemowych dotyczących realizowania procedury „Niebieskiej Karty”, - monitorowanie działań koordynatorów grup roboczych w zakresie organizowania grup roboczych, - ocena realizowanych przez grupy robocze zadań w oparciu o sporządzane podczas spotkań grup roboczych plany oraz monitoring działań, - wsparcie merytoryczne grup roboczych poprzez konsultowanie napotykanych trudności i poszukiwanie nowych rozwiązań, - wdrażanie (w razie potrzeby) niezbędnych zmian w ramach realizowanych przez grupy robocze zadań, - ocena efektów pracy grup roboczych, - analizowanie spraw w przypadkach wątpliwych, co do zasadności zakończenia procedury. 2. Lider sekcji samodzielnie lub na prośbę członka sekcji zwołuje posiedzenie sekcji. Ustala on miejsce i termin spotkania oraz powiadamia pisemnie lub drogą elektroniczną pozostałych uczestników sekcji. W nagłych sytuacjach informację tę lider przekazuje telefonicznie. 3. Lider sekcji prowadzi i organizuje działania w ramach posiedzenia sekcji. 3 4. Lider sekcji prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną sekcji w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom sekcji zadań. 5. W przypadku nieobecności lidera sekcji zastępuje go inna wyznaczona przez niego osoba. 6. Wszelkie decyzje sekcja podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania. W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos lidera sekcji. 7. Lider gromadzi ewidencję pisemnych (jednorazowo sporządzonych) oświadczeń o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach sekcji. 8. Lider sporządza protokół z każdego posiedzenia sekcji, kopię protokołu przedkłada w ciągu 7 dni roboczych przewodniczącemu. Integralną częścią protokołu jest lista obecności. 9. Lider gromadzi, podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac sekcji. 10. Lider na bieżąco zgłasza przewodniczącemu problemy lub potrzeby sygnalizowane przez koordynatorów grup roboczych. 11. W celach statystycznych i ewaluacyjnych lider sekcji gromadzi dane ilościowe i jakościowe obrazujące działania podejmowane przez grupy robocze i sekcje, m.in. dotyczące: - ilości spraw skierowanych do grupy roboczej (w tym dotyczących dzieci), - liczby powoływanych grup roboczych i zwołanych posiedzeń sekcji, - składu grup roboczych, - efektów pracy grup roboczych i sekcji (w tym ilości spraw, gdzie zakończono procedurę wraz z uzasadnieniem zakończenia sprawy). Dane te lider przedkłada przewodniczącemu do 15 lutego każdego roku. 12. W razie potrzeby lider proponuje koordynatorom grup roboczych dokonanie niezbędnych zmian dotyczących postępowania organizacyjnego i metodycznego oraz przekazuje instrukcje zaproponowane przez członków sekcji. 13. Lider gromadzi i uaktualnia „lokalną” bazę danych o instytucjach pomocowych działających w obszarze funkcjonowania sekcji. 14. Lider sekcji wyznacza koordynatora grupy roboczej. 15. Lider w razie potrzeby w zakresie organizacji spotkań interdyscyplinarnych udziela wsparcia merytorycznego koordynatorom grup roboczych. 16. W ramach prac sekcje gromadzą następującą dokumentację: - Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 1). - Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2). - Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 3). 4 §4 Postanowienia końcowe Traci moc „Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie i grup roboczych na terenie miasta Poznania z 26 lipca 2012r.” 5