Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia po zmianach 21.04

Załącznik nr 1do SWIZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu kampanii reklamowej
24. edycji Europejskich Dni Dziedzictwa, która obędzie się w dniach 10-11 i 17-18 września 2016 roku
w całej Polsce. Europejskie Dni Dziedzictwa (EDD) jest to największy w Europie projekt edukacyjnospołeczny, którego celem jest promocja różnorodności regionalnego dziedzictwa materialnego
i niematerialnego. Jest to przedsięwzięcie polegające na udostępnianiu bezpłatnie do zwiedzania
szerokiej publiczności miejsc kultury i zabytków, a także organizacji wystaw, warsztatów, wykładów
i innych wydarzeń towarzyszących poświęconych historii i kulturze danego regionu. Przeprowadzenie
kampanii reklamowej dotyczy również konkursu filmowego ZABYTKOMANIA, którego celem oprócz
rozwijania pasji filmowej wśród młodych ludzi jest upowszechnianie wiedzy o zabytkach oraz
nawiązanie więzi społecznej z lokalnym dziedzictwem oraz Ogólnopolskiego Konkursu Generalnego
Konserwatora Zabytków (GKZ) na projekt edukacyjny o dziedzictwie, którego celem jest promocja
wiedzy o dziedzictwie kulturowym i zwiększanie świadomości społecznej dotyczącej wartości
zabytków.
Przedmiot zamówienia składa się trzech części. Szczegółowy podział na poszczególne części znajduje
się w pkt. IV.
II. Miejsce realizacji zamówienia
Przedmiot zamówienia będzie realizowany na terenie całej Polski.
III. Czas realizacji zamówienia
Termin realizacji zamówienia:
- dla Części I: od 1 do 15 września 2016 r.,
- dla Części II: a) od 1 do 8 czerwca 2016 r. - dotyczy kampanii GKZ, b) od 1 do 18 września 2016 r. dotyczy kampanii EDD,
- dla Części III: a) I etap - przez okres 9 dni, rozpoczęcie w terminie 7 dni od zawarcia umowy;
II etap: od 7 do 15 czerwca 2016 r. - dotyczy kampanii konkursu ZABYTKOMANIA, b) od 1 do 18
września 2016 r. - dotyczy kampanii EDD
IV. Sposób realizacji zamówienia
1. Przeprowadzenie kampanii reklamowej w ramach Części I - ekspozycja reklamy zewnętrznej na
nośnikach typu billboard
1.1. Przeprowadzenie kampanii obejmuje:
a)
najem powierzchni reklamowych na nośnikach outdoorowych typu billboard (5,04 m x 2,38
m) w ilości 250 nośników umiejscowionych w miastach wojewódzkich (w tym nie mniej niż 10
w każdym mieście wojewódzkim), ze szczególnym uwzględnieniem niewielkiej odległości od
miejsc kultury, muzeów, teatrów, kin, galerii, pomników, obiektów historycznych i atrakcji
turystycznych a także urzędów marszałkowskich, urzędów samorządowych, urzędów miejskich
oraz inne lokalizacje na terenie całej Polski, ze szczególnym uwzględnieniem okolic Jasła,
Nowego Sącza, Tarnowa, Trzcinicy, Rzeszowa, Sanoka;
b) montażu wydrukowanych przez NID plakatów w terminach umożliwiających nieprzerwaną
ekspozycję plakatów w okresie od dnia 1 do 15 września 2016 r.,
c) demontaż i utylizację plakatów po zakończeniu okresu ekspozycji,
d) monitoring prawidłowej ekspozycji. Poprzez monitoring prawidłowej ekspozycji Zamawiający
rozumie kontrolę ekspozycji w trakcie jej trwania.
1.2. Nośniki winny być umiejscowione w miejscach o dużym natężeniu ruchu pojazdów i pieszych,
w miejscach umożliwiających dotarcie reklamy do jak najszerszego kręgu odbiorców,
tj.: w centrach miast, o których mowa powyżej, przy drogach dojazdowych i wyjazdowych z i do
miast, drogach przelotowych, głównych skrzyżowaniach, centrach handlowych itp.
1.3. Każdy billboard (nośnik) musi posiadać estetyczną, wolną od jakichkolwiek graffiti lub innych
malowideł, nie zniszczoną i nie uszkodzoną ramę.
1.4. Reklama umieszczona na bilbordzie winna być w całości widoczna (nie zasłonięta przez np.
krzewy, drzewa).
1.5. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 30 dni
przed datą rozpoczęcia ekspozycji reklam, plan dotyczący ekspozycji. Plan ten musi zawierać
dokładny adres umieszczenia każdego billboardu wraz z aktualnym zdjęciem potwierdzającym
lokalizację, stan techniczny oraz estetyczny nośnika wraz z opisem lokalizacji (w formie
papierowej, na nośniku CD lub w formie elektronicznej).
1.6. W planie dotyczącym ekspozycji Wykonawca zawiera listę co najmniej 3 bilbordów rezerwowych
umiejscowionych w miejscowości planowanej lokalizacji bilbordu. Zamawiający jest uprawniony
do zmiany lokalizacji bilbordu wynikającego z planu na bilbord rezerwowy, o czym informuje
Wykonawcę, nie później niż na 6 dni przed terminem rozpoczęcia ekspozycji.
1.7. W okresie trwania ekspozycji Wykonawca musi zapewnić trwałość montażu tj. utrzymać
powierzchnie reklamowe i plakaty w należytym stanie technicznym w danym okresie ekspozycji.
W okresie trwania ekspozycji Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia stałych,
bieżących kontroli jakości wyklejanych reklam na nośnikach typu billboard.
1.8. Wykonawca zobowiązany jest do poprawienia wszelkich usterek powstałych na etapie montażu
lub ekspozycji w terminie 24 godzin od powzięcia wiadomości o usterce.
2. Przeprowadzenie kampanii reklamowej w ramach Części II – reklama prasowa
2.1. Przeprowadzenie kampanii obejmuje:
- emisję reklamy w 1 (jednym) tytule prasowym o charakterze społeczno-gospodarczym,
zasięgu regionalnym obecnym w województwie: pomorskim, zachodniopomorskim,
wielkopolskim, kujawsko-pomorskim, lubuskim, łódzkim, małopolskim, mazowieckim,
podlaskim, lubelskim, dolnośląskim, opolskim, śląskim, świętokrzyskim, podkarpackim,
warmińsko-mazurskim (łącznie 16 tytułów prasowych dla jednej kampanii).
Łączny średni jednorazowy nakład 16 tytułów prasowych wydawanych w środę i w piątek
musi wynosić co najmniej 1 000 000 egzemplarzy, zgodnie z danymi Związku Kontroli
Dystrybucji Prasy za styczeń 2016.
2.2. Cena oferty powinna zawierać koszty elementów złożenia (treść i grafika).
2.3. Zamawiający przekaże pakiet informacji zawierający treść i grafikę reklamy.
2.4. Projekt ogłoszenia będzie wymagał akceptacji Zamawiającego przed emisją reklamy.
2.5. Wykonawca zobowiązuje się do emisji reklamy:
a) w wydaniu środowym (pół strony redakcyjnej) od 1 do 8 czerwca 2016 r. - dotyczy kampanii
GKZ (Zamawiający dokona wyboru konkretnej daty emisji reklamy w ww. okresie).
b) w wydaniu piątkowym (na 4 stronie, w formacie cała strona) od 1 do 18 września 2016 r. –
dotyczy kampanii EDD (Zamawiający dokona wyboru konkretnej daty emisji reklamy w ww.
okresie).
2.6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia do Zamawiającego dzienników, w których ukazała
się reklama, w wersji papierowej lub elektronicznej.
3. Przeprowadzenie kampanii reklamowej w ramach Części III – kampania w Internecie.
A. Kampania reklamowa konkursu ZABYTKOMANIA
3.1. Celem kampanii jest dotarcie do potencjalnych beneficjentów konkursu oraz ich bliskiego
otoczenia. Organizowany konkurs kierowany jest do młodzieży gimnazjalnej i licealnej,
studentów, osób zawodowo i hobbystycznie zajmujących się filmem, nowymi mediami, kulturą
i historią. Wiek: I grupa 13-18 lat i II grupa 18+.
3.2. Promocja konkursu obejmuje:
a) Kampanię reklamową w serwisie Facebook
- kampania będzie prowadzona za pośrednictwem fanpage’a
- kampania będzie prowadzona tylko z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi
reklamowych Facebook Ads. Wszystkie reklamy muszą być powiązane ze wskazaną przez
Zamawiającego stroną kampanii lub z Fanpage kampanii i umiejscowione w aktualnościach
na Facebooku
- kampania reklamowa będzie skierowana do użytkowników serwisu mieszkających w Polsce.
- kampania powinna być prowadzona z użyciem targetowanych form reklamowych.
Wykonawca powinien przygotować propozycje dotarcia do potencjalnych beneficjentów.
Propozycja powinna składać się, z co najmniej kilku uzasadnionych przez Wykonawcę
elementów.
- w trakcie realizacji kampanii Wykonawca powinien osiągnąć łączną efektywność kampanii na
poziomie co najmniej 20 000 kliknięć unikalnych użytkowników przekierowanych do strony
www konkursu. Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekund.
b) Kampanię reklamową w Internecie.
- kampania zostanie przeprowadzona z wykorzystaniem reklamy banerowej na serwisach
internetowych dobranych pod kątem grupy docelowej opisanej w ppkt. 3.1
i uzgodnionych z Zamawiającym
- Wykonawca przedstawi propozycję przeprowadzenia kampanii, która powinna składać się, z
co najmniej kilku uzasadnionych przez Wykonawcę formatów reklamowych.. Reklama na
stronie powinna być umieszczona w polu widzenia użytkownika (bez konieczności
scrollowania).
- w trakcie realizacji kampanii Wykonawca powinien osiągnąć łączną efektywność kampanii na
poziomie co najmniej 5 000 kliknięć unikalnych użytkowników przekierowanych do strony
www . Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekund.
B. Kampania reklamowa wydarzenia Europejskie Dni Dziedzictwa
3.3. Celem kampanii jest dotarcie do potencjalnych odbiorców inicjatywy oraz ich bliskiego otoczenia.
Grupą docelową wydarzeń są osoby zainteresowane kulturą, zabytkami, historią, edukacją
muzealną, tradycjami i zwyczajami, wiek 16+. Promocja wydarzenia obejmuje:
a) Kampanię reklamową w serwisie Facebook
- kampania
będzie
prowadzona
za
pośrednictwem
fanpage’a
www.facebook.com/europejskie.dni.dziedzictwa
- kampania będzie prowadzona tylko z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi
reklamowych Facebook Ads. Wszystkie reklamy muszą być powiązane ze wskazaną przez
Zamawiającego stroną kampanii www.edd.nid.pl lub z Fanpage kampanii
www.facebook.com/europejskie.dni.dziedzictwa i umiejscowione w aktualnościach na
Facebooku
- kampania reklamowa będzie skierowana do użytkowników serwisu mieszkających w Polsce.
- kampania powinna być prowadzona z użyciem targetowanych form reklamowych.
Wykonawca powinien przygotować propozycje dotarcia do potencjalnych beneficjentów
wydarzeń. Propozycja powinna składać się z co najmniej kilku uzasadnionych przez
Wykonawcę elementów.
- w trakcie realizacji kampanii Wykonawca powinien osiągnąć łączną efektywność kampanii na
poziomie co najmniej 20 000 kliknięć unikalnych użytkowników przekierowanych do strony
www. Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekund.
b) Kampanię reklamową w Internecie
3.4. kampania wydarzenia zostanie przeprowadzona w Internecie, z wykorzystaniem reklamy
banerowej na serwisach internetowych dobranych pod kątem grupy docelowej opisanej w ppkt.
3.3.
3.5. Wykonawca przedstawi propozycję przeprowadzenia kampanii z wykorzystaniem narzędzia
wskazanego powyżej, uwzględniającą co najmniej kilka uzasadnionych przez Wykonawcę
formatów reklamowych. Reklama na stronie powinna być umieszczona w polu widzenia
użytkownika (bez konieczności scrollowania).
3.6. W trakcie realizacji kampanii Wykonawca powinien osiągnąć łączną efektywność kampanii na
poziomie co najmniej 20 000 kliknięć unikalnych użytkowników przekierowanych do strony
www.Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekundy.
3.7. Zamawiający dostarczy Wykonawcy wizualizację graficzną reklamy obu projektów. W razie
potrzeby Wykonawca może zmodyfikować grafikę, którą, po akceptacji Zamawiającego, będzie
mógł wykorzystać w kampanii. Format i rozmiar graficzny reklamy do rekomendacji przez
Wykonawcę
3.8. Kampania powinna być monitorowana w sposób pozwalający na jej efektywną optymalizację
przez Wykonawcę
3.9. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania raportów, na podstawie których zostanie
przeprowadzone rozliczenie wykonania kampanii (cząstkowych i końcowego), zgodnie
z postanowieniami umowy.
3.10. Wykonawca jest zobowiązany do kompleksowej obsługi kampanii w zakresach koniecznych
do jej realizacji a nie wymienionych powyżej
V. Sposób współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą
1. Kontakty Zamawiającego z Wykonawcą będą odbywać się przy użyciu poczty elektronicznej lub faxu
oraz telefonicznie.
2. W wyjątkowych sytuacjach, gdy kontakt za pomocą wskazanych w pkt 1 narzędzi nie będzie
wystarczający, Wykonawca będzie zobowiązany (o ile uzna to za konieczne Zamawiający) do
osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia dalszego przebiegu
współpracy, np. zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do materiałów.