Zarobić w Niemczech

Działanie polskiej firmy w
Niemczech (2013)
Wybrane zagadnienia związane
z kontrolami niemieckich
urzędów finansowych
Podstawa prawna dokonywania czynności
kontrolnych
 Abgabenordnung (niemiecka ordynacja podatkowa)
zwana dalej AO
 Einkommensteuergesetz (niemiecka ustawa o podatku
od osób fizycznych) zwana dalej ESt
 Betreibsprüfungsordnung (niemieckie zarządzenie o
kontroli zakładu) zwane dalej BpO
 Liczne wewnętrzne wytyczne urzędowe, na przykład
Lohnsteuerrichtlinie (interpretacje i administracyje
wytyczne stosowanie przepisów podatkowych)
Miejsce wykonywania czynności kontrolnych




siedziba kontrolowanego,
siedziba urzędu,
pomieszczenia doradcy podatkowego
lub inne miejsce
Materiały do kontroli
Kontrola może odbywać sie na podstawie materiałów
(dokumentów) źródłowych, materiałów zarchiwizowanych w
formie elektronicznej, lub na podstawie danych
przetworzonych (na przykład w centrum obliczeniowym).
Stąd istotne jest właściwe prowadzenie wymaganej
dokumentacji (np. VAT, płace). Często wystarczy
dostarczenie danych na nośniku elektronicznym.
Czynności sprawdzające na podstawie § 93 i
następujących po nim paragrafów AO.
Urząd ma prawo żądać wyjaśnień, przedstawienia dokumentów dla
stwierdzenia prawidłowości opodatkowania. Należy dotrzymać wyznaczanego
terminu na udzielenie odpowiedzi i/lub dostarczenie dokumentów. Ewentualne
wątpliwości najlepiej jest rozwiać osobiście lub zlecając prowadzenie sprawy
kancelarii podatkowej.
Pytania urzędu o wyjaśnienie stanu faktycznego mogą być skierowane do
innych osób niż strona postępowania, jeżeli dotychczas udzielane informacje
nie prowadzą do wyjaśnienia sprawy.
Istnieje obowiązek udzielania odpowiedzi prawdziwych i w dobrej wierze.
Odpowiedzi mogą być udzielane pisemnie, telefonicznie, na drodze
elektronicznej lub osobiście.
Urząd ma prawo zarządać złożenia oświadczenia osobiście. W takim
przypadku osoba zainteresowana ma z kolei prawo do spisania swojej
odpowiedzi i przedstawnienia treści oświadczenia do podpisu. Mamy prawo
otrzymać odpis naszego oświadczenia. Mamy również prawo, aby spisanie
naszego oświadczenia było dokonane przez pracownika urzędu.
Kontrole zewnętrzne wykonywane na
podstawie § 193 i następujących po nim
paragrafów AO (Außenprüfung).
Zakres kontroli zewnętrzej (przykładowy) przy „Lohnsteueraußenprüfung” :
 wszystkich zatrudnionych, w tym w niepełnym wymiarze czasu pracy. W
zakres ten wchodzą też pracownicy innych pracodawców, także
oddelegowanych na przykład z Polski do Niemiec, jeżeli niemiecki
pracodawca ponosi koszty wynagrodzeń (w sensie gospodarczym zgodnie z
§ 38.1.2 EStG),
 wszystkie przychody pracowników, niezależnie od formy wypłaty (gotówka,
czy świadczenie rzeczowe), jak też od tego czy wynagrodzenia lub
świadczenia nie zostały wypłacone przez osobę (podmiot) trzeci,
 sprawdzenie czy podatek od płac został właściwie naliczony, poprawnie i w
odpowiedniej wysokości odprowadzony,
 podatki zryczałtowane, na przyklad przy przejęciu podatku przez pracodawcę
(§37 a , §37 b EStG),
 odprowadzenie podatku.
Przyczyny, zasady, częstotliwość i kryteria wyboru
podmiotu do przeprowadzenia kontroli zewnętrznej.
Urząd finansowy dokonuje wyboru podmiotów, które mają być kontrolowane na
podstawie przepisów prawa, rozporządzeń administracyjnych, ustaleń.
wewnętrznych
Kryteria:
Wielkość podmiotu. Dane są zawarte w piśmie niemieckiego Ministerstwa
Finansów nr IV A 4-S 1450/08/10001 z dnia 20 sierpnia 2009
Rodzaj działalności
Wielkość obrotu lub od osiąganego zysku.
W dużych podmiotach są kontrolowane wszystkie okresy obrachunkowe.
Najczęściej kontrola obejmuje jednorazowo okres 3 lat.
W średnich i małych podmiotach kontrole obejmują też 3 następujące po sobie
lata, lecz nie ma wymogu kontrolowania wszystkich okresów obrachunkowych.
Urząd decyduje, które lata będą kontrolowane. Przy najmniejszych podmiotach
prawdopodobieństwo kontroli jest znacznie niższe. Zależy to najczęściej od
informacji otrzymanych przez urząd lub od konkretnej branży.
Przeprowadzenie kontroli
Zgodnie z zasadami zawartymi w Betriebsprüfungsordnung (BpO) kontrola
powinna zajmować się zagadnieniami istotnymi i jej trwanie powinno być
ograniczone do niezbędnego czasu (§ 7 BpO). W związku z tym z reguły nie
kontroluje się wszystkiego i nie wszystkich przypadków, lecz kontrola jest
ograniczona do określonych punktów ciężkości. Czas trwania kontroli nie jest
ściśle określony w przepisach. W konkretnym przypadku zależy to od uznania
kontrolera.
Kontrolowany nie ma prawa wystąpienia o ograniczenie czasu trwania kontroli,
bądź o przeprowadzenie kontroli w określony sposób. Sposób i czas
postępowania kontrolnego zależy od uznania kontrolera.
Kontrolowany nie ma możliwości wpływu na wybór konkretnego kontrolera(*).
Początek kontroli zewnętrznej (Außenprüfung).1.
Przed rozpoczęciem kontroli zewnętrznej miejscowo właściwy urząd
finansowy musi pisemnie określić zakres kontroli w tzw.
„Prüfungsanordnung” (§ 196 AO). Wraz z tym musi być zawarte
stosowne pouczenie prawne. Pouczenie to powinno zawierać między
innymi informacje o terminach i o możliwości złożenia odwołania (§ 356
AO).
Jest dopuszczalne, aby kontrolę przeprowadził inny urząd, niż urząd
właściwy miejscowo (któremu podlegamy). Wtedy kontrolowany
podmiot musi być poinformowany o powodach takiej decyzji. Musi być
też powiadomiony, że mamy do czynienia z kontrolą tzw.
Auftragsprüfung. Stosowne pismo urzędu musi podać podstawę
prawną kontroli, rodzaje podatków które będą sprawdzane oraz okres
który będzie podlegał kontroli.
Następstwa zaordynowania kontroli
(Prüfungsanordnung)
Po otrzymaniu decyzji o przeprowadzeniu kontroli
należy zastanowić się nad zasadnością
przeprowadzenia kilku kroków.
 Należy rozpoznać zakres kontroli i ewentulane
ryzyko. Do tego ważne jest ustalenie
potencjalnych problemów z pracownikami
własnego działu prawnego, podatkowego i
księgowości.
Następstwa zaordynowania kontroli
(Prüfungsanordnung)
 Należy wyznaczyć osoby które będą odpowiedzialne za
kontakt z kontrolerem, czyli osobę koordynującą. Osobą
taką może być pracownik jak rownież doradca
podatkowy. Należy poinformować pracowników o
planowanej kontroli i pouczyć ich o obowiązkach
wynikających z tego faktu. Pracownicy którzy nie są
ustanowieni do kontaktowania się z kontrolerem nie
powinni udzielać informacji kontrolerowi, lecz wskazywać
na właściwe do tego osoby.
Prawa i obowiązki kontrolera
Kontroler powinien wylegitymować się w momencie
pojawienia się u kontrolowanego.
Zgodnie z § 200 ustęp 3 zdanie 2 AO kontroler ma prawo
do wejścia na teren nieruchomości i oglądania
pomieszczeń. Powinien przy tym uczestniczyć również
przedstawiciel kontrolowanego lub on sam osobiście.
Ponadto kontroler musi w trakcie kontroli informować o
poczynionych ustaleniach i pouczać o możliwych
następstwach, jeżeli przez to nie zostanie podważony cel i
przebieg kontroli. Kontroler nie może robić żadnych
wiążących uzgodnień co do konkretnych działań (na
przykład pokontrolnych).
Obowiązek współuczestnictwa i zachowanie
się kontrolowanego
Kontrolowany jest prawnie zobowiązany do uczestniczenia
w postępowaniu kontrolnym (§ 200 AO). Należy udostępnić
nieodpłatnie kontrolerowi nadające się do tego
pomieszczenie lub miejsce pracy.
Kontrolowany podmiot ma obowiązek przedłożenia
kontrolerowi ksiąg rachunkowych, dokumentów firmowych,
itp. Przy kontroli podatku od płac kontroler może zażądać
na przykład przedstawienia bilansów, zapisów w księdze
głównej i księgach pomocniczych, raportów kasowych.
Udzielanie wyjaśnień
Kontrolowany ma prawo, a w większości przypadków obowiązek
składania oświadczeń i wyjaśnień. Może on wyznaczyć inną osobę do
tego zadania.
Kontroler może stawiać swoje żądania i zapytania w formie ustnej,
pisemnej, telefonicznej, lub innej. Również odpowiedzi i wyjaśnienia
mogą być składane w różnej formie. Zaleca się formę pisemną.
Sankcje
Prawo do odmowy składama wyjaśnień
 W przypadku ociągania się w udzielaniu wyjaśnień
kontroler może zagrozić nałożeniem kar pieniężnych lub
oszacowaniem podstawy opodatkowania. Administracja
finansowa decyduje o wielkości nakładanych kar. Ich
wielkość waha się od 2.500 do 250.000 euro.
 Zasadniczo kontrolowany nie ma prawa do
odmowy składania wyjaśnień.
Rozmowy z kontrolerem
Kontroler podczas pierwszej wizyty u kontrolowanego ma obowiązek okazania
legitymacji.
W trakcie pierwszej rozmowy, z reguły omawia się szczegóły kontroli.
Kontroler musi na bieżąco informować kontrolowanego o dokonanych ustaleniach i ich
możliwych następstwach, jeżeli przez to nie będzie zagrożone osiągnięcie celu kontroli.
Przekazanie tych informacji i pouczeń może nastąpić w formie ustnej. Kontrolowany
może dostarczać dodatkowe dokumenty, które dokładniej wyjaśniają stan faktyczny.
Rozmowy przeprowadzane w trakcie kontroli służą przygotowaniu rozmowy końcowej. W
istotnych przypadkach kontroler pisemnie przedstawia swoje zastrzeżenia i wylicza w
przybliżeniu wysokość możliwych następstw podatkowych.
O wynikach przeprowadzonej kontroli zewnętrznej (Außenprüfung) powinien być
poinformowany kontrolowany w rozmowie końcowej (Schlussbesprechung). Rozmowa ta
służy wysłuchaniu kontrolowanego. Dlatego wyznacza się termin na przeprowadzenie
takiej rozmowy z zachowaniem niezbędnego czasu na przygotowanie się do rozmowy
(§11 Abs.1 BpO). W rozmowie końcowej powinny być omówione przypadki niejasne i
sporne. Omawia się też możliwe następstwa podatkowe.
Rozmowy z kontrolerem co nastąpi dalej.
Dyskutuje się różne oceny prawne stanów faktycznych przedstawione przez
kontrolowanego. Po osiągnięciu porozumienia kończy się rozmowę i pisze się protokół
pokontrolny z informacjami o konsensusie. Zawarte porozumienie nie jest wiążące dla
kontrolowanego, ani dla urzędu. Porozumienia stają się wiążące dopiero gdy zostaną
wydane decyzje i decyzje te po upływie czasu na złożenie odwołania stały się
niewzruszalne.
Na wniosek kontrolowanego, może być wyznaczony czas na zajęcie stanowiska co do
projektu protokołu. Kontrolowany może próbować przez to zwrócić uwagę kontrolera na
prawidłowość ustaleń i prawidłową ocenę następstw podatkowych. Kontroler może w
takich przypadkach odnieść się w protokole do stanowiska wyrażonego przez
kontrolowanego.
Jeżeli protokół zawiera błędy formalne, lub błędnie ustala stan faktyczny, należy go
odpowiednio skorygować.
Jeżeli kontrolowany podmiot nie złoży wniosku o przesłanie stanowiska do ustaleń
kontroli, to do kontrolowanego (lub doradcy podatkowego) zostaje wysłany protokół
pokontrolny, razem z decyzją podatkową (Steuerbescheid) ewentaulnie wraz z decyzją o
odpowiedzialności (Haftungsbescheid).
Podsumowanie
 Obywatel polski i polskie firmy mogą osiągać
różne dochody w Niemczech. Równość w
traktowaniu podmiotów oznacza podleganie
przepisom o kontrolach. W przypadku
wątpliwości wskazane jest skorzystanie z porady
właściwych kancelarii.
Uwagi końcowe
Opracowanie niniejsze powstało w Latz Piller Trenner Partnergesellschaft StB WP
(Kancelaria Partnerska Doradców podatkowych / audytora) i jest jedynie
materiałem informacyjnym, które nie może być traktowane jako porada prawna lub
podatkowa. Zaleca się każdorazowo konsultację w uprawnionej do tego kancelarii.
Düsseldorf, 2013
Ewald Sladek
Latz Piller Trenner Partnerschaft
Steuerberater Wirtschaftsprüfer
Grafenberger Allee 125, 40237 Düsseldorf
Telefon: (+ 49) 211-179314 32
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Tel.: (+49) 211-179314-0
[email protected]
[email protected]