Dowód księgowy w przypadku zagubienia listu przewozowego

Dowód księgowy w przypadku zagubienia listu przewozowego
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
Czy urząd skarbowy może podważyć ujęcie w koszty faktury za usługę transportową
(kurierską), jeśli podatnik nie ma listu przewozowego?
Pytanie
Czy urząd skarbowy może podważyć ujęcie w koszty uzyskania przychodów faktury
wystawionej za usługę transportową (kurierską), jeśli podatnik nie posiada listu przewozowego?
List przewozowy został zagubiony, a właściciel firmy opisał na odwrocie faktury, czego ona
dotyczyła.
Czy takie ujęcie dowodu księgowego można uznać za kompletne?
Odpowiedź
Faktura opisana przez właściciela jest wystarczającym dowodem poniesienia kosztu.
Uzasadnienie
Z treści pytania nie wynika, jakie księgi prowadzi podatnik: księgi rachunkowe, czy PKPiR.
Z punktu widzenia przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.:
Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.o.r., dowodem księgowym jest zgodnie z
art. 20-21 dowód stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, zawierający co najmniej:
1/3
Dowód księgowy w przypadku zagubienia listu przewozowego
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych
(dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia
prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym,
podpisy osób, o których mowa w pkt. 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi
ustalenie tych osób.
Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie
prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)
- dalej r.p.k.p.r. - podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP,
dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom
określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 r.p.k.p.r., stwierdzające fakt dokonania operacji
gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących
w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której
dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie
wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli
2/3
Dowód księgowy w przypadku zagubienia listu przewozowego
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami
księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Bez względu na rodzaj ksiąg, kosztami uzyskania przychodów są, zgodnie z art. 22 ustawy z
dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r.
Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania
albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Zakupiona usługa transportowa, związana z prowadzoną działalnością, potwierdzona fakturą
VAT opisaną przez właściciela, nie może być kwestionowana przez urząd skarbowy ze względu
na brak listu przewozowego.
3/3