Droga od intuicji do inteligencji

Tytuł: Puls Biznesu - Teleinformatyka
Data: 23.04.2007
System business intelligence pozwala zapanować nad nadmiarem informacji
Droga od intuicji do inteligencji
Firmy toną w informacjach, które produkują. Sposobem na to, aby z kłopotu stały się
one źródłem zysku, są systemy business intelligence.
Wojciech Chmielarz
Duża sieć handlowa zainwestowała w
system business intelligence (BI). Jej
menedżerowie
zachwyceni
nowym
narzędziem
rozpoczęli
tworzenie
własnych
raportów,
zadając
najdziwniejsze pytania. Jeden z nich
podczas takiej „zabawy” odkrył ciekawe
zjawisko. Jeden z należących do sieci
sklepów sprzedawał więcej piwa niż
inne. Menedżer zainteresował się tym i
rozpoczął tworzenie kolejnych raportów.
Wkrótce, dzięki systemowi BI wyszło na
jaw, że w badanym sklepie piwo
wystawione jest nie obok słonych
paluszków, jak gdzie indziej, ale przy
pieluchach. Młodzi ojcowie, którzy
przychodzili po zakupy dla swoich dzieci,
do koszyka oprócz pampersów wkładali
butelkę złocistego trunku.
Ta anegdotka jest często powtarzana w
środowisku informatyków zajmujących
się BI. Podobnie jak ta o koncernie Fiat,
który dopiero po wdrożeniu systemu
zauważył, że popielniczki do Fiata Punto
są droższe niż te montowane w
ekskluzywnym Alfa Romeo. Różnica cen
była niewielka, ale biorąc pod uwagę
liczbę egzemplarzy tańszego modelu,
który zjeżdżał z taśmy, urosła do
wartości bliskiej miliona dolarów rocznie.
Fiat natychmiast zmienił dostawcę
popielniczek do modelu Punto.
Obie te historie pokazują, że informacje
są
jak
pieniądze
w kieszeniach
obszernego płaszcza. Wiadomo, że
gdzieś są, ale trudno je znaleźć.
Natłok danych
Ilość informacji w świecie rośnie lawinowo. Według badań przeprowadzonych przez firmę IDC cyfrowy wszechświat w
2006 r. miał wielkość 161 miliardów gigabajtów. Prognozy mówią, że ta liczba w ciągu następnych czterech lat
wzrośnie sześciokrotnie. Jak to się ma do realnego życia przeciętnego przedsiębiorcy? Ano tak, że gdzieś będzie
musiał przechowywać: raporty sprzedaży, produkcji, informacje o reklamacjach, rabatach, ofertach, pracowników,
kopie umów o pracę, kopię umów z kontrahentami, raporty z systemów ERP, CRM, programów księgowych itd. Im
większa firma, tym więcej danych.
— Wydobycie spójnej informacji z takiego środowiska jest zadaniem praktycznie niemożliwym, szczególnie biorąc pod
uwagę fakt, iż nadzwyczaj często niezbędne jest wiązanie logiczne informacji pochodzących z różnych źródeł —
przyznaje Marcin Wąsikowski, kierownik projektów firmy Infovide-Matrix.
Wydaje się, że w takim razie najlepszym wyjściem byłoby po prostu zniszczenie archiwów, a zachowanie tylko
najważniejszych i najcenniejszych dokumentów. Niestety nic nie jest takie proste. Po pierwsze trudno przewidzieć,
jaka informacja okaże się kluczowa dla firmy. Po drugie, firmy często nawet nie wiedzą, co mają na swoich dyskach
twardych. A jeśli nie wiedzą, to jak mają decydować, co usunąć? Jest jeszcze trzeci, chyba najważniejszy argument...
— Gromadzone w systemach informatycznych dane mogą być wykorzystane do odnajdywania ukrytych zależności
pomiędzy nimi oraz do budowania na tej podstawie modeli pozwalających na prognozowanie zmian, zachowań w
przyszłości — tłumaczy Marcin Wąsikowski.
Innymi słowy, wspomniany już Fiat nigdy by się nie dowiedział, że przepłaca za popielniczki, gdyby regularnie czyścił
dyski z teoretycznie niepotrzebnych plików. Ale dlaczego dowiedział się tego dopiero po wdrożeniu systemu?
Przyczyn, dla których firmy mają problemy z efektywnym wykorzystaniem swoich zasobów informacyjnych, jest wiele.
Skąd kłopoty?
— Większość systemów informatycznych zaprojektowano do przetwarzania transakcji, np. wprowadzania zamówienia,
księgowania faktury, wydruku dokumentów. Oprócz przetwarzania transakcji systemy te zazwyczaj potrafią
udostępniać dane przetwarzane w postaci prostych zestawień. Zazwyczaj jednak wiele do życzenia pozostawia sposób
tworzenia nowych raportów „na życzenie” oraz możliwości interaktywnej pracy z raportami czyli dochodzenia do
interesujących danych — tłumaczy Krzysztof Siwiec, lider zespołu zarządzania efektywności organizacji w BCC, firmie,
która specjalizuje się we wdrożeniach systemów biznesowych.
Można to porównać do sytuacji, kiedy kierowca, który prowadzi samochód może korzystać tylko z przedniej szyby, bo
inne są zamalowane. Co gorsza, zdarza się, że kierowca faktycznie nie kieruje pojazdem, tylko mówi komuś innemu,
jak ma skręcać i jaki pedał naciskać.
— Często zdarza się, że menedżerowie, aby otrzymać dane, których sami nie są w stanie wydobyć z systemu, muszą
korzystać z pośredników, którzy przygotowują im raporty, np. w arkuszu MS Excel. Ułatwia to życie kadrze
zarządzającej, ale wprowadza ogniwo pośrednie, które może powodować przekłamania, kiedy na przykład informatyk
źle zrozumie potrzeby informacyjne dyrektora. Poza tym pośrednicy oddzielają menedżera od rzeczywistych danych,
co z czasem może skutkować brakiem zrozumienia zależności pomiędzy różnymi informacjami — tłumaczy Krzysztof
Siwiec.
Oprócz tego problemem jest niezgodność danych w różnych systemach, ich nadmiar oraz rozproszenie.
Uporządkować chaos
Istotą wdrożenia systemu BI jest zmiana informacji w wiedzę. Sama informacja przynosi straty (koszty
przechowywania), wiedza przynosi zyski.
— Żeby podjąć dobrą decyzję, przedsiębiorca musi wiedzieć wszystko o sytuacji w danej chwili. Musi dostać konkretne
i pełne informacje. I to mu zapewniają systemy business intelligence — mówi Ryszard Sadowski, prezes gdyńskiego
dostawcy systemów biznesowych firmy Solemis.
Jeden z jego klientów dopiero po wdrożeniu odkrył 25 zagadnień, na których temat powinien przygotować raporty, a
o których wcześniej nawet nie wiedział, że istnieją.
— W firmach dane zwykle nie są spójne, różne raporty czy też informacje potrafią się nawet wykluczać nawzajem, a
na zweryfikowane wyniki trzeba było zbyt długo czekać. To powoduje, że menedżerowie często nie mają zaufania do
otrzymywanych raportów. Jednocześnie informacje zawarte w niemodyfikowanych systemach ulegają dezaktualizacji i
stają się bezużyteczne — twierdzi Jarosław Pietrzak, dyrektor handlowy BI Insight.
Oprogramowanie business intelligence ma ten chaos uporządkować.
— Wdrożenie systemu BI wprowadza do firmy zupełnie nową jakość. Pozwala pracownikom reagować na bieżąco na
wszelkie zmiany w rynku. Dostarcza informacje, które pozwalają przewidywać zachowanie klientów, wykonywać ruch
w jego stronę, na czas zapobiegać negatywny trendom, nie czekać aż klient nas zaskoczy rezygnacją z naszych usług.
Największą wartością tego rozwiązania jest właśnie to, że użytkownik zawsze wie, co i dlaczego się dzieje — dodaje
Jarosław Pietrzak.
Z kolei Marcin Sokołowski z firmy EpicorScala, tłumacząc, czym jest BI, pomaga sobie trafnym porównaniem.
— Bez wyszukiwarek internet byłby masą bezużytecznych danych. Dzięki wyszukiwarkom jesteśmy w stanie w ciągu
kilku sekund znaleźć żądaną informację. Bez nich wiedzielibyśmy tylko, że dane gdzieś tam są, ale dotarcie do nich
byłoby praktycznie niemożliwe. Podobnie jest z systemami BI — opowiada.
Analogia ta, jak to analogia, jest uproszczona, ale dobrze oddaje istotę sprawy. Systemy business intelligence mają
zmienić przedsiębiorstwo w inteligentną organizację, w której decyzje podejmuje się opierając się na wiedzy, a nie
tylko na intuicji. Bo ta może kiedyś zawieść.