zapytanie ofertowe

L. Dz. ET/432/2012/W
Wrocław, 7 listopada 2012 roku.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający:
Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia we Wrocławiu, Radio Wrocław Spółka Akcyjna
Nazwa skrócona: Radio Wrocław SA
ul. Karkonoska 10
53-015 Wrocław
NIP: 896-00-07-583
REGON: 930254670
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.
Numer projektu: RPDS.06.04.00-02-018/12
Tytuł projektu: „Tu Polskie Radio Wrocław...”upowszechnianie dziedzictwa kulturowego zdigitalizowanych zasobów
archiwum dźwiękowego Radia Wrocław
Priorytet 6 „Wykorzystanie i promocja potencjału turystycznego i kulturowego Dolnego Śląska (Turystyka i Kultura)”
Działanie 6.4. „Turystyka kulturowa”
Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia we Wrocławiu, Radio Wrocław Spółka Akcyjna zaprasza do składania ofert na
stworzenie i wdrożenie oprogramowania komputerowego do zarządzania procesami digitalizacji dźwiękowych
materiałów archiwalnych.
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest stworzenie i wdrożenie oprogramowania komputerowego do zarządzania procesami
digitalizacji dźwiękowych materiałów archiwalnych. Warunkiem jest ścisła współpraca stworzonego
oprogramowania z posiadanym programem bazodanowym CoMA służącym do zarządzania zasobami archiwum
dźwiękowego Zamawiającego. Dopuszcza się możliwość wykorzystania danych zgromadzonych w programie CoMA
potrzebnych do właściwego funkcjonowania nowoutworzonego oprogramowania, czyli napisania tzw. nakładki na
program CoMA, bądź też rozbudowę chronionego prawem autorskim programu CoMA, w którym Zamawiający nie
ma prawa dokonywać jakichkolwiek zmian, zgodnie z zapisami umownymi wiążącymi autora z Zamawiającym.
Szczegółowe wymagania dla oprogramowania zarządzającego procesami digitalizacji zawiera Załącznik nr 1 do
niniejszego ogłoszenia.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
1. Dostarczenia na własny koszt, instalacji i konfiguracji przedmiotowego oprogramowania
2. Przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie użytkowania oprogramowania
3. Przeszkolenia administratorów w zakresie konfiguracji oprogramowania i zarządzania prawami dostępu
4. Sześciomiesięcznej opieki powdrożeniowej, w ramach której wprowadzane byłyby korekty w jego
działaniu zmierzające do optymalnej jego pracy w środowisku Zamawiającego
5. Udzielenia 16 miesięcznej gwarancji na właściwe działanie oprogramowania. W ramach gwarancji będą
usuwane nieodpłatnie przez Wykonawcę wszelkie błędy oprogramowania ujawnione w trakcie jego
eksploatacji.
Opis sposobu obliczenia ceny:
1.
2.
3.
Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN. Cena oferty pokrywa wszelkie zobowiązania Wykonawcy,
wynikające z realizacji zamówienia zgodnie z warunkami określonymi przez Zamawiającego i zawiera w sobie
wynagrodzenia za wszystko co jest niezbędne i konieczne dla właściwego wykonania zamówienia.
Cena winna uwzględniać podatek od towarów i usług.
Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (tj. z dokładnością do 1 grosza).
Termin i miejsce wykonania zamówienia:
Pożądany termin wykonania zamówienia – 4 tygodnie od dnia podpisania umowy
Nieprzekraczalny termin wykonania zamówienia – 8 tygodni od dnia podpisania umowy
Miejsce wykonania zamówienia – siedziba Radia Wrocław SA
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, ich znaczenie oraz sposób
oceny ofert:
Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
1) zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania;
2) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
2. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy, który przedstawi najniższą cenę za realizację
zamówienia, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymaganych i opisanych w niniejszym Zapytaniu
warunków.
Sposób dokonywania oceny wg wzoru:
PUNKTACJA = (Cn : Cb) x 100,
gdzie: Cn – cena najniższa, Cb – cena badana.
Za ofertę najkorzystniejszą uznaje się tę, która uzyska największą ilość punktów.
Miejsce, sposób i termin składania ofert:
1.
Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty na adres:
Radio Wrocław SA, ul. Karkonoska 10, 53-015 Wrocław, Sekretariat Zarządu, pok. 182
nie później niż do dnia 16 listopada 2012 r. do godz. 15:00
2.
Ofertę należy złożyć w nieprzezroczystej, zabezpieczonej przed otwarciem kopercie, którą należy opisać
następująco:
Wykonawca:
nazwa (firma) oraz adres
Zamawiający:
Radio Wrocław SA
ul. Karkonoska 10
53-015 Wrocław
Oferta w postępowaniu na:
„Oprogramowanie komputerowe do zarządzania procesami digitalizacji dźwiękowych materiałów archiwalnych.”
ET/432/2012/W
Nie otwierać przed dniem: 16 listopada 2012 r. do godziny 15:00
3.
Zawartość oferty.
Kompletna oferta musi zawierać:
a) Formularz oferty, zawierający cenę, deklarowany przez Wykonawcę termin realizacji zamówienia.
b) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej.
c) Wykaz minimum dwóch zrealizowanych zamówień ściśle związanych z zarządzaniem cyfrowymi
zbiorami archiwalnymi. Informacja taka winna zawierać:
d)
e)
f)
g)
Daty realizacji zamówień
Informacje na czyją rzecz były realizowane te zamówienia
Informacje o zakresie zamówień
Wartości tych zamówień
Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy w ostatnich trzech latach wykonali minimum dwa
podobne zamówienia ściśle związane z zarządzaniem cyfrowymi zbiorami archiwalnymi. Ocena spełniania tego
warunku będzie oparta na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie złożonego wykazu zrealizowanych zamówień.
Osobą upoważnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
Mirosław Ostrowski, tel: 71 7802105, e-mail: [email protected]
Mirosław Ostrowski
Kierownik Projektu
Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego nr ET/432/2012/W
Szczegółowe wymagania dla oprogramowania zarządzającego procesami digitalizacji
Założenia ogólne:
1.
organizacja procesu digitalizacji – na każdym etapie pracy nad nośnikami i fonogramami program zarządzający
procesem digitalizacji ma posiadać i udostępniać uprawnionym do tego osobom informację o miejscu aktualnego
znajdowania się nośnika o zadanej sygnaturze oraz etapie związanego z nim procesu digitalizacyjnego. Każda
zmiana miejsca i statusu nośnika bądź fonogramu winna być odzwierciedlona w programie. Zakłada się, że nośniki
mogą przemieszczać się pomiędzy Archiwum, Rozdzielnią, pomieszczeniami przeznaczonymi do digitalizacji (tu
samo pomieszczenie nie ma większego znaczenia, co osoba, która pobrała nośniki do digitalizacji). Zmiany miejsc, w
których znajdować się mogą nośniki potwierdzane będą operacjami wydawania bądź przekazywania nośników za
pomocą odczytywania kodów kreskowych. Możliwe przejścia to między innymi:
a. Archiwum > Rozdzielnia (wydanie nośników do digitalizacji – do dalszego przekazywania pracownikom)
b. Archiwum > pracownik digitalizujący (pobranie nośników do digitalizacji)
c. Rozdzielnia > pracownik digitalizujący (pobranie nośników do digitalizacji)
d. pracownik digitalizujący > Rozdzielnia (zwrot nośników zdigitalizowanych oraz niezdigitalizowanych)
e. pracownik digitalizujący > Archiwum (zwrot nośników zdigitalizowanych oraz niezdigitalizowanych)
f. Rozdzielnia > Archiwum (zwrot nośników zdigitalizowanych oraz niezdigitalizowanych)
Proces digitalizacji z punktu widzenia pracownika digitalizującego powinien opierać się o fonogramy (nagrania) a nie
nośniki. Pracownik digitalizujący tworzy oddzielny plik audio dla każdego fonogramu (na jednym nośniku może być
wiele fonogramów).
Wydawanie i przekazywanie nośników do/od Rozdzielni i dla osób digitalizujących oparty o spis nośników w
programie CoMA.
Rozliczanie pracowników oparte o spis i długość zdigitalizowanych przez nich i zatwierdzonych fonogramów
(kryterium zaliczenia fonogramu do danego okresu rozliczeniowego pracownika digitalizującego jest data
zatwierdzenia).
Proponowane statusy nośników, pozwalające na śledzenie aktualnego miejsca i stanu nośnika
1. zakwalifikowany do digitalizacji - Archiwum
2. przekazany do Rozdzielni
3. wydany pracownikowi digitalizującemu X
4. po digitalizacji, powstały wszystkie pliki audio i zostały wstępnie dołączone do rekordów fonogramów
5. po digitalizacji, zwrócony do Rozdzielni
6. po digitalizacji, zwrócony do Archiwum
7. digitalizacja anulowana nośnik zwrócony do archiwum bez digitalizacji
Dodatkowo, same fonogramy na nośnikach mają następujące statusy:
0 - przed digitalizacją
1 - zdigitalizowany - utworzony plik FLAC (ang. Free Lossless Audio Codec – format bezstratnej kompresji
dźwięku) i plik odsłuchowy i wstępnie dołączony do rekordu opisującego fonogram)
2 - do poprawki przez pracownika digitalizującego - ustawienie tego statusu powoduje automatyczne
ustawienie oddzielnej flagi na nośniku - oddzielne pole żeby wyróżnić szczególny stan danego nośnika - ten
status może ustawić osoba z uprawnieniami zatwierdzania
3 - zatwierdzony
Zmiany statusów nośników występować będą zarówno przy zmianie miejsc, jak i zmianie etapu w procesie
digitalizacji
2.
obsługa systemu kodów kreskowych – program powinien zawierać w sobie system kodów kreskowych opartych na
sygnaturach przy przekazywaniu nośników pomiędzy działami/osobami uczestniczącymi w procesie digitalizacji
raportowanie postępów prac – program winien dawać możliwość tworzenia wszelkich raportów na bazie danych
zawartych w opisach fonogramów i nośników oraz przebiegu procesów digitalizacyjnych z uwzględnieniem osób
biorących udział w tym procesie (m.in. raportowanie ilości i czasów zdigitalizowanych i opublikowanych w
Internecie fonogramów w zadanych okresach, możliwość generowania dokładnych wykazów z dowolnymi danymi
powiązanymi w procesie digitalizacji)
3.
4.
5.
6.
7.
8.
dokumentowanie zaangażowania osób pracujących nad digitalizacją – tworzenie kart pracy dla każdego z
pracowników z osobna w zadanych okresach, w ustalonym formacie. Wydruki kart pracy poszczególnych osób
zaangażowanych w digitalizację. Umożliwienie każdej z tych osób wglądu i kontroli własnych wykazów prac
wykonanych w ramach digitalizacji fonogramów w zadanym okresie.
oprogramowanie winno zawierać moduł wypożyczeń, w którym wszystkie nośniki wydane z archiwum do cyfryzacji
winny być traktowane jako wypożyczone. W każdym przypadku oprogramowanie powinno posiadać dokładne
informacje związane z każdym wypożyczonym nośnikiem
synchronizacja z istniejącym programem CoMA
zarządzanie uprawnieniami użytkowników na różnych poziomach dostępu i funkcjonalności
udostępnianie zbiorów na stronie internetowej: poprzez ustawienie flagi "Do publikacji w sieci Internet" i
ustawienie okresu w jakim dany fonogram ma być dostępny w Internecie oraz kopiowanie plików odsłuchowych do
oddzielnego, przygotowanego katalogu.
Etapy procesu digitalizacji i publikacji skomprymowanych kopii w Internecie
Etap 1: Wybór materiału do digitalizacji
a.
b.
c.
d.
e.
f.
osoby odpowiedzialne w archiwum za wybór nośników do digatalizacji wybierają nośniki do digitalizacji
poprzez zaznaczenie w odpowiednim miejscu w programie (status nośnika – nośnik przygotowany do
digitalizacji)
pracownicy zajmujący się digitalizacją fonogramów widzą po zalogowaniu się do programu tylko listę nośników
przeznaczonych do digitalizacji przez osoby z archiwum (nie widzą nośników wydanych dla innych
pracowników). Różne statusy nośników wyróżnione są na liście kolorami lub odpowiednimi ikonkami i
adnotacjami.
dla wszystkich wybranych nośników program drukuje kody kreskowe w ustalonym formacie, które od razu są
naklejane na pudełka
część nośników przekazywana jest do Rozdzielni na zasadzie odczytania kodów kreskowych z pudełek (status –
nośnik wydany do Rozdzielni)
dyżurny Rozdzielni przyjmuje wszystkie taśmy odczytując kody kreskowe (status – nośnik przyjęty w Rozdzielni)
część nośników pozostaje w Archiwum, skąd mogą być wydawane w godzinach pracy osobom pracującym przy
digitalizacji na zasadach identycznych jak Rozdzielnia
Etap 2: Rozdzielnia
a.
b.
c.
d.
nośniki przeznaczone do digitalizacji są wydawane pracownikom digitalizującym nagrania z Rozdzielni 24
godziny na dobę (poza godzinami pracy Archiwum) na podstawie kodów kreskowych (powinna również istnieć
w programie możliwość ręcznego wpisania sygnatury nośnika)
pracownik pobiera nośniki każdorazowo przed rozpoczęciem digitalizacji i po pracy oddaje (do Rozdzielni, bądź
do Archiwum) zarówno te zdigitalizowane oraz te, których nie udało mu się zdigitalizować
pobierane nośniki są przypisane do konta danego pracownika za pomocą czytnika kodów kreskowych w
odpowiednim module oprogramowania
Rozdzielnia jest wyposażona w czytnik kodów kreskowych.
Etap 3: Digitalizacja
a.
b.
c.
d.
e.
pracownik digitalizujący materiał loguje się na swoje konto i widzi w programie listę wszystkich nośników, jakie
pobrał z Rozdzielni
wybiera dowolny nośnik, odczytuje skanerem kod kreskowy nośnika i rozpoczyna digitalizację kolejnych
fonogramów na nośniku
po digitalizacji dołącza plik audio do rekordu opisującego proces digitalizacji danego fonogramu. Program w
trakcie dołączania tworzy automatycznie plik w formacie FLAC i plik w formacie MP3 i zapisuje te pliki w
sieciowym katalogu dźwięków archiwalnych i dźwięków odsłuchowych.
po digitalizacji, program ustawia status fonogramu jako "zdigitalizowany"
po pomyślnym przebiegu wszystkich wymaganych operacji pracownik powinien otrzymać potwierdzenie, że
digitalizacja tego konkretnego fonogramu przebiegła pomyślnie. W przypadku problemów program powinien
f.
generować odpowiednie komunikaty tak, aby możliwe było ewentualne skorygowanie błędów, bądź
powtórzenie procesu
pracownik zwraca nośniki do Archiwum bądź Rozdzielni gdzie potwierdzeniem zwrotu jest odczytanie kodów
kreskowych i zmiana statusu zwróconych nośników na „po digitalizacji, zwrócony do Rozdzielni” bądź „po
digitalizacji, zwrócony do Archiwum”
Etap 4: Kontrola
a.
b.
c.
d.
w Archiwum dokonywana jest kontrola ostateczna poprawności procesu digitalizacji oraz połączenia pliku z
odpowiednimi metadanymi, wówczas zmieniony zostaje status fonogramu na „zatwierdzony”.
Program w bazie danych zapisuje informację o osobie zatwierdzającej i dacie zatwierdzenia. Data
zatwierdzenia jest kluczem przy rozliczaniu pracownika digitalizującego (zestawienie okresowe listy
zdigitalizowanych fonogramów danego pracownika digitalizującego). W przypadku stwierdzenia, że np. osoba
digitalizująca pomyliła pliki lub zdigitalizowane nagranie jest niskiej jakości, osoba zatwierdzająca może
oznaczyć dany fonogram jako "Do poprawki". Flaga "Do poprawki" ustawiana jest też na nośniku na którym
znajduje się dany fonogram.
Program powinien posiadać możliwość odsłuchu materiałów dźwiękowych z poziomu listy wyszukiwania (po
odfiltrowaniu fonogramów zdigitalizowanych w określonym okresie) oraz zatwierdzania ich przez archiwistów
z poziomu takiej listy, bez konieczności otwierania pełnego opisu fonogramu.
Program powinien dawać możliwość osobom o wyższych uprawnieniach kontroli postępów prac
wykonywanych w zadanym okresie przez poszczególnych pracowników. Osoba nadzorująca powinna posiadać
możliwość uzyskania informacji zarówno o liczbie opracowanych fonogramów, jak i łącznym ich czasie.
Etap 5: Udostępnianie materiałów archiwalnych w Internecie
Udostępniane będą kopie użytkowe fonogramów archiwalnych w postaci plików w formacie MP3 wraz z wybranymi
metadanymi związanymi z tymi fonogramami.
W trakcie zatwierdzania osoba o odpowiednich uprawnieniach może oznaczyć wybrane fonogramy jako "Do publikacji
w sieci Internet". W trakcie oznaczania możliwe jest ustawienie okresu w jakim oznaczane nagranie ma być "widoczne"
w Internecie. Po oznaczeniu tą flagą program kopiuje plik odsłuchowy na zewnętrzny serwer.
Flagę "Do publikacji w sieci Internet" oraz okres publikacji można w dowolnym czasie zmienić z poziomu opisu
fonogramu.
UWAGA!
Publikacja kopii użytkowych fonogramów w Internecie nie wchodzi w zakres przedmiotowego zamówienia.