Program Płatnik

Transkrypt

Program Płatnik

Program P atnik
wersja A1 8.01.001
Podr cznik
u ytkownika
Tytu dokumentu:
Wersja:
Data wydania:
Dotyczy programu:
Program P atnik – wersja A1 8.01.001 Podr cznik u ytkownika.
3.1
2009-12-18
Program „P atnik” wersja A1 8.01.001
Autorskie prawa maj%tkowe do niniejszej dokumentacji oraz programu komputerowego przys uguj% Asseco Poland SA
z siedzib% w Rzeszowie, Al. Armii Krajowej 80. Powy sze prawa s% chronione ustaw% z dnia 4 lutego 1994 roku o
prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z pó3niejszymi zmianami). Powy sza dokumentacja jest
rozpowszechniana wraz z programem komputerowym na podstawie udzielonej ZUS licencji.
Spis tre6ci
WST P ...................................................................................................................................................................7
1.1
1.2
DOKUMENTACJA PROGRAMU .................................................................................................................7
JAK KORZYSTA@ Z PODRACZNIKA?.........................................................................................................7
OGÓLNY OPIS PROGRAMU...........................................................................................................................11
2.1
2.2
2.3
CO NOWEGO W WERSJI 8.01.001? ........................................................................................................12
POJACIA UEYWANE W PROGRAMIE .......................................................................................................14
PODSTAWY PRAWNE ............................................................................................................................16
OGÓLNE ZASADY OBS.UGI PROGRAMU.................................................................................................17
3.1
3.2
3.2.1
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
STANDARDOWE ELEMENTY PROGRAMU ...............................................................................................17
ROZPOCZACIE I ZAKOHCZENIE PRACY Z PROGRAMEM ..........................................................................22
ZakoIczenie pracy z programem ...................................................................................................23
KOMUNIKATY PROGRAMU P ATNIK .....................................................................................................23
PRZEGLJDANIE I AKTUALIZACJA DANYCH ...........................................................................................24
Filtrowanie danych.........................................................................................................................26
Zastosowanie s owników ...............................................................................................................29
ZADANIA U/YTKOWNIKA ............................................................................................................................31
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.2.1
4.2.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.4
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.6
4.7
OGÓLNY SCENARIUSZ PRACY Z PROGRAMEM P ATNIK.........................................................................31
Ma y p atnik ...................................................................................................................................32
Nredni i du y P atnik ......................................................................................................................34
P atnik upowa niony – np. Biuro rachunkowe...............................................................................36
STATUSY W PROGRAMIE PPATNIK........................................................................................................38
Statusy dokumentów ......................................................................................................................38
Statusy weryfikacji.........................................................................................................................40
JAK WPROWADZI@ DANE UBEZPIECZONYCH DO REJESTRU? .................................................................40
Jak utworzyR kartotek ubezpieczonego? ......................................................................................41
Jak wykonaR zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych? ...........................................................41
Jak utworzyR kartoteki ubezpieczonych, wykonuj%c import dokumentów? .................................42
Jak zasiliR kartoteki ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ? .................................................43
JAK WCZYTA@ DANE Z SYSTEMU ZEWNATRZNEGO? .............................................................................43
JAK PRZYGOTOWA@ DOKUMENTY UBEZPIECZENIOWE?........................................................................44
Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych p atnika..................................................................44
Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego .....................................................45
Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych ...........................................46
Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej...................................48
JAK PRZYGOTOWA@ DOKUMENTY KORYGUJJCE? ................................................................................49
JAK TWORZY@ I WYSYPA@ DOKUMENTY ROZLICZENIOWE DLA RÓENYCH PRZEDZIAPÓW NUMERÓW
IDENTYFIKATORÓW?...........................................................................................................................................50
4.8
JAK TWORZY@ I WYSYPA@ DOKUMENTY Z RÓENYCH OKRESÓW ROZLICZENIOWYCH?..........................51
4.9
JAK PRZYGOTOWA@ I WYSPA@ ZESTAW DOKUMENTÓW? .....................................................................52
4.9.1
Jak przygotowaR dokumenty do wys ania? ....................................................................................52
4.9.2
Jak wydrukowaR zestaw dokumentów i przekazaR w postaci papierowej?....................................53
4.9.3
Jak przyst%piR do elektronicznej komunikacji z ZUS?...................................................................53
4.9.4
Jak wys aR zestaw dokumentów do ZUS?......................................................................................54
4.9.4.1
4.9.4.2
4.9.4.3
4.9.5
4.9.5.1
4.9.5.2
Jak wys aR dokumenty bezpo6rednio z programu? ....................................................................................55
Jak przekazaR dokumenty przy wykorzystaniu WWW? ............................................................................56
Jak przekazaR dokumenty na p ycie CD?...................................................................................................56
Jak potwierdziR elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? ...............................................57
Jak pobraR potwierdzenie bezpo6rednio z programu P ATNIK?..................................................................58
Jak pobraR potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW? ............................................................................58
4.10
JAK PRZEKAZYWA@ DOKUMENTY INNYCH PPATNIKÓW?......................................................................59
4.10.1
Ka dy za siebie ..............................................................................................................................59
4.10.2
Podmiot upowa niony....................................................................................................................60
4.11
JAK POBRA@ DANE Z CENTRALNEGO REJESTRU UBEZPIECZONYCH? ...................................................61
4.12
JAK WYKORZYSTA@ DANE Z CENTRALNYCH REJESTRÓW W PROGRAMIE P ATNIK? .............................61
Spis tre ci
3
4.12.1
4.12.2
4.12.2.1
4.12.2.2
4.12.2.3
4.12.2.4
4.12.3
Jak generowany jest wyci%g z CRU? .............................................................................................62
Weryfikacja danych przechowywanych w bazie programu z danymi pobranymi z ZUS ..............62
Weryfikacja Rejestru ubezpieczonych.......................................................................................................63
Weryfikacja pojedynczej kartoteki ............................................................................................................64
Weryfikacja dokumentów w bazie.............................................................................................................64
Weryfikacja dokumentów w zestawie .......................................................................................................64
Post powanie w przypadku wykrycia b dów weryfikacji ............................................................65
FUNKCJE PROGRAMU....................................................................................................................................67
5.1
OBSPUGA DANYCH PPATNIKA ..............................................................................................................67
5.1.1
Wprowadzenie danych p atnika .....................................................................................................68
5.1.1.1
5.1.1.2
5.1.1.3
5.1.1.4
Import danych p atnika z pliku platnik.rep ................................................................................................68
Manualne wprowadzenie danych p atnika .................................................................................................71
Dodanie stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe ...........................................................72
Dodawanie numerów rachunków bankowych ...........................................................................................73
5.1.2
Dodanie warto6ci do s owników w kartotece p atnika ...................................................................74
5.1.3
Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego .........................................................76
5.1.4
Przegl%danie danych w kartotece p atnika .....................................................................................77
5.1.5
Edycja danych p atnika ..................................................................................................................78
5.1.6
Weryfikacja danych p atnika..........................................................................................................78
5.1.7
Tworzenie dokumentów p atnika z poziomu kartoteki ..................................................................79
5.2
OBSPUGA DANYCH UBEZPIECZONEGO .................................................................................................80
5.2.1
Zasilanie kartotek ubezpieczonych ................................................................................................80
5.2.2
Dodanie ubezpieczonego do rejestru..............................................................................................81
5.2.3
Przegl%danie danych w kartotece ubezpieczonego.........................................................................82
5.2.4
Edycja danych ubezpieczonego......................................................................................................83
5.2.4.1
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.2.10
5.2.10.1
5.2.10.2
5.2.11
5.2.11.1
Atrybuty ubezpieczonego ..........................................................................................................................84
Tworzenie raportów ZUS RMUA dla ubezpieczonego .................................................................86
Tworzenie dokumentów ubezpieczonego z poziomu kartoteki......................................................89
Weryfikacja danych ubezpieczonego .............................................................................................89
Usuni cie danych ubezpieczonego.................................................................................................90
Filtr ubezpieczonych ......................................................................................................................91
P%czenie kartotek ubezpieczonych.................................................................................................92
Automatyczne %czenie kartotek ubezpieczonego......................................................................................93
R czne %czenie kartotek ubezpieczonego .................................................................................................95
Aktualizacja statusu ubezpieczonych w kartotece..........................................................................97
Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych .............................................................................................98
5.2.12
Informacja o udost pnieniu danych osobowych ..........................................................................102
5.3
OBSPUGA DOKUMENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH ...............................................................................103
5.3.1
Utworzenie dokumentu ................................................................................................................104
5.3.2
Przegl%danie dokumentów ...........................................................................................................106
5.3.3
Edycja dokumentu........................................................................................................................107
5.3.3.1
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.3.7
5.3.7.1
5.3.7.2
5.3.7.3
5.3.8
5.3.9
5.3.9.1
5.3.10
5.3.11
5.3.12
5.3.13
5.3.14
5.3.15
5.3.16
5.3.17
5.3.18
4
Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki ...........................................................................................107
Poka zestaw z dokumentem........................................................................................................108
Poka kartotek ubezpieczonego..................................................................................................109
Usuni cie dokumentu...................................................................................................................110
Drukowanie dokumentów ............................................................................................................111
Drukowanie otwartego dokumentu..........................................................................................................112
Drukowanie wybranych pozycji raportu..................................................................................................113
Drukowanie dokumentu z widoku ...........................................................................................................113
Podgl%d wydruku dokumentu.......................................................................................................113
Weryfikacja dokumentu ...............................................................................................................114
Drukowanie raportu z weryfikacji ...........................................................................................................115
Weryfikacja zale no6ci ................................................................................................................116
Dodawanie dokumentów do zestawu ...........................................................................................117
Aktualizacja danych p atnika na podstawie kartoteki p atnika.....................................................117
Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumencie ..................................................................118
Filtr dokumentów .........................................................................................................................119
Kreator dokumentów rozliczeniowych.........................................................................................121
Kreator dokumentów ZUS ZSWA ...............................................................................................123
Kopiowanie dokumentu ...............................................................................................................125
Kopiowanie i wklejanie bloków wielokrotnych...........................................................................126
Podr cznik u ytkownika
5.3.19
5.3.19.1
5.3.19.2
Operacje na dokumentach ............................................................................................................127
Dodawanie i usuwanie kolumn w obszarze roboczym ............................................................................128
Sortowanie dokumentów w obszarze roboczym......................................................................................129
5.4
KREATOR ZASILANIA INICJALNEGO ...................................................................................................130
5.5
IMPORT DOKUMENTÓW ......................................................................................................................134
5.5.1
Wczytanie wszystkich dokumentów ............................................................................................135
5.5.2
Import dokumentów nowych .......................................................................................................139
5.5.3
Import dokumentów aktualizuj%cych ...........................................................................................142
5.5.3.1
Wyja6nianie sytuacji niejednoznacznych podczas importu z aktualizacj%...............................................143
5.5.4
Import dokumentów nowych i aktualizuj%cych ...........................................................................147
5.6
OBSPUGA ZESTAWÓW DOKUMENTÓW................................................................................................148
5.6.1
Utworzenie nowego zestawu dokumentów ..................................................................................149
5.6.2
Wys anie zestawu dokumentów ...................................................................................................151
5.6.2.1
5.6.2.2
5.6.2.3
5.6.3
5.6.4
5.6.5
5.6.6
5.6.7
5.6.8
5.6.9
5.6.9.1
5.6.9.2
5.6.10
5.6.11
5.6.12
5.6.12.1
5.6.12.2
Wydruk....................................................................................................................................................153
Wys anie zestawu dokumentów bezpo6rednio z programu......................................................................155
Przygotowanie zestawu do samodzielnego wys ania...............................................................................158
Anulowanie wys ania zestawu .....................................................................................................159
Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony ......................................................................................161
Wprowadzenie identyfikatora przesy ki.......................................................................................163
Pobieranie potwierdzenia .............................................................................................................164
Rejestrowanie potwierdzenia z pliku............................................................................................166
Usuwanie zestawu dokumentów ..................................................................................................167
Przegl%danie zestawów dokumentów...........................................................................................168
Wy6wietlanie szczegó ów zestawu ..........................................................................................................168
Filtrowanie zestawów dokumentów ........................................................................................................169
Zapis zestawu dokumentów do pliku ...........................................................................................170
Raporty o wysy ce i potwierdzeniu ..............................................................................................171
Obs uga przesy ek wielu p atników .............................................................................................172
Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS ...................................................................................172
Kreator grupowego potwierdzania zestawów ..........................................................................................176
5.7
OBSPUGA PRZESYPEK ........................................................................................................................179
5.7.1
Pobranie przesy ek z ZUS ............................................................................................................179
5.7.2
Pobranie przesy ki z pliku ............................................................................................................180
5.7.3
Rejestracja przesy ki pobranej......................................................................................................182
5.7.4
Usuwanie przesy ki pobranej .......................................................................................................182
5.7.5
Przegl%danie przesy ki pobranej...................................................................................................183
5.7.5.1
5.7.5.2
5.7.6
5.7.6.1
5.7.6.2
Wy6wietlanie szczegó ów........................................................................................................................183
Filtrowanie przesy ek pobranych.............................................................................................................184
Przegl%danie przesy ki zarejestrowanej........................................................................................184
Wy6wietlanie szczegó ów........................................................................................................................184
Filtrowanie przesy ek zarejestrowanych ..................................................................................................189
5.8
REJESTRACJA DANYCH Z CRU Z PLIKU ..............................................................................................189
5.9
OBSPUGA DOKUMENTÓW PPATNICZYCH ............................................................................................191
5.9.1
Drukowanie przelewów bankowych ............................................................................................192
5.9.2
Kreator dokumentów p atniczych ................................................................................................193
5.10
OBSPUGA DOKUMENTÓW ZUS RMUA..............................................................................................197
5.11
OBSPUGA CERTYFIKATÓW .................................................................................................................201
5.11.1
Weryfikacja wst pna danych przekazu elektronicznego ..............................................................204
5.11.2
Pobieranie certyfikatu ZUS ..........................................................................................................207
5.11.3
Rejestracja certyfikatu..................................................................................................................209
5.11.3.1
5.11.3.2
5.11.3.3
5.11.4
5.11.4.1
5.11.5
5.11.5.1
5.11.5.2
5.11.5.3
5.11.6
5.11.7
5.11.8
5.11.8.1
Spis tre ci
Rejestracja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu ................................................................210
Rejestracja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji przeznaczonego do podpisu ..........................212
Rejestracja certyfikatów innych typów....................................................................................................214
Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego .....................................................................................214
Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego p atnika ...................................................................................216
Weryfikacja certyfikatu................................................................................................................217
Weryfikacja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu ..............................................................218
Weryfikacja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji przeznaczonego do podpisu ........................219
Weryfikacja certyfikatów innych typów..................................................................................................220
Zapisanie certyfikatu do pliku......................................................................................................221
Usuwanie certyfikatów.................................................................................................................222
Przegl%danie certyfikatów ............................................................................................................223
Wy6wietlanie szczegó ów certyfikatów...................................................................................................223
5
5.11.8.2
Filtrowanie certyfikatów..........................................................................................................................226
5.12
OBSPUGA LIST CRL...........................................................................................................................226
5.12.1
Pobieranie list CRL ......................................................................................................................229
5.12.2
Rejestracja listy CRL ...................................................................................................................230
5.12.3
Weryfikacja listy CRL .................................................................................................................231
5.12.4
Usuwanie list CRL .......................................................................................................................232
5.12.5
Przegl%danie list CRL...................................................................................................................233
5.12.5.1
Wy6wietlanie szczegó ów list CRL .........................................................................................................233
5.13
OBSPUGA WIADOMONCI .....................................................................................................................235
5.13.1
Usuwanie wiadomo6ci..................................................................................................................236
5.13.2
Przegl%danie wiadomo6ci .............................................................................................................236
5.13.2.1
5.13.2.2
Wy6wietlanie szczegó ów wiadomo6ci....................................................................................................237
Filtrowanie wiadomo6ci...........................................................................................................................237
5.14
POTWIERDZENIA HISTORYCZNE .........................................................................................................238
5.15
OBSPUGA WYCIJGÓW Z CRU ............................................................................................................238
5.15.1
Przegl%danie wyci%gów................................................................................................................239
5.15.2
Przegl%danie danych ubezpieczonych pobranych z ZUS .............................................................240
5.15.3
Weryfikacja informacji pobranych z ZUS ...................................................................................241
5.15.3.1
5.15.3.2
5.15.4
5.15.5
Weryfikuj z wyci%giem z CRU................................................................................................................241
Porównanie danych ubezpieczonego .......................................................................................................243
Drukowanie danych ubezpieczonego pobranych z ZUS ..............................................................247
Aktualizacja kartoteki ubezpieczonego na podstawie danych pobranych w wyci%gu z CRU......248
5.15.5.1 Aktualizacja danych ubezpieczonego danymi z wyci%gu z CRU z poziomu kartoteki ubezpieczonego .249
5.15.5.2 Aktualizacja danych ubezpieczonego w kartotece danymi z wyci%gu z CRU z poziomu danych
ubezpieczonego pobranych z ZUS .............................................................................................................................250
5.15.6
Tworzenie dokumentu ZUS ZIUA...............................................................................................250
5.16
OBSPUGA KOMUNIKATÓW Z ZUS ......................................................................................................251
5.16.1
Rejestracja komunikatu ................................................................................................................253
5.16.2
Przegl%danie komunikatów z ZUS ...............................................................................................253
5.16.3
Filtrowanie komunikatów ............................................................................................................254
5.16.4
Wydruk komunikatu.....................................................................................................................254
5.16.5
Kontrola przeczytania komunikatu ..............................................................................................255
S.OWNIK POJ 6 I SKRÓTÓW ...................................................................................................................257
6.1
6.2
SPOWNIK POJA@ .................................................................................................................................257
SKRÓTY KLAWISZOWE .......................................................................................................................265
INDEKS ..............................................................................................................................................................267
6
1
Rozdzia
WST P
Podr cznik ten jest przeznaczony dla u ytkowników programu
P ATNIK 8.01.001. Przedstawiony jest w nim ogólny opis programu, jego
struktura oraz zasady obowi%zuj%ce podczas pracy z programem.
1.1 Dokumentacja programu
Dokumentacja programu sk ada si z nast puj%cych cz 6ci:
• Podr cznik administratora - zawiera opis instalacji i konfiguracji programu
oraz pozosta ych zadaI administratora,
• Podr cznik u ytkownika - niniejszy dokument.
1.2 Jak korzysta z podr cznika?
Podr cznik podzielony jest na pi R cz 6ci. Pierwsza cz 6R zawiera podstawowe
informacje o podr czniku i jego miejscu w ca ej dokumentacji programu
P ATNIK. W cz 6ci drugiej przedstawiony jest ogólny opis programu i jego
zadaI, a w trzeciej ogólne zasady obs ugi programu. Zadania u ytkownika s%
omówione w cz 6ci czwartej w formie opisów schematów post powania w
sytuacjach typowych w pracy u ytkownika programu. W kolejnej cz 6ci
omówione s% wszystkie funkcje programu.
Wst p
7
U ytkownik mo e, wi c dotrzeR do potrzebnych mu informacji w dwojaki
sposób: albo szukaj%c ich w rozdziale 4, gdzie punktem wyj6cia s% typowe
zadania u ytkownika programu P ATNIK, a przy opisach poszczególnych
czynno6ci s% odno6niki do rozdzia ów zawieraj%cych dok adne omówienie
sposobu wykonania, lub te w rozdziale 5, zawieraj%cym dok adne opisy
wszystkich funkcji programu. Wyszukiwanie u atwia równie szczegó owy spis
tre6ci.
Konsekwentne stosowanie w dokumencie ró nego rodzaju oznaczeI, jak
wyró nienia w tek6cie, sposoby zapisu klawiszy, elementy graficzne, a tak e
jednolita terminologia u atwiaj% poszukiwanie i zrozumienie potrzebnych
informacji. Poni ej przedstawiono stosowane oznaczenia, symbole graficzne
i przyj te konwencje zapisu klawiszy oraz wyja6niono ich znaczenie lub sposób
interpretacji.
Stosowane style czcionek
Nazwy poszczególnych elementów programu (takich jak okna, przyciski,
komunikaty) s% wyró niane stylem czcionki:
Styl czcionki
Znaczenie
P ATNIK
Nazwa aplikacji lub programu.
Kartoteka ubezpieczonych
Oznaczenie nazwy okna.
Start
Oznaczenie polecenia w menu oraz
przycisków na pasku narz dzi.
ENTER
Oznaczenie
klawiaturze.
Zapisz
Oznaczenie przycisku.
Czy
nadpisa
katalog?
istniej"cy
Nie wolno
klawisza
na
Tekst komunikatu programu.
Oznaczenie wa nej tre6ci opisu.
Stosowane symbole
W dokumencie stosowane s% nast puj%ce symbole graficzne:
Symbol
Znaczenie
Uwaga bardzo wa na dla realizacji zadania.
Informacja pomocnicza.
8
Przyk ad.
Ikona.
Stosowane konwencje zapisu
Do oznaczenia kombinacji i sekwencji klawiszy przyj to nast puj%c%
konwencj :
Wst p
KLAWISZ 1 + KLAWISZ 2
Znak plus (+) pomi dzy symbolami klawiszy
oznacza, e podczas naciskania drugiego
klawisza klawisz pierwszy nale y trzymaR w
pozycji wci6ni tej. Na przyk ad polecenie:
„naci6nij klawisz ALT + ESC” oznacza, e
nale y trzymaR wci6ni ty klawisz ALT
i nacisn%R równocze6nie klawisz ESC,
a nast pnie zwolniR oba. Je6li znakiem plus
b d% rozdzielone wi cej ni dwa klawisze, to
oznacza to, e wszystkie wymienione klawisze
musz% byR wciskane w tym samym momencie.
KLAWISZ 1, KLAWISZ 2
Przecinek (,) pomi dzy symbolami klawiszy
oznacza przyci6ni cie i zwolnienie klawiszy
kolejno, jeden po drugim. Na przyk ad
polecenie „naci6nij klawisze ALT, F” oznacza,
e nale y przycisn%R i zwolniR klawisz ALT, a
nast pnie przycisn%R i zwolniR klawisz F.
9
2
Rozdzia
OGÓLNY OPIS PROGRAMU
Celem programu P ATNIK 8.01.001 jest zapewnienie pe nej obs ugi
dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z ZUS.
Program P ATNIK 8.01.001 przeznaczony jest do instalowania i u ytkowania
przez p atników sk adek oraz podmiotów upowa nionych, w tym pracowników
biur rachunkowych, którzy instaluj% program P ATNIK po raz pierwszy, lub
wcze6niej u ywali poprzednich wersji programu.
Aktualna wersja programu pozwala mi dzy innymi na:
• manualn% rejestracj danych do dokumentów ubezpieczeniowych,
• import danych z systemu kadrowo-p acowego,
• automatyczne wykorzystanie danych p atnika do przygotowania
dokumentów ubezpieczeniowych,
• wykorzystanie, przy tworzeniu nowych dokumentów zg oszeniowych,
danych identyfikacyjnych ubezpieczonych, które przechowywane s%
w kartotece,
• utrzymanie danych historycznych osób ubezpieczonych,
• weryfikacj przygotowywanych dokumentów ubezpieczeniowych oraz
przygotowanie raportu o wynikach weryfikacji ,
• tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów z innego
miesi%ca,
• wyliczanie warto6ci w poszczególnych dokumentach rozliczeniowych,
Ogólne zasady obs*ugi programu
11
• wy6wietlanie zawarto6ci elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych,
• drukowanie dokumentów zg oszeniowych i rozliczeniowych wraz
z numerem wersji zamieszczonym w nag ówku,
• drukowanie przelewów bankowych i dokumentów wp aty,
• przygotowywanie przelewów bankowych w formacie pliku tekstowego,
• automatyczne tworzenie i drukowanie raportów miesi cznych dla
ubezpieczonego, zawieraj%cych m.in. informacje o oddziale NFZ, do
którego odprowadzana jest sk adka na ubezpieczenie zdrowotne,
• przygotowanie i weryfikacj zestawów dokumentów ubezpieczeniowych,
• wysy k i potwierdzenie zestawów dokumentów,
• obs ug certyfikatów niezb dnych do elektronicznej wymiany dokumentów
z ZUS,
tak, aby umo liwiR przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych w postaci
elektronicznej (z zapewnieniem uwierzytelnienia, poufno6ci i integralno6ci
danych).
Aktualna wersja programu jest przeznaczona dla tych p atników, którzy chc%
przygotowaR i wydrukowaR lub wys aR elektronicznie dokumenty zg oszeniowe
i rozliczeniowe oraz ich korekty. W celu u atwienia prac zwi%zanych z
utworzeniem dokumentów udost pniono mechanizm pobrania (importu) danych
wygenerowanych z systemów kadrowo-p acowych. Program umo liwia
wyliczanie warto6ci w dokumentach na podstawie wprowadzonych danych,
weryfikacj dokumentów oraz wydruk przygotowanych dokumentów.
2.1 Co nowego w wersji 8.01.001?
Wersja 8.01.001 programu P atnik powsta a w celu zapewnienia realizacji
wymogów wynikaj%cych ze zmian legislacyjnych wprowadzonych ustaw% z
dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2008 r. nr 237,
poz. 1656) oraz rozporz%dzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 23
pa3dziernika 2009r. w sprawie okre6lenia wzorów zg oszeI do ubezpieczeI
spo ecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesi cznych i
imiennych raportów miesi cznych koryguj%cych, zg oszeI p atnika, deklaracji
rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych koryguj%cych, zg oszeI danych o
pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych
dokumentów (Dz. U. Nr 186, poz. 1444).
Ponadto program zosta zmodyfikowany w zakresie:
1.
Uniemo liwienia pracy przy u yciu certyfikatów dedykowanych dla ZUS.
2.
Zapewnienia przekazywania z programu P atnik do KSI ZUS danych osób
ubezpieczonych wy %cznie z unikalnymi i poprawnymi formalnie
numerami PESEL.
3.
Zapewnienia realizacji wymogów wynikaj%cych z rozporz%dzenia Ministra
Pracy i Polityki Spo ecznej w sprawie okre6lenia wzorów zg oszeI do
ubezpieczeI spo ecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych
raportów miesi cznych i imiennych raportów miesi cznych koryguj%cych,
zg oszeI p atnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych
koryguj%cych, zg oszeI danych o pracy szczególnych warunkach lub o
szczególnym charakterze oraz innych dokumentów poprzez:
modyfikacj wygl%du formatek ekranowych i wydruków do zakresu
zmian formularzy ubezpieczeniowych,
dostosowanie bazy danych, specyfikacji XML KEDU, interfejsu oraz
innych funkcji do obs ugi nowej serii dokumentów,
umo liwienie importu oraz zasilenia inicjalnego nowymi
dokumentami,
wprowadzenie nowych regu weryfikacji oraz zmian w regu ach
weryfikacji dokumentów i zestawów,
dostosowanie algorytmów wyliczania i weryfikacji wyliczeI.
4.
5.
6.
7.
8.
Wprowadzenia nowego formularza ZUS ZSWA oraz modyfikacj zakresu
informacyjnego w dokumencie rozliczeniowym ZUS DRA polegaj%c% na
dodaniu nowego bloku danych dotycz%cych sk adek na Fundusz Emerytur
Pomostowych, a tak e umo liwienie utworzenia dokumentu p atniczego
dla sk adek na FEP.
Zmiany
algorytmów
wyliczania
i
weryfikacji
dokumentów
rozliczeniowych.
Zmodyfikowanie s owników i regu weryfikacji.
Aktualizacj nast puj%cych s owników:
podlegania ubezpieczeniom,
listy dopuszczalnych kodów tytu u ubezpieczenia obowi%zuj%cych w
danym okresie,
wyst powania kodów tytu u na formularzach.
Zmian algorytmów wyliczania i weryfikacji kwot 6wiadczeI na
dokumentach.
UWAGA !
W wersji 8.01.001 zosta a wprowadzona istotna zmiana w regu ach weryfikacji
danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.
Zmiana ta dotyczy weryfikacji:
•
•
•
kartoteki ubezpieczonego,
zestawu dokumentów (podczas wysy ania dokumentów do ZUS),
importu dokumentów.
Obecnie, dokumenty za ka=dego ubezpieczonego b>d?cego obywatelem
Polski musz? zawiera@ poprawny numer PESEL.
Brak, b%d3 niepoprawny numer PESEL na dokumencie, uniemo liwia jego
import z systemu zewn trznego oraz przekazanie takiego dokumentu do ZUS.
Dla ubezpieczonych nie b d%cych obywatelami Polski nale y uzupe niR pole
Obywatelstwo w kartotece ubezpieczonego oraz podaR seri i numer Paszportu.
Je6li w kartotece ubezpieczonego pole Obywatelstwo jest puste, albo zawiera
okre6lenia: ‘POLSKIE’, ‘POLSKA’, ‘POLAK' lub ‘POLKA’, wówczas uznaje
si , e ubezpieczony jest narodowo6ci polskiej.
13
2.2 Poj cia u&ywane w programie
Poni ej zamieszczone s% definicje poj R u ywanych w programie i podr czniku
u ytkownika. Znajomo6R ich jest konieczna do poznania i zrozumienia dzia ania
programu.
Atrybuty ubezpieczonego - dwa dodatkowe identyfikatory, za pomoc% których
ka dy ubezpieczony mo e byR identyfikowany w bazie programu P ATNIK.
Mog% one s u yR do grupowania ubezpieczonych, na przyk ad w podziale na
oddzia y, co usprawni proces przetwarzania. Do u ytkownika nale y równie
okre6lenie nazw obu dodatkowych identyfikatorów.
Baza danych programu P ATNIK - miejsce przechowywania wszystkich
danych programu - od danych p atników, poprzez dane zarejestrowanych w niej
ubezpieczonych oraz dane zawarte we wszystkich dokumentach.
Certyfikat (certyfikat klucza publicznego) – dokument elektroniczny
podpisany przez Centrum Certyfikacji, zawieraj%cy klucz publiczny oraz dane
w a6ciciela certyfikatu.
Certyfikat kwalifikowany - Certyfikat wydany przez kwalifikowane centrum
certyfikacji, spe niaj%cy wymogi okre6lone w ustawie o podpisie
elektronicznym.
Dziennik operacji – w nim zapisywane s% wszystkie najwa niejsze zdarzenia
wykonywane w programie i wy6wietlane w postaci listy. Administrator
programu mo e przegl%daR wszystkie zdarzenia zarejestrowane w programie, a
u ytkownik tylko swoje.
Elektroniczna Wymiana Dokumentów (EWD) - system komunikacji
bazuj%cy na minimalnych standardach okre6lonych w ustawie o informatyzacji
dzia alno6ci podmiotów realizuj%cych zadania publiczne.
Kartoteka p atnika – zbiór szczegó owych informacji o p atniku – mi dzy
innymi jego dane identyfikacyjne wyst puj%ce w ka dym dokumencie
ubezpieczeniowym. Poza tym w kartotece przechowywane s% dane adresowe,
stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie wypadkowe, numery kont
bankowych oraz historyczne dane identyfikacyjne.
Kartoteka pojedyGczego ubezpieczonego - zbiór szczegó owych informacji o
jednym ubezpieczonym; sk ada si z nast puj%cych bloków danych:
•
•
•
•
•
dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
atrybuty osoby ubezpieczonej,
dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia,
dane adresowe,
historyczne dane identyfikacyjne.
Lista CRL – lista certyfikatów uniewa nionych (ang. Certificate Revocation
List). Listy CRL maj% zapobiegaR sytuacjom, w których strony uczestnicz%ce
w komunikacji b d% pos ugiwa y si niewa nymi certyfikatami.
Osoba prawna – osoba prawna w programie, w dokumentacji i w pomocy
elektronicznej jest rozumiana jako: osoba prawna lub jednostka organizacyjna
nie posiadaj%ca osobowo6ci prawnej.
Przekaz elektroniczny – cz 6R programu P ATNIK, umo liwiaj%ca
u ytkownikowi wysy anie zaszyfrowanych dokumentów ubezpieczeniowych
do ZUS, odbieranie potwierdzeI z ZUS oraz obs ug certyfikatów, list CRL
i wiadomo6ci wymienianych z Centrum Certyfikacji.
Rejestr dokumentów (widok Wszystkie dokumenty) – lista wszystkich
zarejestrowanych dokumentów ubezpieczeniowych danego p atnika. Z poziomu
rejestru dokumentów u ytkownik ma dost p do wszystkich operacji
dotycz%cych obs ugi dokumentów ubezpieczeniowych. Spo6ród wszystkich
dokumentów w rejestrze mo e on za pomoc% filtrów wybieraR tylko te, które go
w danym momencie interesuj%.
Rejestr p atników – zbiór danych o wszystkich p atnikach zarejestrowanych
w programie (jest to zbiór wszystkich Kartotek p atników). W programie
P atnik mo liwe jest zarejestrowanie wielu p atników, ale bie %ca praca odbywa
si tylko z jednym. Rejestr p atników umo liwia wybór kontekstu pracy oraz
pozwala na dodawanie (w szczególnych przypadkach usuwanie) danych
p atników oraz ich modyfikacje.
Je eli u ytkownik programu P ATNIK przygotowuje i przesy a do ZUS
dokumenty tylko za jednego p atnika sk adek, w Rejestrze p atników b d%
wprowadzone dane tylko tego jednego p atnika.
Rejestr ubezpieczonych - zbiór danych o wszystkich ubezpieczonych
obs ugiwanych w ramach jednego p atnika sk adek. Rejestr ten stanowi zbiór
informacji o poszczególnych ubezpieczonych, przy czym dane ka dego
ubezpieczonego zgromadzone s% w kartotece.
Wyci?g z CRU – wyci%g z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych. Wyci%g
zawiera list ubezpieczonych zg oszonych przez danego p atnika. Informacje z
wyci%gu s u % g ównie do weryfikacji dokumentów rozliczeniowych
sk adanych do ZUS, dlatego wyci%g zawsze dotyczy stanu na poprzedni okres
rozliczeniowy (ten sam okres rozliczeniowy jaki wykazywany jest w raportach
imiennych sk adanych co miesi%c).
Zestaw dokumentów – dokumenty przesy ane do ZUS (w postaci
elektronicznej lub papierowej) paczkami, które w programie P ATNIK
nazywane s% zestawami. Zestaw taki pozwala na grupowanie dokumentów,
które jednocze6nie s% przekazywane do ZUS.
15
2.3 Podstawy prawne
Zasady dzia ania programu
z nast puj%cymi przepisami:
P ATNIK
s%
zgodne
w
szczególno6ci
• ustaw% z dnia 13 pa3dziernika 1998r. o systemie ubezpieczeI spo ecznych
(tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. Nr 205 poz. 1585),
• ustaw% z dnia 27 sierpnia 2004r. o 6wiadczeniach opieki zdrowotnej
finansowanych ze 6rodków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027
z pó3n. zm.),
• rozporz%dzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 23 pa3dziernika
2009r. w sprawie okre6lenia wzorów zg oszeI do ubezpieczeI spo ecznych
i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesi cznych
i imiennych raportów miesi cznych koryguj%cych, zg oszeI p atnika,
deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych koryguj%cych,
zg oszeI danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 186, poz. 1444),
• rozporz%dzeniem Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008r. w sprawie
szczegó owych zasad i trybu post powania w sprawach rozliczania sk adek,
do których poboru jest zobowi%zany Zak ad UbezpieczeI Spo ecznych
(Dz.U. Nr 78, poz. 465 z pó3n. zm.),
• ustaw% z dnia 25 czerwca 1999 r. o 6wiadczeniach pieni nych
z ubezpieczenia spo ecznego w razie choroby i macierzyIstwa (Dz. U.
z 2005 r. Nr 31, poz. 267 z pó3n. zm.),
• ustaw% z dnia 30 pa3dziernika 2002r. o ubezpieczeniu spo ecznym z tytu u
wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2009r. Nr 167, poz.
1322),
• rozporz%dzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 29 listopada
2002 r. w sprawie zró nicowania stopy procentowej sk adki na
ubezpieczenie spo eczne z tytu u wypadków przy pracy i chorób
zawodowych w zale no6ci od zagro eI zawodowych i ich skutków (Dz. U.
Nr 200, poz. 1692 oraz Nr 203, poz. 1720 z pó3n. zm.),
• ustaw% z dnia 28 listopada 2003r. o s u bie zast pczej (Dz.U. z 2008 r. nr 14,
poz. 92 z pó3n. zm.),
• rozporz%dzeniem Ministra Finansów z dnia 5 listopada 2009 r. w sprawie
wzoru bankowego dokumentu p atniczego nale no6ci z tytu u sk adek, do
których poboru zobowi%zany jest Zak ad UbezpieczeI Spo ecznych (Dz. U.
Nr 202, poz. 1561),
• rozporz%dzeniem Ministra Spraw Wewn trznych i Administracji z dnia 29
kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny
odpowiadaR urz%dzenia i systemy informatyczne s u %ce do przetwarzania
danych osobowych (Dz.U. Nr 100 poz.1024),
Zasady op acania sk adek na:
• Fundusz Pracy - okre6la ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2008r. Nr 69, poz. 415
z pó3n. zm.),
• Fundusz Gwarantowanych NwiadczeI Pracowniczych okre6la ustawa z dnia
13 lipca 2006r. o ochronie roszczeI pracowniczych w razie
niewyp acalno6ci pracodawcy (Dz.U. Nr 158, poz. 1121 z pó3n. zm.),
• Fundusz Emerytur Pomostowych – okre6la ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r.
o emeryturach pomostowych (Dz. U. nr 237, poz. 1686).
3
Rozdzia
OGÓLNE ZASADY
OBS UGI PROGRAMU
Program P ATNIK pracuje w 6rodowisku Microsoft Windows. W 6rodowisku
tym przyj ty jest jednolity wygl%d i sposób obs ugi programów.
3.1 Standardowe elementy programu
Podstawowym elementem programu jest okno. U ytkownik wykonuje operacje
za pomoc% takich elementów okna, jak: menu, pasek tytu u, pasek stanu, paski
przewijania, ikony itp.
Elementy okien s% wykorzystywane do sterowania programem lub operowania
na danych.
17
Pasek tytu u
Pasek menu
Pasek narz dzi
Pasek ikon
Menu podr czne
Zak adka
Pasek stanu
Rysunek 1. Elementy okna programu P atnik steruj%ce prac% programu
Podstawowe elementy steruj%ce prac% programu to pasek menu, pasek ikon oraz
pasek narz dzi (patrz Rysunek 1).
Pasek tytu u
zawiera nazw programu lub dokumentu. Je6li jest
kilka otwartych okien, pasek tytu u okna aktywnego
(tzn. okna, które jest w danej chwili u ytkowane) ma
inny kolor ni pozosta e paski tytu owe.
Pasek menu
wy6wietlone jest na nim dost pne menu, zawieraj%ce
list poleceI lub czynno6ci, które mo na wykonywaR
w programie.
Pasek narz>dzi
zawiera przyciski u ywane
typowych czynno6ci.
Pasek ikon
zbiór ikon, b d%cych graficznymi symbolami poleceI,
na których klikni cie wi% e si z wyborem polecenia
lub zbioru poleceI.
Pasek stanu
miejsce, w którym wy6wietla si
informacje
pomocnicze dotycz%ce danego programu.
do
wykonywania
Menu podr>czne
lista poleceI dost pnych w danym polu lub na danym
elemencie okna, pojawiaj%ca si po klikni ciu na tym
elemencie prawym klawiszem myszy; nie wszystkie
elementy okna maj% menu podr czne.
Zak adka
(na pasku ikon) umo liwia prze %czanie pasków ikon.
Poni sze zestawienie zawiera szczegó owy opis ikon znajduj%cych si na pasku
narz dzi oraz w menu podr cznym.
Nowy obiekt
Utworzenie nowego dokumentu z mo liwo6ci%
wyboru rodzaju dokumentu.
Otwórz
Otwarcie wskazanego obiektu (np. dokumentu).
UsuG obiekt
Usuni cie wskazanego wcze6niej obiektu (np.
dokumentu).
Podgl?d wydruku Wy6wietla dokument tak, jak b dzie wygl%da
po wydrukowaniu.
Drukuj
Wydrukowanie wskazanego dokumentu.
Przegl?danie
danych p atnika
Przej6cie do
podgl%du.
Pomoc
Otwarcie pomocy elektronicznej.
kartoteki
p atnika
w
trybie
Oprócz elementów steruj%cych w oknie, w programie znajduj% si wymienione
ni ej elementy zwi%zane z wykonywaniem na danych takich operacji, jak:
sortowanie, grupowanie, przegl%danie, wyszukiwanie i modyfikacja (patrz
Rysunek 2 i Rysunek 3):
19
Zak adka
Punkt wstawiania
Rysunek 2. Okno s u %ce do wprowadzania danych
Punkt wstawienia
wskazuje bie %c% pozycj w dokumencie lub
oknie (patrz Rysunek 2).
Zak adka
umo liwia pokazanie w jednym oknie du ej
ilo6ci danych. Klikni cie na zak adce
powoduje wy6wietlenie danych wcze6niej
niewidocznych (patrz Rysunek 2).
Pasek przewijania poziomego umo liwia
ogl%danie
niewidocznych
fragmentów okna przez przesuwanie go
w poziomie (patrz Rysunek 3).
Pasek przewijania pionowego umo liwia
ogl%danie
niewidocznych
fragmentów okna przez przesuwanie go
w pionie.
Obszar roboczy
jest opatrzony odpowiednim tytu em i zawiera
list obiektów danego typu (np. dokumenty
ZUS ZUA) znajduj%cych si w bazie danych
(patrz Rysunek 3). Obszar roboczy zamiennie
nazywany jest równie widokiem.
Tytu obszaru roboczego
okre6la tytu wskazanego obszaru roboczego
(np. Wszystkie dokumenty) - (patrz Rysunek
3).
Panel grupuj?cy
umo liwia grupowanie elementów
wzgl dem dowolnej kolumny.
Nag ówek kolumny
zawiera tytu kolumny, umo liwia sortowanie
i grupowanie danych w obszarze roboczym.
listy
Tytu obszaru roboczego
Nag ówek kolumny
Obszar roboczy/Widok
Rysunek 3. Okno z danymi programu P ATNIK
21
3.2 Rozpocz cie i zako(czenie pracy z programem
Przed rozpocz ciem pracy z programem wymagane jest jego zainstalowanie
i skonfigurowanie zgodnie z zasadami zawartymi w „Podr czniku
administratora” w rozdziale Instalacja programu oraz Pierwsze uruchomienie
po instalacji.
Aby rozpocz%R prac z programem:
9.
Wska menu START (z lewej strony na pasku zadaI) i kliknij na nim
lewym przyciskiem myszy.
10. Po rozwini ciu paska menu Programy wybierz polecenie
P atnik 8.01.001, a nast pnie wybierz program P atnik 8.01.001 i kliknij
na nim.
11. Po wykonaniu powy szych czynno6ci program zostanie uruchomiony.
Program P ATNIK mo na równie uruchomiR, korzystaj%c z ikony skrótu tworzonej na
pulpicie podczas instalacji programu.
Aby to zrobiR, nale y klikn%R dwukrotnie na ikonie
.
12. Na ekranie poka e si okno logowania do programu (w tle znajdowaR si
b dzie okno g ówne programu) (patrz Rysunek 4) - podaj nazw
u ytkownika i has o. Wprowadzone dane potwierd3, klikaj%c przycisk OK.
W wypadku, gdy zamiast przycisku OK klikniesz przycisk Anuluj,
program nie zostanie uruchomiony (zamkni te zostan% wszystkie okna).
Je eli po podaniu nazwy i has a oka e si , e praca z programem jest
niemo liwa, skontaktuj si z administratorem. Oznacza to, e u ytkownik
o tych danych nie jest uprawniony do korzystania z programu.
Rysunek 4. Okno dialogowe: Logowanie do programu
Po pomy6lnym zakoIczeniu operacji logowania mo esz rozpocz%R prac
z programem.
W przypadku nieprawid owego zamkni cia programu (np. awaria zasilania) po
ponownym uruchomieniu programu mo e wyst%piR konieczno6R odczekania
pewnego czasu (nie d u szego ni 1 minuta) zanim wszystkie funkcje b d%
dost pne.
3.2.1 Zako(czenie pracy z programem
Aby zakoIczyR prac z programem:
1. Wybierz z menu Program polecenie ZakoGcz.
2. Na ekranie pojawi si okno komunikatu (patrz Rysunek 5) - kliknij przycisk
Tak, aby zakoIczyR prac programu.
Rysunek 5. Okno komunikatu koIcz%cego prac programu
Klikni cie przycisku Nie spowoduje,
i pozostanie w gotowo6ci do pracy.
e program nie zostanie zamkni ty
Mo esz równie zamkn%R program, klikaj%c na krzy yk w prawym rogu paska tytu u.
3.3 Komunikaty programu P ATNIK
W czasie pracy z programem na ekranie pojawiaj% si komunikaty informuj%ce
o wyst%pieniu jakiego6 zdarzenia lub ostrzegaj%ce przed mo liwo6ci% jego
wyst%pienia. Na rysunku ni ej przedstawione jest przyk adowe okno
zawieraj%ce komunikat.
Rysunek 6. Okno z przyk adowym komunikatem
W oknie komunikatu ka dy komunikat opatrzony jest ikon%. Ikona ta okre6la
rodzaj komunikatu. Poni ej znajduje si charakterystyka wszystkich ikon
u ywanych w programie do zilustrowania rodzaju komunikatu. Przy ka dej
ikonie opisany zosta zalecany sposób post powania.
Ikona
Rodzaj komunikatu
Znaczenie
Krytyczny
B %d krytyczny.
Jego wyst%pienie uniemo liwia dalsz% prac
programu. W wypadku pojawienia si takiego
komunikatu skontaktuj si z administratorem.
Pytanie do u ytkownika.
Program oczekuje na decyzj u ytkownika.
Decyzyjny
23
W razie pojawienia si takiego komunikatu
odpowiedz Tak lub Nie przez klikni cie na
odpowiednim przycisku.
Ostrzegawczy
Ostrze enie.
Zaistnia o zjawisko, które mo e spowodowaR
nieprawid ow% prac programu lub nawet j%
uniemo liwiR. W wypadku pojawienia si
takiego komunikatu przeczytaj go uwa nie - byR
mo e program ostrzega Ci przed wykonaniem
nieodwracalnej czynno6ci.
Informacyjny
Informacja dla u ytkownika.
Nie ma ona charakteru negatywnego (nie jest to
informacja o b dzie lub ostrze enie). W razie
pojawienia si takiego komunikatu przeczytaj go
uwa nie.
3.4 Przegl,danie i aktualizacja danych
Dane przechowywane przez program mo na przegl%daR i aktualizowaR za
pomoc% okien. Przyk adowe okno s u %ce do przegl%dania danych znajduje si
na poni szym rysunku (patrz Rysunek 7).
Rysunek 7. Okno s u %ce do przegl%dania dokumentu ZUA
Je eli dane nie mieszcz% si na ekranie, to dla zwi kszenia czytelno6ci stosuje
si zak adki. Dane na wszystkich zak adkach znajduj%cych si w oknie
dialogowym dotycz% jednej pozycji z listy, na przyk ad tego samego p atnika.
Mi dzy zak adkami mo esz poruszaR si za pomoc% myszki, klikaj%c na
wybranej zak adce, lub mo esz u ywaR kombinacji klawiszy:
CTRL + TAB
Przej6cie do nast pnej zak adki.
SHIFT + CTRL + TAB
Przej6cie do poprzedniej zak adki.
Je eli okno dialogowe zawiera dane jednej pozycji z listy, np. p atnika, mo esz
za pomoc% przedstawionych poni ej przycisków przej6R do danych nast pnej
lub poprzedniej pozycji z tej listy (np. nast pna, poprzednia strona dokumentu):
Przej6cie do danych pierwszej pozycji na li6cie.
Przej6cie do danych poprzedniej pozycji na li6cie.
Przej6cie do danych nast pnej pozycji na li6cie.
Przej6cie do danych ostatniej pozycji na li6cie.
W czasie przegl%dania lub edycji danych w oknie mo na poruszaR si mi dzy
polami. Edycja umo liwia aktualizacj danych, czyli zmian warto6ci
poszczególnych pól znajduj%cych si w oknie dialogowym. Klawisze opisane
ni ej umo liwiaj% poruszanie si w obr bie pól i mi dzy polami:
,
Naci6ni cie którego6 z tych klawiszy powoduje zmian
pozycji w obr bie danego pola.
,
Naci6ni cie którego6 z tych klawiszy powoduje przej6cie
do nast pnego lub poprzedniego pola.
TAB
Naci6ni cie tego
nast pnego pola.
SHIFT + TAB
Naci6ni cie tej kombinacji klawiszy powoduje przej6cie
do poprzedniego pola.
Klikni cie na ikonie
klawisza
powoduje
przej6cie
do
spowoduje zapisanie nowych danych.
Je6li w oknie znajduj% si zak adki, to zapisane zostan% dane znajduj%ce si na
wszystkich zak adkach.
25
3.4.1 Filtrowanie danych
Funkcja filtrowania w znacznym stopniu u atwia przegl%danie danych
w wybranym widoku. Jej dzia anie polega na przefiltrowaniu danych
znajduj%cych si w bazie i wyszukaniu tylko tych, które spe niaj% podane
wcze6niej warunki.
Filtr jest podzielony na trzy g ówne zak adki:
• Dane podstawowe – umo liwia wyszukiwanie danych wed ug kryteriów
podstawowych (zwykle nazwa, status itp.),
• Zaawansowane – umo liwia filtrowanie danych przy u yciu dodatkowych
kryteriów,
• Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosn%ce lub malej%ce
wed ug wybranych kolumn.
Aby skorzystaR z filtra:
1. Przejd3 do wybranego obszaru roboczego np. Wszystkie dokumenty,
wybieraj%c
z
menu
Widok
odpowiednie
polecenie
(Dokumenty/Wszystkie dokumenty). W obszarze roboczym pojawi si
lista wszystkich danych odpowiedniego typu, znajduj%cych si w bazie.
2. Z menu Widok wybierz polecenie Filtr.
Polecenie Filtr dost pne jest równie jako przycisk
na pasku narz dzi lub w menu
podr cznym, dost pnym po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu.
Mo esz równie u yR kombinacji klawiszy CTRL+F na klawiaturze.
3. W dolnej cz 6ci obszaru roboczego pojawi si panel umo liwiaj%cy
filtrowanie (patrz Rysunek 8). Podaj jak najwi cej informacji o danych,
których poszukujesz, a nast pnie kliknij przycisk Znajd .
Rysunek 8. Okno obszaru roboczego Wszystkie dokumenty z otwartym filtrem
4. Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostan% wy6wietlone tylko te
rekordy, które spe niaj% podane kryteria. Nale y pami taR, e im wi cej
poda si kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania b dzie bardziej
precyzyjny.
5. Klikni cie przycisku Zmie warunki
umo liwia ponowne podanie
warunków filtrowania. Ponowne klikni cie na tym przycisku powoduje
usuni cie wcze6niej wprowadzonych warunków, o czym informuje etykieta
przycisku, która zmienia si na Usu warunki.
6. Aby zapisaR zestaw warunków filtrowania (w celu pó3niejszego
ponownego ich u ycia), kliknij przycisk Zapisz warunki. Wy6wietlone
zostanie okno Zapis zestawów warunków dla filtra (patrz Rysunek 9),
w którym wpisz nazw zestawu warunków i kliknij przycisk Zapisz.
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z zapisania zestawu.
27
Rysunek 9. Okno do zapisu zestawu warunków dla filtra
7. Aby wykonaR filtrowanie wed ug zapisanych wcze6niej warunków, kliknij
przycisk Odczytaj warunki. W oknie Odczyt zestawów warunków dla filtra
(patrz Rysunek 10) zaznacz zapisany zestaw warunków i kliknij przycisk
Odczytaj.
Rysunek 10. Okno do odczytu zestawu warunków dla filtra
8. W oknie tym mo esz równie usun%R zapisane wcze6niej zestawy
warunków. W tym celu zaznacz zestaw warunków i kliknij przycisk Usu .
Klikni cie na ikonie
znajduj%cej si obok przycisku Znajd powoduje
minimalizacj filtra i umieszczenie go na pasku stanu programu.
Aby ponownie przywróciR filtr, kliknij przycisk Poka filtr znajduj%cy si na
pasku stanu.
Wybranie opcji Zawsze w*"czaj filtr przy zmianie widoku w oknie
Ustawienia programu na zak adce Inne powoduje, e panel filtrowania jest
widoczny podczas przechodzenia mi dzy dowolnymi widokami w programie.
3.4.2 Zastosowanie s owników
Niektóre typy danych, jak np. kod tytu u ubezpieczenia, kod oddzia u NFZ oraz
inne wyst puj%ce na formularzach ZUS maj% z góry okre6lone warto6ci, które
mog% przybieraR. Warto6ci te zosta y zebrane i zestawione w postaci
s owników, które w znacznym stopniu u atwiaj% operowanie tymi danymi.
Informacj%, e do danego pola jest przypisany s ownik, jest znajduj%ca si obok
tego pola ikona
. Wystarczy wówczas klikn%R na ikonie, a okno ze
s ownikiem warto6ci tego pola zostanie otwarte. Wybrana warto6R jest
wpisywana w polu automatycznie. Okno z polem, z którym zwi%zany jest
s ownik Kod tytu*u ubezpieczenia, jest przedstawione na przyk adowym
rysunku (patrz Rysunek 11).
Rysunek 11. Przyk adowe okno zawieraj%ce ikon s ownika
Je6li klikniesz na ikonie
, to otwarte zostanie okno ze s ownikiem warto6ci,
które mog% znale3R si w tym polu. Rysunek 12 przedstawia takie okno.
29
Okno ze s ownikiem mo na równie otworzyR u ywaj%c kombinacji klawiszy
CTRL+ENTER.
Wybranie pozycji w s owniku odbywa si za pomoc% myszki lub klawiszy: ,
, , , po czym nale y klikn%R przycisk OK. Wskazana warto6R zostanie
wpisana w pole edycyjne dost pne w oknie (patrz Rysunek 12). Klikni cie
myszk% na ikonie
powoduje rozwini cie ga zi s ownika i mo liwo6R
wybrania któregokolwiek elementu znajduj%cego si poni ej - automatycznie
ikona ta zmienia si w
. Rozwijanie i zwijanie ga zi s owników mo e te
odbywaR si z klawiatury, za pomoc% klawiszy „+” lub „-”.
Rysunek 12. Okno z warto6ciami s ownika Wybierz kod zawodu
Lista s ownika zawiera wszystkie mo liwe warto6ci. Pole, do którego
przypisano s ownik, mo esz wype niR r cznie, bez korzystania ze s ownika,
jednak wpisana warto6R musi pochodziR z odpowiedniego zbioru kodów.
Wpisuj%c warto6R, której nie ma na li6cie w s owniku, pope niasz b %d.
4
Rozdzia
ZADANIA U YTKOWNIKA
Poni sze rozdzia y zawieraj% opis typowych scenariuszy pracy u ytkownika,
które maj% pomóc Ci w sprawnej i efektywnej obs udze programu P ATNIK.
W scenariuszach tych opisane s% takie aspekty pracy z programem, jak:
•
•
•
•
•
wprowadzenie danych o ubezpieczonych,
tworzenie dokumentów,
wczytanie danych z systemów zewn trznych w postaci plików KEDU,
przygotowanie dokumentów do wysy ania do ZUS,
przesy anie dokumentów w postaci elektronicznej,
Na pocz%tku zosta opisany ogólny schemat pracy z programem, który u atwi
prac szczególnie pocz%tkuj%cym u ytkownikom programu P ATNIK.
4.1 Ogólny scenariusz pracy z programem P ATNIK
Celem programu P ATNIK jest sporz%dzenie prawid owych dokumentów
ubezpieczeniowych i ich przekazanie do ZUS.
Poni ej zosta y przedstawione typowe schematy post powania dla ró nych
p atników. Schematy te pokazuj% tylko najwa niejsze i najbardziej typowe
operacje dla ró nych grup u ytkowników, ale nie s% jedynymi i
obowi%zuj%cymi 6cie kami pracy.
Zadania u ytkownika
31
Zosta y wyró nione trzy ró ne grupy u ytkowników:
ma y p atnik – rozliczaj%cy sk adki sam za siebie lub zatrudniaj%cy
kilku pracowników, który nie korzysta z systemu kadrowo-p acowego,
6redni lub du y p atnik – korzystaj%cy z systemów kadrowop acowych, który wykorzystuje program P atnik do weryfikowania i
wysy ania dokumentów do ZUS,
podmiot upowa niony w tym biuro rachunkowe, rozliczaj%ce sk adki
za kilku p atników.
Poni ej zosta opisany ogólny scenariusz pracy z programem, który ma pomóc
szczególnie nowym u ytkownikom w obs udze programu. Przy ka dym kroku
s% odwo ania do rozdzia ów szczegó owo opisuj%cych dany problem.
4.1.1 Ma y p atnik
Schemat pracy z programem P ATNIK dla ma ego p atnika mo na przedstawiR
w nast puj%cych krokach:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
•
•
•
•
•
•
32
Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych (patrz
rozdzia 5.2 Obs uga danych ubezpieczonego).
Utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia 5.3.1
Utworzenie dokumentu zobacz równie 4.5.3 Przygotowanie dokumentów
rozliczeniowych - raportów imiennych).
Weryfikacja dokumentów. Poprawa b dów. (patrz rozdzia 5.3.9
Weryfikacja dokumentu).
Do %czenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa
b dów (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).
Wys anie zestawu (wydruk dokumentów lub wysy ka elektroniczna) (patrz
5.6.2 Wys anie zestawu dokumentów)
Potwierdzenie wys ania (w przypadku wydruku – r czne, w przypadku
wysy ki elektronicznej – automatyczne) (patrz 5.6.6 Pobieranie
potwierdzenia )
Wykonanie innej funkcji w programie:
przygotowanie dokumentów za kolejny okres,
wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA,
wykorzystanie kreatora dokumentu p atniczego,
wykorzystanie funkcji administracyjnych programu,
archiwizacja danych,
realizacja innej operacji w programie.
Rysunek 13. Schemat pracy ma ego p atnika
Zadania u ytkownika
33
4.1.2 2redni i du&y P atnik
Schemat pracy z programem P ATNIK dla p atnika 6redniego i du ego mo na
przedstawiR w nast puj%cych krokach:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
•
•
•
•
•
Wybór p atnika do kontekstu.
Wczytanie dokumentów z systemów zewn trznych (patrz rozdzia 5.5
Import dokumentów),
Weryfikacja dokumentów. Poprawa b dów. (patrz rozdzia 5.3.9
Do %czenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa
Wys anie zestawu (wydruk dokumentów lub wysy ka elektroniczna) (patrz
5.6.2 Wys anie zestawu dokumentów)
Potwierdzenie wys ania (w przypadku wydruku – r czne, w przypadku
wysy ki elektronicznej – automatyczne) (patrz 5.6.6 Pobieranie
potwierdzenia )
Archiwizacja zestawu dokumentów (patrz „Podr cznik administratora”).
Wykonanie innej funkcji w programie:
przygotowanie dokumentów za kolejny okres,
wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA,
wykorzystanie kreatora dokumentu p atniczego,
wykorzystanie funkcji administracyjnych programu,
realizacja innej operacji w programie.
Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony by y
przenoszone do archiwum (patrz „Podr cznik administratora” rozdzia
Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno6ci tych
p atników, którzy maj% du o ubezpieczonych i robi% wiele korekt dokumentów
rozliczeniowych, a zawsze importuj% dokumenty z systemów zewn trznych.
Je eli korekty dokumentów rozliczeniowych s% przygotowywane za pomoc%
Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to nale y archiwizowaR zestawy o
poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden mniejszym od identyfikatora
ostatnio wys anej korekty).
Dzia anie takie ma na celu zmniejszenie wielko6ci roboczej bazy danych
i popraw jej wydajno6ci.
34
14. Schemat pracy 6redniego lub du ego p atnika
Zadania u ytkownika
35
4.1.3 P atnik upowa&niony – np. Biuro rachunkowe
Schemat pracy z programem P ATNIK dla p atnika rozliczaj%cego wi cej ni
jednego p atnika (np. biuro rachunkowe) mo na przedstawiR w nast puj%cych
krokach:
1. Wybór p atnika do kontekstu.
2. Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych (patrz
rozdzia 5.2 Obs uga danych ubezpieczonego).
3. Wczytanie dokumentów z systemów zewn trznych (patrz rozdzia 5.5
Import dokumentów) lub utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych
(patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).
4. Weryfikacja dokumentów. Poprawa b dów. (patrz rozdzia 5.3.9
5. Do %czenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa
6. W wypadku konieczno6ci przygotowania danych kolejnego p atnika
(powrót do kroku 1).
7. Wys anie wszystkich zestawów dokumentów dla obs ugiwanych p atników
(wydruk dokumentów lub wysy ka elektroniczna).
8. Potwierdzenie wys ania zestawów (w przypadku wydruku – r czne w
przypadku wysy ki elektronicznej – automatycznie).
9. Archiwizacja zestawu dokumentów (patrz „Podr cznik administratora”).
10. Wykonanie innej funkcji w programie:
• przygotowanie dokumentów za kolejny okres,
• wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA,
• wykorzystanie kreatora dokumentu p atniczego,
• wykorzystanie funkcji administracyjnych programu,
• realizacja innej operacji w programie.
poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden mniejszym od identyfikatora
ostatnio wys anej korekty).
36
Rysunek 15. Schemat pracy podmiotu upowa nionego
Zadania u ytkownika
37
4.2 Statusy w programie P atnik
Ka dy dokument w programie posiada okre6lony cykl ycia, w którym
dokument przechodzi przez poszczególne etapy przetwarzania. Na ka dym
etapie przetwarzania zdefiniowano operacje i czynno6ci, jakie mo na wykonaR
z dokumentem. Aby w prosty sposób zaprezentowaR na jakim etapie
przetwarzania znajduje si dokument, wprowadzono statusy.
4.2.1 Statusy dokumentów
Status dokumentu okre6la, jakie czynno6ci mo na z danym dokumentem
wykonywaR i jest 6ci6le zwi%zany z jego przetwarzaniem. W programie P atnik
dokumenty mog% posiadaR cztery ró ne statusy: Wprowadzony, Wys any,
Potwierdzony lub Historyczny (patrz tak e rozdzia 5.3 Obs uga dokumentów
ubezpieczeniowych).
Cykl ycia dokumentu w programie przedstawia Rysunek 16.
• etap przetwarzania – okre6la czynno6ci wykonywane podczas pracy z
dokumentem,
• status – pokazuje jaki dokument ma status przetwarzania na danym etapie
pracy.
• widok/obszar roboczy – okre6la w jakim widoku najlepiej pracowaR
podczas danego etapu pracy.
Etapy pracy z dokumentem
1.
2.
3.
Utworzenie dokumentu lub wczytanie z systemu zewn>trznego oraz
jego edycja - na tym etapie dokument ma status Wprowadzony i naj atwiej
go znale3R w widoku Dokumenty wprowadzone.
Wys anie zestawu dokumentów – po utworzeniu dokumentów nale y je
dodaR do zestawu i wys aR do ZUS poprzez wydruk lub za pomoc%
przekazu elektronicznego. Po wys aniu zestawu dokumentów do ZUS,
dokumenty otrzymaj% status Wys any i b d% widoczne w widoku
Dokumenty wys*ane.
Potwierdzenie wys ania zestawu dokumentów - po zakoIczeniu tego
etapu dokumenty b d% mia y status Potwierdzony i b d% znajdowa y si
w widoku Dokumenty wys*ane.
W widoku Wszystkie dokumenty znajduj% si wszystkie dokumenty p atnika
niezale nie od etapu pracy i statusu w jakim znajduje si dokument.
Dokumenty o statusie Historycznym s% to dokumenty z poprzedniej wersji
programu wczytane zasileniem inicjalnym z plików KEDU, mo na znale3R je w
widoku Dokumenty wys*ane lub Wszystkie dokumenty.
38
Rysunek 16. Schemat blokowy przedstawiaj%cy cykl ycia dokumentu
Zadania u ytkownika
39
4.2.2 Statusy weryfikacji
W programie P ATNIK wszystkie dokumenty, kartoteki oraz zestawy
dokumentów posiadaj% status weryfikacji. W zale no6ci od poprawno6ci
weryfikowanych danych w dokumentach, kartotekach lub zestawach status
weryfikacji mo e mieR jedn% z nast puj%cych warto6ci:
•
•
•
•
•
B*"d krytyczny - Ikona koloru czerwonego z symbolem B* dy - Ikona koloru pomaraIczowego z symbolem Ostrze enie – Ikona koloru ó tego z symbolem Brak b* du – Ikona koloru zielonego z symbolem Niezweryfikowany – Ikona koloru niebieskiego w kszta cie okr gu ze
znakiem zapytania - .
Status weryfikacji jest wy6wietlany na widokach w postaci opisów, a w oknach
dokumentów, kartotek lub zestawów w postaci symboli graficznych na pasku
stanu po lewej stronie (patrz Rysunek 64). Je6li w dokumencie s% ró ne b dy,
np. Ostrze enia i B dy krytyczne, to status weryfikacji dokumentu jest
okre6lony jako B*"d krytyczny - .
Uwaga!
W obecnej wersji programu P atnik weryfikacji b d% podlegaR tylko dokumenty
o statusie Wprowadzony.
Dokumenty o statusach Wys any, Potwierdzony i Historyczny nie b d% podlegaR
weryfikacji i b d% mia y status weryfikacji zgodny z ostatnio przeprowadzon%
weryfikacj% z wersji programu z jakiej pochodz%.
4.3 Jak wprowadzi dane ubezpieczonych do rejestru?
Program P ATNIK wymaga, aby dane identyfikacyjne wszystkich
ubezpieczonych znajdowa y si w rejestrze ubezpieczonych - jest to warunek
utworzenia dokumentu dla danego ubezpieczonego.
Dane ubezpieczonych mo na wprowadziR do rejestru na kilka sposobów:
• manualnie (uzupe niaj%c poszczególne pola korzystaj%c z klawiatury),
• wczytanie aktualnych dokumentów ubezpieczeniowych pochodz%cych
z systemów kadrowo-p acowych,
• wykonuj%c zasilenie inicjalne; jest to sposób pozwalaj%cy na utworzenie
kartotek ubezpieczonych oraz na zachowanie pe nej historii zmian danych o
ubezpieczonych (zalecane tylko dla tych u ytkowników, którzy nie
korzystali z programu P atnik wersji 5.01.001 i nast pnych).
Do programu P ATNIK mo na równie wczytaR informacje o Kasie Chorych
zawarte w pliku *.kch, pochodz%ce z programu P atnik wersja 4.01.001
i tworzone przy okazji tworzenia dokumentów ZUS RMUA. Podczas
wczytywania dane o Kasach Chorych zostan% zamienione odpowiednio na dane
o oddzia ach NFZ.
40
4.3.1 Jak utworzy kartotek ubezpieczonego?
Manualne tworzenie kartoteki
w nast puj%cych sytuacjach:
ubezpieczonego stosuje si
najcz 6ciej
• zosta a zatrudniona nowa osoba i chcemy przygotowaR dla niej dokumenty
zg oszeniowe lub rozliczeniowe,
• podczas wykonywania zasilenia inicjalnego lub importu dokumentów dla
niektórych ubezpieczonych nie zosta y za o one kartoteki,
• dotychczas wype niano formularze papierowe, brak plików KEDU i nie
mo na wykonaR zasilenia inicjalnego.
Aby utworzyR kartotek ubezpieczonego:
1.
2.
3.
4.
5.
Przejd3 do widoku Rejestr ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2.2).
Utwórz now% kartotek ubezpieczonego (patrz rozdzia 5.2.2).
Wprowad3 dane ubezpieczonego.
Przeprowad3 weryfikacj wprowadzonych danych.
Zapisz wprowadzone dane.
W efekcie kartoteka ubezpieczonego zostanie dodana do rejestru. Komplet
danych identyfikacyjnych ubezpieczonego b dzie automatycznie uzupe niany
we wszystkich dokumentach tworzonych dla tego ubezpieczonego.
4.3.2 Jak wykona zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych?
Uwaga!
Zasilenie inicjalne kartotek powinno byR wykonane tylko w sytuacji, gdy
u ytkownik nie korzysta z programu P atnik w wersji 5.01.001, 6.01.001,
6.02.001, 6.03.001 lub 6.04.001 lub nie zrobi tego podczas pracy z tymi
wersjami programu.
Zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych polega na wczytaniu do programu
dokumentów, które zosta y przekazane do ZUS, a pochodz% z programu
P ATNIK (wersja 4.01.001 lub ni sza). Po zasileniu inicjalnym dokumenty s%
zapisywane w bazie programu ze statusem Historyczny. Na ich podstawie
tworzone s% kartoteki ubezpieczonych, w których odtwarzana jest historia
zmian danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Po zakoIczeniu zasilenia
inicjalnego u ytkownik jest szczegó owo informowany o przebiegu procesu,
a tak e o liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru
ubezpieczonych.
Tylko wczytanie dokumentów zg oszeniowych pozwala na pe ne uzupe nienie
danych w kartotece ubezpieczonego (tzn. danych identyfikacyjnych, danych
o oddziale NFZ oraz danych adresowych).
Podczas wczytywania dokumentów z wersji 4.01.001 lub ni szej ZUS ZUA i
ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddzia ów
Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla ubezpieczonych, którzy wcze6niej
nale eli do Bran owej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu
pocztowego i kod oddzia u NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem
pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie.
Je6li dla jakiego6 ubezpieczonego, który nale a do Bran owej Kasy Chorych,
Zadania u ytkownika
41
brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a
je6li i tego adresu nie b dzie, to kod oddzia u NFZ nie zostanie uzupe niony.
Je6li zostan% wczytane tylko dokumenty rozliczeniowe, to zostan% utworzone
kartoteki ubezpieczonych, ale b d% zawiera y tylko dane identyfikacyjne; imi i
nazwisko oraz jeden identyfikator ubezpieczonego (najcz 6ciej jest to PESEL).
W takim wypadku pozosta e dane ubezpieczonych nale y uzupe niR r cznie.
Aby zasiliR inicjalnie kartoteki:
1. Przygotuj plik KEDU zawieraj%cy dokumenty, na podstawie których chcesz
utworzyR kartoteki.
Przed wykonaniem zasilenia inicjalnego nale y uporz%dkowaR pliki KEDU. Zasilenie
najlepiej wykonywaR etapowo i chronologicznie, rozpoczynaj%c od najstarszych
dokumentów zg oszeniowych.
2. Uruchom zasilenie inicjalne i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora
(patrz rozdzia 5.2.1 Zasilanie kartotek ubezpieczonych).
3. Po zakoIczeniu wczytywania danych sprawd3 zawarto6R kartotek.
W efekcie przeprowadzenia zasilenia inicjalnego do programu zostan%
wczytane dokumenty, które b d% mia y status Historyczny, oraz powstan%
kartoteki ubezpieczonych, które zostan% uzupe nione danymi osób
ubezpieczonych zawartych w dokumentach z pliku KEDU.
Je6li rozliczasz dokumenty za kilku p atników (jako np. biuro rachunkowe), to
mo esz wykonaR zasilenie inicjalne bezkontekstowo, tzn. dla wszystkich
p atników jednocze6nie. Warunkiem takiego wczytania danych jest za o enie
wcze6niej dla tych wszystkich p atników kartotek w Rejestrze p atników).
4.3.3 Jak utworzy kartoteki ubezpieczonych,
wykonuj,c import dokumentów?
W trakcie wczytywania dokumentów z plików KEDU dane identyfikacyjne
wszystkich osób ubezpieczonych s% sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych
danego p atnika. Je6li w importowanym pliku KEDU znajduj% si dokumenty
ubezpieczeniowe osób, które jeszcze nie wyst puj% w Rejestrze
ubezpieczonych, wówczas powstan% nowe kartoteki. Kartoteki zostan% za o one
tylko dla ubezpieczonych, dla których zosta podany numer PESEL lub numer
paszportu dla obcokrajowców.
Po zakoIczeniu wczytywania dokumentów u ytkownik jest szczegó owo
informowany o przebiegu procesu, a tak e o liczbie nowych ubezpieczonych
wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych oraz odrzuconych z powodu braku
minimum identyfikacyjnego, braku numeru PESEL b%d3 numeru PESEL z
niepoprawn% sum% kontroln%. W trakcie importu nie zostan% równie za o one
kartoteki dla ubezpieczonych, których numer PESEL jest identyczny z
numerem innej osoby, która mam ju kartotek w Rejestrze ubezpieczonych. .
Aby zasiliR kartoteki ubezpieczonych danymi z dokumentów pochodz%cych
z zewn trznych systemów, nale y wykonaR nast puj%ce czynno6ci:
1.
2.
3.
4.
42
W systemie zewn trznym przygotuj plik KEDU zawieraj%cy dokumenty.
Uruchom kreator importu (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów).
Zapoznaj si z raportem z importu.
Po zakoIczeniu importu sprawd3 zawarto6R kartotek.
W efekcie przeprowadzenia importu do programu zostan% wczytane dokumenty
ubezpieczeniowe i zostan% za o one kartoteki dla nowych ubezpieczonych.
Kartoteki za o one na podstawie raportów imiennych nie zostan% uzupe nione
o dane identyfikacyjne po wczytaniu dokumentów zg oszeniowych z Dat%
wype nienia wcze6niejsz% ni Data wype nienia raportu, który za o y kartotek .
4.3.4 Jak zasili kartoteki ubezpieczonych
danymi o oddzia ach NFZ?
Uwaga!
Zasilenie inicjalne kartotek powinno byR wykonane tylko w sytuacji, gdy
u ytkownik nie korzysta z programu P atnik w wersji 5.01.001, 6.01.001,
6.02.001, 6.03.001 lub 6.04.001 lub nie zrobi tego podczas pracy z tymi
wersjami programu.
Dane o oddzia ach Narodowego Funduszu Zdrowia s% wykorzystywane podczas
tworzenia dokumentów zg oszeniowych i dokumentów ZUS RMUA. Dane te
mo na wprowadziR do kartotek ubezpieczonych r cznie lub wczytaR do
programu z pliku *.KCH pochodz%cego z programu P ATNIK wersja 4.01.001.
Plik taki mo na wygenerowaR w wersji 4.01.001 programu podczas tworzenia
dokumentów ZUS RMUA.
Podczas wczytywania danych z pliku *.KCH zostan% pomini te informacje dla
osób, które nale a y do Bran owej Kasy Chorych. Plik nie zawiera danych
adresowych ubezpieczonych i w zwi%zku z tym nie mo na rozpoznaR, do
jakiego oddzia u NZF dana osoba obecnie nale y.
Aby zasiliR kartoteki ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ pochodz%cymi
z pliku *.KCH:
1. Utwórz kartoteki ubezpieczonych (patrz rozdzia 4.3 ).
2. Wykonaj zasilenie inicjalne z pliku *.KCH (patrz rozdzia 5.4).
3. Sprawd3 poprawno6R danych w kartotekach ubezpieczonych i uzupe nij
dane o oddzia ach NFZ dla osób, które wcze6niej nale a y do Bran owej
Kasy Chorych (patrz rozdzia 5.2.4).
4.4 Jak wczyta dane z systemu zewn trznego?
Program P ATNIK pozwala na wczytanie danych przygotowanych przez system
zewn trzny w postaci pliku o ustalonej strukturze: KEDU w formacie XML lub
KEDU w formacie SGML. Struktura tego pliku powinna byR zgodna z
wytycznymi zamieszczonymi w dokumencie „Specyfikacja wej6cia – wyj6cia”.
Dla programu P atnik wersja 8.01.00. obowi%zuj%cym dokumentem jest:
- dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów,
Specyfikacja wej6cia – wyj6cia wersja 2.0, która obejmuje zmiany w dokumentach
ubezpieczeniowych,
- dla KEDU o formacie SGML - Specyfikacja wej6cia-wyj6cia, wersja 1.9.
Zadania u ytkownika
43
Utworzony w programie zewn trznym plik z danymi zapisz na no6niku
zewn trznym (np. dyskietce) b%d3 na dysku w miejscu, z którego program
P ATNIK b dzie móg taki plik odczytaR. Organizacja na dysku plików
zawieraj%cych dane z systemów zewn trznych le y w gestii u ytkownika.
Aby wczytaR dane do programu:
1.
2.
3.
Wczytaj dane z pliku przygotowanego przez system zewn trzny (patrz
rozdzia 5.5 Import dokumentów).
Otwórz zaimportowane dokumenty i zweryfikuj ich poprawno6R (patrz
rozdzia 5.3.9 Weryfikacja dokumentu).
Zapisz dokumenty.
W wyniku przeprowadzenia powy szych operacji dokumenty zostan% wczytane
do programu, b d% mia y status Wprowadzony i b d% zweryfikowane. Najlepiej
je wówczas przegl%daR w widoku Dokumenty wprowadzone.
Je6li dokumenty zawieraj% b dy, to nale y je poprawiR. Dokumenty zawieraj%ce b dy
atwo znajdziesz wykorzystuj%c filtry dost pne w ka dym obszarze roboczym (patrz
rozdzia 5.3.14 Filtr dokumentów)
4.5 Jak przygotowa dokumenty ubezpieczeniowe?
Przygotowanie dokumentów jest jedn% z g ównych funkcji programu P atnik.
Za pomoc% programu tworzone s% zestawy zawieraj%ce dowoln% liczb
dokumentów ubezpieczeniowych, które w postaci dokumentów elektronicznych
lub wydruków papierowych mog% byR przesy ane do ZUS.
W6ród przygotowywanych dokumentów wyró nia si :
dokumenty zg oszeniowe p atnika,
dokumenty zg oszeniowe ubezpieczonych,
dokumenty rozliczeniowe - raporty imienne,
dokument rozliczeniowy - deklaracj rozliczeniow%,
informacja ZUS IWA, zg oszenie ZUS ZSWA.
4.5.1 Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych p atnika
W6ród dokumentów zg oszeniowych p atnika wyró nia si :
ZUS ZPA - Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby
prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadaj%cej osobowo6ci
prawnej,
ZUS ZFA - Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby
fizycznej,
ZUS ZIPA - Zg oszenie zmiany danych identyfikacyjnych p atnika
sk adek,
ZUS ZWPA - Wyrejestrowanie p atnika sk adek,
ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych p atnika
sk adek,
ZUS ZAA - Adresy prowadzenia dzia alno6ci gospodarczej przez
p atnika sk adek.
44
Aby przygotowaR dokument zg oszeniowy p atnika:
1.
2.
Przejd3 do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy dokument
zg oszeniowy, wybieraj%c jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na
li6cie powy ej (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).
Po wprowadzeniu danych do dokumentu zg oszeniowego przeprowad3
jego weryfikacj . Je6li program wykry b dy, dokonaj ich poprawy i zapisz
zaktualizowany dokument.
Od 1 stycznia 2003r. dokumenty:
• ZUS ZPA - „Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby prawnej lub
jednostki organizacyjnej nie posiadaj%cej osobowo6ci prawnej” - w trybie
zg oszenia,
• ZUS ZFA - „Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby fizycznej” - w
trybie zg oszenia
• ZUS ZIPA - „Zg oszenie zmiany danych identyfikacyjnych p atnika sk adek”
p atnicy sk adek zobowi%zani s% przekazywaR do ZUS w formie papierowej,
niezale nie od tego w jakiej formie maj% obowi%zek przekazywaR pozosta e
dokumenty (patrz rozdzia Jak wydrukowaR zestaw dokumentów i przekazaR w postaci
papierowej?).
Oznacza to, e dokumenty ZUS ZPA, ZUS ZFA (w trybie zg oszenia) oraz ZUS ZIPA
zobowi%zani s% przekazywaR na formularzach dost pnych w terenowych jednostkach
organizacyjnych ZUS lub jako wydruki z aktualnego programu informatycznego
udost pnionego przez Zak ad.
Dokumenty korekty lub zmiany danych naj atwiej przygotowaR na podstawie kopii
dokumentu zg oszeniowego (patrz rozdzia 5.3.17 Kopiowanie dokumentu). Nale y
wówczas na skopiowanym dokumencie zaznaczyR w bloku I. zmiana lub korekta i
nanie6R stosowne poprawki.
4.5.2 Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego
W6ród dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego wyró nia si :
ZUS ZUA - Zg oszenie do ubezpieczeI/Zg oszenie zmiany danych
osoby ubezpieczonej,
ZUS ZIUA - Zg oszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby
ubezpieczonej,
ZUS ZCNA - Zg oszenie danych o cz onkach rodziny dla celów
ubezpieczenia zdrowotnego,
ZUS ZWUA - Wyrejestrowanie z ubezpieczeI,
ZUS ZZA - Zg oszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/Zg oszenie
zmiany danych.
Uwaga! Aby utworzyR dokument dla nowego ubezpieczonego, nale y najpierw
wprowadziR jego dane do Rejestru ubezpieczonych (patrz Dodanie
ubezpieczonego do rejestru).
Aby przygotowaR dokument zg oszeniowy ubezpieczonego:
1.
2.
Zadania u ytkownika
Za ó kartotek dla ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyR
dokument, je6li taka kartoteka nie istnieje (patrz 5.2.2 Dodanie
ubezpieczonego do rejestru). W sytuacji, gdy ubezpieczony posiada ju
za o on% kartotek , przejd3 do kroku 3.
Przejd3 do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy dokument
zg oszeniowy, wybieraj%c jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na
45
3.
4.
Do powstaj%cych dokumentów zg oszeniowych zostan% automatycznie
przeniesione z kartotek dane identyfikacyjne p atnika oraz ubezpieczonego.
Po wprowadzeniu danych do dokumentu zg oszeniowego przeprowad3
jego weryfikacj . Je6li program wykry b dy, dokonaj ich poprawy i zapisz
zaktualizowany dokument.
W efekcie otrzymasz dokument, który wraz z innymi dokumentami w zestawie
mo e byR przes any do ZUS.
Od 1 stycznia 2003r. uleg zmianie sposób zg aszania zmian i korekt niektórych
danych wykazanych w zg oszeniu do ubezpieczeI. Dotyczy to zg aszania zmiany lub
korekty: kodu tytu u ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeI oraz dat obj cia
ubezpieczeniami. W przypadku konieczno6ci zg oszenia zmiany lub korekty
powy szych danych, p atnik sk adek zobowi%zany jest z o yR wyrejestrowanie z
ubezpieczeI, a nast pnie ponowne zg oszenie do ubezpieczeI.
4.5.3 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów
imiennych
W6ród dokumentów rozliczeniowych – raportów imiennych wyró nia si :
ZUS RCA – Imienny raport miesi czny o nale nych sk adkach
i wyp aconych 6wiadczeniach,
ZUS RZA - Imienny raport miesi czny o nale nych sk adkach na
ubezpieczenie zdrowotne,
ZUS RSA – Imienny raport miesi czny o wyp aconych 6wiadczeniach
i przerwach w op acaniu sk adek,
Od dnia 01.01.2003 r. p atnicy sk adek sporz%dzaj%cy dokumenty w programie
P atnik zobowi%zani s% przekazywaR do ZUS dokumenty ZUS RCA, ZUS RZA
i ZUS RSA w zwi%zku z rezygnacj% odpowiednio z dokumentów ZUS RNA,
ZUS RGA.
W ka dym z wymienionych dokumentów istnieje pewien zakres danych, które
nale y wype niR, aby program wykona prawid ow% weryfikacj i wyliczenie
sk adek.
W przypadku dokumentów 6wiadczeniowych nale y zawsze, oprócz danych
identyfikacyjnych ubezpieczonego, podaR równie kod tytu u ubezpieczenia
i kod 6wiadczenia/przerwy.
W przypadku dokumentów sk adkowych nale y zawsze, oprócz danych
identyfikacyjnych ubezpieczonego, podaR równie kod tytu u ubezpieczenia
i kwoty podstaw wymiaru sk adek. Uruchomienie wyliczenia spowoduje
wprowadzenie w polach sk adek w a6ciwych kwot, zgodnie z zasadami
finansowania sk adek dla podanego kodu tytu u ubezpieczenia i w oparciu
o warto6ci parametrów znajduj%ce si w opcjach programu.
Do wyliczania sk adek na poszczególne ubezpieczenia niezb dne s% warto6ci
nast puj%cych parametrów:
• sk adka na ubezpieczenie emerytalne – stopa procentowa sk adki na
ubezpieczenie emerytalne,
46
• sk adka na ubezpieczenia rentowe – stopa procentowa sk adki na
ubezpieczenia rentowe,
• podstawa wymiaru sk adki oraz sk adka na ubezpieczenie chorobowe –
kwota ograniczenia podstawy na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe,
kwota przeci tnego wynagrodzenia dla dobrowolnego ubezpieczenia
chorobowego oraz stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie chorobowe,
• sk adka na ubezpieczenie wypadkowe – stopa procentowa sk adki na
ubezpieczenie wypadkowe mo e byR pobierana z kilku miejsc: je6li istnieje
deklaracja rozliczeniowa, wówczas warto6R tej stopy procentowej pobierana
jest z deklaracji; je6li dla danego okresu nie utworzono jeszcze deklaracji
rozliczeniowej, wówczas warto6R tej stopy procentowej pobierana jest
z opcji programu dla dokumentów za okresy do grudnia 2002r. lub z
kartoteki p atnika dla dokumentów od 2003 r.,
• sk adka na ubezpieczenie zdrowotne – stopa procentowa sk adki na
ubezpieczenie zdrowotne.
Aby w programie P atnik poprawnie wyliczyR sk adk na ubezpieczenie
wypadkowe, p atnik powinien wpisaR obowi%zuj%c% dla niego na dany rok
sk adkowy stop procentow% sk adek na ubezpieczenie wypadkowe do kartoteki
p atnika.
Stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie wypadkowe powinna byR ustalona zgodnie
z przepisami:
• ustawy z dnia 30 pa3dziernika 2002r. o ubezpieczeniu spo ecznym z tytu u
wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. Nr 199, poz. 1673, z
pó3n.zm.),
• rozporz%dzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 29 listopada 2002r.
w sprawie ró nicowania stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie spo eczne z
tytu u wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zale no6ci od zagro eI
zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz. 1692 i Nr 203, poz. 1720).
Poradnik dla p atników jest dost pny na stronach internetowych oraz w terenowych
jednostkach organizacyjnych Zak adu.
Aby przygotowaR dokumenty rozliczeniowe:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Zadania u ytkownika
Za ó kartotek dla ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyR
dokument, je6li nie istnieje (patrz 5.2.2 Dodanie ubezpieczonego do
rejestru). W sytuacji, gdy ubezpieczony posiada ju za o on% kartotek ,
przejd3 do kroku 3.
Przejd3 do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy raport
imienny, wybieraj%c jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na
Do powstaj%cych raportów imiennych zostan% automatycznie przeniesione
z kartotek dane identyfikacyjne p atnika oraz ubezpieczonego.
Wprowad3 kod tytu u ubezpieczenia i podstawy wymiaru sk adek.
Wylicz sk adki w raportach imiennych.
Przeprowad3 weryfikacj utworzonych raportów imiennych.
Zapisz utworzone raporty.
47
Je6li dla danego kodu tytu u ubezpieczenia w danym okresie wyst puje kilka ró nych
zasad finansowania sk adek, wówczas:
-
Je6li podane zostan% tylko kwoty podstaw wymiaru sk adek, a pola sk adek b d%
puste, to po uruchomieniu wyliczenia wybrany zostanie domy6lny schemat
finansowania sk adek, tzn. taki, który wylicza maksymaln% liczb sk adek spo6ród
wszystkich schematów dost pnych dla danego kodu tytu u ubezpieczenia.
-
Je6li podane zostan% równie kwoty sk adek, wówczas, po uruchomieniu
wyliczenia, spo6ród wszystkich schematów dost pnych dla danego kodu tytu u
ubezpieczenia zostanie wybrany schemat najbardziej odpowiadaj%cy temu, który
poda u ytkownik.
Je6li wyst puje kod tytu u ubezpieczenia, dla którego w danym okresie
rozliczeniowym istniej% ró ne zasady finansowania sk adek to, aby wykonaR
wyliczenie wed ug domy6lnego schematu dla danego kodu, nale y usun%R
wszystkie kwoty sk adek i wykonaR akcj wyliczenia, klikaj%c na przycisku
Wylicz. Aby jednym ruchem skasowaR wszystkie sk adki, nale y u yR przycisku
Usu* sk+adki.
W razie post powania niezgodnie z podan% procedur%, na ekranie pojawiaR si
b d% odpowiednie komunikaty o b dach.
4.5.4 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych
- deklaracji rozliczeniowej
Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA zawiera zbiorcze sumy sk adek oraz
6wiadczeI finansowanych z ubezpieczeI spo ecznych wykazanych w raportach
imiennych. Warunkiem koniecznym wyliczenia deklaracji z raportów jest
istnienie raportów o takim samym identyfikatorze jak identyfikator deklaracji
rozliczeniowej.
Do deklaracji ZUS DRA nie s% zliczane kwoty sk adek z raportów, które nie
zosta y zweryfikowane lub maj% b dy krytyczne, informuje o tym komunikat.
W takim wypadku nale y zweryfikowaR ponownie raporty imienne oraz usun%R
b dy krytyczne. Do deklaracji ZUS DRA nie zostan% tak e zliczone sk adki
z raportów niezapisanych (otwartych do edycji).
W przypadku osób rozliczaj%cych si tylko za siebie deklaracja rozliczeniowa
pe ni funkcj raportu imiennego. Konieczne jest wówczas uzupe nienie w bloku
X dokumentu kodu tytu u ubezpieczenia oraz kwot podstaw wymiaru sk adek.
Przy tworzeniu dokumentów rozliczeniowych, poczynaj%c od dokumentów za
styczeI 2003 r., nale y pami taR o wprowadzeniu wysoko6ci stopy procentowej
sk adki na ubezpieczenie wypadkowe do pola 03. w bloku III. deklaracji
rozliczeniowej ZUS DRA za pomoc% przycisku WSTAW (o ile warto6R ta zosta a
wprowadzona do kartoteki p atnika) lub przez jej wpisanie.
Brak stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe na deklaracji
rozliczeniowej sygnalizowany jest w programie P atnik jako b %d.
W polu 02. bloku III. ZUS DRA nale y podaR kod wniosku pracodawcy
o dofinansowanie sk adek za osoby niepe nosprawne ze 6rodków PFRON i bud etu
paIstwa. S% to kody 0, 1, 2 i 3 , z tym e kod 3 mo e byR u ywany nie wcze6niej ni
na deklaracji rozliczeniowej za styczeI 2004r. Przy sporz%dzaniu korekt dokumentów
rozliczeniowych za okresy wcze6niejsze ni
styczeI 2004r. nale y u ywaR
odpowiednio kodów 0, 1, 2.Wype nienie tego pola jest obowi%zkowe do grudnia.2007.
Od stycznia 2008 w pole III.02 powinno byR puste lub wype nione kodem 0.
48
Aby przygotowaR deklaracj rozliczeniow%:
1.
2.
3.
4.
Utwórz raporty imienne (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu),
wype nij je poprawnymi warto6ciami i zapisz.
Utwórz deklaracj rozliczeniow%. i wykonaj wyliczanie z raportów.
Uzupe nij pola, które nie s% wyliczane na podstawie raportów, jak kwota
na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych NwiadczeI Pracowniczych
oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.
Wykonaj weryfikacj utworzonej deklaracji rozliczeniowej.
W razie post powania niezgodnie z podan% procedur% na ekranie pojawiaR si
b d% odpowiednie komunikaty informuj%ce o b dach.
Je6li jeste6 p atnikiem, który musi sporz%dzaR dokumenty z kilku przedzia ów
numerów identyfikatorów (np. 01-39 i 40 – 49), to przed utworzeniem i wyliczeniem
dokumentów rozliczeniowych z kolejnego zakresu numerów musisz ustawiR ten
przedzia w Ustawieniach programu dost pnych z menu Administracja.
Je6li dla danego kodu istnieje klika schematów finansowania sk adek, istnieje
mo liwo6R r cznej modyfikacji przeniesienia kwot sk adek na deklaracji ZUS DRA, do
wysoko6ci zgodnej ze schematem finansowania.
4.6 Jak przygotowa dokumenty koryguj,ce?
W sytuacji, gdy stwierdzono pomy ki w dokumentach rozliczeniowych
przekazanych do ZUS lub wyst%pi y okoliczno6ci, które wymagaj% modyfikacji
wysoko6ci sk adek b%d3 informacji o wyp aconych zasi kach, nale y
przygotowaR dokumenty koryguj%ce. Dokumenty koryguj%ce powinny byR
opatrzone identyfikatorem o jeden wy szym od identyfikatora ostatniego
dokumentu przekazanego do ZUS w danym okresie rozliczeniowym.
W zestawie koryguj%cym p atnik powinien oznaczyR statusem Do wysy*ki tylko
raporty, które wymagaj% korekty, post puj%c zgodnie z zasadami korygowania i
wycofywania dokumentów. Poradnik dla p atników jest dost pny na stronach
internetowych oraz w terenowych jednostkach organizacyjnych Zak adu.
Aby za pomoc% programu P atnik przygotowaR dokumenty koryguj%ce:
1. Je6li musisz przygotowaR korekt za okres, który by rozliczany w wersji
programu 4.01.001 lub wcze6niejszej, to wykonaj zasilenie inicjalne tymi
dokumentami (patrz 5.4 Kreator zasilania inicjalnego) – wykonaj tylko w
wypadku je6li, dane te nie zosta y wprowadzone do bazy programu w wersji
5.01.001 lub 6.01.001 lub 6.02.001 lub 6.03.001.
2. Za pomoc% kreatora utwórz komplet dokumentów koryguj%cych na
podstawie dokumentów pierwszorazowych (lub o poprzednim numerze
identyfikatora) przekazanych do ZUS. Komplet powinien zawieraR
deklaracj ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za wszystkich
ubezpieczonych
(patrz
rozdzia
5.3.15
Kreator
dokumentów
rozliczeniowych).
3. Dokumenty koryguj%ce zostan% utworzone dla wszystkich ubezpieczonych,
dla których wys ane by y dokumenty w komplecie wskazanym jako
wzorcowy.
4. Po utworzeniu dokumentów dokonaj w nich stosownej korekty zgodnie
z zasad% korygowania i wycofywania imiennych raportów miesi cznych
oraz oznacz statusem Do wysy*ki dokumenty, które uleg y korekcie (patrz
rozdzia 5.3.3.1Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki).
Zadania u ytkownika
49
5. Po wprowadzeniu modyfikacji przeprowad3 weryfikacj dokumentów.
6. Z deklaracji rozliczeniowej usuI sk adki, wylicz j% ponownie oraz
zweryfikuj.
Deklaracja powinna zawieraR sumy sk adek ze wszystkich raportów dotycz%cych tego
okresu rozliczeniowego.
Wszystkie pozycje raportów koryguj%cych utworzone za pomoc% kreatora s%
oznaczone domy6lnie jako Do wysy*ki do ZUS. Aby przes aR je do ZUS,
nale y usun%R oznaczenie Do wysy*ki dla tych pozycji raportów, które dotycz%
ubezpieczonych, dla których nie dokonano korekty (patrz rozdzia
5.3.3.1Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki).
Do ZUS nale y wysy aR tylko te pozycje raportów koryguj%cych, które dotycz%
ubezpieczonych, dla których dokonano korekty.
Przygotowane w ten sposób dokumenty koryguj%ce nale y dodaR do zestawu
i po zweryfikowaniu przekazaR do ZUS w postaci elektronicznej lub
papierowej.
4.7 Jak tworzy i wysy a dokumenty rozliczeniowe dla
ró&nych przedzia ów numerów identyfikatorów?
Poni ej zosta opisany tryb post powania dla p atników, którzy musz% sk adaR
dokumenty rozliczeniowe z dwu lub wi cej przedzia ów numerów
identyfikatorów. Dotyczy to p atników, którzy np. rozliczaj% sk adki wy %cznie
na w asne ubezpieczenia (sk adaj%cych tylko deklaracj rozliczeniow%), je eli
za dany miesi%c s% zobowi%zani do z o enia wi cej ni jednej deklaracji
rozliczeniowej (z ró nymi kodami tytu ów ubezpieczeI), tj. deklaracje
oznaczone numerem „01” oraz „40".
Aby przygotowaR i wys aR do ZUS dokumenty z ró nych przedzia ów
identyfikatorów:
1. W oknie Ustawienia programu wybierz pierwszy z zakresów numerów
identyfikatorów, dla których chcesz przygotowaR dokumenty np. 01 – 39
(patrz rozdzia Zmiana zakresu numerów dokumentów rozliczeniowych w
„Podr czniku administratora”).
2. Utwórz, wylicz i zweryfikuj dokumenty rozliczeniowe (patrz rozdzia 5.3.1
Utworzenie dokumentu).
3. ZmieI zakres numerów dla dokumentów rozliczeniowych na taki, dla
jakiego musisz przygotowaR dokumenty rozliczeniowe np. 40 - 49 (patrz
rozdzia Zmiana zakresu numerów dokumentów rozliczeniowych w
„Podr czniku administratora”).
4. Utwórz dokumenty z identyfikatorami z kolejnego zakresu numerów
identyfikatorów i zweryfikuj je (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie
dokumentu).
Przygotowane w ten sposób dokumenty koryguj%ce nale y dodaR do zestawu
i po zweryfikowaniu przekazaR do ZUS w postaci elektronicznej lub
papierowej.
50
Dokumenty rozliczeniowe z ró nych przedzia ów identyfikatorów mo na wysy aR do
ZUS w jednym zestawie dokumentów.
4.8 Jak tworzy i wysy a dokumenty z ró&nych okresów
rozliczeniowych?
Poni ej zosta omówiony tryb pracy podczas przygotowywania i wysy ania do
ZUS dokumentów z ró nych okresów rozliczeniowych. Dotyczy to sytuacji,
kiedy u ytkownik sporz%dza dokumenty za bie %cy okres rozliczeniowy oraz
korekty dokumentów za poprzednie miesi%ce.
Aby sprawnie przygotowaR dokumenty rozliczeniowe za bie %cy okres i
korekty za miesi%ce poprzednie:
1. W ustawieniach programu zmieI okres rozliczeniowy na bie %cy (czyli
wybierz miesi%c i rok za jaki chcesz sporz%dzaR dokumenty rozliczeniowe)
(patrz rozdzia Zmiana okresu rozliczeniowego w „Podr czniku
administratora”).
2. Utwórz (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu) lub wczytaj z systemu
zewn trznego (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów) dokumenty
rozliczeniowe za bie %cy okres.
3. Zweryfikuj poprawno6R utworzonych dokumentów i wprowad3 w nich
ewentualne poprawki.
4. Za pomoc% Kreatora dokumentów rozliczeniowych przygotuj dokumenty
koryguj%ce za poprzednie miesi%ce i wprowad3 w nich stosowne korekty
(patrz rozdzia 5.3.15 Kreator dokumentów rozliczeniowych).
5. W kompletach koryguj%cych oznacz raporty, które zosta y skorygowane
statusem „Do Wysy ki” (patrz rozdzia 5.3.3.1Oznaczanie raportów
imiennych do wysy ki).
6. W widoku Dokumenty wprowadzone zaznacz przygotowane dokumenty (za
ka dy okres rozliczeniowy osobno) i do %cz je do zestawu, (patrz rozdzia
5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).
Wys anie kompletów dokumentów za dany okres w osobnych zestawach u atwi
wyszukanie tych zestawów. Zalecane jest nadawanie zestawom nazw pozwalaj%cych
na identyfikacj ich zawarto6ci np. dla dokumentów o identyfikatorze 02 10-2003
nazwa mo e byR KOREKTA PA_DZIERNIK 2003r.
Przygotowany w ten sposób zestaw dokumentów po zweryfikowaniu przeka
do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej.
Zadania u ytkownika
51
4.9 Jak przygotowa i wys a zestaw dokumentów?
Przygotowanie i wys anie zestawu dokumentów sk ada si z trzech etapów:
• utworzenie zestawu i do %czenie do niego zaimportowanych
i zweryfikowanych dokumentów,
• przekazanie ich do ZUS w postaci wydruku lub za pomoc% przekazu
elektronicznego,
• rejestracja potwierdzenia przekazania tych dokumentów do ZUS.
W systemie Elektronicznej Wymiany Dokumentów wysy ka zestawów
dokumentów i pobieranie potwierdzeI jest wspomagane odpowiednimi
kreatorami:
• Kreator wysy ania zestawów do ZUS - uruchamiany podczas wysy ki
pojedynczego zestawu dokumentów,
• Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS – dost pny po wybraniu
polecenia:
WyLlij z menu Narz>dzia na widoku Zestawy wprowadzone,
WyLlij za wielu p atników z menu Narz>dzia.
• Kreator potwierdzania zestawów – uruchamiany podczas pobierania
potwierdzenia,
• Kreator grupowego potwierdzania zestawów – dost pny po wybraniu
polecenia Pobierz za wielu p atników.
Kreatory wysy ki zestawów dokumentów maj% na celu:
• wspomaganie u ytkownika programu,
• z o enie podpisu przy pomocy wybranego certyfikatu,
• umo liwienie przegl%dania raportów z realizacji kolejnych etapów
wysy ania.
W zale no6ci od wybranego miejsca uruchomienia funkcji wysy ania, kreator
ma osiem lub dziewi R kroków i nast puj%ce etapy:
• wybór zestawów dokumentów (tylko dla wysy ania zestawów za wielu
p atników),
• weryfikacj zestawu i przegl%danie raportu z weryfikacji,
• podpisanie zestawu wybranym certyfikatem i przegl%danie raportu z
podpisywania,
• wys anie zestawu i przegl%danie raportu z wysy ki.
4.9.1 Jak przygotowa dokumenty do wys ania?
Po utworzeniu lub zaimportowaniu dokumentów nale y je zweryfikowaR. Je6li
weryfikacja wykaza a b dy, wówczas nale y dokumenty b dne poprawiR. Je6li
wysy asz zestaw zawieraj%cy koryguj%ce raporty imienne, oznacz statusem Do
wysy ki raporty, które zosta y faktycznie skorygowane (patrz 5.3.3.1
Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki).
52
Je6li weryfikacja dokumentów zakoIczy a si bez b du, wówczas nale y:
1. UtworzyR nowy zestaw (patrz rozdzia 5.6.1 Utworzenie nowego zestawu
dokumentów) lub w widoku Dokumenty wprowadzone dodaj dokumenty
do zestawu (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).
2. Do %czyR do zestawu pozosta e zweryfikowane dokumenty.
3. ZapisaR zestaw dokumentów.
W efekcie powstanie zestaw dokumentów zawieraj%cy dokumenty gotowe do
wysy ki.
Je6li dokumenty posiadaj% b dy krytyczne nie mog% byR wysy ane do ZUS.
4.9.2 Jak wydrukowa zestaw dokumentów i przekaza w postaci
papierowej?
P atnicy sk adek rozliczaj%cy sk adki za nie wi cej ni 5 osób mog%
przekazywaR dokumenty ubezpieczeniowe w postaci wydruku z programu
P ATNIK. Aby przygotowaR do przekazania poprawne dokumenty, nale y je
umie6ciR w zestawie dokumentów, a nast pnie wys aR, wybieraj%c jako metod
przekazania do ZUS – wydruk.
Aby wydrukowaR zestaw dokumentów w postaci pozwalaj%cej na przekazanie
do ZUS:
1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego jako metod
przekazywania dokumentów do ZUS - Wydruk (patrz „Podr cznik
administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).
2. Wy6lij wybrany zestaw dokumentów do ZUS (patrz rozdzia 5.6.2
Wys anie zestawu dokumentów).
3. Po dostarczeniu dokumentów do ZUS oznacz zestaw jako potwierdzony
(patrz 5.6.4 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony).
4.9.3 Jak przyst,pi do elektronicznej komunikacji z ZUS?
Aby przyst%piR do elektronicznej komunikacji z ZUS w zakresie
przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych, p atnik musi posiadaR:
• komputer zgodny z wymaganiami (patrz Podr cznik administratora),
• zainstalowany program P ATNIK,
oraz:
• certyfikat kwalifikowany.
Wersj instalacyjn% programu P ATNIK mo na uzyskaR w ZUS lub pobraR z
nast puj%cych stron internetowych http://e-inspektorat.zus.pl/ i www.platnik.info.pl.
Sposób uzyskania certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez polskie
kwalifikowane centra certyfikacji jest opisany w politykach certyfikacji
zamieszczonych na stronach poszczególnych centrów.
Zadania u ytkownika
53
4.9.4
Jak wys a zestaw dokumentów do ZUS?
Zestawy dokumentów mog% byR
elektronicznej na kilka sposobów:
przekazywane
do
ZUS
w postaci
• za pomoc% funkcji automatycznego wysy ania dokumentów w programie
P ATNIK,
• przy wykorzystaniu otwieranej standardow% przegl%dark% internetow% strony
WWW,
• poprzez p yty CD przekazywane do najbli szej jednostki ZUS.
Dokumenty przekazywane w postaci elektronicznej s% podpisane (za pomoc%
klucza prywatnego p atnika) i zaszyfrowane (za pomoc% certyfikatu ZUS).
Je6li p atnik chce przekazaR do ZUS dokumenty za innych p atników i u ywaR
do tego celu w asnego certyfikatu, wówczas musi posiadaR odpowiednie
upowa nienie i dodatkowo w programie powinien pracowaR jako podmiot
upowa niony.
Aby przekazywaR dokumenty innych p atników nale y do tego u yR polecenia
WyLlij za wielu p atników (patrz rozdzia 5.6.12.1 Kreator grupowego
wysy ania zestawów do ZUS).
Wysy anie zestawów dokumentów przy wykorzystaniu WWW wymaga
zainstalowania przegl%darki internetowej. Adresy stron internetowych, na które
p atnik mo e wysy aR zestawy dokumentów za po6rednictwem systemu
Elektronicznej Wymiany Dokumentów:
• www.ewd.gdansk.zus.pl/
• www.ewd.warszawa.zus.pl/
• www.ewd.wroclaw.zus.pl/
Aby sporz%dziR przesy k do ZUS, u ytkownik certyfikatu wskazany
w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz „Podr,cznik administratora”
rozdzia „Wybór u.ytkownika certyfikatu”) musi posiadaR wa ny certyfikat
kwalifikowany oraz odpowiadaj%cy mu klucz prywatny.
Konieczne jest równie posiadanie w programie aktualnego certyfikatu ZUS.
Po wys aniu zestawu dokumenty przechodz% w stan Wys*any i pozostaj% w nim
a do momentu rejestracji potwierdzenia z ZUS.
Ka dy plik z dokumentami przes any do ZUS otrzymuje identyfikator
przesy ki do ZUS. Identyfikator pos u y do pobrania potwierdzenia przes ania
pliku z dokumentami do ZUS.
Wysy ka zestawów dokumentów i pobieranie potwierdzeI jest wspomagana
odpowiednimi kreatorami.
ZUS po otrzymaniu przesy ki:
• weryfikuje j% pod wzgl dem formalnym, tj.: deszyfruje, sprawdza podpis
elektroniczny oraz autentyczno6R i nienaruszalno6R dokumentu,
• sprawdza pod wzgl dem merytorycznym otrzymane dokumenty
ubezpieczeniowe,
54
• tworzy i udost pnia do pobrania potwierdzenia otrzymania dokumentów
oraz poprawno6ci ich struktury.
Potwierdzenie zawiera informacje o tym, czy przes any plik zosta poprawnie
przyj ty, czy te wykryto w nim jakie6 b dy (formalne b%d3 merytoryczne).
Potwierdzenie jest opatrzone podpisem elektronicznym ZUS. Sposób
pobierania potwierdzenia zosta opisany w rozdziale 4.9.5 Jak potwierdziR
elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS?
4.9.4.1 Jak wys a dokumenty bezpo>rednio z programu?
Program P ATNIK umo liwia automatyczne przekazywanie do ZUS
przygotowanych zestawów dokumentów oraz pobieranie potwierdzeI dla tych
zestawów.
Przesy anie dokumentów do ZUS drog% elektroniczn% przy wykorzystaniu
programu P ATNIK wymaga zainstalowanego i w a6ciwie skonfigurowanego
modemu lub dost pu do Internetu przez sieR korporacyjn%. Musz% byR równie
spe nione minimalne wymagania systemowe (patrz
Podr cznik
administratora).
Aby wys aR zestaw dokumentów bezpo6rednio z programu:
1.
2.
3.
Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj automatycznego
wysy ania albo wska serwer, do którego maj% byR przekazane dokumenty
(patrz rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego w „Podr czniku
administratora”).
Uruchom funkcj wysy ania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz
rozdzia 5.6.2 Wys anie zestawu dokumentów).
Po przekazaniu dokumentów do ZUS identyfikator potwierdzenia zostanie
automatycznie pobrany i zapisany w programie.
Po wys aniu dokumentów bezpo6rednio z programu mo esz pobraR
potwierdzenie równie z programu P ATNIK lub korzystaj%c z odpowiedniej
strony internetowej (tej samej, na któr% wys ane zosta y dokumenty
ubezpieczeniowe) – patrz rozdzia 4.9.5 Jak potwierdziR elektroniczne
przekazanie dokumentów do ZUS?
Podczas wysy ki dokumentów bezpo6rednio z programu mo e pojawiaR si
komunikat "Certyfikat sesji SSL zawiera b dy".
W razie jego wyst%pienia w ustawieniach internetowych (menu
Start\Ustawienia\Panel
sterowania\Opcje
internetowe\
zak adka
Zaawansowane\ sekcja Zabezpieczenia) nale y odznaczyR opcj "Sprawd3 czy
certyfikat serwera nie zosta cofni ty".
Zadania u ytkownika
55
4.9.4.2 Jak przekaza dokumenty przy wykorzystaniu WWW?
Przesy anie dokumentów do ZUS drog% elektroniczn% przy wykorzystaniu
WWW wymaga zainstalowanego i w a6ciwie skonfigurowanego modemu lub
dost pu do Internetu przez sieR korporacyjn% oraz zainstalowania przegl%darki
internetowej.
Aby przekazaR zestaw dokumentów przy wykorzystaniu WWW:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj samodzielnego
przekazywania dokumentów (patrz rozdzia Konfiguracja przekazu
elektronicznego w „Podr czniku administratora”).
Sprawd3, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysy ania
istnieje plik zawieraj%cy przygotowany do wys ania zestaw dokumentów
ubezpieczeniowych.
Po %cz si z serwerem, na który chcesz wys aR zestaw dokumentów.
Wybierz odno6nik Strona wysy+ania dokumentów elektronicznych do ZUS.
W polu przeznaczonym do wskazania pliku wpisz pe n% 6cie k dost pu
i nazw pliku, który chcesz wys aR, lub wska ten plik, korzystaj%c
z przycisku Przegl"daj.
Wprowad3 identyfikator przesy ki 5.6.5 Wprowadzenie identyfikatora
przesy ki.
Identyfikator potwierdzenia zostanie wy6wietlony na ekranie po zakoIczeniu
transmisji pliku.
Identyfikator ten nale y zapisaR w programie. Pos u y on do pobrania
potwierdzenia przes ania pliku z dokumentami do ZUS. Bez tego
identyfikatora pobranie potwierdzenia nie b dzie mo liwe.
Po wys aniu dokumentów mo esz pobraR potwierdzenie z programu P ATNIK
lub korzystaj%c z odpowiedniej strony internetowej (tej samej, na któr% wys ane
zosta y dokumenty ubezpieczeniowe) – patrz rozdzia 4.9.5 Jak potwierdziR
elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS?
4.9.4.3 Jak przekaza dokumenty na p ycie CD?
Jednym ze sposobów przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS
jest dostarczenie ich na no6niku CD. Korzystanie z tej drogi przekazywania
danych mo liwe jest po otrzymaniu zgody z ZUS.
Aby przygotowaR p yty CD z odpowiednimi dokumentami ubezpieczeniowymi,
które mog% byR przekazane do ZUS:
1.
2.
3.
4.
56
Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj samodzielnego
przekazywania dokumentów (patrz Konfiguracja przekazu elektronicznego
w „Podr czniku administratora”).
Sprawd3, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysy ania
istnieje plik zawieraj%cy przygotowany do wys ania zestaw dokumentów
ubezpieczeniowych.
Nagraj przygotowany dokument elektroniczny na p yt CD.
Nagrywanie na p yt CD odbywa si przy wykorzystaniu oprogramowania
dostarczanego wraz z nagrywark%. Oprogramowanie takie nie jest elementem
programu P ATNIK.
4.9.5 Jak potwierdzi elektroniczne przekazanie dokumentów do
ZUS?
Potwierdzenie przekazania dokumentów oznacza, e dokument fizycznie zosta
dostarczony do ZUS i jego zawarto6R informacyjna nie mo e ulegaR zmianie.
Je6li oka e si jednak, e w dokumencie nale y wykonaR poprawki (np.
nieprawid owo zosta a naliczona kwota podstawy lub sk adki) wówczas nale y
przygotowaR nowy (koryguj%cy) dokument zgodnie z zasadami korygowania
dokumentów ubezpieczeniowych i w nowym zestawie przekazaR go do ZUS.
Dokumenty przekazane do ZUS w postaci wydruków nale y potwierdziR
zmieniaj%c ich status (oznaczaj%c zestawy jako potwierdzone) w programie
P ATNIK.
Dokumenty przekazane w postaci elektronicznej nale y potwierdziR przez
pobranie i zarejestrowanie w programie P ATNIK elektronicznego
potwierdzenia z ZUS.
W efekcie potwierdzenia dokumenty przechodz% w stan Potwierdzony.
Dokumenty, które uzyska y potwierdzenie dor czenia do ZUS nie mog% zostaR
usuni te z Rejestru dokumentów.
Program P ATNIK umo liwia automatyczne pobieranie elektronicznych
potwierdzeI z ZUS. Do pobrania potwierdzenia (zarówno przy wykorzystaniu
strony WWW, jak i funkcji automatycznego pobierania w programie P ATNIK)
niezb dne jest posiadanie identyfikatora potwierdzenia otrzymanego po
przekazaniu przesy ki do ZUS.
Odbieranie potwierdzeI przekazanych dokumentów wymaga posiadania
zainstalowanego i w a6ciwie skonfigurowanego modemu lub dost pu do
Internetu przez sieR korporacyjn%.
Je eli zestaw dokumentów przekazany do ZUS zosta poprawnie przygotowany
w aktualnej wersji programu P ATNIK, do pobrania przez u ytkownika
przygotowywane jest tylko potwierdzenie.
Potwierdzenie nale y zarejestrowaR w programie P ATNIK (w przypadku
pobierania potwierdzenia bezpo6rednio z programu jest ono automatycznie
rejestrowane).
Zadania u ytkownika
57
poprzednim numerze identyfikatora.
4.9.5.1 Jak pobra potwierdzenie bezpo>rednio z programu P
ATNIK?
Aby pobraR potwierdzenie z ZUS bezpo6rednio z programu:
1.
2.
Zaznacz zestaw dokumentów, który chcesz potwierdziR (wybrany zestaw
musi mieR status Wys*any i mieR zarejestrowany identyfikator
potwierdzenia).
Pobierz potwierdzenie (patrz rozdzia 5.6.6 Pobieranie potwierdzenia).
Potwierdzenie zostanie pobrane i automatycznie zarejestrowane w programie.
4.9.5.2 Jak pobra potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW?
Odbieranie potwierdzeI przy wykorzystaniu WWW wymaga zainstalowania
przegl%darki internetowej. Adresy stron internetowych, z których p atnik mo e
pobieraR potwierdzenia za po6rednictwem systemu Elektronicznej Wymiany
Dokumentów:
•
•
•
www.ewd.gdansk.zus.pl
www.ewd.warszawa.zus.pl
www.ewd.wroclaw.zus.pl
Aby pobraR potwierdzenie z ZUS przy wykorzystaniu WWW:
1.
2.
3.
4.
5.
Po %cz si z serwerem, na który zosta wys any zestaw dokumentów.
Wybierz odno6nik Strona pobierania potwierdzenia wys ania dokumentów
elektronicznych do ZUS.
Na wybranej stronie w polu Identyfikator potwierdzenia wprowad3
identyfikator potwierdzenia i kliknij przycisk Pobierz.
Po poprawnym podaniu identyfikatora potwierdzenia wy6wietlone zostanie
pytanie, gdzie ma zostaR zapisany plik potwierdzenia. Wska dowolne
miejsce na dysku i kliknij przycisk Zapisz.
Zapisane potwierdzenie zarejestruj w programie P ATNIK (patrz rozdzia
5.6.7 Rejestrowanie potwierdzenia z pliku).
Je6li dla podanego identyfikatora nie udaje si pobraR potwierdzenia, nale y
sprawdziR, czy identyfikator jest poprawny (taki sam jak identyfikator
wy6wietlony po zakoIczeniu transmisji pliku. Je6li identyfikator jest poprawny
i nie udaje si pobraR potwierdzenia, oznacza to, e wys any do ZUS plik
z dokumentami nie zosta jeszcze przetworzony. Nale y wówczas spróbowaR
pobraR potwierdzenie w pó3niejszym terminie lub skontaktowaR si z
administratorem przekazu elektronicznego.
58
4.10 Jak przekazywa dokumenty innych p atników?
Program P ATNIK mo e byR wykorzystywany do elektronicznej komunikacji
z ZUS na ró ne sposoby:
• p atnik tworzy i przesy a do ZUS tylko w asne dokumenty,
• jeden z p atników (podmiot upowa niony) tworzy i przesy a do ZUS
dokumenty swoje i innych p atników.
Scenariusze post powania w ka dym z tych przypadków opisane s%
w nast pnych podrozdzia ach.
4.10.1
Ka&dy za siebie
Sytuacja taka ma miejsce wówczas, gdy ka dy z p atników pos uguje si
w asnym certyfikatem do elektronicznej wymiany danych z ZUS.
W szczególnym wypadku w programie P ATNIK mo e byR tylko jeden kontekst
p atnika i jeden zarejestrowany certyfikat p atnika.
Certyfikat kwalifikowany rejestrowany jest w kontek6cie u ytkownika
loguj%cego si do aplikacji. W zwi%zku z tym, b dzie on wykorzystywany
przez wszystkich p atników, do których uprawnienie posiada zalogowany
u ytkownik.
Aby ka dy p atnik pos ugiwa si w asnym certyfikatem kwalifikowanym
konieczne jest utworzenie dla ka dego z niech odr bnego u ytkownika (patrz
rozdzia Zarz%dzanie u ytkownikami w „Podr czniku administratora”).
Aby wysy aR do ZUS swoje dokumenty:
1.
2.
Utwórz kontekst p atnika (patrz rozdzia 5.1.1 Wprowadzenie danych
p atnika) i uzupe nij dane p atnika.
Zarejestruj certyfikat p atnika (patrz rozdzia 5.11.3 Rejestracja
certyfikatu).
Je eli jedna instancja programu P ATNIK s u yR ma kilku p atnikom, ka dy
z nich powinien wykonaR powy sze kroki.
Aby zachowaR bezpieczeIstwo u ytkowania programu, ka dy z nich mo e
pracowaR jako inny u ytkownik, posiadaj%cy prawa do pracy z jednym
p atnikiem (patrz rozdzia Zarz%dzanie u ytkownikami w „Podr czniku
administratora”).
Po wykonaniu tych kroków mo esz, pracuj%c w kontek6cie p atnika, tworzyR
dokumenty i zestawy dokumentów oraz wysy aR je do ZUS (patrz rozdzia 4.9
Jak przygotowaR i wys aR zestaw dokumentów?). Do podpisywania przesy ek
wykorzystywany b dzie certyfikat i klucz prywatny tego p atnika.
Zadania u ytkownika
59
4.10.2
Podmiot upowa&niony
Sytuacja ta ma miejsce wówczas, gdy jeden z p atników (podmiot
upowa niony) jest uprawniony do tworzenia i wysy ania dokumentów innych
p atników.
Podmiotem upowa nionym mo e byR przyk adowo biuro rachunkowe
rozliczaj%ce p atnika.
Aby wysy aR do ZUS dokumenty w asne i innych p atników:
1.
2.
3.
4.
Utwórz kontekst p atnika – podmiotu upowa nionego (patrz rozdzia 5.1.1
Wprowadzenie danych p atnika) i uzupe nij dane p atnika.
W kartotece p atnika nadaj p atnikowi uprawnienia podmiotu
upowa nionego (patrz rozdzia 5.1.3 Nadanie p atnikowi uprawnienia
podmiotu upowa nionego).
Utwórz konteksty i uzupe nij dane innych p atników, dla których posiadasz
upowa nienie.
Ustaw kontekst p atnika – podmiotu upowa nionego.
Po wykonaniu tych kroków mo esz tworzyR i wysy aR swoje dokumenty:
• w kontek6cie swojego p atnika (podmiotu upowa nionego) utwórz
dokumenty i przygotuj zestaw dokumentów,
• wy6lij przygotowany zestaw do ZUS (patrz rozdzia 5.6.2 Wys anie zestawu
dokumentów).
Mo esz równie tworzyR i wysy aR dokumenty innych p atników, dla których
posiadasz upowa nienia:
• ustaw kontekst p atnika, dla którego chcesz utworzyR i wys aR dokumenty
i przygotuj zestaw dokumentów do wys ania,
• ustaw kontekst p atnika – podmiotu upowa nionego,
• do wys ania wykorzystaj funkcj wysy ania dokumentów innych p atników
(patrz 5.6.12 Obs uga przesy ek wielu p atników).
W obu przypadkach przesy ka do ZUS zostanie podpisana certyfikatem p atnika
– podmiotu upowa nionego.
Wysy ka zestawów dokumentów i pobieranie potwierdzeI jest wspomagane
odpowiednimi kreatorami.
60
4.11 Jak pobra dane z Centralnego Rejestru
Ubezpieczonych?
Pobieranie z ZUS wyci%gów z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych jest
mo liwe za pomoc% plików.
Wyci%g z CRU zawiera:
•
•
•
•
•
dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
dane ewidencyjne ubezpieczonego,
kod tytu u ubezpieczenia,
oddzia Narodowego Funduszu Zdrowia,
dane adresowe ubezpieczonego (adres
zamieszkania, adres zameldowania).
do
korespondencji,
adres
Wyci%g pobiera si i rejestruje w programie P ATNIK wy %cznie z pliku.
Wyci%gi z CRU s% generowane za poprzedni okres rozliczeniowy, czyli za
okres o miesi%c wcze6niejszy w stosunku do bie %cej daty (np. w lutym
generowany jest wyci%g za styczeI tego samego roku).
Aby pobraR dane z CRU:
1. Pobierz i zarejestruj wyci%g z CRU znajduj%cy si w pliku (patrz rozdzia
5.8 Rejestracja danych z CRU z pliku).
2. Przejd3 do widoku Wyci"gi z CRU i otwórz wybrany wyci%g, aby
przegl%daR pobrane dane (patrz rozdzia 5.15.1 Przegl%danie wyci%gów).
4.12 Jak wykorzysta dane z Centralnych Rejestrów w
programie P ATNIK?
Dane pobrane z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych s% wykorzystywane do
weryfikacji:
kartotek
ubezpieczonych,
wysy anych
dokumentów
rozliczeniowych oraz przekazanych do ZUS dokumentów zg oszeniowych ZUS
ZUA, ZUS ZZA i ZUS ZWUA. B dy zg aszane w wyniku weryfikacji
z danymi z CRU maj% status Ostrze enie.
Rodzaje weryfikacji oparte o dane z CRU:
•
•
•
•
Weryfikacja Rejestru ubezpieczonych
Weryfikacja pojedynczej kartoteki ubezpieczonego
Weryfikacja dokumentów zg oszeniowych
Weryfikacja dokumentów rozliczeniowych.
Poszczególne rodzaje weryfikacji zosta y omówione w rozdziale 4.12.2
Weryfikacja danych przechowywanych w bazie programu z danymi
pobranymi z ZUS.
Poza tym dane pobrane z CRU mog% byR podstaw% do aktualizacji danych
w kartotece ubezpieczonego lub do utworzenia dokumentu ZUS ZIUA takiego,
e w bloku III. Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej znajd%
si dane z wyci%gu z CRU, a w bloku IV. Aktualne dane osoby ubezpieczonej
znajd% si dane z kartoteki ubezpieczonego z programu.
Zadania u ytkownika
61
4.12.1
Jak generowany jest wyci,g z CRU?
Wyci%g generowany jest za poprzedni okres rozliczeniowy czyli za okres o
miesi%c wcze6niejszy w stosunku do bie %cej daty (np. w lutym generowany
jest wyci%g za styczeI tego samego roku). Do wyci%gu pobierana jest lista
ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniom w danym okresie
rozliczeniowym przynajmniej przez jeden dzieI.
Wyci%g z CRU mo e nie zawieraR danych z dokumentów ostatnio przekazanych
do ZUS.
4.12.2
Weryfikacja danych przechowywanych w bazie programu
z danymi pobranymi z ZUS
Weryfikacja z danymi z ZUS zosta a przygotowana w celu sprawdzenia
poprawno6ci danych o ubezpieczonych zapisanych w bazie programu P ATNIK
z danymi zapisanymi na kontach ubezpieczonych w ZUS. Dane zapisane
w bazie programu powinny byR spójne z danymi pobranymi z ZUS.
Weryfikacja danych zawartych w bazie programu z danymi pobranymi z ZUS
obejmuje:
1. weryfikacj z danymi przechowywanymi w kartotekach:
• weryfikacj danych identyfikacyjnych, danych adresowych oraz danych o
oddziale NFZ zapisanych w pojedynczej kartotece
• weryfikacj listy ubezpieczonych pobranych z ZUS z list% zapisan% w
Rejestrze ubezpieczonych w bazie
2. weryfikacj z danymi znajduj%cymi si na dokumentach zapisanych w
bazie:
• weryfikacj
listy ubezpieczonych pobranych w wyci%gu z list%
ubezpieczonych, za których przekazywane s% raporty za bie %cy okres
rozliczeniowy
• weryfikacj danych znajduj%cych si na przekazanych ju do ZUS
dokumentach zg oszeniowych z danymi pobranymi w wyci%gu z CRU
Weryfikacj% z danymi z ZUS obj te s% dane ubezpieczonych dla tego p atnika,
w którego kontek6cie wywo ywana jest weryfikacja.
Weryfikacj% z danymi z ZUS nie s% obj te dane kartoteki ani dokumenty, które
istniej% tylko w Archiwum, a nie ma ich w bazie roboczej programu.
Wszystkie b dy wy6wietlane w wyniku weryfikacji z danymi pobranymi z
ZUS maj% status Ostrze enia i s u % do przedstawienia rozbie no6ci jakie
wyst puj% pomi dzy danymi zapisanymi w bazie programu P ATNIK a zapisami
na kontach ubezpieczonych w ZUS. Nale y d% yR do tego, aby dane te by y w
jak najwi kszym stopniu spójne.
Poni szy rysunek (patrz Rysunek 17) przedstawia rodzaje weryfikacji
wykonywanej w programie P ATNIK, funkcje jakie j% realizuj% oraz okre6lenie
wyci%gu, dla którego jest wykonywana dana weryfikacja.
62
Rysunek 17. Weryfikacja danych w programie z wyci%giem z CRU
Poszczególne rodzaje weryfikacji zosta y omówione w poni szych rozdzia ach.
4.12.2.1
Weryfikacja Rejestru ubezpieczonych
Weryfikacja Rejestru ubezpieczonych polega na porównaniu listy
ubezpieczonych znajduj%cych si w bazie programu z list% ubezpieczonych
pobran% z ZUS dla p atnika, który wybrany jest do kontekstu. Funkcja
Weryfikuj z wyci?giem z CRU jest dost pna w menu Narz>dzia (patrz
rozdzia 5.15.3.1 Weryfikuj z wyci%giem z CRU).
W wyniku tej weryfikacji otrzymujemy informacje o liczbie ubezpieczonych:
• którzy istniej% w bazie, a których nie ma w wyci%gu z CRU,
• którzy istniej% w wyci%gu z CRU, ale nie ma ich w bazie,
• dla których dane identyfikacyjne pobrane z ZUS ró ni% si od danych
zapisanych w kartotekach,
• dla których dane adresowe pobrane z ZUS ró ni% si od danych zapisanych
w kartotekach,
• dla których dane o oddziale NFZ pobrane z ZUS ró ni% si od danych
zapisanych w kartotekach,
• dla których aktualne dane w kartotece s% podobne do danych
ubezpieczonego pobranych w wyci%gu z CRU.
Ponadto weryfikacja ta prezentuje w formie listy ubezpieczonych, dla których
wyst%pi y rozbie no6ci mi dzy danymi.
Weryfikacja Rejestru ubezpieczonych wykonywana jest zawsze dla wyci%gu za
okres rozliczeniowy jaki zosta wybrany w ustawieniach programu. Okres dla
jakiego zosta a wykonana weryfikacja jest wy6wietlany w opisie bloku
pierwszego.
Zadania u ytkownika
63
Weryfikacja ta ma na celu wskazanie niespójno6ci danych o ubezpieczonych
zapisanych w bazie z danymi zapisanymi na kontach ubezpieczonych w ZUS.
4.12.2.2
Weryfikacja pojedynczej kartoteki
Weryfikacja wywo ywana jest w kartotece ubezpieczonego lub w danych
ubezpieczonego pobranych z ZUS i jej wyniki s% przedstawione w postaci
raportu (patrz rozdzia 5.15.3.2 Porównanie danych ubezpieczonego).
Weryfikacja pojedynczej kartoteki polega na porównaniu danych:
• identyfikacyjnych
• adresowych
• o oddziale NFZ
zapisanych z kartotece danego ubezpieczonego z danymi tego ubezpieczonego
pobranymi z ZUS.
W przypadku danych adresowych porównywane s% zawsze te same typy
adresów; tzn. je6li z ZUS dla danego ubezpieczonego zostanie pobrany adres do
korespondencji to zostanie on porównany tylko z adresem do korespondencji
zapisanym w kartotece tego ubezpieczonego.
4.12.2.3
Weryfikacja dokumentów w bazie
Weryfikacja wywo ywana jest poleceniem Weryfikuj zale=noLci z menu
Narz>dzia (patrz Podr,cznik u.ytkownika rozdzia Weryfikacja zale no6ci).
Weryfikacja pomi dzy dokumentami w bazie a danymi pobranymi z ZUS
wykonywana jest tylko dla dokumentów przekazanych do ZUS (a zatem
posiadaj%cych status Potwierdzony lub Historyczny). Porównywane s%
dokumenty zg oszeniowe ubezpieczonego: ZUS ZUA, ZUS ZZA i ZUS
ZWUA.
Porównywane z danymi pobranymi z ZUS s% nast puj%ce dane:
• dane ewidencyjne z dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA (imi drugie i
nazwisko rodowe),
• kod tytu u ubezpieczenia podany na dokumencie ZUS ZWUA.
Taka weryfikacja ma na celu pokazanie czy dane, które przes ano za
ubezpieczonego zosta y zapisane poprawnie na jego koncie w ZUS.
4.12.2.4
Weryfikacja dokumentów w zestawie
Weryfikacja dokumentów w zestawie wykonywana jest podczas weryfikacji
zestawu lub w trakcie wysy ania zestawu.
Weryfikacja pomi dzy dokumentami w zestawie a danymi pobranymi z ZUS
wykonywana jest tylko dla dokumentów rozliczeniowych przesy anych za
bie %cy okres rozliczeniowy do ZUS. W tym przypadku weryfikacj% obj te s%
dane identyfikacyjne ubezpieczonego i kod tytu u ubezpieczenia jaki znajduje
si na przesy anym do ZUS raporcie.
64
Taka weryfikacja ma na celu sprawdzenie czy przygotowywane do wysy ki
dokumenty za bie %cy okres rozliczeniowy s% kompletne (czy zawieraj%
pozycje dla wszystkich ubezpieczonych, za których pobrano dane z ZUS w
wyci%gu z CRU) i czy dane ubezpieczonych na tych dokumentach s% zgodne z
danymi zapisanymi na kontach ubezpieczonych w ZUS. Spójno6R tych danych
jest wa na ze wzgl du na poprawn% identyfikacj przesy anego dokumentu z
odpowiednim kontem ubezpieczonego w ZUS.
B dy wy6wietlane w trakcie weryfikacji zestawu dokumentów maj% status
Ostrze enie. Oznacza to, e mo na wys aR zestaw z tymi b dami, ale nale y
sprawdziR, dlaczego pojawi si b %d i czy nale y go poprawiR czy nie.
Niekiedy b dy mog% wynikaR z tego, e w ZUS nie zosta y jeszcze przetworzone
dokumenty zg oszeniowe mog%ce wp ywaR na zmiany na koncie ubezpieczonego.
4.12.3
Post powanie w przypadku wykrycia b dów weryfikacji
B dy weryfikacji danych ubezpieczonego z danymi z CRU mog% wyst%piR dla
nast puj%cych typów danych:
•
•
•
•
•
identyfikacyjnych,
adresowych,
ewidencyjnych,
przynale no6ci do oddzia u NFZ,
kodzie tytu u ubezpieczenia.
W przypadku wykrycia rozbie no6ci pomi dzy danymi z wyci%gu z CRU
a danymi znajduj%cymi si w bazie programu P atnik nale y wyja6niR
z ubezpieczonym, czy dane pobrane w wyci%gu z CRU s% poprawne.
Je6li dane w kartotece ubezpieczonego w programie P atnik s% b dne nale y
dokonaR odpowiedniej zmiany tych danych.
W sytuacji, gdy rozbie no6ci wymagaj% skorygowania dokumentów
ubezpieczeniowych przekazanych przez p atnika do ZUS mo na skorzystaR
z poradnika dotycz%cego zasad korygowania dokumentów ubezpieczeniowych,
dost pnego na stronach internetowych Zak adu : www.zus.pl.
W celu uzyskania dodatkowych wyja6nieI nale y zg osiR si do w a6ciwej ze
wzgl du na siedzib p atnika sk adek terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.
Zadania u ytkownika
65
5
Rozdzia
FUNKCJE PROGRAMU
Funkcje programu obejmuj%:
•
•
•
•
•
•
•
obs ug danych p atnika,
obs ug danych ubezpieczonego,
tworzenie i weryfikacj dokumentów ubezpieczeniowych,
import dokumentów, w tym zasilenie inicjalne,
tworzenie dokumentów p atniczych,
tworzenie raportów ZUS RMUA,
przekaz elektroniczny.
Funkcje te s% omówione w kolejnych podrozdzia ach.
5.1 Obs uga danych p atnika
Program P ATNIK przechowuje wszystkie dane p atnika w kartotece. Obs uga
danych p atnika sprowadza si do zasilenia kartoteki danymi identyfikacyjnymi,
adresowymi oraz numerami rachunków bankowych i wysoko6ci% stopy
procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe (jest to pierwsza czynno6R,
któr% nale y wykonaR w pracy z programem). Wpisanie danych p atnika do
kartoteki umo liwia automatyczne wype nianie ich we wszystkich rodzajach
formularzy. Poza tym w kartotece p atnika jest równie przechowywany zbiór
informacji historycznych o danych identyfikacyjnych, je6li ulega y zmianie.
Funkcje programu
67
Dane identyfikacyjne w kartotece p atnika s% aktualizowane, je6li do ZUS zosta
przekazany dokument ZUS ZIPA, ZUS ZPA - zg oszenie lub ZUS ZFA zg oszenie. Aktualizacja danych zale y od dat zawartych w dokumentach
wysy anych do ZUS i od daty ostatniej zmiany danych w kartotece.
W kartotece p atnika na zak adce Dane identyfikacyjne w bloku Informacje o
p atniku s% pola Data ostatniego zg oszenia oraz Data ostatniego
wyrejestrowania.
Data zg oszenia w Kartotece p atnika aktualizowana jest na podstawie
najpó3niejszej Daty powstania obowi%zku op acania sk adek podanej
na przekazanym dokumencie ZUS ZFA- -zg oszenie lub ZUS ZPA zg oszenie.
Data wyrejestrowania w Kartotece p atnika aktualizowana jest na
podstawie najpó3niejszej Daty wyrejestrowania podanej na
przekazanym do ZUS dokumencie ZUS ZWPA.
Na postawie tych dwóch dat (zg oszenia i wyrejestrowania) ustalany
jest status kartoteki p atnika, który prezentowany jest na pasku stanu
okna Kartoteka p+atnika. Status ten zmieniany jest po uzyskaniu
potwierdzenia przekazania dokumentów.
5.1.1 Wprowadzenie danych p atnika
Praca w programie P ATNIK nie jest mo liwa bez uzupe nienia danych p atnika
w kartotece. Wprowadzenie do kartoteki danych identyfikacyjnych, adresowych
oraz numerów kont bankowych i informacji o wysoko6ci stopy procentowej na
ubezpieczenie wypadkowe mo e nast%piR na dwa sposoby: z pliku platnik.rep
lub przez wpisanie danych manualnie przy u yciu klawiatury.
Aby wprowadziR dane p atnika do kartoteki, nale y najpierw dodaR go do
Rejestru p atnika (patrz „Podr cznik administratora” rozdzia Rejestracja
nowego p+atnika) - czynno6R t mo e wykonaR tylko administrator.
5.1.1.1 Import danych p atnika z pliku platnik.rep
Funkcja pozwala na wczytanie danych p atnika z pliku platnik.rep
pochodz%cego z programu P ATNIK z wersji 4.01.001. Dane te po imporcie
wy6wietlane s% na formatce ekranowej.
Aby zaimportowaR dane p atnika z pliku platnik.rep:
1.
2.
3.
68
Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.
Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika - z menu P atnik wybierz
polecenie Importuj dane p atnika.
Na ekranie pojawi si okno dialogowe Kreator importu danych p+atnika –
krok 1/4 (patrz Rysunek 18) – kliknij przycisk Dalej, aby kontynuowaR
import danych p atnika.
W tym i w ka dym nast pnym oknie klikni cie przycisku Anuluj
spowoduje zatrzymanie wprowadzania danych p atnika
mo esz tego
dokonaR w ka dej chwili.
Rysunek 18. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnika – krok 1/4
4.
W oknie dialogowym Kreator importu danych p+atnika – krok 2/4 (patrz
Rysunek 19) kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik platnik.rep, który
chcesz zaimportowaR, a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
Import z pliku REP jest mo liwy tylko w sytuacji, gdy u ytkownik ma dost p do
miejsca, gdzie te pliki si znajduj% oraz ma prawo do ich odczytu.
Plik platnik.rep standardowo znajduje si w katalogu z danymi p atnika z poprzedniej
wersji programu P ATNIK, np. dla p atnika Gawlik Us*ugi b dzie to C:\Program
Files\PROKOM Software S.A.\Program P atnika\Gawlik us ugi\Platnik.rep.
Rysunek 19. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnika – krok 2/4
5.
Funkcje programu
W kolejnym kroku wybierz zakres importowanych danych (patrz Rysunek
20), a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
69
Dane z pliku *.rep s% podzielone na nast puj%ce grupy: dane identyfikacyjne, konta
bankowe, adres siedziby, adres do korespondencji oraz stopa procentowa na
ubezpieczenie wypadkowe. U ytkownik sam decyduje, czy chce zaimportowaR
wszystkie dane, czy tylko dane wybranego zakresu.
Rysunek 20. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnika – krok3/4
6.
Na ekranie pojawi si okno dialogowe (patrz Rysunek 21), w którym
zostan% wy6wietlone dane identyfikacyjne p atnika ze wskazanego pliku –
kliknij przycisk Zako cz, aby wprowadziR dane p atnika do kartoteki
i zakoIczyR prac kreatora.
Rysunek 21. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnik – 4/4
Je eli dane p atnika wy6wietlone w oknie dialogowym nie s% zgodne z danymi
p atnika, którego dane chcesz zaimportowaR, kliknij przycisk Wstecz i wska
inny plik platnik.rep lub kliknij przycisk Anuluj, aby zrezygnowaR z pracy
kreatora.
70
7.
8.
Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu informuj%cego o zakoIczeniu
importu.
Zapisz i zamknij kartotek p atnika.
5.1.1.2 Manualne wprowadzenie danych p atnika
Funkcja umo liwia wprowadzenie poszczególnych danych p atnika do kartoteki
u ywaj%c klawiatury.
Aby wprowadziR dane p atnika, wykonaj kolejno nast puj%ce czynno6ci:
1. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.
2. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika – zak adka Dane
identyfikacyjne (patrz Rysunek 22) - wprowad3 dane p atnika, przejd3 do
kolejnych zak adek i wype nij je.
Rysunek 22. Okno dialogowe: Kartoteka p+atnika
3. Kliknij przycisk Weryfikuj, aby sprawdziR poprawno6R wprowadzonych
danych. Je6li wyst%pi y b dy, popraw je i zweryfikuj ponownie kartotek .
4. Zapisz wprowadzone dane – kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
B dy krytyczne uniemo liwiaj% zapisanie i zamkni cie kartoteki.
Je6li p atnik jest zak adem pracy chronionej lub aktywno6ci zawodowej, to w celu
poprawnej weryfikacji dokumentów rozliczeniowych podczas wysy ania do ZUS
powinien zaznaczyR pole wyboru Zak ad pracy chronionej lub aktywno%ci
zawodowej na zak adce Dane identyfikacyjne.
Funkcje programu
71
5.1.1.3 Dodanie stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe
W kartotece p atnika przechowywana jest wysoko6R stopy procentowej sk adki
na ubezpieczenie wypadkowe, która jest pobierana do wyliczenia sk adki na
ubezpieczenie wypadkowe w imiennych raportach miesi cznych i deklaracji
rozliczeniowej ZUS DRA. Dana wysoko6R stopy procentowej dotyczy tylko
tego p atnika w kartotece, którego si znajduje. Umo liwia to wprowadzenie dla
ró nych p atników ró nych stóp procentowych na ubezpieczenie wypadkowe.
Wprowadzenie stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe do kartoteki
p atnika jest warunkiem poprawnego wyliczania sk adki na ubezpieczenie
wypadkowe.
Aby wprowadziR do kartoteki p atnika wysoko6R stopy procentowej sk adki na
ubezpieczenie wypadkowe:
2. Je6li w rejestrze dokumentów znajduj% si ju dokumenty dla danego
p atnika, na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 23) - kliknij
przycisk Tak, aby kontynuowaR.
Rysunek 23. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar otwarcia kartoteki p atnika
3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 22) - przejd3
na zak adk Inne dane i kliknij przycisk Dodaj w bloku Stopa
procentowa sk*adki na ubezpieczenie wypadkowe.
4. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 24), wybierz rok
sk adkowy, w którym ma obowi%zywaR dana stopa procentowa, oraz wpisz
jej warto6R, a nast pnie kliknij przycisk OK.
Rysunek 24. Okno dialogowe: Stopa procentowa sk+adki na ubezpieczenie wypadkowe
5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zamkn%R okno Kartoteka p+atnika.
72
Wysoko6R stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe ustala si na rok
sk adkowy.
Je6li chcesz zmieniR wysoko6R stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie
wypadkowe, to na zak adce Inne dane w bloku Stopa procentowa sk*adki na
ubezpieczenie wypadkowe zaznacz odpowiedni rok sk adkowy, a nast pnie kliknij
przycisk Otwórz i dokonaj odpowiednich zmian.
Zmiana podanej stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok
sk adkowy wymaga skorygowania dokumentów rozliczeniowych za ka dy miesi%c
tego roku sk adkowego.
Aby usun%R stop procentow% sk adki na ubezpieczenie wypadkowe zaznacz
odpowiedni rok sk adkowy, kliknij przycisk Usu , a nast pnie potwierd3 swój zamiar
klikaj%c przycisk Tak w oknie komunikatu, który pojawi si na ekranie.
Zmiana podanej stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok
sk adkowy wymaga skorygowania dokumentów rozliczeniowych za ka dy miesi%c
tego roku sk adkowego.
5.1.1.4 Dodawanie numerów rachunków bankowych
Numery kont bankowych s% wykorzystywane przy sporz%dzaniu dokumentów
p atniczych - ich brak w kartotece uniemo liwia prawid owe przygotowanie
przelewu.
Aby dodaR numer rachunku bankowego:
p atnika, na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 23) – kliknij
3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 22) - przejd3
na zak adk Inne dane i kliknij przycisk Dodaj w bloku Rachunki
bankowe p*atnika sk*adek.
4. W oknie Numer rachunku bankowego (patrz Rysunek 25) wybierz tytu
obci% enia i wprowad3 numer rachunku, a nast pnie kliknij przycisk OK,
aby zaakceptowaR wprowadzone dane.
Program P atnik umo liwia wpisanie numeru rachunku w starym formacie (bez liczby
kontrolnej) lub w nowym wed ug standardu NRB.
Numer rachunku bankowego zgodny ze standardem NRB zawiera 26 cyfr (pomijaj%c
separatory) i jest zgodny z formatem:
cc aaaa aaaa bbbb bbbb bbbb bbbb lub ccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb.
Numer rachunku bankowego w starym formacie b dzie drukowany na przelewie
bankowym tworzonym w programie P atnik jak dotychczas pocz%wszy od trzeciego
znaku.
Natomiast dla standardu NRB, numer rachunku bankowego b dzie drukowany od
pocz%tku (z uwzgl dnieniem liczby kontrolnej), z pomini ciem separatorów
Funkcje programu
73
Rysunek 25. Okno dialogowe: Numer rachunku bankowego
5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zamkn%R okno Kartoteka p+atnika.
Je6li w kartotece p atnika jest wpisanych kilka numerów rachunków bankowych dla
danego tytu u obci% enia np. dla ubezpieczeI spo ecznych, to podczas tworzenia
dokumentów p atniczych za pomoc% kreatora do przelewu zostanie pobrany numer,
który zosta wprowadzony do kartoteki jako ostatni dla danego tytu u obci% enia.
5.1.2 Dodanie warto>ci do s owników w kartotece p atnika
W programie P ATNIK zosta y dodane dwa atrybuty umo liwiaj%ce grupowanie
ubezpieczonych. Atrybuty te mo na wykorzystaR szczególnie w du ych firmach
do grupowania swoich pracowników wed ug wcze6niej okre6lonych nazw i
warto6ci dla tych atrybutów. Wype nienie warto6ci atrybutów pozwala na
pó3niejsze wyszukiwanie ubezpieczonych w Rejestrze wg tych atrybutów.
Firma posiadaj%ca oddzia y mo e zmieniR nazw Atrybutu 1 na Oddzia* i
uzupe niR list o nazwy miast, w których znajduj% si jej oddzia y.
Firma posiadaj%ca kilka dzia ów mo e atrybuty wykorzystaR do
pogrupowania ubezpieczonych wed ug tych dzia ów.
Aby zmieniR nazwy atrybutów:
p atnika, na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 23) - kliknij
3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 22) - z menu
Narz>dzia wybierz polecenie S owniki.
4. W oknie S+owniki, które zostanie wy6wietlone (patrz Rysunek 26), wska
atrybut, którego nazw chcesz zmieniR, i kliknij przycisk Zmie nazw', a
nast pnie wprowad3 now% nazw .
74
Rysunek 26. Okno dialogowe: S+owniki
5. Kliknij przycisk Dodaj i wprowad3 warto6ci odpowiednie dla tego s ownika
(np. patrz Rysunek 27).
Rysunek 27. Okno dialogowe: S+owniki – przyk adowy s ownik Oddzia*
6. Zaakceptuj zmiany, klikaj%c przycisk OK, zapisz i zamknij kartotek
p atnika.
Zmienione nazwy atrybutów i ich warto6ci b d% dost pne w kartotece
ubezpieczonego (patrz rozdzia 5.2.4.1).
Funkcje programu
75
5.1.3 Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa&nionego
Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego umo liwia
wysy anie i potwierdzanie przez tego p atnika dokumentów innych p atników.
Mo liwo6R ta wykorzystywana jest najcz 6ciej przez biura rachunkowe, które
korzystaj%c z tej funkcji szyfruj% i wysy aj% zestawy dokumentów swoich
klientów za pomoc% swojej pary kluczy (certyfikatu i klucza prywatnego).
Aby nadaR p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego:
1.
2.
3.
4.
5.
Uruchom program P*atnik i zaloguj si jako administrator programu.
Je eli p atnik posiada ju dokumenty zawieraj%ce dane z kartoteki, to na
ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 23) - kliknij przycisk Tak,
aby przej6R do edycji kartoteki p atnika.
Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 28), na
zak adce Dane identyfikacyjne w bloku Informacje o p*atniku zaznacz
pole wyboru P*atnik jest podmiotem upowa nionym do wysy*ania
dokumentów w imieniu innych p*atników.
W efekcie dzia ania funkcji w menu Narz>dzia zostan% udost pnione
polecenia WyLlij za wielu p atników i Pobierz za wielu p atników (patrz
5.6.12 Obs uga przesy ek wielu p atników).
Je6li chcesz wskazaR, e p atnik nie ma upowa nienia do obs ugi dokumentów innych p atników,
to odznacz pole wyboru P*atnik jest podmiotem upowa nionym do wysy*ania
dokumentów w imieniu innych p*atników.
Rysunek 28. Okno: Kartoteka p+atnika – dane p atnika, który jest podmiotem
upowa nionym
76
5.1.4 Przegl,danie danych w kartotece p atnika
Funkcja pozwala na przegl%danie danych p atnika, które zosta y zapisane
w kartotece p atnika. Dane p atnika w kartotece s% prezentowane na zak adkach
w nast puj%cym uk adzie:
•
•
•
•
Dane identyfikacyjne,
Adres siedziby,
Adres do korespondencji,
Inne dane (stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery
kont bankowych),
• Dane historyczne.
Na zak adce Dane historyczne prezentowana jest historia zmian danych
identyfikacyjnych. W kolumnie @ród*o podane jest, sk%d pochodz% zmiany danych, np.
z dokumentu zg oszenia lub korekty czy z edycji Kartoteki p atnika.
Aby przej6R do przegl%dania danych p atnika, wykonaj kolejno nast puj%ce
czynno6ci:
1.
2.
3.
Z menu P atnik wybierz polecenie Poka=.
Na ekranie pojawi si okno z danymi identyfikacyjnymi p atnika (patrz
Rysunek 29) – aby obejrzeR inne dane, kliknij na odpowiedniej zak adce.
Z menu P atnik wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn%R Kartotek%
p atnika.
Rysunek 29. Okno robocze: Kartoteka p+atnika – zak adka Dane identyfikacyjne
Przegl%danie danych p atnika jest mo liwe równie po klikni ciu na ikonie
na
pasku narz dzi lub z poziomu Rejestru p*atników.
Po wej6ciu do Rejestru p*atników (np. przez naci6niecie klawisza F8) i wskazaniu
p atnika na li6cie, jego dane identyfikacyjne s% wy6wietlane w dolnej cz 6ci okna,
a wszystkie dane mo na przegl%daR po wybraniu polecenia Poka= z menu P atnik.
Funkcje programu
77
5.1.5 Edycja danych p atnika
Funkcja ta umo liwia edycj danych p atnika.
Aby przeprowadziR edycj danych p atnika, wykonaj kolejno czynno6ci:
1.
Edycja danych p atnika jest równie mo liwa po otwarciu kartoteki z poziomu Rejestru
p atników.
Po wej6ciu do Rejestru p*atników (np. przez naci6ni cie klawisza F8) i wskazaniu
p atnika na li6cie, z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.
2.
Je eli p atnik posiada ju dokumenty zawieraj%ce dane z kartoteki, to na
Rysunek 30. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar otwarcia kartoteki p atnika
3.
4.
5.
Na ekranie pojawi si okno z danymi p atnika (patrz Rysunek 29) –
dokonaj zmiany danych.
Zweryfikuj poprawno6R wprowadzonych danych, klikaj%c przycisk
Weryfikuj na pasku narz dzi.
Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
5.1.6 Weryfikacja danych p atnika
Funkcja umo liwia weryfikacj danych p atnika zgodnie z okre6lonymi
regu ami. W trakcie weryfikacji sprawdzana jest poprawno6R wype nienia pól
w kartotece oraz zale no6ci mi dzy polami.
Funkcja pozwala na wizualizacj b dów na formatce ekranowej. B dy
weryfikacji danych p atnika s% prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji
w uk adzie: liczba porz%dkowa, numer b du, typ b du, blok, pole, nazwa.
U do u formatki znajduje si dok adny opis b du.
Aby zweryfikowaR dane p atnika:
1.
2.
3.
Kliknij przycisk Weryfikuj znajduj%cym si na pasku narz dzi.
Je eli w wyniku procesu weryfikacji wykryte zostan% b dy danych,
program automatycznie przejdzie do zak adki Wyniki weryfikacji (patrz
Rysunek 31).
Dwukrotne klikni cie na opisie b du powoduje przej6cie do pola, w którym
b %d wyst puje.
78
Rysunek 31. Okno dialogowe: Kartoteka p atnika - zak adka Wyniki weryfikacji
5.1.7 Tworzenie dokumentów p atnika z poziomu kartoteki
Wszystkie dokumenty p atnika mo na przygotowaR z poziomu kartoteki
p atnika za pomoc% grupy poleceI w menu Operacje. Dzia anie ka dej z ni ej
wymienionych funkcji koIczy si utworzeniem dokumentu.
Funkcje, za pomoc% których mo na utworzyR odpowiednie dokumenty p atnika
z poziomu kartoteki:
• zg oszenie p atnika (ZUS ZFA lub ZUS ZPA w zale no6ci od typu p atnika),
• zmiana/korekta danych identyfikacyjnych p atnika (ZUS ZIPA),
• zmiana/korekta pozosta ych danych p atnika (odpowiednio ZUS ZPA lub
ZUS ZFA),
• zg oszenie/zamkni cie numerów rachunków bankowych (ZUS ZBA),
• zg oszenie/wyrejestrowanie adresów prowadzenia dzia alno6ci (ZUS ZAA),
• wyrejestrowanie p atnika (ZUS ZWPA),
• korekta wyrejestrowania p atnika (ZUS ZWPA),
• utworzenie deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA)
• utworzenie Informacji ZUS IWA.
Aby utworzyR dokument z kartoteki p atnika:
1. Z menu P atnik wybierz polecenie Poka= lub Otwórz.
2. Je eli p atnik posiada ju dokumenty zawieraj%ce dane z kartoteki, to na
Funkcje programu
79
3. Na ekranie pojawi si okno kartoteki p atnika (patrz Rysunek 29) - wybierz
z menu Operacje odpowiednie polecenie, np. Zmiana/korekta danych
identyfikacyjnych p atnika dla dokumentu ZUS ZIPA.
4. Na ekranie zostanie wy6wietlone okno wybranego dokumentu - wype nij
odpowiednie pola w dokumencie, przechodz%c mi dzy kolejnymi
zak adkami.
Do tworzonego dokumentu zostan% przeniesione dane p atnika oraz zostanie
uzupe niona data wype nienia dokumentu przez wprowadzenie daty systemowej
komputera.
5. Kliknij przycisk Weryfikuj, a je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y
wykryte b dy, popraw je. Dwukrotne klikni cie na opisie b du powoduje
przej6cie do pola, w którym znajduje si b %d.
6. Kliknij przycisk Zapisz i wyjd .
5.2 Obs uga danych ubezpieczonego
Program
P ATNIK
utrzymuje
dane
ubezpieczonych
w Rejestrze
ubezpieczonych. Rejestr ubezpieczonych jest to miejsce w programie, gdzie
dane wszystkich osób ubezpieczonych zebrane s% w postaci listy, przy czym
dane ka dego ubezpieczonego zgromadzone s% w kartotece. Kartoteka
wspomaga obs ug ubezpieczonych, szczególnie w zakresie przegl%dania
danych oraz tworzenia dokumentów zg oszeniowych. Poza tym w kartotece
przechowywany jest zbiór historycznych danych identyfikacyjnych
ubezpieczonego oraz status ubezpieczonego. Status ubezpieczonego mo e byR
Zg*oszony lub Wyrejestrowany i ulega zmianie po potwierdzeniu
dokumentów zg oszeniowych, w trakcie pracy Kreatora aktualizacji statusów
ubezpieczonego lub po manualnej edycji u ytkownika programu.
Ka dy ubezpieczony, dla którego chcesz tworzyR dokumenty ubezpieczeniowe
w programie P ATNIK, powinien zostaR dodany do Rejestru ubezpieczonych.
Dane ubezpieczonych mo na wprowadziR do rejestru na kilka sposobów:
• Manualnie (uzupe niaj%c je przy pomocy klawiatury),
• wykonuj%c zasilenie inicjalne,
• poprzez
wczytanie
aktualnych
dokumentów
pochodz%cych z systemów kadrowo-p acowych.
ubezpieczeniowych
Operacje zwi%zane z obs ug% ubezpieczonych wywo ywane s% w widoku
Rejestr ubezpieczonych.
Obszar roboczy Rejestr ubezpieczonych jest dost pny po wybraniu z menu
Widok polecenia Ubezpieczeni/Rejestr lub po klikni ciu ikony Rejestr
ubezpieczonych na zak adce Ubezpieczeni na pasku ikon, lub te po
wci6ni ciu klawisza F2 w dowolnym widoku.
5.2.1 Zasilanie kartotek ubezpieczonych
W programie P ATNIK istnieje mo liwo6R zasilenia rejestru ubezpieczonych na
podstawie dokumentów ubezpieczeniowych zgromadzonych przez u ytkownika
w plikach KEDU. Dane identyfikacyjne wszystkich osób znajduj%cych si
w dokumentach ubezpieczeniowych zostan% automatycznie przeniesione do
rejestru ubezpieczonych podczas wykonania zasilenia inicjalnego plikami
KEDU. Funkcja ta opisana jest w rozdziale 5.4 Kreator zasilania inicjalnego.
80
Poza tym program P ATNIK umo liwia uzupe nienie kartotek ubezpieczonych
danymi o oddzia ach Narodowego Funduszu Zdrowia zgromadzonymi
w plikach *.kch. Dane te mo na równie wczytaR za pomoc% Kreatora zasilenia
inicjalnego (patrz rozdzia 5.4 Kreator zasilania inicjalnego).
Zasilenie danymi z plików KEDU i KCH mo na wykonaR bezkontekstowo,
czyli dla wszystkich p atników znajduj%cych si rejestrze jednocze6nie.
Warunkiem takiego trybu pracy jest wcze6niejsze wprowadzenie danych
p atników do Rejestru p atników.
5.2.2 Dodanie ubezpieczonego do rejestru
Funkcja pozwala na dodanie nowego ubezpieczonego do rejestru.
Aby dodaR do Rejestru ubezpieczonych now% osob ubezpieczon%:
1.
Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych
lub na pasku ikon wybierz zak adk Ubezpieczeni, a nast pnie kliknij na
ikonie Rejestr ubezpieczonych lub na klawiaturze wybierz klawisz F2
2.
Z menu Program wybierz polecenie Nowy.
Polecenie Nowy dost pne jest równie jako przycisk na pasku narz dzi
lub w menu
podr cznym, wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w
widoku Rejestr ubezpieczonych.
Mo esz równie u yR kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze.
3.
Na ekranie pojawi si okno Kartoteka ubezpieczonego (patrz Rysunek 32)
– wprowad3 dane osoby ubezpieczonej, atrybuty osoby ubezpieczonej oraz
dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia.
Uzupe nienie Atrybutów ubezpieczonego jest mo liwe po wype nieniu
s owników w kartotece p atnika (patrz rozdzia 5.1.2).
Funkcje programu
81
Rysunek 32. Okno dialogowe: Kartoteka ubezpieczonego – zak adka Dane
identyfikacyjne
4.
5.
Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij przycisk Weryfikuj, aby
zweryfikowaR ich poprawno6R.
Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisaR wprowadzone zmiany.
5.2.3 Przegl,danie danych w kartotece ubezpieczonego
Funkcja pozwala na przegl%danie danych ubezpieczonego. Dane prezentowane
s% na pi ciu zak adkach. Pierwsza z nich zawiera dane identyfikacyjne,
obywatelstwo, atrybuty ubezpieczonego oraz dane o oddziale Narodowego
Funduszu Zdrowia, na dwóch kolejnych s% dane adresowe (adres
zameldowania, zamieszkania oraz adres do korespondencji). Czwarta zak adka
zawiera dane o pracy w szczególnych warunkach. Na pi%tej zak adce znajduje
si historia danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.
Dane identyfikacyjne prezentowane s% w postaci listy, gdzie kolejne wiersze
odzwierciedlaj%
kolejne
modyfikacje
danych
identyfikacyjnych
ubezpieczonego. Bie %ce dane ubezpieczonego znajduj% si zawsze w
pierwszym wierszu u góry i w kolumnie Status maj% status Aktualne. W
pozosta ych wierszach, je6li istniej% znajduj% si dane Historyczne. Zmiany w
danych mog% wynikaR z edycji w kartotece lub wystawienia odpowiedniego
dokumentu - podstawa zmian wy6wietlana jest w kolumnie @ród*o (patrz
Rysunek 33).
82
Aby przej6R do przegl%dania danych ubezpieczonego:
1.
2.
Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.
Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz przegl%daR, i z menu
Program wybierz polecenie Poka=.
Polecenie Poka= dost pne jest równie na pasku narz dzi
lub w menu
kontekstowym, wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy.
3.
4.
Na ekranie pojawi si okno z danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego
(patrz Rysunek 34).
Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij.
Rysunek 33. Okno robocze: Kartoteka ubezpieczonego – zak adka Historia
5.2.4 Edycja danych ubezpieczonego
Funkcja umo liwia edycj danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.
Funkcje programu
Aby przeprowadziR edycj
czynno6ci:
danych osoby ubezpieczonej, wykonaj kolejno
1.
wybierz
Z menu Widok
ubezpieczonych.
polecenie
Ubezpieczeni
/Rejestr
83
2.
Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz zmieniR i z menu Program
wybierz polecenie Otwórz.
Polecenie Otwórz dost pne jest równie na pasku narz dzi
lub w menu
3.
Na ekranie pojawia si okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 34)
– dokonaj zmiany odpowiednich danych.
Rysunek 34. Okno robocze: Kartoteka ubezpieczonego
4.
5.
Zweryfikuj poprawno6R wprowadzonych zmian, klikaj%c przycisk
Weryfikuj na pasku narz dzi. Je6li w wyniku procesu weryfikacji zostan%
5.2.4.1 Atrybuty ubezpieczonego
W kartotece ubezpieczonego w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej zosta y
dodane dwa pola Atrybut 1 oraz Atrybut 2. Pola te maj% postaR listy i mog%
zostaR wykorzystane jako dodatkowe parametry podczas pracy w rejestrze
ubezpieczonych. Po instalacji programu P ATNIK brak jest warto6ci dost pnych
dla tych atrybutów, dlatego, aby móc z nich korzystaR, nale y te warto6ci
uzupe niR (patrz rozdzia 5.1.2 Dodanie warto6ci do s owników w kartotece
p atnika).
84
Atrybuty ubezpieczonego pozwalaj% na grupowanie ubezpieczonych wed ug
dwóch kategorii, przy czym w ka dej kategorii jest lista dost pnych warto6ci,
któr% u ytkownik mo e sam uzupe niaR. Atrybuty u atwiaj% wyszukiwanie
ubezpieczonych w celu wykonania niektórych operacji, np. tworzenie
dokumentów, tworzenie dokumentów ZUS RMUA,
Aby przyporz%dkowaR ubezpieczonego do wybranej grupy:
1. Je6li wcze6niej nie zosta y zdefiniowane warto6ci dla atrybutów
ubezpieczonego, przejd3 do s ownika i wprowad3 je (patrz rozdzia 5.1.2
Dodanie warto6ci do s owników w kartotece p atnika).
2. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni /Rejestr ubezpieczonych.
3. Wska ubezpieczonego, dla którego chcesz okre6liR wybrane atrybuty, i z
menu Program wybierz polecenie Otwórz.
4. Na ekranie pojawi si okno z danymi ubezpieczonego. W bloku Atrybuty
osoby ubezpieczonej wybierz z listy odpowiedni% warto6R atrybutu (patrz
Rysunek 35).
Rysunek 35. Okno Kartoteka ubezpieczonego – przyk adowe wprowadzenie atrybutów
osoby ubezpieczonej
5. Zweryfikuj poprawno6R wprowadzonych zmian, klikaj%c przycisku
Weryfikuj na pasku narz dzi.
6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Funkcje programu
85
5.2.5 Tworzenie raportów ZUS RMUA dla ubezpieczonego
Funkcja umo liwia utworzenia dla wybranego ubezpieczonego raportów ZUS
RMUA za jeden lub kilka wskazanych okresów rozliczeniowych. Podczas
tworzenia raportów ZUS RMUA za wybrany okres pod uwag brane s%
wszystkie raporty imienne wys ane za danego ubezpieczonego, czyli raporty
pierwszorazowe oraz korekty, je6li by y wysy ane ze wszystkich przedzia ów
identyfikatorów. Funkcja ta jest wspomagana kreatorem, który dodatkowo
umo liwia wskazanie oraz zapisane informacji o oddziale NFZ w kartotece
ubezpieczonego, je6li informacja ta nie zosta a uzupe niona wcze6niej.
Tworzenie raportów ZUS RMUA za pomoc% kreator jest realizowane w trzech
lub czterech krokach w zale no6ci od tego, czy ubezpieczony ma uzupe niony
kod oddzia u NFZ w kartotece.
Aby utworzyR raporty ZUS RMUA dla ubezpieczonego:
1.
2.
Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni /Rejestr
ubezpieczonych.
Wska ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyR dokument, i z menu
Program wybierz polecenie Otwórz.
lub w menu
3.
4.
Na ekranie pojawia si okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 34),
z menu Operacje wybierz polecenie Utworzenie raportu ZUS RMUA.
W pierwszym kroku kreatora (patrz Rysunek 36) wska przedzia okresów
rozliczeniowych, za które tworzone b d% raporty ZUS RMUA, a nast pnie
kliknij przycisk Dalej. Domy6lenie w polach okres od i okres do jest okres
rozliczeniowych podanych w oknie Ustawienia programu.
Rysunek 36. Okno dialogowe – Kreator raportów ZUS RMUA – krok 1/3
86
5.
W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 37) kliknij przycisk Dalej, je6li
chcesz utworzyR raporty ZUS RMUA dla wszystkich znalezionych w bazie
raportów imiennych dla wskazanego okresu.
Je6li chcesz wybraR raporty na podstawie, których maj% zostaR utworzone
dokumenty ZUS RMUA, to wybierz opcj Twórz dla wybranych
raportów imiennych, a nast pnie na li6cie wybierz konkretne
identyfikatory raportów (patrz Rysunek 38) i kliknij przycisk OK.
Rysunek 37. Okno dialogowe – Kreator raportów ZUS RMUA – krok 2/3
Rysunek 38. Okno dialogowe – Lista raportów
Funkcje programu
87
6.
Je6li ubezpieczony nie ma w kartotece podanego kodu oddzia u NFZ, to
zostanie wy6wietlony dodatkowy krok kreatora (patrz Rysunek 39).
Wybierz symbol oddzia u NFZ i kliknij przycisk Dalej. Je6li zaznaczasz
opcj Zapisz wybrany oddzia* NFZ do kartoteki, to po zakoIczeniu
pracy kreatora informacja ta zostanie zapisana do kartoteki
ubezpieczonego.
Rysunek 39. Okno dialogowe – wybór oddzia u NFZ
7.
W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 40) kliknij przycisk Zako cz,
aby wydrukowaR raporty ZUS RMUA.
Je6li chcesz zapisaR dokumenty w pliku tekstowym, wybierz opcj Zapisz
raport w pliku i kliknij przycisk Przegl"daj, aby podaR nazw pliku, lub
zaakceptuj nazw standardow%.
Rysunek 40. Okno dialogowe – Kreator raportów ZUS RMUA
88
5.2.6 Tworzenie dokumentów ubezpieczonego z poziomu kartoteki
Wszystkie dokumenty ubezpieczonego mo na przygotowaR z poziomu kartoteki
ubezpieczonego za pomoc% grupy poleceI w menu Operacje. Dzia anie ka dej
z ni ej wymienionych funkcji koIczy si utworzeniem dokumentu.
Funkcje, za pomoc% których mo na utworzyR odpowiednie dokumenty
ubezpieczonego z poziomu kartoteki:
• zg oszenie ubezpieczonego (ZUS ZUA lub ZUS ZZA w zale no6ci od typu
ubezpieczenia),
• zmiana/korekta danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (ZUS ZIUA),
• zmiana/korekta pozosta ych danych ubezpieczonego (odpowiednio ZUS
ZUA lub ZUS ZZA),
• zg oszenie/wyrejestrowanie danych o cz onku rodziny (ZUS ZCNA),
• wyrejestrowanie ubezpieczonego (ZUS ZWUA),
• korekta wyrejestrowania ubezpieczonego (ZUS ZWUA),
• raport imienny/koryguj%cy dla osoby ubezpieczonej (ZUS RCA, ZUS RSA
lub ZUS RZA),
• utworzenie raportu ZUS RMUA,
• zg aszanie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach (ZUS
ZSWA).
Aby utworzyR dokument z kartoteki ubezpieczonego:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych
lub na pasku ikon wybierz zak adk Ubezpieczeni, a nast pnie kliknij na
ikonie Rejestr ubezpieczonych lub na klawiaturze wybierz klawisz F2 .
2. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz zaktualizowaR, i z menu
Program wybierz polecenie Otwórz lub Poka=.
3. Na ekranie pojawi si okno kartoteki ubezpieczonego (patrz Rysunek 34) wybierz z menu Operacje odpowiednie polecenie, np. Zmiana/korekta
danych identyfikacyjnych ubezpieczonego dla dokumentu ZUS ZIUA.
4. Na ekranie zostanie wy6wietlone okno wybranego dokumentu - wype nij
odpowiednie pola w dokumencie, przechodz%c mi dzy kolejnymi
zak adkami.
Do tworzonego dokumentu zostan% przeniesione dane ubezpieczonego oraz zostanie
uzupe niona data wype nienia dokumentu przez wprowadzenie daty systemowej
komputera.
5. Kliknij przycisk Weryfikuj, a je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y
6. Kliknij przycisk Zapisz i wyjd .
5.2.7 Weryfikacja danych ubezpieczonego
Funkcja umo liwia weryfikacj danych w Kartotece ubezpieczonych. Funkcja
mo e byR wywo ana zarówno dla pojedynczego ubezpieczonego, jak i dla
grupy. W trakcie weryfikacji sprawdzana jest poprawno6R pól wype nionych
w kartotece (dotyczy to w szczególno6ci danych identyfikacyjnych) oraz
zale no6ci mi dzy polami. Wynikiem weryfikacji jest raport, który zawiera list
wykrytych b dów (je6li takie istniej%) wraz z ich opisem i nazw% b dnego
pola.
Funkcje programu
89
Od wersji 8.01.001 programu weryfikowana jest równie unikalno6R numeru
PESEL mi dzy wszystkimi kartotekami ubezpieczonych zapisanymi w
Rejestrze. Oznacza to, je6li dla danego p atnika istniej% dwie lub wi cej
kartoteki z tymi samymi numerami PESEL, to kartoteki te zostan% oznaczone
b dem krytycznym i nie b dzie mo na dla nich wys aR adnym dokumentów
do ZUS.
Aby zweryfikowaR dane ubezpieczonego:
1.
2.
ubezpieczonych.
W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych wska
z listy
ubezpieczonego, którego dane chcesz zweryfikowaR, i z menu Program
lub w menu
3.
4.
5.
Na ekranie pojawi si okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 34) –
kliknij przycisk Weryfikuj.
Je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b dy, to s% one
prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji. Dwukrotne klikni cie na
opisie b du powoduje przej6cie do pola, w którym znajduje si b %d.
Popraw wykryte b dy.
Zapisz zmiany, klikaj%c przycisk Zapisz i zamknij.
5.2.8 Usuni cie danych ubezpieczonego
Funkcja
umo liwia
usuni cie
danych
ubezpieczonego
z Rejestru
ubezpieczonych. Ubezpieczonego mo na usun%R tylko wtedy, gdy nie ma dla
niego dokumentów o statusie Wys any, Potwierdzony. Je eli dla
ubezpieczonego s% przygotowane dokumenty w stanie Wprowadzony lub
istniej% dokumenty o statusie Historyczny, to nale y najpierw usun%R te
dokumenty, a nast pnie kartotek ubezpieczonego.
Aby usun%R dokument o statusie Historyczny, nale y usun%R ca y zestaw, w którym si
on znajduje.
Aby usun%R ubezpieczonego z rejestru:
1.
2.
ubezpieczonych.
W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych wska
z listy
ubezpieczonego, którego dane chcesz usun%R, i z menu Program wybierz
polecenie UsuG.
Polecenie UsuG dost pne jest równie na pasku narz dzi
lub w menu
3.
90
Na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 41) – kliknij przycisk
Tak, aby potwierdziR zamiar usuni cia danych ubezpieczonego.
Rysunek 41. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar usuni cia ubezpieczonych
4.
Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu (patrz Rysunek 42)
informuj%cego o liczbie usuni tych ubezpieczonych.
Rysunek 42. Okno komunikatu z informacj% o liczbie usuni tych ubezpieczonych
5.2.9 Filtr ubezpieczonych
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie danych osób ubezpieczonych
znajduj%cych si w Rejestrze ubezpieczonych. Polega ona na “przefiltrowaniu”
kartotek osób ubezpieczonych znajduj%cych si w bazie i wyszukaniu tylko
tych, które spe niaj% podane wcze6niej warunki, jak np. dane ubezpieczonego,
status przetwarzania i weryfikacji, zg oszenie z odpowiednim kodem tytu u
ubezpieczenia.
• Dane podstawowe - umo liwia filtrowanie wed ug nazwiska, daty za o enia
kartoteki, statusu przetwarzania i statusu weryfikacji.
• Zaawansowane - zak adka ta jest dodatkowo podzielona na trzy
podzak adki:
• Identyfikator - umo liwia filtrowanie wed ug identyfikatora oraz atrybutów
osób ubezpieczonych,
• Zg oszenie - umo liwia wyszukanie osób ubezpieczonych zg oszonych z
konkretnym kodem tytu u ubezpieczenia oraz w okre6lonym dniu,
• Pozosta e - umo liwia filtrowanie osób wed ug zg oszenia do oddzia u
Narodowego Funduszu Zdrowia, zg oszenia do ubezpieczenia cz onków
rodziny oraz obywatelstwa.
• Sortowanie.- umo liwia sortowanie rosn%ce lub malej%ce wed ug trzech
wybranych kolumn.
Aby skorzystaR z filtra ubezpieczonych:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.
2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych pojawi si lista
wszystkich osób ubezpieczonych w bazie – z menu Widok wybierz
polecenie Filtr.
Funkcje programu
91
Polecenie Filtr dost pne jest równie na pasku narz dzi
lub w menu
kontekstowym, pojawiaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy. Mo esz
równie u yR skrótu Ctrl+F.
3. W dolnej cz 6ci obszaru roboczego pojawi si panel umo liwiaj%cy
filtrowanie. Podaj jak najwi cej informacji o osobach ubezpieczonych,
których poszukujesz, gdy dane te stan% si podstaw% filtrowania,
a nast pnie kliknij przycisk Znajd .
4. Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostan% wy6wietlone tylko te
kartoteki osób ubezpieczonych, które spe niaj% podane kryteria. Nale y
pami taR, e im wi cej poda si kryteriów filtrowania, tym wynik
wyszukiwania b dzie bardziej precyzyjny.
Powtórne klikni cie przycisku Zmie warunki umo liwia zdefiniowania
warunków filtrowania. Klikni cie na tym przycisku powoduje usuni cie
wcze6niej wprowadzonych warunków, o czym informuje zmiana etykiety
przycisku na Usu warunki.
5. Klikni cie na ikonie
znajduj%cej si obok przycisku Znajd powoduje
minimalizacj filtra i umieszczenie go na pasku stanu programu.
Aby ponownie przywróciR filtr, nale y na pasku stanu klikn%R przycisk
Poka filtr.
5.2.10
D,czenie kartotek ubezpieczonych
Funkcja ta s u y do %czenia kartotek ubezpieczonych i jest wspomagana przez
kreator. W Rejestrze ubezpieczonych dla ka dej osoby ubezpieczonej
powinna istnieR tylko jedna kartoteka, bez wzgl du na liczb zg oszeI
i posiadane kody tytu ów ubezpieczenia. Je eli z jakich6 powodów dla
ubezpieczonego istnieje wi cej ni jedna kartoteka, nale y je po %czyR.
Uwaga!
P%czenie kartotek jest funkcj% nieodwracaln%. Zanim podejmiesz decyzj
o po %czeniu kartotek zapoznaj si dok adnie ze zmianami proponowanymi
w raporcie wy6wietlanym podczas pracy kreatora oraz wykonaj archiwizacj
danych.
Kreator %czenia kartotek ubezpieczonych umo liwia:
• automatyczne wyszukanie ubezpieczonych, dla których istnieje wi cej ni
jedna kartoteka, i ich po %czenie,
• r czne wskazanie kartotek osób, które chcemy po %czyR.
Podczas %czenia kartotek wszystkie dokumenty ubezpieczeniowe s% do %czane
do kartoteki osoby, której dane s% poprawne i maj% pozostaR.
Dwie kartoteki mog% powstaR np. w wypadku, gdy kartoteki powsta y
podczas wczytywania dokumentów rozliczeniowych i na jednym raporcie
np. ZUS RCA jako identyfikator podany by PESEL, a na drugim np. ZUS
RSA by podany Dowód osobisty.
Dla takiego przypadku kreator sam nie b dzie w stanie zidentyfikowaR
ubezpieczonych (maj% ró ny zestaw danych identyfikacyjnych), dlatego
wówczas nale y wykonaR r czne %czenie kartotek ubezpieczonych.
92
5.2.10.1
Automatyczne ,czenie kartotek ubezpieczonego
Program automatycznie wyszuka kartoteki ubezpieczonego do po %czenia,
wtedy, gdy dla jednego ubezpieczonego istniej% dwie (lub wi cej kartoteki)
takie, e w obu imi i nazwisko jest takie samo i maj% jeden zgodny
identyfikator.
Aby po %czyR automatycznie kartoteki ubezpieczonego:
1. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie .?cz kartoteki ubezpieczonego.
2. Na ekranie pojawi si komunikat, w którym kliknij Tak, aby rozpocz%R
prac kreatora (patrz Rysunek 43).
Rysunek 43. Okno komunikatu
3. W oknie powitalnym kreatora (patrz Rysunek 44) kliknij przycisk Dalej
i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Klikni cie przycisku Anuluj
oznacza rezygnacj z %czenia kartotek ubezpieczonych.
Rysunek 44. Okno dialogowe: Kreator +8czenia kartotek ubezpieczonego – krok 1/4
4. W nast pnym oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 45),
wybierz opcje Chc , aby program wykry* ubezpieczonych, dla których
istnieje wi cej ni jedna kartoteka, a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
Funkcje programu
93
Rysunek 45. Okno dialogowe: Kreator +8czenia ubezpieczonych – krok 2 /4
5. Program rozpocznie wyszukiwanie kartotek osób, których dane wyst puj%
w rejestrze dwa razy lub wi cej.
6. W nast pnym oknie kreatora (patrz Rysunek 46) kliknij przycisk Raport,
aby zobaczyR osoby ubezpieczone kandyduj%ce do scalenia.
7. Je6li chcesz, eby kartoteki wskazanych osób zosta y po %czone
automatycznie, kliknij przycisk Dalej.
8. Kliknij przycisk Wstecz, je6li chcesz samodzielnie wskazaR
ubezpieczonych, których kartoteki powinny zostaR po %czone.
Rysunek 46. Okno dialogowe – Kreator +8czenia kartotek ubezpieczonego - krok 3/4
9. Na ekranie pojawi si okno (patrz Rysunek 47) - kliknij przycisk Zako cz,
aby program po %czy znalezione kartoteki.
94
10. Na ekranie zostanie wy6wietlony raport z %czenia kartotek ubezpieczonych
wykrytych przez program. W raporcie tym zgromadzone s%, w postaci
tabelek, dane wszystkich ubezpieczonych, których kartoteki zosta y
po %czone. Jako pierwsze w tabeli s% prezentowane dane, które zosta y
uznane za najaktualniejsze. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamkn%R okno
raportu.
Rysunek 47. Okno dialogowe: Kreator +8czenia kartotek ubezpieczonego – krok 4/4
11. Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu informuj%cego o zakoIczeniu
%czenia kartotek.
5.2.10.2
R czne ,czenie kartotek ubezpieczonego
Je eli program nie wykryje kartotek, które powinny byR po %czone, a mamy
pewno6R, e istniej% takie kartoteki, to nale y je po %czyR samodzielnie.
Program nie potrafi wyszukaR automatycznie dwóch lub wi cej kartotek
tego samego ubezpieczonego, gdy kartoteki s% za o one z ró nymi
identyfikatorami. Np. Kowalski Jan ma trzy kartoteki, w pierwszej jako
identyfikator jest podany PESEL, w drugiej NIP, a w trzeciej Dowód
osobisty.
Aby samodzielnie po %czyR kartoteki ubezpieczonego:
1. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie .?cz kartoteki ubezpieczonego.
2. Na ekranie pojawi si komunikat, w którym kliknij Tak, aby rozpocz%R
prac kreatora (patrz Rysunek 43).
Funkcje programu
95
3. Kliknij przycisk Dalej w oknie powitalnym kreatora (patrz Rysunek 44).
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z %czenia kartotek
ubezpieczonych.
4. W nast pnym oknie (patrz Rysunek 45) wybierz opcje Chc samodzielnie
wskaza kartoteki ubezpieczonego, które powinny by po*"czone,
a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
5. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 49) kliknij przycisk Dodaj
i wska wszystkie kartoteki jednego ubezpieczonego, które powinny byR
po %czone, a nast pnie wska kartotek z najaktualniejszymi danymi
i kliknij przycisk Dalej.
Je6li adna z kartotek ubezpieczonego nie zawiera poprawnych i aktualnych danych, to
kliknij przycisk Anuluj i zmodyfikuj dane w jednej z kartotek, która b dzie wybrana
pó3niej jako reprezentuj%ca, lub dokonaj %czenia kartotek i nast pnie zmodyfikuj
kartotek powsta % w wyniku %czenia.
Rysunek 49. Okno dialogowe: Kreator +8czenia kartotek ubezpieczonych – krok 3/4
6. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 50) na ekranie zostan%
wy6wietlone dane osoby ubezpieczonej, które pozostan% jako aktualne.
Kliknij
przycisk
Zako cz,
aby
po %czyR
kartoteki.
Je6li chcesz wybraR inn% kartotek , która zawiera aktualne dane, kliknij
przycisk Wstecz.
96
Rysunek 50. Okno dialogowe: Kreator +8czenia kartotek ubezpieczonych – krok 4/4
5.2.11
Aktualizacja statusu ubezpieczonych w kartotece
Ka da kartoteka w Rejestrze ubezpieczonych posiada status. Status
ubezpieczonego znajduje si na zak adce Dane identyfikacyjne w bloku
Atrybuty osoby ubezpieczonej i mo e przyjmowaR dwie warto6ci: Zg oszony
lub Wyrejestrowany.
Status Zg oszony oznacza, e ubezpieczony jest w czynnym zg oszeniu i nale y
za niego w ka dym okresie rozliczeniowym wystawiaR i przekazywaR
dokumenty do ZUS. Status ubezpieczonego nadawany jest automatycznie po
utworzeniu kartoteki ubezpieczonego i wykorzystywany jest mi dzy innymi
przy wykonywaniu Weryfikacji zale no6ci ca ej bazy p atnika oraz podczas
wyszukiwania ubezpieczonych z listy (filtrowania).
Status Wyrejestrowany oznacza, e dany ubezpieczony zosta wyrejestrowany
w ZUS (p atnik przekaza do ZUS dokument wyrejestrowuj%cy z wszystkich
ubezpieczeI) i nie nale y za niego przygotowywaR dokumentów
rozliczeniowych.
Zmiana statusu z Wyrejestrowanego na Zg oszony wykonywana jest podczas:
potwierdzenia wys anego do ZUS dokumentu zg oszeniowego
ZUS ZUA lub ZUS ZZA dla danej osoby ubezpieczonej
podczas edycji kartoteki przez u ytkownika programu.
Zmiana statusu ze Zg oszonego na Wyrejestrowany wykonywana jest podczas:
potwierdzenia wys anego do ZUS dokumentu ZUS ZWUA,
w trakcie pracy Kreatora aktualizacji statusu ubezpieczonych,
podczas edycji kartoteki przez u ytkownika programu.
Funkcje programu
97
Warunki, jakie musz% byR spe nione, aby status ubezpieczonego zosta
zmieniony ze Zg oszonego na Wyrejestrowany podczas potwierdzenia
dokumentu ZUS ZWUA:
• w Rejestrze dokumentów istnieje dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA
o statusie Historyczny lub Potwierdzony z zaznaczonymi tymi samymi
ubezpieczeniami, co na potwierdzanym dokumencie ZUS ZWUA, przy
czym daty wyrejestrowania musz% byR pó3niejsze lub zgodne z datami
zg oszenia do ubezpieczeI.
• w Rejestrze dokumentów nie istnieje dokument ZUS ZUA-zg oszenie lub
ZUS ZZA-zg oszenie, na którym daty zg oszenia do ubezpieczeI b d%
pó3niejsze ni daty wyrejestrowania na ZUS ZWUA.
Je6li dla danej osoby ubezpieczonej w bazie wyst puj% dokumenty
zg oszeniowe z kilkoma kodami tytu u ubezpieczenia, wówczas status
ubezpieczonego nie zostanie zmieniony.
5.2.11.1
Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych
Funkcja ta umo liwia zmian statusu kartotek ze Zg oszonego na
Wyrejestrowany dla tych ubezpieczonych, za których dokumenty ZUS ZWUA
zosta y przekazane we wcze6niejszych wersjach programu P atnik. W wyniku
pracy kreatora zostan% wyszukane wszystkie osoby ubezpieczone, za które
wys ano dokumenty ZUS ZWUA i dla których nie istniej% raporty imienne w
ostatnio przygotowanym komplecie dokumentów rozliczeniowych. Przy czym
wyszukiwanie dotyczy tylko i wy %cznie dokumentów ZUS ZWUA wys anych
do ZUS w terminie wskazanym w kroku kreatora.
Korzystanie z kreatora jest zalecane dla tych p atników, którzy przekazywali do
ZUS dokumenty ZUS ZWUA we wcze6niejszych wersjach programu P atnik
(5.01.001 lub 6.01.001) i dodatkowo przygotowali ju komplet dokumentów
rozliczeniowych za bie %cy okres, w którym pomini to wyrejestrowanych
ubezpieczonych. Ponadto podkre6lamy, e w wyniku dzia ania kreatora
uzyskujemy list ubezpieczonych, którzy s% kandydatami do zmiany statusu na
Wyrejestrowany. Ostateczne zdanie nale=y do u=ytkownika aplikacji.
Przywrócenie statusu na poprzedni mo liwe jest (jak opisano w rozdziale5.2.4
Edycja danych ubezpieczonego poprzez r czn% modyfikacj jego warto6ci lub
przekazanie do ZUS dokumentu zg oszeniowego.
Aktualizacj statusów ubezpieczonych w kartotekach za pomoc% kreatora
wystarczy wykonaR jeden raz. Wynika to z wprowadzenia w wersji 6.02.001
programu P atnik aktualizacji statusów podczas potwierdzania zestawów
zawieraj%cych dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZUA lub ZUS ZZA
(szczegó owe warunki aktualizacji opisane zosta y w rozdziale
5.2.11 Aktualizacja statusu ubezpieczonych ).
Aby zaktualizowaR status ubezpieczonych za pomoc% kreatora:
1.
2.
98
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Aktualizuj status ubezpieczonych.
Na ekranie zostanie wy6wietlone okno powitania kreatora (patrz Rysunek
51), kliknij przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora.
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z aktualizowania statusu
ubezpieczonych w kartotekach.
Rysunek 51. Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych – krok 1/4
3.
W drugim kroku kreatora podaj daty wys ania zestawu, w których nale y
wyszukaR przekazane do ZUS dokumenty ZUS ZWUA (patrz Rysunek 52),
Domy6lnie pole Data od jest uzupe nione dat% 01.09.2003r., poniewa jest to
najwcze6niejsza mo liwa data wysy ki zestawu dokumentów z programu P atnik
wersja 5.01.001.
W wyniku dzia ania funkcji zostan% wyszukane osoby ubezpieczone, dla których nie
istniej% raporty imienne w ostatnio przygotowanym komplecie dokumentów
rozliczeniowych (o okresie rozliczeniowym, jaki zosta wzi ty pod uwag informuje
komunikat w 3 kroku kreatora patrz Rysunek 52, w naszym przypadku jest to okres 012004) oraz we wskazanym przedziale czasu zosta y wys ane dla tych osób dokumenty
ZUS ZWUA.
Funkcje programu
99
4.
W kolejnym kroku (patrz Rysunek 52) s% dwie opcje umo liwiaj%ce
aktualizacj statusu dla wszystkich b%d3 wybranych ubezpieczonych.
Je6li chcesz zaktualizowaR statusy wszystkim ubezpieczonym, kliknij
przycisk Dalej.
Wybierz opcj Aktualizuj status dla wybranych ubezpieczonych, a
nast pnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych, aby samodzielnie
zdecydowaR, dla których ubezpieczonych ma zostaR wykonana
aktualizacja.
Uwaga!
Po wybraniu przycisku Dalej nie b dzie mo liwo6ci powrotu do tego kroku,
dlatego nale y przeanalizowaR i wskazaR ubezpieczonych, dla których status
powinien byR zmieniony.
5.
Je6li chcesz zapoznaR si z raportem z aktualizacji statusu ubezpieczonych,
to w ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport (patrz Rysunek 54).
Kliknij przycisk Zako cz, aby zamkn%R okno kreatora.
Raport z aktualizacji statusu ubezpieczonych zawiera list ubezpieczonych, dla których
zosta zmieniony status ze Zg*oszonego na Wyrejestrowany.
Lista zawiera nazwisko, imi pierwsze, PESEL, NIP, inny identyfikator oraz dat
urodzenia ubezpieczonego pod warunkiem, e informacje te by y uzupe nione w
kartotece osoby ubezpieczonej.
100
Rysunek 54 Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych – krok 4/4
6.
Je6li w wyniku dzia ania kreatora nie zostan% znalezione adne kartoteki
ubezpieczonych, to w kroku trzecim zostanie wy6wietlony odpowiedni
komunikat (patrz Rysunek 55). Kliknij przycisk Zako cz.
Rysunek 55 Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych – krok 3/3
Status ubezpieczonego mo na równie
zmieniaR podczas edycji kartoteki
ubezpieczonego w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej (patrz rozdzia 5.2.4 Edycja
danych ubezpieczonego).
Funkcje programu
101
5.2.12
Informacja o udost pnieniu danych osobowych
Funkcja umo liwia przegl%danie i wydrukowanie informacji o udost pnianiu
danych przechowywanych w kartotece ubezpieczonego w postaci dokumentów
ubezpieczeniowych.
Udost pnieniem danych osobowych w kontek6cie programu jest wydrukowanie lub
przekazanie w postaci elektronicznej dokumentów do ZUS. Wydruk dokumentu
archiwalny lub roboczy nie jest uwa any za udost pnienie danych osobowych.
Dla ka dego ubezpieczonego zapisane s% nast puj%ce informacje:
• data pierwszego wprowadzenia danych tej osoby,
• identyfikator u ytkownika wprowadzaj%cego dane tej osoby,
• informacja, kiedy i w jakim zakresie dane osoby zosta y udost pnione.
Aby wydrukowaR
ubezpieczonego:
informacje
o
udost pnieniu
danych
osobowych
1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.
2. Wybierz osob , o której chcesz uzyskaR informacje dotycz%ce
udost pniania danych, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
lub w menu
3. Na ekranie poka e si okno Kartoteka ubezpieczonego (patrz Rysunek 34).
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Informacja o udost>pnieniu
danych osobowych.
4. W otwartym oknie Informacja o danych osobowych ubezpieczonego, kliknij
przycisk Drukuj, aby wydrukowaR informacje o udost pnieniu
przechowywanych danych ubezpieczonego.
Rysunek 56. Okno: Informacje o danych osobowych ubezpieczonego
5. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamkn%R okno.
102
5.3 Obs uga dokumentów ubezpieczeniowych
Poni ej zosta a omówiona grupa funkcji s u %cych do obs ugi dokumentów
ubezpieczeniowych. Dokumenty w programie P ATNIK s% przechowywane
w bazie danych. Mo liwo6ci wykonywania ró nych operacji, np. edycji,
usuwania, wydruku, zale % 6ci6le od statusu, w jakim znajduje si dany
dokument (zobacz równie 4.2 Statusy w programie P atnik).
Statusy dokumentu w programie P atnik s% nast puj%ce:
• Wprowadzony – oznacza, e dokument zosta utworzony przez u ytkownika
lub zaimportowany z pliku KEDU z systemu zewn trznego. Dokument taki
mo na edytowaR, usun%R oraz wydrukowaR w trybie roboczym.
• Wys any – oznacza, e dokument zosta do %czony do zestawu dokumentów
i wys any, ale nie ma jeszcze pewno6ci, e dotar do ZUS. Takiego
dokumentu nie mo na edytowaR ani usun%R, ale istnieje mo liwo6R zmiany
jego stanu na Wprowadzony.
• Potwierdzony – potwierdzono wys anie do ZUS. Potwierdzenie jest mo liwe
w wypadku, kiedy jeste6my pewni, e dokument dotrze lub dotar do ZUS.
W praktyce oznacza to: otrzymanie potwierdzenia przes ania dokumentów
drog% elektroniczn% lub otrzymanie potwierdzenia przesy ki poleconej na
poczcie. Dokument w takim stanie mo na tylko przegl%daR i drukowaR.
• Historyczny – pochodzi z poprzedniej wersji programu P atnik. Dokumenty
te pozwalaj% na odtworzenie przebiegu ubezpieczenia p atników
i ubezpieczonych oraz na tworzenie dokumentów koryguj%cych.
W programie P ATNIK istnieje kilka widoków (obszarów roboczych)
umo liwiaj%cych bie %c% prac z dokumentami ubezpieczeniowymi. Wszystkie
widoki zwi%zane z obs ug% dokumentów dost pne s% w menu
Widok/Dokumenty lub na zak adce Dokumenty na pasku ikon.
W6ród widoków zwi%zanych z obs ug% dokumentów mo emy wyró niR:
• Dokumenty wprowadzone – widok ten dost pny jest tak e po
wci6ni ciu klawisza F3 w dowolnym widoku i s% w nim widoczne tylko
dokumenty o statusie Wprowadzony. Widok ten s u y do wprowadzania
nowych dokumentów, przegl%dania dokumentów zaimportowanych z
systemów zewn trznych (np. kadrowo-p acowych) oraz do atwego
przygotowywania dokumentów do wys ania (patrz rozdzia 5.3.11
Dodawanie dokumentów do zestawu). Dokument po przekazaniu go do
ZUS nie jest ju widoczny w widoku Dokumenty wprowadzone.
• Dokumenty wys ane – widok ten dost pny jest tak e po wci6ni ciu
klawisza F4 i zawiera dokumenty wys ane do ZUS, których nie mo na
usun%R ani edytowaR. Znajd% si tam dokumenty o statusie Wys any,
Potwierdzony lub Historyczny. W widoku tym nie mo na tworzyR nowych
dokumentów.
• Wszystkie dokumenty - widok ten dost pny jest tak e po wci6ni ciu
klawisza F5 i gromadzi wszystkie dokumenty z bazy danych p atnika,
mo na w nim wykonywaR wszystkie operacje na dokumentach z
uwzgl dnieniem ich statusów.
Funkcje programu
103
• Typy dokumentów – wybranie tej ikony na pasku ikon lub
odpowiedniego polecenia z menu Widok umo liwia przej6cie do widoku
gromadz%cego jeden typ dokumentów, np. ZUS ZUA. Tak szczegó owe
widoki potrzebne s% do wyszukiwania i przegl%dania dokumentów przez
u ytkowników pracuj%cych z du a liczb% dokumentów ubezpieczeniowych.
Dodatkowo ka dy widok zwi%zany z odpowiednim rodzajem dokumentów
jest wyposa ony w filtr wspomagaj%cy przeszukiwanie dokumentów.
• Informacje ZUS IWA - wybranie tej ikony na pasku ikon lub
odpowiedniego polecenia z menu Widok umo liwia przej6cie do widoku
zawieraj%cego dokumenty ZUS IWA.
• ZUS ZSWA - wybranie tej ikony na pasku ikon lub odpowiedniego
polecenia z menu Widok umo liwia przej6cie do widoku zawieraj%cego
dokumenty ZUS ZSWA.
Poni ej
zosta y
omówione
ubezpieczeniowymi:
funkcje
zwi%zane
z
dokumentami
tworzenie dokumentów,
przegl%danie dokumentów,
edycja dokumentów,
usuni cie dokumentu,
weryfikacja dokumentów (zarówno pojedynczego, jak i grupy
dokumentów).
Ponadto, program w ramach obs ugi dokumentów pozwala na filtrowanie
i sortowanie dokumentów.
5.3.1 Utworzenie dokumentu
Funkcja pozwala na utworzenie nowego dokumentu ubezpieczeniowego. Po
wyborze dokumentu pojawia si formatka pozwalaj%ca na wprowadzenie
wszystkich danych dokumentu. Dane p atnika w ka dym dokumencie s%
automatycznie uzupe niane danymi z kartoteki p atnika.
Je eli jest tworzony dokument ubezpieczonego, dane osoby ubezpieczanej s%
równie uzupe niane danymi z kartoteki.
W programie mo na tworzyR, otwieraR lub przegl%daR dokumenty lub bloki
wielokrotne dla 20 osób.
Ograniczenie to ma na celu zabezpieczenie programu przed otwieraniem zbyt du ej
liczby okien jednocze6nie
Aby utworzyR nowy dokument:
1. Z menu Widok
wprowadzone, aby
wprowadzone.
wybierz polecenie
przej6R do obszaru
Dokumenty/Dokumenty
roboczego Dokumenty
Obszar roboczy Dokumenty wprowadzone mo esz równie wybraR poprzez
klikni cie na odpowiedniej ikonie na pasku ikon, na zak adce Dokumenty lub przez
naci6ni cie klawisza F3.
2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy.
Polecenie Nowy dost pne jest równie na pasku narz dzi
lub w menu
3. Je eli jest to dokument dla ubezpieczonego, na ekranie pojawi si okno
Lista ubezpieczonych (patrz Rysunek 57) - wybierz z listy odpowiedni%
osob i kliknij przycisk OK.
104
Je eli chcesz utworzyR dokument dla osoby, która nie zosta a jeszcze
zarejestrowana w systemie, musisz najpierw dodaR j% do Rejestru
ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2.2 Dodanie ubezpieczonego do rejestru).
4. Podczas tworzenia dokumentów rozliczeniowych program P atnik pomaga
poprawnie nadawaR identyfikatory dokumentom rozliczeniowym.
Identyfikator nadawany jest zgodnie z wybranym w Ustawieniach
programu okresem rozliczeniowym i zakresem numerów dokumentów
rozliczeniowych (patrz „Podr cznik administratora” rozdzia Konfiguracja
programu). Je6li w bazie istnieje ju dokument z wybranego okresu
rozliczeniowego, to jest tworzona kolejna korekta dla tego okresu.
Rysunek 57. Okno dialogowe: Lista ubezpieczonego
7.
Wype nij pola formularza.
We wszystkich dokumentach automatycznie wype niane s% dane p atnika i
ubezpieczonych oraz pole data wype niane jest bie %c% dat% systemow%.
5. Je6li dokument, który wprowadzasz, jest dokumentem rozliczeniowym,
kliknij przycisk Wylicz, aby wyliczyR warto6ci w odpowiednich polach
formularza.
Je6li w6ród raportów rozliczeniowych zliczanych do deklaracji ZUS DRA s%
raporty, które nie zosta y zweryfikowane lub maj% b dy krytyczne, na ekranie
zostanie wy6wietlony komunikat (patrz Rysunek 58). W takim wypadku nale y
zweryfikowaR ponownie raporty imienne oraz usun%R b dy krytyczne.
Funkcje programu
105
Rysunek 58. Okno komunikatu informuj%cego o raportach posiadaj%cych b dy
krytyczne lub nie zweryfikowanych
6. Zweryfikuj poprawno6R wprowadzonych danych, klikaj%c przycisk
Weryfikuj.
7. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisaR utworzony dokument.
5.3.2 Przegl,danie dokumentów
Przegl%danie dokumentu oznacza wy6wietlenie jego zawarto6ci na ekranie.
Tryb podgl%du to bezpieczny sposób przegl%dania zawarto6ci dokumentów,
uniemo liwia on bowiem wprowadzenie do przegl%danego dokumentu
jakichkolwiek zmian. Dane w formularzu podzielone s% na bloki wy6wietlane
zwykle na kilku zak adkach. Tytu y zak adek s% zgodne z numeracj% bloków na
formularzach ubezpieczeniowych ZUS.
Aby przejrzeR zawarto6R dokumentu, wykonaj nast puj%ce czynno6ci:
1.
Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty,
aby przej6R do obszaru roboczego Wszystkie dokumenty.
Przegl%danie zawarto6ci dokumentu jest mo liwe we wszystkich widokach zwi%zanych
z dokumentami, jak Dokumenty wprowadzone, Dokumenty wys*ane, Wszystkie
dokumenty oraz Typy dokumentów. Wybór odpowiedniego widoku powinien byR
uzale niony od czynno6ci, któr% chcemy wykonaR.
2.
W wybranym obszarze roboczym, np. Wszystkie dokumenty, wybierz
dokument, który chcesz przegl%daR, a nast pnie z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
lub w menu
kontekstowym, pojawiaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy.
3.
Na ekranie zostanie wy6wietlony wybrany dokument ubezpieczeniowy.
W trybie przegl%dania zawarto6R wszystkich pól dialogowych pozostaje szara, jako e
niemo liwe jest dokonywanie zmian.
4.
106
Je6li chcesz zakoIczyR przegl%danie dokumentu wybierz z menu
znajduj%cej si
Dokument polecenie Zamknij lub kliknij na ikonie
w prawym, górnym rogu okna.
5.3.3 Edycja dokumentu
Funkcja umo liwia dokonywanie modyfikacji danych w dokumentach
ubezpieczeniowych. Mo liwa jest tylko edycja dokumentów, które s% w stanie
Wprowadzony.
Aby przeprowadziR edycj wybranego dokumentu:
1.
Z menu Widok
wprowadzone, aby
wprowadzone.
wybierz polecenie
przej6R do obszaru
Dokumenty/Dokumenty
roboczego Dokumenty
Obszar roboczy Dokumenty wprowadzone mo esz równie wybraR, przez klikni cie
na odpowiedniej ikonie na pasku ikon, na zak adce Dokumenty lub przez naci6ni cie
klawisza F3.
2.
3.
W obszarze roboczym wybranym w poprzednim kroku pojawi% si
wszystkie dokumenty wybranego typu – kliknij myszk% na konkretnym
dokumencie, aby zaznaczyR go do edycji.
Z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
Aby otworzyR dokument do edycji mo esz równie : klikn%R na ikonie
na pasku
narz dzi lub klikn%R prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu
kontekstowego wybraR funkcj Otwórz lub klikn%R dwukrotnie na dokumencie.
4.
5.
6.
Na ekranie pojawi si okno z formularzem do edycji.
Wprowad3 zmiany, kliknij przycisk Weryfikuj, aby sprawdziR poprawno6R
dokumentu.
5.3.3.1 Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki
Funkcja s u y do oznaczania korekt raportów imiennych do wysy ki.
W programie P atnik wszystkie bloki wielokrotne tworzonych dokumentów
rozliczeniowych (tzn. ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA) s% domy6lnie
oznaczone do wysy ki. Dotyczy to tak e dokumentów importowanych
z systemów kadrowo-p acowych oraz dokumentów tworzonych za pomoc%
Kreatora dokumentów rozliczeniowych.
Zgodnie z zalecanymi zasadami przekazywania dokumentów rozliczeniowych:
•
W komplecie
dokumentów
rozliczeniowych
o
identyfikatorze
pierwszorazowym nale y wysy aR do ZUS deklaracj ZUS DRA oraz
raporty imienne za wszystkich ubezpieczonych.
•
Natomiast w kompletach koryguj%cych nale y przekazywaR do ZUS
deklaracj rozliczeniow%, w której rozliczane s% sk adki za wszystkich
ubezpieczonych oraz imienne raporty miesi czne, które zosta y
zmienione/skorygowane.
Aby przygotowaR raporty koryguj%ce do wysy ki:
1. Z menu Widok wybierz polecenie
Dokumenty/Dokumenty
wprowadzone, aby przej6R do obszaru roboczego Dokumenty
wprowadzone.
2. W obszarze roboczym wybranym w poprzednim kroku pojawi% si
wszystkie dokumenty wybranego typu – kliknij myszk% na raporcie
koryguj%cym, np. ZUS RCA, o identyfikatorze wi kszym od
pierwszorazowego, aby zaznaczyR go do edycji.
Funkcje programu
107
3. Z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
4. Na ekranie pojawi si okno z formularzem do edycji. Przejd3 na drug%
zak adk i zaznacz wszystkie bloki wielokrotne, wybieraj%c z menu Edycja
polecenie Zaznacz wszystkie, lub u yj kombinacji klawiszy CTRL+A.
Nast pnie z menu Narz>dzia wybierz polecenie Nie wysy aj, aby usun%R
oznaczenie wszystkich bloków statusem Do wysy*ki.
Je6li zaznaczony blok ma status Do wysy*ki (w drugiej kolumnie jest
), to
polecenie w menu Narz>dzia i na przycisku ma nazw Nie wysy aj.
Je6li zaznaczony blok nie ma statusu Do wysy ki (w drugiej kolumnie brak jest
jakiejkolwiek ikony), to polecenie w menu Narz>dzia i na przycisku ma nazw Do
wysy ki.
5. Zaznaczaj myszk% tylko raporty osób, które by y korygowane, i za pomoc%
przycisku
Do
wysy ki
oznaczaj
je
do
wys ania.
Polecenie Do wysy ki dost pne jest tak e w menu Narz>dzia.
Nale y pami taR, e tylko raporty oznaczone
zostan% wydrukowane lub
wys ane do ZUS w trakcie wysy ania zestawu dokumentów.
Rysunek 59. Okno dokumentu ZUS RCA – oznaczanie bloków do wysy ki
Nie nale=y usuwa@ z koryguj%cych raportów imiennych bloków raportów,
które nie b d% wysy ane do ZUS. Bloki te nie zostan% wys ane, je6li nie b d%
oznaczone statusem Do wysy*ki (w drugiej kolumnie nie b d% oznaczone
znakiem koperta).
5.3.4 Poka& zestaw z dokumentem
Za pomoc% tej funkcji atwo sprawdziR i obejrzeR, do jakiego zestawu zosta
do %czony
dokument
oraz
obejrzeR
ten
zestaw.
Funkcja jest dost pna dla widoków:
Dokumenty wys*ane,
108
Wszystkie dokumenty,
Dokumenty wprowadzone (tylko dla dokumentów do %czonych do
zestawu) oraz
na widokach zwi%zanych z poszczególnymi typami dokumentów np.
ZUS ZUA,
w oknie otwartego dokumentu, który zosta do %czony do zestawu.
Aby sprawdziR, do jakiego zestawu zosta do %czony dokument:
1.
2.
Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wys ane.
W widoku Dokumenty wys*ane zaznacz dokument, dla którego chcesz
wykonaR sprawdzenie, a nast pnie z menu Narz>dzia wybierz polecenie
Poka= zestaw z dokumentem.
Polecenie Poka= zestaw z dokumentem dost pne jest w menu kontekstowym,
pojawiaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na zaznaczonym
dokumencie.
3.
4.
Po wybraniu polecenia Poka= zestaw z dokumentem pojawi si
dodatkowe podmenu zawieraj%ce numer oraz nazw zestawu, pokazuj%ce
zestaw, do którego zosta do %czony wskazany dokument. Wybierz
pojawiaj%ce si podmenu, aby otworzyR okna zestawu dokumentów.
Na ekranie zostanie otwarty w trybie do odczytu zestaw dokumentów.
Z menu Zestaw wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn%R okno zestawu.
W otwartym oknie dokumentu funkcja jest dost pna w menu Narz>dzia.
5.3.5 Poka& kartotek ubezpieczonego
Funkcja s u y do ogl%dania kartoteki ubezpieczonego z poziomu listy
dokumentów lub z otwartego okna dokumentu i jest dost pna dla wszystkich
dokumentów ubezpieczonego tj. ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS
ZCNA, ZUS ZCZA, ZUS ZWUA. Dla dokumentów z blokami wielokrotnymi
(ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA, ZUS ZCNA, ZUS ZCZA, ZUS ZAA, ZUS
ZBA) funkcja jest dost pna w otwartym oknie dokumentu lub wewn%trz
otwartej pozycji dokumentu
Aby wy6wietliR
dokumentu:
1.
2.
zawarto6ci
kartoteki
ubezpieczonego
dla
wybranego
Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.
W widoku Wszystkie dokumenty zaznacz dokument, dla którego chcesz
obejrzeR dane ubezpieczonego w kartotece, a nast pnie z menu Narz>dzia
wybierz polecenie Poka= kartotek> ubezpieczonego.
Polecenie Poka= kartotek> ubezpieczonego dost pne jest w menu kontekstowym,
pojawiaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na zaznaczonym
dokumencie.
3.
4.
Funkcje programu
Na ekranie zostanie wy6wietlone okno Kartoteka ubezpieczonego w trybie
do odczytu.
Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn%R okno
kartoteki.
109
5.3.6 Usuni cie dokumentu
Funkcja umo liwia usuni cie dokumentu z rejestru dokumentów i jest dost pna
dla dokumentów o statusie Wprowadzony. Mo liwe jest usuwanie z poziomu
listy zarówno pojedynczego dokumentu, jak i grupy dokumentów. Z rejestru nie
mo na usun%R dokumentów, które zosta y do %czone do zestawu, s% przekazane
do ZUS lub zatwierdzone (na pasku stanu jest napis Wys any lub
Potwierdzony).
Dokumenty o statusie Historyczny mo na usun%R poprzez usuni cie zestawu
dokumentów, do którego zosta y one do %czone (patrz rozdzia 5.6.8 Usuwanie
zestawu dokumentów). Usuni cie zestawu historycznego powoduje usuni cie z
bazy programu wszystkich dokumentów, które by y do niego do %czone.
Aby usun%R dokument:
5.
6.
Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty
wprowadzone.
W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub
dokumenty, które chcesz usun%R, a nast pnie z menu Program wybierz
polecenie UsuG.
Mo esz pos u yR si tak e klawiatur%, wybieraj%c kombinacj klawiszy DEL lub
CTRL+DEL, lub skorzystaR z ikony Usu , umiejscowionej na pasku narz dzi, lub te
wybraR funkcj Usu z menu kontekstowego, które pojawi si po klikni ciu prawym
klawiszem myszy na wskazanym dokumencie.
7.
Na ekranie pojawi si okno dialogowe (patrz Rysunek 60) – kliknij
przycisk Tak, aby potwierdziR zamiar usuni cia zaznaczonych
dokumentów.
Rysunek 60. Okno dialogowe komunikatu z pytaniem o zamiar usuni cia wskazanych
dokumentów
Je eli chcesz usun%R kilka dokumentów, zaznacz je w obszarze roboczym za pomoc%
myszki i kliknij przycisk Usu .
Je eli zaznaczysz do usuni cia dokumenty, które zosta y do %czone do zestawu,
wys ane do ZUS b%d3 s% zatwierdzone, pojawi si komunikat (patrz Rysunek 61).
110
Rysunek 61. Okno komunikatu ostrzegaj%cego, e nie mo na usun%R wszystkich
wskazanych dokumentów
8.
Kliknij przycisk OK, aby zamkn%R okno komunikatu informuj%cego
o usuni ciu dokumentów (patrz Rysunek 62).
Rysunek 62. Okno komunikatu informuj%cego o usuni ciu wskazanych dokumentów
5.3.7 Drukowanie dokumentów
W programie P atnik istnieje kilka sposobów wydruku dokumentu. Sposób
wydruku jest uzale niony od etapu przetwarzania dokumentu i od wybranych
przez u ytkownika opcji. Wydruk dokumentu jest mo liwy z wszystkich
obszarów roboczych zwi%zanych z dokumentami np. Wszystkie dokumenty, z
okna otwartego dokumentu lub z zestawu dokumentów.
Rodzaje wydruków dost pne w programie:
• Do ZUS – wydruk jest dost pny dla dokumentów o statusie Wys any lub
Potwierdzony. Dla dokumentów o statusie Wprowadzony wydruk taki mo na
uzyskaR przez wys anie dokumentów do ZUS, je6li metoda wys ania zosta a
okre6lona jako Wydruk.
• Archiwalny – wydruk jest dost pny dla dokumentów o statusie Wys any,
Potwierdzony lub Historyczny, na wydrukach jest informacja, e jest to wydruk
archiwalny.
• Roboczy – wydruk jest dost pny dla wszystkich dokumentów, niezale nie
od statusu przetwarzania, jest drukowany z informacj%, e jest to wydruk
roboczy.
Uwaga!
Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie b d%
przyjmowane przez ZUS.
Funkcje programu
111
5.3.7.1 Drukowanie otwartego dokumentu
Funkcja s u y do sporz%dzania pojedynczych wydruków dowolnych
dokumentów i jest dost pna z okna dokumentu otwartego do edycji lub z okna
podgl%du dokumentu.
Aby wydrukowaR dokument:
1.
2.
3.
W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, które
chcesz wydrukowaR i z menu Program wybierz polecenie Otwórz lub
Poka=.
Na ekranie zostanie otwarte okno wskazanego dokumentu, z menu
Dokument wybierz polecenie Drukuj.
Aby wydrukowaR dokument mo esz równie klikn%R na ikon
znajduj%c% si na
pasku narz dzi w otwartym oknie dokumentu.
.
Aby zobaczyR, jak dokument b dzie wygl%da po wydrukowaniu, kliknij na ikon
4.
5.
W otwartym oknie Parametry wydruku (patrz Rysunek 63) okre6l
w a6ciwo6ci drukowanego dokumentu i kliknij przycisk OK. Dost pno6R
poszczególnych typów wydruku zosta a opisana wy ej.
Je6li chcesz zamkn%R dokument wybierz z menu Dokument polecenie
Zamknij lub kliknij na ikonie
znajduj%cej si w prawym, górnym rogu
okna.
Uwaga!
Rysunek 63. Okno dialogowe: Parametry wydruku
112
5.3.7.2 Drukowanie wybranych pozycji raportu
Funkcja umo liwia sporz%dzanie wydruków wybranych pozycji raportów
rozliczeniowych ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA. Funkcja jest dost pna
niezale nie od statusu dokumentów po zaznaczeniu odpowiednich pozycji
raportu i wybraniu polecenia Drukuj wybrane pozycje raportu z menu
Dokument. Istnieje równie mo liwo6R ogl%dania wybranych pozycji na
podgl%dzie wydruku.
Aby wydrukowaR dokument lub zestaw dokumentów:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.
2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dowolny raport np.
ZUS RCA i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
3. W otwartym oknie dokumentu przejd3 na zak adk z blokami
wielokrotnymi i wska pozycje, które chcesz wydrukowaR, a nast pnie z
menu Dokument wybierz polecenie Drukuj wybrane pozycje raportu.
5.3.7.3 Drukowanie dokumentu z widoku
Funkcja s u y do sporz%dzania wydruków dokumentów z listy dokumentów lub
zestawów w obszarze roboczym. Funkcja jest dost pna we wszystkich
obszarach roboczych zwi%zanych z dokumentami lub zestawami, po
zaznaczeniu dowolnego dokumentu (np. w widoku Wszystkie dokumenty) i
wybraniu polecania Drukuj z menu Program.
Aby wydrukowaR dokument lub zestaw dokumentów:
1.
2.
3.
W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokumenty, które
chcesz wydrukowaR i z menu Program wybierz polecenie Drukuj.
W otwartym oknie Parametry wydruku (patrz Rysunek 63) okre6l
w a6ciwo6ci drukowanego dokumentu i kliknij przycisk OK. Dost pno6R
poszczególnych typów wydruku zosta a opisana wy ej.
Aby wydrukowaR dokument mo esz równie klikn%R na ikon
znajduj%c% si na
pasku narz dzi.
.
Aby zobaczyR, jak dokument b dzie wygl%da po wydrukowaniu, kliknij na ikon
Uwaga!
5.3.8 Podgl,d wydruku dokumentu
Funkcja ta s u y do wy6wietlania dokumentu tak, jak b dzie wygl%da po
wydrukowaniu. Umo liwia powi kszanie i zmniejszanie rozmiaru strony na
ekranie oraz przegl%danie kolejnych stron.
Aby wy6wietliR dokument w podgl%dzie wydruku:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty
(lub dowolny inny widok zawieraj%cy dokumenty).
Funkcje programu
113
2. Wska dokument, który chcesz przegl%daR i wybierz polecenie Podgl?d
wydruku dost pne w menu Program.
3. Na ekranie zostanie wy6wietlone okno Podgl8d wydruku dokument.
4. Z menu Drukowanie wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn%R okno
podgl%du wydruku.
Polecenie Podgl?d wydruku dost pne jest równie z menu Dokument, w otwartych
do podgl%du lub edycji oknach dokumentów ubezpieczeniowych lub po klikni ciu na
.
ikon
5.3.9 Weryfikacja dokumentu
Omówiona poni ej grupa funkcji odnosi si do zagadnienia weryfikacji
dokumentów ubezpieczeniowych. Funkcje weryfikacji mog% byR wywo ywane
w celu sprawdzenia poprawno6ci zarówno jednego dokumentu, jak równie
okre6lonej grupy dokumentów.
Uwaga!
W programie P atnik weryfikacja jest dost pna tylko dla dokumentów o
statusie Wprowadzony. Zablokowana zosta a weryfikacja pozosta ych
dokumentów, tj. dokumentów o statusie Wys any, Potwierdzony lub
Historyczny.
Dokumenty, które znajduj% si w bazie, powsta e w poprzednich wersjach
programu P atnik, po przej6ciu na wersj aktualn% zachowaj% wyniki
weryfikacji z ostatnio przeprowadzonej weryfikacji.
Dokumenty wprowadzone do bazy zasileniem inicjalnym b d% mia y status
Niezweryfikowany.
Aby wykonaR weryfikacj dokumentu:
1.
2.
3.
Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty, a nast pnie obszar
roboczy Dokumenty wprowadzone, lub kliknij na ikonie wybranego typu
dokumentu na pasku ikon.
W obszarze roboczym zaznacz dokument, który chcesz zweryfikowaR,
a nast pnie z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
Kliknij przycisk Weryfikuj w oknie roboczym otwartego dokumentu.
Aby zweryfikowaR dokument, mo esz równie u yR kombinacji klawiszy Ctrl -W lub
wybraR polecenie Weryfikuj z menu Narz>dzia.
4.
114
prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 64).
Dwukrotne klikni cie na opisie b du powoduje przej6cie do pola, w
którym znajduje si b %d.
Rysunek 64. Okno dialogowe: dokument ZUA - zak adka Wyniki weryfikacji
5.3.9.1 Drukowanie raportu z weryfikacji
Funkcja
umo liwia
wydruk
raportu
z
weryfikacji
dokumentu
ubezpieczeniowego, który zawiera b dy. Drukowanie raportu z weryfikacji jest
dost pne dla dokumentów tworzonych w programie P ATNIK, maj%cych status
Wprowadzony oraz dla pozosta ych dokumentów maj%cych statusy Wys any,
Potwierdzony lub Historyczny o ile dokumenty te zawieraj% b dy weryfikacji.
Aby wydrukowaR raport zawieraj%cy b dy wykryte w wyniku weryfikacji,
wykonaj nast puj%ce czynno6ci:
1.
2.
3.
Funkcje programu
Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty, a nast pnie odpowiedni
obszar roboczy, np. Dokumenty wprowadzone, lub kliknij na ikonie
wybranego typu dokumentu na pasku ikon.
Na li6cie dokumentów w obszarze roboczym kliknij myszk% na
konkretnym dokumencie, aby zaznaczyR go, a nast pnie kliknij na
poleceniu Poka= na pasku narz dzi.
Kliknij przycisk Weryfikuj w oknie roboczym otwartego dokumentu.
115
4.
prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 64) – z
menu Narz>dzia wybierz polecenie Drukuj raport weryfikacji, aby
wydrukowaR raport.
W programie P atnik nie mo na weryfikowaR dokumentów o statusie Wys any,
Potwierdzony lub Historyczny. W celu wydrukowania raportu z weryfikacji
dokumentu, nale y przej6R na zak adk Wyniki weryfikacji i z menu
Narz>dzia wybraR polecenie Drukuj raport weryfikacji.
5.3.10
Weryfikacja zale&no>ci
Funkcja sprawdza zale no6ci w bazie jednego p atnika (wybranego do
kontekstu):
mi dzy dokumentami w bazie danego p atnika,
mi dzy dokumentami w bazie p atnika i jego kartotek%
mi dzy dokumentami w bazie p atnika i kartotekami ubezpieczonych.
Wynikiem dzia ania funkcji jest raport zawieraj%cy wykaz b dów lub ostrze eI
(je6li takie istniej%). Weryfikacja obejmuje sprawdzenie, czy w bazie znajduj%
si wszystkie dokumenty, obj te zasad% wzajemnego wyst powania, a tak e czy
nie ma dokumentów, które w ramach jednej bazy p atnika powinny si
wzajemnie wykluczaR. Podczas weryfikacji zale no6ci sprawdzane s% tak e
dane identyfikacyjne p atnika i ubezpieczonych na dokumentach w bazie
z danymi w kartotekach.
Funkcja ta pomaga przygotowaR poprawne dokumenty do wysy ki do ZUS i
utrzymania poprawno6ci dokumentów w bazie.
Zasad% wzajemnego wyst powania obj te s% np. raporty imienne i deklaracja
rozliczeniowa. Oznacza to, e w bazie danego p atnika wraz z deklaracj%
rozliczeniow% musz% znale3R si raporty imienne. Innym przyk adem, w którym
weryfikacja wykryje b %d, jest wyst%pienie w bazie dla jednego p atnika wi cej
ni jednego raportu imiennego za ten sam okres rozliczeniowy i o tym samym
numerze identyfikatora.
Aby dokonaR weryfikacji zale no6ci w bazie:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.
2. W widoku Wszystkie dokumenty z menu Narz>dzia wybierz polecenie
Weryfikuj zale=noLci.
3. Na ekranie pojawi si okno Wyniki weryfikacji zale.no;ci zawieraj%ce list
b dów lub ostrze eI (je6li takie istniej%) wraz z ich opisem. W oknie tym
wy6wietlone s% tak e dokumenty i kartoteki, które zwi%zane s% ze
znalezionymi b dami.
W oknie Wyniki weryfikacji zale no6ci dost pne s% polecenia:
• Otwórz - otwiera dokument i kartoteki zwi%zane z wyst%pieniem b du
• Drukuj - drukuje raport z weryfikacji zale no6ci w bazie p atnika
116
Weryfikacj zale no6ci mo esz wykonaR równie korzystaj%c z ikony
na pasku
narz dzi w widokach: Wszystkie dokumenty, Dokumenty wys*ane, Dokumenty
wprowadzone, Informacje ZUS IWA oraz na widokach pozosta ych typów
dokumentów.
5.3.11
Dodawanie dokumentów do zestawu
Funkcja pozwala na atwe przygotowanie wybranych dokumentów
ubezpieczeniowych do wys ania. Jest dost pna w widoku Dokumenty
wprowadzone, Dokumenty ZUS ZSWA oraz Informacje ZUS IWA i
do %cza zaznaczone dokumenty do istniej%cego lub nowego zestawu.
Dokument ZUS IWA i ZUS ZSWA mo e zostaR do %czony do nowego zestawu
dokumentów (nie mog% one byR umieszczane w zestawie zawieraj%cy inne typy
dokumentów) lub do istniej%cego zestawu dokumentów zawieraj%cego inny dokument
ZUS IWA (ZUS ZSWA) o statusie Wprowadzony.
Aby do %czyR dokumenty do zestawu:
1.
2.
3.
wprowadzone, Dokumenty ZUS ZSWA lub Informacje ZUS IWA.
W wybranym obszarze roboczym zaznacz te dokumenty, które chcesz
dodaR do zestawu, i z menu Narz>dzia wybierz polecenie Dodaj
dokumenty do zestawu. Polecenie to dost pne jest równie w menu
kontekstowym.
Na ekranie pojawi si okno Zestaw dokumentów, w którym znajd% si
zaznaczone wcze6niej dokumenty.
Je eli w bazie p atnika jest ju utworzony inny zestaw o statusie
Wprowadzony, to na ekranie zostanie wy6wietlony komunikat (patrz Rysunek
65). Kliknij przycisk Tak, je6li chcesz, aby wybrane dokumenty zosta y
do %czone do istniej%cego zestawu. Je6li dokumenty maj% zostaR do %czone do
nowego zestawu, kliknij przycisk Nie.
Rysunek 65. Okno komunikatu o znalezieniu zestawu, który nie zosta przekazany do
ZUS
5.3.12
Aktualizacja danych p atnika na podstawie kartoteki
p atnika
Funkcja pozwala na zmian danych identyfikacyjnych p atnika w dokumentach
ubezpieczeniowych na takie, jakie s% aktualnie przechowywane w kartotece
p atnika.
Funkcje programu
117
Aktualizacja danych p atnika w dokumentach dost pna jest:
dla grupy dokumentów na widokach Dokumenty wprowadzone,
na widokach poszczególnych typów dokumentów,
w otwartych oknach dokumentów o statusie Wprowadzony,
w otwartym oknie Zestaw dokumentów, dla zestawów o statusie
Wprowadzony.
Aby zaktualizowaR dane identyfikacyjne p atnika w kilku dokumentach
jednocze6nie:
1.
2.
wprowadzone.
dokumenty, które chcesz zaktualizowaR, i z menu Narz>dzia wybierz
polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/P atnika.
Mo esz równie aktualizowaR dane p atnika w otwartym oknie dokumentu, w
tym celu:
1.
2.
wprowadzone.
W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument,
który chcesz zaktualizowaR, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
Aby otworzyR dokument do edycji, mo esz równie : klikn%R na ikonie
na pasku
kontekstowego wybraR funkcj Otwórz lub dwukrotnie klikn%R na dokumencie.
3.
4.
5.3.13
W oknie otwartego dokumentu z menu Narz>dzia wybierz polecenie
Aktualizuj dane identyfikacyjne/P atnika.
Zapisz wprowadzone zmiany, klikaj%c przycisk Zapisz i zamknij.
Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumencie
Funkcja s u y do ujednolicenia danych ubezpieczonego na dokumencie z
danymi utrzymywanymi w kartotece ubezpieczonego.
Aktualizacji podlegaR mog%: dane identyfikacyjne ubezpieczonego (dla ka dego
dokumentu) oraz dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze (jedynie dla dokumentu ZUS ZSWA).
W wypadku danych identyfikacyjnych mo e zaistnieR potrzeba aktualizacji w
sytuacji, gdy po utworzeniu dokumentu nast%pi a zmiana danych
identyfikacyjnych ubezpieczonego w kartotece.
Natomiast aktualizacja danych o pracy w szczególnych warunkach lub o
szczególnym charakterze - je6li tworzymy nowy dokument ZUS ZSWA.
Warunkiem jest jednak utrzymywanie w kartotece ubezpieczonego aktualnych
danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
118
Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumentach dost pna jest:
dla grupy dokumentów na widokach Dokumenty wprowadzone,
na widokach poszczególnych typów dokumentów,
w otwartych oknach dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego
w stanie Wprowadzony,
w otwartym oknie Zestaw dokumentów, dla zestawów w stanie
Wprowadzony.
Aby zaktualizowaR dane identyfikacyjne ubezpieczonych w kilku dokumentach
jednocze6nie:
1.
2.
wprowadzone.
dokumenty, który chcesz zaktualizowaR, i z menu Narz>dzia wybierz
polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/ Ubezpieczonego.
Aktualizacja jest mo liwa tylko dla dokumentów w stanie Wprowadzony.
Dane identyfikacyjne ubezpieczonych w dokumentach rozliczeniowych (ZUS RCA,
ZUS RSA, ZUS RZA) mo na aktualizowaR tylko po otwarciu dokumentu i
zaznaczaniu pozycji raportu, który chcemy zaktualizowaR.
Podobnie dla dokumentu ZUS ZSWA – po otwarciu pozycji dokumentu dla danego
ubezpieczonego.
Aby zaktualizowaR dane ubezpieczonego w otwartym dokumencie:
1.
2.
wprowadzone.
W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument,
który chcesz zaktualizowaR, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.
Aby otworzyR dokument do edycji, mo esz równie : klikn%R na ikonie
na pasku
kontekstowego wybraR funkcj Otwórz lub dwukrotnie klikn%R na dokumencie.
3.
4.
5.3.14
W oknie otwartego dokumentu wybierz z menu Narz>dzia polecenie
Aktualizuj dane identyfikacyjne/Ubezpieczonego. W przypadku
aktualizacji danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze, dokumentu ZUS ZSWA – po wybraniu polecenia Aktualizuj
dane ubezpieczonego/ O pracy w szczególnych warunkach.
Zapisz wprowadzone zmiany, klikaj%c przycisk Zapisz i zamknij.
Filtr dokumentów
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie dokumentów w bazie danych
p atnika. Polega ona na „przefiltrowaniu” ca o6ci dokumentów znajduj%cych si
w bazie i wyszukaniu tylko tych, które spe niaj% podane wcze6niej kryteria, jak
np. typ dokumentu, status przetwarzania i weryfikacji, okres rozliczeniowy.
Funkcje programu
119
• Dane podstawowe - zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug daty
wype nienia, statusu przetwarzania i statusu weryfikacji.
• Zaawansowane - zak adka ta jest podzielona na dwie podzak adki:
• Zg oszenia - umo liwia wyszukanie wskazanych dokumentów
zg oszeniowych p atnika lub ubezpieczonych,
• Rozliczenia - umo liwia wyszukanie wskazanych dokumentów
rozliczeniowych z uwzgl dnieniem okresu rozliczeniowego.
• Sortowanie - zak adka ta umo liwia sortowanie rosn%ce lub malej%ce
wed ug trzech wybranych kolumn.
Korzystanie z filtra w widoku Wszystkie dokumenty przebiega w nast puj%cy
sposób:
1.
2.
3.
W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty pojawi si lista wszystkich
dokumentów w bazie – z menu Narz>dzia wybierz polecenie Filtr lub
kliknij na odpowiedniej ikonie znajduj%cej si na pasku narz dzi.
W dolnej cz 6ci obszaru roboczego pojawi si panel umo liwiaj%cy
filtrowanie. Podaj jak najwi cej informacji o dokumentach, których
poszukujesz, gdy dane te stan% si podstaw% procesu filtrowania,
a nast pnie kliknij przycisk Znajd .
Rysunek 66. Obszar roboczy: Wszystkie dokumenty
120
Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostan% wy6wietlone tylko te
dokumenty, które spe niaj% podane kryteria. Nale y pami taR, e im wi cej
poda si kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania b dzie bardziej
precyzyjny.
Klikni cie na ikonie ze strza k% powoduje ukrycie filtra. Aby ponownie
wywo aR filtr, kliknij przycisk Poka filtr znajduj%cy si na pasku stanu.
5.3.15
Kreator dokumentów rozliczeniowych
Funkcja umo liwia automatyczne tworzenie dokumentów rozliczeniowych na
podstawie dokumentów rozliczeniowych z innego miesi%ca i jest wspomagana
kreatorem. Mechanizm dzia ania tej funkcji polega na kopiowaniu dokumentów
o wskazanym identyfikatorze i zapisywaniu ich w bazie programu.
Mechanizm umo liwiaj%cy tworzenie dokumentów rozliczeniowych na
podstawie dokumentów o wskazanym identyfikatorze mo e byR
wykorzystywany w sytuacji, gdy np. tworzymy komplet koryguj%cy lub dane do
dokumentów rozliczeniowych wystawianych w nowym miesi%cu nie uleg y
zmianie w porównaniu z danymi za poprzedni miesi%c b%d3 zmieni y si
nieznacznie. Wówczas, zamiast wype niaR r cznie nowe dokumenty, mo esz
wykorzystaR dokumenty ju utworzone, które po zaktualizowaniu gotowe s% do
przes ania do ZUS.
Aby utworzyR dokumenty rozliczeniowe
rozliczeniowych z innego miesi%ca:
1.
2.
na
podstawie
dokumentów
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Twórz dokumenty rozliczeniowe.
Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 67) - kliknij
przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora.
Rysunek 67. Okno: Kreator dokumentów rozliczeniowych
3.
Funkcje programu
W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 68), wska
identyfikator dokumentów. Nast pnie wybierz rodzaje dokumentów, które
maj% zostaR skopiowane, i kliknij przycisk Dalej.
121
Rysunek 68. Okno: Kreator dokumentów rozliczeniowych – krok 2/4
4.
W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 69) okre6l w a6ciwo6ci
tworzonego kompletu dokumentów. Wybierz opcj Komplet koryguj"cy,
je eli chcesz utworzyR dokumenty koryguj%ce za wskazany okres
rozliczeniowy, lub Komplet rozliczeniowy. Komplet rozliczeniowy
umo liwia przygotowanie dokumentów za wskazany okres rozliczeniowy
o identyfikatorach mieszcz%cych si w podanym przedziale. Kliknij
przycisk Dalej, aby przej6R do kolejnego kroku.
Rysunek 69. Okno dialogowe – Kreator dokumentów rozliczeniowych – krok 3/4
5.
122
W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 70), kliknij przycisk
Zako cz, aby potwierdziR utworzenie kompletu dokumentów i zakoIczyR
prac kreatora.
Rysunek 70. Okno dialogowe: Kreator dokumentów rozliczeniowych – krok 4/4
5.3.16
Kreator dokumentów ZUS ZSWA
Dokument ZUS ZSWA zawiera zg oszenie/korekt danych o pracy w
szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Dokument powinien
prezentowaR informacje dotycz%ce tylko jednego roku, wskazanego w
identyfikatorze dokumentu. W ramach dokumentu mo na przekazaR dane wielu
ubezpieczonych, u o one w oddzielnych pozycjach (blokach wielokrotnych)
dokumentu. W jednej pozycji dokumentu mog% byR zapisane dane tylko
jednego ubezpieczonego. W sytuacji, gdy w danym roku, ubezpieczony
rejestrowa du % dynamik zmian danych o pracy w szczególnych warunkach
lub o szczególnym charakterze wówczas w dokumencie ZUS ZSWA mo liwe
jest wype nienie kilku pozycji dokumentu (w tym wypadku dla jednego
ubezpieczonego).
Dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
rejestrowane i utrzymywane s% w Rejestrze ubezpieczonych, w poszczególnych
kartotekach. Kreator dokumentów ZUS ZSWA umo liwia utworzenie
dokumentu ZUS ZSWA tylko dla tych ubezpieczonych, którzy w kartotece
maj% zarejestrowane okresy pracy w szczególnych warunkach lub o
szczególnym charakterze w danym roku.
Podczas tworzenia dokumentu zg oszenia\korekty ZUS ZSWA za pomoc%
kreatora, nale y podaR rok, za który ma zostaR utworzony dokument. Je6li
dokument ZUS ZSWA ma zawieraR jedynie pozycje koryguj%ce b%d3
zg oszenia, ale tylko dla wybranych ubezpieczonych, wówczas nale y wskazaR
ubezpieczonych, dla których chcemy utworzyR poszczególne pozycje
dokumentu. W przeciwnej sytuacji nale y utworzyR dokument zawieraj%cy
zg oszenia dla wszystkich ubezpieczonych, którzy we wskazanym roku
kontynuowali prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Po wskazaniu ubezpieczonych do dokumentu ZUS ZSWA zostan% skopiowane
dane identyfikacyjne oraz dotycz%ce pracy w szczególnych warunkach/ o
szczególnym charakterze: kod tytu u ubezpieczenia, kod i okresy pracy oraz
wymiar czasu pracy zarejestrowane w kartotekach.
Funkcje programu
123
Aby utworzyR dokument ZUS ZSWA za pomoc% kreatora:
1.
2.
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Twórz zg oszenie ZUS ZSWA.
Na ekranie poka e si okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 71), kliknij
Rysunek 71. Okno dialogowe: Kreator dokumentu ZUS ZSWA – krok 1/4
3.
W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 72), podaj rok
kalendarzowy, za który chcesz utworzyR dokument ZUS ZSWA i kliknij
przycisk Dalej.
Je6li chcesz utworzyR dokument zg oszenia lub korekty za wybranych
ubezpieczonych, to wybierz opcj :
•
Zg*oszenie dla wskazanych ubezpieczonych
•
Korekta dla wskazanych ubezpieczonych.
Nast pnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych i zaznacz wybranych
ubezpieczonych oraz kliknij przycisk OK.
124
4.
W ostatnim oknie kreatora zapoznaj si z informacj% o identyfikatorze
utworzonego dokumentu, a nast pnie kliknij przycisk Zako cz, aby przej6R
do przegl%dania utworzonego dokumentu.
5.3.17
Kopiowanie dokumentu
Funkcja s u y do tworzenia kopii dokumentów znajduj%cych si w rejestrze.
Mo na utworzyR kopi ka dego dokumentu, niezale nie od statusu, w jakim si
znajduje (nie dotyczy to dokumentów ZUS ZCZA, ZUS RGA i ZUS RNA,
których nie mo na przekazywaR do ZUS). Kopia dokumentu otrzymuje zawsze
status Wprowadzony i jest otwarta do edycji. Nowo powsta y dokument nie jest
zapisany ani zweryfikowany. Mo na utworzyR kopi ca ego dokumentu
z blokami wielokrotnymi.
Funkcje programu
125
Funkcja jest dost pna z menu Edycja z widoku Wszystkie dokumenty lub z
innego obszaru roboczego zawieraj%cego list dokumentów w sytuacji, kiedy
zaznaczony jest dowolny dokument lub w otwartym oknie dokumentu.
Aby skopiowaR dokument:
1.
2.
W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, który
chcesz skopiowaR, a nast pnie z menu Edycja wybierz polecenie Utwórz
kopi' dokumentu.
Aby skopiowaR dokument, mo esz równie otworzyR dokument do edycji, klikaj%c na
, a nast pnie z menu Edycja wybraR polecenie Utwórz kopi> dokumentu.
ikonie
3.
4.
5.
6.
Na ekranie zostanie otwarta utworzona kopia wybranego dokumentu.
Je6li istnieje taka potrzeba, wprowad3 zmiany w utworzonym dokumencie.
Kliknij przycisk Weryfikuj, aby zweryfikowaR poprawno6R utworzonego
dokumentu.
Zapisz wprowadzone zmiany i zamknij dokument, klikaj%c przycisk Zapisz
i zamknij.
Uwaga!
Nie mo na kopiowaR dokumentów lub bloków wielokrotnych raportów osób
ubezpieczonych, dla których nie ma kartotek w Rejestrze ubezpieczonych.
5.3.18
Kopiowanie i wklejanie bloków wielokrotnych
Funkcja s u y do kopiowania i wklejania bloków wielokrotnych. Bloki
wielokrotne mog% byR kopiowane i wklejane jedynie pomi dzy dokumentami
tego samego typu lub w ramach grup.
Wyró niamy nast puj%ce grupy dokumentów:
• ZUS RCA
• ZUS RSA
• ZUS ZCZA i ZUS ZCNA.
Bloki dokumentów ZUS RZA, ZUS ZAA i ZUS ZBA mog% byR kopiowane i
wklejane jedynie w ramach swojego typu dokumentów.
Po skopiowaniu bloku (bloków) mo na go wkleiR jedynie do istniej%cego ju
dokumentu tego samego typu (lub grupy)– mo e to byR ten sam dokument,
z którego bloki s% kopiowane (o ile ma status Wprowadzony) lub inny
dokument tego samego typu (lub grupy) o statusie Wprowadzony.
W zwi%zku z ograniczeniem przekazywania do ZUS dokumentów ZUS ZCZA,
ZUS RNA i ZUS RGA bloki wielokrotne dokumentów ZUS ZCZA, ZUS RGA
i ZUS RNA mog% byR kopiowane i wklejane tylko do dokumentów w ramach
grup, to znaczy pozycje dokumentu ZUS ZCZA do ZUS ZCNA, raportu ZUS
RGA do dokumentu ZUS RSA i odpowiednio pozycje raportu ZUS RNA do
ZUS RCA.
126
Je6li bloki s% wklejane w ramach grupy dokumentów, ale nie do dokumentów
tego samego typu, kopiowany jest tylko zakres „wspólny” w ramach tej
struktury, która jest identyczna w obu dokumentach. W wyniku wklejenia do
dokumentu o w szym zakresie zostan% utracone dane, które wyst powa y w
dokumencie o szerszym zakresie (np. dane o okresach pracy górniczej z RGA,
sk adniki wynagrodzenia z RNA).
Bloki wielokrotne mo na kopiowaR bez wzgl du na to, w jakim trybie otwarty
jest dokument (edycja lub przegl%danie). WklejaR je mo na jedynie do
dokumentu otwartego do edycji.
Aby skopiowaR blok lub bloki wielokrotne:
1.
2.
3.
4.
5.3.19
W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, np. ZUS
RCA, którego bloki wielokrotne chcesz skopiowaR, i otwórz go do edycji,
klikaj%c na ikonie Otwórz znajduj%cej si na pasku narz dzi.
Przejd3 na zak adk z blokami wielokrotnymi i zaznacz blok lub bloki,
które chcesz skopiowaR, a nast pnie z menu Edycja wybierz polecenie
Kopiuj bloki wielokrotne.
Je6li chcesz wkleiR skopiowane bloki wielokrotne do dokumentu, w
którym aktualnie si znajdujesz, to z menu Edycja wybierz polecenie
Wklej
bloki
wielokrotne.
Je6li chcesz wkleiR bloki wielokrotne do innego dokumentu tego samego
typu lub z tej samej grupy, to otwórz wybrany dokument do edycji i z menu
Edycja wybierz polecenie Wklej bloki wielokrotne.
Operacje na dokumentach
W programie P ATNIK wszystkie dokumenty wy6wietlane s% w obszarze
roboczym w postaci list. Obszar roboczy znajduje si wewn%trz okna g ównego
(patrz Rysunek 74). W jego granicach, po wybraniu okre6lonego polecenia
(klikni ciu na ikonie z panelu wyboru), np. Wszystkie dokumenty, pojawia si
odpowiednia lista dokumentów. W obszarze tym wykonywana jest wi kszo6R
operacji przeprowadzanych przez u ytkownika, mi dzy innymi tworzenie,
przegl%danie, edycja dokumentów. Obszar roboczy w programie P ATNIK
umo liwia tak e sortowanie danych.
Funkcje programu
127
Nag ówek kolumny
Sekcja grupuj%ca
Rysunek 74. Przyk adowe okno obszaru roboczego
5.3.19.1
Dodawanie i usuwanie kolumn w obszarze roboczym
Informacje wy6wietlane w obszarze roboczym s% podzielone na kolumny (patrz
Rysunek 74 ), wed ug których mo liwe jest sortowanie dokumentów. Kolumny
w obszarze roboczym s% pogrupowane w sekcje wyodr bniaj%ce ten sam typ
informacji, np. dla widoku ZUS ZIUA b d% to nast puj%ce sekcje: Dokument,
Poprzednie dane ubezpieczonego, Aktualne dane ubezpieczonego. Kolumny s%
ró ne dla poszczególnych rodzajów dokumentów tak, aby umo liwiR
u ytkownikowi szybk% identyfikacj oraz zapewniR jak najwi ksz% liczb
informacji o dokumencie. Przyk adowo dla obszaru roboczego Wszystkie
dokumenty s% to: L. pozycji, Typ dokumentu, Identyfikator dokumentu, Data
wype nienia, Status, Status weryfikacji, Nazwisko, Imi , PESEL, NIP, Rodzaj
dokumentu, Seria i numer dokumentu.
Istnieje mo liwo6R zmiany kolejno6ci wy6wietlania kolumn i sekcji, a tak e ich
usuwania, dodawania i przywracania poprzednich ustawieI, co w znacznym
stopniu u atwia przegl%danie dokumentów znajduj%cych si w obszarze
roboczym. Zamiana kolejno6ci kolumn mo e odbywaR si tylko w obr bie
jednej sekcji kolumn.
Aby zmieniR kolejno6R kolumn:
1.
128
Kliknij lewym klawiszem myszy na kolumnie, któr% chcesz przestawiR,
i, trzymaj%c ca y czas wci6ni ty przycisk, przeci%gnij j% w inne miejsce.
Zmiana kolejno6ci kolumn mo e nast powaR tylko w obr bie jednej sekcji.
Aby usun%R lub dodaR kolumn :
1.
2.
Z menu Widok wybierz polecenie Kolumny, a nast pnie Dodaj/UsuG
kolumn>.
Na ekranie pojawi si okno Kolumny (patrz Rysunek 75) – kliknij lewym
klawiszem myszy na nag ówku kolumny, któr% chcesz usun%R, i przeci%gnij
j% do okna Kolumny.
Dodawanie kolumny wykonuje si przez przeci%gni cie nazwy kolumny na
pasek nag ówków kolumn.
3.
Zamknij okno Kolumny.
Ustawienie to zostanie zachowane do momentu wykonania polecenia
Kolumny/Przywró@ domyLlne ustawienia kolumn z menu Widok.
Rysunek 75. Okno: Kolumny
5.3.19.2
Sortowanie dokumentów w obszarze roboczym
W programie P ATNIK istnieje mo liwo6R sortowania, rosn%cego i malej%cego,
danych w dowolnej z kolumn widocznych w obszarze roboczym. Najprostszym
przyk adem sortowania danych jest sortownie wed ug nazwiska b%d3 imienia.
Sortowanie dokumentów wed ug kolumn jest mo liwe tyko w sytuacji, gdy
w Ustawieniach programu na zak adce Inne w %czona jest opcja W*"cz sortowanie
wed*ug kolumn.
Funkcje programu
129
Aby posortowaR dane, kliknij na nag ówku wybranej kolumny (patrz Rysunek
76) – dane zostan% posortowane rosn%co, tak jak na wy ej wymienionym
rysunku (np. dla kolumny Nazwisko b dzie to kolejno6R od A do Z).
Je eli ponownie klikniesz na nag ówku tej samej kolumny, dane zostan%
posortowane malej%co (np. dla kolumny Nazwisko – od Z do A). Na nag ówku
kolumny pojawi si odpowiedni znaczek – trójk%t skierowany w gór dla
sortowania narastaj%cego lub trójk%t skierowany w dó dla sortowania
malej%cego.
Rysunek 76. Nag ówek kolumny Nazwisko
5.4 Kreator zasilania inicjalnego
Funkcja s u y do wczytania dokumentów powsta ych w poprzednich wersjach
programu P atnik (4.01.001 lub ni sze) lub z innych systemów zewn trznych
oraz do zasilenia istniej%cych kartotek ubezpieczonych danymi o oddzia ach
NFZ i jest wspomagana kreatorem. Zasilanie inicjalne nale y wykonywaR tylko
w odniesieniu do dokumentów, które wcze6niej zosta y przekazane do ZUS-u.
Dokumenty takie otrzymaj% status Historyczny i s% umieszczane w zestawach
dokumentów o statusie Historyczny i nazwie takiej samej jak mia wczytywany
plik KEDU. Oznacza to, e nie mo na ich edytowaR, ale maj% wp yw na
aktualizacj kartotek p atnika i ubezpieczonych. Podczas zasilania inicjalnego
tworzone s% nowe kartoteki ubezpieczonych dla osób, które nie zosta y
zidentyfikowane z adn% istniej%c% w bazie kartotek%. Do istniej%cych kartotek
s% dopisywane aktualne b%d3 historyczne dane o osobach ubezpieczonych lub
p atniku. Je6li w6ród dokumentów, które s% wczytywane, istniej% dokumenty
bez minimum identyfikacyjnego ubezpieczonego, to zostan% one wczytane do
programu, ale na ich podstawie nie zostan% utworzone nowe kartoteki
ubezpieczonych.
Zasilenie kartotek ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ pochodz%cymi
z plików *.kch mo na wykonaR po utworzeniu kartotek dla tych
ubezpieczonych. Oznacza to, e nale y najpierw wczytaR do programu
dokumenty ubezpieczonych, a pó3niej wczytywaR dane z plików *.kch.
Usuni cie dokumentu o statusie Historyczny nie powoduje usuni cia zapisów
w kartotece powsta ych w wyniku zasilenia bazy tym dokumentem. Aby usun%R
dokument historyczny nale y usun%R zestaw, do którego ten dokument jest do %czony.
130
Uwaga!
Je6li w poprzedniej wersji programu P atnik (wersji 4.01.001 lub wcze6niejsze)
wysy a e6 do ZUS w kompletach koryguj%cych tylko dokumenty faktycznie
korygowane, czyli nie ca e komplety, to przed zasileniem inicjalnym musisz
odpowiednio przygotowaR dokumenty.
Aby wykonaR zasilenie inicjalne dokumentami rozliczeniowymi, umo liwiaj%c atwe
tworzenie zestawów koryguj%cych za okresy rozliczane w poprzednich wersjach
programu:
1. W programie P atnik w wersji 4.01.001 dla ka dego okresu rozliczeniowego,
za który by y wys ane zestawy koryguj%ce, utwórz zbiorcze zestawy
miesi czne i nadaj mu identyfikator zgodny z najwy szym przekazanym do
ZUS (czyli identyfikator ZZM musi byR taki sam, jak najwy szy identyfikator
kompletu koryguj%cego przekazanego do ZUS).
2. Podczas zasilenia inicjalnego wska zestawy zawieraj%ce wszystkie komplety
dokumentów za dany okres rozliczeniowy, oprócz zestawu z najwy szym
identyfikatorem zawieraj%cym ostatni% wys an% korekt .
Nie musisz wszystkich zestawów wczytywaR za jednym razem, mo esz
wykonywaR to kolejno.
3. Dla ka dego okresu rozliczeniowego zamiast zestawu z najwy szym
identyfikatorem (zawieraj%cego ostatni% wys an% korekt ) wska
przygotowany wcze6niej zbiorczy zestaw miesi czny.
Efektem tego b dzie zasilenie bazy dokumentami rozliczeniowymi przekazanymi do
ZUS w poprzednich wersjach programu tak, aby na ich podstawie by o mo na atwo
tworzyR dokumenty koryguj%ce, je6li b dzie istnia a taka konieczno6R.
Aby wykonaR zasilanie inicjalne:
1. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Zasilanie inicjalne.
2. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora - kliknij przycisk Dalej
i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora.
Rysunek 77. Okno powitalne Kreatora zasilania inicjalnego
3. W drugim kroku kreatora okre6l (patrz Rysunek 78), jakimi danymi ma
zostaR zasilona baza programu i dla kogo ma zostaR przeprowadzone
zasilenie. Kliknij przycisk Dalej.
Funkcje programu
131
Baz programu mo na zasiliR dokumentami ubezpieczeniowymi z pliku KEDU
pochodz%cymi z poprzedniej wersji programu P atnik lub danymi o oddziale NFZ
pochodz%cymi z pliku o strukturze KCH.
Plik o strukturze KCH mo na wygenerowaR w programie P atnik wersja 4.01.001 lub
wcze6niejsza podczas tworzenia raportów ZUS RMUA.
Zasilenie inicjalne mo e zostaR wykonane tylko dla p atnika wybranego jako kontekst
pracy lub dla wszystkich p atników istniej%cych w bazie.
Warunkiem wykonania zasilenia dla p atników innych ni wybrany jako kontekst
pracy jest istnienie w bazie danych kartotek tych p atników (aby to sprawdziR z menu
P atnik wybierz polecenie Rejestr p atników) oraz zgodno6R danych
identyfikacyjnych p atnika w kartotece i we wczytywanym pliku KEDU.
Rysunek 78. Okno: Kreator zasilania inicjalnego – krok 2/5
4. Wska plik KEDU lub plik *.kch, w zale no6ci od wybranej wcze6niej
opcji, którym chcesz zasiliR baz danych, i kliknij przycisk Dalej.
Rysunek 79. Okno dialogowe: Kreator zasilania inicjalnego – krok 3/5
132
5. W kolejnym kroku kreator rozpoczyna wczytywanie dokumentów lub
danych o oddzia ach NFZ i ich analiz . Kliknij przycisk Tak w oknie
komunikatu (patrz Rysunek 80), je6li chcesz, aby zosta a wykonana
zamiana kodu Bran owej Kasy Chorych na kod oddzia NFZ.
Podczas wczytywania dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana
kodów Kas chorych na kody oddzia ów Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla
ubezpieczonych, którzy wcze6niej nale eli do Bran owej Kasy Chorych, zostanie
wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddzia u NFZ dopisany zostanie zgodnie z
kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie.
Je6li dla jakiego6 ubezpieczonego, który nale a do Bran owej Kasy Chorych, brak jest
adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je6li i tego adresu
nie b dzie, to kod oddzia u NFZ nie zostanie uzupe niony.
Rysunek 80. Okno komunikat z pytaniem, czy zamieniR kod Bran owej Kasy Chorych
6. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport, aby zapoznaR si
z tre6ci% raportu z przebiegu zasilenia inicjalnego. Aby zapisaR w bazie
zaimportowane
dokumenty,
kliknij
przycisk
Zako cz.
Klikni cie przycisku Anuluj umo liwia rezygnacj
z zapisania
wczytywanych dokumentów do bazy.
Je6li po zakoIczeniu zasilenia chcesz zoptymalizowaR baz , to zaznacz pole
wyboru Uruchom optymalizacj
bazy (wi cej informacji patrz
„Podr cznik administratora”).
Podczas zasilenia inicjalnego zak adane s% nowe kartoteki osobom ubezpieczonym,
które wcze6niej nie figurowa y w Rejestrze ubezpieczonych.
Je eli kartoteki zak adane s% na podstawie dokumentów, w których wype nione jest
pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zosta o wype nione, to program
automatycznie uzupe ni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupe nieniu kartoteki
ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat,
umieszczony w raporcie z importu.
Funkcje programu
133
Rysunek 81. Okno dialogowe: Kreator zasilania inicjalnego – krok 5/5
5.5 Import dokumentów
Funkcja ta s u y do wczytywania dokumentów ubezpieczeniowych z systemów
zewn trznych i jest wspomagana kreatorem. Dane z systemów zewn trznych
powinny byR wygenerowane w postaci pliku KEDU, którego struktur okre6la
dokument „Specyfikacja wej6cia – wyj6cia”. Program P atnik wersja 8.01.001
umo liwia wczytywanie plików KEDU o formacie XML lub SGML.
Dla programu P atnik wersja 8.01.001 obowi%zuj%cym dokumentem jest:
- dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów, Specyfikacja
wej6cia – wyj6cia wersja 2.0, która obejmuje zmiany w dokumentach
ubezpieczeniowych,
W programie P ATNIK istnieje kilka rodzajów importu:
• wczytanie wszystkich dokumentów z mo liwo6ci%
dokumentów dla wszystkich p atników istniej%cych w bazie,
• import nowych dokumentów,
• import dokumentów aktualizuj%cych,
• import dokumentów nowych i aktualizuj%cych.
wczytywania
Program P atnik umo liwia wczytywanie dokumentów kilku p atników
jednocze6nie, przy czym musi istnieR zgodno6R danych identyfikacyjnych
p atnika w importowanych dokumentach z danymi w p atników w Rejestrze
p atników.
Import dokumentów nowych i aktualizuj%cych mo e odbywaR si tylko dla
jednego p atnika. Musi istnieR zgodno6R danych identyfikacyjnych p atnika
mi dzy kartotek% p atnika a dokumentami importowanymi.
134
Kreator importu dokumentów pozwala na okre6lenie zakresu importowanych
dokumentów oraz ustawienie dodatkowych opcji porównania podczas importu
nowych i aktualizuj%cych dokumentów. Oznacza to, e z pliku KEDU mo na
zaimportowaR dokumenty wybranego typu, np. tylko ZUS ZUA, lub dokumenty
dla wybranych ubezpieczonych.
Podczas importu dokumentów nowych lub aktualizuj%cych zawsze brane s% pod
uwag rodzaj dokumentu, dane identyfikacyjne p atnika i ubezpieczonego
(aktualne i/lub historyczne) oraz kod tytu u ubezpieczenia. Poza tym mo na
okre6liR dodatkowe opcje porównania, które umo liwiaj% wykonanie bardziej
szczegó owych sprawdzeI importowanych dokumentów. Do dodatkowych
danych, które mog% byR brane pod uwag w trakcie porównania, nale %:
•
•
•
•
•
wymiar czasu pracy
kod wykonywanego zawodu
kod 6wiadczenia/przerwy
pocz%tek okresu 6wiadczenia
koniec okresu 6wiadczenia.
W programie P atnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcj
Porównuj z histori" danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach
ubezpieczonych. Opcja ta domy6lnie jest zaznaczona, czyli podczas importu
nowych dokumentów i aktualizuj%cych zawsze brane s% pod uwag dane
aktualne i historyczne ubezpieczonych. Umo liwiono jednak wy %czenie tej
opcji, co oznacza, e import b dzie bra pod uwag tylko aktualne dane
ubezpieczonego widoczne na zak adce Dane identyfikacyjne w kartotece
ubezpieczonego. Wy %czenie tej opcji jest zalecane dla tych p atników, którzy
maj% b dne dane historyczne w kartotekach ubezpieczonych.
Poza tym mo na wykonaR import, podczas którego b d% porównywane
wszystkie pola w dokumentach.
5.5.1 Wczytanie wszystkich dokumentów
Wczytanie wszystkich dokumentów polega na kopiowaniu wszystkich
dokumentów z zestawu importowanego. W przypadku tej operacji nie jest
istotne, czy dokumenty s% identyczne, czy ró ni% si mi dzy sob%. Wczytanie
mo e odbywaR si dla jednego p atnika (wybranego do kontekstu) lub dla
wszystkich p atników wprowadzonych do Rejestru p atników.
Aby wczytaR dokumenty z pliku KEDU:
1. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Importuj dokumenty.
2. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora importu (patrz Rysunek 82) kliknij przycisk Dalej, aby kontynuowaR prac kreatora.
Funkcje programu
135
Rysunek 82. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów – krok1/6
3. W nast pnym oknie kreatora (patrz Rysunek 83) wybierz rodzaj importu
Wczytanie wszystkich dokumentów i kliknij przycisk Dalej.
Je6li chcesz wczytaR jednocze6nie dokumentu kilku p atników, to wybierz Wczytanie
wszystkich dokumentów i zaznacz pole wyboru dla p*atników wprowadzonych do
Rejestru p*atników.
Rysunek 83. Okno dialogowe: Wybór rodzaju importu
4. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 84), kliknij przycisk
Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz wczytaR, a nast pnie kliknij
przycisk Dalej.
136
Rysunek 84. Okno dialogowe: Wska. plik KEDU do importu
5. Kliknij przycisk Dalej w nast pnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 86),
aby rozpocz%R proces wczytania dokumentów.
Rysunek 85. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów – krok 4/6
Import mo e byR procesem d ugotrwa ym - zale y to od wielko6ci pliku KEDU.
Funkcje programu
137
6. Je eli w6ród wczytywanych dokumentów znajduje si deklaracja
rozliczeniowa ZUS DRA z niepoprawnymi warto6ciami w polu III.03 –
Czy p atnik posiada status zak adu pracy chronionej/aktywno6ci
zawodowej, to na ekranie zostanie wy6wietlony komunikat (patrz Rysunek
85), a warto6ci te zostan% zamienione na zgodne z obowi%zuj%cymi od
stycznia
2004r.
(patrz
rozdzia
Przygotowanie
dokumentów
rozliczeniowych
- deklaracji rozliczeniowej).
Kliknij przycisk Tak w oknie komunikatu (patrz Rysunek 80), je6li chcesz,
aby zosta a wykonana zamiana kodu Bran owej Kasy Chorych na kod
oddzia NFZ.
Podczas wczytywania dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana
kodów Kas chorych na kody oddzia ów Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla
ubezpieczonych, którzy wcze6niej nale eli do Bran owej Kasy Chorych, zostanie
wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddzia u NFZ dopisany zostanie zgodnie z
kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie.
Je6li dla jakiego6 ubezpieczonego, który nale a do Bran owej Kasy Chorych, brak jest
adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je6li i tego adresu
nie b dzie, to kod oddzia u NFZ nie zostanie uzupe niony.
7. Po zakoIczeniu procesu importu kliknij przycisk Raport znajduj%cy si w
nast pnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 87), aby zapoznaR si
z przebiegiem importu.
Podczas wczytywania dokumentów zak adane s% nowe kartoteki osobom
ubezpieczonym, które wcze6niej nie figurowa y w Rejestrze ubezpieczonych.
138
Rysunek 87. Okno dialogowe: Import dokumentów
8. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zako cz, aby zaimportowane
dokumenty zosta y zapisane w bazie programu.
Klikni cie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych
dokumentów.
Je6li po zakoIczeniu importu chcesz zoptymalizowaR baz , to zaznacz pole
Je6li po wykonaniu importu zosta y wykryte kartoteki do po %czenia i kartoteki te
po %czono to zaleca si wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych
ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony.
Zaimportowane dokumenty mo na ogl%daR w widoku Dokumenty wprowadzone maj% one status Niezweryfikowany.
5.5.2 Import dokumentów nowych
Import nowych dokumentów polega na kopiowaniu z zestawu importowanego
dokumentów ró nych od dokumentów znajduj%cych si w widoku Dokumenty
wprowadzone.
Aby zaimportowaR nowe dokumenty:
1. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Importuj dokumenty.
2. Na ekranie pojawi si okno powitania kreatora (patrz Rysunek 82) - kliknij
przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Klikni cie
przycisku Anuluj oznacza rezygnacje z importu dokumentów.
3. W nast pnym oknie kreatora (patrz Rysunek 88) wybierz opcj Import
nowych dokumentów i kliknij przycisk Dalej.
Klikni cie przycisku Zaawansowane... umo liwia okre6lenie zakresu
importu oraz dodatkowych opcji porównywania dokumentów.
Funkcje programu
139
Rysunek 88. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów – krok 2 / 6
4. Po klikni ciu przycisku Zaawansowane... na ekranie pojawi si okno
Zaawansowane opcje importu (patrz Rysunek 89). Je6li chcesz okre6liR
dodatkowe parametry porównania, które zostan% uwzgl dnione podczas
importu dokumentów, zaznacz odpowiednie pola na zak adce Opcje
porównania.
5. Je6li chcesz ograniczyR import do wybranych typów dokumentów, np.
ZUS ZUA, to wybierz je na zak adce Zakres importu/Dokument.
Je6li chcesz importowaR dokumenty wybranych ubezpieczonych, to przejd3
na zak adk Zakres importu/Ubezpieczony i wybierz opcj Wybranych
ubezpieczonych. Nast pnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych i w
oknie Lista ubezpieczonych wska osoby, dla których chcesz wykonaR
import dokumentów. Potwierd3 swój wybór, klikaj%c przycisk OK.
W programie P atnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcj Porównuj z
histori" danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych.
Opcja domy6lnie jest zaznaczona, czyli podczas importu nowych dokumentów zawsze
brane s% pod uwag dane aktualne i historyczne ubezpieczonych. Umo liwiono jednak
wy %czenie tej opcji, co oznacza, e import b dzie bra pod uwag tylko aktualne dane
ubezpieczonego.
Wy %czenie tej opcji jest zalecane dla tych p atników, którzy maj% b dne dane
historyczne w kartotekach ubezpieczonych.
140
Rysunek 89. Okno: Zawansowane opcje importu
Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz zaimportowaR, a nast pnie
kliknij przycisk Dalej.
7. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 85), aby
rozpocz%R proces importu dokumentów.
Podczas importu dokumentów zak adane s% nowe kartoteki osobom ubezpieczonym,
które wcze6niej nie figurowa y w Rejestrze ubezpieczonych.
dokumenty
zosta y
zapisane
w
rejestrze
dokumentów.
Klikni cie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych
dokumentów.
Je6li po zakoIczeniu importu chcesz zoptymalizowaR baz , to zaznacz pole
Funkcje programu
141
Zaimportowane dokumenty mo na ogl%daR w widoku Dokumenty wprowadzone –
maj% one status Niezweryfikowany.
5.5.3 Import dokumentów aktualizuj,cych
Import dokumentów aktualizuj%cych polega na porównaniu dokumentów
z importowanego pliku KEDU z dokumentami znajduj%cymi si w bazie
programu ze statusem Wprowadzony i pomini ciu tych dokumentów, które nie
wyst puj% w programie P atnik, oraz wyszukaniu dokumentów takich samych
i zast%pieniu ich dokumentami pochodz%cymi z importu.
W wypadku importu z aktualizacj% dokumentu zg oszenia do ubezpieczeI ZUS
ZUA dla tego samego ubezpieczonego nie nast puje uaktualnienie danych.
Importowany ZUS ZUA dopisywany jest obok dokumentu istniej%cego
w zestawie. Mechanizm taki zosta wprowadzony dla sytuacji, w której
ubezpieczony w danym zak adzie pracy zawar przynajmniej dwie umowy
o prac .
Aby przeprowadziR import dokumentów z aktualizacj%:
1. Z menu Narz dzia wybierz polecenie Importuj dokumenty.
2. Na ekranie pojawi si okno powitania kreatora (patrz Rysunek 82) - kliknij
przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Klikni cie
przycisku Anuluj oznacza rezygnacje z importu dokumentów.
3. W nast pnym oknie kreatora wybierz opcj Import dokumentów
aktualizuj"cych i kliknij przycisk Dalej.
4. Kliknij przycisk Zaawansowane, je6li chcesz okre6liR zakresu importu oraz
dodatkowe opcje porównywania dokumentów.
Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz zaimportowaR, a nast pnie
kliknij przycisk Dalej.
6. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 85), aby
rozpocz%R proces importu dokumentów.
Je eli w6ród wczytywanych dokumentów znajduje si deklaracja
rozliczeniowa ZUS DRA z niepoprawnymi warto6ciami w polu III.03 –
Czy p atnik posiada status zak adu pracy chronionej/aktywno6ci
zawodowej, to na ekranie zostanie wy6wietlony komunikat (patrz Rysunek
86), a warto6ci te zostan% zamienione na zgodnie z obowi%zuj%cymi od
stycznia
2004r.
(patrz
rozdzia
Przygotowanie
dokumentów
rozliczeniowych
- deklaracji rozliczeniowej).
7. Je6li w trakcie importu wyst%pi% sytuacje niejednoznaczne wyja6nij je
zgodnie z opisem z rozdzia u 5.5.3.1.
8. Po zakoIczeniu procesu importu kliknij przycisk Raport znajduj%cy si
w nast pnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 87), aby zapoznaR si
z przebiegiem importu.
dokumenty zosta y zapisane w rejestrze dokumentów.
10. Klikni cie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych
dokumentów.
142
Zaimportowane dokumenty mo na ogl%daR w widoku Dokumenty wprowadzone maj% one status Niezweryfikowany.
5.5.3.1 Wyja>nianie sytuacji niejednoznacznych podczas importu z aktualizacj,
Je6li w6ród importowanych dokumentów lub w bazie programu wyst puj% dwa (lub
wi cej) dokumenty podobne, to w trakcie importu powstaj% sytuacje niejednoznaczne,
tzn. program sam nie potrafi wybraR dokumentów do aktualizacji.
Sytuacje niejednoznaczne mog% powstaR w nast puj%cych przypadkach:
- w6ród importowanych dokumentów w pliku KEDU istniej% dwa (lub wi cej)
dokumenty podobne, a w bazie programu istnieje jeden dokument, który mo na
zaktualizowaR,
- w bazie programu w6ród dokumentów o statusie Wprowadzony istniej% dwa (lub
wi cej) dokumenty podobne, a w pliku KEDU jest jeden taki dokument,
- i w pliku KEDU i w bazie istnieje kilka podobnych dokumentów.
Dokumenty podobne to takie, które maj% takie same dane identyfikacyjne p atnika
i/lub ubezpieczonego oraz spe niaj% kryteria zawarte w oknie Zaawansowane opcje
importu (patrz Rysunek 89).
Je6li w trakcie importu wyst%pi% sytuacje niejednoznaczne na ekranie pojawi si
okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 90). Okno jest podzielone na dwie
zak adki, a ka da z zak adek ma dwa bloki z listami dokumentów. Opisy
bloków wskazuj%, jakie dokumenty znajduj% si na listach.
Na zak adce Jeden dokument importowany do wielu w Rejestrze
Dokumentów, w bloku Dokumenty importowane wska dokument,
a nast pnie w dolnej cz 6ci okna w bloku Dokumenty w bazie danych
wybierz dokument, który ma zostaR zaktualizowany i kliknij przycisk
Aktualizuj.
Klikni cie
przycisku
Pomi
powoduje
pomini cie
dokumentów
importowanych, czyli w bazie programu pozostan% niezmienione dokumenty.
Kliknij przycisk OK, aby zamkn%R okno Lista dokumentów.
Przycisk OK jest aktywny po wyja6nieniu wszystkich sytuacji
niejednoznacznych, czyli gdy listy na obu zak adach okna s% puste.
Dwukrotne klikni cie na dokumencie wskazanym na li6cie umo liwia ogl%danie jego
zawarto6ci.
Zak adka Wiele dokumentów importowanych do jednego w Rejestrze
dokumentów umo liwia obs ug sytuacji, gdy w importowanym pliku KEDU jest
kilka dokumentów podobnych.
Funkcje programu
143
Rysunek 90. Okno Lista dokumentów – import jednego dokumentu do wielu w
Rejestrze dokumentów
Przyk adowe sytuacje, jakie mog? wyst?pi@ w trakcie importu
Schemat poni ej (patrz Rysunek 91) przedstawia przyk adowe sytuacje, jakie
mog% wyst%piR podczas importu dokumentów ZUS RCA.
Pierwszy przyk+ad
W bazie p atnika znajduje si dokument ZUS RCA, w którym dla
ubezpieczonego Kowalski Jan istnieje jeden raport imienny. W pliku KEDU
wskazanym do importu z aktualizacj% znajduj% si dwa raporty imienne dla tego
ubezpieczonego.
W takiej sytuacji u ytkownik sam musi zdecydowaR, który raport imienny dla
Kowalskiego Jana jest w a6ciwy i ma pozostaR w bazie po ukoIczeniu procesu
importu.
Istniej% trzy mo liwe rozwi%zania tej sytuacji:
pierwszy z importowanych raportów Kowalskiego Jana zast%pi raport
istniej%cy w bazie,
drugi z importowanych raportów Kowalskiego Jana zast%pi raport
istniej%cy w bazie,
raport istniej%cy w bazie pozostanie bez zmian, importowane raporty
zostan% pomini te.
Je6li podczas importu wyst%pi taka sytuacja, to na ekranie pojawi si okno Lista
dokumentów (patrz Rysunek 92).
Wska pierwszy lub drugi z dokumentów w bloku Importowane
dokumenty i kliknij przycisk Aktualizuj, aby zast%pi on dokument
istniej%cy w bazie.
144
Kliknij przycisk Pomi , aby w Rejestrze dokumentów pozosta
dokument, który by przed importem.
Drugi przyk+ad
W bazie p atnika znajduje si dokument ZUS RCA, w którym dla
ubezpieczonego Kowalski Jan istniej% dwa raporty imienne. W pliku KEDU
wskazanym do importu z aktualizacj% znajduje si jeden raport imienny dla tego
ubezpieczonego.
W takiej sytuacji u ytkownik sam musi zdecydowaR, który z dokumentów
w bazie ma byR zast%piony importowanym.
Istniej% trzy mo liwe rozwi%zania tej sytuacji:
pierwszy z istniej%cych w bazie raportów Kowalskiego Jana zostanie
zast%piony raportem importowanym,
drugi z istniej%cych w bazie raportów Kowalskiego Jana zostanie
zast%piony raportem importowanym,
oba raport istniej%cy w bazie pozostan% bez zmian, importowany
raport zostanie pomini ty.
Je6li podczas importu wyst%pi taka sytuacja, to na ekranie pojawi si okno Lista
dokumentów (patrz Rysunek 90).
Wska pierwszy lub drugi z dokumentów w bloku Dokumenty w
bazie danych i kliknij przycisk Aktualizuj, aby zosta on zast%piony
dokumentem importowanym.
Kliknij przycisk Pomi , aby w Rejestrze dokumentów istniej%ce
raporty pozosta y bez zmian.
Funkcje programu
145
Rysunek 91 Przyk adowe sytuacje niejednoznaczne podczas importu z aktualizacj%
146
Rysunek 92. Okno Lista dokumentów – import wielu dokumentów do jednego w
Rejestrze dokumentów
5.5.4 Import dokumentów nowych i aktualizuj,cych
Import dokumentów nowych z aktualizacj% polega na wczytaniu dokumentów
nowych i aktualizowaniu dokumentów, które ju istniej% w bazie. Oznacza to,
e je6li w importowanym zestawie dokumentów w postaci pliku KEDU istniej%
dokumenty, których brak w bazie programu P atnik, to dokumenty te zostan%
zaimportowane. Natomiast dokumenty takie same (istniej%ce w bazie) zostan%
zast%pione dokumentami importowanymi.
Aby przeprowadziR import dokumentów nowych i aktualizuj%cych wybierz
z menu Narz>dzia polecenie Importuj dokumenty, a nast pnie post puj tak,
jak przy imporcie dokumentów aktualizuj%cych (patrz rozdzia 5.5.3), tylko w
drugim kroku kreatora wybierz opcj Import dokumentów nowych
i aktualizuj"cych.
Zaimportowane dokumenty najlepiej ogl%daR w widoku Dokumenty wprowadzone maj% one status Niezweryfikowany.
Funkcje programu
147
5.6 Obs uga zestawów dokumentów
Zestaw dokumentów jest paczk% dokumentów ró nego typu, które u ytkownik
mo e w danym momencie przekazaR w postaci wydruków lub wys aR
elektronicznie do ZUS. Obs uga zestawów dokumentów polega na utworzeniu
zestawu, dodaniu do niego dokumentów, zweryfikowaniu dokumentów,
podpisaniu wybranym certyfikatem i przekazaniu go do ZUS. Do zestawu
mo na dodaR tylko dokumenty o statusie Wprowadzony.
Dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS mo na przekazywaR:
• w postaci wydruków papierowych (p atnicy sk adek rozliczaj%cy sk adki za
nie wi cej ni 5 osób),
• wysy aj%c bezpo6rednio z programu P ATNIK,
• przy wykorzystaniu przegl%darki internetowej.
Operacje zwi%zane z obs ug% zestawów dokumentów wywo ywane s%
w widokach Zestawy wprowadzone oraz Zestawy wys*ane (patrz Rysunek
93).
Obszar roboczy Zestawy wprowadzone jest dost pny po wybraniu z menu
Widok polecenia Zestawy dokumentów/Zestawy wprowadzone lub po
klikni ciu ikony Zestawy wprowadzone na zak adce Zestawy dokumentów na
pasku ikon, lub te po wci6ni ciu klawisza F6 w dowolnym widoku. Zestawy
dokumentów widoczne s% w nim do momentu wys ania, po wys aniu zestaw
jest widoczny w widoku Zestawy wys*ane.
Obszar roboczy Zestawy wys*ane jest dost pny po wybraniu z menu Widok
polecenia Zestawy dokumentów/Zestawy wys ane lub po klikni ciu ikony
Zestawy wys-ane na zak adce Zestawy dokumentów na pasku ikon, lub te po
wci6ni ciu klawisza F7 w dowolnym widoku. W tym widoku przechowywane
s% zestawy dokumentów, które zosta y ju wys ane do ZUS oraz zestawy
historyczne (wczytane podczas zasilenia inicjalnego z poprzednich wersji
programu P atnik).
Wysy anie zestawów dokumentów jest wspomagane kreatorami, które umo liwiaj%
przegl%danie raportów na poszczególnych etapach wysy ki zestawów:
- raportu z weryfikacji,
- raportu z podpisywania zestawu wybranym certyfikatem,
- raportu z wysy ki.
148
Rysunek 93. Obszar roboczy Zestawy wprowadzone
5.6.1 Utworzenie nowego zestawu dokumentów
Funkcja umo liwia utworzenie nowego zestawu dokumentów. U ytkownik
tworz%cy zestaw mo e od razu dodaR do niego wybrane dokumenty lub zrobiR
to pó3niej.
Przed wys aniem zestawu zawieraj%cego koryguj%ce raporty imienne, oznacz statusem
Do wysy ki raporty, które zosta y faktycznie skorygowane i powinny byR wys ane do
ZUS (patrz 5.3.3.1 Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki).
Aby przygotowaR zestaw dokumentów do wys ania:
1.
2.
Z menu Widok wybierz polecenie Zestawy dokumentów/Zestawy
wprowadzone.
W widoku Zestawy wprowadzone (patrz Rysunek 93) z menu Program
wybierz polecenie Nowy, aby przej6R do tworzenia nowego zestawu.
lub w menu
podr cznym, dost pnym po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku
Zestawy wprowadzone.
3.
Funkcje programu
W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 94), które pojawi si na
ekranie, wype nij pole Nazwa zestawu, a nast pnie kliknij przycisk
Dodaj, aby do %czyR dokumenty do zestawu.
149
Rysunek 94. Okno dialogowe: Zestaw dokumentów
4.
Na ekranie pojawi si okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 95),
zawieraj%ce list wprowadzonych dokumentów. Zaznacz te dokumenty,
które chcesz przes aR do ZUS, i kliknij przycisk OK. Wybrane dokumenty
zostan% dodane do zestawu.
W oknie Lista dokumentów wy6wietlane s% tylko dokumenty o statusie
Wprowadzony, które nie zosta y dodane do innego zestawu dokumentów.
Klikni cie przycisku Poka filtr powoduje wy6wietlanie panelu filtruj%cego
umo liwiaj%cego zaawansowane wyszukiwanie dokumentów, które maj% zostaR
do %czone do zestawu.
150
Rysunek 95. Okno dialogowe: Lista dokumentów
5.
Zapisz zmiany wprowadzone w zestawie, klikaj%c przycisk Zapisz
i zamknij na pasku narz dzi.
5.6.2 Wys anie zestawu dokumentów
Funkcja s u y do przygotowania i wys ania zestawu dokumentów do ZUS.
W zale no6ci od wybranej metody przekazywania dokumentów (patrz
„Podr cznik administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego)
umo liwia ona wydrukowanie dokumentów znajduj%cych si w zestawie lub
przygotowanie i przekazanie dokumentów w postaci elektronicznej przesy ki –
patrz te rozdzia 4.9 Jak przygotowaR i wys aR zestaw dokumentów?
Przygotowanie zestawu dokumentów do elektronicznej wysy ki do ZUS polega
na:
• podpisaniu dokumentu kluczem prywatnym nadawcy,
• do %czeniu certyfikatu nadawcy,
• zaszyfrowaniu tre6ci dokumentu.
W obecnej wersji programu P atnik wysy ka realizowana jest tylko w kanale EWD
(Elektroniczna Wymiana Dokumentów).
Wys anie jest wspomagane kreatorem. W zale no6ci od miejsca, z jakiego jest
uruchamiana funkcja wysy ania, kreator mo e mieR osiem lub dziewi R kroków.
Funkcje programu
151
Podczas wysy ania dokumentów odbywa si automatyczny wybór adresu
internetowego, na jaki zostan% przekazane zestawy dokumentów. Je6li wybrany
serwer jest niedost pny, to dokumenty automatycznie zostan% skierowane na
inny dost pny serwer. Potwierdzenie wys ania zestawu zostanie pobrane z
serwera, na który fizycznie zosta y one wys ane na podstawie informacji
zawartej w oknie Zestaw dokumentów na zak adce Wysy+ka w polu Serwer.
Adres strony internetowej, na któr% p atnik mo e przekazywaR dokumenty
b dzie losowany spo6ród:
• www.ewd.gdansk.zus.pl/
• www.ewd.warszawa.zus.pl/
• www.ewd.wroclaw.zus.pl/
Aby funkcja wysy ania zestawu dokumentów (przy wybranej metodzie
przesy ania innej ni wydruk) dzia a a poprawnie, musz% byR spe nione
nast puj%ce warunki:
1. W programie zarejestrowany jest wa ny certyfikat jednostki ZUS.
W przypadku braku certyfikatu ZUS nale y go pobraR i zarejestrowaR –
patrz rozdzia 5.11.2 Pobieranie certyfikatu ZUS). Identyfikator jednostki
ZUS powinien byR ustawiony w parametrach przekazu elektronicznego
(patrz „Podr cznik administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu
elektronicznego).
2. W programie zarejestrowany jest wa ny certyfikat kwalifikowany .
Przed wys aniem dokumentów nale y ustawiR metod
wysy ania
w parametrach przekazu elektronicznego (patrz „Podr cznik administratora”).
Aby wys aR zestaw dokumentów:
1. W widoku Zestawy wprowadzone otwórz zestaw dokumentów, który
chcesz wys aR, zaznaczaj%c ten zestaw i wybieraj%c z menu Program
polecenie Otwórz.
Polecenie Otwórz dost pne jest równie jako przycisk
na pasku narz dzi lub
w menu podr cznym, wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na
panelu w widoku Zestawy wprowadzone.
Mo esz równie u yR klawisza ENTER lub kombinacji klawiszy CTRL+O na
klawiaturze albo klikn%R dwukrotnie lewym klawiszem myszy na wybranym zestawie.
2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 96) z menu Narz>dzia
wybierz polecenie WyLlij.
Polecenie WyLlij dost pne jest równie jako przycisk na pasku narz dzi w oknie
Zestaw dokumentów.
Mo esz równie zrezygnowaR z otwierania wybranego zestawu dokumentów i u yR
polecenia WyLlij z menu Narz>dzia okna g ównego lub z menu podr cznego,
dost pnego po zaznaczeniu zestawu i klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu
w widoku Zestawy wprowadzone.
152
Rysunek 96. Okno: Zestaw dokumentów
3. Na ekranie wy6wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 97) – kliknij
przycisk Tak. Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj z wys ania
zestawu.
Kolejne kroki zale % od wybranej metody przekazywania dokumentów do ZUS
i opisane zosta y w nast pnych podrozdzia ach.
5.6.2.1 Wydruk
Je eli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz „Podr cznik
administratora”) wybrana zosta a metoda przekazywania dokumentów Wydruk:
Funkcje programu
153
4. Wykonywana jest weryfikacja dokumentów znajduj%cych si w zestawie.
Je6li zestaw zawiera b dy zwyk e lub ostrze enia, to pojawi si komunikat
(patrz Rysunek 98). Je6li chcesz wys aR zestaw z b dami, kliknij przycisk
Tak. Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj z wys ania zestawu.
Rysunek 98. Okno komunikatu o b dach w zestawie
Zestaw zawieraj%cy b dy krytyczne nie mo e zostaR wys any.
5. Dokumenty znajduj%ce si w zestawie s% drukowane.
6. Wy6wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 99). Aby potwierdziR
poprawno6R wydruku i zmian statusu dokumentów w zestawie na
Wys*any, kliknij przycisk Tak.
Rysunek 99. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie zmiany statusu
wydrukowanego zestawu
Po wykonaniu tej operacji dokumenty znajduj%ce si w zestawie otrzymuj%
status Wys*any, co oznacza, e nie mog% byR one edytowane ani usuwane.
Zestawy dokumentów, które zosta y przekazane do ZUS, widoczne s%
w widoku Zestawy wys*ane.
7. Na ekranie pojawi si komunikat informuj%cy o wys aniu zestawu (patrz
Rysunek 100) - kliknij przycisk OK.
Rysunek 100. Informacja o statusie zestawu dokumentów
Po przekazaniu dokumentów do ZUS zmieI status zestawu dokumentów (patrz
rozdzia 5.6.4 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony).
154
5.6.2.2 Wys anie zestawu dokumentów bezpo>rednio z programu
administratora”) wybrana zosta a metoda przekazywania dokumentów
Automatyczna wysy*ka:
6. W czytniku umie6R kart zawieraj%c% certyfikat kwalifikowany oraz klucz
prywatny u ytkownika.
Je eli podczas tej sesji pracy z programem u ytkownik nie pracowa jeszcze
z przekazem elektronicznym lub nie przechodzi do widoków zwi%zanych z przekazem
(tj. Certyfikaty, Listy CRL lub Wiadomo ci), to przed wys aniem zestawu
dokumentów wykonana zostanie dodatkowo weryfikacja wst pna zarejestrowanych
w programie certyfikatów i list CRL (patrz rozdzia 5.11.1 Weryfikacja wst pna
danych przekazu elektronicznego).
7. Na ekranie zostanie wy6wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek
101) - kliknij przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora.
Wysy anie zestawów dokumentów do ZUS za pomoc% kreatora odbywa si
w o6miu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy6wietlana
jest na pasku tytu u. Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj
z wysy ania zestawów.
Rysunek 101 Okno powitalne kreatora wysy ania zestawów do ZUS
8. W kroku drugim kreatora zostanie wykonana weryfikacja dokumentów.
9. Kliknij przycisk Dalej w kolejnym kroku kreatora, aby przej6R do
przygotowania certyfikatu s u %cego do sk adania podpisu elektronicznego
(patrz Rysunek 102).
Je6li w6ród wybranych do wysy ki zestawów, b d% zestawy zawieraj%ce
b dy krytyczne, to zestaw nie zostanie wys any (patrz Rysunek 103).
Kliknij przycisk Raport z weryfikacji..., aby zapoznaR si ze szczegó ami
weryfikacji.
Raport z weryfikacji zawiera: nazw zestawu dokumentów, symbol p atnika, dat
utworzenia zestawu, liczb dokumentów, liczb bloków wielokrotnych, status
weryfikacji.
Funkcje programu
155
Rysunek 102. Okno kreatora wysy ki – krok 3
Rysunek 103 Okno kreatora wysy ki – krok 3
10. W czwartym kroku kreatora wprowad3 kod PIN i kliknij przycisk Dalej.
Je6li chcesz zapoznaR si ze szczegó owymi informacjami dotycz%cymi
certyfikatu kliknij przycisk Wy.wietl certyfikat..
156
11. Na ekranie pojawi si nast pne okno kreator (patrz Rysunek 105) kliknij
przycisk Dalej, aby przekazaR podpisan% przesy k do ZUS.
Kliknij przycisk Raport z podpisywania, je6li chcesz zapoznaR si ze
szczegó ami raportu.
Raport z podpisywania zawiera dane dotycz%ce u ytego certyfikatu: dane w a6ciciela,
wystawcy, okres obowi%zywania oraz numer seryjny i odcisk oraz dane zestawu
dokumentów: nazw zestawu, symbol p atnika, dat utworzenia zestawu, liczb
dokumentów, liczb bloków wielokrotnych, status weryfikacji oraz informacj o
podpisie.
12. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport z wysy-ki, je6li chcesz
poznaR szczegó y, a nast pnie kliknij przycisk Zako cz¸ aby zamkn%R okno
kreatora (patrz Rysunek 106).
Funkcje programu
157
5.6.2.3 Przygotowanie zestawu do samodzielnego wys ania
administratora”) wybrana zosta a metoda przekazywania dokumentów Wysy*ka
samodzielna:
6. W czytniku umie6R kart zawieraj%c% certyfikat kwalifikowany oraz klucz
prywatny u ytkownika.
z przekazem elektronicznym lub nie przechodzi do widoków zwi%zanych z przekazem
(tj. Certyfikaty, Listy CRL lub Wiadomo ci), to przed wys aniem zestawu
dokumentów wykonana zostanie dodatkowo weryfikacja wst pna zarejestrowanych
w programie certyfikatów i list CRL (patrz rozdzia 5.11.1 Weryfikacja wst pna
danych przekazu elektronicznego).
Wysy ka samodzielna dla systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów jest
wspomagana przez kreator i jest podobna do wysy ki automatycznej patrz
rozdzia 5.6.2.2 Wys anie zestawu dokumentów bezpo6rednio z programu.
Jedynie w kroku szóstym kreatora nale y zaakceptowaR katalog, w którym
zostanie zapisana przesy ka lub zmieniR go klikaj%c przycisk Przegl"daj (patrz
Rysunek 107).
158
Rysunek 107. Kreator wysy ki zestawów do ZUS – wysy ka samodzielna – krok 6
7. Podpisany zestaw dokumentów zostanie zapisany w katalogu wskazanym w
kroku 6 kreatora, kliknij przycisk Dalej.
8. W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 108) kliknij przycisk Zako cz,
aby zamkn%R okno kreatora. Mo esz równie zapoznaR si z raportem z
wysy ki, klikaj%c przycisk Raport z wysy-ki.
Tak przygotowany zestaw przeka samodzielnie do ZUS.
5.6.3 Anulowanie wys ania zestawu
Funkcja umo liwia anulowanie wys ania zestawu dokumentów i mo e byR
wykorzystana w celu umo liwienia ponownej edycji dokumentów. Z funkcji
mo na korzystaR, je eli u ytkownik wie, e dokumenty nie dotar y do ZUS,
a chcia by co6 w nich skorygowaR. Anulowanie wys ania mo na wykonaR tylko
dla zestawów, dla których nie zarejestrowano identyfikatora potwierdzenia
przekazania do ZUS.
Funkcje programu
159
Nie mo na anulowaR wys ania zestawu, który zosta wys any do ZUS automatycznie z
programu P atnik.
Aby anulowaR wys anie zestawu:
1. W widoku Zestawy wys*ane otwórz zestaw dokumentów, którego
wys anie chcesz anulowaR, zaznaczaj%c ten zestaw i wybieraj%c z menu
Program polecenie Otwórz.
panelu w widoku Zestawy wys*ane.
Mo esz równie u yR kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub klikn%R dwa
razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie.
wybierz polecenie Anuluj wys anie.
Rysunek 109. Okno Zestaw dokumentów
3. Na ekranie wy6wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym nale y
potwierdziR zamiar anulowania wys ania zestawu (patrz Rysunek 110).
W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowaR z anulowania wys ania
zestawu, kliknij przycisk Nie.
160
Rysunek 110. Okno komunikatu z pro6b% o potwierdzenie zamiaru anulowania wys ania
zestawu
4. Na ekranie wy6wietlony zostanie komunikat potwierdzaj%cy wykonanie
operacji (patrz Rysunek 111). Kliknij przycisk OK, aby zamkn%R okno
komunikatu.
Rysunek 111. Okno komunikatu o anulowaniu wys ania zestawu
W wyniku przeprowadzenia powy szych operacji stan dokumentów
znajduj%cych si w danym zestawie zmieni si na Wprowadzony i mo liwa
b dzie ich edycja. Zestaw b dzie widoczny w obszarze roboczym Zestawy
wprowadzone.
5.6.4 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony
Funkcja s u y do oznaczenia jako potwierdzone zestawów dokumentów co, do
których u ytkownik ma pewno6R, e zosta y odebrane przez ZUS.
Zestawy dokumentów przekazane w postaci elektronicznej nie powinny byR
potwierdzane w ten sposób.
Do potwierdzenia tych zestawów s u y funkcja pobierania i rejestrowania
elektronicznego potwierdzenia z ZUS (patrz rozdzia 4.9.5Jak potwierdziR
elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS?).
Potwierdzenie mo na wykonaR tylko dla tych zestawów, które maj% status
Wys*any.
Aby oznaczyR zestaw dokumentów jako potwierdzony:
1.
W widoku Zestawy wys*ane otwórz zestaw dokumentów, który chcesz
potwierdziR, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie
Otwórz.
w menu podr cznym, dost pnym po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu
w widoku Zestawy wys*ane.
Funkcje programu
161
2.
3.
W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 109) z menu Narz>dzia
wybierz polecenie Oznacz jako Potwierdzony.
Na ekranie wy6wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym nale y
potwierdziR zamiar potwierdzenia zestawu (patrz Rysunek 112). W tym
celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowaR z potwierdzenia zestawu,
kliknij przycisk Nie.
Rysunek 112. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie zamiaru potwierdzenia
wysy ki
4.
Na ekranie wy6wietlony zostanie komunikat potwierdzaj%cy wykonanie
operacji (patrz Rysunek 113). Kliknij przycisk OK, aby zamkn%R okno
komunikatu.
Potwierdzenie zestawu powoduje zmian statusu wszystkich do %czonych do
niego dokumentów na Potwierdzony.
Dokument o statusie Potwierdzony nie mo e byR edytowany ani usuni ty.
poprzednim numerze identyfikatora.
Dzia anie takie ma na celu zmniejszenie wielko6ci roboczej bazy danych i
popraw jej wydajno6ci.
162
5.6.5 Wprowadzenie identyfikatora przesy ki
Funkcja pozwala na wprowadzenie otrzymanego podczas wysy ania pliku
identyfikatora przesy ki przekazanej do ZUS. Identyfikator przesy ki mo na
zapisaR dla zestawu o statusie Wys*any.
Ka dy plik z dokumentami ubezpieczeniowymi przekazany do ZUS (poza
plikami przekazanymi w postaci wydruków lub na p ytach CD) otrzymuje
identyfikator. Sposób, w jaki otrzyma go u ytkownik, jest zale ny od tego, jak
plik przesy ki zosta przekazany do ZUS:
• z programu P ATNIK – identyfikator jest automatycznie rejestrowany
w programie,
• przez stron internetow% – identyfikator jest wy6wietlany na ekranie po
zakoIczeniu transmisji pliku do ZUS (nale y go skopiowaR i samodzielnie
zarejestrowaR w programie),
Identyfikator ten nale y koniecznie zapami taR, poniewa bez niego nie
b dzie mo liwe pobranie potwierdzenia przes ania pliku z dokumentami
ubezpieczeniowymi do ZUS. Najlepszym sposobem na zapami tanie
identyfikatora jest zarejestrowanie go w programie P ATNIK.
W przypadku korzystania z metody automatycznego wysy ania dokumentów
z programu P ATNIK identyfikator przesy ki jest automatycznie zapisywany w
programie i nie ma konieczno6ci jego samodzielnego wprowadzania.
Aby wprowadziR identyfikator przesy ki:
1. W widoku Zestawy wys*ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego
chcesz zapisaR identyfikator przesy ki, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu
wybierz polecenie WprowadO identyfikator przesy ki.
3. W oknie Wprowadzanie identyfikatora przesy+ki (patrz Rysunek 114)
wprowad3 kod przesy ki i kliknij przycisk OK. Klikni cie przycisku Anuluj
oznacza rezygnacj z wprowadzenia identyfikatora.
Rysunek 114. Wprowadzanie identyfikatora przesy ki
4. Je eli zestaw dokumentów zosta przekazany poprzez stron WWW, mo esz
pobraR identyfikator do pliku, a nast pnie z pliku zarejestrowaR go w
programie. W tym celu kliknij przycisk Pobierz z pliku.
5. W oknie Otwieranie wybierz plik z wiadomo6ci% i kliknij przycisk Otwórz.
Funkcje programu
163
Identyfikator przesy ki zostanie zapisany dla wybranego zestawu i b dzie
widoczny na zak adce Wysy*ka w oknie Zestaw dokumentów.
5.6.6 Pobieranie potwierdzenia
Funkcja umo liwia pobranie i zarejestrowanie potwierdzenia dla dokumentów
wys anych do ZUS. Pobranie potwierdzenia jest mo liwe dla zestawów
o statusie Wys*any, które maj% zapisany identyfikator przesy ki i jest
wspomagane kreatorem. Kreator potwierdzania zestawów ma pi R kroków i
mo e byR uruchamiany poleceniem Pobierz i rejestruj potwierdzenie z menu
Narz>dzia w oknie Zestaw dokumentów. Potwierdzenie zestawu jest pobierane
z adresu internetowego na jaki zosta o ono wys ane na podstawie adresu
znajduj%cego si w oknie Zestaw dokumentów na zak adce Wysy+ka w polu
Serwer.
Przed pobraniem potwierdzenia zestawu konieczne jest wprowadzenie
odpowiadaj%cego mu identyfikatora potwierdzenia.
W przypadku korzystania z wysy ki automatycznej identyfikator
potwierdzenia jest zapisywany dla wys anego zestawu automatycznie.
Aby pobraR potwierdzenie wys anych dokumentów:
1. W widoku Zestawy wys*ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego
chcesz pobraR potwierdzenie, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu
wybierz polecenie Pobierz i rejestruj potwierdzenie.
3. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 115) , kliknij
Rysunek 115. Okno powitalne kreatora potwierdzania zestawów
164
4. W kolejnym kroku zostanie pobrane potwierdzenie dla wybranego zestawu
dokumentów.
5. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 116), kliknij przycisk Dalej, aby
potwierdziR zestaw.
Kliknij przycisk Raport z pobierania..., je6li chcesz poznaR szczegó y
raportu.
Raport z pobierania zawiera dane dotycz%ce zestawu oraz dane dotycz%ce
potwierdzenia.
Rysunek 116 Okno kreatora potwierdzania zestawów – krok 3
6.
7.
Krok czwarty obejmuje potwierdzenie zestawu dokumentów i zmian
statusu zestawu oraz do %czonych do niego dokumentów na Potwierdzony.
W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 117) kliknij przycisk Zako cz,
aby zamkn%R okno kreatora. Je6li chcesz zapoznaR si ze szczegó ami
potwierdzania, kliknij przycisk Raport z potwierdzania...
Rysunek 117 Okno kreatora potwierdzania zestawów – krok 5
Funkcje programu
165
5.6.7 Rejestrowanie potwierdzenia z pliku
Funkcja umo liwia zarejestrowanie potwierdzenia przekazania zestawu
dokumentów do ZUS znajduj%cego si w pliku. Zarejestrowanie potwierdzenia
jest mo liwe dla zestawów o statusie Wys*any.
Przed zarejestrowaniem potwierdzenia nale y najpierw je pobraR:
automatycznie z programu P ATNIK – w takim przypadku potwierdzenie
zostanie zarejestrowane natychmiast po pobraniu (patrz rozdzia 4.9.5.1
Jak pobraR potwierdzenie bezpo6rednio z programu P ATNIK?)
za pomoc% przegl%darki internetowej i odpowiedniej strony internetowej
(patrz rozdzia 4.9.5.2 Jak pobraR potwierdzenie przy wykorzystaniu
WWW?).
Aby zarejestrowaR potwierdzenie zestawu:
1.
W widoku Zestawy wys*ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego
chcesz zarejestrowaR potwierdzenie, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu
panelu w widoku Zestawy wys*ane.
2.
3.
wybierz polecenie Rejestruj potwierdzenie z pliku.
W oknie dialogowym Otwórz (patrz Rysunek 118) wska plik zawieraj%cy
potwierdzenie (plik z rozszerzeniem *.ptw) i kliknij przycisk Otwórz.
Rysunek 118. Okno dialogowe: Otwórz - Wybór pliku z potwierdzeniem
166
4.
Sprawdzana jest poprawno6R struktury i podpisu w potwierdzeniu. Je eli
weryfikacja ta zakoIczy si
sukcesem, potwierdzenie zostanie
zarejestrowane. Tre6R oraz lokalizacja pliku potwierdzenia b d% widoczne
na zak adce Wysy*ka w oknie Zestaw dokumentów.
Po zarejestrowaniu potwierdzenia w programie P ATNIK nale y dok adnie
zapoznaR si z zawartym w nim komunikatem. Tre6R potwierdzenia zawiera
informacj o tym, czy zestaw zosta przyj ty przez ZUS, czy nie. Status
przetwarzania okre6lony jako „Plik przyj ty do ZUS” oznacza, e plik
zawieraj%cy zestaw dokumentów zosta poprawnie przes any do ZUS i
przeszed poprawnie proces uwierzytelnienia i deszyfracji.
Poszczególne b dy, które mog% pojawiR si w otrzymanym potwierdzeniu,
opisane zosta y w „Podr cznik administratora”.
Je eli rejestrowane potwierdzenie nie pasuje do wybranego zestawu, nie
zostanie zarejestrowane i zostanie wy6wietlony odpowiedni komunikat.
Rejestracja potwierdzenia zestawu powoduje zmian
do %czonych do niego dokumentów na Potwierdzony.
stanu wszystkich
Dokument w stanie Potwierdzony nie mo e byR edytowany ani usuni ty.
W przypadku pojawienia si w tre6ci potwierdzenia informacji o tym, e
przes ane dokumenty zosta y przygotowane w nieaktualnej wersji programu
P ATNIK, nale y zaopatrzyR si w aktualn% wersj programu, która dost pna jest
w jednostkach terenowych Zak adu oraz na stronach internetowych ZUS.
5.6.8 Usuwanie zestawu dokumentów
Funkcja umo liwia usuni cie z programu zapisanego zestawu dokumentów. Nie
mo na usun%R zestawu, je eli jest on otwarty do edycji lub posiada status
Wys any albo Potwierdzony.
Usuni cie zestawu o statusie Historyczny powoduje usuni cie wszystkich do %czonych
do niego dokumentów ubezpieczeniowych.
Aby usun%R zestaw dokumentów:
1.
2.
W widoku Zestawy wprowadzone zaznacz na li6cie zestaw dokumentów,
który chcesz usun%R.
Z menu Program wybierz polecenie UsuG.
Polecenie UsuG dost pne jest równie jako przycisk
widoku Zestawy wprowadzone.
Mo esz równie u yR klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na
klawiaturze.
3.
Funkcje programu
Na ekranie wy6wietlony zostanie komunikat z pytaniem, czy na pewno
chcesz usun%R wybrany zestaw dokumentów (patrz Rysunek 119). Aby
potwierdziR decyzj , kliknij przycisk Tak. Klikni cie przycisku Nie
oznacza rezygnacj z usuni cia zestawu dokumentów.
167
4.
Wybrany zestaw dokumentów zostanie usuni ty z programu, a na ekranie
zostanie wy6wietlony informuj%cy o tym komunikat (patrz Rysunek 120).
Kliknij przycisk OK, aby zamkn%R okno komunikatu.
Rysunek 120. Okno komunikatu o usuni ciu zestawu dokumentów
Usuni cie zestawu dokumentów o statusie Wprowadzony nie powoduje
usuni cia dokumentów wchodz%cych w jego sk ad.
5.6.9 Przegl,danie zestawów dokumentów
5.6.9.1 Wy>wietlanie szczegó ów zestawu
Funkcja umo liwia zapoznanie si u ytkownika z nast puj%cymi szczegó ami
wybranego zestawu:
• nazwa zestawu,
• lista dokumentów wchodz%cych w sk ad zestawu,
• informacje o statusie zestawu,
• wyniki weryfikacji dokumentów wchodz%cych w sk ad zestawu oraz dla
zestawów wys anych:
• informacje o pliku przygotowanym do wys ania
zestawu,
• informacje o potwierdzeniu zestawu.
Aby przegl%daR szczegó y zestawu:
1.
2.
168
W widoku Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys*ane zaznacz
zestaw dokumentów, którego szczegó y chcesz przegl%daR.
Z menu Program wybierz polecenie Poka=.
Polecenie Poka= dost pne jest równie jako przycisk
w menu podr cznym, dost pnym po klikni ciu prawym klawiszem myszki na panelu
w widoku zestawów.
3.
Na ekranie pojawi si okno Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 121).
Wszystkie dane s% wy6wietlane na dwóch zak adkach Zestaw
dokumentów i Wyniki weryfikacji, a w przypadku zestawu wys anego równie na dodatkowej zak adce Wysy*ka.
Rysunek 121. Okno: Zestaw dokumentów
5.6.9.2 Filtrowanie zestawów dokumentów
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie danych w zestawach
znajduj%cych si w obszarze roboczym Zestawy dokumentów. Polega ona na
“przefiltrowaniu” zestawów znajduj%cych si w bazie i wyszukaniu tylko tych,
które spe niaj% podane wcze6niej kryteria, jak np. nazwa zestawu, status
przetwarzania i weryfikacji, typy do %czonych dokumentów.
Filtr zestawów dokumentów jest podzielony na trzy g ówne zak adki:
Funkcje programu
169
• Dane podstawowe – umo liwia wyszukiwanie zestawów na podstawie
danych podstawowych zestawu, tj. nazwy zestawu, daty i kana u komunikacji,
metody wys ania, daty i sposobu potwierdzenia, statusu przetwarzania i
weryfikacji.
• Zaawansowane – umo liwia filtrowanie zestawów na podstawie rodzaju
do %czonych do nich dokumentów i dzieli si na cztery podzak adki:
• zg oszenia p atnika – dokumenty zg oszeniowe p atnika,
• zg oszenia ubezpieczonego – dokumenty zg oszeniowe ubezpieczonego z
mo liwo6ci% wyboru zestawów zawieraj%cych dokumenty konkretnych osób,
• rozliczenia – raporty imienne z mo liwo6ci% wyszukania raportów
z konkretnego okresu rozliczeniowego i dla konkretnych osób ubezpieczonych,
• deklaracja – deklaracje rozliczeniowe z mo liwo6ci% wyszukania
dokumentów za podany okres.
Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajduj% si
w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.
5.6.10
Zapis zestawu dokumentów do pliku
Funkcja umo liwia zapisanie dokumentów znajduj%cych si w zestawie do
pliku KEDU w formacie XML lub SGML. U ytkownik mo e okre6liR nazw
oraz lokalizacj pliku. Zapisanie zestawu dokumentów do pliku jest niezale ne
od statusu zestawu. Domy6lnym formatem zapisu zestawu dokumentów jest
KEDU w formacie XML. Istnieje jednak mo liwo6R zapisu KEDU do
dotychczasowego formatu SGML, jednak nie dotyczy to dokumentów ZUS
ZCZA, ZUS RNA oraz ZUS RGA.
Dla programu P atnik wersja 8.01.001 obowi%zuj%cym dokumentem okre6laj%cym
struktur pliku KEDU jest:
- dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów, Specyfikacja
wej6cia – wyj6cia wersja 2.0, która obejmuje zmiany w dokumentach
ubezpieczeniowych,
Aby zapisaR zestaw dokumentów do pliku:
1.
2.
W widoku Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys*ane zaznacz
zestaw dokumentów, który chcesz zapisaR do pliku.
w menu podr cznym, dost pnym po klikni ciu prawym klawiszem myszki na panelu
w widoku zestawów.
3.
170
Na ekranie pojawi si okno Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 121).
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Zapisz do pliku.
4.
W oknie Zapisywanie jako (patrz Rysunek 122) zmieI nazw i wybierz
lokalizacj lub kliknij przycisk Zapisz, aby zapisaR plik po domy6ln% nazw%
w proponowanej przez program lokalizacji.
Rysunek 122. Okno dialogowe: Zapisywanie jako
Polecenie Zapisz do pliku dost pne jest równie z listy zestawów w widokach
Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys*ane w menu Narz>dzia lub w menu
5.6.11
Raporty o wysy ce i potwierdzeniu
Raporty o wysy ce i potwierdzeniu zestawu dokumentów umo liwiaj%
przegl%danie i wydruk informacji o przekazanych do ZUS zestawach
dokumentów.
W oknie Zestaw dokumentów w menu Narz>dzia s% dost pne nast puj%ce
raporty:
raport weryfikacji zestawu - opcja aktywna w sytuacji, gdy zestaw
posiada b dy,
raport o wysy ce i potwierdzeniu zestawu,
raport o wysy ce i potwierdzeniu z wyszczególnionymi pozycjami
raportów dokumentów rozliczeniowych.
Raporty te mo na ogl%daR na ekranie i drukowaR. Dodatkowo mo na zapisywaR
do pliku tekstowego raport o wysy ce i potwierdzeniu z wyszczególnionymi
pozycjami raportów dokumentów rozliczeniowych.
Aby utworzyR raporty:
1.
2.
Funkcje programu
W widoku Zestawy wys*ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego
chcesz utworzyR raport, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program
polecenie Otwórz.
wybierz polecenie Raporty, a nast pnie raport, który chcesz przygotowaR
np. Poka= raport o wysy ce i potwierdzeniu.
171
Je6li chcesz zapisaR raport do pliku, to po wybraniu polecenia Zapisz raport o
wysy ce i potwierdzeniu do pliku wska lokalizacj , w której ma on zostaR zapisany.
3.
4.
5.
Na ekranie zostanie wy6wietlony raport dotycz%cy wybranego zestawu.
Zawiera on niezb dne informacje o wysy ce i potwierdzeniu zestawu oraz
list dokumentów, które zosta y do niego do %czone.
Z menu Raport wybierz polecanie Drukuj, aby wydrukowaR utworzony
raport.
Je6li chcesz zamkn%R okno raportu, to z menu Plik wybierz polecenie
Zamknij.
Przegl%danie oraz drukowanie raportów o wysy ce i potwierdzeniu jest dost pne
równie po wybraniu polecenia Poka= raport w menu kontekstowym z poziomu listy
zestawów na widoku Zestawy wys*ane.
5.6.12
Obs uga przesy ek wielu p atników
Wysy anie zestawów dokumentów oraz odbieranie potwierdzeI wys ania
zestawów dokumentów jest wspierane przez kreatory:
Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS,
Kreator grupowego potwierdzania zestawów,
5.6.12.1
Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS
Funkcja przewidziana jest dla biur rachunkowych oraz innych przedsi biorstw,
zajmuj%cych si przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS za
innych p atników. Funkcja s u y do grupowego wysy ania zestawów
dokumentów i jest wspomagana kreatorem. Kreator ten umo liwia wskazanie
zestawów, które maj% byR nast pnie zweryfikowane i podpisane przy u yciu
wybranego certyfikatu i przekazane do ZUS.
Aby wys aR do ZUS zestawy dokumentów wielu p atników:
1. Wybierz do kontekstu p atnika, który jest podmiotem upowa nionym.
2. Umie6R kart
w czytniku, je6li pos ugujesz si
certyfikatem
kwalifikowanym.
3. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie WyLlij za wielu p atników/Zestawy
dokumentów.
Je6li przed wys aniem zestawów nie u ywa e6
adnej funkcji przekazu
elektronicznego, na ekranie zostan% wy6wietlone komunikaty weryfikacji wst pnej
certyfikatów zarejestrowanych w programie (patrz opis na stronie 204).
123) kliknij przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora.
Wysy anie zestawów dokumentów wielu p atników za pomoc% kreatora
odbywa si w dziewi ciu krokach. Informacja o tym, który krok
wykonujesz, wy6wietlana jest na pasku tytu u.
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj wysy ania zestawów.
172
Rysunek 123. Okno powitalne kreatora wysy ki zestawów
5. W drugim kroku kreatora (patrz Rysunek 124) kliknij przycisk Wybierz
zestawy i wska zestawy, które maj% zostaR przekazane do ZUS.
Rysunek 124. Kreator grupowego wys ania zestawów do ZUS – krok 2
6. Na ekranie pojawi si okno Lista zestawów, wska zestawy, które chcesz
wys aR do ZUS i kliknij przycisk OK.
Kliknij przycisk Poka
zestawów.
filtr, aby skorzystaR z filtra dost pnego w oknie Lista
7. W kroku trzecim kreatora zostanie wykonana weryfikacja wybranych
zestawów dokumentów.
Funkcje programu
173
8. Kliknij przycisk Dalej w kolejnym kroku kreatora, aby przej6R do
przygotowania certyfikatu s u %cego do sk adania podpisu elektronicznego
Je6li w6ród wybranych do wysy ki zestawów, b d% zestawy zawieraj%ce
b dy krytyczne, to zestaw nie zostanie wys any (patrz Rysunek 126).
Kliknij przycisk Raport z weryfikacji..., aby zapoznaR si ze szczegó ami
weryfikacji.
Raport z weryfikacji zawiera: nazw zestawu dokumentów, symbol p atnika, dat
utworzenia zestawu, liczb dokumentów, liczb bloków wielokrotnych, status
weryfikacji.
Rysunek 126 Okno kreatora wysy ki – krok 4 (b dy krytyczne)
174
9. W pi%tym kroku kreatora wprowad3 has o klucza prywatnego i zaznacz
opcj umo liwiaj%c% wykorzystanie wprowadzonego has a do z o enia
podpisu na wybranych zestawach, a nast pnie kliknij przycisk Dalej. Je6li
chcesz zapoznaR si ze szczegó owymi informacjami dotycz%cymi
certyfikatu kliknij przycisk Wy.wietl certyfikat..
10. Na ekranie pojawi si nast pne okno kreator (patrz Rysunek 128) kliknij
przycisk Dalej, aby przekazaR podpisan% przesy k do ZUS.
Kliknij przycisk Raport z podpisywania, je6li chcesz zapoznaR si ze
szczegó ami raportu.
Raport z podpisywania zawiera dane dotycz%ce u ytego certyfikatu: dane w a6ciciela,
wystawcy, okres obowi%zywania oraz numer seryjny i odcisk oraz dane zestawów
dokumentów: nazw zestawu, symbol p atnika, dat utworzenia zestawu, liczb
dokumentów, liczb bloków wielokrotnych, status weryfikacji oraz informacj o
podpisie.
Funkcje programu
175
11. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport z wysy-ki, je6li chcesz
poznaR szczegó y, a nast pnie kliknij przycisk Zako cz¸ aby zamkn%R okno
kreatora (patrz Rysunek 129).
5.6.12.2
Kreator grupowego potwierdzania zestawów
Funkcja przewidziana jest dla biur rachunkowych oraz innych przedsi biorstw,
zajmuj%cych si przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS za
innych p atników. Funkcja s u y do potwierdzenia zestawów dokumentów,
które zosta y przekazane do ZUS w postaci elektronicznej i jest wspomagana
kreatorem. Funkcja jest dost pna, tylko w przypadku, gdy w oknie Ustawienia
przekazu elektronicznego ustawiona zosta a Automatyczna wysy ka (patrz
„Podr cznik administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).
Aby potwierdziR zestawy dokumentów wielu p atników:
1. Wybierz do kontekstu p atnika, który jest podmiotem upowa nionym.
2. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Pobierz za wielu p atników.
130) - kliknij przycisk Dalej i post puj zgodnie ze wskazówkami kreatora.
Grupowe potwierdzanie zestawów dokumentów odbywa si w sze6ciu
krokach i jest wspomagane kreatorem. Informacja o tym, który krok
wykonujesz, wy6wietlana jest na pasku tytu u.
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z grupowego pobierania
potwierdzeI.
176
Rysunek 130 Okno powitalne kreatora grupowego pobierania z ZUS – krok 1/6
4. W kolejnym oknie kreatora (patrz Rysunek 131) kliknij przycisk Wybierz
zestawy i wska zestawy dokumentów, dla których maj% zostaR pobrane
potwierdzenia zestawów, a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
Rysunek 131. Kreator grupowego potwierdzania zestawów – krok 2
5. Na ekranie pojawi si okno Lista zestawów, wska zestawy, dla których
maj% zostaR potwierdzenia zestawów i kliknij przycisk OK.
6. W trzecim kroku kreatora odbywa si pobieranie potwierdzeI dla
wskazanych zestawów, o czym informuje pasek post pu.
7. Kliknij przycisk Dalej czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 132) je6li
chcesz zarejestrowaR potwierdzenia, co jest równoznaczne ze zmian%
statusu na potwierdzony zestawu i znajduj%cych si w nim dokumentów.
Kliknij przycisk Raport z pobierania, je6li chcesz przegl%daR raport
z pobierania potwierdzeI i weryfikacji z o onych na nich podpisów.
Funkcje programu
177
Rysunek 132. Kreator grupowego potwierdzania zestawów – krok 4
8. W kolejnym kroku potwierdzenia s% rejestrowane, o czym informuje pasek
post pu.
9. W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 133) kliknij przycisk Zako cz,
aby zamkn%R okno kreatora. Kliknij przycisk Raport z potwierdzania, je6li
chcesz przegl%daR szczegó y potwierdzenia zestawów dokumentów.
Rysunek 133 Kreator grupowego potwierdzania zestawów – krok 6
178
5.7 Obs uga przesy ek
Funkcje obs ugi przesy ek obejmuj% ich pobieranie, rejestracj , przegl%danie
i usuwanie.
Przesy ki w programie P ATNIK dziel% si na:
•
•
przesy ki do ZUS – zawieraj%ce dokumenty ubezpieczeniowe p atnika,
przesy ki z ZUS – zawieraj%ce potwierdzenie.
W przypadku braku oczekiwanej przesy ki z ZUS nale y upewniR si , e
sprawdzana jest w a6ciwa skrytka w ZUS, czyli skrytka u ytkownika
certyfikatu ustawionego w danym kontek6cie p atnika (patrz Podr,cznik
administratora rozdzia Jak ustawiA u.ytkownika certyfikatu?).
Wraz z wprowadzeniem obs ugi przesy ek mo liwe jest pobieranie i rejestracja
przesy ek, bez konieczno6ci wskazania zestawu, dla którego przeznaczone jest
dane potwierdzenie. Funkcja pobierania przesy ek z ZUS (patrz rozdzia 5.7.1
Pobranie przesy ek z ZUS) pobiera wszystkie przesy ki oczekiwane
w aktualnym kontek6cie p atnika, natomiast funkcja pobierania przesy ek
z pliku (patrz rozdzia 5.7.2 Pobranie przesy ki z pliku) pobiera przesy ki ze
wszystkich wskazanych przez u ytkownika plików. Przesy ki te widoczne s%
w widoku Przesy*ki pobrane, sk%d mo na je zarejestrowaR.
5.7.1
Pobranie przesy ek z ZUS
Funkcja umo liwia automatyczne pobieranie przesy ek z ZUS.
Automatyczne odbieranie przesy ek z ZUS wymaga:
•
•
posiadania zainstalowanego i w a6ciwie skonfigurowanego modemu lub
dost pu do Internetu przez sieR korporacyjn%
poprawnego skonfigurowania ustawieI przekazu elektronicznego
zwi%zanych z wysy k% automatyczn% (patrz Podr,cznik administratora
rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego) oraz u ytkownikiem
certyfikatu (patrz Podr,cznik administratora rozdzia Jak ustawiA
u.ytkownika certyfikatu?).
Aby pobraR przesy ki z ZUS:
1. Wejd3 do widoku Przesy*ki pobrane.
2. Z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz przesy ki z ZUS.
Funkcje programu
179
3. Po pobraniu przesy ek wy6wietlona zostanie informacja o ilo6ci pobranych
przesy ek wraz z zapytaniem czy przesy ki te maj% zostaR od razu
zarejestrowane (patrz Rysunek 134).
Rysunek 134. Okno komunikatu z pytaniem czy zarejestrowaR pobrane przesy ki
4. Kliknij przycisk Tak w celu zarejestrowania pobranych przesy ek.
Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj z zarejestrowania pobranych
przesy ek.
5.7.2
Pobranie przesy ki z pliku
Odbieranie przesy ek przy wykorzystaniu WWW wymaga:
•
•
zainstalowanego i w a6ciwie skonfigurowanego modemu lub dost pu do
Internetu przez sieR korporacyjn%
zainstalowania przegl%darki internetowej i zarejestrowania w przegl%darce
certyfikatu (patrz rozdzia patrz Podr,cznik administratora rozdzia
Zarejestrowanie certyfikatów w przegl8darce).
Funkcja umo liwia pobranie przesy ki, która po pobraniu poprzez przegl%dark ,
zosta a zapisana do pliku.
Aby pobraR przesy k :
1. Wejd3 do widoku Przesy*ki pobrane.
2. Z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz przesy k> z pliku.
Program umo liwia rejestracj zarówno potwierdzeI do wys anych zestawów
jak i wyci%gów z CRU pobranych z ZUS w postaci plików.
3. W oknie Otwieranie (patrz Rysunek 135) wybierz plik zawieraj%cy
przesy k (plik o rozszerzeniu *.ksi) i kliknij przycisk Otwórz. Klikni cie
przycisku Anuluj powoduje rezygnacj z pobrania przesy ki i powrót do
widoku Przesy*ki pobrane.
180
Rysunek 135. Okno dialogowe Otwieranie – Wybór pliku z przesy k% z ZUS
4. Po pobraniu przesy ek wy6wietlona zostanie informacja o ilo6ci pobranych
przesy ek (patrz Rysunek 136), a nast pnie zapytanie czy przesy ki te maj%
zostaR zarejestrowane (patrz Rysunek 137).
Rysunek 136. Okno komunikatu z informacj% o ilo6ci pobranych przesy ek
Rysunek 137. Okno komunikatu z pytaniem czy zarejestrowaR pobrane przesy ki
Funkcje programu
181
5. Kliknij przycisk Tak w celu zarejestrowania pobranych przesy ek.
Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj z zarejestrowania pobranych
przesy ek.
5.7.3
Rejestracja przesy ki pobranej
Funkcja umo liwia zarejestrowanie przesy ki pobranej znajduj%cej si
w widoku Przesy*ki pobrane.
Aby zarejestrowaR przesy k :
1. W widoku Przesy*ki pobrane zaznacz przesy k ,
zarejestrowaR.
2. Z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj przesy k>.
któr%
chcesz
3. Wy6wietlony zostanie komunikat o poprawnym zarejestrowaniu przesy ki
(patrz Rysunek 138)
Rysunek 138. Okno komunikatu z informacj% o zarejestrowaniu przesy ki
5.7.4
Usuwanie przesy ki pobranej
Funkcja umo liwia usuni cie przesy ki znajduj%cej si w widoku Przesy*ki
pobrane.
Aby usun%R przesy k :
1. W widoku Przesy*ki pobrane zaznacz przesy k , któr% chcesz usun%R.
2. Z menu Program wybierz polecenie UsuG.
3. Na ekranie wy6wietlone zostanie pytanie o potwierdzenie decyzji usuni cia
przesy ki (patrz Rysunek 139).
Rysunek 139. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuni cia przesy ki
4. Kliknij przycisk Tak. Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj
z usuni cia przesy ki.
Wybrana przesy ka zostanie usuni ta z bazy danych programu.
182
5.7.5
Przegl,danie przesy ki pobranej
Funkcja umo liwia przegl%danie przesy ek znajduj%cych si
Przesy*ki pobrane.
5.7.5.1
w widoku
Wy>wietlanie szczegó ów
pobranej przesy ki z ZUS:
• numer przesy ki
• data pobrania przesy ki,
• typ przesy ki,
• identyfikator przesy ki do ZUS,
• identyfikator przesy ki z ZUS,
• metoda pobrania przesy ki,
• adres serwera, z którego pobrana zosta a przesy ka,
• nazwa pliku zawieraj%cego przesy k
Aby przegl%daR szczegó y przesy ki:
1. W widoku Przesy*ki pobrane zaznacz przesy k , której szczegó y chcesz
przegl%daR.
2. Z menu Program wybierz polecenie Poka=.
na pasku narz dzi.
Aby wy6wietliR szczegó y przesy ki mo esz te klikn%R dwa razy myszk% na wybranej
przesy ce.
3. Na ekranie pojawi si okno Przesy+ka z ZUS (patrz Rysunek 140 i Rysunek
141). Wszystkie dane s% wy6wietlane na dwóch zak adkach Dane
przesy*ki i Koperta.
Rysunek 140. Okno Przesy+ka z ZUS (zak adka Dane przesy*ki)
Funkcje programu
183
Rysunek 141. Okno Przesy+ka z ZUS (zak adka Koperta)
5.7.5.2
Filtrowanie przesy ek pobranych
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie przesy ek w obszarze
roboczym Przesy*ki pobrane. Jej dzia anie polega na „przefiltrowaniu”
wszystkich przesy ek pobranych znajduj%cych si w bazie programu
i wyszukaniu tylko tych, które spe niaj% podane wcze6niej kryteria.
Filtr przesy ek pobranych jest podzielony na dwie g ówne zak adki:
• Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug typu
przesy ki, daty jej pobrania, identyfikatora przesy ki do ZUS
i identyfikatora przesy ki z ZUS, kana u komunikacji
5.7.6
Przegl,danie przesy ki zarejestrowanej
Funkcja umo liwia przegl%danie przesy ek znajduj%cych si
Przesy*ki zarejestrowane.
5.7.6.1
w widoku
Wy>wietlanie szczegó ów
przesy ki do ZUS:
• numer przesy ki
• data wys ania przesy ki,
• typ przesy ki,
• nazwa zawarto6ci przesy ki,
• status przesy ki,
• adresat przesy ki,
• przez kogo podpisana zosta a przesy ka,
184
•
•
•
•
dane programu wysy aj%cego,
metoda wys ania przesy ki,
adres serwera, na który wys ana zosta a przesy ka,
nazwa pliku zawieraj%cego przesy k
oraz z nast puj%cymi szczegó ami przesy ki z ZUS:
• numer przesy ki
• numer przesy ki, której dotyczy przegl%dana przesy ka z ZUS,
• data pobrania przesy ki,
• typ przesy ki,
• nazwa zawarto6ci przesy ki do ZUS, której dotyczy przegl%dana przesy ka z
ZUS,
• adresat przesy ki,
• przez kogo podpisana zosta a przesy ka,
• dane programu pobieraj%cego,
• metoda pobrania przesy ki,
• adres serwera, z którego pobrana zosta a przesy ka,
• nazwa pliku zawieraj%cego przesy k
Aby przegl%daR szczegó y przesy ki:
1. W widoku Przesy*ki zarejestrowane zaznacz przesy k , której szczegó y
chcesz przegl%daR.
2. Z menu Program wybierz polecenie Poka=.
na pasku narz dzi.
Aby wy6wietliR szczegó y przesy ki mo esz te klikn%R dwa razy myszk% na wybranej
przesy ce.
3. W zale no6ci od rodzaju wybranej przesy ki na ekranie pojawi si okno
Przesy+ka do ZUS (patrz Rysunek 142 i Rysunek 143 i Rysunek 144) lub
okno Przesy+ka z ZUS (patrz Rysunek 145 i Rysunek 146 i Rysunek 147).
Wszystkie dane s% wy6wietlane na trzech zak adkach Dane
przesy*ki, Koperta i Ogólne.
Funkcje programu
185
Rysunek 142. Okno Przesy+ka do ZUS (zak adka Dane przesy*ki)
Rysunek 143. Okno Przesy+ka do ZUS (zak adka Koperta)
186
Rysunek 144. Okno Przesy+ka do ZUS (zak adka Ogólne)
Rysunek 145. Okno Przesy+ka z ZUS (zak adka Dane przesy*ki)
Funkcje programu
187
Rysunek 146. Okno Przesy+ka z ZUS (zak adka Koperta)
Rysunek 147. Okno Przesy+ka z ZUS (zak adka Ogólne)
188
5.7.6.2
Filtrowanie przesy ek zarejestrowanych
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie przesy ek zarejestrowanych
w obszarze roboczym Przesy*ki zarejestrowane. Jej dzia anie polega na
„przefiltrowaniu” wszystkich przesy ek zarejestrowanych znajduj%cych si
w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które spe niaj% podane wcze6niej
kryteria.
Filtr przesy ek zarejestrowanych jest podzielony na trzy g ówne zak adki:
• Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug rodzaju
przesy ki, typu przesy ki, kana u komunikacji i daty jej wys ania/pobrania,
• Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug nadawcy i
odbiorcy przesy ki a tak e wed ug identyfikatora przesy ki do ZUS
i identyfikatora przesy ki z ZUS,
5.8 Rejestracja danych z CRU z pliku
Funkcja umo liwia rejestracj danych z CRU zapisanych w pliku otrzymanym
bezpo6rednio z ZUS.
Aby zarejestrowaR dane z CRU zapisane do pliku:
1. W widoku Przesy*ki pobrane lub Przesy*ki zarejestrowane z menu
Przekaz wybierz polecenie Pobierz przesy k> z pliku i wska plik
zawieraj%cy dane z CRU.
Polecenie Pobierz przesy k> z pliku dost pne jest równie w menu podr cznym,
wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku
Przesy*ki pobrane lub Przesy*ki zarejestrowane.
2. W oknie Otwieranie (patrz Rysunek 148) wybierz plik zawieraj%cy
przesy k (plik o rozszerzeniu *.ksi) i kliknij przycisk Otwórz. Klikni cie
przycisku Anuluj powoduje rezygnacj z rejestracji danych z CRU.
Funkcje programu
189
Rysunek 148. Okno Otwieranie
3. Kliknij przycisk OK w oknie informuj%cym o pobraniu przesy ki (patrz
Rysunek 149).
4. W nast pnym oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 153),
kliknij przycisk Tak, je6li chcesz zarejestrowaR pobran% przesy k .
5. W trakcie importu danych z CRU z pliku, na ekranie zostanie wy6wietlony
komunikat informuj%cy o aktualno6ci danych w wyci%gu (patrz Rysunek
151), a nast pnie o zarejestrowaniu przesy ki (patrz Rysunek 152).
190
Dane z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych wczytane z pliku mo na
przegl%daR w widoku Wyci"gi z CRU dost pnym na zak adce Informacje z
ZUS.
5.9 Obs uga dokumentów p atniczych
Poni ej zosta a omówiona grupa funkcji pozwalaj%cych na kompleksow%
obs ug dokumentów p atniczych, w tym ich przegl%danie, edycj , drukowanie i
generowanie w formie pliku tekstowego. Dokumenty p atnicze sk adek s%
tworzone na podstawie deklaracji rozliczeniowej i drukowane w formie
przelewu bankowego lub zapisywane w postaci pliku tekstowego.
Wszystkie dokumenty p atnicze tworzone w programie P atnik s% dost pne w
widoku Dokumenty p*atnicze. Obszar roboczy Dokumenty p*atnicze jest
dost pny po wybraniu z menu Widok polecenia Dokumenty/Dokumenty
p atnicze lub po klikni ciu ikony Dokumenty p-atnicze na zak adce
Dokumenty na pasku ikon.
Dokumenty p atnicze utworzone w programie P atnik wersja 5.01.001 i 6.01.00. nie
b d% dost pne do edycji, wydruku/nadruku oraz weryfikacji w kolejnych wersjach
programu P atnik.
Dla tych dokumentów w widoku Dokumenty p*atnicze w kolumnie Wp*ata/Przelew
zostanie dodany dodatkowy opis ”(do odczytu)”.
Program umo liwia drukowanie dokumentów p atniczych na czystych kartkach
papieru jako kompletny wydruk lub nadruk na specjalnie przygotowanych
drukach. Sposób wydruku dokumentów p atniczych nale y okre6liR w
Ustawieniach programu na zak adce Inne (patrz „Podr cznik administratora”).
Funkcje programu
191
5.9.1 Drukowanie przelewów bankowych
Funkcja pozwala na przygotowanie i wydrukowanie przelewów bankowych.
Dokumenty te tworzone s% na podstawie deklaracji rozliczeniowych i danych
pobieranych z ustawieI programu (numery kont bankowych ZUS) oraz
kartoteki p atnika (numery kont bankowych p atnika).
Aby utworzyR przelew bankowy:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty\Dokumenty p atnicze lub
z paska ikon wybierz zak adk Dokumenty i kliknij ikon Dokumenty
p atnicze.
2. W widoku Dokumenty p*atnicze z menu Program wybierz polecenie
Nowy, aby przej6R do tworzenia nowego polecenia przelewu lub wp aty.
lub w menu
podr cznym, wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy.
3. Na ekranie pojawi si Dokument p+atniczy (patrz Rysunek 153) – w bloku
Rachunek ZUS z listy wyboru wybierz odpowiedni rachunek
(np. Ubezpieczenia spo eczne – jest to numer konta ZUS, na które nale y
wp acaR sk adki na ubezpieczenie spo eczne).
Rysunek 153. Okno dialogowe: Dokument p+atniczy
4. W nast pnym bloku wybierz typ dokumentu i typ wp aty oraz podaj kwot .
5. W bloku Dane P*atnika wybierz numer rachunku zleceniodawcy oraz
uzupe nij pola dotycz%ce deklaracji, z której ma nast%piR przelew lub
wp ata. Dane p atnika s% uzupe niane automatycznie.
192
papieru jako kompletny wydruk lub nadruk na specjalnie przygotowanych drukach.
Sposób oraz parametry wydruku dokumentów p atniczych nale y okre6liR w oknie
Ustawienia programu na zak adce Inne (patrz „Podr cznik administratora”).
6. Z menu Dokument wybierz polecenie Drukuj lub kliknij ikon Drukuj
znajduj%c% si na pasku narz dzi.
7. Zapisz przygotowane polecenie przelewu, klikaj%c ikon Zapisz i zamknij.
5.9.2 Kreator dokumentów p atniczych
Tworzenie dokumentów p atniczych jest wspomagane przez kreator
umo liwiaj%cy szybkie i wygodne tworzenie dokumentów p atniczych na
podstawie zestawu dokumentów lub danych wprowadzonych r cznie. Za
pomoc% kreatora mo na utworzyR dokument wp aty, przelewy bankowe lub
zapisaR dokument p atniczy w pliku tekstowym. Dokumenty p atnicze mog%
byR tworzone na podstawie dokumentów o statusie Wprowadzony, Wys any,
Potwierdzany lub Historyczny. Oznacza to, e dokumenty p atnicze mog% byR
tworzone na podstawie utworzonych deklaracji, niezale nie od statusu.
Podczas tworzenia dokumentów p atniczych za pomoc% kreatora:
•
•
•
identyfikator uzupe niaj%cy dla osoby fizycznej jest pobierany
w nast puj%cej kolejno6ci: REGON, PESEL, seria i numer dowodu
osobistego, paszport; dla osoby prawnej jest pobierany REGON, je6li
p atnik nie posiada numeru REGON, to pole to pozostaje puste,
do deklaracji koryguj%cych nie s% pobierane kwoty sk adek dla
poszczególnych sk adek, kwoty te nale y uzupe niR r cznie,
z kartoteki p atnika s% pobierane numery rachunków bankowych, które
zosta y wprowadzone jako ostatnie dla danego tytu u obci% enia.
Aby utworzyR dokument p atniczy za pomoc% kreatora:
1. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Twórz dokumenty p atnicze.
154) - kliknij przycisk Dalej, aby przej6R do przygotowania dokumentów
p atniczych. Tworzenie dokumentów p atniczych za pomoc% kreatora
odbywa si w sze6ciu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz,
wy6wietlana jest na pasku tytu u.
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z tworzenia dokumentów.
Funkcje programu
193
Rysunek 154. Okno powitalne kreatora dokumentów p atniczych – krok 1/6
3. W nast pnym oknie kreatora (patrz Rysunek 155) podaj okres
rozliczeniowy, za który chcesz przygotowaR dokumenty p atnicze, i kliknij
przycisk Dalej.
Mo esz tak e przygotowaR dokumenty p atnicze dla deklaracji, których nie
ma w rejestrze dokumentów. W tym celu wybierz opcj Niezale ne
dokumenty p*atnicze i kliknij przycisk Dalej.
Rysunek 155. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p+atniczych – krok 2/6
4. Je eli we wskazanym okresie rozliczeniowym wyst puje wi cej ni jedna
deklaracja, na podstawie której mo na utworzyR dokument p atniczy, to na
ekranie zostanie wy6wietlone okno zawieraj%ce list tych deklaracji (patrz
Rysunek 156). Kliknij przycisk Dalej, aby utworzyR dokumenty p atnicze
dla wszystkich deklaracji, lub wska odpowiedni% deklaracj .
194
5. W czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 157) wybierz rodzaj
tworzonego dokumentu, a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
6. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 158) kliknij przycisk Szczegó-y,
je6li chcesz uzupe niR lub zmieniR dane pobrane z deklaracji
rozliczeniowych, a nast pnie kliknij przycisk Dalej.
Je6li tworzysz dokumenty p atnicze na podstawie deklaracji koryguj%cych, to kliknij
przycisk Szczegó-y. W otwartym oknie Zestaw danych w dokumentach p+atniczych
(patrz Rysunek 159) zaznacz tytu za jaki ma powstaR dokument p atniczy i wpisz
kwot sk adki, a nast pnie kliknij przycisk OK.
Funkcje programu
195
Rysunek 159. Okno dialogowe: Zestaw danych w dokumentach p+atniczych
7. Na ekranie pojawi si okno Kreator dokumentów p+atniczych – krok 6/6 z
list% przygotowanych dokumentów p atniczych. Kliknij przycisk Zako cz,
aby wydrukowaR dokumenty. Je eli chcesz zapisaR dokumenty w postaci
pliku tekstowego, wybierz opcj Plik tekstowy i podaj lokalizacj , w jakiej
ma on zostaR zapisany.
Je6li nie wybierzesz folderu w jakim ma zostaR zapisany plik tekstowy, to zostanie on
zapisany w domy6lnym folderze dla plików przelewu znajduj%cym si w katalogu
programu (standardowo C:\Program Files\Asseco Poland SA\P atnik\Przelew\) w
podkatalogu o nazwie takiej, jak symbol p atnika.
papieru jako kompletny wydruk (pe en wydruk) lub nadruku na specjalnie
przygotowanych drukach dowodów wp aty/przelewu w jednym (ma y format) lub w
dwóch egzemplarzach (format A4). Sposób wydruku dokumentów p atniczych nale y
okre6liR w oknie Ustawienia programu na zak adce Inne (patrz „Podr cznik
administratora” rozdzia Konfiguracja programu).
196
5.10 Obs uga dokumentów ZUS RMUA
Funkcja obejmuje automatyczne przygotowanie raportów dla ubezpieczonych
(ZUS RMUA) na podstawie dokumentów rozliczeniowych oraz drukowanie ich
w postaci papierowej. Poniewa raport dla ubezpieczonych powstaje na
podstawie raportów imiennych wys anych do ZUS, konieczne jest
przygotowanie takich raportów za dany okres rozliczeniowy. Raporty imienne
powinny mieR status Wys*any, Potwierdzony lub Historyczny.
Podczas wydruku raportu ZUS RMUA drukowane jest równie za6wiadczenie
o op acaniu sk adki na ubezpieczenie zdrowotne. Za6wiadczenie takie zawiera
dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, okres za jaki zosta a op acona
sk adka oraz kod i nazw oddzia u NFZ i jest zawsze drukowane u do u
pierwszej strony w taki sposób, aby umo liwiR odci cie. Je eli w kartotece
ubezpieczonego nie zosta podany kod oddzia u NFZ, to po wybraniu go
podczas pracy kreatora i zaznaczeniu odpowiedniej opcji mo na ten kod zapisaR
do kartoteki.
Aby przygotowaR dokumenty ZUS RMUA:
1.
2.
Funkcje programu
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Twórz raporty ZUS RMUA.
Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 161) kliknij przycisk Dalej, aby przej6R do przygotowania dokumentów ZUS
RMUA. Tworzenie raportów dla ubezpieczonych za pomoc% kreatora
odbywa si w sze6ciu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz,
wy6wietlana jest na pasku tytu u.
197
Rysunek 161. Okno dialogowe: Kreator raportów ZUS RMUA - krok 1/6
3.
W drugim kroku kreatora wska przedzia identyfikatorów lub zakres
numerów dokumentów, na podstawie których chcesz tworzyR dokumenty
ZUS RMUA, oraz okres rozliczeniowy, za który b d% tworzone raporty,
Opcja Wska= identyfikator dokumentów pozwala przygotowaR raporty ZUS RMUA
dla konkretnego identyfikatora np. 01 06-2003.
Opcja Wska= zakres numerów dokumentów rozliczeniowych oraz ich okres
rozliczeniowy pozwala na przygotowanie raportów ZUS RMUA za wszystkie
komplety dokumentów rozliczeniowych przekazane w danym miesi%cu.
Przyk adowo, je6li za miesi%c czerwiec 2003r. by y przekazywane komplety
pierwszorazowy (01 06-2003) oraz trzy korekty (02 06-2003, 03 06-2003, 04 06-2003),
to po przygotowaniu Raportów ZUS RMUA za ten miesi%c uzyskamy pe n% histori
przekazywanych dokumentów do ZUS, czyli raporty z ka dym identyfikatorem ze
wskazanego okresu.
Rysunek 162. Okno dialogowe: Kreator raportów ZUS RMUA – krok 2/6
198
4.
5.
W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 163) kliknij przycisk Dalej,
je eli chcesz przygotowaR raporty ZUS RMUA dla wszystkich osób, dla
których istniej% dokumenty za wskazany okres.
Je eli chcesz utworzyR raport ZUS RMUA dla wybranych osób, wybierz
opcj Twórz raporty dla wybranych ubezpieczonych - kliknij przycisk
Wybierz ubezpieczonych, a nast pnie zaznacz konkretnych ubezpieczonych
i zaakceptuj swój wybór, klikaj%c przycisk OK.
Rysunek 163. Okno: Kreator raportów ZUS RMUA – krok 3/6
6.
Na ekranie pojawi si okno dialogowe kreatora (patrz Rysunek 164),
w którym zostanie wy6wietlona lista ubezpieczonych znajduj%cych si na
wybranych dokumentach, dla których tworzone b d% dokumenty ZUS
RMUA. Kliknij przycisk Dalej, aby przej6R do kolejnego kroku.
Je6li dla jakiego6 ubezpieczonego w kartotece brak jest informacji o oddziale NFZ,
kliknij przycisk Wska fundusz i wybierz odpowiedni kod oddzia u NFZ (patrz
Rysunek 165), a nast pnie zaakceptuj swój wybór, klikaj%c przycisk OK.
Je6li chcesz, aby wybrany kod oddzia u zosta zapisany dla ubezpieczonych, którzy nie
posiadaj% danych o NFZ, zaznacz opcj poni ej listy kodów oddzia ów.
Opcja Przed utworzeniem ZUS RMUA zapisz wybrane kody oddzia*ów NFZ do
kartotek ubezpieczonych umo liwia zapisanie informacji o kodzie NFZ do kartotek
dla ubezpieczonych.
Funkcje programu
199
Rysunek 165. Okno dialogowe: Narodowy Fundusz Zdrowia
7.
200
W kroku pi%tym (patrz Rysunek 166) kliknij przycisk Dalej, aby
wydrukowaR raporty ZUS RMUA.
Je6li chcesz zapisaR dokumenty w pliku tekstowym, wybierz opcj Zapisz
raport w pliku i kliknij przycisk Przegl"daj, aby podaR nazw pliku, lub
zaakceptuj nazw standardow%.
8.
W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Zako cz, aby wydrukowaR lub
zapisaR w pliku raporty ZUS RMUA.
5.11 Obs uga certyfikatów
Funkcje obs ugi certyfikatów obejmuj% ich pobieranie, rejestracj , przegl%danie,
weryfikacj i usuwanie.
Certyfikat jest dokumentem elektronicznym podpisanym przez Centrum
Certyfikacji, zawieraj%cym klucz publiczny oraz dane w a6ciciela certyfikatu.
Ka dy podmiot uczestnicz%cy w elektronicznej komunikacji (p atnik, jednostka
ZUS, Punkt Rejestracji, Centrum Certyfikacji ) pos uguje si par% kluczy.
Klucz prywatny jest tajnym kluczem w a6ciciela (przechowywanym na karcie
elektronicznej).
Klucz publiczny jest zawarty w certyfikacie i w takiej postaci mo e byR
udost pniany przez w a6ciciela innym podmiotom, z którymi zamierza si on
bezpiecznie komunikowaR.
Funkcje programu
201
Para kluczy (prywatny i publiczny) jest wykorzystywana do podpisywania
i szyfrowania dokumentów.
Podpisywanie
1. P atnik podpisuje dokumenty przekazywane do ZUS za pomoc% swojego
klucza prywatnego.
2. ZUS, po otrzymaniu dokumentów, na podstawie do %czonego do podpisu
certyfikatu p atnika sprawdza, kto jest nadawc% przesy ki oraz czy podpis
prawid owo si weryfikuje.
Szyfrowanie
1. P atnik szyfruje dokumenty do ZUS za pomoc% klucza publicznego
z certyfikatu ZUS (OOP).
2. ZUS, po otrzymaniu dokumentów, odszyfrowuje je za pomoc%
posiadanego klucza prywatnego, dzi ki czemu przekazywane dokumenty
mog% zostaR odszyfrowane i odczytane wy %cznie przez ZUS.
Certyfikaty wydawane przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum tworz% struktur
hierarchiczn%:
CA-NAD
CA-ZEW
p*atnik
OOP
PR
Certyfikat CA-NAD (Nadrz dne Centrum Certyfikacji) jest certyfikatem nadrz dnym
dla wszystkich pozosta ych certyfikatów. Certyfikaty Punktów Rejestracji oraz
jednostek ZUS (OOP) podpisywane s% przy u yciu klucza CA-ZEW (Zewn trzne
Centrum Certyfikacji), a ten z kolei przez CA-NAD. Certyfikat CA-NAD podpisuje
sam siebie.
Poczynaj%c od 21 lipca 2009 ZUS nie przyjmuje dokumentów podpisanych przez
p atników za pomoc% certyfikatów wydanych przez CA-ZEW.
Jednocze6nie Centrum Certyfikacji Unizeto Certum wcze6niej zaprzesta o wydawania
certyfikatów dla p atników.
202
Certyfikaty wydawane przez kwalifikowane centra certyfikacji tworz% struktur
hierarchiczn%:
Certyfikat Narodowego
Centrum Certyfikacji
Certyfikat kwalifikowanego
centrum certyfikacji (KIR,
Sigillum, UNIZETO Certum)
Certyfikaty
kwalifikowane
Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji jest certyfikatem nadrz dnym dla
wszystkich pozosta ych certyfikatów. Certyfikaty kwalifikowane wydawane przez
kwalifikowane centra certyfikacji podpisywane s% przy u yciu certyfikatu
kwalifikowanego centrum certyfikacji, a ten z kolei przez certyfikat Narodowego
Centrum Certyfikacji. Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji podpisuje sam
siebie.
Operacje zwi%zane z obs ug% certyfikatów wywo ywane s% w widoku
Certyfikaty (patrz Rysunek 167), dost pnym po wybraniu z menu Widok
polecenia Przekaz elektroniczny/Certyfikaty, po klikni ciu ikony Certyfikaty
na zak adce Przekaz elektroniczny na pasku ikon lub po wci6ni ciu klawisza
F11 w dowolnym widoku.
Rysunek 167. Obszar roboczy Certyfikaty
Funkcje programu
203
5.11.1
Weryfikacja wst pna danych przekazu elektronicznego
z przekazem elektronicznym, to po przej6ciu do widoku zwi%zanego
z przekazem wykonana zostanie weryfikacja wst pna zarejestrowanych
w programie certyfikatów i list CRL. Polega ona na sprawdzeniu:
• odcisków kluczy publicznych certyfikatów punktu zaufania,
• czy w programie zarejestrowane s% potrzebne do pracy z przekazem
elektronicznym certyfikaty wydawane przez Centrum Certyfikacji Unizeto
Certum dedykowane dla ZUS takie, jak: CA-NAD, CA-ZEW, jednostki
ZUS,
• czy w programie zarejestrowane s% potrzebne do pracy z przekazem
elektronicznym certyfikaty takie, jak: certyfikat Narodowego Centrum
Certyfikacji, certyfikat Centrum Certyfikacji (KIR, Sigillum lub UNIZETO
Certum) i certyfikat kwalifikowany p atnika wydany przez jedno z Centrów
Certyfikacji,
• czy w programie zarejestrowane s% aktualne listy certyfikatów
uniewa nionych (CRL).
Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza na swojej stronie internetowej
www.cc.unet.pl.
Narodowe Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza na swojej stronie
internetowej www.centrast.pl.
Odcisk klucza jest skrótem klucza publicznego (wykonanym wg algorytmu sha1)
i s u y do weryfikacji wiarygodno6ci certyfikatu.
Wywo ywanie okna Weryfikacja wst,pna mo na wy %czyR, zaznaczaj%c pole
wyboru Nie pokazuj tego komunikatu podczas nast pnego uruchomienia
programu (patrz Rysunek 168 i Rysunek 170).
204
Rysunek 168. Okno Weryfikacja wst,pna zak adka Status weryfikacji wst pnej
Okno Weryfikacja wst,pna posiada dwie zak adki. Na zak adce Status
weryfikacji wst pnej prezentowana jest u ytkownikowi informacja czy w
obecnym stanie aplikacji mo liwe jest przygotowanie poprawnych przesy ek do
ZUS.
W ramach weryfikacji wst pnej nie jest sprawdzane prawid owo6R dzia ania po %czenia
internetowego, które jest niezb dne do wys ania przygotowanych dokumentów do
ZUS.
Wy6wietlana jest tu równie informacja o statusie weryfikacji certyfikatu ZUS
oraz skonfigurowanego certyfikatu p atnika (w przypadku je eli zosta on
skonfigurowany).
W celu unikni cia sytuacji, w której wa no6R skonfigurowanego certyfikatu
p atnika mija, uniemo liwiaj%c p atnikowi przygotowanie wysy ki do ZUS, w
oknie prezentowana jest równie informacja o liczbie dni pozosta ych do
up ywu wa no6ci certyfikatu.
W oknie u ytkownik ma mo liwo6R wy6wietlenia szczegó ów certyfikatów
(ZUS i kwalifkowanego) oraz aktualizacji list CRL przez automatyczne
pobranie ze strony centrum certyfikacji b%d3 poprzez pobranie z wcze6niej
6ci%gni tego pliku.
Listy CRL aktualizowane s% z adresów wskazanych w konfiguracji przekazu
elektronicznego (patrz rozdzia 5.12.1 Pobieranie list CRL).
Funkcje programu
205
W sytuacji, kiedy w aplikacji nie zosta dodany i skonfigurowany certyfikat
kwalifikowany wówczas w oknie Weryfikacja wst,pna mo na do aplikacji
dodaR certyfikat kwalifikowany. Zostanie on automatycznie skonfigurowany
jako domy6lny certyfikat u ytkownika wykorzystywany do przygotowania
wysy ki do ZUS.
Ustawienia domy6lnego certyfikatu u ytkownika mo na potem zweryfikowaR w
ustawieniach Przekazu elektronicznego (patrz „Podr cznik administratora”
rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).
Rysunek 169. Okno Weryfikacja wst,pna zak adka Status weryfikacji wst pnej –
Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego
206
Rysunek 170 Okno Weryfikacja wst,pna zak adka Weryfikacja punktów zaufania
Na zak adce Weryfikacja punktów zaufania prezentowana jest lista punktów
zaufania, tj. certyfikatów g ównych urz dów certyfikacji, które wystawiaj%
certyfikaty dla p atników i ZUS.
Wy %cznie certyfikaty pochodz%ce z centrów stanowi%cych punkty zaufania s%
obs ugiwane w ZUS.
W celu przes ania do weryfikacji zainstalowanych w aplikacji punktów zaufania
w oknie istnieje mo liwo6R zapisania tej informacji do pliku.
5.11.2
Pobieranie certyfikatu ZUS
Funkcja umo liwia pobranie aktualnego
i zarejestrowanie go w programie.
certyfikatu
jednostki
ZUS
Aby wys aR zestaw dokumentów do ZUS, konieczne jest, aby w programie
zarejestrowany by aktualny certyfikat ZUS.
Funkcje programu
207
Certyfikat klucza publicznego ZUS jest zarejestrowany w wersji instalacyjnej
programu. W wypadku zmiany certyfikatu ZUS mo na go uzyskaR, wykorzystuj%c
funkcj pobierania w programie, lub pobraR przy u yciu standardowej przegl%darki
WWW ze strony www.cc.unet.pl.
Przed u yciem funkcji pobierania certyfikatu ZUS sprawd3, czy w parametrach
przekazu elektronicznego ustawiony zosta adres Centrum Certyfikacji,
z którego pobierany jest ten certyfikat (patrz „Podr cznik administratora”).
W
polu
Certyfikat
ZUS
powinien
cc.unet.pl/certyfikaty/RP-1-SDWI.pem.
znajdowaR
si
wpis
Aby pobraR certyfikat ZUS:
1.
W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz
i rejestruj certyfikat ZUS.
Polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS znajduje si równie w menu
podr cznym, wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu
w widoku Certyfikaty.
2.
Wy6wietlone zostanie okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji (patrz
Rysunek 171) informuj%ce o procesie pobierania danych. Aby przerwaR
operacj pobierania, kliknij przycisk Anuluj.
Rysunek 171. Okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji
3.
Certyfikat jednostki ZUS znajduj%cy si pod adresem wskazanym
w parametrach przekazu elektronicznego zostanie pobrany i zarejestrowany
w programie, a na ekranie wy6wietlony zostanie informuj%cy o tym
komunikat (patrz Rysunek 172). Kliknij przycisk OK.
Rysunek 172. Okno komunikatu o pobraniu certyfikatu ZUS
208
5.11.3
Rejestracja certyfikatu
Funkcja Rejestracja certyfikatu oznacza wprowadzenie do bazy danych
informacji o certyfikacie a tak e zarejestrowanie go w systemie. Za pomoc% tej
funkcji w programie P ATNIK rejestrowane s% nast puj%ce certyfikaty:
•
•
•
•
•
•
certyfikat CA-NAD do podpisu,
certyfikat CA-ZEW do podpisu,
certyfikat jednostki ZUS,
certyfikat kwalifikowany
certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji,
certyfikat kwalifikowanego Centrum Certyfikacji.
Prawid owe dzia anie poszczególnych funkcji programu wymaga, aby w bazie
programu znajdowa y si wszystkie certyfikaty. Niektóre z nich (certyfikaty
CA, certyfikat Narodowego centrum certyfikacji, certyfikaty kwalifikowane
centrum certyfikacji, jednostki ZUS) znajduj% si w bazie instalacyjnej
programu. Certyfikat ZUS mo na równie pobraR, korzystaj%c z funkcji
pobierania w programie.
Funkcja obejmuje rejestracj ka dego z wymienionych wcze6niej certyfikatów.
Jej dzia anie jest uzale nione od tego, jaki certyfikat jest rejestrowany.
Poprawna rejestracja certyfikatów wydawanych przez Centrum Certyfikacji
Unizeto Certum dedykowanego dla ZUS wymaga zarejestrowania w programie
najpierw certyfikatu CA-NAD do podpisu, a nast pnie certyfikatu CA-ZEW do
podpisu. W dalszej kolejno6ci mo na rejestrowaR certyfikaty innego typu.
Certyfikaty pozosta ych podmiotów s% podczas rejestrowania weryfikowane za
pomoc% certyfikatu CA-ZEW, a ten – za pomoc% certyfikatu CA-NAD. Brak
w bazie którego6 z tych certyfikatów spowoduje wy6wietlenie komunikatu
o niemo liwo6ci przeprowadzenia poprawnej weryfikacji i zarejestrowania
certyfikatu.
Pliki z certyfikatami wydawane przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum
dedykowane dla ZUS umieszczane s% na dysku poza programem. U ytkownik
powinien pobraR je z Internetu za pomoc% standardowej przegl%darki WWW ze strony
www.cc.unet.pl.
Certyfikat ZUS mo e byR równie pobrany przy wykorzystaniu funkcji pobierania
programu P ATNIK.
Aby zarejestrowaR certyfikat:
1.
W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj
certyfikat z pliku.
Polecenie Rejestruj z pliku znajduje si równie w menu podr cznym,
wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku
Certyfikaty.
2.
Funkcje programu
W oknie Otwórz (patrz Rysunek 173) wybierz plik zawieraj%cy certyfikat
(plik o rozszerzeniu *.pem) i kliknij przycisk Otwórz. Klikni cie przycisku
Anuluj powoduje rezygnacj z rejestracji certyfikatu i powrót do okna
zawieraj%cego list wszystkich certyfikatów.
209
Rysunek 173. Okno Otwórz – wybór pliku z certyfikatem
Kolejne kroki, które nale y wykonaR, zale % od tego, jakiego typu certyfikat
rejestrujesz.
5.11.3.1
Rejestracja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu
Certyfikat CA-NAD jest certyfikatem nadrz dnym w stosunku do pozosta ych
certyfikatów rejestrowanych w programie P ATNIK.
CA-NAD
CA-ZEW
OOP
p*atnik
Certyfikaty p atników oraz ZUS (OOP) podpisywane s% przy u yciu klucza CA-ZEW,
a ten z kolei przez CA-NAD. Certyfikat CA-NAD podpisuje sam siebie. Dlatego
wa ne jest, aby dok adnie zweryfikowaR odcisk klucza tego certyfikatu, aby mieR
pewno6R, e jest on wiarygodny.
1.
2.
210
Wykonaj kroki opisane w rozdziale 5.11.3 Rejestracja certyfikatu.
Sprawd3 odcisk klucza wy6wietlony w oknie Weryfikacja punktu zaufania
(patrz Rysunek 174) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub
w Internecie. Je6li ci%gi znaków si ró ni%, nale y klikn%R przycisk Nie.
Je eli odcisk klucza jest prawid owy, kliknij przycisk Tak.
Rysunek 174. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego CA-NAD
Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza w wiarygodnej prasie i na swojej
stronie internetowej www.cc.unet.pl.
i s u y do wizualnej weryfikacji wiarygodno6ci certyfikatu.
3.
4.
Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza jest
identyczny z odciskiem wcze6niej zweryfikowanym przez p atnika,
nast pnie weryfikowana jest poprawno6R podpisu i okres wa no6ci
certyfikatu.
Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane s% do bazy, a na
ekranie wy6wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 175).
Rysunek 175. Okno komunikatu po pomy6lnym zarejestrowaniu certyfikatu
Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie,
a na ekranie pojawi si odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 176).
Funkcje programu
211
Rysunek 176. Okno komunikatu o b dzie rejestrowania certyfikatu
5.11.3.2
Rejestracja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji
przeznaczonego do podpisu
Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji jest certyfikatem nadrz dnym w
stosunku do pozosta ych certyfikatów rejestrowanych w programie P ATNIK.
Certyfikat Narodowego
Certyfikat kwalifikowanego
centrum certyfikacji (KIR,
Sigillum, UNIZETO Certum)
Certyfikaty
kwalifikowane
Kwalifikowane certyfikaty p atników podpisywane s% przy u yciu certyfikatu
kwalifikowanego centrum certyfikacji, a ten z kolei przez certyfikat Narodowego
Centrum Certyfikacji. Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji podpisuje sam
siebie. Dlatego wa ne jest, aby dok adnie zweryfikowaR odcisk klucza tego certyfikatu,
aby mieR pewno6R, e jest on wiarygodny.
1.
2.
212
Sprawd3 odcisk klucza wy6wietlony w oknie Weryfikacja punktu zaufania
(patrz Rysunek 177) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub
Rysunek 177. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego certyfikatu
Narodowego Centrum Certyfikacji
Narodowe Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza na swojej stronie
internetowej www.centrast.pl.
i s u y do wizualnej weryfikacji wiarygodno6ci certyfikatu.
3.
4.
Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza jest
identyczny z odciskiem wcze6niej zweryfikowanym przez p atnika,
nast pnie weryfikowana jest poprawno6R podpisu i okres wa no6ci
certyfikatu.
Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane s% do bazy, a na
ekranie wy6wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 178).
Rysunek 178. Okno komunikatu po pomy6lnym zarejestrowaniu certyfikatu
Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie,
a na ekranie pojawi si odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 179).
Funkcje programu
213
5.11.3.3
Rejestracja certyfikatów innych typów
Certyfikat p atnika zarejestrowaR mo na jedynie w kontek6cie tego p atnika.
1.
2.
3.
4.
Po wybraniu pliku z certyfikatem weryfikowana jest jego poprawno6R
(prawid owo6R formatu, zgodno6R podpisu elektronicznego, aktualno6R
i wa no6R).
Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane s% do bazy,
a na ekranie wy6wietlany jest odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 175).
Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany
w programie, a na ekranie pojawi si odpowiedni komunikat (patrz
Rysunek 180).
5.11.4
Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego
Funkcja Rejestracja certyfikatu oznacza wprowadzenie do bazy danych
programu P ATNIK informacji o certyfikacie kwalifikowanym P atnika.
214
Poprawne dzia anie aplikacji P atnik z certyfikatami kwalifikowanymi
wymaga, aby w magazynie systemowym by wcze6niej zarejestrowany
certyfikat kwalifikowany wraz informacj% o odpowiadaj%cym mu kluczu
prywatnym.
Obecno6R klucza prywatnego mo na sprawdziR ogl%daj%c w a6ciwo6ci
certyfikatu kwalifikowanego zarejestrowanego w systemie za pomoc%
polecenia:
Internet
Explorer\Narz dzia\Opcje
internetowe\Zak adka
„Zawarto6R”\Przyciski „Certyfikaty”
W przypadku prawid owego zarejestrowania klucza prywatnego
w a6ciwo6ciach certyfikatu b dzie znajdowa a si poni sza informacja:
we
Tym samym konieczna jest rejestracja certyfikatu kwalifikowanego
indywidualnie przez ka dego u ytkownika systemu. S u % do tego aplikacje
dostarczane przez Kwalifikowane Centra, tj. asystent certyfikatów oraz
proCertumCardManager.
Nie wykonanie takiej czynno6ci powoduje, e niemo liwe jest powi%zanie
certyfikatu z odpowiadaj%cym mu kluczem prywatnym znajduj%cym si na
karcie elektronicznej.
Funkcja Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego umo liwia rejestracj
certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez jedno z kwalifikowanych
centrów certyfikacji: KIR, Sigillum lub UNIZETO Certum.
Poprawne dzia anie aplikacji P atnik wymaga zarejestrowania certyfikatu
kwalifikowanego poleceniem Rejestruj certyfikat kwalifikowany.
Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego za pomoc% polecenia Rejestruj z
pliku i nast pnie wskazanie go, jako certyfikatu kwalifikowanego, którym
pos uguje si p atnik do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych
uniemo liwia poprawne dzia anie aplikacji P atnik z certyfikatami
kwalifikowanymi.
Prawid owe dzia anie funkcji programu wymaga, aby w bazie programu
znajdowa y si certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji, certyfikat
kwalifikowanego Centrum Certyfikacji. Niektóre z nich (certyfikat Narodowego
Centrum Certyfikacji, aktualny certyfikat kwalifikowanego Centrum
Certyfikacji) znajduj% si w bazie instalacyjnej programu.
Funkcje programu
215
Poprawna rejestracja certyfikatu kwalifikowanego p atnika wymaga
zarejestrowania w programie najpierw certyfikatu Narodowego Centrum
Certyfikacji do podpisu, a nast pnie certyfikatu kwalifikowanego Centrum
Certyfikacji. W dalszej kolejno6ci mo na rejestrowaR kwalifikowany certyfikat
p atnika.
Certyfikat p atnika jest podczas rejestrowania weryfikowany za pomoc%
certyfikatu kwalifikowanego Centrum Certyfikacji, a ten – za pomoc%
certyfikatu Narodowego Centrum Certyfikacji. Brak w bazie którego6 z tych
certyfikatów spowoduje wy6wietlenie komunikatu o niemo liwo6ci pobrania
pe nego aIcucha certyfikatów i przeprowadzenia poprawnej weryfikacji oraz
zarejestrowania certyfikatu.
Pliki z certyfikatami Narodowego Centrum Certyfikacji oraz kwalifikowanego centrum
certyfikacji umieszczane s% na dysku poza programem. U ytkownik powinien pobraR
je z Internetu za pomoc% standardowej przegl%darki WWW ze strony internetowej
centrum.
5.11.4.1
Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego p atnika
1.
W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj
certyfikat kwalifikowany.
Polecenie Rejestruj certyfikat kwalifikowany znajduje si równie w menu
widoku Certyfikaty.
2.
W oknie Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego (patrz Rysunek 181)
wybierz certyfikat i kliknij przycisk Rejestruj. Klikni cie przycisku Anuluj
powoduje rezygnacj z rejestracji certyfikatu i powrót do okna
zawieraj%cego list wszystkich certyfikatów.
Rysunek 181. Okno Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego
216
3.
4.
5.
6.
Po wybraniu pliku z certyfikatem weryfikowana jest jego poprawno6R
(prawid owo6R formatu, zgodno6R podpisu elektronicznego, aktualno6R
i wa no6R).
Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane s% do bazy,
a na ekranie wy6wietlany jest odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 175).
W sytuacji, kiedy w aplikacji nie zosta jeszcze skonfigurowany aden
certyfikat u ytkownika wówczas pierwszy rejestrowany w aplikacji
certyfikat kwalifikowany jest automatycznie ustawiany, jako domy6lny
certyfikat wykorzystywany do przygotowania przesy ek do ZUS.
Ustawienia domy6lnego certyfikatu u ytkownika mo na potem
zweryfikowaR w ustawieniach Przekazu elektronicznego (patrz
„Podr cznik
administratora”
rozdzia
Konfiguracja
przekazu
elektronicznego).
Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany
w programie, a na ekranie pojawi si odpowiedni komunikat (patrz
Rysunek 182).
5.11.5
Weryfikacja certyfikatu
Funkcja pozwala zweryfikowaR certyfikat zarejestrowany w programie. Funkcja
jest dost pna zarówno dla certyfikatów wydawanych przez Centrum
Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS jak i certyfikatów
kwalifikowanych.
Poprawna weryfikacja certyfikatu CA-ZEW wymaga, aby w magazynie
systemowym by zarejestrowany certyfikat CA-NAD. W wypadku pozosta ych
certyfikatów wymagane jest, aby w magazynie znajdowa y si certyfikaty CANAD oraz CA-ZEW.
Poprawna weryfikacja certyfikatu centrum kwalifikowanego wymaga, aby
w magazynie by zarejestrowany certyfikat Narodowego Centrum certyfikacji.
Dla kwalifikowanego certyfikatu p atnika wymagane jest, aby w magazynie
znajdowa y si certyfikat Narodowego Centrum certyfikacji oraz certyfikat
kwalifikowanego certum certyfikacji.
Aby zweryfikowaR certyfikat:
1.
2.
Funkcje programu
W widoku Certyfikaty zaznacz wybrany certyfikat na li6cie certyfikatów.
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Weryfikuj.
217
Polecenie Weryfikuj dost pne jest równie jako przycisk
panelu w widoku Certyfikaty.
Mo esz równie u yR kombinacji klawiszy CTRL+W na klawiaturze lub wy6wietliR
szczegó y wybranego certyfikatu i w oknie Certyfikat z menu Narz>dzia wybraR
polecenie Weryfikuj lub klikn%R przycisk Weryfikuj na pasku narz dzi
Kolejne kroki, które nale y wykonaR, zale % od tego, jakiego typu certyfikat
weryfikujesz.
5.11.5.1
Weryfikacja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu
1.
2.
Wykonaj kroki opisane w rozdziale 5.11.4 Rejestracja certyfikatu
kwalifikowanego.
Sprawd3 odcisk klucza wy6wietlony w oknie Weryfikacja CA-NAD (patrz
Rysunek 183) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub
Rysunek 183. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego CA-NAD
3.
4.
Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza obliczony
wed ug algorytmu jest identyczny z odciskiem wcze6niej zweryfikowanym
przez p atnika, nast pnie weryfikowana jest poprawno6R podpisu i okres
wa no6ci certyfikatu.
Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy6wietlany jest komunikat
informuj%cy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji
certyfikatu (patrz Rysunek 184 oraz Rysunek 185).
Rysunek 184. Okno komunikatu o pozytywnym wyniku weryfikacji certyfikatu
218
Rysunek 185. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu
5.11.5.2
Weryfikacja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji
przeznaczonego do podpisu
1.
2.
Wykonaj kroki opisane w rozdziale.5.11.4 Rejestracja certyfikatu
kwalifikowanego
Sprawd3 odcisk klucza wy6wietlony w oknie Weryfikacja CA-NAD (patrz
Rysunek 186) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub
Rysunek 186. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego certyfikatu
Narodowego centrum certyfikacji
3.
4.
Funkcje programu
Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza obliczony
wed ug algorytmu jest identyczny z odciskiem wcze6niej zweryfikowanym
przez p atnika, nast pnie weryfikowana jest poprawno6R podpisu i okres
wa no6ci certyfikatu.
219
5.11.5.3
Weryfikacja certyfikatów innych typów
1.
2.
3.
Wykonaj kroki opisane w rozdziale 5.11.4 Rejestracja certyfikatu
kwalifikowanego.
Sprawdzana jest poprawno6R certyfikatu, tzn. prawid owo6R formatu,
zgodno6R podpisu elektronicznego, aktualno6R i wa no6R (przez
sprawdzenie, czy znajduje si na li6cie CRL).
Przyczyn negatywnej weryfikacji certyfikatu mo e byR wiele, np. certyfikat nie jest ju
(albo jeszcze) wa ny, mo e brakowaR list CRL niezb dnych do weryfikacji certyfikatu.
Z tego powodu nale y dok adnie analizowaR komunikaty pojawiaj%ce si w trakcie
weryfikacji certyfikatu.
220
5.11.6
Zapisanie certyfikatu do pliku
Funkcja Zapisanie certyfikatu do pliku jest dost pna zarówno dla certyfikatów
wydawanych przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla
ZUS jak i certyfikatów kwalifikowanych.
Funkcja umo liwia zapisanie do pliku certyfikatu z listy certyfikatów
zarejestrowanych w programie.
Funkcja ta mo e byR wykorzystywana mi dzy innymi do tworzenia kopii
bezpieczeIstwa posiadanych certyfikatów.
Aby zapisaR certyfikat do pliku:
1.
2.
W widoku Certyfikaty zaznacz na li6cie certyfikat, który chcesz zapisaR do
pliku.
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Zapisz Do pliku.
Polecenie Zapisz do pliku znajduje si równie w menu podr cznym, wy6wietlaj%cym
si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.
Mo esz równie wy6wietliR szczegó y wybranego certyfikatu i w oknie Certyfikat
z menu Narz>dzia wybraR polecenie Zapisz do pliku lub klikn%R przycisk Zapisz do
pliku na pasku narz dzi.
3.
4.
Funkcje programu
W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 191) wybierz miejsce (katalog),
w którym ma byR zapisany plik o rozszerzeniu *.pem zawieraj%cy
certyfikat oraz wprowad3 nazw pliku (domy6lnie nazwa pliku jest taka
sama jak identyfikator w a6ciciela zapisywanego certyfikatu). Kliknij
przycisk Zapisz.
Klikni cie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z zapisania certyfikatu.
221
Rysunek 191. Okno Zapisz jako – zapisywanie certyfikatu do pliku
Po pomy6lnym zakoIczeniu zapisywania certyfikatu wy6wietlony zostanie
komunikat (patrz Rysunek 192).
Rysunek 192. Okno komunikatu informuj%cego o zapisaniu certyfikatu do pliku.
5.11.7
Usuwanie certyfikatów
Funkcja Usuwanie certyfikatów jest dost pna zarówno dla certyfikatów
Funkcja umo liwia usuni cie certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych
w programie.
Aby usun%R certyfikat z programu:
1.
2.
W widoku Certyfikaty zaznacz na li6cie certyfikat, który chcesz usun%R.
w widoku Certyfikaty.
klawiaturze.
3.
222
Na ekranie pojawi si komunikat z pytaniem o potwierdzenie decyzji
usuni cia certyfikatu (patrz Rysunek 193).
Rysunek 193. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuni cia
certyfikatu
4.
Kliknij przycisk Tak. Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj
z usuni cia certyfikatu.
Wybrany certyfikat zostanie usuni ty z bazy danych programu.
Usuni cie certyfikatu kwalifikowanego u ytkownika wykorzystywanego do
przygotowania przesy ki spowoduje, e domy6lnie skonfigurowany zostaje
kolejny certyfikat kwalifikowany zarejestrowany w programie. Je eli lista
aktualnie zarejestrowanych certyfikatów kwalifikowanych jest pusta wówczas
aden certyfikat nie b dzie skonfigurowany.
Ustawienia domy6lnego certyfikatu u ytkownika mo na potem zweryfikowaR
w ustawieniach Przekazu elektronicznego (patrz „Podr cznik administratora”
rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).
5.11.8
Przegl,danie certyfikatów
Funkcja Przegl%danie certyfikatów jest dost pna zarówno dla certyfikatów
5.11.8.1
Wy>wietlanie szczegó ów certyfikatów
wybranego certyfikatu:
• nazw certyfikatu
• status weryfikacji,
• przeznaczenie certyfikatu,
• nazwa wystawcy certyfikatu
• okresy wa no6ci certyfikatu i klucza prywatnego,
• nazwa w a6ciciela certyfikatu,
• adres e-mail w a6ciciela certyfikatu,
• dane certyfikatu wydawcy (numer seryjny, identyfikator klucza publicznego,
nazwa i adres e-mail wydawcy certyfikatu),
• identyfikator klucza publicznego,
• typ certyfikatu,
• dane dotycz%ce 6cie ki weryfikacji,
Aby przegl%daR szczegó y certyfikatu:
1.
Funkcje programu
W widoku Certyfikaty zaznacz certyfikat, którego szczegó y chcesz
przegl%daR.
223
2.
na pasku narz dzi.
Aby wy6wietliR szczegó y certyfikatu mo esz te klikn%R dwa razy myszk% na
wybranym certyfikacie.
3.
Na ekranie pojawi si okno Certyfikat (patrz Rysunek 194). Wszystkie
dane s% wy6wietlane na trzech zak adkach Ogólne, Szczegó*y i Lcie ka
weryfikacji.
Rysunek 194 Okno Certyfikat (zak adka Ogólne)
224
Rysunek 195 Okno Certyfikat (zak adka Szczegó*y)
Rysunek 196 Okno Certyfikat (zak adka Lcie ka weryfikacji)
Funkcje programu
225
Informacje znajduj%ce si na zak adce Ncie ka weryfikacji mo na zapisaR do
pliku tekstowego.
W tym celu nale y w otwartym oknie Certyfikat z menu Narz>dzia wybraR
polecenie Zapisz Lcie=k>.
5.11.8.2
Filtrowanie certyfikatów
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie certyfikatów w obszarze
roboczym Certyfikaty. Jej dzia anie polega na „przefiltrowaniu” wszystkich
certyfikatów znajduj%cych si w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które
spe niaj% podane wcze6niej kryteria.
Filtr certyfikatów jest podzielony na trzy g ówne zak adki:
• Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug typu i
numeru certyfikatu,
• Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug daty wa no6ci
certyfikatu i odpowiadaj%cego mu klucza prywatnego,
wed ug pi ciu wybranych kolumn.
5.12 Obs uga list CRL
Obs uga list CRL obejmuje pobieranie, rejestracj
wydawanych przez:
i weryfikacj
list CRL
Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS
Narodowe Centrum Certyfikacji.
kwalifikowane Centrum Certyfikacji: KIR, Sigillum lub UNIZETO
Certum.
Listy certyfikatów uniewa nionych (ang. Certificate Revocation List) zawieraj%
informacje o certyfikatach uniewa nionych przez wydaj%ce je Centrum Certyfikacji.
Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS wydaje dwie listy
CRL:
• list CA-NAD – dotycz%c% certyfikatów uniewa nionych przez CA-NAD,
• list CA-ZEW – dotycz%c% certyfikatów uniewa nionych przez CA-ZEW.
U ytkownik programu P ATNIK powinien zawsze dbaR o posiadanie dwóch
aktualnych list CRL: CA-NAD i CA-ZEW.
226
•
•
Dla 6cie ki certyfikatu kwalifikowanego wydawane s% równie dwie listy
CRL. Wydaj% j%: Narodowe Centrum Certyfikacji wydaje list CRL
dotycz%c% certyfikatów uniewa nionych przez Narodowe Centrum
Certyfikacji
Kwalifikowane Centrum Certyfikacji - dotycz%c% certyfikatów
uniewa nionych przez dane (jedno z trzech) kwalifikowane Centrum
Certyfikacji.
U ytkownik programu P ATNIK powinien zawsze dbaR o posiadanie dwóch
aktualnych list CRL.
Zarejestrowana lista uniewa nionych certyfikatów (CRL) podnosi stopieI
bezpieczeIstwa komunikacji elektronicznej mi dzy p atnikiem a ZUS
i Centrum Certyfikacji.
Lista CRL ma zapobiegaR sytuacjom, w których strony komunikacji b d%
pos ugiwa y si niewa nymi certyfikatami.
Brak zarejestrowanej w programie aktualnej listy CRL mo e np. spowodowaR
sytuacj , w której u ytkownik nie6wiadomie podpisze swoje dokumenty
niewa nym certyfikatem, a ZUS, dysponuj%c aktualn% list% CRL, nie
zarejestruje dokumentów ubezpieczeniowych p atnika z powodu negatywnej
weryfikacji wiadomo6ci (poniewa certyfikat u yty do podpisania wiadomo6ci
znajduje si na li6cie CRL).
Ka de CA na wydawanej przez siebie li6cie CRL umieszcza dat wydania
nast pnej listy uniewa nionych certyfikatów. Jest to najpó3niejsza data, kiedy
to powinna pojawiR si kolejna lista CRL.
W uzasadnionych przypadkach (np. uniewa nienie jakiego certyfikatu) kolejna
lista CRL mo e pojawiR si wcze6niej.
W programie P ATNIK data wydania przez CA nowej listy CRL znajduje si
w polu Data nast pnej aktualizacji w szczegó ach listy CRL.
Operacje zwi%zane z obs ug% list CRL wywo ywane s% w widoku Listy CRL
(patrz Rysunek 197), dost pnym po wybraniu z menu Widok polecenia
Przekaz elektroniczny/Listy CRL, lub po klikni ciu ikony Listy CRL na
zak adce Przekaz elektroniczny na pasku ikon.
Funkcje programu
227
Rysunek 197. Obszar roboczy Listy CRL
z przekazem elektronicznym, to po przej6ciu do widoku Listy CRL wykonana zostanie
weryfikacja wst pna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz opis
na stronie 204).
228
5.12.1
Pobieranie list CRL
Funkcja umo liwia pobranie aktualnych list CRL i zarejestrowanie ich
w programie.
Przed u yciem funkcji pobierania certyfikatu ZUS sprawd3, czy w parametrach
przekazu elektronicznego ustawiony zosta adres Centrum Certyfikacji,
z którego pobierane s% te listy (patrz „Podr cznik administratora”).
W sekcji Informacje o certyfikacie ZUS powinny znajdowaR si wpisy:
w polu Lista CRL CA-NAD: cc.unet.pl/crl/CRLNAD.pem,
w polu Lista CRL CA-ZEW: cc.unet.pl/crl/CRLK.pem.
W sekcji Informacje o certyfikacie p atnika powinny znajdowaR si wpisy:
w polu Lista CRL Narodowego Centrum Certyfikacji:
www.nccert.pl/arl/nccert.crl
w polu Lista CRL Centrum Kwalifikowanego jedna z poni szych warto6ci
(zale nie od tego, które centrum jest wystawc% skonfigurowanego certyfikatu
kwalifikowanego)
•
http://193.178.164.4/repozytorium/ca1.crl albo
http://193.178.164.4/repozytorium/CA_OLD_ca1.crl - je eli
wydawc% listy CRL jest jeden z certyfikatów Sigillum
•
http://crl.certum.pl/qca.crl albo http://crl.certum.pl/qca09.crl je eli wydawc% wybranego certyfikatu kwalifikowanego jest jeden z
certyfikatów Unizeto Certum
•
http://www.kir.pl/certyfikacja_kluczy/CRL_OZK22.crl albo
http://www.kir.com.pl/certyfikacja_kluczy/CRL_OZK32.crl - je eli
wydawc% wybranego certyfikatu kwalifikowanego jest jeden z
certyfikatów Krajowej Izby Rozliczeniowej.
Aby pobraR listy CRL:
1.
W widoku Listy CRL z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz i
rejestruj list> CRL.
Polecenie Pobierz i rejestruj znajduje si równie w menu podr cznym,
wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy
CRL.
2.
Wy6wietlone zostanie okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji (patrz
Rysunek 198) informuj%ce o procesie pobierania danych. Aby przerwaR
operacj pobierania, kliknij przycisk Anuluj.
Rysunek 198. Okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji
Funkcje programu
229
3.
Wybrane listy, znajduj%ce si pod wskazanymi w ustawieniach przekazu
elektronicznego adresami, zostan% pobrane i zarejestrowane w programie,
a na ekranie zostanie wy6wietlony informuj%cy o tym komunikat (patrz
Rysunek 199). Kliknij przycisk OK.
Listy CRL mo na te pobraR za pomoc% standardowej przegl%darki WWW ze strony
centrum (dla Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowanego dla ZUS jest to
www.cc.unet.pl). Listy CRL pobrane w ten sposób nale y zarejestrowaR w programie.
5.12.2
Rejestracja listy CRL
Funkcja ta s u y do rejestrowania w programie list uniewa nionych
certyfikatów.
Podczas rejestrowania listy CRL:
• plik z list% CRL, znajduj%cy si w dowolnym miejscu na dysku, jest
kopiowany do katalogu ustawionego w parametrach przekazu
elektronicznego,
• 6cie ka dost pu do zarejestrowanej listy jest zapisywana w bazie danych.
Przed zarejestrowaniem lista CRL jest weryfikowana (sprawdzana jest
zgodno6R formatu pliku, zgodno6R podpisu cyfrowego pod list% oraz aktualno6R
listy CRL).
Aby zarejestrowaR list CRL, w magazynie systemowym musz% znajdowaR si
certyfikaty Centrum Certyfikacji, które podpisuj% listy CRL, np. dla Centrum
Certyfikacji Unizeto Certum dedykowanego dla ZUS s% to:
• certyfikat CA-NAD,
• certyfikat CA-ZEW.
Je6li nie ma ich w bazie, nale y je zarejestrowaR po pobraniu ich za pomoc%
standardowej przegl%darki WWW z Internetu ze strony centrum dla Centrum
(dla Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowanego dla ZUS jest to
www.cc.unet.pl).
Aby zarejestrowaR list CRL:
1.
W widoku Listy CRL z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj list>
CRL z pliku.
Polecenie Rejestruj z pliku znajduje si równie w menu podr cznym,
wy6wietlaj%cym si po klikni ciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy
CRL.
230
2.
W oknie Otwórz (patrz Rysunek 200) wska odpowiedni plik lub pliki
zawieraj%ce listy CRL (pliki o rozszerzeniach *.pem) i kliknij przycisk
Otwórz. Klikni cie przycisku Anuluj powoduje rezygnacj z rejestracji
listy CRL.
Rysunek 200. Okno Otwórz – wybór pliku z list% CRL do zarejestrowania
3.
Wybrana lista CRL zostanie zweryfikowana i zarejestrowana, a na ekranie
zostanie wy6wietlony informuj%cy o tym komunikat (patrz Rysunek 201).
Rysunek 201. Okno komunikatu o pomy6lnym zakoIczeniu rejestracji listy CRL
Zarejestrowanie listy CRL zakoIczy si pomy6lnie tylko wówczas, gdy:
• plik zawieraj%cy list CRL b dzie mia poprawny format,
• podpis pod list% CRL b dzie wiarygodny,
• lista CRL b dzie aktualna.
5.12.3
Weryfikacja listy CRL
Funkcja ta s u y do weryfikowania zarejestrowanych list CRL.
Weryfikacja polega na sprawdzeniu formatu pliku zawieraj%cego list CRL,
zgodno6ci podpisu cyfrowego pod list% oraz aktualno6ci listy CRL.
Funkcje programu
231
Aby poprawnie zweryfikowaR list CRL, w bazie musz% znajdowaR si
certyfikaty Centrum Certyfikacji, które podpisuj% listy CRL, np. dla Centrum
Certyfikacji Unizeto Certum dedykowanego dla ZUS s% to:
• certyfikat CA-NAD,
• certyfikat CA-ZEW.
Je6li nie ma ich w bazie, nale y je zarejestrowaR po pobraniu ich za pomoc%
standardowej przegl%darki WWW z Internetu ze strony Centrum (dla Centrum
Certyfikacji Unizeto Certum dedykowanego dla ZUS jest to www.cc.unet.pl).
Aby zweryfikowaR list CRL:
1.
2.
W widoku Listy CRL zaznacz list CRL, której poprawno6R chcesz
zweryfikowaR.
Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Weryfikuj.
Polecenie Weryfikuj dost pne jest równie jako przycisk
panelu w widoku Listy CRL.
Mo esz równie u yR kombinacji klawiszy CTRL+W na klawiaturze lub wy6wietliR
szczegó y wybranej listy CRL i w oknie Lista CRL z menu Narz>dzia wybraR
polecenie Weryfikuj lub klikn%R przycisk Weryfikuj na pasku narz dzi.
3.
Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy6wietlany jest stosowny
komunikat informuj%cy o pozytywnym lub negatywnym wyniku
weryfikacji listy CRL (patrz Rysunek 202 i Rysunek 203).
Rysunek 202. Okno komunikatu o pomy6lnym wyniku weryfikacji listy CRL
Rysunek 203. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji listy CRL
5.12.4
Usuwanie list CRL
Funkcja umo liwia usuni cie listy CRL z programu.
Aby usun%R list CRL:
1.
2.
232
W widoku Listy CRL zaznacz list CRL, któr% chcesz usun%R.
w widoku Listy CRL.
klawiaturze.
Na ekranie pojawi si pytanie o potwierdzenie decyzji o usuni ciu listy CRL
Rysunek 204. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuni cia listy
CRL
Kliknij przycisk Tak. Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj z usuni cia
listy CRL.
5.12.5
Przegl,danie list CRL
5.12.5.1
Wy>wietlanie szczegó ów list CRL
U ytkownik mo e zapoznaR si z szczegó ami wybranej listy CRL, mi dzy
innymi:
•
•
•
•
•
•
numer,
wersja
wystawca,
data wystawienia listy CRL,
data wydania nast pnej listy CRL,
algorytm podpisu.
Aby przegl%daR szczegó y listy CRL:
1.
2.
W widoku Listy CRL zaznacz list CRL, której szczegó y chcesz
przegl%daR.
na pasku narz dzi.
Aby wy6wietliR szczegó y listy CRL mo esz te klikn%R dwa razy myszk% na wybranej
li6cie CRL.
3.
Funkcje programu
Na ekranie pojawi si okno Lista CRL (patrz Rysunek 205) zawieraj%ce
szczegó y wybranej listy CRL.
233
Rysunek 205 Okno Lista CRL (zak adka Ogólne)
Rysunek 206 Okno Lista CRL (zak adka Lista odwo*ania)
234
5.13 Obs uga wiadomo>ci
Obs uga wiadomo6ci dotyczy tylko wiadomo6ci ju znajduj%cych si w bazie
programu P atnik.
W obecnej wersji programu P atnik, funkcje zwi%zane z obs ug% wiadomo6ci
obejmuj% wy %cznie przegl%danie oraz usuwanie wiadomo6ci.
Funkcje wspieraj%ce realizacj procedur certyfikacyjnych, dost pne w
poprzednich wersjach programu, nie s% ju dost pne ze wzgl du na zmiany
prawne uniemo liwiaj%ce korzystanie z dedykowanych certyfikatów do
komunikacji ZUS. Komunikacja musi si odbywaR wy %cznie przy
wykorzystaniu certyfikatów kwalifikowanych, który uzyskiwane s% bez
wsparcia programu P atnik.
Operacje zwi%zane z obs ug% wiadomo6ci wywo ywane s% w widoku
Wiadomo ci (patrz Rysunek 207), dost pnym po wybraniu z menu Widok
polecenia Przekaz elektroniczny/WiadomoLci, po klikni ciu ikony
Wiadomo.ci na zak adce Przekaz elektroniczny na pasku ikon lub po
wci6ni ciu klawisza F9 w dowolnym widoku.
Rysunek 207. Obszar roboczy Wiadomo ci
Funkcje programu
235
z przekazem elektronicznym, to po przej6ciu do widoku Wiadomo ci
wykonana zostanie weryfikacja wst pna zarejestrowanych w programie
certyfikatów i list CRL (patrz 5.11.1 Weryfikacja wst pna danych przekazu
elektronicznego).
5.13.1
Usuwanie wiadomo>ci
Funkcja umo liwia usuni cie wiadomo6ci znajduj%cych si w bazie programu.
Aby usun%R wiadomo6R z programu:
1.
2.
3.
W widoku Wiadomo ci zaznacz wiadomo6R, któr% chcesz usun%R.
Potwierd3 usuni cie wiadomo6ci, klikaj%c przycisk Tak w oknie, które
pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 208). Je eli w programie znajduj% si
wiadomo6ci b d%ce odpowiedzi%
na wiadomo6R przeznaczon% do
usuni cia lub wiadomo6ci nast pne w cyklu, nale y potwierdziR zgod
na usuni cie wiadomo6ci wraz z wiadomo6ciami powi%zanymi (patrz
Rysunek 209). Klikni cie przycisku Nie oznacza rezygnacj z zamiaru
usuni cia wiadomo6ci.
Rysunek 208. Okno komunikatu z pytaniem o usuni cie wiadomo6ci
Rysunek 209. Okno komunikatu z pytaniem o usuni cie wiadomo6ci powi%zanych
Wybrana wiadomo6R zostanie usuni ta z programu.
5.13.2
Przegl,danie wiadomo>ci
Ustawienie kontekstu p atnika powoduje wy6wietlanie tylko tych wiadomo6ci,
których autorem i odbiorc% by ten p atnik.
Aby wy6wietliR wiadomo6ci od/dla innych p atników, nale y zmieniR kontekst
p atnika.
236
5.13.2.1
Wy>wietlanie szczegó ów wiadomo>ci
Funkcja umo liwia przegl%danie szczegó ów wiadomo6ci wygenerowanych
i odebranych przez program P ATNIK.
Aby przegl%daR szczegó y wskazanej wiadomo6ci:
1.
2.
W widoku Wiadomo ci zaznacz wiadomo6R, której szczegó y chcesz
przegl%daR.
Polecenie Poka= dost pne jest równie jako przycisk na pasku narz dzi.
Aby wy6wietliR szczegó y wiadomo6ci mo esz te klikn%R dwa razy myszk% na
wybranej wiadomo6ci.
3.
Na ekranie pojawi si okno robocze wybranej wiadomo6ci (patrz Rysunek
210). Wszystkie dane s% wy6wietlane na kolejnych zak adkach. Rodzaj
i ilo6R informacji, które s% prezentowane u ytkownikowi, zale % od typu
wiadomo6ci.
Rysunek 210. Okno wiadomo6ci
5.13.2.2
Filtrowanie wiadomo>ci
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie wiadomo6ci w obszarze
roboczym Wiadomo ci. Polega ona na “przefiltrowaniu” wszystkich
wiadomo6ci znajduj%cych si w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które
spe niaj% podane wcze6niej kryteria.
Filtr wiadomo6ci jest podzielony na trzy g ówne zak adki:
• Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug typu
(symbolu) wiadomo6ci i daty jej utworzenia,
• Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug
pochodzenia/przeznaczenia wiadomo6ci,
wed ug dwóch wybranych kolumn.
Funkcje programu
237
5.14 Potwierdzenia historyczne
W obszarze roboczym Potwierdzenia historyczne wy6wietlane s% dawne
przesy ki zaimportowane z bazy aplikacji P ATNIK - PRZEKAZ
ELEKTRONICZNY (patrz „Podr cznik administratora”).
W widoku Potwierdzenia historyczne wy6wietlane s% nast puj%ce dane
dotycz%ce zaimportowanych przesy ek:
•
•
•
•
•
nazwa pliku KSI MAIL (pliku przesy ki do ZUS),
data przygotowania pliku,
identyfikator potwierdzenia,
data wygenerowania potwierdzenia,
numer jednostki ZUS.
5.15 Obs uga wyci,gów z CRU
W wersji 7.01.001 w programie P atnik zosta y dodane dwa nowe widoki
umo liwiaj%ce obs ug informacji z ZUS. Widok Wyci"gi z CRU i
Komunikaty z ZUS zosta y umieszczone na dodatkowej zak adce Informacje
z ZUS znajduj%cej si na pasku ikon.
Widok Wyci"gi z CRU umo liwia przegl%danie danych zapisanych na kontach
w Centralnym Rejestrze Ubezpieczonych. Wyci%g z Centralnego Rejestru
Ubezpieczonych prezentuje dane zapisane na indywidualnych kontach
ubezpieczonych na podstawie dokonanych zg oszeI do ubezpieczeI
spo ecznych i/lub zdrowotnego (ZUS ZUA, ZUS ZZA) oraz zmian danych
identyfikacyjnych (ZUS ZIUA) przekazanych do ZUS przez p atnika sk adek.
Udost pniany jest on w formie listy zawieraj%cej dane wszystkich, zg oszonych
przez p atnika i niewyrejestrowanych osób ubezpieczonych – podlegaj%cych w
danym okresie rozliczeniowym poszczególnym ubezpieczeniom. Dane o
ubezpieczonych s% pobierane z CRU dla ostatniego okresu rozliczeniowego i s%
wy6wietlane w widoku Wyci"gi z CRU.
W programie P ATNIK mo e byR przechowywanych od 2 do 12 wyci%gów
z CRU, dla dowolnych okresów rozliczeniowych, przy czym dla jednego okresu
rozliczeniowego mo e byR tylko jeden wyci%g (patrz Podr,cznik administratora
rozdzia Ustawienie maksymalnej liczby wyci8gów z CRU przechowywanych w
bazie danych). Je6li wyci%g za dany okres rozliczeniowy zostanie pobrany
ponownie, to podczas rejestracji zast%pi on wyci%g za ten okres istniej%cy w
bazie.
Od wersji 8.01.001 nie ma mo liwo6ci sk adania zamówieI na wyci%gi z CRU.
Aplikacja umo liwia jednak rejestrowanie wyci%gów z CRU otrzymanych z ZUS w
postaci pliku.
Nale y pami taR, e z CRU mo na pobraR wyci%g tylko za poprzedni okres
rozliczeniowy. Oznacza to, e je6li za jaki6 miesi%c nie zostanie pobrany
w odpowiednim czasie wyci%g z CRU, to w przysz o6ci nie b dzie mo na tego zrobiR.
238
Widok Wyci"gi z CRU jest miejscem w programie, gdzie zgromadzone s%
wszystkie pobrane wyci%gi, które mo na tylko przegl%daR. Dane wszystkich
osób pobranych z ZUS zebrane s% w postaci listy w oknie Wyci8g z CRU z
okres, przy czym dane ka dego ubezpieczonego zgromadzone s% w kartotece.
Kartoteka ta umo liwia przygl%danie danych ubezpieczonego i jest zgodna z
danymi na koncie w ZUS. Danych zgromadzonych w tym widoku nie mo na
edytowaR, usuwaR, wysy aR do ZUS, nie podlegaj% one równie aktualizacji.
5.15.1
Przegl,danie wyci,gów
Funkcja umo liwia przegl%danie danych ubezpieczonych pobranych z ZUS
zgromadzonych w wyci%gu z CRU za dany okres rozliczeniowy. Liczba
przechowywanych w bazie wyci%gów jest zale na od parametru ustawionego w
oknie Ustawienia przekazu elektronicznego dost pnym z menu Przekaz.
Aby przej6R do przegl%dania wyci%gu:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Wyci?gi z CRU.
2. Wska wyci%g, którego dane chcesz przegl%daR, i z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
lub w menu
3. Na ekranie pojawi si okno z list% ubezpieczonych znajduj%cych si na
wyci%gu (patrz Rysunek 212). W oknie tym znajduj% si dwie zak adki, na
pierwszej mo esz przegl%daR dane wybranych ubezpieczonych, druga
zawiera dane identyfikacyjne p atnika.
Rysunek 211. Okno dialogowe: Wyci8g z CRU za okres 09 - 2006
Funkcje programu
239
5.15.2
Przegl,danie danych ubezpieczonych pobranych z ZUS
Funkcja pozwala na przegl%danie danych ubezpieczonych pobranych z
Centralnego Rejestru Ubezpieczonych w postaci wyci%gów.
Dane ubezpieczonego prezentowane s% na dwóch zak adkach. Pierwsza z nich
zawiera dane identyfikacyjne, dane ewidencyjne oraz dane o oddziale
Narodowego Funduszu Zdrowia, na kolejnej zak adce s% dane
o ubezpieczeniach i adresie. W bloku danych adresowych w nag ówku bloku
jest podany typ adresu, jaki zosta pobrany z ZUS.
Pole Data zg*oszenia/zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego
w bloku Dane identyfikacyjne ubezpieczonego informuje o tym, kiedy
powsta ostatni zapis na koncie, tzn. jest to data przetworzenia ostatniego
dokumentu, który wprowadzi zapisy na koncie.
Podczas tworzenia wyci%gu w ZUS adresy ubezpieczonego s% pobierane w
nast puj%cej kolejno6ci:
- adres do korespondencji,
- je6li nie mam podanego adresu do korespondencji, to jest pobierany adres
zamieszkania,
- je6li nie ma podanych dwóch powy szych adresów, to jest pobierany adres
zameldowania.
O typie adresu, jaki zosta pobrany dla danego ubezpieczonego informuje opis bloku
zawieraj%cego dane adresowe.
Aby przej6R do przegl%dania danych ubezpieczonego pobranych z ZUS:
1. Otwórz okno zawieraj%ce wyci%g (patrz rozdzia 5.15.1).
2. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz przegl%daR, i z menu Wyci?g
wybierz polecenie Poka=.
Polecenie Poka= dost pne jest równie w postaci przycisku znajduj%cego si nad list%
ubezpieczonych.
3. Na ekranie pojawi si okno z danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego
Kliknij przycisk Poka kartotek' ubezpieczonego, je6li w trakcie przegl%dania danych
ubezpieczonego pobranych z ZUS, chcesz zobaczyR, jakie dane s% zgromadzone w
kartotece tego ubezpieczonego.
4.
240
Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij.
Rysunek 212. Okno z danymi ubezpieczonego z ZUS – Adamczyk Ewa
5.15.3
Weryfikacja informacji pobranych z ZUS
5.15.3.1
Weryfikuj z wyci,giem z CRU
Celem weryfikacji jest wyeliminowanie ewentualnych rozbie no6ci w danych
identyfikacyjnych, ewidencyjnych oraz adresowych ubezpieczonych, a w
konsekwencji:
• skorygowanie przez u ytkownika programu P atnik b dnych lub
uzupe nienie brakuj%cych zapisów w kartotekach ubezpieczonych,
• przekazanie przez p atnika sk adek do ZUS dokumentów koryguj%cych,
• wyja6nienie rozbie no6ci w jednostce ZUS.
Szczególnie przydatna jest mo liwo6R bie %cego sprawdzenia zgodno6ci danych
w dokumentach ubezpieczeniowych wysy anych w zestawach do ZUS z danymi
pobranymi w wyci%gu z CRU. Pozwala to na eliminowanie ewentualnych
rozbie no6ci jeszcze przed wys aniem zestawu dokumentów do ZUS.
Funkcja Weryfikuj z wyci?giem z CRU umo liwia wykonanie weryfikacji
danych znajduj%cych si w Rejestrze ubezpieczonych z danymi pobranymi z
CRU z wyci%gu za okres wybrany w oknie Ustawienia programu.
Funkcja Weryfikuj z wyci?giem z CRU jest dost pna tylko w widoku Rejestr
ubezpieczonych.
Funkcje programu
241
Aby wykonaR weryfikacj Rejestru ubezpieczonych:
1. W oknie Ustawienia programu w bloku Okres rozliczeniowy wybierz okres,
za który zosta y pobrane dane z ZUS i kliknij przycisk OK, aby
zaakceptowaR swój wybór (patrz Podr,cznik administratora rozdzia
Zmiana okresu rozliczeniowego).
Informacja o tym, jaki okres rozliczeniowy zosta ustawiony w programie znajduje si
na pasku stanu okna g ównego programu P atnik.
3. Z menu Narz>dzia wybierz polecenie Weryfikuj z wyci?giem z CRU.
4. Je eli okres rozliczeniowy wybrany w oknie Ustawienia programu nie jest
okresem bie %cym, to na ekranie zostanie wy6wietlony komunikat
informacyjny (patrz Rysunek 213), kliknij przycisk OK.
5. Na ekranie pojawi si okno Raport rozbie.no;ci danych mi,dzy kartotekami
ubezpieczonych a danymi pobranymi z ZUS (patrz Rysunek 214).
6. Je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b dy, to s% one
prezentowane w górnej cz 6ci okna. Wy6wietlane s% tylko te b dy, które
maj% przynajmniej jedno wyst%pienie. W 6rodkowej cze6R okna jest
wy6wietlana lista osób, dla których wyst%pi dany b %d (pod6wietlony w
górnej cz 6ci okna).
Dwukrotne klikni cie na wybranym b dzie w 6rodkowej cz 6ci okna raportu
umo liwia uzyskanie wi cej informacji o danym b dzie; mo e to byR kartoteka
ubezpieczonego, okno z danymi ubezpieczonego pobranymi z ZUS lub raport
porównania danych ubezpieczonego.
7. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamkn%R okno raportu.
Je eli chcesz wydrukowaR wykaz b dów znalezionych podczas weryfikacji danych
w kartotekach z danymi w wyci%gu z CRU to kliknij przycisk Drukuj.
Centralny Rejestr Ubezpieczonych zasilany jest danymi z dokumentów
przekazywanych przez p atników raz w tygodniu. Zatem w wyci%gu mog% nie
pojawiR si dane z dokumentów przekazanych do ZUS w ci%gu ostatniego
tygodnia.
W wyci%gu z CRU uj te s% wy %cznie te kody tytu u ubezpieczenia, które
zosta y podane w zg oszeniach do ubezpieczeI spo ecznych i/lub zdrowotnego
tj. w zg oszeniu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Dlatego te w przypadku osób
przebywaj%cych na urlopach wychowawczych lub pobieraj%cych zasi ki
macierzyIskie pobrany wyci%g z CRU nie b dzie zawiera kodu tytu u
ubezpieczenia, odpowiednio: 12 11 X X lub 12 40XX.
242
Rysunek 214. Okno dialogowe: Raport rozbie no6ci danych mi dzy kartotekami
ubezpieczonych a danymi pobranymi z ZUS
5.15.3.2
Porównanie danych ubezpieczonego
Funkcja umo liwia wykonanie porównania danych ubezpieczonego pobranych
w wyci%gu z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych z danymi zgromadzonymi
w kartotece. Porównanie to ma na celu pokazanie ró nic, jakie s% mi dzy
danymi zgromadzonymi na koncie ubezpieczonego w ZUS i w kartotece
w programie P atnik.
Porównanie danych ubezpieczonego mo na wykonaR tylko w okresie rozliczeniowym,
dla którego zosta pobrany wyci%g z CRU.
Porównywane s% nast puj%ce dane:
identyfikacyjne ubezpieczonego,
o oddziale NFZ,
adresowe.
Dane ubezpieczonego s% porównywane kolejno, a rozbie no6R mi dzy danymi
s% zakre6lone ramk% na czerwono. Porównanie danych mo na wykonaR
z poziomu kartoteki ubezpieczonego lub z okna zawieraj%cego dane pobrane
z CRU.
Funkcje programu
243
Uwaga!
Aktualne dane adresowe ubezpieczonego tj. adres zameldowania, adres
zamieszkania oraz adres do korespondencji zapisywane s% na jego koncie na
podstawie ostatniego przekazanego do ZUS zg oszenia do ubezpieczeI (ZUS
ZUA lub ZUS ZZA) b%d3 na podstawie wniosku ubezpieczonego z o onego
w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.
Je6li podczas weryfikacji danych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych
z danymi zawartymi w wyci%gu z CRU – w danych adresowych
ubezpieczonego – wyst%pi% rozbie no6ci, to program PPATNIK wy6wietli
nast puj%ce ostrze enie:
Aktualne dane adresowe ubezpieczonego podane w kartotece nie s8 zgodne z
danymi tego ubezpieczonego pobranymi w wyci8gu „Dane z Centralnego
Rejestru Ubezpieczonych”
W takiej sytuacji, niezb dne jest ustalenie – w porozumieniu z ubezpieczonym
– czy dane te s% aktualne. Je6li dane adresowe ubezpieczonego w wyci%gu z
CRU s% aktualne, ale nie s% zgodne z kartotek% ubezpieczonego (tj. nie s%
zgodne z danymi figuruj%cymi w zg oszeniu ubezpieczonego) wówczas nale y
uporz%dkowaR kartotek ubezpieczonego w programie PPATNIK (w takim
przypadku nie przekazuje si dokumentów koryguj%cych do ZUS).
Nale y mieR na uwadze, e rozbie no6ci w zakresie danych adresowych mog%
wynikaR z ró nych, choR prawid owych sposobów zapisywania nazw
miejscowo6ci, ulic, gmin lub dzielnic np.:
• nazwa miejscowo6ci: „MiIsk Mazowiecki” lub „MiIsk Maz.”
• nazwa ulicy: „Aleje Jerozolimskie” lub „Al. Jerozolimskie”, itp.
Tego typu rozbie no6ci nie nale y korygowaR.
W podobny sposób jak dane adresowe, nale y analizowaR prawid owo6R
informacji dotycz%cej Oddzia u Narodowego Funduszu Zdrowia.
Je eli z jedn% kartotek% ubezpieczonego zosta a zidentyfikowana wi cej ni
jedna pozycja z danymi z CRU, to dane kolejnych ubezpieczonych pobrane z
CRU s% prezentowane na kolejnych zak adkach po prawej stronie okna.
Przegl%danie kolejnych pozycji z CRU dowi%zanych do kartoteki
ubezpieczonego umo liwiaj% polecenia Poprzednia pozycja z wyci?gu,
Nast>pna pozycja z wyci?gu dost pne w menu Porównanie lub przyciski
Poprzednia, Nast'pna znajduj%ce si po prawej stronie okna. Podczas
prze %czania si mi dzy kolejnymi pozycjami wyci%gu jest wykonywane
porównanie danych i zawsze widzimy rozbie no6ci mi dzy aktualnie
wy6wietlanymi danymi. To samo dotyczy funkcji dost pnych w menu
Narz>dzia:
•
•
•
•
Twórz dokument ZUS ZIUA,
Aktualizuj dane identyfikacyjne,
Aktualizuj dane o oddziale NFZ,
Aktualizuj dane adresowe
s% one zawsze wykonywane dla aktualnie wy6wietlanych danych. Je eli z
kartotek% ubezpieczonego zosta a zidentyfikowana tylko jedna pozycja z
danymi z CRU, to polecenia i przyciski dotycz%ce prze %czani mi dzy
kolejnymi pozycjami wyci%gu s% wyszarzane.
244
5.15.3.2.1 Porównanie danych ubezpieczonego z poziomu kartoteki
Aby porównaR dane ubezpieczonego z poziomu kartoteki ubezpieczonego:
1. W oknie Ustawienia programu w bloku Okres rozliczeniowy wybierz okres,
za który zosta y pobrane dane z ZUS i kliknij przycisk OK, aby
zaakceptowaR swój wybór (patrz Podr,cznik administratora rozdzia
Zmiana okresu rozliczeniowego).
Informacja o tym, jaki okres rozliczeniowy zosta ustawiony w programie znajduje si
na pasku stanu okna g ównego programu P atnik.
3. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz porównaR, i z menu Program
lub w menu
4. W kartotece ubezpieczonego (patrz Rysunek 215) z menu Narz>dzia
wybierz polecenie Porównaj z wyci?giem z CRU...
Rysunek 215. Okno dialogowe: Kartoteka ubezpieczonego
Funkcje programu
245
5. Na ekranie pojawi si okno zawieraj%ce wyniki porównania danych (patrz
Rysunek 216). Pola zakre6lone na czerwono oznaczaj% ró nice w danych.
Zapoznaj si z porównaniem danych ubezpieczonego, a nast pnie kliknij
przycisk OK, aby zamkn%R okno.
Aby wydrukowaR Raport z porównania danych w kartotece ubezpieczonego z danymi
pobranymi z ZUS kliknij ikon Drukuj znajduj%c% si na pasku narz dzi. Dane, które
zawieraj% ró nice na raporcie zosta y otoczone ramk%.
Raport jest tworzony za okres rozliczeniowy ustawiony w programie.
Rysunek 216. Okno dialogowe: Porównanie danych w kartotece z danymi
uzyskanymi z ZUS
246
6. Je6li dla okresu rozliczeniowego ustawionego w programie nie ma wyci%gu
z CRU, to na ekranie zostanie wy6wietlony komunikat (patrz Rysunek 217).
ZmieI okres rozliczeniowy na inny w oknie Ustawienia programu lub
pobierz z CRU dane za wskazany okres i spróbuj ponownie wykonaR
porównanie.
7. Wybierz polecenie Zamknij z menu Ubezpieczony, aby zamkn%R z okno
kartoteki.
5.15.3.2.2 Porównanie danych z poziomu danych ubezpieczonego pobranych z ZUS
Aby wykonaR porównanie danych pobranych z ZUS z danymi w kartotekach:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Wyci?gi z CRU i
wska wyci%g, dla którego chcesz zrobiR porównanie.
2. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Wyci8g z CRU za okres (patrz
Rysunek 211), wska ubezpieczonego, którego dane chcesz porównaR, i z
menu Widok wybierz polecenie Poka=.
3. W otwartym oknie z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 212) z menu
Narz>dzia wybierz polecenie Porównaj z kartotek?. Polecenie to równie
dost pne jest na pasku narz dzi.
Zapoznaj si z porównaniem danych ubezpieczonego, a nast pnie kliknij
przycisk OK, aby zamkn%R okno.
Aby wydrukowaR Raport z porównania danych w kartotece ubezpieczonego z danymi
pobranymi z ZUS kliknij przycisk Drukuj. Dane, które zawieraj% ró nice na raporcie
zosta y otoczone ramk%.
Raport jest tworzony za okres rozliczeniowy ustawiony w programie.
5. Wybierz polecenie Zamknij z menu Ubezpieczony, aby zamkn%R z okno
kartoteki.
5.15.4
Drukowanie danych ubezpieczonego pobranych z ZUS
Funkcja umo liwia wydrukowanie danych ubezpieczonego pobranych z ZUS za
dany okres rozliczeniowy.
Wydruku obejmuje nast puj%ce dane:
p atnika,
identyfikacyjne ubezpieczonego,
ewidencyjne (nazwisko rodowe, imi drugie i nazw oddzia u NFZ),
adresowe,
dane o ubezpieczeniach,
okres rozliczeniowy, za jaki by y pobrane dane.
Funkcje programu
247
Aby wydrukowaR dane ubezpieczonego pobrane z ZUS:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Wyci?gi z CRU i
wska wyci%g, dla który chcesz wydrukowaR.
2. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Wyci8g z CRU za okres (patrz
Rysunek 212), wska ubezpieczonego, którego dane chcesz wydrukowaR,
i z menu Widok wybierz polecenie Poka=.
3. W otwartym oknie z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 212) z menu
Ubezpieczony wybierz polecenie Drukuj. Polecenie to jest równie
dost pne na pasku narz dzi
.
5.15.5
Aktualizacja kartoteki ubezpieczonego na podstawie
danych pobranych w wyci,gu z CRU
Funkcja s u y do aktualizacji danych ubezpieczonego w kartotece na podstawie
danych pobranych w wyci%gu z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych.
Wspomaga wyja6nianie rozbie no6ci mi dzy danymi zgromadzonymi w bazie
programu P atnik a danymi zapisanymi na kontach ubezpieczonych w ZUS.
Aktualizacji podlegaj% tylko dane zgromadzone w kartotece ubezpieczonego,
czyli:
• dane identyfikacyjne
• dane o oddziale NFZ,
• dane adresowe.
Aktualizacj kartoteki ubezpieczonego mo na wykonaR w oknie “Porównanie
danych w kartotece ubezpieczonego z danymi uzyskanymi z ZUS” za pomoc%
znajduj%cych si mi dzy poszczególnymi blokami danych
przycisków
(patrz Rysunek 216) lub za pomoc% poleceI dost pnych w menu Narz dzia:
• Aktualizuj dane identyfikacyjne – w bloku danych identyfikacyjnych,
• Aktualizuj dane o oddziale NFZ – w bloku danych o oddziale NFZ
• Aktualizuj dane adresowe – w bloku danych adresowych.
umo liwiaj%cych nadpisanie aktualnych danych znajduj%cych si w kartotece
ubezpieczonego danymi z wyci%gu z CRU.
Przyciski aktualizacji b d% dost pne we wszystkich miejscach wy6wietlania
w/w okna tj.:
• z poziomu pojedynczej kartoteki ubezpieczonego,
• z poziomu okna prezentuj%cego dane ubezpieczonego pobrane z ZUS,
• z okna porównania dost pnego w oknie Raport rozbie no6ci pomi dzy
danymi w kartotekach ubezpieczonych a danymi pobranymi z ZUS”.
Podczas aktualizacji b dzie zast powany ca y blok danych, czyli wszystkie pola
wchodz%ce w jego sk ad (nie ma mo liwo6ci wskazania pojedynczego pola do
aktualizacji).
Aktualizacji danych w kartotece ubezpieczonego danymi pochodz%cymi z CRU jest
mo liwa, gdy:
• dane o oddziale NFZ - dane pochodz%ce z CRU s% wype nione
• dane adresowe – adresy s% tego samego typu
248
Dla ka dego z typów aktualizowanych danych, je eli dane w kartotece s%
identyczne z danymi w wyci%gu (ta sama liczba wype nionych pól tymi samymi
warto6ciami) aktualizacja kartoteki nie b dzie wykonywana.
Uwaga!
Aktualizacja danych w kartotece ubezpieczonego jest operacj% nieodwracaln% tzn. nie
ma powrotu do poprzednich danych. Je eli aktualizacja zosta a wykonana
przypadkowo, to dane w kartotece mo na poprawiR tylko podczas r cznej edycji.
5.15.5.1
Aktualizacja danych ubezpieczonego danymi z wyci,gu z CRU z
poziomu kartoteki ubezpieczonego
Aby zaktualizowaR dane ubezpieczonego w kartotece danymi z wyci%gu z CRU
z poziomu kartoteki ubezpieczonego:
1. W oknie Ustawienia programu w bloku Okres rozliczeniowy wybierz
okres, za który zosta y pobrane dane z ZUS i kliknij przycisk OK, aby
zaakceptowaR swój wybór.
3. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz zaktualizowaR, i z menu
Program wybierz polecenie Otwórz.
lub w menu
4. W kartotece ubezpieczonego z menu Narz>dzia wybierz polecenie
Porównaj z wyci?giem z CRU...
Zapoznaj si z porównaniem danych ubezpieczonego i z menu Narz>dzia
wybierz polecenie odpowiednie polecenie np. Aktualizuj dane
identyfikacyjne lub wybierz przycisk
znajduj%cy si mi dzy
blokami danych.
Uwaga!
Aby wykonaR aktualizacj z poziomu kartoteki ubezpieczonego, nale y najpierw
zamkn%R kartotek , informuje o tym odpowiedni komunikat.
6. W oknie komunikatu (patrz Rysunek 218) kliknij przycisk Tak, aby
potwierdziR ch R zaktualizowania danych zgromadzonych w kartotece.
Je6li wcze6niej nie zosta o zamkni te okno Kartoteka ubezpieczonego, to
pojawi si komunikat (patrz Rysunek 219), w którym kliknij przycisk OK.
Nast pnie zamknij okno kartoteki i ponownie wykonaj aktualizacj .
Funkcje programu
249
7. Z menu Porównanie wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn%R okno
porównania.
5.15.5.2
Aktualizacja danych ubezpieczonego w kartotece danymi z
wyci,gu z CRU z poziomu danych ubezpieczonego pobranych z ZUS
Aby zaktualizowaR dane ubezpieczonego w kartotece danymi z wyci%gu z CRU
z poziomu danych ubezpieczonego pobranych z ZUS:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Wyci%gi z CRU.
2. Wska wyci%g, który chcesz przegl%daR i z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
3. W oknie Wyci8g za okres (patrz Rysunek 211) wska ubezpieczonego,
którego dane chcesz zaktualizowaR dane, i z menu Widok wybierz
polecenie Poka=.
(patrz Rysunek 212), kliknij przycisk Porównaj z kartotek".
5. W oknie Porównanie danych w kartotece ubezpieczonego z danymi
uzyskanymi z ZUS (patrz Rysunek 216) z menu Narz>dzia wybierz
polecenie odpowiednie polecenie np. Aktualizuj dane identyfikacyjne lub
wybierz przycisk
znajduj%cy si mi dzy blokami danych.
6. W oknie komunikatu (patrz Rysunek 218) kliknij przycisk Tak, aby
potwierdziR ch R zaktualizowania danych zgromadzonych w kartotece.
7. Z menu Porównanie wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn%R okno
porównania.
8. Zamknij okno z danymi ubezpieczonego wybieraj%c polecenie Zamknij z
menu Ubezpieczony.
5.15.6
Tworzenie dokumentu ZUS ZIUA
Funkcja Twórz dokument ZIUA na podstawie danych pobranych z CRU jest
dost pna w oknie Porównanie danych w kartotece z danymi pobranymi z ZUS
w menu Narz>dzia i umo liwia utworzenie dokumentu ZUS ZIUA takiego, e
w bloku III. Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej znajd% si
dane ubezpieczonego pobrane na wyci%gu z CRU, a w bloku IV. Aktualne dane
identyfikacyjne osoby ubezpieczonej znajd% si dane ubezpieczonego z kartoteki
programu P atnik.
Funkcja ta wspomaga wyja6nianie rozbie no6ci mi dzy danymi
zgromadzonymi w programie P atnik a danymi dost pnymi na kontach
ubezpieczonych w ZUS. Jej u ycie jest zalecane w sytuacji, gdy p atnik jest
przekonany, e dane ubezpieczonego w kartotece s% poprawne, a dane w CRU z
jakiego6 powodu s% inne i nale y je poprawiR.
250
Tworzenie dokumentu ZUS ZIUA na podstawie danych z CRU jest dost pne
we wszystkich miejscach wywo ywania okna “Porównanie danych w kartotece
ubezpieczonego z danymi uzyskanymi z ZUS”:
• z poziomu pojedynczej kartoteki ubezpieczonego,
• z poziomu okna prezentuj%cego dane ubezpieczonego pobrane z ZUS,
• z okna porównania dost pnego w oknie Raport rozbie.no;ci pomi,dzy
danymi w kartotekach ubezpieczonych a danymi pobranymi z ZUS”.
Aby utworzyR dokument ZUS ZIUA:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Wyci%gi z CRU.
2. Wska wyci%g, który chcesz przegl%daR i z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
3. W oknie Wyci8g za okres (patrz Rysunek 211) wska ubezpieczonego,
którego dane chcesz zaktualizowaR dane, i z menu Widok wybierz
polecenie Poka=.
lub w menu
(patrz Rysunek 212), kliknij przycisk Porównaj z kartotek".
5. W oknie Porównanie danych w kartotece ubezpieczonego z danymi
uzyskanymi z ZUS (patrz Rysunek 216) z menu Narz>dzia wybierz
polecenie Twórz dokument ZUS ZIUA lub kliknij przycisk Twórz
dokument ZUS ZIUA znajduj%cy si na pasku narz dzi.
6. W oknie komunikatu (patrz Rysunek 220) informuj%cego o specyfice
tworzonego dokumentu kliknij przycisk Tak.
7. Uzupe nij blok I. dokumentu ZUS ZIUA, zapisz go i zamknij.
8. Zamknij okno porównania wybieraj%c z menu Porównanie polecenie
Zamknij.
9. Zamknij okno z danymi ubezpieczonego.
5.16 Obs uga komunikatów z ZUS
Widok Komunikaty z ZUS prezentuje w postaci listy komunikaty przesy ane
w potwierdzeniach przekazania zestawów dokumentów. W przypadku, gdy
potwierdzenie zestawu zawiera komunikat, program rejestruje go w kontek6cie
p atnika, którego zestaw jest potwierdzany. Komunikaty z ZUS s%
prezentowane w oknie Komunikat z ZUS (patrz Rysunek 221), które zawiera
dwie zak adki.
Funkcje programu
251
Na pierwszej zak adce s% zgromadzone nast puj%ce informacje:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Identyfikator komunikatu
Data publikacji
Data obowi%zywania
Data rejestracji w systemie
Tytu komunikatu
Tre6R komunikatu
Status wiadomo6ci
Informacje o do %czonych za %cznikach oraz ich lokalizacji
Oznaczenie, czy komunikat zosta przeczytany
Druga zak adka zawiera list za %czników wraz z ich lokalizacj% oraz umo liwia
przegl%danie tych za %czników.
Za %czniki przekazywane w potwierdzeniach s% zapisywane na dysku w lokalizacji
wskazanej w oknie Ustawienia programu na zak adce Lokalizacja (patrz rozdzia
„Podr cznik administratora” rozdzia Szczegó owy opis parametrów i opcji programu
P atnik).
Rejestrowanie komunikatów z ZUS (wraz z za %cznikami) dostarczanymi
w potwierdzeniach odbywa si podczas pobierania potwierdzeI zestawów. Po
zarejestrowaniu komunikat jest dost pny do przegl%dania, mo na go równie
wydrukowaR.
Program P atnik zapewnia kontrol przeczytania komunikatów z ZUS poprzez:
• informowanie u ytkownika o nowych komunikatach bezpo6rednio po
wykonaniu rejestracji potwierdzenia, w którym komunikat zosta przes any,
• informowanie u ytkownika o nieprzeczytanych komunikatach podczas
zamykania programu,
• informowanie u ytkownika o nieprzeczytanych komunikatach podczas
uruchamiania programu,
• umo liwienie
oznaczenia
komunikatu
jako „przeczytany”
lub
„nieprzeczytany” w oknie prezentuj%cym jego tre6R.
U ytkownik mo e oznaczyR komunikat jako „przeczytany” lub jako
„nieprzeczytany” w oknie prezentuj%cym jego tre6R.
252
Rysunek 221. Okno dialogowe: Komunikat z ZUS
5.16.1
Rejestracja komunikatu
Funkcja umo liwia rejestracj komunikatów z ZUS w bazie danych.
Komunikaty z ZUS s% rejestrowane podczas pobierania potwierdzeI do
wys anych zestawów dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia 5.6.6
Pobieranie potwierdzenia). Funkcja zapisuje tre6R komunikatu oraz informacje
o opcjonalnych za %cznikach w bazie danych oraz zachowuje pliki za %czników
w systemie plików.
5.16.2
Przegl,danie komunikatów z ZUS
Funkcja umo liwia przegl%danie komunikatów z ZUS i jest dost pna w widoku
Komunikaty z ZUS.
Aby przegl%daR szczegó y komunikatu:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Komunikaty z ZUS.
2. Wska komunikat, który chcesz przegl%daR i z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
3. Na ekranie zostanie wy6wietlone okno Komunikat z ZUS (patrz Rysunek
222).
4. Po zapoznaniu si z tre6ci% komunikatu zamknij okno komunikatu
wybieraj%c z menu Komunikat polecenie Zamknij.
W otwartym oknie Komunikat z ZUS na pasku narz dzi dost pne s% przycisk
Poprzedni komunikat oraz Nast'pny komunikat umo liwiaj%ce przej6cie do
kolejnego lub poprzedniego komunikatu z listy bez zamykania okna
wy6wietlania.
Funkcje programu
253
Rysunek 222. Okno dialogowe – Komunikat z ZUS
5.16.3
Filtrowanie komunikatów
Funkcja w znacznym stopniu u atwia przegl%danie komunikatów w obszarze
roboczym Komunikaty z ZUS. Polega ona na “przefiltrowaniu” wszystkich
komunikatów znajduj%cych si w bazie programu i wyszukaniu tylko tych,
które spe niaj% podane wcze6niej kryteria.
Filtr komunikatów jest podzielony na trzy g ówne zak adki:
• Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug daty
publikacji, daty otrzymania i statusu przeczytania,
• Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug identyfikatora
komunikatu, symbolu p atnika i klasy komunikatu,
wed ug dwóch wybranych kolumn.
5.16.4
Wydruk komunikatu
Funkcja umo liwia wydrukowanie komunikatu z ZUS. Drukowanie
poprzedzone jest wy6wietleniem na ekranie tre6ci komunikatu w postaci
raportu.
254
Wydruku obejmuje nast puj%ce dane:
identyfikator komunikatu,
symbol p atnika,
dane organizacyjne dotycz%ce komunikatu,
tytu i tre6R komunikatu,
informacje o za %cznikach o ile zosta y do %czone.
Aby wydrukowaR szczegó y komunikatu:
2. Wska komunikat, który chcesz wydrukowaR i z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
222), z menu Komunikat wybierz polecenie Drukuj.
4. W otwartym oknie Raport z komunikatu z ZUS z menu Plik wybierz
polecenie Drukuj.
5. Zamknij okno raportu wybieraj%c polecenie Zamknij z menu Plik.
6. Po wydrukowaniu tre6ci komunikatu zamknij okno komunikatu wybieraj%c
z menu Komunikat polecenie Zamknij.
5.16.5
Kontrola przeczytania komunikatu
Funkcja umo liwia u ytkownikowi kontrol nad stanem przeczytania
zarejestrowanych komunikatów z ZUS. W ramach funkcji wykonywane jest
sprawdzenie, czy istniej% komunikaty, które nie zosta y jeszcze przeczytane
przez u ytkownika i powiadamianie o tym fakcie poprzez wy6wietlenie
odpowiedniego komunikatu (patrz Rysunek 223). Sprawdzenie wykonywane
jest w nast puj%cych sytuacjach:
bezpo6rednio po rejestracji komunikatu,
przy uruchamianiu programu,
przy koIczeniu pracy z programem.
Funkcja umo liwia równie oznaczanie komunikatów jako „przeczytany” lub
„nieprzeczytany”.
Funkcje programu
255
Aby oznaczyR komunikat jako „przeczytany”:
2. Wska komunikat, który chcesz przeczytaR i z menu Program wybierz
polecenie Poka=.
222). Po przeczytaniu komunikatu z menu Edycja wybierz polecenie
Oznacz jako przeczytany lub kliknij przycisk Oznacz jako przeczytany na
pasku narz dzi.
4. Po przeczytaniu tre6ci komunikatu zamknij okno komunikatu wybieraj%c z
menu Komunikat polecenie Zamknij.
Je6li tre6R komunikatu jest szczególnie wa na i chcesz, eby program ponownie
przypomina o tym komunikacie ustaw status danego komunikatu jako
„nieprzeczytany” wybieraj%c z menu Edycja polecenie Oznacz jako nieprzeczytany.
Polecenie to jest równie dost pne na pasku narz dzi.
Polecenia Oznacz jako przeczytany oraz Oznacz jako nieprzeczytany
dost pne s% równie na widoku Komunikaty z ZUS po zaznaczeniu
wybranego komunikatów w menu Edycja lub w menu podr cznym.
256
6
Rozdzia
S OWNIK POJ ! I SKRÓTÓW
6.1 S ownik poj
A
–
dwa dodatkowe identyfikatory, za pomoc% których jest
identyfikowany ka dy ubezpieczony w bazie programu
P ATNIK. Mog% one s u yR do grupowania ubezpieczonych,
na przyk ad w podziale na oddzia y, co usprawni proces
przetwarzania. Do u ytkownika nale y okre6lenie nazw
obu dodatkowych identyfikatorów.
Baza danych programu
P ATNIK
–
miejsce przechowywania wszystkich danych programu - od
danych p atników poprzez dane zarejestrowanych przez
nich ubezpieczonych oraz wszystkich dokumentów.
Blok wielokrotny
–
powtarzaj%cy si
blok danych na dokumencie
ubezpieczeniowym ZUS, np. dla dokumentu ZUS ZAA
b dzie to kolejny adres prowadzenia dzia alno6ci
gospodarczej, na raportach imiennych b d% to dane
kolejnego ubezpieczonego. W programie P atnik bloki
wielokrotne s% wy6wietlane w postaci kolejnych wierszy
na zak adce.
Atrybuty ubezpieczonego
B
Dodatki
257
C
CA
–
Centrum Certyfikacji (ang. Certification Authority).
CA-NAD
–
Nadrz dne Centrum Certyfikacji dla ZUS.
CA-ZEW
–
Zewn trzne Centrum Certyfikacji dla ZUS.
–
o6rodek generuj%cy i wydaj%cy certyfikaty, nadzorowany
przez organ certyfikacji.
Certyfikat
–
elektroniczne za6wiadczenie podpisane przez organ
certyfikacji, za pomoc% którego dane s u %ce do weryfikacji
podpisu elektronicznego (klucz publiczny podmiotu) s%
przyporz%dkowane do osoby sk adaj%cej podpis i które
jednocze6nie umo liwiaj% identyfikacj tej osoby;
certyfikat, oprócz informacji o kluczu publicznym
podmiotu, zawiera m.in. nazw lub identyfikator organu
certyfikacji, identyfikator podmiotu oraz numer seryjny
certyfikatu i okres wa no6ci certyfikatu
zobacz te certyfikat klucza publicznego.
Certyfikat dotychczasowy
-
zobacz certyfikat zwyk y.
Certyfikat klucza
publicznego
–
informacja o kluczu publicznym podmiotu, która dzi ki
podpisaniu przez organ certyfikacji jest niemo liwa do
podrobienia;
certyfikat zawiera m. in. nazw lub identyfikator organu
certyfikacji, identyfikator podmiotu, jego klucz publiczny,
okres wa no6ci certyfikatu oraz numer seryjny
certyfikatu.
Certyfikat kwalifikowany
-
Certyfikat wydany przez kwalifikowane centrum
certyfikacji, spe niaj%cy wymogi okre6lone w ustawie o
podpisie elektronicznym.
Certyfikat zwyk y
-
Certyfikat nie kwalifikowany, wydany przez dedykowane
dla ZUS centrum certyfikacji
CRL
–
lista certyfikatów
Revocation List).
Deszyfrowanie
–
proces otrzymywania odpowiednich oryginalnych danych
z tekstu zaszyfrowanego.
Dokument elektroniczny
–
rekord zawieraj%cy informacje zapisan% na namacalnym
no6niku, który umo liwia jej przechowywanie oraz zapis
i odczyt przy zastosowaniu technologii informatycznych.
uniewa nionych
(ang.
Certificate
D
258
Dokument nadrz>dny
–
okre6lenie to dotyczy dokumentów zawieraj%cych bloki
wielokrotne - sta a cze6R dokumentu, np. dla dokumentu
ZUS RCA zawiera on dane organizacyjne, dane p atnika
sk adek oraz o6wiadczenie p atnika sk adek.
Dziennik operacji
–
miejsce, w którym zapisywane s% wszystkie najwa niejsze
zdarzenia wykonywane w programie i wy6wietlane w
postaci listy. Administrator programu mo e przegl%daR
wszystkie zdarzenia zarejestrowane w programie, a
u ytkownik tylko swoje.
-
Elektroniczna Wymiana Dokumentów - system
komunikacji bazuj%cy na minimalnych standardach
okre6lonych w ustawie o informatyzacji dzia alno6ci
podmiotów realizuj%cych zadania publiczne.
Filtrowanie dokumentów
–
funkcja umo liwiaj%ca szybkie wyszukiwanie danych,
dzi ki czemu znacznie skrócony zostaje czas przegl%dania
dokumentów w zestawie. Filtrowanie polega na
sprecyzowaniu warunków, takich jak rodzaj dokumentu,
rodzaj p atnika, ubezpieczonego, status dokumentu, i
ostatecznym wyszukaniu tylko tych dokumentów, które
spe niaj% podane kryteria.
Funkcja skrótu
–
funkcja odwzorowuj%ca ci%gi bitów na ci%gi bitów o sta ej
d ugo6ci, w której dla danej warto6ci funkcji jest
obliczeniowo
trudne
wyznaczenie
argumentu
odwzorowywanego na t warto6R, a dla danego argumentu
jest obliczeniowo trudne wyznaczenie drugiego argumentu
odwzorowywanego na t sam% warto6R.
–
tworzenie klucza lub zbioru kluczy.
E
EWD
F
G
Generowanie klucza
H
Dodatki
259
HTML (HyperText
Markup Language)
–
specjalny j zyk s u %cy do opisu strony oraz odniesieI
z poszczególnych jej elementów do innych dokumentów.
J zyk ten powsta na potrzeby internetowej us ugi WWW.
Umo liwia umieszczenie na stronie tekstu zdefiniowanych
dyrektyw co do sposobu jego prezentacji, wyró nienia
pewnych jego elementów edytorskich, jak akapity,
nag ówki itp. Pozwala tak e umieszczaR bezpo6rednio na
opisywanych stronach grafik , a w najnowszych wersjach
równie inne typy dokumentów. Pewne zdefiniowane przez
autora strony elementy (np. fragmenty tekstu) mog%
dodatkowo wskazywaR na inne dokumenty. Wskazanie
takie odbywa si przez zdefiniowanie tzw. URL
jednoznacznie okre6laj%cego dokument w obr bie
odpowiedniej przestrzeni (np. w lokalnej kartotece lub
w sieci Internet). Technik t% okre6la si mianem
hipertekstu. Strony napisane w tym j zyku s%
interpretowane przez przegl%dark WWW, tak% jak np.
Netscape Navigator lub Internet Explorer (za: Wielka
Internetowa Encyklopedia Multimedialna).
HTTP
–
(HyperText Transfer Protocol) protokó
umo liwiaj%cy przegl%danie stron WWW.
Kartoteka p atnika
–
logicznie wydzielone miejsce, w którym przechowywane
s% szczegó owe informacje o p atniku – mi dzy innymi
jego dane identyfikacyjne wyst puj%ce w ka dym
dokumencie ubezpieczeniowym. Poza tym w kartotece
przechowywane s% dane adresowe, stopa procentowa
sk adki na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery kont
bankowych.
Kartoteka ubezpieczonego
–
s u y do gromadzenia szczegó owych informacji
o poszczególnych
ubezpieczonych;
sk ada
si
z nast puj%cych bloków danych: dane identyfikacyjne
ubezpieczonego, atrybuty osoby ubezpieczonej, dane
o Kasie Chorych.
KEDU
–
plik zawieraj%cy zestaw dokumentów ubezpieczeniowych
zapisanych w postaci elektronicznej w odpowiednim
formacie
(Kolekcja
Elektronicznych
Dokumentów
Ubezpieczeniowych).
Klucz
–
ci%g symboli, od którego w sposób istotny zale y wynik
przekszta cenia kryptograficznego (np. szyfrowania,
deszyfrowania, podpisywania lub weryfikacji podpisu).
sieciowy
K
260
Klucz prywatny
–
jeden z pary kluczy asymetrycznych podmiotu, stosowany
jedynie przez ten podmiot (klucz tajny).
W systemie podpisu asymetrycznego klucz prywatny
wykorzystywany jest do podpisywania wiadomo6ci przez
nadawc . W systemie szyfrowania asymetrycznego klucz
prywatny u ywany jest do deszyfrowania wiadomo6ci
przez odbiorc wiadomo6ci.
Klucz publiczny
–
jeden z pary kluczy asymetrycznych podmiotu, który
mo e byR udost pniony przez w a6ciciela wszystkim
podmiotom, z którymi si kontaktuje.
W systemie podpisu asymetrycznego klucz publiczny
wykorzystywany jest do weryfikowania elektronicznego
podpisu wiadomo6ci przez odbiorc
wiadomo6ci.
W systemie
szyfrowania
asymetrycznego
klucz
publiczny u ywany jest do szyfrowania wiadomo6ci przez
nadawc wiadomo6ci.
Komunikat elektroniczny
–
kompletna informacja przesy ana mi dzy uczestnikami
elektronicznej wymiany dokumentów, zawsze w postaci
zaszyfrowanej, najcz 6ciej zawiera dokument, podpis
cyfrowy i certyfikat klucza publicznego nadawcy.
KSI MAIL
–
zaszyfrowany i podpisany plik KEDU przygotowany
w ten sposób do przekazania do ZUS.
–
lista poleceI zwi%zanych z danym polem lub danym
elementem okna, ukazuj%cych si po uruchomieniu tego
pola lub elementu prawym przyciskiem myszy (przy
ustawieniach dla osób prawor cznych).
NIP
–
Numer Identyfikacyjny Podatnika.
Numer seryjny
certyfikatu
–
warto6R ca kowita, unikalna w ramach jednego organu
certyfikacji, która w sposób jednoznaczny umo liwia
identyfikacj certyfikatu wydanego przez ten organ.
–
instytucja obdarzona zaufaniem, tworz%ca i przyznaj%ca
certyfikaty klucza publicznego.
–
Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludno6ci.
M
Menu podr>czne
N
O
Organ certyfikacji
P
PESEL
Dodatki
261
P atnik
–
P atnik sk adek ZUS.
Podmiot (podmiot
certyfikatu)
–
w a6ciciel klucza prywatnego, stanowi%cego par
z kluczem publicznym. Okre6lenie podmiot mo e odnosiR
si
zarówno do wyposa enia lub urz%dzenia,
przechowuj%cego klucz prywatny, jak te do osoby
fizycznej b%d3 prawnej (je6li taka istnieje), która ma pod
kontrol% to wyposa enie lub urz%dzenie. Podmiotowi
przydzielana jest jednoznaczna nazwa, która wi% e go
z kluczem publicznym zawartym w certyfikacie.
Podpis cyfrowy
–
przekszta cenie kryptograficzne danych, umo liwiaj%ce
odbiorcy
danych
sprawdzenie
autentyczno6ci
i integralno6ci danych oraz zapewniaj%ce nadawcy
i odbiorcy ochron przed sfa szowaniem danych.
Podpis elektroniczny
–
podpis cyfrowy.
Podpisywanie
–
proces, który na wej6ciu pobiera wiadomo6R do podpisania
i klucz prywatny, a na wyj6ciu zwraca wiadomo6R
podpisan%. Asymetryczne podpisy cyfrowe tworzone s%
przy zastosowaniu algorytmów asymetrycznych, np. RSA.
Polityka certyfikacji
–
dokument w postaci zestawu regu , które s% 6ci6le
przestrzegane przez organ wydaj%cy certyfikaty w trakcie
6wiadczenia przez niego us ug certyfikacyjnych.
PR
–
Punkt Rejestracji.
Punkt Rejestracji
–
zaufana osoba prawna, dzia aj%ca na podstawie
upowa nienia organu certyfikacji, rejestruj%ca inne osoby
prawne i fizyczne oraz przydzielaj%ca im unikalne warto6ci
(nazwa, identyfikator).
Równie
aplikacja Punkt Rejestracji obs uguj%ca
u ytkowników Centrum Certyfikacji dla ZUS.
Przekaz elektroniczny
–
Przesy ka do ZUS
-
Przesy ka z ZUS
-
cz 6R programu P ATNIK, umo liwiaj%ca u ytkownikowi
wysy anie
zaszyfrowanych
dokumentów
ubezpieczeniowych do ZUS, odbieranie potwierdzeI z ZUS
oraz obs ug certyfikatów, list CRL i wiadomo6ci
wymienianych z Centrum Certyfikacji.
Jest to zaszyfrowany i podpisany dokument elektroniczny
(patrz: Dokument elektroniczny) wysy any do ZUS przez
p atnika lub podmiot przez niego upowa niony. Przesy ka
mo e byR równie dostarczona do ZUS na no6niku (CD
tylko dokumenty) w postaci pliku.
Jest to zaszyfrowany i podpisany dokument elektroniczny
(patrz:
Dokument
elektroniczny)
zawieraj%cy
potwierdzenia przetworzenia wysy any przez ZUS do
p atnika lub do podmiotu przez niego upowa nionego.
R
262
PaIstwowy Rejestr Podmiotów Gospodarczych.
REGON
Rejestr dokumentów
–
lista
wszystkich
zarejestrowanych
dokumentów
ubezpieczeniowych danego p atnika. Z poziomu rejestru
dokumentów u ytkownik ma dost p do wszystkich operacji
dotycz%cych obs ugi dokumentów ubezpieczeniowych.
Spo6ród wszystkich dokumentów w rejestrze mo esz za
pomoc% filtrów wybieraR tylko te, które Ci w danym
momencie interesuj%.
Rejestr p atników
–
zbiór danych o wszystkich p atnikach zarejestrowanych w
programie (jest to zbiór wszystkich Kartotek p atników). W
programie P ATNIK mo liwe jest zarejestrowanie wielu
p atników, ale bie %ca praca odbywa si tylko z jednym.
Rejestr p atników umo liwia wybór kontekstu pracy oraz
pozwala na dodawanie (w szczególnych przypadkach
usuwanie) i modyfikacje danych p atników.
Je eli u ytkownik programu P ATNIK przygotowuje
i przesy a do ZUS dokumenty tylko za jednego p atnika
sk adek, w Rejestrze p atników b d% wprowadzone dane
tylko tego jednego p atnika.
Rejestr ubezpieczonych
–
logicznie wydzielona cz 6R bazy p atnika, która zawiera
dane wszystkich ubezpieczonych obs ugiwanych w ramach
jednego p atnika sk adek. Rejestr ten stanowi zbiór
informacji o poszczególnych ubezpieczonych, przy czy
dane ka dego ubezpieczonego zgromadzone s% w kartotece.
RSA
–
kryptograficzny algorytm asymetryczny, stworzony przez
Rivesta, Shamira i Adlemana, wykorzystywany
w systemach podpisywania oraz systemach szyfrowania.
Sha1
–
jedna z funkcji skrótu.
Skrzynka pocztowa
–
(ang. mailbox) obszar przechowywania pliku pocztowego
na komputerze wykorzystywanym przez dostawc us ugi
sieciowej, gdzie umieszczana jest informacja (wiadomo6R
pocztowa) dopóki nie zostanie przyj ta przez odbiorc
docelowego.
Symbol p atnika
–
symbol p atnika stworzony wy %cznie na potrzeby
programu; jest to nazwa p atnika, któr% pos ugujemy si
w pracy z programem - nie b dzie ona wyst powa a na
adnych dokumentach ubezpieczeniowych.
System podpisywania
asymetrycznego
–
system uwierzytelniania oparty na algorytmach
asymetrycznych, którego przekszta cenie z udzia em
klucza publicznego jest wykorzystywane do weryfikacji,
a przekszta cenie z udzia em klucza prywatnego jest
wykorzystywane do podpisywania (patrz te podpis
cyfrowy).
S
Dodatki
263
System szyfrowania
asymetrycznego
–
zestaw przekszta ceI tekstu jawnego w tekst zaszyfrowany
i odwrotnie, w którym przekszta cenia s% definiowane
przez algorytmy (funkcje matematyczne) i stosowane po
wyborze kluczy.
Przekszta cenie z udzia em klucza publicznego jest
wykorzystywane do szyfrowania, a przekszta cenie
z udzia em klucza prywatnego do deszyfrowania.
–
kryptograficzne przekszta cenie danych, którego wynikiem
jest tekst zaszyfrowany.
–
uprawniony podmiot, pos uguj%cy si certyfikatem jako
w a6ciciel, odbiorca lub strona ufaj%ca, z wy %czeniem
organu certyfikacji.
Weryfikacja
–
sprawdzenie poprawno6ci wype nionych dokumentów pod
k%tem zgodno6ci z obowi%zuj%cymi zasadami wype niania
dokumentów ubezpieczeniowych. Rozbudowany system
weryfikacji danych umo liwia sygnalizowanie wszelkich
nieprawid owo6ci przy wype nianiu formularzy. Opcje
funkcji weryfikacji dziel% si na: weryfikacj wszystkich
dokumentów w zestawie, weryfikacj
wybranego
dokumentu
oraz weryfikacj
zale no6ci mi dzy
dokumentami.
Weryfikacja podpisu
–
proces, który na wej6ciu pobiera wiadomo6R podpisan%
i klucz publiczny, a na wyj6ciu zwraca wa ny lub
niewa ny wynik weryfikacji podpisu.
WiadomoL@
–
cyfrowa reprezentacja informacji; podzbiór rekordu.
WWW (World Wide
Web)
–
najpopularniejsza z us ug dost pnych w sieci Internet,
powsta a w 1991. Zbiór dokumentów stworzonych
najcz 6ciej, choR niekoniecznie, za pomoc% j zyka HTML,
i odnosz%cych si do siebie nawzajem dzi ki tzw.
odno6nikom. Pomimo e dokumenty te s% umieszczone na
ró nych komputerach w odleg ych od siebie geograficznie
miejscach, wspólny system nazw oparty na tzw. URL
umo liwia stworzenie w ramach danego dokumentu
odno6nika do niemal ka dego innego dokumentu
dost pnego w sieci Internet (za: Wielka Internetowa
Encyklopedia Multimedialna).
Szyfrowanie
U
U=ytkownik (certyfikatu)
W
Z
264
Zak adka
–
poszczególne elementy okna s% podzielone na zak adki
umo liwiaj%ce pokazanie w jednym oknie du ej ilo6ci
danych. Klikni cie na zak adce spowoduje wy6wietlenie
informacji wcze6niej niewidocznych.
Za ?cznik
–
plik do %czany do korespondencji przesy anej poczt%
elektroniczn%.
Zestaw dokumentów
–
zbiór
dokumentów
ubezpieczeniowych
przygotowywanych przez u ytkownika programu w celu
dostarczenia ich w jednej przesy ce do ZUS. W sk ad
zestawu
mog%
wchodziR
zarówno
dokumenty
zg oszeniowe, jak i rozliczeniowe.
ZUS
–
Zak ad UbezpieczeI Spo ecznych
6.2 Skróty klawiszowe
W poni szym rozdziale przedstawione s% skróty klawiszowe, które u atwiaj%
prac z aplikacj% i umo liwiaj% pos ugiwanie si aplikacj% bez wykorzystania
myszy. Skróty te pokrywaj% si ze standardowymi kombinacjami klawiszy,
stosowanymi w systemie Windows.
Klawisze ogólne
Naci.nij
Aby
F1
F2
F3
F4
F5
F6
F7
F8
F9
F11
ALT+F4
CTRL+F4
SHIFT+F1
CTRL+A
Szary plus
Szary minus
Szara gwiazdka
ENTER
DELETE
UruchomiR Pomoc, je6li jest ona do %czona do programu
Widok Rejestr ubezpieczonych
Widok Dokumenty wprowadzone
Widok Dokumenty wys ane
Widok Wszystkie dokumenty
Widok Zestawy wprowadzone
Widok Zestawy wys ane
Rejestr p atników
Widok Wiadomo6ci
Widok Certyfikaty
Zamkn%R program lub okno
Zamkn%R okno aktywnej grupy lub okno dokumentu
OtworzyR spis tre6ci i indeks pomocy.
ZaznaczyR np. wszystkie dokumenty w zestawie.
Rozwin%R wskazane dokumenty (na drzewku dokumentów)
Zwin%R wskazane dokumenty (na drzewku dokumentów)
Rozwin%R wszystkie dokumenty (na drzewku dokumentów)
Przegl%daR wskazany dokument (na drzewku dokumentów).
Usun%R dokument
Klawisze operuj%ce na menu
Dodatki
Naci.nij
Aby
ALT+(Klawisz
alfanumeryczny)
STRZAPKA W LEWO
lub W PRAWO
STRZAPKA W GÓRA
WybraR pozycj menu, która w nazwie ma podkre6lon% liter
odpowiadaj%c% naciskanemu klawiszowi
PrzechodziR do kolejnych menu
PrzechodziR do kolejnych poleceI
265
lub W DÓP
ENTER
ESC
Wywo aR wybran% pozycj menu lub wykonaR polecenie.
AnulowaR wybrane pozycje menu lub zamkn%R otwarte menu
Naci.nij
Aby
TAB
Przej6R od opcji do opcji (ze strony lewej na praw% oraz
z góry na dó )
Przej6R od opcji do opcji w kierunku przeciwnym
WybraR przycisk, który w nazwie ma podkre6lon% liter
odpowiadaj%c% naciskanemu klawiszowi
PrzesuwaR kursor w lewo, w prawo, w gór lub w dó
w obr bie listy lub pola tekstu
Przej6R do pierwszej pozycji lub znaku na li6cie lub w polu
tekstu
Przej6R do ostatniej pozycji lub znaku na li6cie lub w polu
tekstu
PrzewijaR list w gór lub w dó ka dorazowo o jedn%
wysoko6R ekranu
Umie6ciR znacznik lub usun%R znacznik w polu wyboru
RozszerzyR lub anulowaR wybór w polu tekstowym,
ka dorazowo o jeden znak
Klawisze pól dialogu
SHIFT+TAB
ALT+(Klawisz
alfanumeryczny)
Klawisz kierunkowy
HOME
END
PG UP lub PG DN
SPACJA
SHIFT+klawisz
kierunkowy (lewy lub
prawy)
RozszerzyR lub anulowaR wybór jednego wiersza tekstu
SHIFT+klawisz
kierunkowy (góra lub dó ) w gór lub w dó .
SHIFT+HOME
RozszerzyR lub anulowaR wybór do pierwszego znaku w polu
tekstu
SHIFT+END
RozszerzyR lub anulowaR wybór do ostatniego znaku w polu
tekstu
ENTER
WykonaR polecenie (zamieszczone np. pod zaznaczonym
przyciskiem)
(lewy) CTRL+PG DN
Przej6R od zak adki do zak adki (ze strony lewej na praw%)
(prawy) CTRL+PG DN
(prawy) ALT+PDN
(lewy) CTRL+PG UP
(prawy) CTRL+PG UP
(prawy) ALT+PG+UP
Przej6R od zak adki do zak adki (ze strony prawej na lew%)
Naci.nij
Aby
BACKSPACE
Usun%R znak lub skasowaR zaznaczony tekst po lewej stronie
od punktu wstawienia
Usun%R znak lub skasowaR zaznaczony tekst po prawej
stronie od punktu wstawienia
Usun%R zaznaczony tekst i umie6ciR go w Schowku
Klawisze edycji
DEL
SHIFT+DEL lub
CTRL+X
SHIFT+INS lub CTRL+V
CTRL+INS lub CTRL+C
SHIFT+klawisz
kierunkowy
266
WkleiR tekst ze Schowka do aktywnego okna
SkopiowaR zaznaczony tekst i umie6ciR go w Schowku
WybraR lub anulowaR wybór jednego znaku po lewej lub
prawej stronie
INDEKS
A
Adresy internetowe
http://e-inspektorat.zus.pl
www.cc.unet.pl, 206, 207, 210, 211, 213, 215, 232,
234
Aktualizacja danych
p atnika na podstawie kartoteki, 119
Anulowanie wys ania zestawu, 161
Atrybuty ubezpieczonego, 259
Atrybuty u ytkownika, 14
Automatyczna wysy ka, 57
B
Baza danych programu P
Blok wielokrotny, 259
ATNIK,
259
C
CA, 260
CA-NAD, 260
CA-ZEW, 260
CD, 58
Centrum Certyfikacji, 260
Certyfikat klucza publicznego, 260
Certyfikaty, 203, 260
CA-NAD, 204, 205, 212, 220
Filtrowanie, 228
P atnika, 154
Pobieranie certyfikatu ZUS, 209
Przegl%danie, 225
Rejestracja, 211
CA-NAD, 212
Inny ni CA-NAD, 216, 218
Usuwanie, 224
Weryfikacja, 219
CA-NAD, 220
Inny ni CA-NAD, 222
Weryfikacja wst pna, 206
Wy6wietlanie szczegó ów, 225
Zapisanie do pliku, 223
ZUS, 56, 154, 209
CRL, 260, Patrz Listy CRL
deklaracja rozliczeniowa, 50
historyczny, 105
korygowanie dokumentów, 51
potwierdzony, 105
raport imienny, 48
wprowadzony, 105
wys any, 105
zg oszeniowy p atnika, 46
zg oszeniowy ubezpieczonego, 47
Dokument elektroniczny, 260
Dokument nadrz dny, 261
Dokumenty
aktualizacja danych p atnika, 119
dodawanie dokumentów do zestawu, 119
drukowanie raportu weryfikacji, 117
edycja, 109
filtruj, 121
kopiowanie, 127
kopiowanie bloków wielokrotnych, 128
przegl%danie, 108
sortowanie, 131
twórz dokumenty na podstawie innego miesi%ca, 123
usuni cie, 112
utworzenie, 106
weryfikacja, 116
Dziennik operacji, 261
E
Elektroniczna komunikacja z ZUS, 55
F
Filtr, 28
Certyfikatów, 228
dokumentów, 121
ubezpieczonych, 93
Wiadomo6ci, 239
Zestawów dokumentów, 171
Filtrowanie dokumentów, 261
Funkcja skrótu, 261
Funkcje aplikacji
Obs uga certyfikatów, 203
Obs uga list CRL, 228
Obs uga zestawów dokumentów, 150
D
Deszyfrowanie, 260
Dokument
Dodatki
G
Generowanie klucza, 261
267
H
HTML (HyperText Markup Language), 262
http
//e-inspektorat.zus.pl, 55
HTTP, 262
I
Identyfikator potwierdzenia, 56
Identyfikator przesy ki, 165
Import dokumentów
aktualizujacych, 144
nowych, 141
nowych i aktualizuj%cych, 149
rodzaje importu, 136
wczytanie wszytkich dokumentów, 137
wybranych typów, 142
wybranych ubezpieczonych, 142
zaawansowane opcje importu, 137
K
Kartoteka p atnika, 262
Kartoteka ubezpieczonego, 262
dodanie ubezpieczonego do kartoteki, 83
edycja danych, 85
inicjalne zasilenie danych ubezpieczonych w
kartotece, 82
%czenie kartotek ubezpieczonych, 94
obs uga danych ubezpieczonego, 82
przegl%danie danych, 84
weryfikacja danych, 91
KEDU, 262
Klucz, 262
Prywatny, 203, 263
Publiczny, 203, 263
Kolumny
dodaj/usuI, 131
zmiana kolejno6ci, 130
Komunikat
decyzyjny, 25
informacyjny, 25
krytyczny, 25
ostrzegawczy, 25
Komunikat elektroniczny, 263
Kopiowanie
bloków wielokrotnych, 128
dokumentów, 127
Korygowanie dokumentów, 51
Kreator
dokumentów rozliczeniowych, 123
Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS dla
EWD, 174
Kreator zasilenie inicjalnego, 132
KSI MAIL, 263
L
Listy CRL, 228
Pobieranie, 231
Przegl%danie, 235
Rejestracja, 232
Usuwanie, 234
Weryfikacja, 233
Weryfikacja wst pna, 206
268
.
P%czenie kartotek ubezpieczonych, 94
automatyczne, 95
r czne, 97
M
Menu
podr czne, 21
Menu podr czne, 263
N
NIP, 263
Numer seryjny certyfikatu, 263
O
Obs uga certyfikatów, 203
Obs uga danych p atnika, 69
Obs uga dokumentów wielu p atników, 174
Obs uga list CRL, 228
Obs uga zestawów dokumentów, 150
Obszar roboczy, 23
Ochrona danych osobowych, 104
odcisk klucza CA-NAD, 206
Organ certyfikacji, 263
Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony, 163
P
Panel
grupuj%cy, 23
Pasek
ikon, 20
menu, 20
narz dzi, 20
przewijania pionowego, 22
przewijania poziomego, 22
stanu, 20
tytu u, 20
PESEL, 263
Plik *.kch, 132
P atnik, 264
dodanie stopy procentowej na ubezpieczenie
wypadkowe, 74
edycja danych, 80
import danych z pliku REP, 70
import stopy procentowej na ubezpieczenie
wypadkowe, 70
przegl%danie wyników weryfikacji, 80
r czne wprowadzenie danych, 73
tworzenie dokumentów p atnika z poziomu kartoteki,
81, 91
weryfikacja danych p atnika, 80
Pobieranie certyfikatu ZUS, 209
Pobieranie list CRL, 231
Pobieranie potwierdzenia
Automatycznie z aplikacji, 60
Przez WWW, 60
Pobierz za wielu p atników, 178
Podmiot, 264
Podmiot upowa niony, 62, 174
Podpis cyfrowy, 264
Podpis elektroniczny, 264
Podpisywanie, 204, 264
Podr cznik
administratora, 7
u ytkownika, 7
Polityka certyfikacji, 264
Potwierdzanie przekazania dokumentów do ZUS, 59
Potwierdzenia historyczne, 240
Potwierdzenie, 57, 59
Plik z opisem b dów, 59
Pobieranie, 60
Rejestrowanie, 168
PR, 264
Przegl%danie
certyfikatów, 225
list CRL, 235
Wiadomo6ci, 238
zestawów dokumentów, 170
Przegl%danie i aktualizacja danych, 26
Przekaz elektroniczny, 264
Przesy ka do ZUS, 264
Przesy ka z ZUS, 264
Punkt Rejestracji, 264
Punkt wstawienia, 22
R
REGON, 265
Rejestr dokumentów, 265
Rejestr p atników, 265
Rejestr ubezpieczonych, 265
Rejestracja certyfikatu, 211
CA-NAD, 212
Inny ni CA-NAD, 216, 218
Rejestracja danych z CRU z pliku, 191
Rejestracja listy CRL, 232
Rejestrowanie potwierdzenia, 168
Rozpocz cie pracy z programem, 24
RSA, 265
S
sha1, 206
Sha1, 206, 265
Skrzynka pocztowa, 265
S owniki wyboru, 31
Sposoby przekazywania dokumentów
Biuro rachunkowe, 62
Ka dy za siebie, 61
Symbol p atnika, 265
System podpisywania asymetrycznego, 265
System szyfrowania asymetrycznego, 266
Szyfrowanie, 204, 266
U
Ubezpieczony
edycja danych, 85
obs uga danych ubezpieczonego, 82
weryfikacja danych, 91
Usuwanie certyfikatów, 224
Usuwanie list CRL, 234
Usuwanie wiadomo6ci, 238
Usuwanie zestawu dokumentów, 169
U ytkownik, 266
Dodatki
W
Weryfikacja, 266
danych przechowywanych w bazie programu z danymi
pobranymi z ZUS, 64
dokumentów w bazie, 66
dokumentów w zestawie, 66
pojedynczej kartoteki, 66
post powanie w przypadku wykrycia b dów, 67
Rejestru ubezpieczonych, 65
Weryfikacja certyfikatu, 219
CA-NAD, 220
Inny ni CA-NAD, 222
Weryfikacja listy CRL, 233
Weryfikacja podpisu, 266
Weryfikacja wst pna danych przekazu elektronicznego,
206
Wiadomo6ci
Filtrowanie, 239
Przegl%danie, 238
Usuwanie, 238
Wiadomo6R, 266
Widok
dokumenty wprowadzone, 105
dokumenty wys ane, 105
Typy dokumentów, 106
Wprowadzenie identyfikatora przesy ki, 165
WWW, 58, 60, 266
www.cc.unet.pl, 206, 210, 211, 213, 215, 232, 234
Wyci%g z CRU
generowanie wyci%gu, 64
pobieranie, 63
wykorzystanie danych pobranych z CRU, 63
Wydruk, 155
Wys anie zestawu dokumentów, 153, 157, 160
Wysy anie dokumentów do ZUS, 153
Automatycznie z aplikacji, 57
na p ycie CD, 161
Na p ycie CD, 58
Przez WWW, 58, 161
Wydruk, 155
Wy6wietlanie szczegó ów
certyfikatów, 225
list CRL, 235
Wiadomo6ci, 239
zestawu dokumentów, 170
Z
Zak adka, 22, 267
ZakoIczenie pracy z programem, 25
Za %cznik, 267
Zapis zestawu dokumentów do pliku, 172
Zapisanie certyfikatu do pliku, 223
Zasilenie inicjalne
dane o oddzia ach NFZ, 132
wczytanie dokumentów, 132
Zestaw dokumentów, 267
Zestawy dokumentów, 150
Anulowanie wys ania, 161
Filtrowanie, 171
Oznaczanie jako Potwierdzony, 163
Przegl%danie, 170
Rejestrowanie potwierdzenia z pliku, 168
Usuwanie, 169
Wprowadzenie identyfikatora przesy ki, 165
269
Wys anie, 153
270
ZUS, 267

Program Płatnik

Transkrypt

Podobne dokumenty

Oświadczenie dla celów przelewania wynagrodzenia na

Page 1 Dm Am C F Dm Am C C F F Dm Dm Am Am C C Dm Dm Am

"Dni Ubezpieczonego" w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych W

Obsługa księgowa

Wniosek o ROZWIĄZANIE UMOWY NR 16 - Info

1. Lista płac (potwierdzona za zgodność z oryginałem)

2203 15 Francja_plakat (Paryż).indd

Wniosek o refundację składek na ubezp. społeczne

2246_12 Dni Poradnictwa - A3.indd