„Raport z badania na temat stanu funkcjonowania Urzędów Stanu

Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
„Raport z badania na temat
stanu funkcjonowania
Urzędów Stanu Cywilnego w Polsce”
Posiedzenie OPOS, 23 września 2016 r. Katowice
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Obszar badawczy:
- 5 województw w ramach OPOS: lubelskie, lubuskie, pomorskie, śląskie, wielkopolskie
- badanie objęło 31,8 % powierzchni kraju,
- forma badania: badanie ankietowe (kwestionariusz ankietowy – 45 pytań)
- grupa docelowa – 750 urzędu stanów cywilnego (na 2 257 funkcjonujących w Polsce)
- udział w badaniu – zwrot 482 ankiet uwzględnionych do obliczeń (64 % badanej
próby, 21% populacji ogólnopolskiej)
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Główny cel badania:
Zdiagnozowanie aktualnej sytuacji USC w 3 wymiarach:
- organizacyjny,
- kadrowy,
- finansowy,
Po wdrożeniu nowych przepisów Ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, obowiązujących od 1 marca 2015 r.
Efekt funkcjonowania nowych przepisów:
- zmiana sposobu realizacji zadań,
- zwiększenie ilości realizowanych zadań,
- pełna informatyzacja USC,
- zmiana sposobu obsługi klientów.
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Wnioski – w zakresie kadrowym:
●
weryfikacja podziału ilości zadań wykonywanych przez osoby z USC w gm. wiejskich
●
weryfikacja zasadności prowadzenia funkcji kierownika usc przez organ gminy
●
weryfikacja stanu zatrudnienia w usc, będących w gminach miejskich
●
zwiększenie działań dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników
usc
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Wnioski – w zakresie organizacyjnym:
●
●
●
weryfikacja stanu wyposażenia pomieszczeń biurowych oraz sal ślubów
weryfikacja stanu infrastruktury teleinformatycznej
weryfikacja elektronicznego obiegu dokumentów – podpis elektroniczny
- w 91,5 % badanych USC stosowany jest tradycyjna (papierowa) forma obiegu dokumentów,
- w 31 % badanych gmin nie ma dedykowanej sali ślubów,
- w 81 % USC sala ślubów przechodziła ostatni remont do 2000 roku
- konieczność doposażenia stanowisk pracy w łączność internetową
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Wnioski – w zakresie finansowym:
●
●
●
●
●
●
●
●
280 gmin (59%)w okresie od stycznia 2013 go grudnia 2015 przeprowadzało inwestycje w USC,
(infrastruktury teleinformatycznej, remontów pomieszczeń biurowych, wymiany sprzętu biurowego)
realizowane inwestycje w 74 % finansowane były w całości z dochodów własnych gminy,
pełne pokrycie kosztów z dotacji celowych nastąpiło w 12,5% przypadków.
potrzebne są nowe inwestycje (remonty, doposażenie stanowisk pracy, zwiększenie zatrudnienia)
katalog zadań nie uwzględnia wszystkich zadań i czynności realizowanych przez USC, oraz nie uwzględnia
kosztów inwestycji
kwota roboczogodziny (24,16 zł) nie odpowiada rzeczywistym kosztom funkcjonowania usc ( około 35 zł)
średnia wysokość dotacji celowej na zadania zlecone w 2015 roku wynosiła 21 zł za 1 roboczogodzinę,
w 2015 r. gminy dopłaciły do zadań wykonywanych przez usc średnią kwotę 23 273 213 zł (na wszystkie
2.257 USC w Polsce)
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Propozycje dalszych działań w zakresie USC:
1) Dystrybucja Raportu poprzez Organizacje Regionalne:
-
wszystkie USC w danym regionie,
Instytucja Wojewody,
Parlamentarzyści,
….
publikacja Raportu na stronie www Organizacji Regionalnej,
media.
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Propozycje dalszych działań w zakresie USC:
2) Ustalenie składu delegacji przedstawicieli OPOS do reprezentowania Raportu:
-
Reprezentacja - Lubuskie: …
Reprezentacja - Lubelskie: ….
Reprezentacja - Pomorskie: ….
Reprezentacja – Śląskie: …
Reprezentacja – Wielkopolskie: …
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych
Propozycje dalszych działań w zakresie USC:
3). Ustalenie grup docelowych - odbiorców prezentacji/ terminów / miejsc/ :
- Ministerstwa : wspólne spotkanie OPOS, MSWiA, MC i MF w celu podjęcia wspólnych działań na rzecz opracowania
nowych rozwiązań prawnych, organizacyjnych i finansowych (2 połowa października 2016).
- Strona Samorządowa i Rządowa: prezentacja raportu na posiedzeniu KWRiST (termin? delegacja?)
- Parlamentarzyści: prezentacja wyników raportu Komisjom parlamentarnym (Sejm, Senat) (termin? delegacja?)
- Środowisko naukowe; Kierownicy USC : publikacja raportu w czasopiśmie „Metryka”,
- nawiązanie współpracy z NIST w ramach dalszych analiz oraz opracowywania koncepcji zmian prawnych,
organizacyjnych i informatycznych dotyczących USC.
Dziękuję za uwagę.
Sławomir Wojciechowski
Kierownik USC w Nowej Soli